Где в 1с найти личную карточку работника

Обновлено: 25.06.2022

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, 3.1, предусмотрена возможность формирования (формы по ОКУД 0301002) отчета по сотрудникам «Личная карточка работника Т-2».

Сформировать карточку Т2 на сотрудника, который работает в учреждении можно через личную карточку 1С ЗУП. Для этого нужно перейти раздел “Кадры” далее – в подраздел “Сотрудники”, где откроется список сотрудников. Выбрав сотрудника, позиционируясь на строке списка, над списком нажать кнопку “Печать” выбрав форму “Личная карточка Т2”. Также форму отчета можно распечатать, открыв карточку сотрудника, где будет клавиша “Печать”.

Если необходимо распечатать отчет Т2 на нескольких сотрудников, можно воспользоваться Унифицированной карточкой формой Т2. Найти ее можно в разделе “Кадры → Кадровые отчеты”, где в списке выберем необходимую нам форму. В самой форме нужно заполнить поля “Дата” и “Учреждение”, после чего по кнопке “Все действия → Настройки” в открывшемся окне настроек установим галочку “Сотрудники”. Далее жмем “Подбор” и выбираем интересующих нас сотрудников. Затем нужно закрыть список выбора и вернуться в окно настройки. Обращаем внимание, что выбранные нами сотрудники попали в окно настройки подбора. Далее жмем кнопку “Закрыть и сформировать”. В результате в программе отобразится личная форма Т2 сотрудника(ов) со всеми данными на работника(ов).

2. Заполнение личной формы Т2

Для отражения всей информации по сотруднику в справочнике “Сотрудники” создаем карточку Т2 в 1С и заполняем необходимые поля строк:

· Образование и квалификация;

· Налог на доходы;

· Выплаты, учет затрат.

Чтобы физическое лицо стало штатным сотрудником организации его нужно принять на работу, для чего воспользуемся ссылкой (или кнопками “Оформить документ” и “Принять на работу”), заполнив в кадровом документе приема все данные о приеме. Нажимаем кнопку “Провести и закрыть”. После проведения документа форма Т2 личной карточки работника заполнится недостающими данными.

Специалист компании «Кодерлайн»

Вас могут заинтересовать следующие статьи:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->

Вас могут заинтересовать следующие вебинары:

При приеме на работу по каждому сотруднику заводится личная карточка. Создается она по форме Т-2. В программе 1С:Бухгалтерия предприятия эта форма есть, рассмотрим, как ее создавать.

Где находится личная карточка

Для формирования личной карточки зайдем в меню «Зарплата и кадры — Кадры — Сотрудники».


Выделим в списке нужного сотрудника и нажмем кнопку «Печать» и далее «Личная карточка (Т-2)».


В итоге выводится подробная информация по сотруднику: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, контакты, место работы, сведения о страховании и т.д.


Сохранение и печать карточки

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Печать карточки выполняется по соответствующей кнопке.


Также мы можем сохранить отчет в Excel, Word или другом формате. Для этого нажмем на значок с тремя точками и выберем пункт «Файл — Сохранить как».


Затем указываем название и место сохранения файла.


Массовое создание карточек

Карточку можно печатать не только по одному сотруднику, но и массово.

Для этого выделяем всех сотрудников, нажав CTRL + A. Или выделяем нескольких сотрудников, зажав клавишу CTRL и нажимая по строкам левой кнопкой мыши.


После этого формируем карточки по кнопке «Печать».

Личная карточка сотрудника в 1С — это печатная форма, которая заполняется на каждого работника, принимаемого в организацию. В статье рассмотрим особенности формирования и ведения личной карточки в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.

Личная карточка сотрудника — основные сведения

Личная карточка работника — документ кадрового учета, в котором отражаются все сведения о работнике и его трудовой деятельности у работодателя.


Главное, что нужно знать о ведении личной карточки:

  • ее необходимо заполнить и вести на каждого работника;
  • применение унифицированной формы Т-2 обязательно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012);
  • вести карточку только в электронном виде недостаточно, т. к. работник должен расписываться в ней при приеме, переводе и увольнении (п. 12 Правил ведения трудовых книжек, Указания по заполнению Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Личная карточка в 1С 8.3 Бухгалтерия — где найти, как заполнить

Карточка Т 2 в 1С 8.3 Бухгалтерия формируется для печати из:

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия функциональность по зарплате и кадрам ограничена, поэтому в личную карточку сотрудника автоматически заносятся только основные сведения на основании:

  • информации в справочниках Сотрудники и Физические лица,
  • кадровых документов: Прием на работу, Отпуск (только основной), Кадровый перевод (если подлежит отражению в трудовой книжке), Увольнение.

В частности, в карточке сотрудника в 1С 8.3 автоматически заполняются сведения:

  • личные данные работника;
  • об отпусках, переводах, увольнении.

Остальные данные в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо заполнять вручную в распечатанной форме по мере появления новых сведений.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    Учет ОС ведется по инвентарным карточкам, которые заводятся на каждый.Рассмотрим аналитический учет расчетов с контрагентами в 1С Бухгалтерия 8.3.В программе 1С Бухгалтерия: 8.3 есть возможность вывода дополнительных полей.В 1С 8.3 Бухгалтерия существует возможность ведения простого кадрового учета.

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Здравствуйте! Программа 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1595) конф. ЗУП ред. 3.1 (3.1.8.112). Почему-то отпуск без сохранения оплаты в 2018 году не отражается в личной карточке Т-2 в раздел VIII. Отпуск. Причем, такие отпуска в 2017 году отражены в указанном разделе. Также не отражаются номера приказов, перечисленных в Т-2 (нужная нумерация перебивается вручную при формировании приказа). Что можно сделать, чтобы данные в Т-2 отражались полностью? Скриншоты прилагаю. Спасибо.

Здравствуйте!
Насколько понимаю отчет Т-2 Вами сформирован непосредственно из справочника «Сотрудники». В этом случае он формируется на текущую рабочую дату программы. Вопрос Вы задавали 26.10, вероятно и рабочая дата программы, тоже была 26.10, а отпуск у сотрудника начинается 29.10, поэтому он и не попал в отчет.

Вы можете сформировать отчет Т-2 из кадровых отчетов (Кадры — Кадровые отчеты — Личные карточки (Т-2)), там можно указать дату формирования отчета 29.10 и отпуск от 29.10 попадет в отчет.

Здравствуйте! Спасибо за ответ! Действительно, сформировала 29 окт. — вижу отпуск в отчете. А как быть с нумерацией приказов, которые мы присваиваем вручную? Номеров приказов-оснований в отчёте не видно

Вы имеете ввиду, что в отчет Т-2 в колонке Основание у Основных отпусков не показывается номер?
Если так то пришлите скрин самого документа, которым внесен один из таких отпусков? Там номер указан?

Добрый день! Дмитрий, в первом письме я прикрепляла скрин приказа. Еще раз прикрепила приказ на отпуск за свой счет. Номер приказа корректировался вручную в документе. В документах на отпуска и кадровых приказах мы так же корректируем нумерацию, и в личной карточке номера приказов не отображаются — пробелы

Возможно это ошибка релиза, на котором Вы работаете (3.1.8.112), поскольку в релизе, на котором я моделировал (3.1.8.137), всё нормально. Номер заполняется. Попробуйте обновиться.

Дмитрий, добрый день! Спасибо Вам за помощь. Обновление не помогло, к сожалению. Но я догадалась, в чём дело. При ручной корректировке номера документа я удаляла и префикс базы, а этого не надо было делать. Например, в документ «Прием на работу» я вставила префикс «00ЗК-» далее номер приказа по личному составу — и нужный мне номер приказа появился в Т-2.

Да, я тоже об этом думал, но у меня в базе, когда я моделировал, почему-то даже в этом случае номер выводился

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

Работодатели больше не обязаны вести личные карточки работников. Однако многие продолжают заполнять форму Т-2. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? Нужно ли знакомить с ней работника? И что делать со старыми карточками, если работодатель отказался от формы Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Что такое карточка Т-2

Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации. Унифицированная форма личной карточки (форма Т-2) утверждена п остановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.

Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Ранее вести личные карточки на всех сотрудников организаций следовано на основании пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Однако этот документ утратил силу с 1 сентября 2021 года. С указанной даты действует порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки сотрудников и переносить в них записи из трудовых книжек. Соответственно, сейчас организации и ИП вправе самостоятельно решать, заводить ли карточки на работников.

Кроме того, ранее форма Т-2 являлась документом воинского учета. Этот документ могли проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления. С 8 января 2022 года организации должны вести воинский учет в соответствии с новой Инструкцией, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.21 № 700 . Сведения на призывников и военнообязанных теперь вносятсяв специальную форму № 10, которая называется «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» (бланк приведен в приложении № 22 к Инструкции № 700). Подробнее см. « Для ведения воинского учета в организациях утвержден новый документ ».

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Тем не менее, для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов). Поэтому многие работодатели продолжают заполнять форму Т-2.

Что содержит личная карточка Т-2

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении.

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Форма Т-2 предусматривает, что некоторые сведения работник заверяет собственноручной подписью. Так, при оформлении на работу сотрудник проверяет правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подписью сотрудника заверяются записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Но, как было сказано выше, приказ № 320н не требует переносить в форму Т-2 сведения из трудовой книжки, и знакомить с ними работников. В связи с этим Роструд разъяснил, что работодатель вправе сам установить, будут ли работники ознакомлены под роспись с записями, сделанными в карточке (см. « Роструд разъяснил, можно ли вести личную карточку Т‑2 в электронном виде »).

Справка

Если сотрудник трудится дистанционно, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП. Подробнее см. « Дистанционная работа в 2021 году: читаем новый закон об «удалёнке» ».

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

  • внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
  • документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Внимание

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 ).

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

Хранение карточек Т-2

Форма Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы Т-2.

Справка

Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. Если же сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; см. « Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица » ).

А как быть, если после 1 сентября 2021 года в организации был издан приказ о прекращении ведения личных карточек по форме Т-2? Нужно ли обеспечивать сохранность карточек, которые были заведены до этой даты? Да, нужно. Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Сроки хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством:

  • до 1 января 2003 года, — 75 лет;
  • после 1 января 2003 года, — 50 лет. Также см. « Работодатель отказался от ведения личных карточек Т-2: Роструд пояснил, как быть со старыми карточками ».

Также нужно иметь в виду следующее. Если организация не отказалась от карточек Т-2 (то есть не был издан соответствующий приказ), проверяющие из трудинспекции вправе запросить эту форму при проверке (см. « Может ли инспекция труда запросить личные карточки работников: ответ Роструда »). Корректное оформление документа поможет избежать претензий со стороны контролеров. Кроме того, при правильном ведении карточки работников могут стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.

Читайте также: