Где в 1с зуп согласие на обработку персональных данных
На линию консультаций 1С бухгалтеры часто обращаются с просьбой настроить те или иные права для пользователей в программе. И как только консультант выводит на экран список доступных профилей, а их в программе более десятка, начинаются вопросы: «Ой, ого их сколько много!», «А чем они отличаются друг от друга?» и т.д. В нашей публикации мы не только дадим на них исчерпывающие ответы, но и расскажем с чем вы можете столкнуться при настройке прав пользователей в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.
В программе 1С: Зарплата и управление персоналом список пользователей находится в разделе «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
При различной настройке интерфейсов данный пункт может быть вынесен в раздел «Администрирование» - «Пользователи».
О том, что делать, если меню «Пользователи» не доступно, как создать пользователя и установить пароль, мы уже рассматривали в статье «Как установить или поменять пароль при входе в программу 1С?» на примере программы 1С: Бухгалтерия предприятия. В программе 1С: ЗУП данные действия не отличаются от рассмотренного варианта.
Нажав кнопку «Создать» в справочнике «Пользователи», можно добавить нового пользователя информационной базы или, открыв имеющегося, отредактировать его данные.
Основные настройки задаются на закладке «Главное». Но есть и другие разделы настроек.
Создавая пользователей, сразу возникает вопрос: какие права у них имеются и какие действия они смогут выполнять в программе? Ведь логически неправильно, если все имеют одинаковые права, и делают все, что им захочется: вводят документы, вносят исправления в данные других пользователей и т.п.
В карточке пользователя, перейдя по гиперссылке «Права доступа», определяются группа доступа и разрешенные действия – роли пользователя.
Так, чтобы ограничить действия пользователей, в 1С можно выполнить настройку прав, в которой определить круг полномочий вошедшего в систему человека. Для этого в конфигурации задействованы такие объекты, как права и роли. Они назначаются определенным пользователям в зависимости от их должности и выполняемых функций. Данную настройку можно выполнить в режиме 1С: Предприятие.
Возможна и более гибкая настройка прав в режиме «Конфигуратор» в разделе «Администрирование» - «Пользователи».
Открыв пользователя, на закладке «Прочие» производится разграничение ролей. Установив галочки доступных ролей и прав, назначаются возможные действия выбранному пользователю.
Возможно включение определенного интерфейса.
Но в таком количестве всевозможных прав и ролей легко запутаться и подбирать права и роли в «Конфигураторе» весьма трудоемко.
Так как разработчики 1С позаботились о возможности выполнения настройки прав в пользовательском режиме с помощью справочников «Профили групп доступа» и «Группы доступа», мы рассмотрим именно этот вариант.
В данных справочниках описаны предопределенные роли, которые можно взять за основу настройки. В большинстве случаев их достаточно для работы и разделения полномочий.
Настройка прав пользователей 1С: ЗУП ред. 3.1 в режиме 1С: Предприятие
Начнем с того, что уже не в первый раз мы сталкиваемся с вопросами отсутствия нужных пунктов настройки или вообще удаленными предопределенными элементами справочников, используемых для настройки.
Поэтому рассмотрим сначала 2 вопроса: «Что должно быть в программе изначально?» и «Что делать если некоторые пункты меню отсутствуют?».
Ведь по каким-то причинам пользователь 1С может столкнуться и с такой проблемой.
Для определения прав пользователя при первоначальной настройке программы используется раздел «Настройки пользователей и прав».
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
В разделе находится и справочник «Пользователи», и нужные нам шаблоны настроек прав доступа пользователей – «Профили групп доступа» в подразделе «Группы доступа».
В программе 1С: Бухгалтерия предприятия этот пункт также находится в разделе «Настройки пользователей и прав».
Рассмотрим пример из другой базы 1С: ЗУП. Откроем раздел «Настройки пользователей и прав».
Нам нужен справочник «Профили групп доступа».
Открыв раздел, мы видим, что его нет.
В чем причина? Дело в правах пользователя, под которым осуществлен вход в систему и настройках программы, или, возможно, при настройке программы эти пункты просто убрали.
Исправляем ситуацию, ведь необходимо включить видимость нужных разделов.
Настройка видимости справочника «Профили групп пользователя»
Шаг 2. В разделе «Администрирование» нажмите кнопку в виде «шестеренки» - «Настройки» и выберите команду – «Настройка навигации».
Шаг 3. В открывшемся окне «Настройка панели навигации» в разделе «Доступные команды» найдите строку «Профили групп доступа» и, выделив ее, нажмите кнопку «Добавить». Она перенесется в окно «Выбранные команды».
Шаг 4. По нажатию «Ок» пункт меню закрепится на рабочем столе.
В разделе «Администрирование» появился нужный нам справочник «Профили групп доступа».
Перейдем к справочнику «Профили групп доступа».
Справочник «Профили групп доступа» - поставляемые элементы
Справочник «Профили групп доступа» включает список поставляемых системой пользовательских настроек.
Если вы установите отбор – показать «Поставляемые», то увидите, что весь список предопределен. Настройки профилей автоматически обновляются вместе с программой.
В справочнике имеются профили:
• «Кадровик (без доступа к зарплате»;
• «Расчетчик» и другие.
Можно добавить и свои профили, но зачастую при наличии имеющихся настроек в этом нет необходимости. Например, если по каким-то причинам предопределенные элементы удалены, то можно создать свой профиль.
Для того нажмите кнопку «Создать».
Пропишите наименование профиля и галочкой отметьте разрешенные действия (роли) для профиля.
В системе заложены предопределенные настройки прав для пользователей и интерфейсов рабочего стола:
• «Интерфейс Руководитель подразделения»;
Установить интерфейс недостаточно, нужно четко прорабатывать каждую роль, и это достаточно трудоемкий процесс.
Если по каким-то причинам у вас в базе отсутствуют нужные роли, вы можете установить «Демо-версию» программы 1С и посмотреть образец заполнения там.
Откроем для примера предопределенную роль «Кадровик». На закладке «Разрешенные действия (роли)» перечислены разрешенные действия и настройки.
Справочник «Группы доступа»
Еще один справочник, используемый при настройке прав, это «Группы доступа».
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - гиперссылка «Группы доступа».
В ней объединены пользователи по профилям и ролям. Например, «Старшие кадровики» имеют профиль «Старший кадровик», «Старшие расчетчики» - профиль «Старшие расчетчики».
Вид профиля задается при создании группы. Здесь же можно подобрать и пользователей данной группы. Например, в организации несколько расчетчиков, кадровиков и т.п.
Создадим для примера новую группу «Кадровики» и назначим профиль «Кадровик».
Шаг 3. Укажите наименование группы и задайте предопределенный профиль из справочника «Профили групп доступа». В нашем примере «Кадровик».
Шаг 4. Нажмите «Записать и закрыть», сохранив настройку. Участников группы мы не задаем. В дальнейшем они будут закрепляться в настройке пользователя и автоматически объединяться в заданные группы.
Группа пользователей «Кадровики» создана.
Создание пользователя в 1С: ЗУП и назначение ему прав
Рассмотрев основные настройки прав, перейдем к вопросу как назначить эти права пользователю в 1С: Зарплата и управление персоналом.
Шаг 1. Откройте справочник «Пользователи» - раздел «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав». Нажмите «Создать».
Шаг 2. Заполните поля:
Пользователя можно выбрать из справочника «Физические лица».
Нажмите «Записать» и перейдите по ссылке «Права доступа».
Нажав на строку или кнопку «Изменить группу», вы увидите состав группы «Кадровики».
Назначая данную группу прав пользователям таким образом они объединяются.
Шаг 4. Перейдите на закладку «Разрешенные действия (роли)» и увидите список действий, закрепленный за данной ролью, и действия, которые пользователь может выполнять.
Таким образом вы можете, используя предопределенные роли, создавать пользователей и назначать им различные права. При необходимости можно скопировать роль, задать ей другое имя и более гибко выполнить настройку, отключив или добавив определенные функции.
Виды интерфейсов и прав пользователей в ЗУП
Посмотрим, как меняется интерфейс и возможности программы при входе под разными ролями.
Закройте программу и зайдите под именем созданного нами пользователя с правами «Кадровик».
Интерфейс «Кадровика» выглядит следующим образом – меню «Кадры»:
• «Работа с кадрами»;
• справочник «Сотрудники и т.д.
Другие разделы ему не доступны. Это ограничено его ролью и правами.
Кадровик может работать с документами: добавлять плановые начисления, отражать больничные, отпуска, премии и т.п.
В отличие от профиля «Кадровик», роль «Кадровик (без доступа к зарплате)» не имеет возможности изменять и просматривать плановые начисления, а соответственно и документы, где они отражены.
Например, для такого пользователя приказ о приеме на работу не доступен для редактирования и скрывает информацию о начислениях сотруднику.
Роль «Кадровик (без доступа к зарплате)» применяется для тех пользователей, которым не надо видеть плановые начисления сотрудников – оклады, надбавки и другое.
Создадим пользователя с правами «Табельщик» и посмотрим его интерфейс и возможности.
Он имеет право просматривать кадровые и другие документы, имеющиеся в интерфейсе, но без права вносить изменения.
Откроем для примера кадровые приказы. Как видите, поля и кнопки блеклые, т.е. недоступны для редактирования.
В разделе зарплата «Табельщик» может работать лишь с документами учета времени:
Остальные разделы доступны только для просмотра. Для примера, откроем журнал «Работа в выходные и праздничные дни». Как видите в них нет кнопки «Создать».
Все возможные действия определены ролью - профилем «Табельщик».
Запустим 1С под именем пользователя, имеющего права «Старший расчетчик».
Интерфейс и функционал программы изменился. Он имеет те же функции, что и просто профиль «Расчетчик» и пользователь может:
• просматривать и изменять документы расчета и выплаты зарплаты, взносов, данных о сотрудниках, касающихся расчета зарплаты;
• просматривать кадровые документы, не редактируя их;
• изменять или добавлять плановые начисления;
• задать или изменять график работы сотрудников и т.д.
Но пользователь с профилем «Старший расчетчик» может изменять настройки расчета зарплаты, начислений и удержаний в разделе «Настройка»:
• «Шаблоны ввода исходных данных» и т.д.
Профилю «Расчетчик» эти действия недоступны.
Создавать и назначать права пользователям может пользователь с профилем «Администратор», он имеет полные права и обязательно должен присутствовать. Если вы зайдете под профилем «Администратор», вам будут доступны все функции программы.
Для разграничения пользователей зачастую достаточно предопределенных ролей 1С: ЗУП.
Поэкспериментируйте с настройками. В любой момент, если каких-то функций не будет хватать, вы можете самостоятельно изменить профиль пользователя, добавить или отключить возможные действия.
СЭДО ФСС – это сервис электронного документооборота ФСС, который может использоваться для обмена данными по больничным листам между медицинской организацией, ФСС и работодателем. В этом случае:
- Больничный лист появляется в системе ЕИСС СОЦСТРАХ как только его открывает медицинская организация
- Как только больничный закрывается медицинской организацией его можно получать для расчета работодателю
- После того, как работодателем собраны все необходимые документы для расчета и выплаты больничного и определен средний заработок – эти данные можно передавать в ФСС
Передача больничного может производится посредством СЭДО ФСС.
Если уже используется электронный обмен из 1С с ФСС, тогда получается, что уже все необходимые сертификаты установлены и никаких дополнительных сертификатов не понадобится.
В ЗУП 3 в СЭДО с ФСС реализованы возможности получения:
В части использования функционала об изменениях ЭЛН потребуется запросить «Соглашение с региональным отделением ФСС» (текст опубликован на странице ФСС). Существуют ограничения по заключению соглашения. Его могут заключить страхователи, у которых не мене 2 000 сотрудников.
Только после заключения Соглашения и получения Согласия на уведомления об ЭЛН сотрудника (об этом ниже) будут поступать оповещения об ЭЛН. Работа с оповещениями по ЭЛН доступна пока в режиме пилота.
В части использования функционала Извещений нет необходимости заключать Соглашение. Документы начинают поступать автоматически при их отправке на регистрационный номер ФСС.
После подключения возможности работы с СЭДО в разделе Кадры появятся три рабочих места:
На панель Текущие дела на Начальной странице приходят оповещения:
- о том, что принят новый сотрудник, поэтому следует получить его согласие / отказ на обмен с ФСС;
- об уволенном сотруднике, что требуется закрыть его согласие об обмене данными с ФСС;
- о том, что ЭЛН изменил свой статус и требуется его загрузить.
Эта панель настраивается, для чего в главном меню следует выбрать Настройки – Настройка начальной страницы .
И, например, в правой колонке начальной странице настроить вывод панели Текущих дел .
Какие текущие дела будут отображаться настраивается путем вызова команды Настроить и отметкой флажками требуемых для вывода дел.
Для использования сервиса СЭДО ФСС в отношении работника потребуется согласие сотрудника, так как информация о состоянии здоровья физического лица является специальной категорией персональных данных в соответствии с законом 152-ФЗ (т.е. согласия сотрудника на обработку персональных данных, которое берется при приеме сотрудника, не достаточно, требуется отдельное согласие).
Рабочее место Согласия на уведомления об ЭЛН ( Кадры – Согласия на уведомления об ЭЛН ) позволяет:
- Получить печатную форму согласия
- Учитывать статус подписания согласия
- Включать / отключать подписку на изменение состояний ЭЛН сотрудника
Информация о необходимости включения / отключения подписки на изменения состояний ЭЛН сотрудников выводится также на панели Текущих дел .
Получение по сотруднику согласия / отказа / отзыва согласия на получение уведомлений об ЭЛН
Для получения печатной формы согласия следует в рабочем месте Согласия на уведомления об ЭЛН выделить строки по нескольким сотрудникам и вызвать команду Согласие .
Будет создан специальный документ и далее можно менять состояние согласия.
Согласие можно распечатать по соответствующей кнопке.
Отметить подписание сотрудником согласия следует по команде Сотрудник подписал согласие .
Тогда статус согласия поменяется на Подписано .
Для согласия можно установить и другие статусы:
- Сотрудник не планирует подписывать согласие
- Сотрудник отозвал согласие
- Пометить на удаление согласие
Подключение / отключение подписки на уведомления об ЭЛН от ФСС
После того, как сотрудник даст согласие на уведомления об ЭЛН, следует включить по нему подписку на уведомления от ФСС.
При этом выводится предупреждение о том, что подписку необходимо будет отключить в течении одного рабочего дня с момента увольнения сотрудника.
При необходимости (например, при увольнении сотрудника) по соответствующей команде подписку можно отключить.
Работа по получению уведомлений об ЭЛН
Если статус больничного установлен, что он закрыт медицинской организацией, значит появится напоминание, что требуется создать документ Больничный лист .
Можно автоматически создавать ЭЛН по закрытым мед.учреждениями больничным.
Далее если организация находится в регионе прямой выплаты пособий, то после сбора необходимых документов, данные отправляются в ФСС.
Если организация находится в регионе с зачетной системой, то пособие сразу рассчитается.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Начиная с ЗУП 3.1.14.265 / 3.1.15.96 в ЗУП 3 в..С 01.01.2022 г. информационное взаимодействие организаций и ФСС в электронном виде.Обновлена печатная форма согласия застрахованного лица для СЭДО (Кадры –.
(4 оценок, среднее: 2,25 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В рамках трудовых отношений компании - работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.
Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.
Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.
Форма согласия
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения:
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю;
2. Молчания субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ);
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Отказ от согласия
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Это правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн.
Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Как работодателю получить согласие?
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Форма документа
Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.
Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?
Зачастую документ Согласие содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.
Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.
Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.
Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.
Отзыв согласия
Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.
Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.
В документе следует указать:
1. ФИО заявителя;
2. Контакты заявителя;
3. Указать ПДн, обработку и распространение которых необходимо прекратить.
Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.
Штрафы
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать – это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов.
Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.
Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.
Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:
1. Ответственный за обработку – выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;
2. ФИО ответственного лица для печати.
Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.
Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».
В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.
Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.
Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.
При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».
Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.
В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.
Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.
В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.
Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.
Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.
Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.
Сформируем отчет по действующим согласиям.
У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.С.
Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.
Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.
Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».
По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.
В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.
В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.
Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
Раскрываем группу «Защита персональных данных».
Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».
По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.
Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.
После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».
Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.
Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.
Как контролировать доступ к персональным данным в 1С?
Контроль за созданием, изменением, удалением данных в программе (кроме событий доступа к персональным данным) выполняется в Журнале регистрации : раздел Администрирование – Настройки программы – Обслуживание – ссылка Журнал регистрации .
Журнал регистрации событий выглядит следующим образом.
В соответствии с требованиями Федерального закона N 152-ФЗ «О защите персональных данных» в 1С поддерживается контроль за доступом к персональным данным физических лиц, их контактной информации, данным о доходах и имуществе.
Подлежат контролю следующие события:
- вход в программу;
- выход из программы;
- аутентификация;
- отказ от аутентификации;
- просмотр персональных данных;
- отказ в доступе к персональным данным.
1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц в программе по специальной настройке Защита персональных прав .
Пошаговая инструкция настройки регистрации событий доступа к персональным данным.
Шаг 1. Открыть форму настройки Защита персональных прав : раздел Администрирование – Настройки пользователей и прав – ссылка Защита персональных прав .
Шаг 2. Открыть ссылку Настройка регистрации событий доступа к персональным данным .
Список возможных вариантов контроля:
- флажок Обработка ПДн – обработка персональных данных;
- группа Личные данные – контроль доступа к личным данным физических лиц, администратору программы необходимо установить флажок в группе реквизитов Личные данные :
- флажок Адреса и телефоны – контроль доступа к адресам и телефонам физических лиц;
- флажок Паспортные данные – контроль доступа к паспортным данным;
- флажок Инвалидность – контроль доступа к сведениям об инвалидности;
По выбранным вариантам программа будет автоматически регистрировать в специальных регистрах кто и когда осуществлял доступ к указанным данным в программе.
Шаг 3. Выставить требуемые события для регистрации, например, флажки Личные данные и Паспортные данные .
Шаг 4. Нажать на кнопку Записать и закрыть .
После завершения данной настройки программа будет автоматически регистрировать события доступа к персональным данным.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую....
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинетеДля того, чтобы заработная плата начислялась корректно, нужно правильно оформить документы на приём на работу сотрудников. Небольшие организации могут вести кадровый учет непосредственно в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. В этой статье мы рассмотрим, как внести в программу информацию о новом сотруднике и принять его на работу.
Чтобы работать с документами кадрового учета, необходимо произвести ряд настроек (или проверить, как они сейчас сделаны в вашей программе). Переходим в раздел "Администрирование", находим ссылку "Параметры учета".
Затем переходим в "Настройки зарплаты", где должно быть указано, что расчет заработной платы и кадровый учет ведутся в этой программе.
Кадровый учет - полный. При таких настройках на вкладке "Зарплата и кадры" появятся нужные пункты.
Далее для регистрации нового сотрудника открываем справочник «Сотрудники»
Нажимаем кнопку «Создать»
Указываем наименование организации и заполняем основные личные данные сотрудника: ФИО, дату рождения, пол. Обязательно заполняем поля ИНН и СНИЛС, так как эта информация очень важна для представления отчетности.
Нажимаем на ссылку «Принять на работу», при этом программа предложит записать введенные данные.
Или на кнопку «Оформить документ» - «Прием на работу»
В открывшемся окне заполняем документ «Прием на работу». Указываем Организацию, подразделение и должность, на которую принимается сотрудник. Поле «Сотрудник» заполнится автоматически из справочника «Сотрудники». Заполняем дату, вид занятости, плановые начисления и способ расчета аванса.
Проводим документ и распечатываем приказ, нажав на соответствующую кнопку на верхней панели.
Теперь определим способ отражения заработной платы в учете. Открываем вкладку «Выплаты и учет затрат»
И заполняем строку «Способ отражения» заработной платы в бухгалтерском учете
Далее открываем вкладку «Налог на доходы»
В том случае, если сотрудник имеет право на получение вычетов по НДФЛ, заполняем заявление на вычеты.
Проводим документ, закрываем. Это заявление на вычет мы можем посмотреть в разделе «Зарплата и кадры», группа «НДФЛ» - «Заявления на вычеты»
Также при приеме на работу желательно распечатать согласие на обработку персональных данных. Для этого нажимаем на кнопку «Печать» и выбираем «Согласие на обработку персональных данных»
Заполняем открывшийся документ
Проводим и распечатываем. Если у вас остались вопросы по теме статьи, то их можно задать в комментариях.
Читайте также: