Форматирование стилей в word 2010
В Microsoft Office Word стили — это наборы параметров форматирования для повторного применения к тексту. Предположим, например, что заголовки в документе должны отображаться полужирным шрифтом, определенным цветом и размером шрифта. Хотя параметры форматирования можно настроить вручную для каждого из них, гораздо проще использовать стиль, одновременно применяющий все эти параметры.
Вы можете быстро и легко применить определенный стиль из коллекции "Стили" на вкладке "Главная". Вы также можете управлять содержимым коллекции, добавляя новые или другие популярные стили и удаляя те, которые вам не нужны.
Создание стиля для коллекции "Стили"
Часто используемые стили можно хранить в коллекции "Стили" на вкладке "Главная" для удобства использования. Вы можете в любое время создать новый стиль и добавить его в галерею.
Вы можете выбрать текст, который вы хотите отформать как новый стиль.
Например, может быть нужно, чтобы текст, содержащий определенные сведения о вашей компании, всегда был полужирным и красным.
На мини-панели инструментов, которая отображается над выделением, укажите нужное форматирование. Например, можно щелкнуть Полужирный иКрасный .
Выобрав форматированный текст, щелкните стрелку Дополнительные в правом нижнем углу коллекции "Стили" и выберите создать стиль.
Появится диалоговое окно Создание стиля из форматирования.
Придай стилю имя, например Бизнес-факт,и нажмите кнопку ОК. Созданный стиль появится в коллекции "Стили" с именем, которое вы ему предоставили, и сможете применить его, когда текст будет полужирным и красным.
Перемещение стиля в галерею "Стили"
Вы можете переместить любой существующий стиль в коллекции "Стили" для удобного доступа.
На вкладке Главная нажмите кнопку запуска диалогового окна Стили.
Появится области Стили.
В правом нижнем углу области Стили нажмите кнопку Параметры.
В области Выбор стилей для показавыберите все стили.
Все стили отображаются в области Стили.
Выберите текст в документе в стиле, который вы хотите переместить, а затем щелкните его в области задач Стили.
Стиль появится в коллекции Стили.
Изменение стиля в коллекции "Стили"
Вы можете изменить определение стилей, доступных для документа. Предположим, например, что стиль "Заголовок 1" должен быть более выделяем. Вы можете использовать крупный или более крупный шрифт, а также добавить больше места над заголовком и под заголовком.
На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль коллекции, который вы хотите изменить, и выберитеизменить .
В диалоговом окне Изменение стиля измените стиль любым способом, а затем нажмите кнопку ОК.
Например, в области Форматированиещелкните стрелку рядом с полем Цвет и выберите новый цвет шрифта. Все экземпляры стиля автоматически обновляются во всем документе.
Удаление стиля из коллекции "Стили"
На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который вы хотите удалить из коллекции.
В меню выберите пункт Удалить из коллекции стилей.
Примечание: При удалении стиля из коллекции он не удаляется из записей, которые отображаются в области задач Стили. В области задач Стили перечислены все стили документа.
Помимо использования коллекции "Быстрые стили" на вкладке "Главная" для простого применения форматирования к тексту, вы также можете выбрать целый набор стилей, которые вместе создают документы, предназначенные для определенной цели. Например, можно использовать один набор быстрых стилей для отчетов. Оно может включать стили заголовков, абстрактное название, несколько уровней заголовков и текста. Все цвета и форматы стилей в одном наборе стилей предназначены для создания привлекательных и уместных документов.
Создание стиля для коллекции "Быстрые стили"
Набор быстрых стилей содержит основные стили, необходимые для создания документа. Однако вам может потребоваться добавить пользовательский стиль.
Вы можете выбрать текст, который вы хотите отформать как новый стиль.
Например, может быть нужно, чтобы текст, содержащий определенные сведения о вашей компании, всегда был полужирным и красным.
На мини-панели инструментов, которая отображается над выделением, укажите нужное форматирование. Например, можно щелкнуть Полужирный иКрасный .
Щелкните правой кнопкой мыши нужный пункт, найдите стилии выберите пункт Сохранить выделение как новый быстрый стиль.
Придай стилю имя, например Бизнес-факт,и нажмите кнопку ОК. Созданный стиль появится в коллекции "Быстрые стили" с его именем и будет готов к применении, когда текст будет полужирным и красным.
Перемещение стиля в галерею "Быстрые стили"
Вы можете переместить любой существующий стиль в галерею "Быстрые стили" для удобного доступа.
На вкладке Главная нажмите кнопку запуска диалогового окна Стили и выберите параметры.
В области Выбор стилей для показавыберите все стили.
Все стили отображаются в области задач Стили.
Вы можете выбрать текст в документе, а затем выбрать стиль в области задач Стили.
Стиль появится в коллекции "Быстрые стили".
Изменение стиля в наборе быстрых стилей
Вы можете изменить определение стилей в наборе быстрых стилей. Предположим, например, что стиль "Заголовок 1" должен быть более выделяем. Вы можете использовать крупный или более крупный шрифт, а также добавить больше места над заголовком и под заголовком.
На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль в коллекции "Быстрые стили", который вы хотите изменить, и выберитеизменить .
В диалоговом окне Изменение стиля измените стиль любым способом, а затем нажмите кнопку ОК.
Например, в области Форматированиещелкните стрелку рядом с полем Цвет и выберите новый цвет шрифта. Все экземпляры стиля автоматически обновляются во всем документе.
Сохранение стилей в качестве нового набора быстрых стилей
После изменения набора быстрых стилей вы можете сохранить новый набор стилей в списке наборов стилей, которые можно выбрать.
Создавайте новые стили или изменяйте их в наборе быстрых стилей.
Примечание: Вы также можете изменить цвета или шрифты, используемые в наборе быстрых стилей, щелкнув Изменить стили в группе Стили и щелкнув Цвета или Шрифты.
На вкладке Главная в группе Стили нажмите кнопку Изменить стилии выберите пункт Набор стилей.
В диалоговом окне Сохранение набора стилей введите имя нового набора быстрых стилей и нажмите кнопку Сохранить.
Чтобы просмотреть новый набор быстрых стилей, в группе Стили нажмите кнопку Изменить стили и выберите пункт Набор стилей. В списке появится новый набор быстрых стилей, который можно применить к документу в любое время.
Удаление стиля из коллекции "Быстрые стили"
На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который вы хотите удалить из коллекции.
В меню быстрого доступа выберите пункт Удалить из коллекции быстрых стилей.
Примечание: При удалении стиля из коллекции "Быстрые стили" он не удаляется из записей, которые отображаются в области задач Стили. В области задач Стили перечислены все стили документа.
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 – Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику (начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление? Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов. Вы можете использовать их в организации для создания «корпоративного стандарта». Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа, облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с текстом закона «О правовой защите программ».
В архиве содержатся три версии документа:
- Без какого-либо оформления;
- Размеченный стандартными стилями;
- Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей. Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 – Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы, названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант возврата к обычному стилю – комбинация клавиш . Так вы можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и оформления. Нажав , вы вернёте документу стандартный набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого уровня, а статьи – второго. Некоторые абзацы можно оформить маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше времени.
Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 – Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Рисунок 4 – Окно стилей. Слева – только названия, справа – названия с оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладки Главная, после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите пункт Изменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту, либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 – Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши ) будет оформлен так же. При настройке заголовков лучше указать здесь Обычный, ведь в подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 – Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей, чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка (см. рис. 7).
Рисунок 7 – Настройки форматирования стиля
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно Границы и заливка (см. рис. 8). Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Рисунок 8 – Добавляем граничные линии к заголовку
- Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
- Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
- Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
- Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
- Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
- Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
- Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Рисунок 9 – Создание нового стиля
Обратите внимание, что и при использовании новых стилей вы сможете быстро изменить цветовую гамму документа. Однако для этого вы должны использовать только цвета темы (см. рис. 10) .
Рисунок 10 – Выбор цвета текста
Если вы выбираете другие цвета, то они не будут изменяться при выборе новой цветовой темы.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут Только для чтения, чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле. Для этого выберите пункт меню Сохранить как набор экспресс-стилей (см. рис. 11).
Рисунок 11 – Сохранение набора стилей
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Использование структуры документа
Как я уже говорил выше, с помощью стилей можно определять структуру документа. Давайте посмотрим, для чего это нужно.
Оглавление
Самое очевидное применение – создание оглавления. Его обычно размещают в начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая клавишу , чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 – Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора – здесь также используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат, можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры. Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 – Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком «плюс». Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Режимы отображения документа Word 2010».
Рисунок 14 – Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения используется режим разметки – тот же, что и при создании документа. Вы можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа. Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам. Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 – Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере) переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см. рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру: сочетание клавиш и также будет отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 – Кнопки быстрого перехода
Но хватит навигации, ведь есть ещё одна небольшая область применения стилей.
Сохранение веб-документа
Сохраняя документ в виде страницы html, вы получаете набор тэгов структуры (h1, h2 и т.д.) вместо тэгов абзаца (p), что хорошо скажется на отношении к сайту поисковых машин. Кроме того, к таким элементам возможно простое применение стилей (CSS) сайта.
Заключение
При использовании стилей вы значительно увеличиваете эффективность своей работы. Они не только позволяют быстро изменять оформление документов, но и определяют структуру, используемую при чтении, поиске и при создании оглавления. Неспроста в Word 2010 стилям уделено такое видное место интерфейса.
Хорошо продуманный шаблон со стилями поможет поднять эффективность работы и ваших коллег, а также привести множество однотипных документов к единому стандарту оформления.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 – Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику (начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление? Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов. Вы можете использовать их в организации для создания «корпоративного стандарта». Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа, облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с текстом закона «О правовой защите программ».
В архиве содержатся три версии документа:
- Без какого-либо оформления;
- Размеченный стандартными стилями;
- Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей. Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 – Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы, названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант возврата к обычному стилю – комбинация клавиш . Так вы можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и оформления. Нажав , вы вернёте документу стандартный набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого уровня, а статьи – второго. Некоторые абзацы можно оформить маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше времени.
Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 – Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Рисунок 4 – Окно стилей. Слева – только названия, справа – названия с оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладки Главная, после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите пункт Изменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту, либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 – Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши ) будет оформлен так же. При настройке заголовков лучше указать здесь Обычный, ведь в подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 – Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей, чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка (см. рис. 7).
Рисунок 7 – Настройки форматирования стиля
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно Границы и заливка (см. рис. 8). Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Рисунок 8 – Добавляем граничные линии к заголовку
- Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
- Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
- Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
- Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
- Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
- Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
- Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Рисунок 9 – Создание нового стиля
Обратите внимание, что и при использовании новых стилей вы сможете быстро изменить цветовую гамму документа. Однако для этого вы должны использовать только цвета темы (см. рис. 10) .
Рисунок 10 – Выбор цвета текста
Если вы выбираете другие цвета, то они не будут изменяться при выборе новой цветовой темы.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут Только для чтения, чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле. Для этого выберите пункт меню Сохранить как набор экспресс-стилей (см. рис. 11).
Рисунок 11 – Сохранение набора стилей
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Использование структуры документа
Как я уже говорил выше, с помощью стилей можно определять структуру документа. Давайте посмотрим, для чего это нужно.
Оглавление
Самое очевидное применение – создание оглавления. Его обычно размещают в начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая клавишу , чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 – Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора – здесь также используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат, можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры. Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 – Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком «плюс». Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Режимы отображения документа Word 2010».
Рисунок 14 – Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения используется режим разметки – тот же, что и при создании документа. Вы можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа. Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам. Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 – Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере) переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см. рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру: сочетание клавиш и также будет отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 – Кнопки быстрого перехода
Но хватит навигации, ведь есть ещё одна небольшая область применения стилей.
Сохранение веб-документа
Сохраняя документ в виде страницы html, вы получаете набор тэгов структуры (h1, h2 и т.д.) вместо тэгов абзаца (p), что хорошо скажется на отношении к сайту поисковых машин. Кроме того, к таким элементам возможно простое применение стилей (CSS) сайта.
Заключение
При использовании стилей вы значительно увеличиваете эффективность своей работы. Они не только позволяют быстро изменять оформление документов, но и определяют структуру, используемую при чтении, поиске и при создании оглавления. Неспроста в Word 2010 стилям уделено такое видное место интерфейса.
Хорошо продуманный шаблон со стилями поможет поднять эффективность работы и ваших коллег, а также привести множество однотипных документов к единому стандарту оформления.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
В предыдущих версиях Microsoft Word (до 2003 включительно) стилям уделялось недостаточное место и, возможно, вы о них даже и не слышали. В Word 2007 и 2010 стили вынесены на главную вкладку, и не заметить их невозможно (см. рис. 1). Чем же они так примечательны, и как с ними работать? Об этом и пойдёт речь в данной статье.
Рисунок 1 – Стили на главной вкладке
Представьте, что вы работаете над достаточно объёмным материалом страниц на десять или более. Вы оформили текст и показали его заказчику (начальнику, руководителю, преподавателю), но он остался недоволен выбранным шрифтом, цветовой гаммой и посчитал междустрочные интервалы слишком узкими. Листать весь документ и вручную менять оформление? Весьма неприятная процедура.
Но если вы будете использовать для оформления стили, вам не придётся заниматься такой нудной работой. Достаточно поменять несколько параметров одного заголовка, чтобы все они изменились в соответствии с новыми требованиями.
Стили удобны при оформлении большого количества однотипных документов. Вы можете использовать их в организации для создания «корпоративного стандарта». Кроме того, с помощью стилей задаётся структура документа, облегчающая навигацию и построение оглавления.
Давайте разберём работу со стилями Word 2010 на примере документа с текстом закона «О правовой защите программ».
В архиве содержатся три версии документа:
- Без какого-либо оформления;
- Размеченный стандартными стилями;
- Размеченный пользовательскими стилями;
Для начала работы нам понадобится первый документ. Остальные потребуются для демонстрации результатов в ходе повествования.
Разметка стандартными стилями
Для начала мы разберёмся с использованием стандартных наборов стилей. Здесь всё достаточно просто. Вы выделяете фрагмент текста и жмёте на кнопку соответствующего стиля. Увидеть весь набор (см. рис. 2) можно, нажав на кнопку Дополнительные параметры (см. рис. 1)
Рисунок 2 – Весь набор стилей
Как видите, здесь есть несколько уровней заголовков, цитаты, абзацы, названия различных объектов и т.д. Стиль Обычный используется для текста по умолчанию. Специально его назначать не нужно, но вы можете применить его к тексту, чтобы удалить заданное оформление. Альтернативный вариант возврата к обычному стилю – комбинация клавиш . Так вы можете быстро очистить весь документ от элементов структуры и оформления. Нажав , вы вернёте документу стандартный набор стилей, удалив добавленное вручную форматирование.
Размечая названия и заголовки, не обращайте пока внимание на внешний вид фрагментов текста. Они могут выглядеть громоздко, но позже мы над этим поработаем.
Главы в тексте вполне логично будет определить как заголовки первого уровня, а статьи – второго. Некоторые абзацы можно оформить маркированным списком, а термины выделить стилем Строгий или просто полужирным шрифтом.
После разметки структуры документ выглядит уже гораздо лучше, чем сплошной текст, но того же эффекта вы могли добиться и задавая конкретные параметры оформления. Вот только потратили бы больше времени.
Откройте второй документ из прикреплённого архива, чтобы увидеть результат, получившийся у меня.
Теперь вы можете посмотреть, как легко полностью поменять оформление документа, изменив лишь набор стилей (см. рис. 3). Изменения отображаются сразу, как только вы наводите курсор на новый пункт меню.
Рисунок 3 – Выбираем новый набор стилей
Точно так же вы можете изменить цвета, шрифты и интервалы между абзацами для текущего набора стилей.
Создание своего набора стилей
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Рисунок 4 – Окно стилей. Слева – только названия, справа – названия с оформлением
Давайте изменим стиль Название, сделаем его менее громоздким. Этого можно добиться двумя основными способами.
Способ 1. Отформатируйте фрагмент с названием в соответствии со своими предпочтениями, используя настройки шрифта и абзаца вкладки Главная, после чего в меню стиля Название (см. рис. 5) выберите пункт Обновить Название в соответствии с выделенным фрагментом. Стиль будет обновлён и все другие названия, если они имеются в вашем документе, также поменяют свой внешний вид.
Способ 2. Наведите курсор на строку с названием стиля и нажмите кнопку раскрывающегося списка, появившуюся справа. В меню выберите пункт Изменить (см. рис. 5). Обратите внимание, что если вы нажмёте на саму строку, то соответствующий стиль будет применён к выделенному фрагменту, либо к будущему тексту от текущего положения курсора, если фрагмент не выделен, нам же нужна кнопка меню.
Рисунок 5 – Меню стиля
Будет открыто окно (см. рис. 6), где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши ) будет оформлен так же. При настройке заголовков лучше указать здесь Обычный, ведь в подавляющем большинстве случаев после заголовка идёт именно обычный текст. Но, например, для заголовка первого уровня здесь можно указать и подзаголовок. Руководствуйтесь своими предпочтениями и структурой документа, над которым вы работаете.
Рисунок 6 – Окно изменения стиля
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню (см. рис. 5), однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей, чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная, сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически, вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
В общем-то, на окно изменения вынесено не так много настроек, как можно найти на Главной вкладке. Чтобы получить доступ к остальным, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка (см. рис. 7).
Рисунок 7 – Настройки форматирования стиля
Например, щёлкнув по пункту Граница, вы вызовете стандартное окно Границы и заливка (см. рис. 8). Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Рисунок 8 – Добавляем граничные линии к заголовку
- Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
- Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль. Имеются пять заготовок:
- Абзац. Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
- Знак. Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
- Связанный (абзац и знак). Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
- Таблица. Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
- Список. Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Рисунок 9 – Создание нового стиля
Обратите внимание, что и при использовании новых стилей вы сможете быстро изменить цветовую гамму документа. Однако для этого вы должны использовать только цвета темы (см. рис. 10) .
Рисунок 10 – Выбор цвета текста
Если вы выбираете другие цвета, то они не будут изменяться при выборе новой цветовой темы.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут Только для чтения, чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Во-вторых, вы можете сохранить текущий набор стилей в отдельном файле. Для этого выберите пункт меню Сохранить как набор экспресс-стилей (см. рис. 11).
Рисунок 11 – Сохранение набора стилей
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Использование структуры документа
Как я уже говорил выше, с помощью стилей можно определять структуру документа. Давайте посмотрим, для чего это нужно.
Оглавление
Самое очевидное применение – создание оглавления. Его обычно размещают в начале или в конце книги, но для электронного документа наиболее актуальным будет вариант с размещением в начале, особенно если вы пишете текст, делённый на небольшое количество разделов. Стоит отметить, что оглавление электронного документа позволяет осуществлять быструю навигацию. Достаточно щёлкнуть мышью по строке списка, удерживая клавишу , чтобы перейти к соответствующему фрагменту.
Для вставки оглавления откройте вкладку Ссылки и выберите вариант с автоматической сборкой (см. рис. 12).
Рисунок 12 – Вставка оглавления
Примерный формат отображается уже в списке выбора – здесь также используются стили вашего документа. Вот только отличий первого шаблона от второго мне найти не удалось. Если вас не устраивает такой формат, можете зайти в меню Оглавление ещё дальше и настраивать его в соответствии со своими запросами. Мы не будем останавливаться на этой возможности слишком подробно, чтобы не отклоняться от главной темы статьи.
Пример документа с изменёнными стилями и оглавлением вы можете найти в прикреплённом архиве.
Режим структуры
Вы можете просматривать и редактировать документ в режиме структуры. Для этого перейдите на вкладку Вид и выберите режим Структура, либо нажмите соответствующую кнопку в нижнем правом углу окна (см. рис. 13).
Рисунок 13 – Режимы просмотра документа
В режиме просмотра структуры документа вы можете сворачивать неинтересные для вас разделы двойным щелчком мыши по знаку плюс и проводить работу над отдельными фрагментами (см. рис. 14). Также вы можете изменять положение частей относительно друг друга, перетаскивая заголовки вверх или вниз, ухватив мышью за маркер со знаком «плюс». Перемещая маркер по горизонтали, вы изменяете уровень заголовка. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Режимы отображения документа Word 2010».
Рисунок 14 – Просмотр структуры
Но в режиме структуры читать текст не очень удобно. Часто для чтения используется режим разметки – тот же, что и при создании документа. Вы можете включить область навигации, поставив соответствующий флажок на вкладке Вид. Программа отобразит в левой части окна оглавление документа. Вы можете переходить между разделами, щёлкая мышью по заголовкам. Заголовки также как и в режиме структуры группируются и могут быть свёрнуты (см. рис. 15).
Рисунок 15 – Область навигации
Самая верхняя строка навигации (над первой главой в нашем примере) переводит к началу документа.
Обратите также внимание на строку поиска. Когда вы вводите слово в данное поле, Word 2010 подсвечивает не только фрагменты в самом документе, но и части оглавления (см. рис. 16). Таким образом, вы можете выполнять поиск только по нужному вам разделу.
Рисунок 16 - Поиск по структуре
Для быстрого перехода между разделами щёлкните мышью по кружку в нижнем правом углу окна. Во всплывающем списке укажите Заголовки (см. рис. 17). Теперь, нажимая кнопки вверх и вниз около кружка, вы можете перемещаться между заголовками. Можно использовать и клавиатуру: сочетание клавиш и также будет отправлять вас к предыдущему и следующему заголовку.
Рисунок 17 – Кнопки быстрого перехода
Но хватит навигации, ведь есть ещё одна небольшая область применения стилей.
Сохранение веб-документа
Сохраняя документ в виде страницы html, вы получаете набор тэгов структуры (h1, h2 и т.д.) вместо тэгов абзаца (p), что хорошо скажется на отношении к сайту поисковых машин. Кроме того, к таким элементам возможно простое применение стилей (CSS) сайта.
Заключение
При использовании стилей вы значительно увеличиваете эффективность своей работы. Они не только позволяют быстро изменять оформление документов, но и определяют структуру, используемую при чтении, поиске и при создании оглавления. Неспроста в Word 2010 стилям уделено такое видное место интерфейса.
Хорошо продуманный шаблон со стилями поможет поднять эффективность работы и ваших коллег, а также привести множество однотипных документов к единому стандарту оформления.
Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».
С помощью стилей можно быстро применить набор вариантов форматирования во всем документе. Если вам нужны параметры форматирования, недоступные из встроенных стилей и тем, доступных в Word, вы можете изменить существующий стиль и настроить его в соответствии со своими потребностями. Вы можете изменить форматирование (например, размер шрифта, цвет и отступ текста) в стилях, примененных к заголовкам, заголовкам, абзацам, спискам и так далее. Вы также можете выбрать форматированный текст в документе, чтобы создать новый стиль в коллекции "Стили".
Стили, описанные в этой статье, находятся в коллекции "Стили" на вкладке Главная. Чтобы применить стиль, просто выделите текст, который вы хотите отформатировать, и выберите нужный стиль в коллекции "Стили". Дополнительные сведения см. в статье Применение стиля к тексту в Word.
Изменение существующего стиля
Изменить стиль из коллекции "Стили" можно двумя способами:
Обновление стиля в соответствии с форматированием в документе
Если в документе есть текст с нужным стилем, вы можете изменить его форматирование и применить изменения к стилю в коллекции "Стили".
Выделите в документе текст, к которому применен стиль, например "Заголовок 1".
При выборе текста, к которому применен стиль, стиль выделяется в коллекции "Стили".
Отформатируйте выбранный текст так, как хотите.
Например, вы можете изменить размер шрифта для стиля "Заголовок 1" с 16 до 14 пунктов.
На вкладке Главная в группе Стили щелкните правой кнопкой мыши стиль, который вы хотите изменить, и выберите команду Обновить [название стиля] в соответствии с выделенным фрагментом.
Примечание: Весь текст, к которому применен этот стиль, автоматически изменится.
Изменение стиля вручную в диалоговом окне ''Изменение стиля''
Вы можете изменить стиль напрямую в коллекции "Стили", не настраивая текст в документе.
На вкладке Главная щелкните правой кнопкой мыши стиль в коллекции "Стили" и выберите команду Изменить.
В разделе Форматирование измените форматирование, например начертание, размер или цвет шрифта, выравнивание, междустрочный интервал и отступы.
Выберите, должен ли стиль применяться к текущему документу или же ко всем новым документам.
Создание стиля на основе форматирования документа
Вы можете выбрать отформатированный текст в документе, чтобы создать новый стиль и добавить его в коллекцию "Стили".
Щелкните правой кнопкой мыши текст, на основе которого вы хотите создать стиль.
На мини-панели инструментов нажмите кнопку Стили и щелкните Создать стиль.
В диалоговом окне Создание стиля введите имя стиля и нажмите кнопку ОК.
Новый стиль появится в коллекции "Стили".
Примечание: Если вы хотите, чтобы новый стиль появился во всех новых Word документах, щелкните его правой кнопкой мыши в коллекции "Стили", выберите изменить ,а затем в нижней части диалогового окна выберите новые документы, основанные на этом шаблоне.
Щелкните правой кнопкой мыши текст, выберите Стили и щелкните Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
В диалоговом окне Создание стиля введите имя стиля и нажмите кнопку ОК.
Новый стиль появится в коллекции "Стили".
Примечание: Если вы хотите, чтобы новый стиль появился во всех новых Word документах, щелкните его правой кнопкой мыши в коллекции "Стили", выберите изменить ,а затем в нижней части диалогового окна выберите новые документы, основанные на этом шаблоне.
Читайте также: