Как добавить данные в готовую таблицу excel
Аннотация. Это первый учебник из серии, который поможет ознакомиться с программой Excel и ее возможностями объединения и анализа данных, а также научиться легко использовать их. С помощью этой серии учебников вы научитесь создавать с нуля и совершенствовать рабочие книги Excel, строить модели данных и создавать удивительные интерактивные отчеты с использованием надстройки Power View. В этих учебниках приводится описание возможностей средств бизнес-аналитики Майкрософт в Excel, сводных таблиц, Power Pivot и Power View.
Примечание: В этой статье описаны модели данных Excel 2013. Тем не менее те же функции моделирования данных и Power Pivot, Excel 2013, также относятся к Excel 2016.
Вы узнаете, как импортировать и просматривать данные в Excel, строить и совершенствовать модели данных с использованием Power Pivot, а также создавать с помощью надстройки Power View интерактивные отчеты с возможностью публикации, защиты и предоставления общего доступа.
Учебники этой серии
Импорт данных в Excel 2013 и создание модели данных
В этом учебнике вы начнете работу с пустой книги Excel.
Разделы учебника
В конце учебника есть тест, с помощью которого можно проверить свои знания.
В этом учебном ряду используются данные об олимпийских медалях, странах, принимающих олимпийских играх, а также различных олимпийских соревнованиях. Мы рекомендуем вам перейти к каждому учебнику по порядку. Кроме того, в учебниках Excel 2013 с Power Pivot включена. Дополнительные сведения о Excel 2013 можно найти здесь. Чтобы получить инструкции по Power Pivot, щелкните здесь.
Импорт данных из базы данных
Начнем работу с учебником с пустой книги. В этом разделе вы узнаете, как подключиться к внешнему источнику данных и импортировать их в Excel для дальнейшего анализа.
Сначала загрузим данные из Интернета. Эти данные об олимпийских медалях являются базой данных Microsoft Access.
Чтобы скачать файлы, которые мы используем в этом ряду учебников, перейдите по следующим ссылкам: Скачайте каждый из четырех файлов в папку, которую легко найти, например "Загрузки" или "Мои документы", или в новую папку:
> OlympicMedals.accdb Access
>OlympicSports.xlsx Excel книги
> Population.xlsx Excel книги
>DiscImage_table.xlsx Excel книги
Откройте пустую книгу в Excel 2013.
Выберите пункт ДАННЫЕ > Получение внешних данных > Из Access. Лента динамически изменяется по ширине книги, поэтому команды на ленте могут выглядеть не так, как в представленных ниже окнах. В первом окне показана лента при развернутой книге, а во втором ширина книги изменена таким образом, что она занимает лишь часть окна.
Выберите файл ОлимпийскиеМедали.accdb и нажмите кнопку Открыть. Появится окно "Выбор таблицы", в котором отобразятся таблицы, найденные в базе данных. Таблицы в базе данных похожи на листы или таблицы в Excel. Установите флажок Разрешить выбор нескольких таблиц. Затем нажмите кнопку ОК.
Появится окно "Импорт данных".
Примечание: Обратите внимание на то, что в нижней части окна вы можете добавить эти данные в модель данных ,показанную на следующем экране. Модель данных создается автоматически при одновременном импорте или работе с двумя или более таблицами. Модель данных интегрирует таблицы, позволяя провести большой анализ с помощью с помощью Power Pivot, таблиц и Power View. При импорте таблиц из базы данных существующие связи между ними используются для создания модели данных в Excel. Модель данных в Excel, но ее можно просматривать и изменять непосредственно с помощью Power Pivot надстройки. Модель данных подробно рассмотрена далее в этом учебнике.
Выберите параметр Отчет таблицы, который импортирует таблицы в Excel и подготавливает таблицу для анализа импортируемых таблиц, и нажмите кнопку ОК.
После завершения импорта данных будет создана сводная таблица на основе импортированных таблиц.
Теперь, когда данные импортированы в Excel и автоматически создана модель данных, можно приступить к их просмотру.
Просмотр данных в сводной таблице
Просматривать импортированные данные удобнее всего с помощью сводной таблицы. В сводной таблице можно перетаскивать поля (похожие на столбцы в Excel) из таблиц (например, таблиц, импортированных из базы данных Access) в разные области, настраивая представление данных. Сводная таблица содержит четыре области: ФИЛЬТРЫ, СТОЛБЦЫ, СТРОКИ и ЗНАЧЕНИЯ.
Возможно, придется поэкспериментировать, чтобы определить, в какие области следует перетащить поле. Можно перетаскивать из таблиц любое количество полей, пока представление данных в сводной таблице не примет нужный вид. Не бойтесь перетаскивать поля в любые области сводной таблицы — это не повлияет на базовые данные.
Рассмотрим в сводной таблице данные об олимпийских медалях, начиная с призеров Олимпийских игр, упорядоченных по дисциплинам, типам медалей и странам или регионам.
В разделе Поля сводной таблицы разверните таблицу Medals, щелкнув расположенную рядом с ней стрелку. В развернутой таблице Medals найдите поле NOC_CountryRegion и перетащите его в область СТОЛБЦЫ. Аббревиатура NOC обозначает Национальный олимпийский комитет — организационную единицу уровня страны или региона.
Затем перетащите виды спорта из таблицы Disciplines в область СТРОКИ.
Давайте отфильтруем дисциплины, чтобы отображались только пять видов спорта: стрельба из лука (Archery), прыжки в воду (Diving), фехтование (Fencing), фигурное катание (Figure Skating) и конькобежный спорт (Speed Skating). Это можно сделать в области Поля сводной таблицы или в фильтре Метки строк в самой сводной таблице.
В разделе Поля сводной таблицы перетащите поле Medal из таблицы Medals в область ЗНАЧЕНИЯ. Поскольку значения должны быть числовыми, Excel автоматически изменит поле Medal на Count of Medal.
В таблице Medals снова выберите поле Medal и перетащите его в область ФИЛЬТРЫ.
Давайте отфильтруем сводную таблицу таким образом, чтобы отображались только страны или регионы, завоевавшие более 90 медалей. Вот как это сделать.
В сводной таблице щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Метки столбцов.
Выберите Фильтры по значению, а затем — Больше.
Сводная таблица будет иметь следующий вид:
Не затрачивая особых усилий, вы создали сводную таблицу, которая содержит поля из трех разных таблиц. Эта задача оказалась настолько простой благодаря заранее созданным связям между таблицами. Поскольку связи между таблицами существовали в исходной базе данных и вы импортировали все таблицы сразу, приложение Excel смогло воссоздать эти связи в модели данных.
Но что делать, если данные происходят из разных источников или импортируются не одновременно? Обычно можно создать связи с новыми данными на основе совпадающих столбцов. На следующем этапе вы импортируете дополнительные таблицы и узнаете об этапах создания новых связей.
Импорт данных из таблицы
Теперь давайте импортируем данные из другого источника, на этот раз из существующей книги, а затем укажите связи между существующими и новыми данными. Связи по возможности анализировать наборы данных в Excel и создавать интересные и иммерсивные визуализации на личных данных, которые вы импортируете.
Начнем с создания пустого листа, а затем импортируем данные из книги Excel.
Вставьте новый лист Excel и назовите его Sports.
Перейдите к папке, в которой содержатся загруженные файлы образцов данных, и откройте файл OlympicSports.xlsx.
Выберите и скопируйте данные на листе Sheet1. При выборе ячейки с данными, например, ячейки А1, можно нажать клавиши Ctrl + A, чтобы выбрать все смежные данные. Закройте книгу OlympicSports.xlsx.
На листе Sports поместите курсор в ячейку А1 и вставьте данные.
Нажмите клавиши Ctrl + T, чтобы отформатировать выделенные данные в виде таблицы. Кроме того, можно отформатировать данные в виде таблицы через ленту, выбрав команду ГЛАВНАЯ > Форматировать как таблицу. Поскольку у данных есть заголовки, установите флажок Таблица с заголовками в окне Создание таблицы, как показано ниже.
Форматирование данных в виде таблицы имеет множество преимуществ. Таблице можно присвоить имя, чтобы ее было легче идентифицировать. Также можно установить связи между таблицами, позволяющие просматривать и анализировать данные в сводных таблицах, Power Pivot и Power View.
Присвойте таблице имя. В средстве > КОНСТРУКТОР > свойства, найдите поле Имя таблицы и введите Sports. Книга будет выглядеть так же, как на следующем экране.
Импорт данных с помощью копирования и вставки
Теперь, когда данные из книги Excel импортированы, давайте сделаем то же самое с данными из таблицы на веб-странице или из любого другого источника, дающего возможность копирования и вставки в Excel. На следующих этапах мы добавим из таблицы города, принимающие Олимпийские игры.
С помощью OLE можно включать контент из других программ, таких как Word или Excel.
OLE поддерживается многими различными программами, а OLE используется для того, чтобы содержимое, созданное в одной программе, было доступно в другой программе. Например, можно вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы содержимого можно вставить, на вкладке Вставка в группе Текст нажмитекнопку Объект. В поле Тип объекта отображаются только программы, которые установлены на компьютере и поддерживают объекты OLE.
При копировании данных между Excel или любой программой, которая поддерживает OLE, например Word, вы можете скопировать их как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между связанными и внедренными объектами заключается в том, где хранятся данные и как обновляется объект после его конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которую они вставляются, и не обновляются. Связанные объекты остаются отдельными файлами, и их можно обновлять.
Связанные и внедренные объекты в документе
1. Внедренный объект не имеет подключения к исходным файлам.
2. Связанный объект связан с исходным файлом.
3. Исходный файл обновляет связанный объект.
Когда использовать связанные объекты
Если вы хотите, чтобы данные в конечный файл обновлялись при исходный файл изменения, используйте связанные объекты.
При связываемом объекте исходные данные сохраняются в исходном файле. В конечном файле отображается представление связанных данных, но хранится только расположение исходных данных (и размер, если объект является объектом диаграммы Excel). Исходный файл должен оставаться доступным на компьютере или в сети, чтобы сохранить связь с исходными данными.
Связанные данные могут обновляться автоматически при изменении исходных данных в исходном файле. Например, если вы вы выбрали абзац в документе Word, а затем вклеили его как связанный объект в книгу Excel, то при изменении сведений в документе Word сведения могут обновляться в Excel.
Когда использовать внедренные объекты
Если вы не хотите обновлять скопированные данные при их внесении в исходный файл, используйте внедренный объект. Версия источника полностью внедрена в книгу. При копировании данных как внедренных объектов в файле назначения требуется больше места на диске, чем при связываи.
Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просмотреть внедренный объект, не имея доступа к исходным данным. Поскольку внедренный объект не имеет ссылок на исходный файл, он не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его, чтобы открыть и изменить в программе-источнике. На компьютере должна быть установлена программа-источник (или другая программа, которая может редактировать объект).
Изменение способа отображения объекта OLE
Вы можете отобразить связанный объект или внедренный объект в книге точно так же, как в программа-источник или в качестве значка. Если книга будет просмотрена в Интернете и вы не собираетесь ее печатать, вы можете отобразить объект в виде значка. Таким образом уменьшается объем отображаемого пространства, занимаемого объектом. Пользователи, которые хотят отобразить сведения, могут дважды щелкнуть значок.
Соавтор(ы): Jack Lloyd. Джек Ллойд — автор и редактор, пишущий о технологиях для wikiHow. Имеет более двух лет опыта в написании и редактировании статей на технические темы. Энтузиаст всего связанного с технологиями и учитель английского языка.
В этой статье мы расскажем вам, как добавить данные в существующую сводную таблицу Excel. Это можно сделать на компьютерах под управлением Windows и Mac OS X.
Откройте сводную таблицу Excel. Дважды щелкните по файлу Excel со сводной таблицей, чтобы открыть ее.
- Например, если данные находятся в ячейках с A1 по E10, введите дополнительные данные в столбце «F» или в строке «11».
- Если вы просто хотите изменить существующие данные, сделайте это.
- На компьютере Mac перейдите на вкладку «Анализ сводной таблицы».
Нажмите Изменить источник данных . Эта опция находится в разделе «Данные» панели инструментов «Анализ». Раскроется меню.
Выберите данные. Удерживайте кнопку мыши и перетащите указатель из верхней левой ячейки в нижнюю левую ячейку с данными, включая добавленные вами данные в столбце (столбцах) или в строке (строках).
- Если вы добавили новый столбец в сводную таблицу, отметьте его в правой части окна Excel, чтобы отобразить его.
- Сохраните сводную таблицу, прежде чем вносить в нее изменения, чтобы вернуться к сохраненной версии, если что-то пойдет не так.
Дополнительные статьи
Об этой статье
Соавтор(ы): Jack Lloyd. Джек Ллойд — автор и редактор, пишущий о технологиях для wikiHow. Имеет более двух лет опыта в написании и редактировании статей на технические темы. Энтузиаст всего связанного с технологиями и учитель английского языка.
Из данной статьи вы узнаете, как создать таблицу в Microsoft Excel на Windows и Mac.
- Откройте новый документ, нажав на опцию «Пустая книга» на домашней странице и введите данные, чтобы продолжить.
- Например: если у вас имеются данные в ячейках с A1 по A5 и по D5, нажмите на ячейку А1, зажмите ⇧ Shift и нажмите на ячейку D5.
- Не нажимайте на меню «Вставка» на панели меню Мас.
Нажмите на Таблица на панели инструментов, в разделе «Таблицы». После этого на экране появится всплывающее окно.
- Если в самом верху группы данных есть ячейки с именами столбцов (например, заголовки), перед тем как нажать «ОК», поставьте галочку рядом с опцией «Таблица с заголовками».
- Если этой вкладки нет, нажмите на таблицу, чтобы она появилась.
- Нажмите на указывающую вниз стрелку справа от цветных ячеек, чтобы просмотреть различные варианты стилей.
- Строка заголовка — если вы включите эту опцию, то в самой верхней ячейке группы данных появится название столбца. Снимите галочку, чтобы убрать заголовок.
- Строка итогов — когда эта опция включена, внизу таблицы появляется ряд, в котором отображается общая сумма крайнего правого столбца.
- Чередующиеся строки — поставьте галочку, чтобы в таблице чередовался цвет строк или уберите ее, чтобы сделать все строки в таблице одного цвета.
- Первый столбец и Последний столбец — когда эта опция включена, заголовки и данные в первом и/или последнем столбце будут выделены жирным.
- Чередующиеся столбцы — включите эту опцию, чтобы в таблице чередовался цвет столбцов, или уберите галочку, чтобы все столбцы в таблице были одного цвета.
- Кнопка фильтра — когда эта опция включена, рядом с каждым заголовком в таблице появляется выпадающее поле, позволяющее изменять отображаемые в том или ином столбце данные.
Снова нажмите на вкладку Главная , чтобы вернуться на основную панель инструментов. Все внесенные вами изменения будут сохранены.
Вставляйте и удаляйте строки и столбцы для оптимального размещения данных на листе.
Примечание: В Microsoft Excel установлены следующие ограничения на количество строк и столбцов: 16 384 столбца в ширину и 1 048 576 строк в высоту.
Вставка и удаление столбца
Выделите любую ячейку в столбце, а затем выберите Главная > Вставить > Вставить столбцы на лист или Удалить столбцы с листа.
Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши в верхней части столбца и выбрать Вставить или Удалить.
Вставка и удаление строки
Выделите любую ячейку в строке, а затем выберите Главная > Вставить > Вставить строки листа или Удалить строки листа.
Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши номер строки и выбрать Вставить или Удалить.
Параметры форматирования
При выделении строки или столбца, к которым применено форматирование, это форматирование переносится в новую вставляемую строку или столбец. Если вы не хотите применять форматирование, можно нажать кнопку Параметры вставки после выполнения вставки, а затем выбрать один из следующих параметров.
Если кнопка "Параметры вставки" не отображается, выберите Файл > Параметры > Дополнительно и в группе Вырезание, копирование и вставка установите флажок Отображать кнопку параметров вставки.
Вставка строк
Чтобы вставить одну строку: щелкните правой кнопкой мыши всю строку, над которой требуется вставить новую, и выберите Вставить строки.
Чтобы вставить несколько строк:выделите столько же строк, сколько хотите добавить сверху. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите Вставить строки.
Вставка столбцов
Чтобы вставить один столбец: щелкните правой кнопкой мыши весь столбец, справа от которого хотите добавить новый, и выберите Вставить столбцы.
Чтобы вставить несколько столбцов:выделите столько же столбцов, сколько хотите добавить справа. Щелкните выделенные столбцы правой кнопкой мыши и выберите Вставить столбцы.
Удаление ячеек, строк и столбцов
Если вам больше не нужны какие-либо ячейки, строки или столбцы, вот как удалить их:
Выделите ячейки, строки или столбцы, которые вы хотите удалить.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите нужный вариант удаления, например Удалить ячейки (со сдвигом вверх), Удалить ячейки (со сдвигом влево), Удалить строки, или Удалить столбцы.
При удалении строк или столбцов следующие за ними строки и столбцы автоматически сдвигаются вверх или влево.
Совет: Если вы передумаете сразу после того, как удалите ячейку, строку или столбец, просто нажмите клавиши CTRL+Z, чтобы восстановить их.
Вставка ячеек
Чтобы вставить одну ячейку
Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, над которой нужно вставить новую.
Нажмите Вставить и выберите Ячейки со сдвигом вниз.
Чтобы вставить несколько ячеек
Выделите столько же ячеек, сколько хотите добавить сверху.
Щелкните выделенные ячейки правой кнопкой мыши и выберите Вставить > Ячейки со сдвигом вниз.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Читайте также: