Как настроить категории в outlook
Пусть ваш почтовый ящик автоматически организует все ваши письма по категориям
Перейдите в Настройки и выберите Просмотреть все настройки Outlook .
В диалоговом окне Настройки выберите Почта > Правила .
Выберите Добавить новое правило .
В текстовом поле Назовите свое правило введите имя для правила.
Нажмите стрелку раскрывающегося списка Добавить действие , выберите Категоризировать , а затем выберите категорию, которой хотите его назначить.
Выберите Сохранить , чтобы сохранить правило.
Новое правило добавляется в диалоговое окно Настройки правил, и входящие электронные письма, которые соответствуют критериям правила, назначаются категории.
Если вы хотите удалить какое-либо из созданных вами правил категории, перейдите в список правил ( Настройки > Почта > Правила ) и выберите Удалить правило (значок корзины), чтобы удалить правило из списка.
Автоматическое применение категорий с правилами с помощью приложения Outlook для настольных ПК
Вы также можете автоматически добавлять категории во входящие электронные письма в приложении Outlook на рабочем столе.
Откройте приложение Outlook для рабочего стола и перейдите на вкладку Главная .
Выберите Правила > Создать правило .
В диалоговом окне Создать правило выберите Дополнительные параметры .
В мастере правил выберите условие, которое вы хотите использовать для автоматического добавления категории во входящее письмо, а затем выберите Далее .
Установите флажок назначить его категории категории .
Выберите синюю ссылку категории .
В диалоговом окне Цветовые категории выберите категорию, которую хотите назначить входящему письму.
Чтобы настроить категорию, выберите Переименовать и введите другое имя для категории.
Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно Цветовые категории .
В мастере правил выберите Готово , чтобы создать правило.
Удалить правила на рабочем столе Outlook
Чтобы просмотреть список созданных вами правил, перейдите на вкладку Главная и выберите Правила > Управление правилами и оповещениями . Используйте диалоговое окно «Правила и предупреждения» для управления созданными правилами. Чтобы удалить правило, выберите правило и выберите Удалить .
Установка отметки "К исполнению"
Примечание: Отметки "К исполнению" используются только для элементов, требующих выполнения действий.
Просмотр всех отметок "К исполнению"
На вкладке Вид нажмите кнопку Список дел и выберите пункт Задачи.
Откроется область Список дел со всеми отметками.
Удаление отметки "К исполнению"
Выберите пункты К исполнению > Пометить как завершенную.
Отметка К исполнению примет вид зеленой галочки и удалится из области Список дел.
Настройка напоминания
На вкладке Главная нажмите кнопку К исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.
В диалоговом окне Другая в поле Пометка выберите значение К исполнению или введите описание.
Установите флажок Напоминание, укажите дату и время и нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить время напоминания, нажмите кнопку К исполнению, выберите пункт Добавить напоминание, измените время и нажмите кнопку ОК.
Поиск поручения
Нажмите стрелку вниз рядом с надписью Поручения, чтобы прочитать поручение, а затем выберите пункт К ИСПОЛНЕНИЮ, если необходимо установить отметку К исполнению для напоминания о необходимости исполнения этого поручения.
Примечание: При выборе пункта К ИСПОЛНЕНИЮ поручение появляется в области Список дел.
Когда задача будет выполнена, ее следует пометить как завершенную.
В раскрывающемся списке Поручения выберите пункт Пометить как завершенную.
Создание цветовых категорий
Чтобы переименовать цветовую категорию, в окне Цветовые категории выберите цветовую категорию и нажмите кнопку Переименовать. Укажите подходящее имя для выбранной категории и нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы изменить цвет категории, выберите нужный цвет в раскрывающемся списке Цвет .
Чтобы создать новую цветовую категорию, нажмите кнопку Создать, введите имя, выберите цвет и нажмите кнопку ОК.
Когда вы закончите работу с цветовыми категориями, нажмите кнопку ОК.
Примечание: Если инструкции вам не соответствуют, возможно, вы Outlook в Интернете своей учебной или учебной учетной записью. Узнайте, как использовать категории в Outlook в Интернете.
На верхней панели инструментов выберите Задать категории, а затем выполните следующее:
Чтобы применить категорию: найдите или выберите категорию, которую хотите использовать.
Чтобы удалить категорию: снимите флажок напротив нужной категории.
Чтобы применить категорию: выберите категорию, которую хотите использовать.
Чтобы удалить категорию: Снимите флажок напротив нужной категории.
Примечание: Вы не сможете применить категорию к встрече или собранию. Категории применимы только ко всему ряду.
Щелкните правой кнопкой мыши событие в календаре.
Выберите Распределить по категориям и выберите категорию, чтобы ее применить, или снимите флажок рядом с элементом категории, чтобы удалить ее.
Дважды щелкните событие календаря.
На верхней панели инструментов выберите Выбрать категорию.
Выберите категорию, чтобы применить ее, или снимите рядом с ней отметку, чтобы удалить ее.
Выберите Добавить в избранное.
Категории нельзя переименовать, но вы можете создать новую с новым именем.
В меню "Задать категории" выберите Новая категория.
Введите имя категории и, если нужно, выберите нужный цвет, щелкнув значок категории.
Нажмите клавишу ВВОД. Категория создается и применяется к элементам, которые вы выбрали.
Выберите Создать категорию.
Введите имя категории и, если нужно, выберите нужный цвет, щелкнув значок категории.
Нажмите клавишу ВВОД.
Выберите значок категории, которую вы хотите изменить.
Выберите цвет из списка.
Примечание: Показанные цвета являются цветами текста категории, а не цветом фона метки.
Выберите Удалить , чтобы удалить категорию.
Остались вопросы?
Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.
Примечание: Если вы используете учетную Outlook IMAP, назначать категории элементу нельзя. Тип учетной записи электронной почты IMAP не поддерживает категории.
Примечание: Если вы хотите назначить вторую или третью цветовую категорию, это действие можно выполнить несколько раз.
Если вы не видите кнопки Задать категории на ленте, щелкните раскрывающийся список Теги.
Цветовым категориям по умолчанию присвоены общие имена, например "Красная категория" и "Синяя категория". Чтобы легко находить и упорядочивать элементы, вы можете присвоить цветовым категориям более понятные имена.
При первом назначении элементу существующей цветовой категории вам будет предложено переименовать ее.
Если изменить цветовую категорию, которая уже назначена элементам, для всех этих элементов будет использоваться новое имя.
На панели инструментов выберите Выбрать категорию .
Выберите все категории.
В списке Имя выберите имя цветовой категории и выберите переименовать.
В списке Имя введите новое имя для цветовой категории.
Чтобы автоматически назначать цветовую категорию для элементов, выбранных в главном окне Outlook, в списке Имя выберите цветовую категорию, а затем — ОК.
Примечание: Для элементов календаря группа Теги отображается на вкладке Встреча или Собрание. Для открытого контакта или задачи группа Теги отображается на вкладке Главная.
В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.
Введите имя категории и выберите цвет и, при желании, ярлык. Затем нажмите кнопку OK.
На ленте в группе Теги нажмите кнопку Выбрать категорию > установить быстрое щелчком.
Выберите цветовую категорию с помощью раскрывающегося списка, а затем нажмите кнопку "ОК".
На панели инструментов главного окна Outlook выберите Выбрать категорию .
В нижней части меню выберите все категории.
В списке Имя установите флажок рядом с нужной цветовой категорией.
Поговорим об этих странных, но полезных маленьких штучках :)
Флажки и категории. Что это и зачем?
I. Флажки
Флажки предназначены для того, чтоб помечать письма. Ставить пометку . С целью вернуться, чтобы прочитать позже. Или взять в работу. Или.
Щёлкнув на значок флажка в списке писем, вы отметите это письмо. "Поставите флажок":
Например, можно отметить письмо "к исполнению" . Чтобы было видно, что именно по нему нужно что-то сделать. А по остальным не нужно. После щелчка левой кнопкой, флажок станет красным:
Если вы закончили разбираться с темой этого письма, и не нужно, чтобы оно как-то выделялось на фоне других - щёлкните по флажку снова . Появится галочка. Типа "всё сделано" :
После того, как переместите мышку - галочка станет зелёной :
Можно щёлкнуть по флажку правой кнопкой . Тогда появится меню с бОльшими возможностями:
Сама постановка флажков "Завтра", "На этой неделе" и других, не вызовет установку напоминалок . Если вам хочется, чтобы выскочила напоминалка - выбирайте "Другой" или "Добавить напоминание" :
Установите Дату и время напоминания и тип "Пометки" . Есть несколько вариантов:
Можно сделать так, чтобы по одному щелчку левой кнопки сразу присваивался нужный тип флажка. Для этого выберите последний пункт "Задать параметры щелчка" и настройте его:
II. Категории
Категории позволяют помечать цветом письма, задачи, контакты . С тем, чтобы отделять одни от других и иметь возможность сортировки "по категориям" , как по признаку объекта.
Чтобы присвоить категорию - щёлкните по квадратику в списке писем, напротив нужного письма:
Лучше щёлкать сразу правой кнопкой мышки. Тогда появится ваш набор категорий. У меня вот такой набор:
Присвоим этому письму категорию "02. Week", сиреневую :
А другому письму присовили категорию тёмно-красную, "01. ВАЖНО"
Как настроить категории, чтобы было удобно?
В появившемся окне можно создать свои категории или переименовать имеющиеся:
Совет: Можно задать какие угодно названия категорий. Но чтобы они всегда сортировались не по алфавиту, а так как вам удобно - добавьте в начало названия номер . Лучше двухзначный. На случай, если у вас будет 100 категорий и больше (так бывает).
Скажу честно - насчёт номеров идея не моя, так меня научил Глеб Архангельскй. Вот в этой книге.
На картинке ниже, я исправляю недочёт в имени категории. Переименовываю категорию, добавляю в название "08." :
Добавление новой категории "ЖЁЛТАЯ ТАКТИКА" (не спрашивайте что это значит :)).
Если задать ей номер "00." , она тоже встанет наверх списка:
Также можно задать параметры щелчка левой кнопкой, чтобы не всегда вызывать список всех категорий:
Читайте также: