Исходные ссылки перекрывают конечную область excel ошибка что делать
Существует много способов сведения данных в Microsoft Excel. Вы можете использовать инструмент Таблицы и связанные с ним фильтры, чтобы отобразить только нужную информацию. Вы можете создать Сводную таблицу, чтобы представить информацию в различных ракурсах. Кроме этого, Вы можете соединять большие объемы данных в виде сводки, которая покажет столько данных, сколько Вы захотите увидеть. В этой статье я познакомлю Вас с инструментом Консолидация в Excel, с помощью которого можно извлекать данные из целого ряда листов и даже рабочих книг и обобщать их на одном листе.
Работаем с несколькими наборами данных
Представьте такую ситуацию: у Вас есть данные за двенадцать месяцев ведения бизнеса, информация по каждому месяцу сохранена на отдельном листе рабочей книги Excel. Если каждый лист содержит информацию по одному месяцу и если информация на всех листах организована единообразно, то с помощью инструмента Консолидация Вы можете обобщить данные на одном листе за весь год.
Для этого откройте пустой лист в рабочей книге Excel (добавьте новый, если необходимо) и кликните в нём по любой ячейке. На вкладке Data (Данные) нажмите Consolidate (Консолидация), чтобы открылось диалоговое окно Consolidate (Консолидация). Выберите функцию для анализа данных и ссылки на диапазоны, которые нужно свести. В нашем случае мы хотим просуммировать значения, поэтому в поле Function (Функция) выберем Sum (Сумма).
Вы можете выбрать любую из 11 операций: Sum (Сумма), Count (Количество), Average (Среднее), Max (Максимум), Min (Минимум), Product (Произведение), Count Numbers (Количество чисел), StdDev (Смещенное отклонение), StdDevp (Несмещенное отклонение), Var (Смещенная дисперсия) и Varp (Несмещенная дисперсия).
Кликните в поле Reference (Ссылка) и нажмите кнопку Свернуть справа от поля ввода. Выберите первый диапазон данных для консолидации – для этого откройте соответствующий лист, щелкнув по его ярлычку, и выделите мышью все необходимые данные, включая заголовки строк и столбцов.
Вернувшись в диалоговое окно Consolidate (Консолидация), нажмите Add (Добавить), чтобы добавить первый набор данных к списку диапазонов для консолидации. Проделайте те же шаги, чтобы добавить второй и все остальные наборы данных к списку диапазонов.
Если у Вас на каждом листе находятся одинаковые диапазоны данных, расположенные на одинаковой позиции, то все, что Вам нужно делать – это щелкать по ярлычку очередного листа, и диапазон будет выбран автоматически. Так что эта задача гораздо проще, чем кажется на первый взгляд.
Диапазоны для сведения, находящиеся на разных листах, не обязательно должны быть одинакового размера. Число строк и/или столбцов на каждом листе может отличаться. Например, если в сентябре мы открыли новый офис, то с сентября диапазон ячеек придется расширить, чтобы включить дополнительные данные, относящиеся к новому офису. То же самое нужно будет сделать для каждого листа, содержащего дополнительные строки.
Полезный совет
Вы можете присвоить диапазонам имена, прежде чем начинать процесс консолидации. Для этого выделите диапазон и задайте ему имя в поле Имя слева от строки формул. Когда Вы дадите имена всем диапазонам, то при настройке консолидации поставьте курсор в поле Reference (Ссылка), нажмите F3 и в открывшемся окне Paste Name (Вставка имени) выберите нужный диапазон. Таким образом, Вы можете дать каждому диапазону понятное имя, и тогда позже не придётся вспоминать, что за данные скрываются на листе Лист1 в ячейках A3:F40.
Как видите, в области All References (Список диапазонов) листы располагаются в алфавитном порядке. Прежде чем продолжить, убедитесь, что указали ссылки на все требуемые диапазоны. Отметьте галочкой параметры Use labels in (Использовать в качестве имен): Top Row (Подписи верхней строки) и Left Column (Значения левого столбца). Поставьте галочку также для Create links to source data (Создавать связи с исходными данными) и нажмите ОК.
Консолидированные данные
Когда нажмете ОК, Excel обобщит все выбранные данные на новом листе. Вдоль левого края экрана Вы увидите инструменты группировки, которые можно использовать, чтобы отображать и скрывать данные.
Если был выбран пункт Create links to source data (Создавать связи с исходными данными), то полученные данные ссылаются на содержащие их исходные ячейки. Кликнув по ячейке с данными (не по ячейке с суммой), Вы увидите ссылку на лист и ячейку, содержащую эти данные.
Если вы не отметили параметр Create links to source data (Создавать связи с исходными данными), то полученная консолидация – это просто обобщение данных без каких-либо подробностей, без группировки и содержащее только результаты суммирования.
Полезный совет
Так как эти данные содержат ссылки, Вы можете использовать инструмент Trace Precedents (Влияющие ячейки), чтобы перейти к исходной ячейке, содержащей данные. Для этого кликните по ячейке, содержащей интересующие Вас данные. Откройте вкладку Formulas (Формулы) и найдите кнопку Trace Precedents (Влияющие ячейки). Поскольку исходная ячейка находится на другом листе, наведите указатель мыши на появившуюся чёрную стрелку, чтобы указатель принял вид пустой белой стрелки. Дважды щелкните, чтобы открыть диалоговое окно Go To (Переход) – ссылка на ячейку будет указана в этом окне. Кликните по ссылке и далее нажмите ОК, чтобы перейти к нужному месту.
Форматируем данные
Вы можете форматировать обобщенные данные точно так же, как делали это в обычном файле Excel. Вы обнаружите, что второй столбец содержит имя рабочей книги. При желании можно скрыть этот столбец, кликнув правой кнопкой мыши и нажав Hide (Скрыть) в контекстном меню. Так Вы скроете столбец, но данные останутся, т.е. в будущем Вы сможете их использовать.
Разные рабочие книги
Одним из главных достоинств инструмента Консолидация является то, что данные могут располагаться в разных рабочих книгах. Если у Вас есть несколько рабочих книг, содержащих одинаково организованные данные и охватывающие различные периоды времени, Вы можете консолидировать их при помощи этого инструмента.
Для этого потребуется выполнить те же самые действия, как мы делали только что: выберите пустой лист или добавьте новый, нажав Insert Sheet (Вставить лист) на вкладке Insert (Вставка). Нажмите команду Consolidate (Консолидация). На этот раз вместо того, чтобы выбрать лист в текущей рабочей книге, нажмите кнопку Browse (Обзор), чтобы открыть другую рабочую книгу.
Теперь выберите ссылки, которые будут использованы для этой рабочей книги. Повторите шаги для каждой рабочей книги, в которой содержаться интересующие Вас данные.
Мне стало легче переключаться между открытыми рабочими книгами, когда я добавил кнопку Switch Windows (Перейти в другое окно) на Панель быстрого доступа.
Если включить параметр Create Links to Source Data (Создавать связи с исходными данными), то, когда сведение будет выполнено, все изменения в исходных листах и рабочих книгах будут отображаться и в консолидированных данных. Второй столбец в обобщенных данных все также будет отображать название рабочей книги, а команда Trace Precedents (Влияющие ячейки) быстро перенесет Вас к ячейкам, связанным ссылкой, если соответствующая рабочая книга открыта, но не сработает, если она закрыта.
Обновляем консолидацию
Если данные на листах изменяются, например, Вы добавляете ещё один офис уже после консолидации, то первым делом, добавьте эту информацию на нужный лист и сохраните рабочую книгу. Затем откройте лист, содержащий консолидированную информацию, выделите и удалите все строки со сведенными данными.
На вкладке Data (Данные) нажмите Consolidate (Консолидация) – Вы увидите, что указанные ранее ссылки сохранились. Внесите изменения, добавив или удалив диапазоны, или изменив их размер, и нажмите ОК, чтобы создать консолидацию заново.
Предостережение!
Если Вы включаете параметр Create Links to Source Data (Создавать связи с исходными данными), то Вы не сможете обновить консолидированные данные, нажав на вкладке Data (Данные) команду Consolidate (Консолидация), не удалив предварительно старые результаты. Причина в том, что в таком случае вместо обновления будет сделана попытка вставить одну консолидацию в другую, что в результате приведет к полной чепухе. Вы можете обновить диапазоны, изменяя формулы вручную, но более целесообразно будет создать консолидацию заново.
Если же Вы не включили параметр Create Links to Source Data (Создавать связи с исходными данными), то Ваши сведенные данные представляют из себя просто обобщение, без каких-либо подробностей. В таком случае, чтобы обновить консолидацию, кликните по верхней ячейке, содержащей результаты, затем нажмите на вкладке Data (Данные) команду Consolidate (Консолидация), внесите все необходимые изменения и нажмите ОК.
Достоинство инструмента Консолидация в том, что он позволяет оставить данные там, где они изначально находились (т.е. на разных листах и даже в разных книгах), но все равно объединить их для проведения аналитической работы. Да, консолидация не позволит изменять порядок данных, как это можно сделать в сводной таблице. Но в случае, когда такой функционал не требуется, и нужно простое обобщение информации, причем представленное в такой же форме, как и исходные данные, то консолидация – это простое и быстрое решение.
В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.
Требования к таблицам
Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:
- в них не должно быть пустых строк/столбцов;
- к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
- названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).
Выполняем консолидацию
В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:
- Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
- В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
- На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
- Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
- Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
- Количество;
- Среднее;
- Максимум;
- Минимум;
- Произведение;
- Количество чисел;
- Стандартное отклонение;
- Несмещенное отклонение;
- Дисперсия;
- Несмещенная дисперсия.
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
- Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.
Заключение
Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.
Что нужно сделать, чтобы при открытии расчетного файла срабатывали все формулы и появлялись данные без открытия источников?
Что нужно сделать, чтобы при открытии расчетного файла срабатывали все формулы и появлялись данные без открытия источников?
Что нужно сделать, чтобы при открытии расчетного файла срабатывали все формулы и появлялись данные без открытия источников?
Не использовать в расчётах формулы НЕ работающие с закрытыми файлами Автор - Serge_007
Дата добавления - 30.05.2013 в 16:13
Это вопрос? Странно, что Вы его задаёте, ответ ведь очевиден.
Да, не работают. Иначе Вы видели бы результат, а не значение ошибки
Это вопрос? Странно, что Вы его задаёте, ответ ведь очевиден.
Да, не работают. Иначе Вы видели бы результат, а не значение ошибки Serge_007
Что нужно сделать, чтобы при открытии расчетного файла срабатывали все формулы и появлялись данные без открытия источников?
Что нужно сделать, чтобы при открытии расчетного файла срабатывали все формулы и появлялись данные без открытия источников?
Что нужно сделать, чтобы при открытии расчетного файла срабатывали все формулы и появлялись данные без открытия источников?
Варианты
1. Запретить вставку/удаление строк в исходный файл
2. Из двух файлов сделать один и дать ему общий доступ
3. Использовать сводную таблицу
Варианты
1. Запретить вставку/удаление строк в исходный файл
2. Из двух файлов сделать один и дать ему общий доступ
3. Использовать сводную таблицу Serge_007
Первые 2 варианта не подходят - это их файл, который они ведут так, как считают нужным. Мы из него вытягиваем некоторые данные и формируем из них нужное представление для начальства. А про третий вариант можно чуть поподробнее?
Первые 2 варианта не подходят - это их файл, который они ведут так, как считают нужным. Мы из него вытягиваем некоторые данные и формируем из них нужное представление для начальства. А про третий вариант можно чуть поподробнее? DES
Ну и что что это их файл? У Вас на предприятии сотрудники решают как управлять компанией или руководство?
Если сотрудники, то да первые два варианта можно убрать. Как и любые другие. Может ваши сотрудники завтра решат столбцы в файл добавлять или картинки. А может перейдут на записи в тетрадке или вообще перестанут отмечать своё отработанное время
Ну и что что это их файл? У Вас на предприятии сотрудники решают как управлять компанией или руководство?
Если сотрудники, то да первые два варианта можно убрать. Как и любые другие. Может ваши сотрудники завтра решат столбцы в файл добавлять или картинки. А может перейдут на записи в тетрадке или вообще перестанут отмечать своё отработанное время Serge_007
Это не совсем наши сотрудники, а сторонние консультанты. Долго объяснять, но изначальная установка в моем случае такова, что я им не указ. Нашел другой выход - создал в их файле служебный лист, сделал на нем черновую выборку нужных мне данных (суть в том, что при сдвигах строк внутри файла ссылки остаются актуальными) и скрыл его, чтоб глаза им не мозолил. А начальнический файл натравил на этот лист (на нем никто ничего делать не будет, соответственно, номера ячеек меняться не будут). Думаю, должно работать
Это не совсем наши сотрудники, а сторонние консультанты. Долго объяснять, но изначальная установка в моем случае такова, что я им не указ. Нашел другой выход - создал в их файле служебный лист, сделал на нем черновую выборку нужных мне данных (суть в том, что при сдвигах строк внутри файла ссылки остаются актуальными) и скрыл его, чтоб глаза им не мозолил. А начальнический файл натравил на этот лист (на нем никто ничего делать не будет, соответственно, номера ячеек меняться не будут). Думаю, должно работать DES
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel для iPad Excel для iPhone Excel для планшетов с Android Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel для телефонов с Android Excel для Windows Phone 10 Excel Mobile Excel Starter 2010 Еще. Меньше
В следующем примере в столбце E используется формула =СУММ(B2;C2;D2).
Если вы случайно удалили строки или столбцы, вы можете немедленно нажать кнопку "Отменить" на панели быстрого доступа (или нажать клавиши CTRL+Z), чтобы восстановить их.
Измените формулу так, чтобы она ссылалась на диапазон, а не на отдельные ячейки, например =СУММ(B2:D2). Теперь можно удалить любой столбец в диапазоне суммирования, и Excel автоматически скорректирует формулу. Чтобы вычислить сумму значений в строках, также можно использовать формулу =СУММ(B2:B5).
Пример функции ВПР с неправильными ссылками на диапазоны
Расширьте диапазон или уменьшите значение столбца для поиска так, чтобы он попадал в указанный диапазон. Формулы =ВПР(A8;A2:E5;5;ЛОЖЬ) будет работать правильно, так же как и формула =ВПР(A8;A2:D5;4;ЛОЖЬ).
Пример функции ИНДЕКС с неправильной ссылкой на строку или столбец
Измените ссылки на строки и столбцы так, чтобы они попадали в диапазон поиска функции ИНДЕКС. Формула =ИНДЕКС(B2:E5;4;4) вернет правильный результат.
Пример ссылки на закрытую книгу с использованием функции ДВССЫЛ
Откройте книгу, на которые ссылается ссылка. Эта же ошибка будет возникнуть при ссылке на закрытую книгу с динамической функцией массива.
Проблемы с OLE
Примечание. OLE — это технология, которая используется для обмена информацией между приложениями.
Проблемы dDE
Примечание. Динамические Exchange (DDE)— это протокол, который позволяет обмениваться данными между Windows программами Майкрософт.
Проблемы с макросами
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Что такое связи в Excel и как их создать
Иногда при работе с различными отчетами приходится создавать связи с другими книгами(отчетами). Чаще всего это используется в функциях вроде ВПР (VLOOKUP) для получения данных по критерию из таблицы, расположенной в другой книге. Так же это может быть и простая ссылка на ячейки другой книги. В итоге ссылки в таких ячейках выглядят следующим образом:
=ВПР( A2 ;'[Продажи 2018.xlsx]Отчет'!$A:$F;4;0)
или
='[Продажи 2018.xlsx]Отчет'!$A1
- [Продажи 2018.xlsx] - обозначает книгу, в которой итоговое значение. Такие книги так же называют источниками
- Отчет - имя листа в этой книге
- $A:$F и $A1 - непосредственно ячейка или диапазон со значениями
Как разорвать связи
Как правило связи редко нужны на продолжительное время, т.к. они неизбежно увеличивают размер файла, особенно, если связей много. Исключениями являются случаи, когда связи делаются на некие общие файлы, расположенные на сетевом диске и заполняемые разными подразделениями, а в итоговый файл связями просто забираются конкретные значения из этого файла. Чтобы разорвать связи необходимо перейти на вкладку Данные -группа Данные и подключения -Изменить связи:
Выделить нужные связи и нажать Разорвать связь. При этом все ячейки с формулами, содержащими связи, будут преобразованы в значения вычисленные этой формулой при последнем обновлении. Данное действие нельзя будет отменить - только закрытием книги без сохранения.
Так же связи внутри формул разрываются, если формулы просто заменить значениями -Копируем нужные ячейки -Правая кнопка мыши -Специальная вставка -Значения. Формулы в ячейках будут заменены результатами их вычислений, а все связи будут удалены.
Более подробно про замену формул значениями можно узнать из статьи: Как удалить в ячейке формулу, оставив значения?
Что делать, если связи не разрываются
Но иногда возникают ситуации, когда вроде все формулы во всех ячейках уже заменены на значения, но запрос на обновление каких-то связей все равно появляется. В этом случае есть парочка рекомендаций для поиска и удаления этих мифических связей:
Option Explicit '--------------------------------------------------------------------------------------- ' Author : The_Prist(Щербаков Дмитрий) ' Профессиональная разработка приложений для MS Office любой сложности ' Проведение тренингов по MS Excel ' https://www.excel-vba.ru ' info@excel-vba.ru ' WebMoney - R298726502453; Яндекс.Деньги - 41001332272872 ' Purpose: '--------------------------------------------------------------------------------------- Sub FindErrLink() 'надо посмотреть в Данные -Изменить связи ссылку на файл-иточник 'и записать сюда ключевые слова в нижнем регистре(часть имени файла) 'звездочка просто заменяет любое кол-во символов, чтобы не париться с точным названием Const sToFndLink$ = "*продажи 2018*" Dim rr As Range, rc As Range, rres As Range, s$ 'определяем все ячейки с проверкой данных On Error Resume Next Set rr = ActiveSheet.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation) If rr Is Nothing Then MsgBox "На активном листе нет ячеек с проверкой данных", vbInformation, "www.excel-vba.ru" Exit Sub End If On Error GoTo 0 'проверяем каждую ячейку на предмет наличия связей For Each rc In rr 'на всякий случай пропускаем ошибки - такое тоже может быть 'но наши связи должны быть без них и они точно отыщутся s = "" On Error Resume Next s = rc.Validation.Formula1 On Error GoTo 0 'нашли - собираем все в отдельный диапазон If LCase(s) Like sToFndLink Then If rres Is Nothing Then Set rres = rc Else Set rres = Union(rc, rres) End If End If Next 'если связь есть - выделяем все ячейки с такими проверками данных If Not rres Is Nothing Then rres.Select ' rres.Interior.Color = vbRed 'если надо выделить еще и цветом End If End Sub
Читайте также: