Как настроить автоответ в outlook на телефоне
Видео: Создание автоматического ответа в Outlook (Май 2022).
Также см. Нашу статью Dropbox против Google Drive - что лучше?
Это хорошая манера - позволить коллегам, менеджерам и клиентам не общаться в течение определенного времени. Это особенно актуально, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней.
Это профессионально . Если кто-то нуждается в вашей помощи в чем-то или у клиента есть запрос, то помогает им сообщить, что вас нет рядом в течение определенного периода времени. Они знают, что должны подождать, пока вы не вернетесь, или можете подойти к кому-то еще. Оба помогают бизнесу и вам.
Это дает вашему боссу меньше всего на что жаловаться . Если вы работаете на требовательного босса и хотите отступить, вы получите сопротивление. Тем не менее, если вы играете в игру и ведете себя профессионально, они мало что могут сделать с точки зрения дисциплины.
Если есть одна вещь, которая важна, когда дело доходит до работы, это убедиться, что вы всегда представляете себя как профессионала в самом выдающемся смысле.
Outlook 2016 и ранее
Есть довольно много шагов в этом процессе, но это довольно просто сделать.
Это создаст автоматический ответ об отсутствии на работе и сделает его активным. Хотя этот процесс указывает учетную запись, которая будет активна, вы также можете установить ее активную для всех учетных записей электронной почты. Когда вы включаете правило на шаге 11, внизу у вас есть возможность выбрать правило, которое будет активным для всех учетных записей. Включите это, если вам нужно, и сохраните.
Когда вы вернетесь из отпуска или что-то еще, вы должны помнить, чтобы отключить автоответчик.
Теперь вы официально вернулись к работе!
Учетные записи Office 365 используют Exchange, где учетная запись Outlook использует POP, IMAP или Exchange. Процесс в значительной степени такой же, но отличается достаточно, чтобы оправдать свое собственное прохождение.
Процесс несколько короче, чем в Outlook 2016, но конечный результат тот же. Возможность установки шкалы времени очень удобна, и, как пользователь Outlook 2016, я надеюсь, что эта функция скоро перейдет на эту версию.
- Откройте Outlook и выберите Файл.
- Выберите Автоматические ответы и выделите правило отсутствия на работе.
- Выберите Не отправлять автоматические ответы.
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
При нынешнем темпе жизни порой не остается времени даже на то, чтобы ответить на личную почту. А ведь пару раз в год у каждого есть отпуск, который хочется провести с семьей и друзьями, но, к сожалению не все коллеги и заказчики разделяют радость отдыха и продолжают писать 24/7. В данной статье мы расскажем, о том как создать автоответ в outlook.
Автоответ в Microsoft Оutlооk
Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange
Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.
Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.
Интересно! Версия программы Outlook всегда соответствует версии MC Office, которая установлена на вашем ПК.
Версия 2О1О-2О16
Версия 2ОО7
- Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».
Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.
Видео — Как включить автоответчик в Microsoft Outlook 2007
Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.
Версия 2О16-2О1О. Способ 1
Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля
Версия 2О16-2О1О. Способ 2
- Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ.
Версия 2ОО7
Ставим галочку на пункт «Отправлять только в течении следующего периода», выставляем параметры или снимаем галочку с этого пункта и очищаем все поля
Отключаем функцию автоматического ответа
Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.
В профиле с учетной записью
В профиле без учетной записи
Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.
Устранение неполадок: нет параметра «Автоответ»
Видео — Как включить автоответчик в Outlook 2013
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.
Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Обновление параметра “Автоответы” в мобильном приложении Outlook
Параметр “Автоответы” можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Andro >Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром “Автоответы” в пути.
Устранение неполадок Нет параметра “Автоответы”
Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook
Назначение функции
- Сервисные центры. Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).
- Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.
- Службы поддержки (в частности в онлайн играх). Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).
- На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Настройки автоответа
Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).
Версии 2010 и выше
Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:
Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.
- Отметить флажок «отправлять автоответы»:
- «Отправлять только в течение…» — позволяет указать между какими датами используется конкретный ответ. Удобно, чтобы поздравить кого-то с праздниками или проинформировать об отсутствии на рабочем месте;
- «В пределах организации», как и вариант «за пределами…» позволяет выставить разные ответы в зависимости от типа адресата.
- Нажать «Ок» и следить за результатами.
Outlook 2007
В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:
Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:
Без учётной записи Exchange
Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.
Включение
Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:
Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
Добавление пункта «Автоответы»
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».
Настраиваем автоответ в Outlook
Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.
Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.
Создание шаблона для автоответа
Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.
Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».
На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.
Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».
Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.
Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.
Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.
В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.
Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.
Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».
Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».
Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.
С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Общий принцип настройки
После этого необходимо написать текст письма, которое будет автоматически отправляться. Затем перейдите к меню «Файл» и нажмите «Сохранить как». Перед вами откроется окно, где нужно ввести имя сохраняемого файла и его тип. В поле «Тип файла» укажите «Шаблон Outlook (*.oft)». Щёлкните по кнопке «Сохранить».
На следующем этапе необходимо отметить птичкой желаемые условия отбора. Например, высылать ответ только на письма с определённой пометкой (адресом, заголовком) или только на e-mail с текстом и так далее. Отметив все необходимые пункты, нажмите «Далее».
Outlook 2007
Несмотря на то, что самая ранняя версия Microsoft Outlook вышла уже более 10 лет назад, ей всё также продолжают активно пользоваться владельцы слабых и устаревших ПК.
Обращаем ваше внимание, что правила обработки уведомлений расположены в этом же окошке под полем ввода письма. По завершению всех операций закройте меню нажатием на кнопку «Ок».
Outlook 2010
Настройка автоматического ответа в Microsoft Outlook 2010 осуществляется из меню «Файл» → «Сведения» → «Автоответы». По умолчанию эта опция отключена, поэтому её необходимо активировать, нажав на текст «Отправлять автоответы».
Следующим шагом нужно придумать и ввести текст письма, предназначенный для ваших получателей. Также мы советуем открыть вкладку «За пределами организации», отметить флажком «Автоответ за пределами организации» и продублировать текст в соответствующее поле ввода. Таким образом, каждый отправитель будет своевременно оповещён о вашем отсутствии.
Но это ещё не всё! Функционал программы позволяет задать определенные правила обработки для автоответчика, кликнув на кнопку «Правила» в этом же окошке. Создайте новое правило, нажатием на «Добавить». Это меню позволяет настроить отправку таким образом, чтобы письма от конкретных людей пересылались кому-либо ещё, например, коллегам. Или создать фильтр для писем, тема которых включает в себя слово «счёт», и автоматически отправлять их в бухгалтерию.
Завершите настройку двойным щелчком по клавише «Ок».
Outlook 2013 и 2016
Настройка в этих версиях фактически ничем не отличается, поэтому мы решили их совместить. Первым делом запустите Outlook и перейдите в меню «Файл» слева вверху. Далее нажмите «Сведения» → «Автоответы». Открывшееся окно визуально очень похоже на версию 2010 года. Для включения функции поменяйте переключатель на положение «Отправлять автоответы».
Во вкладке «За пределами организации» рекомендуем также вписать соответствующее уведомление, чтобы в результате вашего отсутствия все были вовремя оповещены.
Ещё одна полезная опция «Правила», находящаяся на этой же панели. С её помощью можно обрабатывать входящие письма, придерживаясь определённых условий. Эта настройка имеет множество применений и соответствующих параметров, поэтому не составит никакого труда добавить выборку по адресантам или ключевым словам и на этой основе выполнять какое-либо действие.
После всех внесённых изменений сохраните настройки двойным нажатием на «Ок». Чтобы внести любые правки и произвести полное отключение, вернитесь в меню «Пуск» → «Сведения» → «Автоответы»
Облачная версия Outlook
Зайдите на главную страницу официального сайта и выберите раздел «Настройки» → «Посмотреть все настройки Outlook», а затем пункт «Почта» → «Автоматические ответы». Передвиньте переключатель «Включить автоматические автоответы».
На этой же страничке вы можете установить период времени, когда будут действовать ответы, заполнив поля с датой и временем. Полезное при определенных обстоятельствах условие, не является обязательным. Если заинтересованы — ставьте галку, если нет — смело пропускайте.
Теперь самое главное, необходимо ввести ответный текст, который будет содержаться в исходящем письме.
Настройка автоответчика Outlook на телефоне
Не всегда есть возможность воспользоваться компьютером или ноутбуком, чтобы настроить автоответчик в Outlook. В таких ситуациях это можно сделать при помощи мобильного устройства. Общий принцип такой же простой и не вызовет сложностей у большинства пользователей. Однако мы составили для вас инструкцию, чтобы наверняка расставить всё по местам.
Запустите приложение, а затем перейдите в «Меню» (три вертикальные точки) → «Настройки». Далее выберите «Настройки электронной почты» → «Автоматические ответы». Введите текст уведомления и сохраните его, нажав на «Ок».
Теперь вы знаете, как сделать автоответ в Outlook. Как видите, делается это очень просто и быстро, при этом вы существенно упрощаете для себя ведение переписки. Пишите в комментариях, была ли полезной для вас эта статья, и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.
Читайте также: