Электронная реализация что это такое в бухгалтерии 1с
Преимущества 1C: ЭДО
«1С-ЭДО» — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом становится все более популярным способом получения и отправки документации, имеющим ряд преимуществ:
- ускоряется процесс оформления и обработки юридически значимых документов;
- снижаются затраты и сроки передачи контрагенту пакета документов, что приводит к сокращению сроков закупок, отгрузок, возмещения НДС и получения оплат от клиентов;
- сокращаются затраты на хранение и утилизацию бумаг, а также сокращается время на поиск документов в архиве. В «1С-ЭДО» все документы «под рукой», причем бессрочно;
- исключается потеря документов;
- в контролирующие органы документы предоставляются путем выгрузки вместе с квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) по тем же каналам, что и сдача отчетности.
В каких программах реализован электронный документооборот 1С?
Подключить сервис «1С-ЭДО» можно во многих типовых решениях фирмы «1С». Функционал уже встроен в конфигурацию, не нужно приобретать дополнительные модули. Отправлять документы удобно непосредственно из программы. А на основании поступивших формализованных электронных документов сразу формируются учетные данные, их останется лишь проверить и провести.
Сервис «1С-ЭДО» совместим со следующими программами «1С»:
- 1С:Бухгалтерия (ред. 2.0 и 3.0)
- 1С:Бухгалтерия КОРП
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 1.0 и 2.0)
- 1С:Управление торговлей (ред.10.3 и 11)
- 1С:Розница (ред. 2)
- 1C:Управление нашей фирмой
- 1С:Комплексная автоматизация (ред. 2.0)
- 1С:Управление производственным предприятием
- 1C:ERP Управление предприятием (ред. 2.0) и другие
Также можно приобрести программный продукт «1С:Клиент ЭДО 8», предназначенный для ведения ЭДО. Решение позволяет работать автономно или загружать информацию при помощи обмена с использованием подсистемы «Обмен данными».
ЭДО необходим и полезен крупному бизнесу, но в то же время не менее важен для средних и малых компаний. Если для крупных компаний предполагается внедрение, в котором участвуют бухгалтерия, финансовый департамент и ИТ-служба, то в небольшой организации бухгалтер может прямо сейчас, без привлечения специалистов, самостоятельно подключить ЭДО.
Установка компонентов ЭДО
Перейдем от теории к практике и рассмотрим пошаговую инструкцию по тому, как установить «1С-ЭДО». В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенный случай, когда организация использует программу «1С:Бухгалтерия» редакция 3.0.
Для начала требуется убедиться о наличии ЭЦП на рабочем компьютере. Подойдет такая же, которую вы используете для сдачи отчетности.
Если ЭЦП отсутствует или закончился срок ее действия, подготовьте заявление на выпуск нового сертификата непосредственно в программе «1С:Бухгалтерия». Сделать это можно в разделе главного меню «Администрирование». Далее следуйте по списку:
- выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» – «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
- откроется форма подачи заявления;
- заполните необходимые поля и передайте комплект документов менеджеру организации, сопровождающей вашу программу «1С»;
- в течение суток будет выпущена ЭЦП. О готовности вы можете узнать, открыв заявление и обновив его статус.
Также следует напомнить, в «Учетную политику» рекомендуется включить возможность электронного документооборота с контрагентами.
Добавление ЭЦП
Для того, чтобы добавить ЭЦП, выполните следующие действия:
- откройте в «1С:Бухгалтерии» раздел главного меню «Администрирование»;
- выберите раздел «Обмен электронными документами»;
- поставьте галочку на пункте «Электронные подписи»;
- откройте раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» (рис.1).
Рис.1. Раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» в «1С:Бухгалтерии 3.0»
Если действующий сертификат не отображается в открывшемся окне, добавьте его из уже установленных на компьютере (для подписания и шифрования) (рис.2).
Рис.2. Добавление сертификата для подписания и шифрования данных в программе «1С»
Затем следуйте этой инструкции:
- в открывшемся окне «Добавление сертификата для подписания и шифрования данных» укажите «Показывать все сертификаты»;
- выберите действующий и откройте его;
- убедитесь, что заполнена строка «Организация» (укажите вашу).
- лучше поставить галочку «Вводить пароль в программе электронной подписи», чтобы при работе с электронными документами не приходилось каждый раз реагировать на запрос пароля;
- далее выберите раздел «Добавить» или «Обновить». Если требуется пароль, введите;
- после того, как сертификат будет добавлен, откройте его, кликнув по нему 2 раза;
- убедитесь, что заполнена строка «Программа». Здесь укажите крипто-провайдер, который установлен на вашем компьютере, VipNet или КриптоПро (рис.3).
Рис.3. Заполнение строки «Программа»
Рис.4. Проверка сертификата
Если вы пользуетесь сервисом «1С:Предприятие 8» через Интернет (1C:Фреш), то обратите внимание, для работы сервиса «1С-ЭДО» сертификат должен быть установлен локально, на вашем компьютере. При добавлении сертификата вам будет предложено скачать и установить специальное расширение. Выполните рекомендацию.
Если вы арендуете программу «1С» на нашем сервере, ЭЦП тоже должна быть на этом сервере. Сообщите в техническую поддержку о необходимости добавления ЭЦП.
Создание учетной записи ЭДО
Возвращаемся к подразделу «Обмен электронными документами» в программе «1С:Бухгалтерия».
Для создания учетной записи ЭДО выполните следующие действия:
- перейдите на закладку «Обмен с контрагентами»;
- здесь поставьте галочку «Сервисы ЭДО» (рис.5);
Рис.5. Подраздел «Обмен электронными документами»
Рис.6. Помощник подключения к ЭДО
Рис.7. Помощник подключения к ЭДО
Рис.8. Заполнение карточки «Юридический адрес контрагента»
Рис.9. Помощник подключения к сервису «1С-ЭДО»
Рис. 10. Вкладка «Сертификаты» в программе «1С»
Работа с электронными документами и приглашениями выполняется через обработку «Текущие дела ЭДО». Выберите раздел «Продажи»/«Покупки» – «Текущие дела ЭДО» (рис.11).
Рис.11. Раздел «Текущие дела ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 3.0»
Рис.12. Раздел «Текущие дела ЭДО» в программе «1С:Бухгалтерия 3.0»
Присоединение контрагента к ЭДО (приглашение)
Прежде чем обмениваться документами, требуется с каждой фирмой создать настройку – обменяться приглашениями. Лучше предварительно уточнить у ответственного лица организации название оператора ЭДО и идентификатор.
Затем выполните следующие действия:
- зайдите в справочник «Контрагенты» и выберите нужного;
- далее нажмите на вкладку «ЭДО» – «Пригласить к обмену электронными документами» (рис.13).
Рис.13. Справочник «Контрагенты»
Рис.14. Отправка приглашения к ЭДО
По операторам «Такском» и «КалугаАстрал» необходимо дождаться, когда контрагент в своей программе примет приглашение. Статус подключения будет указан «Принято».
В случае с «Диадок» – настройка роуминга может занимать до 10 рабочих дней.
«СБИС» роуминг настраивается сразу, в редких случаях необходимо дождаться, когда контрагент примет ваше приглашение.
Когда контрагент отправил вам приглашение, принять или отклонить его можно в «Текущих делах ЭДО» – «Требуется согласие».
Настройка формата отправки документов
Когда обмен с контрагентом настроен, зайдите в «Настройки ЭДО» по данному контрагенту и укажите необходимый формат отправки документа.
- зайдите в раздел: «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Рекомендуем использовать формат УПД;
- на закладке «Настройки отправки» выберите нужный документ, измените регламент ЭДО, укажите «УПД 2019» (рис.15).
Рис.15. Настройки ЭДО
Отправка электронного документа
Для отправки документов перейдите в пункт меню «Продажи» – «Реализация (акты, накладные, УПД). Выберите документ, далее «ЭДО» – «Просмотреть электронный документ» (рис.16).
Рис.16. Отправка ЭДО в программе «1С»
Также, в случае необходимости, отправляем выданные счета-фактуры.
Рис.17. Настройка обмена с контрагентом
«Произвольным документом» удобно отправлять счета, акты сверок, договора, наряд-заказ, платежное-поручение, КС-2 и прочие документы, предварительно сохранив нужный документ в удобном вам формате (PDF, Word, Excel).
Для этого зайдите в «Продажи» ¬– Электронные документы – «Произвольные документы».
Рис.18. Произвольные документы в «1С:Бухгалтерии 3.0»
Затем выберите закладку «Исходящие» – «Создать» (рис.19).
Рис.19. Создание произвольного документа
Получение электронного документа
Чтобы его открыть, кликните по интересующему вас документу по колонке «Вид документа» два раза (рис.20)
Рис.20. Получение электронного документа
Проверьте, если замечаний нет, подпишите и отразите в учете (рис.21)
Рис.21. Универсальный передаточный документ
Если вам поступил формализованный документ и программа смогла считать из него информацию, то вам будет предложено сопоставить номенклатуру. Сделать это следует, если предполагается, что от этого контрагента в будущем будут поступать документы с точно такой же номенклатурой.
Для этого перейдите по ссылке «Несопоставленная номенклатура». Выберите из справочника нужную. Сохраните и запишите.
Далее следует отразить документ в учете. Как это сделать:
- если это формализованный документ, то в программе открываем документ «Поступление»;
- кликаем по ссылке на документ. Если номенклатуру сопоставляли, то по кнопке «Еще» – «ЭДО» – «Перезаполнить электронный документ» будет подобрана сопоставленная ранее номенклатура, а в будущих документах она будет заполнена автоматически.
- проверяем номенклатуру, счета учета, сумму, дату. Проводим. Закрываем.
Рис.22. Документ «Поступление»
Если поступил неформализованный документ, то нажмите на ссылку «Подобрать», создайте документ «Поступление» или выберите из предложенного списка, если он был вами создан ранее (рис.23).
Рис.23. Документ «Акт на передачу прав»
Если нужно прервать связь электронного документа и документа поступление, нажмите на крестик.
Рис.24. Универсальный передаточный документ
После того, как обе стороны документооборота получают документ, который подписан обеими сторонами, его состояние меняется на «Завершен». Просмотреть этот документ можно через пункт меню «Администрирование» – «Архив ЭДО».
Чтобы распечатать электронный документ, откройте его. Далее в правом верхнем углу экрана выберите «Еще» – «Печать».
Выгрузить документы для ФНС можно через «Архив ЭДО». Отсортировав необходимые документы, выберите раздел «Еще» – «Выгрузить электронные документы для ФНС».
Чтобы при получении электронного документа программа не создавала автоматически документ «Поступление», следует изменить «Настройки ЭДО» по нужному контрагенту.
Откройте настройку. На закладке «Настройки получения» выберите «Заполнить по шаблону» – «Все вручную».
Что делать, если электронный документ содержит ошибки
Если электронный документ не будет подписан, его можно «Закрыть принудительно». Выбрав нужный документ в списке, нажмите кнопку «Еще» – «Закрыть принудительно» (рис.25). Комментарий будете видеть только вы. Если контрагент все же обработает документ (например, подпишет его или отклонит), статус изменится на актуальный.
Рис.25. Текущие дела ЭДО
Зайдите в электронный документ, «Другие действия» - «Отклонить» (рис.26).
Рис.26. Отклонение электронного документа
Рис.27. Закладка «Подписи» в программе
Ознакомившись с причиной отклонения, закройте принудительно электронный документ. Исправьте ошибки, отправьте новый документ.
Если документ подписан, его следует аннулировать.
Если у вашего контрагента оператор ЭДО КалугаАстрал (2AE…) или Такском (2EA…), то зайдите в электронный документ, нажмите кнопку «Другие действия» ¬– «Аннулировать». Укажите причину. Ожидайте подтверждение об аннулирование от контрагента.
Подведем итоги
В нашей статье мы рассмотрели самые первые и очевидные вопросы, с которыми сталкивается каждый новый пользователь системы «1С-ЭДО». Начать использование ЭДО можно в любое время. Подключение к сервису бесплатное. Получение входящих документов бесплатно. Исходящие документы оплачиваются согласно тарифам на подписку 1С:ИТС.
Не откладывайте, ведь большинство ваших поставщиков и покупателей уже перешли на ЭДО и готовы обменяться с вами приглашениями. Это позволит доставлять и подписывать юридически значимые документы за считанные секунды.
Электронный документооборот (ЭДО) - это не только удобный, но и на текущий момент, в условиях коронавируса, практически единственный безопасный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями. В этом материале мы хотим показать, что есть возможность быстро и легко начать применять электронный документооборот с контрагентами. А если вы уже используете ЭДО от другого вендора, то можете прямо в своей программе 1С бесплатно получить новый идентификатор участника ЭДО и оценить удобство работы с электронными документами в решении от фирмы «1С» - сервисе «1С-ЭДО».
Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО
Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.
Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.
Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).
На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.
При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура .
Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик.
Еще больше полезных материалов об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице «1С:Антикризис» . Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С.
Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:
- автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
- удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку - все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность . Опись при этом формируется автоматически;
- настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.
Как начать использовать 1С-ЭДО
Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.
Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:
- «1C:Управление нашей фирмой 8»;
- «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
- «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
- «1C:Управление холдингом 8»;
- «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
- «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
- «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
- «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
- «1С:ERP. Управление холдингом»;
- «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).
Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО» .
Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений .
Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это - в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.
Сколько стоит 1С-ЭДО
Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС ).
Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:
- регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
- приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
- входящие документы от контрагентов;
- до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
- возможность обмена документами в роуминге;
- получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
- консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.
Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.
Применяется следующий алгоритм расчета:
- каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
- отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.
К кому обращаться за консультацией
Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.
Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.
Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.
Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.
Что такое электронный документооборот
При слове «бухгалтерия» многим в первую очередь представляются подшивки документов, стеллажи, заставленные папками и т.п. И действительно — без различных «бумажек» ведение учета пока представить себе сложно. Но развитие информационных технологий меняет и такую консервативную сферу, как бухучет.
Уже не первый десяток лет почти никто не заполняет учетные документы вручную. Практически вся бухгалтерская «первичка» сначала создается с помощью той или иной компьютерной программы.
Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?
Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).
Нормативная база для электронного документооборота
Электронный документооборот бухгалтерских документов основан на положениях п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».
Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:
- Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.
- Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.
- Повышение эффективности работы сотрудников.
- Защита от несанкционированного доступа.
- Нет необходимости в организации бумажного архива.
Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:
- Возможность утраты данных при сбоях ПО, технических неисправностях, хакерских атаках.
- Согласование с контрагентами. Если у организации много партнеров, то высока вероятность, что не все из них согласятся на «безбумажный» регламент работы. Тогда документооборот получится «смешанным», электронно-бумажным, что существенно усложнит его ведение.
- Человеческий фактор. Далеко не все сотрудники, привыкшие к традиционному порядку работы с бумагами, смогут легко перейти на ЭДО.
- Необходимость существенных материальных затрат на период перехода (приобретение и настройка ПО, покупка новой или модернизация имеющейся компьютерной техники и т.п.).
Основные виды электронных документов
Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.
Когда сделка начинает реализовываться — появляется бухгалтерская «первичка». Из положений п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ вытекает, что организация может перевести в электронный вид любой первичный документ.
Для наиболее распространенных форм налоговики разработали инструкции по «оцифровке». Например, для накладной ТОРГ-12 — это приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, а для счета-фактуры — приказ ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Таким образом, компании могут в онлайн-режиме направлять первичные документы не только своим контрагентам, но и налоговикам, например, если необходимо подтвердить сведения, отраженные в декларациях.
Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.
Пример
Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).
Что же касается бухгалтерской отчетности, то до 2018 года у бизнесменов был выбор — сдавать ее «на бумаге» или онлайн.
Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
Электронная подпись
Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:
- Простая.
- Усиленная неквалифицированная
- Усиленная квалифицированная
Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:
- Получена с применением средств криптографии, соответствующих требованиям закона № 63-ФЗ.
- Дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее документ.
- Позволяет отследить изменения в документе.
- Ключ проверки указан в специальном сертификате.
Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).
Если же стороны договора хотят использовать другие (более «слабые») варианты ЭП, то им нужно составить об этом специальное соглашение, подробно отразив в нем все условия документооборота.
Важно!
Если речь идет о бухгалтерских документах, то следует иметь в виду, что, по мнению контролирующих органов, электронная «первичка», составленная с использованием неквалифицированной подписи, не может применяться для налогового учета (письмо Минфина РФ от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).
Поэтому подписи «низкого уровня» имеет смысл использовать главным образом при обмене вспомогательной информацией или для внутренних документов компании.
Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.
Как направлять документы в рамках ЭДО
Порядок обмена данными при ЭДО зависит от категории документа. Отчетность обязательно необходимо направлять по защищенным каналам связи. Их предоставляют специализированные сервисы — операторы документооборота.
Также через операторов следует направлять и счета-фактуры (приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н). Остальную же «первичку» (например, накладные) теоретически можно доставить контрагентам и с помощью обычной электронной почты — закон это не запрещает.
Важно!
Поступать так довольно опасно. Ведь многие организации не имеют в штате специалистов по защите информации. Поэтому лучше всю электронную документацию отправлять через операторов, тем более что расценки на их услуги не так уж и высоки. Отправка одного документа будет стоить, в зависимости от тарифного плана, в среднем от 5 до 10 рублей.
Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании
Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.
Чтобы быстро понять, насколько у вас налажен «обычный» документооборот — проверьте своего бухгалтера. Запросите у него первичные документы за последний отчетный период, лучше всего — по проблемным контрагентам. Советуем лично удостовериться в наличии документов, а не полагаться на заверения, что все в порядке.
Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?
Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.
Вывод
Электронный бухгалтерский документооборот позволяет во многих случаях упростить работу с документами и снизить затраты на ведение учета.
Решение о переходе на обмен данными со своими контрагентами в режиме онлайн организация принимает добровольно. Для этого необходимо, чтобы обе стороны использовали электронные подписи.
А вот сдача в онлайн-формате налоговой отчетности (а с 2019 года — и бухгалтерской) является обязательной для большинства бизнесменов, кроме малых предприятий.
1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?
Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.
Из нашей статьи вы узнаете:
В каких программах «1С» реализован ЭДО?
Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:
С чего начинается работа с ЭДО?
Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.
Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.
Рис.1 Окно «Форма приглашения»
Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.
Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?
В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)
Рис.2 Папки раздела «Приглашения»
В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.
Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.
Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)
Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»
Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!
Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:
Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.
Приглашение принято. Что дальше?
Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.
Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.
Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».
Как правильно распечатать электронный документ?
Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.
Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:
- Открыть документ в «Архиве ЭДО».
- Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
- В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
- В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.
Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.
Как отправлять универсальный передаточный документ?
Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):
- УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
- УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).
Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?
Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:
- Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
- Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).
Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.
Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.
Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.
Для этого нужно:
- Открыть «Настройки ЭДО».
- Выбрать нужного контрагента.
- Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
- Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)
Рис.4 Смена формата электронного документа
Что такое состояние ЭДО в «1С»?
В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:
Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».
Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:
-
«ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)
Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»
Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО
С какими операторами работает ЭДО?
К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:
- «Такском»
- «Тензор»
- «Линк-Сервис»
- «СКБ Контур»
- АО НИИАС
- Synerdocs
- «ТаксНет»
- АО НТЦ СТЭК
Группы в ЭДО
Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.
Виды групп в ЭДО:
Какие преимущества дает внедрение ЭДО?
- ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
- Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
- С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
- Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
- ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
- Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
- Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
- Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.
Выводы
Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.
Интеграция Диадока с 1С
Переход на электронный документооборот — это решение на уровне всей организации, всех рабочих мест и структурных подразделений, связанное с созданием, редактированием, обменом и хранением документов. Такой масштаб сразу выявляет одну из основных особенностей внедрения: в любой организации найдутся консервативные сотрудники, которые привыкли работать в распространённой бухгалтерской программе 1С и не способны быстро осваивать новые инструменты.
Поэтому при сравнении систем электронного документооборота лучше уточнять возможность интеграции с 1С и выбирать гибкое решение, которое легко встроить в существующие бизнес-процессы.
В компании СКБ Контур разработали решение интеграции 1С и системы Контур.Диадок , с помощью которого пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса привычной им бухгалтерской программы.
Это делается с помощью специального модуля, в котором доступна вся функциональность веб-версии плюс автоматизация большинства действий с электронными документами. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к Диадоку, и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.
Интеграция Диадока с 1С позволяет:
• отправлять и получать счета-фактуры, акты, ТОРГ-12, УПД и другие документы;
• учитывать входящие документы в системе 1С;
• согласовывать и подписывать документы;
• приглашать контрагентов к обмену электронными документами;
• пользоваться быстрым и удобным поиском электронных документов.
Решение содержит функциональность 1С и Диадока . В модуле доступны документы, сформированные в 1С, а также полученные от клиентов и партнёров. Документы в учётной системе можно создавать на основе данных из входящих документов. Сведения из них переносить вручную не требуется, поэтому процедура ускоряется, а ошибки из-за человеческого фактора исключаются. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.
Мы готовы предложить вам оптимальные условия, сроки, цены на внедрение систем эффективного автоматического электронного документооборота (СЭД).
Проведём для вас демонстрацию системы. Чтобы договориться о времени, заполните форму обратной связи.
Каждый из базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это не задумываясь, автоматически.
Модуль Диадок для 1С Сопоставление входящих документов
При большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Эффективное решение для снижения издержек демонстрируют успешные кейсы.
С системой Контур.Диадок компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от ряда контрагентов. Совместными усилиями специалистов ООО «В КОНТАКТЕ» и команды Контур.Диадок переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя.
Компания «В КОНТАКТЕ» для автоматизации бизнес-процессов использует одновременно несколько систем:
- Платформа 1С позволяет работать с внутренней кадровой документацией, не нужно печатать заявления, приказы и авансовые отчеты.
- Сервис Контур.Диадок подходит для обмена документами с подключенными контрагентами. Бумажные издержки исчезли благодаря переходу на электронный документооборот.
В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью. Подключение системы электронного документооборота — это важный шаг вперёд в развитии бизнеса, позволяющий одновременно внести вклад в сохранность окружающей среды.
Какое решение подойдет вам?
Диадок можно интегрировать с любой учётной системой. Есть готовые модули для самых популярных из них, в том числе и для большинства конфигураций 1С. Стоимость интеграции с вашей учётной системой зависит от особенностей документооборота и программного обеспечения.
- Модуль для 1С. Модуль Диадока для 1С реализован в виде внешней обработки и не требует изменения конфигурации программы.
- API Диадока. Программный полнофункциональный интерфейс позволяет «бесшовно» интегрироваться в любую систему.
- Диадок.Коннектор. Модуль интегрирует Диадок с учётной системой без вмешательства в её конфигурацию. Взаимодействие происходит через файловые системы.
Подключение модуля Диадока для 1С
Модуль доступен всем желающим. Наша компания «Расчётный центр «Практик» проводит интеграцию Диадок с 1С , персональный менеджер поможет не только скачать и установить модуль, но и настроить его для дальнейшей работы.
Если вопросы всё-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную инструкцию к модулю или обратиться в службу технической поддержки.
Облачное решение для вашей бухгалтерии 1С:Предприятие 8 через Интернет. Оцените возможности 1С:Фреш, получите доступ ко всем приложениям сервиса на 30 дней бесплатно.
Интеграция Диадока с любой учётной системой
Проведём для вас демонстрацию системы. Чтобы договориться о времени, заполните форму обратной связи.
Акция для новых клиентов
Новым клиентам нашей компании мы предлагаем получить на четверть больше документов за те же деньги, воспользовавшись акцией «25% пакета документов в подарок». Оставьте заявку на нашем сайте. Персональный менеджер перезвонит по указанному номеру и поможет активировать услугу.
В результате ваш пакет документов в Диадоке увеличится на четверть: вместо 600 документов вы получите 750, вместо 1 200 — 1 500, вместо 3 000 — 3 750, 6 000 вырастут до 7 500, а 12 000 — до 15 000.
Для подключения по акции заполните форму:
Мнение «Расчетный центр «Практик»» может не совпадать с мнением редакции «Клерка». Хотите высказаться сами?
Читайте также: