Ежедневный отчет 1с документооборот
Как правило, организации, которые приобрели программу «1С:Документооборот 8», в первую очередь автоматизируют входящую, исходящую корреспонденцию. Со временем организуют работу с внутренними документами (приказами, распоряжениями, договорами и т.д.), осваивают и видят преимущества использования бизнес-процессов (ознакомление, поручение, исполнение и т. д.). Также могут эффективно пользоваться «Номенклатурой дел», шаблонами документов, переадресацией и многими другими возможностями.
Здесь же я хотел поговорить о такой возможности «1С:Документооборот 8», как учет рабочего времени, о которой как правило забывают. Система не претендует на роль «тотального контроля» за рабочим временем сотрудника, но представляет собой простой и эффективный инструмент для руководителя, который позволит проанализировать затраты рабочего времени в разрезе видов работ.
Контроль рабочего времени – это, по сути, еще одна из форм контроля исполнительской дисциплины в организации с помощью данной программы.
Но обо всем по порядку.
Для учета затрат рабочего времени сотрудники должны самостоятельно заполнять ежедневные отчеты о проделанной работе. К сожалению, от этого никуда не уйти, руководству необходимо это контролировать. Это «база», без которой проанализировать ничего не удастся. Поэтому на это положение рекомендую обращать особое внимание. Как правило, после первоначального контроля за заполнением отчетов, работники втягиваются и в дальнейшем заполняют их без напоминаний (тем более, в программе это можно сделать очень быстро, если сотрудник выполняет одни и те же виды работ).
Теперь техническая сторона. Представьте, что я вас убедил и вы решили использовать данную функциональность. Вы открываете программу и… не видите данной подсистемы.
Просто на закладке «Проекты и трудозатраты» вам необходимо поставить галочку – «Использовать ежедневные отчеты». Да, и не забудьте проставить «основную единицу длительности» (обычно выбирается «час»), в которых вы будете это все «измерять», и единицу трудозатрат (обычно – «чел./час.»).
Это делается «Под администратором» один раз, и больше вы об этом не вспоминаете. В результате у вас на панели разделов появится данная подсистема
Зайдем в раздел и посмотрим, чем мы там можем пользоваться.
На панели навигации (она находится слева от основного окна) мы видим название документов и справочников, которые вам, по мнению разработчиков, могут понадобиться. На рисунке самая первая строчка – «Мои ежедневные отчеты», нажав на которую, мы видим в окне список отчетов, которые заполнил данный сотрудник. Откроем любой из отчетов и посмотрим, что же там есть.
В основной форме указывается, за какой день мы составляем отчет, начало, окончание и продолжительность рабочего дня. В табличной части – список выполненных работ за текущий день и их продолжительность. Внизу (в так называемом «подвале») находится общее отработанное время, и примечание (если продолжительность работ не совпадает с продолжительностью рабочего дня – пометки «осталось…» или «превышено…»).
Слева находится подробная инструкция, как заполнить отчет. Если вы заполняете отчет впервые, можете пользоваться данной инструкцией.
Со временем, чтобы она вас «не раздражала», можете ее убрать.
Итак, для создания нового отчета нажимаем команду «Создать», которая находится на панели инструментов, или в меню «Все действия» – «Создать». Если же вам надоело пользоваться мышкой, просто нажмите на клавиатуре «Ins», эффект будет тот же самый – у вас на экране появится форма для заполнения отчета, которую надо заполнить.
В форме по умолчанию уже проставлен сегодняшний день, начало и окончание рабочего дня, его продолжительность и даже ваша фамилия (если вдруг забыли). Вам останется только заполнить табличную часть, указав выполненные работы, их длительность и вид. Для добавления работ в табличную часть, на мой взгляд, удобнее использовать кнопку «Подобрать работы» (она в отличие от «Добавить работу» позволяет сразу ввести несколько).
Еще один из способов быстро заполнить ежедневный отчет (так сказать, для тех, кому «очень не хватает времени») – это выделив похожий отчет из списка и нажав кнопку «Копировать» (для «любителей клавиатуры» – F9). Останется только подкорректировать, и отчет готов. На следующем рисунке видно, что и как, в самом низу выделен фрагмент, где программа показывает превышение рабочего времени (я об этом писал выше).
В нашем случае мы изучаем ежедневные отчеты на примере пользователя Федорова, директора «демоорганизации». Мы выбрали его, чтоб показать еще одну особенность подсистемы, которая заключается в том, что руководители могут посмотреть ежедневные отчеты своих подчиненных. Красным отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня.
Чтобы открыть – нужно «щелкнуть» мышкой на нужный отчет, см. Рис. 11.
Важную роль в заполнении ежедневных отчетов играет справочник «Виды работ». Справочник ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени. Т.е., возвращаясь к табличной части ежедневного отчета, если в колонке «Содержание работ» сотрудник может указать любое название, то в колонке «Виды работ» он может только выбрать значение из одноименного справочника.
Следующие команды – «Мои трудозатраты» и «Трудозатраты подчиненных» – что это такое и с чем его едят? Работая с письмами, документами, участвуя в совещаниях и т. д., вы можете создать запись о фактических трудозатратах, например, сколько времени потребовалось на составление письма или на разработку документа.
Если вы руководитель, вы также можете посмотреть трудозатраты подчиненных…
Записи о фактических трудозатратах и используются для учета рабочего времени.
По поводу инструкций мы с вами уже говорили выше, здесь вы можете получить доступ к другим инструкциям, но это уже не относится к учету рабочего времени. При желании можно найти нашу инструкцию…
Ну вот, мы наконец-то и добрались до «самого сладкого» системы учета рабочего времени – до отчетов. Вся эта «обязательность заполнения» нужна в общем-то для одной цели – формирование правильных, отражающих реальное положение дел ОТЧЕТОВ.
Выбрав необходимый отчет, необходимо установить период, за который вы хотите получить данные. По умолчанию запускается отчет «Затраты по видам работ», где можно посмотреть итоговую информацию о затратах рабочего времени по видам работ, с учетом подразделения, увидеть самые затратные виды работ.
Для того чтобы получить отчеты по другим показателям, нужно просто нажать кнопку, которая находится вверху слева, – «Выбрать вариант».
Устанавливая различные отборы, легко получить уточняющую информацию То же справедливо и в отношении остальных отчетов.
Также есть отчеты не только в виде таблиц, но и более наглядныые.
Итак, подведем итоги:
Во-первых, эта информация для тех, кто уже пользуется документооборотом, но у кого не дошли руки до системы учета рабочего времени. В данной статье описано, как это сделать и что для этого нужно.
Во-вторых, поймете для чего это нужно. Какие возможности для анализа у вас уже есть, а вы этим не пользуетесь. В частности система позволит руководству:
- более равномерно распределить работу между сотрудниками;
- знать, чем в данный момент занят сотрудник;
- контролировать, как обстоят дела по решению того или иного вопроса, по проекту и т.д.
В-третьих, посмотреть переработку сотрудников в рабочие или выходные дни.
Ежедневные отчеты – это удобный способ указания и проверки фактических трудозатрат в разрезе видов работ за конкретный день. Ежедневный отчет может использоваться всеми пользователями, состоящими в любом подразделении. Список всех ежедневных отчетов, созданных текущим пользователем, открывается по команде «Мои отчеты» в разделе «Учет рабочего времени».
Создать новый ежедневный отчет можно двумя вариантами:
Вариант 1. Через виджет «Ежедневные отчеты», по кнопке «Добавить отчет за сегодня»
Вариант 2. Через список Мои отчеты по кнопке « Ежедневный отчет» на панели действий
В открывшейся карточке нового отчета, необходимо указать и нажать «Записать и закрыть»:
§ дату, за которую отчитывается,
§ начало и окончание рабочего дня (фактическая продолжительность рабочего дня),
§ время, затраченное на выполнение,
§ проект либо проектную задачу, в рамках которой выполнялись работы.
Также в отчете указывается, сколько часов уже учтено и сколько часов рабочего дня осталось нераспределенными.
Если в течение дня трудозатраты уже вводились при помощи кнопок «Указать трудозатраты и Хронометраж» из карточки задачи, то они отразятся в ежедневном отчете автоматически.
Руководители могут просматривать отчеты своих сотрудников при помощи команды «Отчеты подчиненных» в разделе «Учет рабочего времени».
Любой руководитель подразделения может очень быстро и легко увидеть все задачи своих подчинённых с помощью «1С:Документооборота». Для этого нужно зайти в пункт меню «Совместная работа» и выбрать «Задачи отдела».
В открывшемся окне будет доступен полный список сотрудников, входящих в отдел. Кликнув на конкретного работника, откроется список его текущих задач, то, когда была создана задача, её автор и срок выполнения. Срок выполнения выделяется красным, если исполнитель не уложился в срок с выполнением поставленной задачи.
Справка об исполнительской дисциплине
Также руководитель может сформировать справку об исполнительской дисциплине. Для этого нужно перейти во вкладку «Совместная работа» и выбрать «Отчёты».
При формировании справки можно отсортировать информацию по периоду, по подразделению, по исполнителю и даже выбрать опцию автоматической отрисовки диаграммы.
В справке указывается количество задач, сколько из них выполнено, сколько не выполнено и сколько было выполнено с нарушением срока, а так же количество запросов на перенос срока.
Таким образом, используя «1С:Документооброт», любой руководитель всегда может получить необходимую информацию о том, насколько эффективно работают его подчинённые. Убедитесь сами, записавшись на бесплатную демонстрацию или попробовав демо-версию на нашем сайте.
Вам не нужно ничего устанавливать и настраивать. Вы регистрируетесь - и сразу начинаете работать в "1С:Документооборот".
Коробочная версия «1С:Документооборот»
Программный продукт для установки на сервер внутри компании или на хостинг для индивидуальной настройки бизнес-логики, интерфейса, интеграции.
Смотрите обзор системы 1С:Документооборот
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
Ключевые возможности 1С:Документооборот
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ
Учет корреспонденции, ОРД
Контроль исполнения
Электронная подпись
Потоковое сканирование
Штрихкодирование
Архивное хранение и поиск
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ
Готовые шаблоны процессов
Простое проектирование
Автоматический запуск
Иерархия процессов
Контроль сроков
Мониторинг и аналитика
ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ
Автоматическая обработка почты
Хранение истории переписки
Привязка писем к документам
Выполнение задач по почте
Отзыв и перенаправление писем
Общая адресная книга с фото
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ
ПРОЕКТНЫЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
УЧЕТ И ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
ИНТЕГРАЦИЯ С ЛЮБЫМИ РЕШЕНИЯМИ
ДОСТУП С РАЗЛИЧНЫХ УСТРОЙСТВ
"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Документы и файлы
- Учет поступающих документов от организаций и обращений от физических лиц.
- Учет исходящих документов, как ответных, так и инициативных.
- Учет организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов.
- Повседневная работа с обычными файлами.
- Шаблоны документов и файлов.
- Более 70 реквизитов в учетной карточке.
- Сканирование и штрихкодирование.
- Объединение документов в комплекты.
- Хранение и сравнение версий файлов.
- Контроль исполнительской дисциплины.
Процессы в 1С:Документооборот:
Договорная работа
- Подготовка договора.
- Согласование договора.
- Учет сопроводительных документов.
- Учет срока действия.
- Контроль возврата экземпляров.
- Исполнение обязательств.
- Расторжение
- продлевает договоры при необходимости;
- отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
- контролирует сроки договоров и этапов.
Проектный учет
- Планирование проектов.
- Формирование команды проекта.
- План проекта в виде списка задач и диаграммы Ганта.
- Соблюдение процедур управления проектам.
- Коммуникации участников в проекте.
- Контроль исполнения проектных задач.
- Управление проектом по контрольным точкам.
- Учет трудозатрат в разрезе проектов.
- Учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач).
- Формирование отчетности по проектам.
Управление проектом по контрольным точкам
- Оценивается вероятность успешного прохождения контрольной точки (КТ). Например, выполнение задачи, подготовка документа, завершение этапа:
- Есть несущественные риски,
Мероприятия
- От подготовки и до анализа эффективности проведения мероприятия и исполнения принятых решений:
- Протокольные мероприятия (совещания, заседания, советы директоров).
- Подбор удобного для участников времени проведения мероприятия.
- Формирование программы и протокола.
- Принятие решений и их своевременное выполнение.
Планирование рабочего времени
- Календарь - персональный инструмент планирования времени.
- Ограниченный доступ к календарям других сотрудников для планирования совместных задач.
- Учет затрат рабочего времени сотрудников.
- Для руководителей - анализ трудозатрат сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.
- Учет отсутствий сотрудников.
- Ведение личных заметок по приоритетам и теме.
- Напоминания и уведомлениях о событиях, задачах, отсутствиях сотрудников, мероприятиях и планах в календаре.
Бесплатный мобильный клиент
- исполнить свои задачи или поставить задачи сотрудникам,
- просмотреть календарь и записать события,
- проверить список контроля.
- Работает на iPad, iPhone, Android, Windows Phone:
Почтовый клиент
- Встроенная полноценная корпоративная почтовая система:
- Традиционный для серьезных почтовых систем функционал:
Управление правами доступа
Гибкие права доступа:
- Разграничение прав доступа ко всем данным в различных разрезах (виды документов, виды мероприятий, организации, грифы доступа другое).
- Разграничение прав по ролям и группам пользователей.
- Делегирование прав:
- На определенный период времени.
- Кто изменил или получил данные.
1С:Документооборот 8 ПРОФ
Продукт в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
1С:Документооборот 8 КОРП
Продукт ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
1С:Документооборот государственного учреждения
Продукт для комплексного решения задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в государственных и муниципальных учреждениях.
1С:Документооборот государственного учреждения КОРП. Регион
Предназначена для создания единой информационной базы региона, к которой могут подключаться для обслуживания учреждения государственного сектора данного региона.
1С:Документооборот в облаке
Полноценное решение «1С:Документооборот 8» в облаке, полностью настроенное и готовое к немедленному использованию.
1C:Document Management
«1С:Документооборот 8 КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским.
Начните работать в 1С:Документооборот с детальной видео инструкцией, которую вы получите совершенно бесплатно при покупке программы!
Чтобы уточнить подробности, воспользоваться специальным предложением - просто свяжитесь с нами.
- Терминологические (в интерфейсе и справке) – ДГУ работает с учреждениями, КОРП – с организациями.
- При начальном заполнении в ДГУ и КОРП устанавливаются разные настройки по умолчанию (например, в ДГУ включается «Учет обращений граждан» и т.п.).
Таблица сравнения версий:
Общие различия
Работа с документами и файлами
Работа с процессами и задачами
Использование электронной подписи
Проектный учет
Ведение нормативно-справочной информации
Уведомления
Совместная работа сотрудников
Работа с мероприятиями
Рабочий календарь пользователя
Встроенная почта
Другие возможности
Внедрение
За восемь лет практики мы выработали три основных подхода к внедрению «1С:Документооборот».
- Базовое внедрение. Внедрение и адаптация основного функционала «1С:Документооборот» от 5 рабочих дней и 66 000 рублей.
- Модульное внедрение. Быстрое внедрение типового функционала, позволяющее снизить сроки и стоимость проекта.
- Проектное внедрение. Это серьезный, ответственный и трудоемкий процесс, требующий тщательного планирования и соблюдения проектных технологий.
Подробнее о внедрении читайте в соответствующем разделе.
Обучение
Сопровождение
Доработка, обучение сотрудников, настройка бизнес-процессов, добавление пользователей, консультирование и прочее. Вы можете купить пакеты часов или выбрать тариф по количеству пользователей системы. Подробнее о сопровождении и поддержке пользователей читайте в соответствующем разделе.
успешных проектов
выполнено нашими специалистами
рабочих мест
автоматизировано в ходе проектов
опубликованных в рейтинге ЦКД фирмы "1С"
Ниже представлен лишь небольшой перечень проектов.
С более подробным списком и описанием реализованных внедрений вы можете ознакомиться здесь .
Горно-металлургический холдинг "Металлоинвест"
ЮНИТИ (бывш.САО "ЭРГО")
Группа компаний С7 (S7 Airlines)
ОАО «Авиационный комплекс им. С. В. Ильюшина» (ОАО «Ил»)
ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР»
"Компания Металл Профиль"
«1С:Документооборот 8» в облаке
При выборе облачного решения пользователю предоставляется доступ к виртуальному серверу, настроенному для оптимальной работы с «1С:Документооборот 8».
Система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию процесса создания, совместной работы и хранения электронных документов. СЭД на базе «1С:Документооборот 8» позволяет решать эту задачу современными средствами, соответствующими самым строгим требованиям к оперативности, прозрачности и надежности работы с документами.
Использование облачного варианта «1С:Документооборот 8 КОРП», кроме широкого спектра возможностей для решения задач автоматизации процесса управления документами предоставляет пользователю дополнительные преимущества.
Облачный сервис «1С:Документооборот 8 КОРП» это:
- предварительно установленное, настроенное и подготовленное к немедленному использованию решение «1С:Документооборот 8 КОРП»,
- возможность круглосуточного доступа к программе из любого места при наличии интернета,
- экономия средств на приобретении программного обеспечения и оборудования,
- регулярное автоматическое архивирование базы данных,
- современные высокопроизводительные сервера,
- полное техническое обслуживание.
«1С:Документооборот 8» в облаке может применяться на предприятиях различных отраслей, независимо от размеров, вида деятельности и формы собственности. Универсальность продукта и облачная реализация позволяет легко адаптировать решение под реальные потребности конкретной организации и в кратчайшие сроки приступить к его использованию.
Как это работает
На серверах облака установлены:
- сервер управления базами данных PostgreSQL,
- кластер серверов 1С:Предприятие 8.3,
- веб-сервер Apache.
На своем компьютере Вы устанавливаете приложение «Тонкий клиент 1С» или можете использовать веб-браузеры MS Internet Explorer или Mozilla Firefox (Safari и Google Chrome пока поддерживаются в тестовом режиме).
Преимущества
Используя наш облачный сервис вы получаете:
- установленное и готовое к использованию решение «1С:Документооборот 8 КОРП»,
- виртуальный сервер настроенный для оптимальной работы с продуктами «1С:Документооборот 8»,
- полное техническое обслуживание на современном серверном оборудовании,
- автоматическое архивирование базы данных,
- доступ к программе из любой точки, где есть интернет,
- экономите деньги на покупке дорогостоящего софта и оборудования.
Расчет стоимости услуги
Ограничение: размер информационной базы данных составляет 50 Гб. При увеличении базы данных более 50 Гб стоимость расширения дискового пространства составит 100 рублей в месяц за каждые дополнительные 50 Гб.
Для обеспечения многопользовательской работы с «1С:Документооборот» требуется лицензии на сервер и клиентские места.
Допускается использовать клиентские лицензии и лицензии на сервер, приобретенные ранее для других продуктов системы «1С:Предприятие 8» уже используемых на вашем предприятии.
Наверное, одна из самых важных задач, это предоставить отчетность пользователю для анализа и оперативного контроля. Отчеты предназначаются для вывода нужной информации в структурированном виде.
С помощью отчётов в 1С Документооборот вы сможете узнать:
- Состояние исполнительной дисциплины в компании;
- Кто и когда нарушает установленные сроки;
- Бывают ли просрочки порученных задач;
- Как часто сотрудники посещают совещания и планерки;
- Оптимальность процессов, а также найдете ошибки при работе.
Какие бываю виды отчетов в 1С Документооборот?
Ответ на этот вопрос можно найти в отечности. В программе 1C:Документооборот существует более 300 видов отчетов. Все они имеют свое направление и разрезы аналитики. Также, у вас есть возможность легко расширить этот список, дополнить новыми отчетными формами.
Для более удобного использования, в каждом разделе находится несколько видов отчетов. Для доступа к ним, нужно перейти в пункт меню "Отчеты"
Как настроить отчеты в программе 1C Документооборот
Для начала просмотрим настройки отчетности. Для формирования отчета выберем нужный вариант. Зачастую, каждый отчет имеет несколько видов, все они отличаются по своим индивидуальным требованиям.
Каждый отчет содержит свои настройки, благодаря которым он формируется. Настройки выводятся на форму отчета, что бы к ним можно было быстро добраться. Для открытия всех необходимых настроек на стадии разработки, вам потребуется нажать "Настройка".
Если вам не нужен один из параметров, то просто снимите галочку в ненужного варианте.
Если у вас есть некие знания при работе с настройками СКД программе 1C:Документооборот, то вы можете сделать полную настройку всего отчета. Чаще всего, такой настройкой занимаются специалисты при внедрении системы.
Вы можете копировать все сформированные отчеты. Сохранять либо распечатывать в разнообразных форматах.
Как сделать справку об исполнительской дисциплине в 1С Документооборот?
Справка об исполнительской дисциплине, это одна из самых используемых отчетов
Здесь можно посмотреть отображение всех нужных задач. Посмотреть кто не выполнил задачу в срок, кто нарушил задачу и так далее. Можно отсортировать по определенному исполнителю или по дате. Также, можно фильтровать по периоду, исполнителю, или при должном желании отобразить информацию в виде диаграммы.
Также, есть другие отчеты, которые помогают руководителям оценить дисциплину по определенной задаче.
Также, можно просмотреть истекающие или просроченные задачи. Все это можно просмотреть у каждого пользователя индивидуально. Сортировать по дате и времени.
Справка по исполнению может показать результат исполнения задачи
Отчет "задачи, исполненные с нарушенным сроком", позволит руководителю обнаружить недоработанные задачи за некий период.
Отчет "На контроле", показывает отчет по каждому контролеру.
Другие виды отчетов в 1С Документооборот
Отчет по управлению договорной деятельности, показывает все актуальные данные по договорам за выбранные период.
В программе есть огромный блок статических отчетов, с помощью которых можно проанализировать эффективность бизнес-процесса. Сделать выводы и выбрать нужный курс.
Заключение
В этой статье, мы рассмотрели самые важные отчеты в программе 1C:Документооборот. При правильном планировании и разработки, всегда нужны отчеты. Ведь именно с помощью них можно следить за выполнением определенной задачи. Эта программа поможет вам руководить дисциплину и увеличит эффективность системы управления.
Наши специалисты помогут вам настроить любой отчёт в 1С Документооборот. Звоните!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Читайте также: