Excel автоматическое создание файлов
Сразу оговорюсь из похожих тем нашел только "Автоматическое создание листа в книге." но это все же не совсем то.
Хотел создать книгу где по одному из столбцов первого листа (например с Названиями организации) создавались бы новые листы с названием листа (Название организации из ячейки с первого листа, тоесть все значения из конкретного столбца), а если уже есть такой лист, то не создавать. В идеале чтобы ячейка с первого листа имела гиперссылку на созданный лист. Проверка нужна либо при сохранении, либо при запуске макроса, либо предложенным вами методом (при открытии/закрытии файла вроде не очень удобно).
Заранее благодарю если кто сможет помочь
Если просмотрел и такая тема есть дайте плиз ссылку.
Файл с примером прикрепил.
Сразу оговорюсь из похожих тем нашел только "Автоматическое создание листа в книге." но это все же не совсем то.
Хотел создать книгу где по одному из столбцов первого листа (например с Названиями организации) создавались бы новые листы с названием листа (Название организации из ячейки с первого листа, тоесть все значения из конкретного столбца), а если уже есть такой лист, то не создавать. В идеале чтобы ячейка с первого листа имела гиперссылку на созданный лист. Проверка нужна либо при сохранении, либо при запуске макроса, либо предложенным вами методом (при открытии/закрытии файла вроде не очень удобно).
Заранее благодарю если кто сможет помочь
Если просмотрел и такая тема есть дайте плиз ссылку.
Файл с примером прикрепил. Semenbl4
Сразу оговорюсь из похожих тем нашел только "Автоматическое создание листа в книге." но это все же не совсем то.
Хотел создать книгу где по одному из столбцов первого листа (например с Названиями организации) создавались бы новые листы с названием листа (Название организации из ячейки с первого листа, тоесть все значения из конкретного столбца), а если уже есть такой лист, то не создавать. В идеале чтобы ячейка с первого листа имела гиперссылку на созданный лист. Проверка нужна либо при сохранении, либо при запуске макроса, либо предложенным вами методом (при открытии/закрытии файла вроде не очень удобно).
Заранее благодарю если кто сможет помочь
Если просмотрел и такая тема есть дайте плиз ссылку.
Файл с примером прикрепил. Автор - Semenbl4
Дата добавления - 16.09.2014 в 12:08
Привет, сейчас мы рассмотрим ситуацию, когда у Вас возникла необходимость в Excel сохранять файл с определенным названием, которое необходимо сформировать из значения ячейки или даже нескольких. В этой заметке я приведу простой пример реализации данной задачи.
Исходные данные
Сначала давайте разберем исходные данные, которые я буду использовать в примерах. Пусть это будет некая абстракция марок автомобилей с указанием их VIN номера.
Примечание! Я использую Excel 2013.
В зависимости от конкретных требований и условий, задачу можно реализовать по-разному, хотя принцип будет один и тот же, в этой статье мы рассмотрим несколько вариаций реализации.
Начнем мы с самой простой ситуации, когда заранее известна ячейка, на основе которой будет сформировано имя файла, и адрес этой ячейки изменяться не будет.
Сохранение файла Excel с названием из ячейки — с привязкой к этой ячейке
Итак, данные у нас есть, теперь необходимо написать процедуру на VBA (макрос), которая брала бы значение из конкретной ячейки, в данном случае это будет ячейка B14, и присваивала бы это значение имени файла.
Ниже представлен код процедуры, я его подробно прокомментировал. Единственное скажу, что я во всех примерах сохраняю новые файлы без макросов (расширение .xlsx), т.е. по факту будет один файл с поддержкой макросов, а все производные — без.
Если нужно сохранять макрос в каждом файле, т.е. файлы с поддержкой макросов (расширение .xlsm), то необходимо просто указать другой тип файла при сохранении, а именно xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled, в процедурах в комментариях я это указываю.
Открываем в Excel редактор Visual Basic, и вставляем код следующей процедуры в исходный код этой книги (ЭтаКнига, открыть двойным кликом) или в модуль, который Вы предварительно должны создать.
Примечание! Для того чтобы открыть редактор Visual Basic в Excel, необходимо перейти на вкладку «Разработчик» и нажать на кнопку «Visual Basic». Файл Excel с кодом процедуры необходимо сохранить с типом «Книга Excel с поддержкой макросов».
Код процедуры
После сохранения файла запустите макрос («Макросы -> Выполнить -> SaveFile»).
Добавление кнопки в Excel для запуска макроса
Каждый раз открывать окно с макросами и выбирать нужный макрос не очень удобно, поэтому можно легко добавить кнопку где-нибудь рядом с данными и просто нажимать ее. Это делается следующим образом «Вкладка Разработчик -> Вставить -> Кнопка (элемент управления формы)».
Затем выберите место, где вставить кнопку, и нажмите туда. После этого появится окно назначения действия, т.е. нужно выбрать, какой макрос запускать при нажатии этой кнопки, выбираем наш макрос, т.е. SaveFile, и нажимаем «ОК».
В итоге появится кнопка с названием «Кнопка», это название лучше изменить, например, на «Сохранить файл». Для этого нажмите правой кнопкой мыши на кнопку и выберите настройки «Изменить текст». В итоге у Вас должно получиться что-то вроде этого.
Сохранение файла Excel с названием из ячейки — без привязки к ячейке
Теперь давайте представим, что заранее мы не можем определить, какая именно ячейка будет формировать название файла (может B14, а может и нет), поэтому мы можем немного скорректировать алгоритм таким образом, чтобы он брал значение из ячейки, которая является активной, но в этом случае Вы, конечно же, предварительно, должны выбрать ее (т.е. встать на нее).
Замените код процедуры следующим кодом, который совсем немного, но изменен.
Проверяем работу, становимся на нужную ячейку, и запускаем макрос (в процедуре я добавил проверку, если выбрана пустая ячейка, возникнет ошибка).
Как видим, все отработало.
Сохранение файла Excel с названием, которое сформировано из значений двух ячеек
Теперь представим, что нам нужно сформировать файл с названием из значений двух ячеек. Например, в нашем случае это может быть «Марка Авто – VIN Номер», в качестве разделителя я указал символ – (дефис), но им может выступать любой символ или вовсе отсутствовать.
В этом примере я покажу, как можно это реализовать с привязкой к конкретным ячейкам, в нашем случае B14 и D14.
Код процедуры в данном случае будет выглядеть следующим образом.
Все ОК, файл создан.
Если вдруг нужно реализовать без привязки к конкретным ячейкам, например, значения хранятся в определённых столбцах, но конкретная строка неизвестна Вам заранее. Например, у меня несколько строк со значениями, и какие конкретно значения взять за основу названия файла, я хочу указывать самостоятельно, непосредственно перед сохранением, но при этом не редактировать код процедуры.
Для этого мы снова внесем изменения в нашу процедуру, которая будет работать от активной ячейки (смещение от активной ячейки), только с условием того, что выбран столбец с теми значениями, которые необходимо использовать.
Код процедуры
Становитесь на любую ячейку со значением в столбце B, и запускайте макрос.
Для работы мне необходимо создавать много Excel файлов по шаблону, но с некоторыми отличными данными. В одном таком Excel файле есть несколько листов, которые так же создаются по шаблону и имеют некоторые различные данные. В данный момент я создал шаблон файла, где на 1ом листе вписываю все данные, которые автоматически заполняются по остальным листам. Но так же есть данные, которые необходимо взять из Базы данных. На 1ом листе я пишу № пункта из этой базы данных и далее через формулу ЕСЛИМН в ячейках возвращаются нужные мне данные из Базы данных. Таким образом, по каждому файлу приходится работать отдельно.
Я бы хотел сделать 1 общий файл Excel, в котором бы прописывал все данные и № пунктов из БАзы данных, после чего, по "нажатию кнопки" создавались бы листы Excel, где все было бы уже заполнено. Здесь уже формулами не обойтись, нужно использовать VBA. Может ли кто нибудь, пожалуйста, помочь с решением этой проблемы. То есть описать принцип, по которому я бы мог самостоятельно всё это сделать.
Прикрепляю примеры (условные), как у меня это сделано сейчас. 2 файла, каждый в 2х форматах (2019 и 2003)
Для работы мне необходимо создавать много Excel файлов по шаблону, но с некоторыми отличными данными. В одном таком Excel файле есть несколько листов, которые так же создаются по шаблону и имеют некоторые различные данные. В данный момент я создал шаблон файла, где на 1ом листе вписываю все данные, которые автоматически заполняются по остальным листам. Но так же есть данные, которые необходимо взять из Базы данных. На 1ом листе я пишу № пункта из этой базы данных и далее через формулу ЕСЛИМН в ячейках возвращаются нужные мне данные из Базы данных. Таким образом, по каждому файлу приходится работать отдельно.
Я бы хотел сделать 1 общий файл Excel, в котором бы прописывал все данные и № пунктов из БАзы данных, после чего, по "нажатию кнопки" создавались бы листы Excel, где все было бы уже заполнено. Здесь уже формулами не обойтись, нужно использовать VBA. Может ли кто нибудь, пожалуйста, помочь с решением этой проблемы. То есть описать принцип, по которому я бы мог самостоятельно всё это сделать.
Прикрепляю примеры (условные), как у меня это сделано сейчас. 2 файла, каждый в 2х форматах (2019 и 2003) NoNameLogin
Для работы мне необходимо создавать много Excel файлов по шаблону, но с некоторыми отличными данными. В одном таком Excel файле есть несколько листов, которые так же создаются по шаблону и имеют некоторые различные данные. В данный момент я создал шаблон файла, где на 1ом листе вписываю все данные, которые автоматически заполняются по остальным листам. Но так же есть данные, которые необходимо взять из Базы данных. На 1ом листе я пишу № пункта из этой базы данных и далее через формулу ЕСЛИМН в ячейках возвращаются нужные мне данные из Базы данных. Таким образом, по каждому файлу приходится работать отдельно.
Я бы хотел сделать 1 общий файл Excel, в котором бы прописывал все данные и № пунктов из БАзы данных, после чего, по "нажатию кнопки" создавались бы листы Excel, где все было бы уже заполнено. Здесь уже формулами не обойтись, нужно использовать VBA. Может ли кто нибудь, пожалуйста, помочь с решением этой проблемы. То есть описать принцип, по которому я бы мог самостоятельно всё это сделать.
Прикрепляю примеры (условные), как у меня это сделано сейчас. 2 файла, каждый в 2х форматах (2019 и 2003) Автор - NoNameLogin
Дата добавления - 06.05.2022 в 11:21
Очень часто бывает такое, что нужно сформировать документы по определенному шаблону, на основе каких-то данных, например, по каждому сотруднику или по каждому лицевому счету. И делать это вручную бывает достаточно долго, когда этих самых сотрудников или лицевых счетов много, поэтому сегодня мы рассмотрим примеры реализации таких задач в Excel с помощью макроса написанного на VBA Excel.
Немного поясню задачу, допустим, нам необходимо сформировать какие-то специфические документы по шаблону массово, т.е. в итоге их получится очень много, как я уже сказал выше, например, по каждому сотруднику. И это нужно сделать непосредственно в Excel, если было бы можно это сделать в Word, то мы бы это сделали через «Слияние», но нам нужно именно в Excel, поэтому для этой задачи мы будем писать макрос.
Мы с Вами уже выгружали данные по шаблону через клиент Access из базы MSSql 2008 в Word и Excel вот в этой статье — Выгрузка данных из Access в шаблон Word и Excel. Но сейчас допустим, у нас данные располагаются в базе, в клиенте которой нельзя или слишком трудоемко реализовать такую задачу, поэтому мы просто выгрузим необходимые данные в Excel и на основе таких данных по шаблону сформируем наши документы.
В нашем примере мы, конечно, будем использовать простой шаблон, только для того чтобы это было просто наглядно и понятно (только в качестве примера), у Вас в свою очередь шаблон будет, как мне кажется намного сложней.
Напомню, что на данном сайте тема VBA Excel уже затрагивалась, например, в материале – Запрет доступа к листу Excel с помощью пароля
И так приступим!
Пишем макрос на VBA Excel по формированию документов
Реализовывать нашу задачу будем на примере «Электронной карточке сотрудника» (я это просто придумал:), хотя может такие и на самом деле есть), т.е. документ в котором хранится личные данные сотрудника вашего предприятия, в определенном виде, именно в Excel.
Примечание! Программировать будем в Excel 2010.
И для начала приведем исходные данные, т.е. сами данные и шаблон
Данные.
Лист, на котором расположены эти данные так и назовем «Данные»
Шаблон.
Лист, на котором расположен шаблон, тоже так и назовем «Шаблон»
Далее, нам необходимо присвоить имена полей для вставки, так более удобней к ним обращаться чем, например, по номеру ячейки.
Это делается очень просто, выделяете необходимую ячейку или диапазон, и жмете правой кнопкой мыши и выбираете «Присвоить имя», пишите имя ячейки и жмете «ОК»
Свои поля я назвал следующим образом:
- ФИО – fio;
- № — number;
- Должность – dolgn;
- Адрес проживания – addres;
- Тел. № сотрудника – phone;
- Комментарий – comment.
Код макроса на VBA Excel
Для того чтобы написать код макроса, открывайте на ленте вкладку «Разработчик», далее макросы.
Примечание! По умолчанию данной вкладке в Excel 2010 может и не быть, чтобы ее отобразить нажмите правой кнопкой по ленте пункт меню «Настройка ленты»
затем, в правой области поставьте галочку напротив пункта «Разработчик»
После вкладка разработчик станет отображаться на ленте.
Далее, когда Вы откроете вкладку разработчик и нажмете кнопку «Макросы» у Вас отобразится окно создания макроса, Вы пишите название макросы и жмете «создать».
После у Вас откроется окно редактора кода, где собственно мы и будем писать свой код VBA. Ниже представлен код, я его как обычно подробно прокомментировал:
Теперь осталось выполнить этот макрос, для этого откройте вкладку разработчик->макросы->выполнить наш макрос:
и после выполнения у Вас в той же папке появится вот такие файлы
Вот с таким содержимым:
Для удобства можете на листе с данными создать кнопку и задать ей событие выполнить наш только что созданный макрос, и после чего простым нажатием выполнять этот макрос. Вот и все! Удачи!
При нажатии кнопки запуска макрос на основе шаблона dot создаёт очередной файл, и в этом документе производит замену текста ("кода поля") из первой строки файла Excel на значение поля (из очередной строки с данными файла Excel)
Папка для сформированных документов создаётся автоматически, и содержит в имени текущую дату и время
(например, созданная папка будет называться Договоры, сформированные 01-05-2011 в 15-03-24)
Имена создаваемых файлов формируются объединением полей фамилия, имя и отчество, с добавлением расширения doc
PS: Макрос был написан достаточно давно, когда я только начинал изучать VBA, - так что код недостаточно универсален.
Но, в качестве примера, пожалуй, подойдёт (если вам нужен более функциональный макрос, воспользуйтесь универсальной надстройкой (см. ниже))
Ознакомьтесь также с универсальной надстройкой формирования документов по шаблонам,
которая может делать всё тоже самое, что и эта программа,
только в качестве шаблонов могут выступать, помимо документов Word, ещё текстовые файлы, и книги Excel.
В надстройке - много возможностей, и полезных дополнений: склонение ФИО в родительный и дательный падежи, автоматический вывод на печать (с заданным количеством копий), размещение созданных файлов в разных папках, создание и рассылка писем со вложениями, и множество других полезных функций.
По вышеприведённой ссылке программа заполнения документов Word из Excel доступна для бесплатного скачивания.
Внимание: просьбы о доработке макроса, описанного в этой статье, не принимаются.
Есть новая (универсальная) версия, - в которой уже есть практически всё, что может понадобиться.
Комментарии
Спасибо, за макрос, не могли бы подсказать что в нем изменить что бы обрабатывалась только та строка в которой выделенная ячейка?
Спасибо за макрос. Очень помог в работе.
Этот макрос уже не поддерживается.
Используйте новую (расширенную) версию программы, - там все работает без ошибок.
Макрос выдает ошибку (Type mismatch (Error 13)) при обработке ячейки с формулой, подскажите пожалуйста как решить эту проблему?
Здравствуйте. Спасибо вам за этот макрос, который помог мне в работе.
Не могли бы вы еще подсказать как сделать чтоб в шаблон Word прописывались данные из нескольких (разных) строк Excel?
Заранее спасибо.
Подскажите. а можно сделать чтобы макрос обрабатывал только те строки в которых стоит номер договора, а если пусто пропускал?
Ознакомился с программой. Серьезный труд. Снимаю шляпу. Но мне понравился именно этот макрос. С колонтитулами я разобрался - оказалось ничего сложного, да и сам макрос оброс уже кучей доработок. Затянуло, знаете ли ))
Евгений, воспользуйтесь универсальной программой для заполнения документов Word - там реализована подстановка значений в колонтитулы
Вова, если нет денег на заказ, есть только 2 варианта:
1) разобраться в этих макросах, и сделать самому (благо, примеров подобных макросов в интернете предостаточно)
2) обратиться за помощью на любой из форумов по Excel (но, опять же, если с вашей стороны никаких наработок нет, вряд ли кто сделает всю работу за вас)
А если в етом макросе сделать так чтоби он заменял дание сначла с строки активной ячейки а потом если одна из ячеек следующей строки = ячейке из предедущей строкии снова вставлял в ворд документ заменяемие поля и снова делел замену, и так до момента когда одна из ячеек не будеть раван ячеике из следуищей, строки тогад макрос по ектому условию не вставляет заменяемие поля а просто сохраняет ворд документ. То есь допустим мне нужно создать документ ворд по одному из людей дание по которому есть в нескольких строках. Пожалста помогите очень нужно, просто нет денег на заказ.
Вова, в этом случае универсальное решение сделать не получится - уж слишком много возможных вариантов расположения данных в Excel, и способов заполнения документов Word.
Оформляйте заказ на сайте - сделаю для вас макрос под ваши требования.
Подскажите пожалуйста, как сделать так, чтобы макрос формировал один документ ворд на основании данных из нескольких строк Excel?
А как реализовать те же возможности, только используя функцию слияния в Word. Чтобы каждый новый раз не формировался новый документ а запись делалась на новой странице?
Теперь доступна новая версия универсальной программы формирования документов по шаблонам.
Программа очень удобна для быстрого создания договоров и приказов, заполнения актов и инструкций, печати писем и соглашений, заполнения путевых листов и извещений, распечатки протоколов и соглашений, подстановки данных в шаблоны заявлений и доверенностей.
Количество файлов-шаблонов (Word, Excel, TXT) неограничено.
Замечательно. Я, долгое время искал нечто подобное. Но к счасливой случайности вышел на Ваш сайт. Установил панели для VBA. И ещё коу-что. Практически разобрался в работе данного макроса. В VBA я, недавно. Но поставил перед собой задачу изучить его. Для этого я, решил составить программу для заполнения бланков аттестатов о среднем образовании и бланков дипломов об окончании ПТУ. До этого они заполнялись вручную. Задачу в Excel, я, программно решил, не безВашего в ней участия, некоторые фрагменты кода. У меня база заполняется посредством форм в виде развёрнутого аттестата. А, вот транспортировка данных в Word с листов - разворот и последняя страница. Как-то чуть-чуть не вяжется с общим видом программы. Нельзя-ли макрос транспортировки "засунуть" под форму? Если можно, то не смогли бы Вы посоветовать мне как это сделать. Делаю эту программу потому, что на Украине все мучаются с авторизованым заполнением бланков об окончании учебных заведений. А, так я бы мог бесплатно, это моё безусловное кредо, предоставить программу желающим. Заранее Вам благодарен. Помогая мне Вы помогаете и до того замордованым классным руководителям школ Украины.
Читайте также: