Как делать заявки в 1с
Документ «Заказ на ТС» предназначен для регистрации предварительных заявок на перевозку, а также для планирования использования транспортных средств. В документе возможно учитывать любой вид транспорта, а также учитывать сложные мультимодальные заказы. Возможно принимать заявки как от собственных подразделений компании, так и сторонних клиентов.
Обработка заявок производится с учетом требований клиента к транспортным средствам.
В Заказе можно учитывать:
- вид доставки и перевозки;
- вид загрузки;
- адреса и временные окна доставки грузов;
- дополнительные характеристики грузов;
- виды упаковки;
- грузовые места;
- сопроводительные документы на груз;
- получаемые и оказываемые услуги в рамках перевозки груза.
Реализован автоматический расчет стоимости услуг перевозки груза на основании действующих прейскурантов.
Рисунок 1 - Заказ на ТС
Выбирая мультимодальную перевозку, в документе становится активной вкладка Этапы, где можно указать детали каждого этапа заказа на перевозку и отслеживать статусы выполнения (рис. 2-3).
Рисунок 2-3 - Заказ на ТС. Этапы мультимодального заказа
В документе есть возможность отразить время стоянки транспорта на погрузку или разгрузку, а также время дополнительной стоянки в пункте назначения, которая является переменной частью. Для этого в Заказе кликаем на Адрес отправления, Тип пункта и в открытом окне адреса типа пункта указываем время стоянок (рис. 4-6).
Рисунок 4 - Заказ на ТС. Стоянка
Рисунок 5-6 - Заказ на ТС. Стоянка
На вкладке Доходы документа можно рассчитать стоимость как плановых, так и фактических доходов. С помощью Рассчитать можно сделать расчет плана и факта по тарифам. Если тарифы ранее были созданы в программе, то расчет производится автоматически.
Рисунок 7 - Заказ на ТС. Доходы
На вкладке Расходы учитываются как плановые, так и фактические расходы. Если тарифы ранее были созданы в программе, то расчет производится автоматически.
Рисунок 8 - Заказ на ТС. Расходы
В программе реализовано автоматическое изменение статуса состояния заказов и грузов (рис. 9).
Рисунок 9 - Статусы и состояния заказов и грузов
Для визуального контроля и дальнейшего отслеживания выполнения заказов предусмотрена гибкая настройка цветовой гаммы их отображения. Есть возможность создания и ручной установки произвольных статусов документа.
В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Заявка на закупку» и нажмите кнопку « Создать».
Карточка документа
При создании нового внутреннего документа «Заявка на закупку» откроется карточка следующего вида:
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа
Указываются сведения о подписи документа
Указывается сотрудник, подписавший заявку на закупку. Например, руководитель среднего звена
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Временный регистрационный номер
Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен)
Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена)
Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена.
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа.
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Для выбора подписанта необходимо открыть карточку «Сведения о подписи» , выбрать из списка сотрудника, подписавшего заявку на закупку, и нажать на кнопку «Готово»
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить»(1), далее выбрать«Создать по шаблону»(2) или«Загрузить с диска»(3).
Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:
- Основной – в этой группе должен оказаться только один файл, являющийся основным для данного документа;
- Приложение – приложения к основному файлу, являющиеся неотъемлемой частью документа и не имеющие самостоятельных карточек.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Отправка по маршруту
Обработка заявки на закупку состоит из следующих этапов:
1. Согласование с основным списком согласующих лиц по регламенту
2. Согласование с доп олнительным списком согласующих лиц
ВАЖНО! Задача "Согласовать заявку на закупку" поступит всем дополнительным согласующим лицам одновременно!
3. Подписание лицом, указанным в карточке документа в поле "Подписант". Это может быть вышестоящий руководитель.
4. Рассмотрение Директором по снабжению.
5. Передача в работу.
Дополнительные согласующие
В открывшейся карточке бизнес-процесса можно выбрать список дополнительных согласующих, которым после успешного согласования основным списком согласующих лиц, одновременно придет задача "Согласовать".
В открывшемся окне, с помощью кнопки "Добавить" необходимо выбрать список дополнительных согласующих.
После завершения формирования списка дополнительных согласующих необходимо нажать на кнопку "Записать и закрыть".
Старт процесса
После завершения редактирования карточки процесса нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».
Важно!
Для того, чтобы в программе появилась возможность регистрации заявок необходимо включить опцию Клиенты → Справочники и настройки → Заявки и обращения → Использовать заявки.
Источник получения заявок
Заявки регистрируются в программе по источникам получения. Например, у компании есть 2 сайта, на каждом из которых размещена форма обратной связи клиента. В таком случае каждый сайт будет являться отдельным источником заявок.
Источники получения заявок добавляются в справочник Клиенты → Справочники и настройки → Заявки и обращения → Источники получения заявок.
Для каждого источника заявки необходимо в поле Наименование указать название источника, затем выбрать ответственного «по умолчанию» за обработку заявок или указать его роль.
Также для источника заявок можно:
- Выбрать правила обработки заявок.
- Привязку к «Интересам».
- В разделе «Маркетинговая кампания» выбрать значения полей, которые автоматически будут заполнены во всех новых заявках. Например, можно указать канал первичного интереса и источник первичного интереса.
Настройка источника получения заявок
Подробнее о других источниках получения заявок в статьях «Интеграция с JivoSite» и «Получение заявок от Roistat».
Список заявок доступен в разделах Главное и Клиенты.
Список заявок
Важно!
Ручной ввод заявок доступен только пользователям с ролью «Добавление изменение заявок (CRM)». В программе данная роль включена в профили доступа Менеджер по продажам, Маркетолог, Руководитель отдела продаж.
Заявка может быть создана на основании входящего электронного письма, например, если клиент написал на личный почтовый ящик сотрудника.
Важно!
Ввод заявки на основании электронного письма доступен, только когда в настройках учетной записи электронной почты выключена опция Источник лидов.
Обработка заявок
Более подробно процесс обработки заявок описан в статье «Лиды. Получение и обработка».
Загрузка заявок в 1С:CRM
Загрузка может быть реализована с помощью электронной почты и механизма триггеров. Для этого необходимо чтобы заявки были отправлены на электронный ящик, подключить данный электронный ящик в 1С:CRM и настроить специальный Триггер.
Подключение и настройка электронного ящика описаны в статье «Настройка учетных записей электронной почты». Механизм триггеров описан в документе «Триггеры. Автоматизация работы пользователей».
Пример настройки триггера
На сайте компании реализована форма обратной связи. При заполнении клиентом данной формы на e-mail компании отправляется письмо, содержащее следующие данные клиента:
Необходимо, чтобы при получение такого письма, в 1С:CRM создавалась новая Заявка и заполнить ее поля Ф.И.О., Организация, Телефон и Электронная почта.
Для этого создается и настраивается триггер:
- В списке триггеров Настройки → Триггеры → Триггеры необходимо выполнить команду Создать. Заполнить наименование триггера.
- Создать новое условие срабатывания с параметрами:
- Тип объекта — Документ.
- Объект обработки — Электронное письмо входящее.
- Событие — При записи.
Условие срабатывания триггера
- Выбрать созданное условие срабатывания триггера и выполнить настройку его параметров:
- Выполнить команду Добавить новый элемент.
- В поле «Отбор» — Учетная запись.
- В поле «Вид сравнения» — В списке.
- В поле «Значение» — учетная запись электронной почты, на e-mail которой сайт отправит письмо.
- Выполнить команду ОК.
Настройка условия срабатывания триггера
- Выбрать действие триггера Создание заявки(лида) на основании письма и выполнить настройку его параметров:
- В полях «Наименование клиента», «Контакт клиента», «Телефон клиента» и «Адрес электронной почты клиента» укажите начало соответствующих строк письма. Например, письмо содержит строку «Наименование компании: ОСК — 2000». В этом случае в поле «Название клиента» нужно вписать текст «Наименование компании:». Тогда часть строки правее указанного текста программа будет считать названием клиента и перенесет его в поле «Организация» созданной в 1С:CRM Заявки.
- Заполнить реквизиты документа «Интерес клиента».
- Заполнение прочих полей не обязательно.
Настройка действия триггера
- Установить переключатель на Вкл и выполнить команду Записать и закрыть.
Созданный триггер будет создавать новую Заявку в момент полученного письма-заявки.
В личном кабинете пользователя, в разделе «Заявки», вы можете оставить заявку для нашей техподдержки, а также посмотреть статус ранее оставленных обращений.
Для того, чтобы создать заявку, нажмите кнопку «Новая заявка».
В появившемся окне заполните следующие поля:
Название заявки – кратко назовите так, чтобы потом смогли ее найти;
Описание – полностью опишите суть задачи;
Контакты – оставьте данные для связи с вами (имя, телефон, электронная почта);
При необходимости загрузите файлы.
После этого в списке задач вы увидите созданную задачу с присвоенным вами именем и статусом «Создана».
Также на указанную в заявке электронную почту поступит письмо – уведомление о новой заявке.
После этого задача поступает в работу нашим специалистам, они определяют сроки и стоимость ее выполнения.
Если стоимость вас устраивает, нажмите кнопку «Подтвердить цену». Сумма стоимости работ будет списана с баланса вашего лицевого счета, после чего специалисты приступят к выполнению задачи.
После того как задача будет выполнена, ее статус в личном кабинете изменится, а на указанную в заявке почту поступит письмо.
В этой инструкции будут подробно рассмотрены следующие вопросы:
Внимание. Инструкция подходит для всех конфигураций кроме: 1С: Управление торговлей ред. 10.3 или 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 2.0
Как создать пользователя 1С
Для того, чтобы создать пользователя 1С на рабочем столе запустите ярлык "1С: Предприятие"
Выберете базу, в которую требуется добавить пользователя, и нажмите кнопку «1С: Предприятие».
Перейдите в раздел "Администрирование" или "НСИ и Администрирование" или "Компания - Администрирование" (название может быть разным в зависимости от вида программы). Выберите пункт "Настройки пользователей и прав".
Примечание: Если Вы не видите пункт "Настройки пользователей и прав", значит у Вас, как у пользователя 1С, не достаточно прав в базе для выполнения данной процедуры. Обратитесь к Вашему коллеге, кто имеет большие права.
Далее перейдите в справочник "Пользователи" добавьте нового пользователя, используя кнопку "Создать".
Укажите следующие его параметры:
- Полное имя - то, как будет отображаться в документах в 1С;
- Имя (для входа) - то, как будет отображаться при входе в 1С.
По кнопке или ссылке "Права доступа", выберите для пользователя необходимые права и зажмите кнопку "Записать".
Пользователь создан и отображается при входе в 1С.
Как установить/сменить пароль пользователя 1С
Если вы хотите, чтобы сотрудник заходил в 1С под паролем, то Вы или коллега, с полными правами в 1С, можете установить ему пароль.
Для этого, нужно на рабочем столе запустить ярлык "1С: Предприятие".
Выбрать базу, в которой работает сотрудник и нажать кнопку «1С: Предприятие».
Зайти в раздел "Администрирование" или "НСИ и Администрирование" или "Компания - Администрирование" (название может быть разным в зависимости от вида программы). Выбрать пункт "Настройки пользователей и прав".
Далее перейти в справочник "Пользователи" и дважды щелкнуть на пользователя, которому необходимо установить пароль.
В открывшемся окне, нажать кнопку "Установить пароль".
Далее ввести пароль и его подтверждение и нажать кнопку "Установить пароль".
Внимание. При самостоятельном создании пароля для пользователя 1С используйте только цифры, а также буквы латинского алфавита (верхний и нижний регистр.
Спецсимволы ($, @, & и пр.) лучше не использовать, т.к при подключении к базам через веб-браузер эти спецсимволы не читаются и пользователь не сможет зайти в базу.
Теперь пользователь должен будет его вводить при каждом входе в 1С. Установленный пароль, необходимо сообщить сотруднику.
Если вы хотите дать возможность сотруднику самостоятельно установить пароль, поставьте галочку "Потребовать установку пароля при входе".
После произведённых настроек, при первом входе данного пользователя в базу 1С он не должен вводить пароль. Однако после входа в программу, система предложит задать ему пароль в специальном окне "Установка пароля".
Сотрудник должен ввести новый пароль, его подтверждение и нажать кнопку "Установить пароль".
Теперь пароль установлен. Его необходимо будет вводить при каждом входе в 1С.
Читайте также: