Как найти физ лица в 1с 8
Учет персональных данных физических лиц осуществляется в справочнике «Физические лица». Обычно персональные данные физического лица заполняются при его приеме на работу из справочника «Сотрудники».
Каждое физическое лицо, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлено отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. Чтобы создать новое физическое лицо, зайдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Физические лица».
Чтобы создать новое физическое лицо, воспользуйтесь командой «Создать».
В карточке физического лица укажите полное имя сотрудника.
Заполнение вкладки «Главное».
На вкладке «Главное» укажите:
дату рождения физического лица;
ИНН физического лица;
пол физического лица;
СНИЛС физического лица;
место рождения физического лица (нажмите на три точки и в открывшемся окне укажите место рождения).
В поле «Гражданство» укажите гражданство физического лица.
В поле «Сведения о гражданстве» укажите дату, начиная с которой действуют сведения о гражданстве. По ссылке «История изменения гражданства» вы можете увидеть все изменения, связанные с гражданством физического лица (при их наличии).
Галочка «Дополнять представление» используется для однофамильцев, чтобы различать сотрудников в отчетах и документах.
В поле «Вид документа» укажите вид документа, который удостоверяет личность физического лица.
Укажите серию и номер документа, кем и когда он выдан, срок действия и дату действия сведений документа.
Заполнение вкладки «Адреса, телефоны»
Чтобы заполнить вкладку, укажите:
- e-mail;
- номера телефонов: мобильный, домашний и рабочий.
Укажите адрес физического лица:
за пределами РФ;
Для этого нажмите на ссылку и укажите:
город, населенный пункт;
дом, корпус, квартиру;
Заполнение вкладки «История работы»
Вся история работы сотрудника в компании будет отображена на этой вкладке. С помощью команды «Новое место работы» вы можете указать новое место работы сотрудника в вашей компании.
Заполнение вкладки «Другие роли»
Чтобы добавить или изменить роли сотрудника, нажмите на ссылку «Изменить эту информацию» и выберите нужные роли для сотрудника.
Добавить информацию по физическому лицу можно с помощью вкладок в верхней части карточки физического лица.
Заполнение вкладки «Страхование».
На вкладке «Страхование» укажите:
статус застрахованного лица;
сведения о страховом статусе и месяц регистрации изменений.
При необходимости укажите сведения об инвалидности физического лица:
поставьте галочку, что у физического лица есть справка об инвалидности;
укажите^ дату выдачи документа, серию, номер, группу, процент потери трудоспособности, срок действия, дату, начиная с которой действуют сведения о страховании, месяц регистрации изменений;
при наличии льгот, укажите причину предоставления льготы.
Заполнение вкладки «Воинский учет»
При необходимости заполните вкладку «Воинский учет». Для этого укажите воинское звание, состав (профиль), категорию запаса, ВУС (военно-учетную специальность), годность к воинской службе, военкомат, дату, начиная с которой начинает действовать информация по воинскому учету, отношение к воинскому учету, наличие предписания, номер команды, партии.
Для некоторых полей вы можете выбрать нужный элемент из справочника, если нажмете на стрелочку и выберите пункт «Показать все» или создать новый элемент в этом справочнике.
Заполнение вкладки «Образование, квалификация»
Используя ссылки «Изменить» укажите при необходимости профессии физического лица, его специальности, степень владения языками. Вы можете указать научные достижения физического лица.
С помощью команды «Создать», укажите образование сотрудника.
Укажите вид образования, учебное заведение, период обучения, специальность, квалификацию, курс, количество часов, основание, название документа, его серию и номер, а также дату выдачи документа.
Заполнение вкладки «Справки».
Чтобы добавить справку сотруднику, выберите команду «Создать».
Выберите нужную справку из списка или создайте новую. Укажите номер справки, срок действия, дату справки и ее наименование.
Заполнение вкладки «Семья».
Укажите семейное положение сотрудника и дату, начиная с которой эти сведения действуют.
С помощью команды «Создать», добавьте при необходимости родственников физического лица.
Заполнение вкладки «Трудовая деятельность»
При необходимости заполните стаж сотрудника. Например, общий стаж. Нажмите на соответствующую ссылку.
В открывшемся окне укажите общий стаж по трудовой книжке на дату приема сотрудника на работу.
Заполнение вкладки «Склонения»
Заполнение вкладки «Изменить ФИО»
Если сотрудник изменил ФИО, вы можете внести эту информацию в программу по ссылке «Изменить ФИО». Вся история изменений ФИО представлена по ссылке «История ФИО».
После того, как все поля заполнены, выберите команду «Провести и закрыть».
Для формирования собственного отчета в 1С используется Универсальный отчет: раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет .
Заполнение шапки отчета
В шапке отчета укажите:
- Регистр сведений — тип источника данных, т. е. какой объект анализируется;
- Документы физических лиц — отчет будет формироваться по регистру документов физлиц;
- Срез последних — при формировании отчета будут браться только актуальные данные.
Настройка отчета
Откройте настройку отчета по кнопке Настройки . Выберите Вид — Расширенный.
Для отчета Данные по физлицам заполним вкладки:
Вкладка Поля и сортировки
На вкладке Поля и сортировки в окне Поля дополнительно к выставленным по умолчанию показателям по кнопке Добавить установите следующие показатели:
Аналогично добавьте данные:
Для удобства вывода информации сгруппируйте поля по команде Сгруппировать .
- Заголовок — произвольное наименование группы;
- Расположение — одно из указанных:
- Авто;
- Вертикально;
- Горизонтально;
- Вместе;
- Отдельная колонка.
Сгруппируйте данные физических лиц в папки:
Используя стрелки «вверх» и «вниз», расположите поля в указанном на рисунке порядке следования, оставив флажки только на следующих показателях:
В окне Сортировки по кнопке Добавить укажите порядок упорядочивания данных в отчете:
Заполненная вкладка Поля и сортировки выглядит следующим образом.
Вкладка Оформление
Для изменения отображения в заголовках составной информации, настроим вкладку Оформление по кнопке Добавить для полей:
Настройка вкладки Оформление делает отчет более «красивым», но не является обязательной для использования.
Заполненная вкладка Оформление .
Вкладка Структура
Исходная структура отчета содержит стандартную настройку по выбранному регистру. Для построения собственной структуры отчета удалите настройку, заданную по умолчанию, по кнопке Удалить .
По кнопке Добавить задайте группируемые поля, как показано на рисунке.
Формирование отчета
По кнопке Сформировать отчет будет построен по заданной настройками форме.
Чтобы каждый раз не пришлось настраивать отчет сначала, БухЭксперт8 советует сохранить настройки отчета в 1С по кнопке Сохранить вариант отчета .
После ввода наименования настройки, например, Данные по физлицам, нам не придется каждый раз настраивать отчет заново. По кнопке Выбрать настройки достаточно обратиться к сохраненной настройке.
Настройки можно выгрузить или передать по почте. Подробнее:
Настройку Универсального отчета можно загрузить на другие компьютеры и базы данных по кнопке ЕЩЕ — Прочее — Изменить вариант отчета . Для этого в открывшейся форме настроек выберите команду Загрузить настройки : кнопка ЕЩЕ — Загрузить настройки .
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
В справочнике Физические лица ( Кадры – См. также – Физические лица ) хранится информация о людях, с которыми у организации имеются трудовые или иные отношения. Такие реквизиты как ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС привязаны именно к физическим лицам.
В справочнике Сотрудники ( Кадры — Сотрудники ) описывается список сотрудников организаций по трудовым или гражданско-правовым договорам. Сотрудник – это физическое лицо с присвоенными ему кадровыми данными, такими как подразделение, должность и т.п.
Одному элементу справочника Физические лица может соответствовать несколько элементов справочника Сотрудники .
Например, одно физическое лицо может работать в организации по основному месту работы и внутреннему совместительству. В этом случае в справочнике Сотрудники должно быть создано два элемента для одного и того же физического лица.
Другой пример — если сотрудник уволился, а затем снова принимается на работу в ту же организацию. При новом приеме на работу создается новый элемент справочника Сотрудники , связанный с тем же самым физическим лицом.
Связь между элементом справочника Сотрудники и элементом справочника Физические лица устанавливается автоматически после ввода ФИО при создании нового сотрудника. Если физическое лицо с таким ФИО уже присутствует в справочнике Физические лица , то в этом случае появляется окно Найден человек с похожим именем , где предлагается выбрать тот же это человек или другой:
Если случайно было создано два физических лица для одного и того же человека, то существует сервис Объединение личных карточек ( Кадры – Сервис — Объединение личных карточек ), который доступен пользователю с полными правами:
Проверяются наличие в базе физических лиц с одинаковыми:
Работа в программе в основном производится с элементами справочника Сотрудники . Вся информация по физическому лицу отображается в карточке Сотрудника :
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
В справочник «Физические лица» вы можете внести подробную информацию обо всех физических лицах, с которыми работает предприятие. Например, сотрудники, торговые агенты, контактные лица и т. д.
Чтобы внести информацию в справочник «Физические лица», зайдите в раздел «НСИ и администрирование», в разделе «НСИ» выберите пункт «Физические лица».
В открывшемся окне выберите команду «Создать».
Укажите информацию по новому физическому лицу. Для этого заполните поля:
- поле «ФИО» – укажите ФИО физического лица;
- поле «Уточнение» - используется, если в организации работают однофамильцы. Для того, чтобы их было удобнее отличить друг от друга, укажите в этом поле какой-либо отличительный признак для физического лица;
- поле «Пол» - укажите пол физического лица;
- поле «Дата рождения» - укажите дату рождения физического лица;
- поле «ИНН» - укажите идентификационный номер налогоплательщика;
- поле «Группа физ. лиц» - при желании вы можете создать группу физических лиц.
Для этого нажмите на стрелочку, выберите пункт «Показать все». Здесь вы можете создать новую группу или выбрать существующую. С помощью команды «Создать группу» - создайте группу физических лиц. Укажите ее наименование и при необходимости к какой группе она принадлежит. Теперь вы можете нужных физических лиц объединять в группы.
Заполните контактную информацию о физическом лице:
- поле «Электронная почта» - укажите адрес электронной почты физического лица;
- поле «Мобильный телефон» - укажите мобильный телефон физического лица. Для этого нажмите на три точки, далее укажите код страны, код города и номер телефона. При необходимости укажите добавочный номер. Вы можете оставить комментарий, например, «Звонить до 22:00». Нажмите «ОК». При необходимости таким же образом заполните поля с рабочим и домашним телефонами.
Заполните поля с адресом физического лица. Для этого нажмите три точки, укажите страну и населенный пункт. В поле «Адрес» укажите название улицы, номер дома и квартиры. Укажите индекс в поле «Индекс». Полный адрес появится в нижнем поле, проверьте, что он введен верно. При необходимости таким же образом заполните поля «Адрес за пределами РФ», «Адрес по прописке», «Адрес места проживания».
На вкладке «Банковские счета» вы можете указать информацию о наличии банковского счета у физического лица. Для этого выберите команду «Создать». В открывшемся окне укажите наименование счета и физическое лицо, которому вы создаете счет. Далее укажите, где открыт счет, его номер и в какой валюте он открыт.
Укажите БИК банка. Остальные поля в разделе «Банк, в котором открыт счет» заполнятся автоматически с помощью классификатора банков.
Если платежи проводятся через корреспондентский счет, открытый в другом банке, поставьте соответствующую галочку и заполните поля.
На вкладке «Настройка печати платежных поручений» вы можете:
- редактировать наименование получателя. Если это необходимо, поставьте галочку и укажите нужное наименование;
- редактировать ИНН получателя. Если это необходимо, поставьте галочку и укажите нужный ИНН;
- указать назначение платежа.
На вкладке «Документы» вы можете добавлять разные документы физического лица. Выберите команду «Создать», укажите нужное физическое лицо. Далее нажмите на стрелочку в поле «Вид документа» и выберите документ, который хотите добавить.
Заполните все необходимые поля, после чего выберите команду «Записать и закрыть».
Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при начислении заработной платы. Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.
В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.
Справочник «Сотрудники»
В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.
Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».
В открывшейся карточке справочника выберите организацию.
Далее в поле «Полное имя» укажите ФИО нового сотрудника полностью.
Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.
Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Склонения. При нажатии на данную гиперссылку перед вами откроется окно склонения ФИО данного сотрудника во всех падежах. Если вы принимаете на работу человека с необычной фамилией, проверьте, правильно ли произвелось автоматическое склонение.
- Изменить ФИО. Данный механизм позволяет менять фамилию, имя и отчество сотрудника, если оно изменилось в документе, подтверждающем личность с указанием даты этого изменения. Если вы сами ошиблись при занесении в программу, такой способ будет неверным. Пример использования – сотрудница вышла замуж и сменила фамилию.
- История ФИО. Здесь показывается полная история изменения фамилии, имени или отчества, произведенная при использовании предыдущего механизма.
Далее заполните в карточке сотрудника его дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Данные поля не являются обязательными к заполнению, но все же, желательно их заполнить во избежание проблем в дальнейшем.
Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.
Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».
Справочник «Физические лица»
После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».
Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.
Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.
Данный механизм реализован для того, чтобы в соответствии с законодательством НДФЛ считалось общее по всем местам работы для одного физического лица. Остальные же расчеты ведутся отдельно.
Например, в нашей организации работает сотрудник и это его основное место работы. Так же периодически ему переводятся денежные средства по договору ГПХ. НДФЛ должно начисляться общее (суммироваться по обоим договорам). Начисления же будут производиться отдельно. В программе будет одно физическое лицо и два сотрудника.
В связи с этим очень важно контролировать отсутствие дублей в справочнике физических лиц. В противном случае возможны нежелательные последствия с некорректностью расчетов и с налоговыми органами. К тому же, налоговые вычеты привязаны именно к физическому лицу.
При появлении дублей физических лиц обратитесь к администратору программы, чтобы он произвел объединение карточек с личными данными специальной обработкой.
Документ «Прием на работу»
Мы завели в программе нового сотрудника. Теперь переходим непосредственно к приему на работу сотрудника. Сделать это в 1С ЗУП 8.3 можно на начальной странице, в карточке сотрудника, либо через меню «Кадры».
В нашем примере мы будем принимать сотрудника из начальной страницы, так как там наглядно отображены те лица, которые не приняты на работу, что довольно удобно.
Для этого выделите созданного сотрудника в соответствующей таблице и нажмите правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт «Оформить прием на работу».
В открывшемся документе некоторые поля заполнились автоматически. При необходимости откорректируйте их, а так же укажите подразделение и должность.
Если вы заполняете штатное расписание, то оплата труда подставится из него. Перейдем на соответствующую вкладку. Все верно, начисление заполнилось из позиции штатного расписания. Эти данные можно откорректировать.
Если вы не ведете штатное расписание, вкладку «Оплата» необходимо заполнять вручную.
Далее перейдите на вкладку «Трудовой договор» и укажите все необходимые данные.
Далее проведите документ и на этом прием сотрудника на работу окончен. Теперь можно начислять ему заработную плату.
Читайте также: