Hstbar excel что это
Если вам нужно разработать сложный статистический или инженерный анализ, вы можете сэкономить время и этапы с помощью этого средства. Вы предоставляете данные и параметры для каждого анализа, а средство использует соответствующие статистические или инженерные функции для вычисления и отображения результатов в выходной таблице. Некоторые средства создают диаграммы в дополнение к выходным таблицам.
Функции анализа данных можно применять только на одном листе. Если анализ данных проводится в группе, состоящей из нескольких листов, то результаты будут выведены на первом листе, на остальных листах будут выведены пустые диапазоны, содержащие только форматы. Чтобы провести анализ данных на всех листах, повторите процедуру для каждого листа в отдельности.
Ниже описаны инструменты, включенные в пакет анализа. Для доступа к ним нажмите кнопкуАнализ данных в группе Анализ на вкладке Данные. Если команда Анализ данных недоступна, необходимо загрузить надстройку "Пакет анализа".
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Параметры и выберите категорию Надстройки.
В раскрывающемся списке Управление выберите пункт Надстройки Excel и нажмите кнопку Перейти.
Если вы используете Excel для Mac, в строке меню откройте вкладку Средства и в раскрывающемся списке выберите пункт Надстройки для Excel.
В диалоговом окне Надстройки установите флажок Пакет анализа, а затем нажмите кнопку ОК.
Если Пакет анализа отсутствует в списке поля Доступные надстройки, нажмите кнопку Обзор, чтобы выполнить поиск.
Примечание: Чтобы включить Visual Basic для приложений (VBA) для надстройки "Надстройка анализа", вы можете загрузить надстройку VBA так же, как и надстройку "Надстройка анализа". В поле Доступные надстройки выберите "Надстройка анализа — VBA".
Существует несколько видов дисперсионного анализа. Нужный вариант выбирается с учетом числа факторов и имеющихся выборок из генеральной совокупности.
Однофакторный дисперсионный анализ
Этот инструмент выполняет простой анализ дисперсии данных для двух или более выборок. Анализ дает проверку гипотезы о том, что каждая выборка взята из одного и того же распределения вероятности на основе альтернативной гипотезы о том, что для всех выборок распределение вероятности не одно и то же. Если есть только два примера, можно использовать функцию T.ТЕСТ. В более чем двух примерах нет удобного обобщения T.ВМЕСТОэтого можно использовать модель Anova для одного фактора.
Двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями
Этот инструмент анализа применяется, если данные можно систематизировать по двум параметрам. Например, в эксперименте по измерению высоты растений последние обрабатывали удобрениями от различных изготовителей (например, A, B, C) и содержали при различной температуре (например, низкой и высокой). Таким образом, для каждой из 6 возможных пар условий , имеется одинаковый набор наблюдений за ростом растений. С помощью этого дисперсионного анализа можно проверить следующие гипотезы:
Извлечены ли данные о росте растений для различных марок удобрений из одной генеральной совокупности. Температура в этом анализе не учитывается.
Извлечены ли данные о росте растений для различных уровней температуры из одной генеральной совокупности. Марка удобрения в этом анализе не учитывается.
Извлечены ли шесть выборок, представляющих все пары значений , используемые для оценки влияния различных марок удобрений (для первого пункта в списке) и уровней температуры (для второго пункта в списке), из одной генеральной совокупности. Альтернативная гипотеза предполагает, что влияние конкретных пар превышает влияние отдельно удобрения и отдельно температуры.
Двухфакторный дисперсионный анализ без повторений
Этот инструмент анализа применяется, если данные можно систематизировать по двум параметрам, как в случае двухфакторного дисперсионного анализа с повторениями. Однако в таком анализе предполагается, что для каждой пары параметров есть только одно измерение (например, для каждой пары параметров из предыдущего примера).
Функции CORREL и PEARSON вычисляют коэффициент корреляции между двумя переменными измерения, если для каждой переменной наблюдаемы измерения по каждому из N-объектов. (Любые отсутствующие наблюдения по любой теме вызывают игнорирование в анализе.) Средство анализа корреляции особенно удобно использовать, если для каждого субъекта N имеется более двух переменных измерения. Она содержит выходную таблицу — матрицу корреляции, которая показывает значение CORREL (или PEARSON),примененного к каждой из возможных пар переменных измерения.
Коэффициент корреляции, как и ковариана, — это мера степени, в которой две единицы измерения "различаются". В отличие от ковариации коэффициент корреляции масштабирован таким образом, что его значение не зависит от единиц измерения, выраженных в двух переменных измерения. (Например, если двумя переменными измерения являются вес и высота, то значение коэффициента корреляции не изменяется, если вес преобразуется из фунта в фунты.) Значение любого коэффициента корреляции должно быть включительно от -1 до +1 включительно.
Корреляционный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, т. е. большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная корреляция) или наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная корреляция), или данные двух диапазонов никак не связаны (нулевая корреляция).
Средства корреляции и коварианс могут использоваться в одном и том же параметре, если у вас есть N различных переменных измерения, наблюдаемые для набора людей. Каждый из инструментов корреляции и ковариции дает выходную таблицу — матрицу, которая показывает коэффициент корреляции или коварианс между каждой парой переменных измерения соответственно. Разница заключается в том, что коэффициенты корреляции масштабироваться в зависимости от -1 и +1 включительно. Соответствующие ковариансы не масштабироваться. Коэффициент корреляции и коварианс — это показатели степени, в которой две переменные "различаются".
Инструмент Ковариана вычисляет значение функции КОВАРИАНА. P для каждой пары переменных измерения. (Прямое использование КОВАРИАНА. P вместо ковариана является разумной альтернативой, если есть только две переменные измерения, то есть N=2.) Запись в диагонали выходной таблицы средства Коварица в строке i, столбце i — коварианс i-й переменной измерения. Это только дисперсия по численности населения для этой переменной, вычисляемая функцией ДИСПЕРС.P.
Ковариационный анализ дает возможность установить, ассоциированы ли наборы данных по величине, то есть большие значения из одного набора данных связаны с большими значениями другого набора (положительная ковариация) или наоборот, малые значения одного набора связаны с большими значениями другого (отрицательная ковариация), или данные двух диапазонов никак не связаны (ковариация близка к нулю).
Инструмент анализа "Описательная статистика" применяется для создания одномерного статистического отчета, содержащего информацию о центральной тенденции и изменчивости входных данных.
Инструмент анализа "Экспоненциальное сглаживание" применяется для предсказания значения на основе прогноза для предыдущего периода, скорректированного с учетом погрешностей в этом прогнозе. При анализе используется константа сглаживания a, величина которой определяет степень влияния на прогнозы погрешностей в предыдущем прогнозе.
Примечание: Для константы сглаживания наиболее подходящими являются значения от 0,2 до 0,3. Эти значения показывают, что ошибка текущего прогноза установлена на уровне от 20 до 30 процентов ошибки предыдущего прогноза. Более высокие значения константы ускоряют отклик, но могут привести к непредсказуемым выбросам. Низкие значения константы могут привести к большим промежуткам между предсказанными значениями.
Двухвыборочный F-тест применяется для сравнения дисперсий двух генеральных совокупностей.
Например, можно использовать F-тест по выборкам результатов заплыва для каждой из двух команд. Это средство предоставляет результаты сравнения нулевой гипотезы о том, что эти две выборки взяты из распределения с равными дисперсиями, с гипотезой, предполагающей, что дисперсии различны в базовом распределении.
Инструмент "Анализ Фурье" применяется для решения задач в линейных системах и анализа периодических данных на основе метода быстрого преобразования Фурье (БПФ). Этот инструмент поддерживает также обратные преобразования, при этом инвертирование преобразованных данных возвращает исходные данные.
Инструмент "Гистограмма" применяется для вычисления выборочных и интегральных частот попадания данных в указанные интервалы значений. При этом рассчитываются числа попаданий для заданного диапазона ячеек.
Например, можно получить распределение успеваемости по шкале оценок в группе из 20 студентов. Таблица гистограммы состоит из границ шкалы оценок и групп студентов, уровень успеваемости которых находится между самой нижней границей и текущей границей. Наиболее часто встречающийся уровень является модой диапазона данных.
Совет: В Excel 2016 теперь можно создавать гистограммы и диаграммы Парето.
Инструмент анализа "Скользящее среднее" применяется для расчета значений в прогнозируемом периоде на основе среднего значения переменной для указанного числа предшествующих периодов. Скользящее среднее, в отличие от простого среднего для всей выборки, содержит сведения о тенденциях изменения данных. Этот метод может использоваться для прогноза сбыта, запасов и других тенденций. Расчет прогнозируемых значений выполняется по следующей формуле:
N — число предшествующих периодов, входящих в скользящее среднее;
A j — фактическое значение в момент времени j;
F j — прогнозируемое значение в момент времени j.
Инструмент "Генерация случайных чисел" применяется для заполнения диапазона случайными числами, извлеченными из одного или нескольких распределений. С помощью этой процедуры можно моделировать объекты, имеющие случайную природу, по известному распределению вероятностей. Например, можно использовать нормальное распределение для моделирования совокупности данных по росту людей или использовать распределение Бернулли для двух вероятных исходов, чтобы описать совокупность результатов бросания монеты.
Средство анализа Ранг и процентиль создает таблицу, которая содержит порядковую и процентную ранг каждого значения в наборе данных. Можно проанализировать относительное положение значений в наборе данных. В этом средстве используются функции РАНГ. EQ и PERCENTRANK. INC. Если вы хотите учитывать связанные значения, используйте РАНГ. Функция EQ, которая обрабатывает связанные значения как имеющие одинаковый ранг или использует РАНГ.Функция AVG, которая возвращает средний ранг связанных значений.
Инструмент анализа "Регрессия" применяется для подбора графика для набора наблюдений с помощью метода наименьших квадратов. Регрессия используется для анализа воздействия на отдельную зависимую переменную значений одной или нескольких независимых переменных. Например, на спортивные качества атлета влияют несколько факторов, включая возраст, рост и вес. Можно вычислить степень влияния каждого из этих трех факторов по результатам выступления спортсмена, а затем использовать полученные данные для предсказания выступления другого спортсмена.
В средстве регрессии используется функция LINEST.
Инструмент анализа "Выборка" создает выборку из генеральной совокупности, рассматривая входной диапазон как генеральную совокупность. Если совокупность слишком велика для обработки или построения диаграммы, можно использовать представительную выборку. Кроме того, если предполагается периодичность входных данных, то можно создать выборку, содержащую значения только из отдельной части цикла. Например, если входной диапазон содержит данные для квартальных продаж, создание выборки с периодом 4 разместит в выходном диапазоне значения продаж из одного и того же квартала.
Двухвыборочный t-тест проверяет равенство средних значений генеральной совокупности по каждой выборке. Три вида этого теста допускают следующие условия: равные дисперсии генерального распределения, дисперсии генеральной совокупности не равны, а также представление двух выборок до и после наблюдения по одному и тому же субъекту.
Парный двухвыборочный t-тест для средних
Парный тест используется, когда имеется естественная парность наблюдений в выборках, например, когда генеральная совокупность тестируется дважды — до и после эксперимента. Этот инструмент анализа применяется для проверки гипотезы о различии средних для двух выборок данных. В нем не предполагается равенство дисперсий генеральных совокупностей, из которых выбраны данные.
Примечание: Одним из результатов теста является совокупная дисперсия (совокупная мера распределения данных вокруг среднего значения), вычисляемая по следующей формуле:
Двухвыборочный t-тест с одинаковыми дисперсиями
Этот инструмент анализа выполняет t-тест для двух образцов учащихся. В этой форме t-test предполагается, что два набора данных поступили из распределения с одинаковыми дисперсиями. Его называют гомике t-тестом. Этот t-тест можно использовать для определения вероятности того, что эти две выборки взяты из распределения с равными средствами распределения.
Двухвыборочный t-тест с различными дисперсиями
Этот инструмент анализа выполняет t-тест для двух образцов учащихся. В этой форме t-test предполагается, что два набора данных были полученными из распределения с неравными дисперсиями. Его называют гетероскестическими t-тестами. Как и в предыдущем примере с равными дисперсиями, этот t-тест можно использовать для определения вероятности того, что эти две выборки взяты из распределения с равными средствами распределения. Этот тест можно использовать, если в двух примерах есть отдельные объекты. Используйте тест Парный, описанный в примере, если существует один набор тем и две выборки представляют измерения по каждой теме до и после обработки.
Для определения тестовой величины t используется следующая формула.
Следующая формула используется для вычисления степеней свободы (df). Так как результат вычисления обычно не является integer, значение df округлится до ближайшего другого, чтобы получить критическое значение из таблицы t. Функция Excel T .Test использует вычисляемую величину df без округлений, так как можно вычислить значение для T.ТЕСТ с неинтегрированной df. Из-за этих разных подходов к определению степеней свободы результаты T.Тест и этот t-тест будут отличаться в случае неравных дисперсий.
Z-тест. Средство анализа "Две выборки для середины" выполняет два примера z-теста для средств со известными дисперсиями. Этот инструмент используется для проверки гипотезы NULL о том, что между двумя значениями численности населения нет различий между односторонними или двухбокльными альтернативными гипотезами. Если дисперсии не известны, функция Z .Вместо этого следует использовать тест.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Признаюсь честно, я не большой специалист в Exel. Очень многие, даже простейшие процессы автоматизации в нем меня ставят в тупик. Поэтому данная статья мне была очень любопытна и полезна. Может быть и вы узнаете что то новое для себя. Итак читаем …
Сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов — автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓
Быстрое добавление новых данных в диаграмму
Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).
Мгновенное заполнение (Flash Fill)
Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.
Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.
Копирование без нарушения форматов
Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.
Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.
Отображение данных из таблицы Excel на карте
В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.
При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.
Быстрый переход к нужному листу
Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.
Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.
Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.
Преобразование строк в столбцы и обратно
Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:
- Выделите диапазон.
- Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
- Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).
В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).
Выпадающий список в ячейке
Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:
Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.
«Умная» таблица
Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:
- Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
- Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
- Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
- На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.
Спарклайны
Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.
После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.
Восстановление несохранённых файлов
Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».
Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.
Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения
Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:
- Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
- Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
- Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.
Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!
Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.
Ну и еще некоторые более простые полезность про Exel:
Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.
Выделение всех ячеек одним кликом
Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.
Открытие нескольких файлов одновременно
Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.
Перемещение по файлам Excel
Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.
Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа
Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.
Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.
Диагональная линия в ячейках
Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».
Добавление в таблицу пустых строк или столбцов
Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.
Скоростное копирование и перемещение информации
Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.
Быстрое удаление пустых ячеек
Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.
Расширенный поиск
Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.
Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».
Копирование уникальных записей
Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.
Создание выборки
Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки
Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.
Транспонирование информации из столбца в строку
Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.
Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.
Как скрывать информацию в Excel
Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.
Объединение текста с помощью «&»
Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».
Изменение регистра букв
С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.
Внесение информации с нулями в начале
Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».
Ускорение ввода сложных слов
Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.
Больше информации
В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.
Переименование листа с помощью двойного клика
Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.
Обычно я использую Dbeaver для окон и всегда экспортирую свой набор результатов так:
Этот шаг за шагом помещает мой набор результатов в буфер обмена, и я могу вставить его туда, где я хочу с ним работать.
Проблема в том, что сейчас я использую dbeaver для Mac, и это руководство не работает. Я могу продолжать до того момента, пока не выберу свой набор результатов, как показано на рисунке ниже:
Но как только я иду дальше в этом процессе, на последнем шаге я получаю: нет запроса
Обратите внимание, что в "источнике" предполагалось показать запрос, который породил набор результатов, но вместо этого он говорит "выбрать".
В результате он не выбирает мой результат или что-либо еще (кроме того, что он "успешен").
Обычно мой запрос показывался там автоматически, и я не мог найти ни одной опции, которая бы исправила эту проблему в меню.
Вам не нужно использовать буфер обмена, вы можете напрямую экспортировать весь набор результатов (не только то, что вы видите) в файл:
- Выполните ваш запрос
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте результатов
- нажмите "Экспорт набора результатов. ", чтобы открыть мастер экспорта
- Выберите нужный формат (CSV по вашему вопросу)
- Проверьте настройки на следующих панелях, нажав "Далее". (Не нужно ничего менять в моем случае)
- Установите папку, в которой будет создан файл, и "Готово"
Экспорт выполняется в фоновом режиме, после чего появится всплывающее окно.
В новых версиях DBeaver вы можете просто:
- щелкните правой кнопкой мыши SQL-запрос, который вы хотите экспортировать
- Выполнить> Экспорт из запроса
- Выберите нужный формат (CSV по вашему вопросу)
- Проверьте настройки на следующих панелях, нажав "Далее". (Не нужно ничего менять в моем случае)
- Установите папку, в которой будет создан файл, и "Готово"
Экспорт выполняется в фоновом режиме, после чего появится всплывающее окно.
По сравнению с предыдущим способом экспорта, это экономит вам шаг 1 (выполнение запроса), который может быть полезен при запросах, требующих много времени и ресурсов.
How do I export data from DBeaver to excel?
Read remaining answer here. Beside this, how do I export DBeaver connections?
Also, where does DBeaver stored connections? DBeaver connections are stored in file . dbeaver-data-sources. xml , in DBeaver workspace, which is in %
Экспорт данных из PostgreSQL в Excel
Приветствую всех.
При автоматизации небольших магазинов для хранения данных часто используют PostgreSQL. И часто возникает потребность экспортировать эти данные в Excel. В этой статье я расскажу вам как я решал эту задачу. Естественно, матерые специалисты вряд ли откроют для себя что-то новое. Однако, материал будет интересен тем кто «плавает» в этой теме.
Итак, естественно, самый просто и банальный способ экспортировать данные результатов запросов в csv-файлы, а затем открыть их в Excel. Это выглядит вот так:
- во-первых, вставка данных из PostgreSQL происходит именно на сервере;
- во-вторых, можно конечно заморочиться написать batch-скрипт, который будет удаленно вызывать этот запрос на сервере, затем этот файл скопировать на компьютер пользователя и инициировать открытие в Excel.
1. Идем по ссылке и в зависимости от разрядности компьютера скачиваем установщик ODBC драйвера. Установка его проста и не требует особых знаний.
2. Чтобы пользователи могли со своих компьютеров цепляться к БД не забудьте в файле pg_hba.conf установить параметры для IP-адресов, с которых можно производить подключения:
В данном примере, что все рабочие станции смогут подключаться к серверу с БД:
3. Далее через Excel просто генерируем файл динамического запроса к данным *.dqy. Далее этот файл просто можно менять по своему усмотрению. Можно прям ниже следующий текст взять, скопировать в блокнот и там отредактировать, сохранив файл *.dqy. Вводим имя файла и расширение dqy. Выбираем типа файла ВСЕ(All files):
DATABASE – указывается наименование БД к которой будет производиться подключение;
SERVER – адрес сервера;
PASSWORD – пароль на подключение к БД.
Обратите внимание, что в большом тексте указываются параметры подключения к БД и ваша БД. Также можно еще сконфигурировать множество параметров подключения
В последней строке пишется сам запрос. Далее сохраняем файл. Если на компьютере установлен Microsoft Excel, тогда файл сразу же приобретет пиктограмму:
При запуске файла будет выдано диалоговое окно. Смело нажимаем «Включить»:
И получаем результат запроса из БД:
Теперь можно создать несколько таких файлов и спокойно скопировать их на рабочий стол пользователя:
Кстати, я пошел немного дальше. Откопал старый добрый VB6. Можно так сделать с любым языком программирования. Сделал форму, которая по выбранной дате запрашивает данные из БД, путем генерации этого *.dqy файла:
Затем немного покодил (вот часть кода):
Результат получился тот же — данные из Excel, и пользователю удобно. Да, кстати, в строке:
если речь идет о 64-битном процессоре и драйвере ODBC, установленном для 64 бит, то надо писать:
Ну, и самое главное, несмотря на всю простоту способа, у него есть конечно недостатки: запрос можно писать только в одну строку, т.е. записать строку вот в таком виде не получиться. Нужно только в одну:
— Не сможет обрабатывать на изменение данных типа:
или
Ну и может выводить только результат запроса в виде списка, т.е. красивый документ сделать не получиться. На этом все. Надеюсь данный способ кому-нибудь пригодиться. Буду рад получить ваши рекомендации по усовершенствованию моего метода или альтернативного решения данной проблемы.
Надстройки расширяют диапазон команд и возможностей Microsoft Excel. По умолчанию они доступны не сразу, поэтому сначала их необходимо установить и (в некоторых случаях) активировать.
Ищете сведения о Office на основе HTML, CSS и JS? Если да, см. статью Office надстройки для Excel.
Некоторые надстройки, такие как "Пакет анализа" и "Поиск решения", встроены в Excel. Другие доступны в Центре загрузки, и их необходимо предварительно скачать и установить. Кроме того, некоторые надстройки создаются сторонними организациями, например поставщиками программных решений или программистами. Это могут быть надстройки модели COM, надстройки Visual Basic для приложений (VBA) и надстройки DLL. Они также требуют установки.
Большинство надстроек можно разделить на три типа, описанных ниже.
Надстройки Excel. Обычно к этому типу относят файлы надстроек Excel (XLAM), Excel 97–2003 (XLA) и надстроек DLL (XLL), а также надстройки автоматизации. Некоторые надстройки Excel, такие как "Пакет анализа" и "Поиск решения", становятся доступны после установки Microsoft Office или Excel. Для использования этих надстроек в большинстве случаев нужно лишь активировать их.
Пользовательские надстройки. Многие разработчики и поставщики решений создают пользовательские надстройки модели COM, надстройки автоматизации, VBA и XLL. Они требуют установки.
После установки надстройки или ее активации соответствующие команды становятся доступны в одном из указанных ниже мест.
Вкладка Данные. После установки и активации надстроек "Пакет анализа" и "Поиск решения" в группе Анализ становятся доступны команды Анализ данных и Поиск решения.
Вкладка Формулы. После установки и активации инструментов для евро в группе Решения становятся доступны команды Пересчет в евро и Формат евро.
Вкладка Надстройки. Другие надстройки можно добавить на вкладку Надстройки. Эта вкладка добавляется на ленту после установки и активации первой надстройки, которая должна отображаться на ней. Если вы не видите вкладку Надстройки, зайдите и перезапустите Excel.
Другие надстройки, такие как вкладка Начало работы, доступны в Excel в других местах, например в виде вкладки на ленте, или через макросы или пользовательские меню.
Важно: С помощью этой процедуры разработчики могут добавлять и удалять надстройки автоматизации перед разработкой программ установки и удаления данных надстроек.
Активация надстройки Excel
На вкладке Файл выберите команду Параметры, а затем — категорию Надстройки.
В поле Управление выберите элемент Надстройки Excel и нажмите кнопку Перейти.
Откроется диалоговое окно Надстройки.
В поле Доступные надстройки установите флажок той надстройки, которую необходимо активировать, а затем нажмите кнопку ОК .
Если в окне Доступные надстройки не удается найти надстройку, которую требуется активировать, возможно, ее требуется установить.
Установка надстройки Excel
Чтобы установить надстройку, которая обычно устанавливается вместе с Excel, например "Пакет анализа" или "Поиск решения", запустите программу установки Excel или Microsoft Office и выберите вариант Изменить, а затем выберите требуемую надстройку. После перезапуска Excel она должна появиться в поле Доступные надстройки.
Некоторые надстройки Excel хранятся на компьютере. Чтобы установить или активировать их, нажмите кнопку Обзор (в диалоговом окне Надстройки), найдите надстройку, а затем нажмите кнопку ОК.
Некоторые надстройки Excel требуют запуска пакета установки. В этом случае может потребоваться загрузить или скопировать пакет установки на компьютер (обычно пакеты установки имеют расширение MSI), а затем запустить его.
Другие надстройки, отсутствующие на компьютере, можно скачать и установить с помощью веб-браузера со страницы Загрузки или с других сайтов в Интернете или на сервере организации. Чтобы скачать их, следуйте инструкциям по установке.
Отключение надстройки Excel
На вкладке Файл выберите команду Параметры, а затем — категорию Надстройки.
В поле Управление выберите элемент Надстройки Excel и нажмите кнопку Перейти.
В поле Доступные надстройки снимите флажок той надстройки, которую нужно деактивировать, а затем нажмите кнопку ОК .
Во многих случаях деактивация надстройки приводит к ее удалению с ленты. В других случаях для удаления надстройки с ленты может потребоваться перезапустить Excel.
Примечание. При деактивации надстройки она не удаляется с компьютера. Чтобы удалить надстройку с компьютера, необходимо воспользоваться средством установки/удаления программ.
Удаление надстройки Excel
Важно: Если надстройка Excel была установлена с сетевого файлового сервера или из общей папки, удалять ее, возможно, потребуется там же. Если надстройка Excel была установлена с компакт-диска, а после установки буква диска для дисковода компакт-дисков была изменена, следует выполнить повторную установку надстройки с компакт-диска. При запуске надстроек Excel с компакт-диска необходимо сначала удалить их с компьютера, а затем выполнить повторную установку с компакт-диска.
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Выход.
Выберите в панели управления пункт Программы и компоненты (для Windows 7 и Windows Vista) или Установка и удаление программ (для Windows XP).
Выполните одно из указанных ниже действий.
Если приложение Excel было установлено в составе пакета Microsoft Office, в списке установленных программ выберите пункт Microsoft Office, а затем нажмите кнопку Заменить.
Если приложение Excel было установлено отдельно, в списке установленных программ выберите название программы, а затем нажмите кнопку Заменить.
Если вы установили надстройку из Центра загрузки, выберите имя программы в списке установленных и нажмите кнопку Удалить.
Следуйте инструкциям программы установки.
Важно: С помощью этой процедуры разработчики могут добавлять и удалять надстройки автоматизации перед разработкой программ установки и удаления данных надстроек. Пользователям эта процедура не потребуется. Инструкции по установке и удалению надстройки можно получить у системного администратора, который предоставил эту надстройку.
Добавление надстройки COM
На вкладке Файл выберите команду Параметры, а затем — категорию Надстройки.
В списке Управление нажмите Надстройки COM, а затем — Перейти.
Откроется диалоговое окно Надстройки COM.
В поле Доступные надстройки установите флажок для той надстройки, которую необходимо установить, и нажмите кнопку ОК.
Совет Если нужная надстройка отсутствует в поле Список надстроек, нажмите кнопку Добавить, а затем найдите надстройку.
Удаление надстройки COM
На вкладке Файл выберите команду Параметры, а затем — категорию Надстройки.
В списке Управление нажмите Надстройки COM, а затем — Перейти.
Откроется диалоговое окно Надстройки COM.
В поле Список надстроек снимите флажок той надстройки, которую нужно удалить, а затем нажмите кнопку ОК .
Примечание. В результате надстройка будет удалена из памяти, но ее имя останется в списке доступных надстроек. Надстройка не будет удалена с компьютера.
Чтобы удалить надстройку COM из списка доступных надстроек и с компьютера, щелкните ее имя в поле Список надстроек, а затем нажмите кнопку Удалить.
Примечание: С помощью этой процедуры разработчики могут добавлять и удалять надстройки автоматизации перед разработкой программ установки и удаления данных надстроек. Пользователям эта процедура не потребуется. Инструкции по установке и удалению надстройки можно получить у системного администратора, который предоставил эту надстройку.
На вкладке Файл выберите команду Параметры, а затем — категорию Надстройки.
В поле Управление выберите элемент Надстройки Excel и нажмите кнопку Перейти.
Откроется диалоговое окно Надстройки.
Чтобы установить надстройку автоматизации, в поле Доступные серверы автоматизации выберите пункт Автоматизация и щелкните нужную надстройку.
Совет Если нужной надстройки нет в списке, нажмите кнопку Обзор , найдите нужную надстройку, а затем нажмите кнопку ОК .
Чтобы удалить надстройку автоматизации, ее нужно удалить из реестра. За дополнительными сведениями обратитесь к системному администратору.
Некоторые надстройки, такие как "Пакет анализа" и "Поиск решения", встроены в Excel. Другие доступны в Центре загрузки, и их необходимо предварительно скачать и установить. Кроме того, некоторые надстройки создаются сторонними организациями, например поставщиками программных решений или программистами. Это могут быть надстройки модели COM, надстройки Visual Basic для приложений (VBA) и надстройки DLL. Они также требуют установки.
Большинство надстроек можно разделить на три типа, описанных ниже.
Надстройки Excel. Обычно к этому типу относят файлы надстроек Excel (XLAM), Excel 97–2003 (XLA) и надстроек DLL (XLL), а также надстройки автоматизации. Некоторые надстройки Excel, такие как "Пакет анализа" и "Поиск решения", становятся доступны после установки Microsoft Office или Excel. Для использования этих надстроек в большинстве случаев нужно лишь активировать их.
Пользовательские надстройки. Многие разработчики и поставщики решений создают пользовательские надстройки модели COM, надстройки автоматизации, VBA и XLL. Они требуют установки.
После установки надстройки или ее активации соответствующие команды становятся доступны в одном из указанных ниже мест.
Вкладка Данные. После установки и активации надстроек "Надстройка анализа" и "Решение" команды "Анализ данных" и "Найти решение" доступны на вкладке "Данные" на ленте.
Вкладка "Главная". Другие надстройки можно добавить на вкладку Главная.
Другие надстройки, такие как вкладка Начало работы, доступны в Excel в других местах, например в виде вкладки на ленте, или через макросы или пользовательские меню.
Важно: С помощью этой процедуры разработчики могут добавлять и удалять надстройки автоматизации перед разработкой программ установки и удаления данных надстроек.
Активация предварительно установленной Excel надстройки
В меню Инструменты выберите Надстройки.
В поле Доступные надстройки выберите для надстройки, которая вы хотите активировать, и нажмите кнопку ОК.
Установка надстройки Excel
Некоторые Excel надстройки находятся на вашем компьютере, и их можно установить или активировать, нажав кнопку Обзор (в диалоговом окне Надстройки выше), чтобы найти надстройку, и нажав кнопку ОК.
Некоторые надстройки Excel требуют запуска пакета установки. В этом случае может потребоваться загрузить или скопировать пакет установки на компьютер (обычно пакеты установки имеют расширение MSI), а затем запустить его.
Другие надстройки, недоступные на компьютере, можно скачать и установить с помощью веб-браузера из скачивания или с других сайтов в Интернете, с сервера в организации или с помощью встроенной службы Store в Excel. Чтобы скачать их, следуйте инструкциям по установке.
Установка надстройок из Магазина
На ленте щелкните вкладку Вставка.
Для поиска надстройокиспользуйте поле "Категории" или "Поиск".
Примечание: Некоторые надстройки необходимо приобрести.
Удаление надстройки Excel
На вкладке Вставка нажмите кнопку Мои надстройки.
В Office надстройкищелкните меню 3 точки рядом с надстройки.
Нажмите Удалить.
Ознакомьтесь с уведомлением о других устройствах и нажмите кнопку Удалить.
Книги Excel, как известно, становятся мучительно медленными и тяжелыми по мере добавления в них большего количества данных / формул / изображений.
Иногда легко избавиться от лишних хлопот и контролировать размер файла Excel, а иногда это не так.
А поскольку Excel не является веб-инструментом, большинство из нас работает и сотрудничает, отправляя файлы Excel по электронной почте. А большим файлом Excel, который весит 50 МБ, может быть сложно поделиться с коллегами / клиентами.
В моей последней работе мы использовали почтовый клиент Lotus Notes, который работает очень медленно, и отправка тяжелых файлов Excel через это была пыткой.
Хотя волшебного способа уменьшить размер книги Excel не существует, есть несколько приемов, которые можно использовать, чтобы немного сократить размер книги.
Примечание: влияние этих методов на уменьшение размера файла Excel будет зависеть от ваших данных. Для некоторых это может помочь уменьшить размер на 50%, а для некоторых это может привести к уменьшению размера только на 5%.
Советы по уменьшению размера файла Excel
Ниже приведены методы, которые можно использовать для уменьшения размера файла книги Excel.
Для каждого совета я провел небольшое тестирование и добавил снимки, чтобы показать вам влияние на размер файла. Полученные вами результаты будут зависеть от ваших данных и файлов.
В зависимости от вашей рабочей тетради вы можете использовать один или несколько из этих советов.
Удалите ненужные рабочие листы / данные
Лучшие решения часто самые простые.
И эта техника больше соответствует здравому смыслу, а не волшебству Excel.
Если у вас есть книга Excel, в которой есть листы, которые не нужны (и не используются ни в каких формулах), попробуйте избавиться от них.
Это напрямую связано с размером файла Excel. Поэтому, как только вы удалите некоторые листы и сохраните книгу, вы сразу увидите уменьшенный размер файла.
Результаты теста:
Я создал файл Excel с 10 листами, каждый из которых содержит 2,6 миллиона точек данных (26 столбцов по 100 000 точек данных в каждом столбце).
В результате размер этой книги составляет 143 МБ (и требуется некоторое время, чтобы сохранить и открыть).
Теперь, когда я удалил пять листов, размер уменьшился вдвое (да).
Как видите, данные на вашем листе напрямую зависят от размера файла.
Преобразовать в двоичный формат (XLSB)
Знаете ли вы, что просто сохранив файл Excel в формате XLSB, можно уменьшить размер файла?
Все, что вам нужно сделать, это при сохранении книги использовать формат .xlsb.
Вот как это сделать:
Результаты теста
У меня была книга Excel, которая занимала 14,6 МБ места.
После преобразования того же файла в формат XLSB я смог уменьшить его размер до 10,4 МБ (уменьшение размера на ~ 28%).
Что такое XLSB?
Когда вы сохраняете файл Excel (.xlsx или .xlsm), он сохраняется в формате XML.
Например, если я изменю расширение файла XLSX на ZIP, а затем открою его, я получу вот что.
И если я дальше перейду в папку «xl», а затем перейду в папку рабочего листа, он покажет мне рабочие листы в этой книге (и эти рабочие листы сохранены как XML-документ).
Теперь сделаем то же самое с файлом XLSB.
Поэтому я сначала меняю расширение файла на ZIP, затем открываю его и нахожу Sheet1. Вот что вы получите:
Вы заметите, что и XLSX, и XLSB сохраняют лист в другом формате.
XLSX / XLSM сохраняет его как файл XML, а XLSB сохраняет его как двоичный (.bin) файл.
И, не вдаваясь в технические подробности, файлы XML имеют большой размер по сравнению с двоичным файлом.
Поэтому, когда вы сохраняете книгу Excel в формате XLSB, размер файла уменьшается. В приведенном выше примере уменьшение размера составило ~ 30%.
XLSB против XLSX / XLSM
Когда дело доходит до использования формата XLSB, уменьшение размера является огромным преимуществом. Но при работе с форматом XLSB нужно быть немного осторожным.
Преимущества формата XLSB:
- Уменьшает размер файла Excel. Это может быть полезно, если у вас есть большие файлы, и вы хотите поделиться ими по электронной почте. Вы можете быстро уменьшить размер, сохранив его в формате XLSB.
- Файлы XLSB открываются и сохраняются быстрее, чем файлы XML. Судя по проведенным мною ограниченным тестам, файлы XLSB открывались и сохранялись на 25-50% быстрее. Эта разница заметна только в больших файлах Excel. С файлами меньшего размера и XLSB, и XLSX работают быстро.
Хотя XLSB выглядит великолепно, есть несколько причин, по которым вам следует придерживаться файлов XLSX / XLSM:
- С форматом XLSB у вас нет возможности узнать, есть ли в нем макрос или нет. Это делает его более рискованным, поскольку кто-то может использовать его для выполнения вредоносного кода.
- Файлы XLSB кодируются в проприетарном формате файлов bin, в то время как XML - это читаемый формат файлов с открытым исходным кодом. Это означает, что если вы используете сторонние инструменты с Excel, лучше использовать формат XML.
- Power Query не может читать данные из файла XLSB. Поэтому, если вы используете Power Query, лучше хранить данные в форматах XLSX / XLSM.
Как правило, если размер вашего файла небольшой (менее 5 МБ), лучше придерживаться форматов XLSX / XLSM.
Основываясь на том, что я слышал от людей и читал на многих форумах, многие люди предпочитают использовать XLSB в качестве формата файла, когда дело доходит до использования Excel.
Вот хорошая статья о формате XLSB.
Удалите ненужные формулы
Слишком много формул увеличат размер файла вашей книги.
Поэтому, если у вас есть набор данных, который вам нужен, но формулы в нем не нужны, лучше преобразовать эти формулы в значения.
Вот шаги, чтобы быстро преобразовать формулы в значения в Excel:
Вышеупомянутые шаги позволят выбрать все ячейки, в которых есть формула.
Теперь используйте следующие шаги, чтобы преобразовать эти формулы в значения:
Вышеупомянутые шаги преобразуют все ячейки с формулами в значения.
Результаты теста
Я создал файл Excel с 2,7 миллионами точек данных (1048576 * 26), а затем добавил три столбца с формулами (SUM, COUNT и AVERAGE).
Затем я преобразовал эти формулы в значения и сохранил файл под другим именем.
Размер файла без формул примерно на 8% меньше (обратите внимание, что у меня было всего 3 столбца с формулами).
Если у вас много формул, можно увеличить размер.
ПРИМЕЧАНИЕ: Неустойчивые формулы могут действительно увеличить размер вашего файла. В рамках теста, когда я заменил формулу СУММ на изменчивую формулу (СМЕЩЕНИЕ), это привело к скачку размера файла (с 186 МБ до 198 МБ). Поэтому, если у вас есть изменчивые формулы, которые вы можете заменить энергонезависимыми формулами или преобразовать их в значения, это поможет вам уменьшить размер файла.
Сжать изображения (до и после загрузки)
Если вы работаете с файлами Excel, в которых есть изображения, вам необходимо оптимизировать эти изображения и убедиться, что размер меньше.
Проблема с изображениями заключается в том, что при их сжатии также происходит снижение качества, которое может вам не понадобиться.
При работе с изображениями лучший способ сохранить небольшой размер файла Excel - это сжать изображения перед их вставкой в Excel.
Хороший онлайн-инструмент для этого - TinyPNG (или вы можете использовать Photoshop или любой другой аналогичный инструмент).
Это бесплатный инструмент, который может уменьшить размер изображения до 90% и при этом сохранить приличное качество изображения.
Ниже приведен снимок экрана, на котором я смог сжать изображение размером 3,9 МБ до 331 КБ с минимальной потерей качества.
После того, как вы загрузили эти сжатые изображения в Excel, вы можете дополнительно сжать их, используя встроенную опцию Excel.
Вот шаги для сжатия изображения в Excel:
- Выберите изображение, которое вы хотите сжать.
- Перейдите на вкладку «Формат работы с изображениями». Это контекстная вкладка, которая появляется только при нажатии на картинку.
- В группе «Настроить» выберите параметр «Сжать изображение».
- В диалоговом окне «Сжать изображения»:
- Снимите флажок «Применить только к этому изображению», если вы хотите сжать все изображения в книге.
- Выберите «Электронная почта» (96 пикселей на дюйм) для максимального сжатия.
- Щелкните ОК.
- Сохраните файл.
Это сжимает все изображения и помогает уменьшить размер файла книги Excel.
Результаты теста:
Я использовал опцию сжатия изображения в Excel, используя одно изображение.
Ниже приведены результаты:
При использовании параметра сжатия изображения размер файла уменьшился с 445 КБ до 43 КБ (уменьшение размера файла примерно на 90%).
Это также будет зависеть от изображения. Изображение, которое уже сжато, может не привести к значительному уменьшению размера.
Удалите сводный кеш для экономии места
Если вы работаете со сводными таблицами и боретесь с большими файлами Excel, знание о кэше сводных таблиц может быть полезно.
Когда вы создаете сводную таблицу с использованием набора данных, Excel автоматически создает сводный кэш.
Сводный кеш - это объект, содержащий реплику источника данных.
Хотя вы его не видите, он является частью книги и связан со сводной таблицей. Когда вы вносите какие-либо изменения в сводную таблицу, она не использует источник данных, а использует сводный кеш.
Хотя вы думаете, что напрямую связаны с исходными данными, на самом деле вы получаете доступ к сводному кешу (а не к исходным данным), когда вносите изменения в сводную таблицу.
Теперь, когда вы создаете реплику набора данных, это займет немного места.
Итак, как только вы создадите сводную таблицу, вы заметите, что размер файла Excel увеличивается.
В приведенном выше примере, как только я добавляю сводную таблицу, размер файла увеличивается вдвое.
Теперь есть два способа уменьшить размер файла при работе со сводными таблицами.
- Сохраните исходные данные и удалите Pivot Cache
- Сохраните Pivot Cache и удалите исходные данные
Давайте посмотрим на оба этих метода.
Сохранить исходные данные и удалить сводный кеш
Когда вы закончите работу со сводной таблицей и сохраните ее, вы можете заставить Excel сохранять только исходные данные и итоговую сводную таблицу, но не сводный кеш.
Это сделает ваш файл Excel легче, и у вас будет возможность воссоздать кеш сводной таблицы, когда он вам понадобится в следующий раз.
Ниже указана разница в размере при сохранении файла Excel со сводным кешем и без него.
Вот шаги, чтобы НЕТ сохранить сводный кеш:
- Выберите любую ячейку в сводной таблице.
- Щелкните вкладку "Анализ".
- Щелкните значок «Параметры» сводной таблицы.
- В диалоговом окне «Параметры сводной таблицы» перейдите на вкладку «Данные».
- В параметрах данных сводной таблицы снимите отметку «Сохранить исходные данные в файл». Этот параметр гарантирует, что сводный кэш не сохраняется при сохранении книги (и помогает уменьшить размер файла Excel).
- Установите флажок «Обновлять данные при открытии файла». Этот параметр гарантирует, что сразу после открытия книги сводная таблица будет обновлена, а сводный кеш будет автоматически сгенерирован. Если вы не отметили этот параметр, вам придется обновить сводную таблицу вручную, чтобы создать сводный кеш.
- Щелкните ОК.
Теперь, когда вы сохраните файл со сводной таблицей, вы заметите уменьшение размера файла.
Сохраните сводный кеш и удалите исходные данные
Другой способ уменьшить размер файла Excel - удалить исходные данные сводной таблицы и оставить только сводный кеш.
Это работает так, как сводный кеш является зеркальным отражением ваших данных, и вы не получаете доступа к исходным данным при внесении изменений в сводную таблицу, вместо этого вы используете сводный кеш.
Ниже приведены результаты, когда я сохранил файл Excel без исходных данных.
Для этого просто удалите данные (либо удалив данные, либо рабочий лист с данными).
Если вы хотите вернуть исходные данные, дважды щелкните ячейку «Общий итог» сводной таблицы, и она мгновенно сгенерирует весь набор данных на новом листе.
Сжать файл (ZIP IT)
Это то, что вы можете делать вне приложения Excel.
Когда вы заархивируете файл Excel, вы сразу увидите уменьшение его размера примерно на 10-15%.
Вот шаги, чтобы заархивировать файл Excel (для Windows):
Это создаст заархивированный файл для выбранной книги Excel.
Вы также заметите уменьшение размера файла (как показано ниже).
Результаты теста
С помощью этой техники мне удалось уменьшить размер файла книги Excel на 8%.
Этот метод лучше подходит для файлов размером 20–50 МБ. По мере увеличения размера файла процентное уменьшение не очень велико.
Удалить форматирование данных
Форматирование данных, такое как применение цвета фона, добавление границ или изменение стиля шрифта, может увеличить размер файла.
Хотя, основываясь на своих тестах, я заметил, что это не оказывает большого влияния.
Ниже приведены размеры двух книг Excel, одна с 2,6 миллиона точек данных (на одном листе), а другая с теми же данными, но с примененным к ней форматированием (цвет ячейки, граница и курсив).
Результаты теста
Вы можете видеть, что разница между двумя файлами не так уж велика (хотя она оказывает влияние, когда у вас много данных).
Размер файла с данными составляет 14,6 МБ, а файла с данными и форматированием - 14,9 МБ.
Поэтому, если вы хотите уменьшить размер файла книги Excel, вы можете найти ненужное форматирование. Удаление может сэкономить место на диске.
Вот шаги, чтобы мгновенно удалить все форматирование, сохранив при этом данные:
Удалить условное форматирование
Как и обычное форматирование данных, условное форматирование также увеличивает размер файла.
Однако, основываясь на своих тестах, я заметил, что разница меньше (если у вас нет нескольких правил, применяемых к нескольким листам с огромными наборами данных).
Тем не менее, рекомендуется удалить условное форматирование из любого набора данных, где оно вам не нужно.
Помимо размера, есть еще одна веская причина убрать условное форматирование - СКОРОСТЬ.
Условное форматирование непостоянно и при любых изменениях на листе пересчитывается. Это может привести к замедлению работы книги.
Результаты теста
Я создал файл с 27,2 миллионами точек данных и применил к нему 5 правил условного форматирования.
Разница в размере составляет всего несколько килобайт.
Советы по повышению производительности Excel
Хотя описанные выше методы помогут вам уменьшить размер файла Excel, вот несколько дополнительных советов по повышению производительности книг Excel:
- Избегайте использования летучих формул. Помимо увеличения размера файла, изменчивые формулы также замедляют работу ваших книг. Примеры изменчивых функций: RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT и т. Д.
- Если вам нужно создать сводку для большого набора данных, вместо использования формул, посмотрите, можете ли вы вместо этого использовать сводную таблицу. Сводная таблица работает быстро и интуитивно понятно по сравнению с формулами.
- Если вы извлекаете данные из нескольких источников или объединяете данные из нескольких файлов, используйте Power Query для получения и преобразования данных. Вы можете сохранить данные как соединение Power Query, а не хранить их на листе. Вы можете легко создать сводную таблицу, используя подключения, созданные с помощью Power Query.
- Преобразуйте табличные данные в таблицу Excel и используйте таблицу Excel в формулах. Это ускоряет работу вашей книги, а формулами, созданными с использованием структурированных ссылок Excel Table, легче управлять (поскольку они более интуитивно понятны).
- Избегайте ссылки на всю строку или столбец в формуле. Это повысит эффективность ваших формул.
- Если в вашей книге много формул, отключите автоматический расчет и переключитесь на ручной расчет. Таким образом, каждый раз при изменении рабочих листов формулы не будут пересчитываться. Вы можете внести это изменение, перейдя на вкладку «Формула» и изменив «Параметры расчета».
Надеюсь, вы найдете метод и советы из этого руководства полезными.
Что еще я мог бы добавить к этому руководству, чтобы сделать его более полезным? Пожалуйста, дайте мне знать в разделе комментариев.
Читайте также: