Инвентаризация авансовых отчетов в 1с
Календарный год подходит к концу, а это значит, что в бухгалтерской службе готовятся к проведению инвентаризации. Поговорим о порядке проведения инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом по «зарплатным» налогам.
Активы и обязательства подлежат инвентаризации (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , далее – Закон о бухгалтерском учете). Инвентаризация в учреждениях проводится по основаниям, в сроки и порядке, которые установлены субъектом учета в рамках формирования учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным (п. 80 СГС «Концептуальные основы»). В частности, проведение инвентаризации обязательно (п. 81 названного стандарта):
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при его выкупе, продаже;
в других случаях, предусмотренных законодательством.
В пункте 7 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности (Приказ Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н) сказано, что инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом в рамках формирования его учетной политики, проводится в целях составления годовой бюджетной отчетности.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того периода, в котором была закончена инвентаризация. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в этой отчетности (п. 82 СГС «Концептуальные основы»).
Таким образом, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации является обязательным.
Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания).
Минфин в Письме от 01.08.2019 № 02-07-10/58207 разъяснил, что Методические указания не являются нормативным правовым документом, требования которого обязательны при проведении инвентаризации в организациях государственного сектора. Вместе с тем отдельные положения указанного документа, не противоречащие законодательству РФ, субъект учета вправе включить в документы учетной политики.
Основной же документ, регламентирующий порядок проведения инвентаризации, – учетная политика учреждения (пп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее состав утверждает руководитель учреждения (издается соответствующий документ – приказ, постановление или распоряжение). В состав комиссии включаются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы;
Документальное оформление
Результаты инвентаризации должны быть оформлены документально. Сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи. В частности, при инвентаризации расчетов с персоналом и бюджетом применяется инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089), утвержденная Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Заполнить эту форму несложно. В ней указываются:
наименование юридического лица;
единицы измерения (рубли);
номер и дата приказа о проведении инвентаризации;
даты начала и окончания инвентаризации;
место проведения инвентаризации (указывается наименование отдела, в котором проводится инвентаризация, в частности бухгалтерия, дополнительно может быть приведен номер кабинета);
наименование вида расчетов. В данном поле фиксируется конкретный вид расчетов (например, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с бюджетом);
заключение комиссии. В этом поле отражаются результаты инвентаризации (размер имеющейся задолженности, ее характер (текущая, просроченная) и пр.).
В табличной части инвентаризационной описи указываются:
в поле «Наименование дебитора» – Ф. И. О. сотрудников (в том числе подотчетных лиц) или вид платежа (если сверяются расчеты с бюджетом). Поле «Наименование кредитора» заполняется аналогичным образом;
в поле «Номер счета» – номер проверяемого счета;
в полях «Сумма задолженности по балансу» – общая сумма задолженности, а также сумма, подтвержденная (не подтвержденная) дебиторами и кредиторами, в том числе сумма задолженности с истекшим сроком годности.
Инвентаризационную опись подписывают председатель и все члены комиссии. Приведем пример заполнения формы.
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (пример заполнения) – СКАЧАТЬ
По общим правилам, если при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляется ведомость расхождения по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Обратим внимание, что эта форма предусмотрена для отражения расхождений по нефинансовым активам (в частности, в ней указываются наименование нефинансового актива, его балансовая стоимость, количество и сумма недостачи (в том числе в пределах норм естественной убыли), излишки и т. д.). Ранее при наличии расхождений подобная форма составлялась в процессе инвентаризации как нефинансовых, так и финансовых активов на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей).
Таким образом, в настоящее время при инвентаризации расчетов ее составлять необязательно. В то же время учреждение может предусмотреть, что указанная форма оформляется во всех случаях выявления отклонений.
По итогам инвентаризации в обязательном порядке оформляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). В нем приводятся:
наименование юридического лица;
ответственные лица (при проведении инвентаризации расчетов в этом поле указываются, как правило, Ф. И. О. бухгалтера, ведущего соответствующий участок учета);
состав инвентаризационной комиссии;
реквизиты приказа о назначении членов комиссии;
период проведения инвентаризации;
наименование вида расчетов, по которым проводилась инвентаризация;
реквизиты инвентаризационных описей, на основании которых оформляется акт;
результаты инвентаризации и заключение комиссии;
если составлялась ведомость расхождений по результатам инвентаризации – ее реквизиты и объем (сколько листов содержит);
подписи председателя и членов комиссии;
дата утверждения акта.
Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда
Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. То есть инвентаризационная комиссия сопоставляет суммы выплат с начисленными работникам суммами:
пособий (в том числе пособий по временной нетрудоспособности);
среднего заработка, выплачиваемого в установленных законодательством случаях, и пр.
Информацию о начислении заработной платы, пособий, отпускных и других выплат работникам инвентаризационная комиссия получает из расчетных ведомостей, трудовых договоров и дополнений к ним, приказов о выплате премий, доплат, компенсаций, листков нетрудоспособности, табелей и иных документов.
В частности, по задолженности работникам выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
Помимо этого, проверяются суммы удержаний из заработной платы (по исполнительным листам, займы и пр.).
Оценка правильности начисления зарплаты в задачи инвентаризационной комиссии не входит.
В то же время при проведении инвентаризации особое внимание рекомендуется уделить правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности, поскольку ошибки при их начислении могут привести к отказу в возмещении сумм пособий органами ФСС. В частности, нужно помнить, что:
законодательством установлена предельная сумма заработка при исчислении пособий;
пособия за первые три дня нетрудоспособности (в случае болезни работника) выплачиваются за счет средств работодателя, за последующие дни – за счет средств ФСС. В случае если больничный оформлен для ухода за больным ребенком, пособие выплачивается за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности;
размер пособия зависит от стажа работника (60, 80, 100% среднего заработка – в случае болезни работника), а также от продолжительности нетрудоспособности (в частности, при осуществлении ухода за больным ребенком начиная с 11-го дня нетрудоспособности пособие выплачивается в размере 50% среднего заработка);
необходимо соблюдать максимальное количество оплачиваемых дней больничного по уходу за ребенком.
В ходе проведения инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда в первую очередь проверяются следующие счета:
302 11 «Расчеты по заработной плате»;
302 12 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;
304 02 «Расчеты с депонентами»;
304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Так, например, если выявлены суммы излишне выплаченной заработной платы (дебиторская задолженность по заработной плате), помимо того, что это отражается в инвентаризационной описи и акте, необходимо принять меры по ее взысканию с работника (в том числе с бывшего работника).
Если задолженность признана безнадежной к взысканию, ее необходимо списать с баланса и учесть на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность» в пределах срока, в течение которого можно возобновить процедуру взыскания. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности (например, в случае смерти бывшего работника) списанную с балансового учета задолженность к забалансовому учету принимать не следует.
Если в ходе инвентаризации были выявлены суммы заработной платы, не полученной сотрудниками в срок, такая зарплата должна быть депонирована. Депонирование суммы заработной платы отражается по дебету счета 302 11 и кредиту счета 304 02. При этом аналитический учет депонированных сумм ведется в книге (книгах) аналитического учета в разрезе получателей и видов выплат (п. 271 Инструкции № 157н).
Пример 1.
Работнику при увольнении из казенного учреждения начислена компенсация за неиспользованный отпуск. В установленный срок работник не получил причитающуюся ему сумму. Это было выявлено в результате инвентаризации.
Не полученная работником в установленный срок сумма компенсации учитывается на счете 1 304 02 000. Она отражается по дебету счета 1 302 11 837 и кредиту счета 1 304 02 737.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 208 00 согласно Инструкции № 157н. Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета. Аналитический код формируется посредством детализации аналитической группы по соответствующим аналитическим видам, например:
208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
208 22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
208 31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
208 34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;
208 64 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых работодателями, нанимателями бывшим работникам».
В ходе проведения инвентаризации необходимо проверить:
отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования;
суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи);
наличие задолженности по подотчетным суммам за уволенными сотрудниками или за организацией перед данными сотрудниками.
В случае выявления задолженности за бывшим работником учреждения по подотчетным суммам этот факт необходимо зафиксировать документально, а дальше предпринять действия по возврату таких сумм. Учет расчетов по суммам своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы) задолженности подотчетных лиц ведется на счете 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н). Следовательно, учреждению нужно перенести сумму задолженности уволившегося работника со счета 208 00 на счет 209 00.
Пример 2.
По результатам инвентаризации автономным учреждением выявлена сумма, числившаяся на счете 4 208 25 567 за уволенным сотрудником (5 000 руб.).
Сумму, учтенную на счете 4 208 25 567, следует перенести на счет 4 209 34 567. Данная операция отражается записью по дебету счета 4 209 34 567 и кредиту счета 4 208 25 667.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков
Создание резерва на оплату отпусков отражается по кредиту счета 401 60 «Резервы предстоящих расходов». При инвентаризации резервов на оплату отпусков:
проверяются правильность и обоснованность созданного резерва;
уточняется (при необходимости – корректируется) сумма резерва исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и уплату страховых взносов.
По результатам инвентаризации по состоянию на 31 декабря осуществляется расчет уточненной величины резерва, которая должна быть отражена в балансе.
Пример 3.
В бюджетном учреждении числится резерв на оплату отпусков на счете 1 401 60 211 (по выплатам работникам), счете 1 401 60 213 (по страховым взносам). После уточнения суммы резерва по результатам инвентаризации установлено, что она должна быть больше.
На разницу в учете бюджетного учреждения будут составлены следующие проводки:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по выплатам работникам
1 401 20 211
1 109 60 2111 401 60 211
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по страховым взносам
1 401 20 213
1 109 60 2131 401 60 213
Инвентаризация расчетов с бюджетом
При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются следующие счета:
303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;
303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
303 06 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
303 07 «Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС»;
303 10 «Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии».
Инвентаризация осуществляется путем сравнения данных, отраженных на счетах бухгалтерского учета, с данными из акта сверки расчетов с налоговым органом, который необходимо своевременно заказать в налоговой инспекции (форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@).
В части НДФЛ проверяется также наличие документов, необходимых для правильного исчисления налога, в частности заявления о предоставлении налоговых вычетов.
Условно проведение инвентаризации (в том числе инвентаризации расчетов с персоналом) можно разделить на три этапа:
1. Подготовительный. В рамках этого этапа издаются соответствующие приказы о проведении инвентаризации, утверждается состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации.
2. Основной. Он подразумевает непосредственно проведение инвентаризации (проверку фактического наличия обязательств, выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными учета), а также оформление ее результатов (составление инвентаризационной описи, при необходимости – ведомости расхождения по результатам инвентаризации, а также акта о результатах инвентаризации).
3. Заключительный. В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.
В преддверии сдачи годовой бухгалтерской отчетности продолжаем серию публикаций на тему инвентаризации. Сегодня поговорим о проведении этой процедуры в отношении поставщиков и покупателей.
Для проведения инвентаризации расчетов с контрагентами в 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрены специальные документы. Они находятся в разделах «Покупки» или «Продажи» – «Акты инвентаризации расчетов».
В предыдущих публикациях уже было сказано о том, что начинать процедуру проведения инвентаризации нужно с издания приказа. Подробнее о том, как это сделать читайте в статье Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии.
До проведения инвентаризации нужно обязательно провести сверку взаиморасчетов с контрагентами. Сроки начала процедуры сверки с контрагентами также можно отразить в приказе о проведении инвентаризации.
Например, в приказе можно указать следующие даты проведения инвентаризации:
Процедура инвентаризации расчетов с контрагентами заключается в проведении сверки взаиморасчетов, проверке наличия/отсутствия первичных документов, выявлении просроченной задолженности.
Акт сверки составляется по каждому контрагенту в двух экземплярах (для каждой стороны). В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы акта сверки. Поэтому каждая компания разрабатывает ее самостоятельно (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).
В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 уже имеется форма акта сверки, которая содержит все необходимые реквизиты и соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете». Данный акт находится в разделе «Покупки/Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами», далее документ «Акт сверки расчетов».
Для формирования нового акта сверки нажмите на кнопку «Создать»:
Заполните шапку акта сверки, указав контрагента, договор, период сверки и валюту.
Обращаем ваше внимание, что если с контрагентом заключено несколько договоров и они внесены в программу, то можно сформировать акт сверки по всем договорам. Для этого необходимо нажать на крестик в поле «Договор», это поле станет «пустым». Далее по кнопке «Заполнить» произойдет формирование общего акта сверки по всем договорам.
Затем выберете счета учета расчетов с контрагентом.
На вкладке «Дополнительно» заполните подписантов.
Обратите внимание, что подписывать акт сверки с обеих сторон обязательно должно уполномоченное лицо контрагента. Рекомендуем проверять полномочия подписанта, особенно в случае наличия задолженности. В противном случае при обращении в суд данный акт может быть оспорен.
Для заполнения табличной части нажмите на кнопку «Заполнить».
При нажатии на кнопку «Заполнить» вам будет предоставлено право выбора: заполнить табличную часть только по своей компании, либо по вашей компании и контрагенту. Во втором случае будут заполнены табличные части обеих сторон, согласно вашего учета.
Заполненный акт сверки распечатайте в двух экземплярах, подпишите со своей стороны и направьте контрагенту с сопроводительным текстом примерно такого содержания: Направляем Вам акт сверки взаимных расчетов по состоянию на «___»_______20__г. Просим Вас в …дневный срок подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта, либо разногласия по акту сверки с приложением подтверждающих документов (актов, накладных, счетов-фактур) . В случае неполучения в указанный срок подписанного акта, либо разногласий по нему будем считать сальдо расчетов подтвержденным.
После того, как подписанный акт сверки вернулся к вам обратно, необходимо снова войти в созданный ранее акт сверки и установить галочку «Сверка согласована».
Это действие сделает документ неактивным, т.е. у пользователя больше не будет возможности выполнять редактирование в документе.
После получения актов сверки данные по дебиторской/кредиторской задолженности заносятся в справку, являющуюся приложением к акту по форме № ИНВ-17.
В типовой программе 1С: Бухгалтерии 3.0 не предусмотрено формирование справки к акту ИНВ-17. Поэтому заполнить ее придется вручную.
В справке указываются Наименование, адрес и номер телефона дебитора/кредитора, дата и причина возникновения задолженности, сумма задолженности, реквизиты подтверждающего документа.
Также рекомендуем указывать в справке срок оплаты по договору. Он понадобится, чтобы впоследствии определить, какие суммы включать в резерв по сомнительным долгам.
На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17. Он находится в разделе «Покупки/Продажи», подраздел «Расчеты с контрагентами», далее «Акт инвентаризации расчетов».
Начинаем заполнять вкладки этого документа с конца. Первые две мы заполнили непосредственно перед инвентаризацией, когда составляли приказ о ее проведении:
На вкладке «Счета расчетов» нажмите на кнопку «Заполнить» и табличная часть заполнится счетами бухгалтерского учета. Вам остается только проверить и откорректировать список счетов, по которым производится инвентаризация расчетов с контрагентами:
Далее необходимо заполнить непосредственно данные по задолженности. Здесь можно пойти двумя путями:
1) Нажать кнопку «Заполнить» в шапке документа. В этом случае будет подобрана информация по соответствующей (дебиторской/кредиторской) задолженности (контрагент, бухгалтерский счет учета расчетов, сумма) на дату проведения документа.
2) Нажать кнопку «Заполнить» на соответствующей вкладке «Дебиторская/Кредиторская задолженность». В этом случае информация будет заполнена только на этой вкладке.
В колонке «Не подтверждено» следует указать сумму задолженности, по которой отсутствует документальное подтверждение (если таковая имеется). В колонке «В т.ч. истек срок давности» укажите сумму задолженности, по которой истек срок исковой давности – она в дальнейшем подлежит списанию.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта комиссия оставляет себе, а второй передает в бухгалтерию.
Результаты инвентаризации представляются руководителю на утверждение, и он принимает решение о создании резервов по сомнительным долгам и списании задолженности с истекшим сроком исковой давности. Пример приказа прилагаем ниже.
Далее организация может списать выявленную задолженность с истекшим сроком давности с помощью документа Корректировка долга. Как это сделать читайте в нашей статье Применение документа «Корректировка долга» в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в общем случае должна проводиться не реже одного раза в год — перед составлением годового баланса. Почему так важно проводить инвентаризацию подотчетных сумм, каких негативных налоговых последствий она помогает избежать и каков порядок проведения этой инвентаризации, вы узнаете далее из статьи.
Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:
- отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
- суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).
Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.
Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-22 - скачать бланк и образец».
Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:
- сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
- поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
- проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.
В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.
К числу таких локальных актов относятся:
- список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
- список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.
В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
В путеводителе от КонсультантПлюс вы найдете нюансы и пошаговые алгоритмы выдачи средств под авансовый отчет, а также оформлению расчетов с подотчетными лицами. Изучите материал бесплатно, получив пробный онлайн-доступ к системе К+.
В срок, не превышающий количества дней, установленного работодателем, после окончания граничной даты (или в 3-х дневный срок после выхода на работу из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами (требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.
Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.
Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.
В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».
По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ и страхвзносов с выданных сумм.
ВАЖНО! Доначисление НДФЛ и взносов возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.
Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.
Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.
В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:
Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.
Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Продолжаем серию публикаций по проведению инвентаризации имущества и обязательств в организациях. И сегодняшняя наша статья будет посвящена инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами.
В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 для проведения инвентаризации расчетов с бюджетом не предусмотрено специальных документов. Но как и в случае с инвентаризацией ТМЦ начать процедуру нужно с издания приказа. Для этого создайте новый документ «Акт инвентаризации расчетов», который можно найти в разделах Покупки/Продажи. Далее действуем по аналогии с инвентаризацией ТМЦ.
Первым делом необходимо заполнить вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия»:
Распечатываем форму ИНВ-22 «Приказ о проведении инвентаризации» и даем ознакомиться с ним всем участникам под роспись (подробнее о том, как это сделать, читайте в статье Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии). После этого приступаем непосредственно к проведению самой инвентаризации.
Здесь следует понимать, что данные об остатках по счетам расчетов с бюджетом (счет 68 и счет 69) в программе не будут соответствовать информации, предоставленной вам по запросу ИФНС и фондами. Это связано с тем, что данные о начислениях налогов и взносов попадут в ваши лицевые счета не ранее того, как вы сдадите соответствующие налоговые декларации и расчеты. Поэтому для инвентаризации вам необходимо взять информацию по остаткам из ИФНС и фондов на близкую к отчетной дату, запросив у них сверку. Налоговики и фонды проведут сверку расчетов по заявлению от организации.
Заявление на сверку можно представить в налоговую лично, по почте или через личный кабинет на сайте ФНС. Если вы используете сервис 1С-Отчетность, то запросить различные виды сверок можно прямо из программы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Для этого зайдите в раздел «Отчеты», далее «Регламентированные отчеты». На вкладке «Сверка» нас интересует кнопка «Запросить сверку».
При предоставлении заявления лично в ИФНС налогоплательщик в течение пяти дней получит акт сверки (утв. приказом ФНС от 16.12.2016 г. № ММВ-7-17/685@). Бухгалтер организации сверит данные в акте. Если разногласий нет, то подпишет его и отправит обратно.
Если запрос на сверку направлен по ТКС, то налоговики пришлют акт сверки для информирования. Его подписывать и возвращать налоговикам не нужно (п. 2.22 приложения № 1 к приказу ФНС от 13.06.2013 г. № ММВ-7-6/196@). Если организация обнаружит в акте расхождения, то она подаст в инспекцию заявление на бумаге. Если при получении акта компания не согласится с ним, она в графе 4 разд. 1 акта укажет свои суммы. После этого инспекторы проверят данные по своей базе.
ВАЖНО! Наличие акта сверки расчетов без представления первичных документов (платежных поручений, первоначальных и уточненных деклараций) не может служить доказательством излишней уплаты налога.
После того как у вас на руках будет подписанный акт сверки, вам нужно составить дополнительные справки-расчеты, которые подтвердят суммы остатков на 31 декабря, отраженных в учете:
Как уже говорилось выше, в типовой 1С: Бухгалтерии ред. 3.0 не предусмотрено формирование формы ИНВ-17 и справки к акту ИНВ-17 по счетам 68 и 69. Поэтому заполнить их придется вручную.
Для Вашего удобства скачать вышеуказанные формы документов можно здесь:
Сначала заполняем Справку к форме ИНВ-17. В ней подробно отражаются данные дебитора/кредитора и «история задолженности»: за что возник долг, реквизиты документа, образовавшего задолженность:
Данные, указанные в справке, подтверждаются актами сверки с бюджетом и внебюджетными фондами и другими первичными документами, обосновывающими суммы задолженности.
Затем данные из справки в сжатом виде переносим в акт:
Распечатанные документы подписываются членами инвентаризационной комиссии.
Рассмотрим на примере как сделать инвентаризацию денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия.
- наличные — в сумме 36 936,80 руб.;
- почтовые марки — на сумму 1 100 руб.;
- талоны на бензин — на сумму 10 000 руб.
Сформируйте в 1С 8.3 отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету .
По данным учета в кассе находится 39 736,80 руб. и денежные документы на сумму 11 100. Следовательно, результате проведения инвентаризации обнаружена недостача в размере 2 800 руб. (39 736,80 — 36 936,80).
Отразите ее в 1С документом Выдача наличных вид операции Прочий расход в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы .
- Сумма — сумма недостачи;
- Счет дебета — 94;
- Статья расходов — статья с Видом движения — Прочие платежи по текущим операциям;
- в разделе Реквизиты печатной формы :
- Основание — описание хозяйственной операции, например, Отражение выявленной недостачи в результате инвентаризации;
- Приложение — документ проведения инвентаризации.
Проводки
Акт инвентаризации кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Результаты проведения инвентаризации наличных денежных средств фиксируются унифицированной формой ИНВ-15. Однако печатного бланка ИНВ-15 в 1С 8.3 Бухгалтерия типового нет.
Провести инвентаризацию денежных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия можно, только используя стандартные отчеты, например, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.
Отражение результатов инвентаризации денежных средств
Поскольку типового документа для инвентаризации денежных средств в 1С нет, в программу заносятся только выявленные отклонения сумм.
Если по ее результатам:
- обнаружена недостача, для ее списания введите документ Выдача наличных вид операции Прочий расход;
- выявлены излишки, то для их оприходования введите документ Поступление наличных вид операции Прочий приход.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинетеДобавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру
6-НДФЛ за 1 квартал 2022 в 1С
Санкции и контрмеры: как работать организации и ее бухгалтеру в новой реальности. Часть 2
Учет малоценных ОС и запасов (ОСН)
Отчетность за 1 квартал 2022
Информации много. Очень важная. Огромная благодарность лектору и всем, кто принимает участие в организации семинаров!
Читайте также: