Форматирование в ворде 2010
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 – Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику (начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление? Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов. Вы можете использовать их в организации для создания «корпоративного стандарта». Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа, облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с текстом закона «О правовой защите программ».
В архиве содержатся три версии документа:
- Без какого-либо оформления;
- Размеченный стандартными стилями;
- Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей. Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 – Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы, названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант возврата к обычному стилю – комбинация клавиш . Так вы можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и оформления. Нажав , вы вернёте документу стандартный набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого уровня, а статьи – второго. Некоторые абзацы можно оформить маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше времени.
Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 – Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Рисунок 4 – Окно стилей. Слева – только названия, справа – названия с оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладки Главная, после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите пункт Изменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту, либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 – Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши ) будет оформлен так же. При настройке заголовков лучше указать здесь Обычный, ведь в подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 – Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей, чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка (см. рис. 7).
Рисунок 7 – Настройки форматирования стиля
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно Границы и заливка (см. рис. 8). Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Рисунок 8 – Добавляем граничные линии к заголовку
- Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
- Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
- Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
- Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
- Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
- Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
- Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Рисунок 9 – Создание нового стиля
Обратите внимание, что и при использовании новых стилей вы сможете быстро изменить цветовую гамму документа. Однако для этого вы должны использовать только цвета темы (см. рис. 10) .
Рисунок 10 – Выбор цвета текста
Если вы выбираете другие цвета, то они не будут изменяться при выборе новой цветовой темы.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут Только для чтения, чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле. Для этого выберите пункт меню Сохранить как набор экспресс-стилей (см. рис. 11).
Рисунок 11 – Сохранение набора стилей
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Использование структуры документа
Как я уже говорил выше, с помощью стилей можно определять структуру документа. Давайте посмотрим, для чего это нужно.
Оглавление
Самое очевидное применение – создание оглавления. Его обычно размещают в начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая клавишу , чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 – Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора – здесь также используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат, можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры. Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 – Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком «плюс». Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Режимы отображения документа Word 2010».
Рисунок 14 – Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения используется режим разметки – тот же, что и при создании документа. Вы можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа. Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам. Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 – Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере) переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см. рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру: сочетание клавиш и также будет отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 – Кнопки быстрого перехода
Но хватит навигации, ведь есть ещё одна небольшая область применения стилей.
Сохранение веб-документа
Сохраняя документ в виде страницы html, вы получаете набор тэгов структуры (h1, h2 и т.д.) вместо тэгов абзаца (p), что хорошо скажется на отношении к сайту поисковых машин. Кроме того, к таким элементам возможно простое применение стилей (CSS) сайта.
Заключение
При использовании стилей вы значительно увеличиваете эффективность своей работы. Они не только позволяют быстро изменять оформление документов, но и определяют структуру, используемую при чтении, поиске и при создании оглавления. Неспроста в Word 2010 стилям уделено такое видное место интерфейса.
Хорошо продуманный шаблон со стилями поможет поднять эффективность работы и ваших коллег, а также привести множество однотипных документов к единому стандарту оформления.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
В Word можно в виде текста в форматировать исходный, конечной или только текст. Если вам всегда нужен один из вариантов, установите его в качестве значения по умолчанию для в документе.
Настройка параметров в области в режиме в режиме в области "Ветв
По умолчанию Word сохраняет исходное форматирование при вклеии содержимого в документ с помощью клавиш CTRL+V, кнопки "Вировать" или щелчка правой кнопкой мыши + Вп. Чтобы изменить значение по умолчанию, выполните указанные здесь действия.
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
В области Вырезание, копирование ивклейка выберите стрелку вниз, чтобы изменить параметр .
Вставка в пределах одного документа При копировании содержимого в тот же документ, из которого было скопировано содержимое.
Вставка в другой документ При вклеии содержимого, скопированные из другого документа Word.
Вставка в другой документ при конфликте определений стилей При вставку содержимого, скопированные из другого документа Word, стиль, который назначен скопированному тексту, определяется по-другому в документе, в который в него вируется текст.
Вставка из других программ При копировании содержимого из другой программы, например из браузера.
Для каждого параметра можно настроить:
Сохранить форматирование источника
Слияние форматирования
Сохранить только текст
Дополнительные сведения об этих параметрах см. в этой теме.
Нажмите ОК.
Изменение параметров при вклеии содержимого
При копировании содержимого из форматированный источника, например веб-страницы или другого Word документа, можно выбрать параметры при его копировании в документ.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вировать содержимое.
Наведите курсор на кнопки для просмотра в прямом эфире.
Выберите параметр вклейки.
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
В разделе Вырезание, копирование и вклейка выберите показывать кнопку Параметры в области вклеитьсодержимое .
Нажмите ОК.
Если этот параметр заметок, но кнопка не будет отформатирована, убедитесь в том, что вы вжали отформатированный текст, а не текст (как в Блокноте).
При копировании текста Word документа, веб-страницы или документа другого приложения и его копировании в документ Word, вы можете выбрать форматирование текста. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить его с форматированием назначения или в виде обычного текста.
Сохранить форматирование источника (K) Этот параметр сохраняет форматирование, примененное к скопированному тексту. Все определения стилей, связанные со скопированным текстом, копируются в целевой документ.
Объединить форматирование (M) Этот параметр отменяет большинство параметров форматирования, примененных непосредственно к скопированному тексту, но сохраняет параметры форматирования, которые используются для выделения, например полужирное и курсивное начертание, если эти параметры применены только к части выделенного текста. К тексту применяются характеристики стиля абзаца, в который этот текст был вставлен. К вставляемому тексту также применяются непосредственное форматирование или свойства стиля знаков текста, находящегося прямо перед ним.
Рисунок (U) Этот параметр доступен только в Microsoft 365 подписки. Преобразует текст в изображение и вирует его. Текст изменить нельзя, но вы можете обращаться с ним как с любым другим рисунком или изображением, а также использовать эффекты, границы или поворот. Выберите параметры на вкладке Формат рисунка.
Сохранить только текст (T) При установке этого параметра отменяются все параметры форматирования и удаляются все нетекстовые элементы, например рисунки и таблицы. К тексту применяются характеристики стиля абзаца, в который он вставляется, и непосредственное форматирование или свойства стиля знаков текста, находящегося прямо перед ним. Графические элементы удаляются, а таблицы преобразуются в последовательность абзацев.
При этом можно сохранить исходное форматирование или последовательность элементов из списка с маркерами или маркерами конечного списка.
В сохраните последовательность вещей, чтобы их можно было в нее вклеить. Выберите Продолжить список (C), чтобы вставленные элементы оставались в списке в последовательности.
Сохранение исходной последовательности для элементов с номерами Выберите пункт Новый список (N), чтобы вставить элементы, чтобы сохранить их исходную последовательность.
Вставка маркированных элементов в нумерованный список Чтобы сохранить маркеры, выберите Сохранить форматирование источника (K). Чтобы преобразовать маркеры в номера, выберите объединить форматирование (M).
Вставка нумерованных элементов в маркированный список Чтобы сохранить исходные числа, выберите не объединять список (D). Чтобы преобразовать числа в маркеры, выберите объединить список (M).
В виде списков в виде ветвей только текста По умолчанию маркеры и номера сохраняются только при вклеии текста. Чтобы отключить эту возможность:
Откройте меню Файл, выберите раздел Параметры, а затем — Дополнительно.
Чтобы сохранить маркеры и номера при вклеии текста с параметром Сохранить только текст, с помощью параметра Сохранить только текст, сохраняемая нумма.
С помощью стилей можно быстро применить набор вариантов форматирования во всем документе. Если вам нужны параметры форматирования, недоступные из встроенных стилей и тем, доступных в Word, вы можете изменить существующий стиль и настроить его в соответствии со своими потребностями. Вы можете изменить форматирование (например, размер шрифта, цвет и отступ текста) в стилях, примененных к заголовкам, заголовкам, абзацам, спискам и так далее. Вы также можете выбрать форматированный текст в документе, чтобы создать новый стиль в коллекции "Стили".
Стили, описанные в этой статье, находятся в коллекции "Стили" на вкладке Главная. Чтобы применить стиль, просто выделите текст, который вы хотите отформатировать, и выберите нужный стиль в коллекции "Стили". Дополнительные сведения см. в статье Применение стиля к тексту в Word.
Изменение существующего стиля
Изменить стиль из коллекции "Стили" можно двумя способами:
Обновление стиля в соответствии с форматированием в документе
Если в документе есть текст с нужным стилем, вы можете изменить его форматирование и применить изменения к стилю в коллекции "Стили".
Выделите в документе текст, к которому применен стиль, например "Заголовок 1".
При выборе текста, к которому применен стиль, стиль выделяется в коллекции "Стили".
Отформатируйте выбранный текст так, как хотите.
Например, вы можете изменить размер шрифта для стиля "Заголовок 1" с 16 до 14 пунктов.
На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который вы хотите изменить, и выберите команду Обновить [название стиля] в соответствии с выделенным фрагментом.
Примечание: Весь текст, к которому применен этот стиль, автоматически изменится.
Изменение стиля вручную в диалоговом окне ''Изменение стиля''
Вы можете изменить стиль напрямую в коллекции "Стили", не настраивая текст в документе.
На вкладке Главная щелкните правой кнопкой мыши стиль в коллекции "Стили" и выберите команду Изменить.
В разделе Форматирование измените форматирование, например начертание, размер или цвет шрифта, выравнивание, междустрочный интервал и отступы.
Выберите, должен ли стиль применяться к текущему документу или же ко всем новым документам.
Создание стиля на основе форматирования документа
Вы можете выбрать отформатированный текст в документе, чтобы создать новый стиль и добавить его в коллекцию "Стили".
Щелкните правой кнопкой мыши текст, на основе которого вы хотите создать стиль.
На мини-панели инструментов нажмите кнопку Стили и щелкните Создать стиль.
В диалоговом окне Создание стиля введите имя стиля и нажмите кнопку ОК.
Новый стиль появится в коллекции "Стили".
Примечание: Если вы хотите, чтобы новый стиль появился во всех новых Word документах, щелкните его правой кнопкой мыши в коллекции "Стили", выберите изменить ,а затем в нижней части диалогового окна выберите новые документы, основанные на этом шаблоне.
Щелкните правой кнопкой мыши текст, выберите Стили и щелкните Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
В диалоговом окне Создание стиля введите имя стиля и нажмите кнопку ОК.
Новый стиль появится в коллекции "Стили".
Примечание: Если вы хотите, чтобы новый стиль появился во всех новых Word документах, щелкните его правой кнопкой мыши в коллекции "Стили", выберите изменить ,а затем в нижней части диалогового окна выберите новые документы, основанные на этом шаблоне.
В свет уже давно вышла новая версия знаменитого офисного пакета компании Microsoft. Обновления не обошли стороной и мощный текстовый редактор Word. В данной статье на примере составления инструкции мы рассмотрим основные нововведения и изменения в этом компоненте.
Начало начал
Первый пункт «Сведения» отражает все свойства документа, а также параметры его защиты и ограничений работы с ним. Второй — это «Последние». Здесь собраны все последние открытые документы, а с правой стороны идет список мест, в которых они расположены, интегрирован так называемый быстрый доступ к директориям расположения файлов.
Третий пункт — «Создать». Это сборник шаблонов, в котором есть различные заготовки: конверты, анкеты, резюме и многое другое. Помимо встроенных шаблонов у пользователя есть возможность находить необходимые ему заготовки на официальном сайте компании, специально для этого встроено поле поиска по сайту.
Одним из самых приметных является пункт «Печать», который на порядок упрощает работу с принтерами. Все основные параметры управления печатью вынесены на эту страницу, поэтому пользователю не придется копаться в куче диалоговых окон, чтобы найти «те самые» настройки. Все четко разложено по полочкам. Число копий, выбор принтера, параметры печати — все это находится на виду.
Возможности форматирования текста в Word 2010
В новой версии Word 2010 значительно расширились возможности форматирования текста. Основным примером является создание свечения текста, формирование тени и отражения. Данный модуль назвали «Параметры анимации», он очень схож со всем знакомым Word Art, который присутствовал в предыдущих версиях, но имеет значительные отличия. Текст, к которому применен один из видов анимации — свечение, тень, отражение, — может быть отредактирован, как и любой другой текст в документе. То есть программа распознает его не как изображение, а как обычный текст.
Чтобы применить одну из этих настроек к тексту, необходимо выделить участок текста, зайти в «Главная → Шрифт» и на уже на открытой вкладке найти букву «А», выделенную синим цветом. В выпадающем меню вам будет предложен один из стилей оформления, а также отдельные параметры тени, свечения и отражения. Данные эффекты по своим функциям схожи с такими же эффектами, которые раньше можно было применять только к изображениям.
Второе улучшение, касающееся форматирования текста — возможность форматирования шрифтов OpenType. Эти шрифты были разработаны компанией Microsoft и Adobe и до недавнего времени применялись только в профессиональных приложениях. С их помощью стала возможна работа с лигатурами (несколькими соединенными между собой символами), а также изменение уже существующих шрифтов. Для этого в диалоговом окне «Шрифт» на странице «Дополнительно» создан специальный радел по настройке шрифтов OpenType.
Введено еще такое понятие, как стилистические наборы. Это новые возможности по редактированию шрифтов, которые влияют на характеристики символов — к примеру, их вытянутость. Выбирая один из стилистических вариантов, вы немного изменяете шрифт, тем самым подбирая оптимальный и наиболее понравившийся.
Далее мы разберем, как можно применять те или иные нововведения при составлении нового документа. Начнем с форматирования текста.
Наводим блеск
Примером подготовки документа послужит инструкция для работы с текстовым редактором Word. В нашем случае инструкция взята с официального сайта Microsoft и будет состоять из отдельных статей, которые в сумме и составят ее. Для начала скопируем с сайта компании текст. В Word 2010 усовершенствовалась функция вставки, пользователь при нажатии на ярлык вставки может быстро выбрать параметры вставляемого объекта: сохранить исходное форматирование, объединить форматирование, сохранить только текст. Если после вставки нажать клавишу Ctrl, то с помощью стрелок можно переключать режим вставки, сразу же наблюдая результат. Клавиша Enter является подтверждением выбора.
Мы остановимся на третьем пункте «сохранить только текст», потому что неоформленный текст проще форматировать, чем тот, который насыщен форматированием. Первое, чем мы займемся, будет форматирование заголовков различных уровней.
Все основные настройки по редактированию текста находятся на вкладке «Главная». Первое, что мы сделаем — изменим шрифт текста в разделе «Шрифт» на Times New Roman, а его размер установим равным 14.
Далее выберем полуторный интервал. Кнопка «интервал» располагается в разделе «Абзац» и представляет собой значок с несколькими строками и двумя стрелками по вертикали. Выделим текст и нажмем на эту кнопку, после чего появится список, состоящий из числовых параметров межстрочного интервала — установим значение 1,5.
Чтобы текст в документе располагался красиво и не выглядел порванным, его нужно выравнять. Для оформления рефератов, статей и прочих документов для основного текста чаще всего используют «Выравнивание по ширине». Чтобы применить выравнивание к тексту, нужно его выделить и нажать на кнопку «Выравнивание по ширине», которая находится в разделе «Абзац». В этом случае наш текст растянется на ширину всей страницы, и его правая часть будет ровной.
Чтобы не проделывать эти действия несколько раз в каждом разделе, проще всего создать новый стиль. Для этого выделяем фрагмент текста, к которому мы уже применили необходимое форматирование, переходим в «Стили» и, раскрыв весь список, находим параметр «Создать выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль».
Нажимаем на него и в появившемся окне вводим название нашего стиля, при необходимости его можно тут же отредактировать, нажав на кнопку «Изменить».
После того, как название указано, нажимаем кнопку «ОК», и наш стиль появится в списке основных стилей Microsoft Word. В дальнейшем его можно быстро применять к различным частям текста.
Для концентрации внимания читателя на определенной фразе или важном слове их можно выделять в тексте с помощью полужирного, курсивного и подчеркнутого начертания текста. Эти элементы расположены в разделе «Шрифт», здесь же редактируется цвет текста. С помощью полужирного начертания текста выделим основные команды, которые впервые встречаются в инструкции, чтобы пользователь мог легко найти их в уже прочтенном тексте. Красным цветом отметим информацию из категории «Внимание!», то есть основные ошибки, которые может совершить пользователь.
Но редактирование текста на этом еще не закончено. Нам необходимо создать маркерные или нумерованные списки в тех местах, в которых они нужны. Для этого выделяем те строки, которые впоследствии должны стать списком, и в разделе «Абзац» нажимаем на кнопку «Маркер» или «Нумерация», в зависимости от того, что нам нужно. На этом мы закончим редактирование текста и перейдем к вставке графических элементов в наш документ.
Вставка графических элементов
Любая инструкция должна быть снабжена пояснительными картинками, и наша инструкция не исключение. Поэтому переходим в начало документа и по порядку начинаем добавлять в него изображения, иллюстрирующие описываемые действия. Чтобы вставить изображение в документ, перейдем во вкладку «Вставка», раздел «Иллюстрации», здесь нажимаем кнопку «Рисунок». Откроется проводник, с помощью которого мы должны выбрать изображения для вставки. Находим его на своем компьютере и нажимаем кнопку «ОК». После этого изображение будет вставлено в то место, где был расположен курсор.
Параметры вставленного изображения можно в любой момент изменить. Для начала выделим изображение, нажав на нем левой кнопкой мыши один раз и выровняем его по центру. Когда картинка выделена, в ее углах можно заметить черные кубики, которые указывают на возможность изменения размера. Если потянуть за углы картинки, то она изменит свой размер.
Когда элемент выделен, открыта специальная вкладка «Работа с рисунками (Формат)» в ней расположены все настройки изображения. В разделе «Обтекание текстом» можно выбрать различные варианты расположения картинки в тексте. В нашем случае нужно отметить «Сверху и снизу», и желательно после изображения сделать отступ, нажав клавишу Enter.
В Word 2010 появилась еще такая интересная функция, как «Обрезание изображения», с ее помощью можно не обращаться к графическим редакторам, а «на лету» изменить изображение, обрезав те части, которые не должны отображаться в документе.
Также в новой версии популярного текстового редактора появилась функция захвата экрана монитора. Она расположена в том же разделе, что и «Рисунок», и называется «Снимок». При запуске функции вам предстоит выделить область экрана, которую вы хотите захватить. После того как вы «вырежете» часть экрана, этот кусок будет автоматически вставлен в то место, где располагался курсор. Эта новая функция очень полезна при составлении инструкций или пояснительных статей, где в текст необходимо вставлять снимки экрана. В нашей инструкции мы будем активно использовать эту функцию и сделаем несколько таких скриншотов.
Помимо нее, Microsoft добавила интересные графические элементы и назвала их SmartArt. Они представляют собой готовые блоки, схемы, стрелки, выполненные на высоком уровне. При правильной группировке из них можно составлять профессиональные иллюстрации. Данную функцию мы будем использовать, чтобы подчеркнуть взаимодействие элементов и добавим в свою инструкцию замкнутую схему.
Для этого перейдем «Вставка → Иллюстрации → SmartArt» и из появившихся элементов выберем понравившуюся схему. После нажатия кнопки «ОК» данная картинка будет автоматически вставлена на страницу документа, где стоял курсор. Для каждого отдельного блока есть редактируемые поля, что позволяет тратить меньше сил на оформление, сразу же приступая к его редактированию. Впишем текст в каждый блок, и на этом работа с элементами SmartArt будет завершена.
Колонтитулы и сноски. Быть или не быть?
Как и в любой статье, инструкции или ином материале, у нас должны быть организованы сноски и созданы колонтитулы. Сноски нужны для того, чтобы указать описание нового термина или пояснение какого-либо высказывания. К примеру, в курсовых работах и дипломных проектах для студента создание сносок и ссылок является главным условием оформления своей научной работы. Мы тоже последуем данному принципу и создадим несколько сносок в нашем тексте.
Предположим, у нас есть цитата, указывающая на то, что в новой версии Word появилась возможность изменять отдельные части изображения — к примеру, удалять фон. Вначале выделяем предложение, в котором идет речь об этой новой функции, затем переходим в раздел меню «Ссылки» и выбираем пункт «Вставить сноску». После этого в конце листа появится сноска в виде цифры «1», здесь можно подробно описать мысль или указать источник. Мы напишем, что данная функция появилась только в новой версии и до этого нигде не использовалась. Теперь в тексте можно заметить, что в конце предложения чуть выше букв расположена маленькая цифра «1», которая указывает на номер сноски. Если зажать клавишу Ctrl и нажать на предложение, то мы автоматически будем переброшены к сноске. Аналогичным образом можно вернуться обратно от сноски к тексту.
Колонтитулы предназначены для отображения краткой информации вверху или внизу страницы. Такой информацией может быть название книги, статьи, имя автора и т. д. В нашей инструкции мы создадим колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно произвести двойной клик по верхней пустой области страницы, таким образом мы перейдем в режим редактирования колонтитулов. На панели настроек отмечаем пункт «Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц». После этого помимо текста «верхний колонтитул» Word отметит, к какой группе он относится (к четному или нечетному). На четных страницах указываем «Краткая инструкция для работы в Word 2010», а на нечетных — «Взято с сайта компании Microsoft». Выйти из режима редактирования можно, нажав на любую область, находящуюся за пределами колонтитула.
Помимо настроек для четных и нечетных страниц можно создать специальный колонтитул для первой страницы. Так как она практически всегда является титульным листом, то, следовательно, колонтитул должен быть пустым. Когда сноски и колонтитулы созданы, приступим к ответственному этапу — созданию оглавления.
Все четко и по полочкам
После того как заголовки созданы, оформление текста и его основные элементы выделены — можно приступить к созданию оглавления. Оно организуется буквально в два клика. Выбираем в меню вкладку «Ссылки» и находим там «Оглавление».
Из предложенных шаблонов выбираем понравившийся или же редактируем стиль оглавления под оформление документа. После того, как мы выбрали шаблон, оглавление будет вставлено в то место в котором находился курсор.
Таким же образом создается и титульный лист. Итак, открываем «Вставка → Титульная страница». Здесь, как и в случае с оглавлением, можно выбрать шаблон. Преимущество готовых шаблонов в том, что они помогают сэкономить время и при этом не приходится заниматься форматированием текста и его расположением на листе, все делается автоматически. Указываем название нашей инструкции, авторство и год. На этом наша работа завершена — инструкция готова к употреблению.
Выводы
В данном материале мы рассмотрели некоторые новые возможности Microsoft Word 2010, а также научились создавать руководство. Основываясь на полученном опыте, вы без труда сможете оформить диплом, реферат или книгу — все делается по аналогии с приведенным примером. Требуется лишь наличие текстового редактора Word 2010, который можно приобрести у партнеров сети 1Софт.
Во второй части цикла материалов Word 2010 для начинающих, мы познакомимся co знаками форматирования, перемещением и выравниванием текста, колонтитулами и нумерацией страниц, а так же изменением межстрочного интервала в документе.
ОГЛАВЛЕНИЕ
- Вступление
- Перемещение по документу
- Знаки форматирования
- Перемещение текста
- Межстрочный интервал
- Выравнивание текста
- Колонтитулы
- Нумерация страниц
- Заключение
ВСТУПЛЕНИЕ
Этим материалом мы продолжаем с вами изучение навыков работы в самом популярном тестовом редакторе Microsoft Word.
В предыдущей, первой части, мы изучили окно программы и основные ее элементы, включая ленточный интерфейс, научились создавать новый документ, вводить и редактировать текст, исправлять в нем ошибки с помощью вспомогательных средств редактора и рассмотрели некоторые возможности его форматирования.
Так же мы познакомились с понятием стили, потренировались в создании списков и изменении полей страницы. В конце обзора были рассмотрены некоторые пункты вкладки файл, такие как сохранение документа, печать, закрытие и быстрый поиск последних документов.
Если вы уже освоили все перечисленные выше функции Word, то давайте двигаться дальше и изучать его новые возможности.
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ
При работе с документом, иногда возникает необходимость доработать его некоторые участки, например, ввести новое предложение или абзац. Для того чтобы ввести текст в любом другом месте документа, необходимо туда переместить мигающий черный курсор. Существует несколько способов, позволяющих сделать это.
В самом распространенном случае просто переместите указатель мыши в нужное место и щелкните левой кнопкой мыши, чтобы вставить там курсор. Затем начните вводить текст.
Эту же операцию можно сделать и с помощью клавиатуры. Клавиши со стрелками вверх, вниз, влево и вправо перемещают курсор в соответствующих направлениях на одну строку или на один знак. Можно также нажать сочетание клавиш Ctrl+Стрелка (здесь знак "+" означает, что нужно нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажать клавишу со стрелкой), чтобы переместить курсор влево или вправо на одно слово, а также вверх или вниз на один абзац.
Клавиша End поможет переместить курсор в конец строки абзаца, а клавиша Home, в ее начало. Сочетание клавиш Ctrl+Home переместит курсор в самое начало документа, а Ctrl+End, соответственно в самый его конец.
Если текстовый документ очень большой, то перемещаться по нему вверх либо вниз при помощи клавиш со стрелками – очень неудобно. Вместо этого можно использовать полосу прокрутки, которая расположена с правой стороны окна текстового редактора. Чтобы ею воспользоваться, нужно нажать левой кнопкой мыши на ползунке (перемещаемая область полосы прокрутки) и, удерживая ее нажатой, переместить указатель мыши вниз либо вверх. Кроме того, для этого можно использовать стрелки, которые расположены на концах полосы прокрутки. И конечно, не забывайте про колесико мышки, с помощью которого можно так же прокручивать документ вверх или вниз.
Также, прокрутку текстового документа можно осуществить при помощи клавиатуры. Для этого нужно нажать клавишу Page Down (PgDn), чтобы прокрутить документ на одну страницу вниз, либо клавишу Page Up (PgUp) для прокрутки на одну страницу вверх.
ЗНАКИ ФОРМАТИРОВАНИЯ
Знаки форматирования служат для корректного и профессионального редактирования документов. Именно они помогают точно и правильно ориентироваться в документе, видеть промахи набора текста, и ошибки форматирования, например, лишние табуляции, пробелы, абзацы и тому подобное.
Предположим, что было введено несколько абзацев текста. Они находятся на достаточно большом расстоянии друг от друга, а один из них, к примеру, смещен немного вправо относительно остальных. Всю картину форматирования можно наглядно увидеть, если посмотреть на знаки форматирования, которые по мере ввода текста автоматически вставляются в документ.
Данные знаки постоянно находятся в документе, но по умолчанию они не отображаются. К примеру, при каждом нажатии на клавишу Пробел, в том числе между словами, вставляется точка. Одна точка – это один пробел, две точки, значит два пробела. По правилам, слова необходимо отделять друг от друга только одним пробелом.
Для создания абзацев в документе используется клавиша Enter (Ввод). При каждом нажатии данной клавиши в документ вставляется специальный знак абзаца, который немного похож на букву «Р», только повернут в другую сторону. Если между абзацами три таких знака, это означает, что клавиша Enter была нажата трижды. Таким образом, можно создать дополнительное пространство между абзацами.
При нажатии клавиши табуляции Tab в документ вставляется стрелка. Данный знак появляется при каждом нажатии на указанную клавишу. Клавиша Tab используется для того, чтобы сместить абзац в правую сторону, а при нажатии Shift+Tab - в левую.
Для того чтобы отобразить непечатаемые знаки форматирования, необходимо воспользоваться лентой, которая расположена в верхней части окна текстового редактора. На вкладке меню Главная в группе Абзац нужно нажать кнопку Отобразить все знаки, а чтобы скрыть данные знаки, нужно нажать на кнопку еще раз.
Если вы захотите удалить некоторые ненужные знаки форматирования, то это делается так же, как и со всеми остальными символами, цифрами и буквами – клавишами Delete (Del) и Backspace.
Эти знаки имеют чисто информативный характер и служат в качестве вспомогательного инструмента для редактирования документов. Поэтому они в любом случае не будут напечатаны на страницах, даже если отображаются на экране.
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ТЕКСТА
В первой части материала Microsoft Word 2010 для начинающих было показано, как выделяется и удаляется текст. Но, как переместить текст из одного места в другое? Для этого нет необходимости удалять текст в одном месте и вводить его заново, но уже в другом. Переметить текст можно при помощи команд «Вырезать» и «Вставить».
Допустим, необходимо переместить предложение из первого абзаца в третий. Сначала необходимо выделить перемещаемое предложение. Кстати, более быстро и удобно это можно сделать, если, удерживая нажатой клавишу Ctrl и щелкнуть левой кнопкой мыши на любую часть предложения. Далее на ленте, расположенной вверху окна выберете вкладку Главная и в группе Буфер обмена щелкните на кнопку Вырезать.
Теперь установите курсор в то место, куда нужно вставить предложение и на той же вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить. В результате предложение появится после курсора.
Те же самые действия можно выполнить, используя комбинацию клавиш Ctrl+C либо Ctrl+Insert для того, чтобы вырезать указанный фрагмент текста. Что бы вставить предложение, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V либо Shift+Insert. В отличие от других методов перемещения текста в документе, этот метод является самым быстрым и удобным.
В обоих случаях обратите внимание на кнопку, которая появилась под вставленным текстом. Это кнопка Параметры вставки. Если нажать эту кнопку, откроется меню, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ.
По умолчанию выбран параметр Сохранить исходное форматирование. Это означает, что форматирование, которое было в предложении до его вырезания, будет сохранено. В этом случае между исходным и конечным форматированием не будет никакой разницы, поэтому не придется совершать дополнительных действий.
Параметр Объединить форматирование позволяет применить к вставленному предложению форматирование текущего документа. Этот вариант целесообразно выбрать, если предложение вырезано (или скопировано) из другого документа, содержащего другое форматирование (например, другой стиль или размер шрифта).
Параметр Сохранить только текст позволяет вставить только текст без форматирования и объектов, например изображений, которые также могли быть вырезаны или скопированы.
Кнопка будет отображаться до тех пор, пока в документе не будет выполнено другое действие.
Допустим, предложение было перемещено, но ожидаемый результат не оказался положительным. К счастью, не нужно опять повторять процесс перемещения, чтобы вернуть вырезанное предложение на первоначальное место. Для этого можно воспользоваться командой Отменить, то есть на панели быстрого доступа слева вверху окна текстового редактора нужно нажать кнопку с закругленной влево стрелочкой. В результате последнее выполненное действие, в данном случае – вставка предложения – будет отменено.
Если нажать на кнопку Отменить еще раз, то можно отменить и предыдущую операцию, то есть вырезание предложения. Эти действия также можно выполнять при помощи комбинации клавиш Ctrl+Z. Если дважды нажать на комбинацию указанных клавиш, то предложение окажется в прежнем месте.
МЕЖСТРОЧНЫЙ ИНТЕРВАЛ
Если необходимо уменьшить либо увеличить интервал между строками в выделенном фрагменте текста либо во всем документе, к примеру, в адресе письма, это можно сделать, настроив параметры интервала.
Чтобы поменять междустрочный интервал по всему документу, нужно выделить весь текст, нажав комбинацию клавиш Ctrl+А. Если нужно поменять интервал между строками только в одном абзаце, достаточно только поместить курсор в любое место выбранного абзаца. В данном случае выделять абзац не нужно.
На вкладке ленточного меню Главная в группе Абзац необходимо нажать кнопку Интервал. Флажок в списке означает фактическое значение интервала. Чтобы увидеть, как будут выглядеть строки с большим или меньшим значением интервала, в открывшемся списке наводите указатель мыши на различные значения, но не щелкайте на них. Междустрочный интервал в документе будет изменяться. Не беспокойтесь — изменения не будут применены, пока какой-либо пункт не будет выбран щелчком левой кнопки мыши.
ВЫРАВНИВАНИЕ ТЕКСТА
Выравниванием по горизонтали определяется внешний вид и ориентация краев текста. Абзацы могут быть выровнены по левому краю (левый край абзацев граничит с левым полем), по правому краю, по центру либо по ширине (текст равномерно распределяется по левому и правому краям).
Чаще всего применяется выравнивание по левому краю, но выравнивание можно изменить для одного и нескольких абзацев, либо для всего документа. К примеру, в некоторых документах заголовки выравниваются по центру страницы. Для этого необходимо выделить либо только нужный текст, либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+A, чтобы выделить весь документ. На вкладке меню Главная в группе Абзац можно попробовать применять различные варианты выравнивания текста, нажимая на соответствующие кнопки: По левому краю, По центру, По правому краю либо По ширине.
КОЛОНТИТУЛЫ
Колонтитулы – это небольшие области с фрагментами данных, расположенные в самой верхней и нижней части страницы документа. Как правило, в них размещается всевозможная служебная информация, например, дата создания документа, название организации или нумерация страниц.
В отличие от текста расположенного в основной части документа, который можно выделить и отредактировать, текст в этих областях не выделяется. Так как же редактировать верхний и нижний колонтитулы?
Сделать это можно двумя способами. Самый простой – это дважды щелкнуть левой кнопкой мыши область в верхней или нижней части страницы. В результате область колонтитулов открывается для редактирования, о чем свидетельствует появившаяся синяя пунктирная линия. Теперь можно работать с содержимым этой области, например, вводить текст.
Обратите внимание, что в момент, когда область колонтитулов активна, на ленте становится доступна вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор. На ней расположены основные команды добавления их содержимого. Здесь вы найдете кнопки Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Номер страницы, которые открывают библиотеки стилей колонтитулов.
В группе Вставка размещаются кнопки Дата и время, Экспресс-блоки (с полями для создания содержимого), а так же Рисунок и Картинка для вставки в колонтитулы изображений. Группа Переходы служит для перехода между колонтитулами в документе.
Для примера, мы в колонтитулах разместили название нашего сайта и дату создания документа. Теперь эта информации будет отображаться на всех страницах документа автоматически.
После завершения редактирования, можно нажать кнопку Закрыть окно колонтитулов, чтобы закрыть соответствующую область. Так же это можно сделать, дважды щелкнув на текст документа. В результате будет снова активирован основной текст, а область колонтитулов закроется.
Команды для работы с колонтитулами так же находятся и на вкладке Вставка в соответствующей группе. С них можно начать, если колонтитулы еще не созданы. Здесь расположены все те же основные команды, которые мы рассмотрели выше. При выборе любой из них, область колонтитулов активируется автоматически.
НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ
Как вы уже поняли из предыдущего раздела, нумерация страниц располагается внутри колонтитулов. Если вы захотите пронумеровать страницы вашего документа, то быстрее всего для этого воспользоваться коллекцией номеров страниц.
На ленте выберите вкладку Вставка и нажмите на кнопку Номер страницы. В ниспадающем меню вы увидите возможные варианты размещения номеров страниц. Наведите курсор мыши на нужную строку, и перед вами откроется список стилей и их вариаций, доступных для этой области.
Если вы не хотите использовать стили из коллекции Word, то для создания нумерации можно использовать экспресс-блоки. Откройте область колонтитула для редактирования любым способом и переведите курсор в тот (верхний или нижний), где будут должны отображаться номера страниц.
Чтобы задать нужное расположение номера страницы воспользуйтесь кнопкой Вставить табуляцию с выравниванием в группе Положение на закладке Работа с колонтитулами. После щелка мыши на ней, откроется окно, где вы сможете выбрать выравнивание по левому краю, по центру или по правому краю.
Теперь на этой же вкладке в группе Вставка выбираем кнопку Экспресс-блоки и выбираем вариант Поле. В открывшемся окне в списке слева Поля находим вариант Page (страница). В свойствах поля можно изменить формат чисел, например на римские или буквенные обозначения. Выбрав подходящий вариант, нажимайте ОК.
Если вы решили изменить параметры номеров страниц по умолчанию во всем документе, то для этого нажмите на кнопку Номер страницы в группе Колонтитулы, а там выберите пункт Формат номеров страниц. В открывшемся окне выберите нужный формат номера и нажмите ОК.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На этом мы заканчиваем вторую часть обучающих материалов по текстовому редактору (процессору) MS Word, и вот какой вид теперь принял документ, составленный нами в процессе изучения его возможностей.
Здесь мы использовали применение стилей, преобразование текста в список, выравнивание заголовка по центру, а так же разместили в колонтитулах служебную информацию и нумерацию страниц.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В следующей статье мы научимся вставлять и редактировать в документе всевозможные иллюстрации: изображения, клипы, готовые фигуры, блок-схемы, выноски, снимки экрана и различные виды диаграмм. Так же вы узнаете, как размещать в документе математические формулы, символы, отсутствующие на клавиатуре, различные виды ссылок и многое другое.
Читайте также: