Движение контингента студентов в вузе в эксель файл
Актуальность внедрения автоматизированной информационной системы (далее по тексту АИС), заключается в инновационном подходе хранения документов в электронной базе данных, является более выгодным вариантом нежели хранение документов в бумажном формате.
Цель внедрения АИС «учет контингента учащихся»:
Основной целью использования «учет контингента учащихся»» являются создание открытого информационного образовательного пространства для эффективного решения задач посредством сетевого взаимодействия Школы на основе информационно коммуникационных технологий.
Задачи АИС «учет контингента учащихся»:
АИС «учет контингента учащихся» предназначена для комплексной автоматизации основных и вспомогательных учебно-воспитательных процессов в Школе.
- Создание условий для взаимодействия участников образовательного процесса вне зависимости от их местоположения;
- Автоматизация учета и контроля процесса успеваемости, оперативное получение и анализ информации об учебном процессе для принятия управленческих решений.
- Создание единой базы календарно-тематического планирования по всем учебным 2 предметам и параллелям классов;
- Обеспечение оперативного контроля за успеваемостью учащихся и посещением ими учебных занятий со стороны родителей (законных представителей), объективное информирование родителей (законных представителей) о ходе и содержании образовательного процесса в Школе; - Повышение объективности выставления промежуточных и итоговых отметок, прогнозирование успеваемости отдельных учеников и класса в целом;
- Контроль выполнения образовательных программ на текущий учебный год.
Правила и порядок работы в АИС.
1. Общее управление работой АИС «учет контингента учащихся» в Школе осуществляется директором, который издает Приказ и утверждает Положение о АИС «учет контингента учащихся».
2. Контроль над функционированием и информационным наполнением АИС «учет контингента учащихся» в рамках Школы обеспечивается рабочей группой.
3. Состав рабочей группы утверждается приказом директора.
4. Результатом работы по информационному наполнению является предоставление получателю актуальной и достоверной информации в АИС «учет контингента учащихся».
5. Актуальность и достоверность информации, предоставляемой получателю в АИС «учет контингента учащихся», обеспечивается ее регулярным обновлением.
6. Конфиденциальность предоставляемой информации обеспечивается за счет авторизированного доступа к информации.
7. Сетевое взаимодействие участников АИС «учет контингента учащихся» строится на принципах сетевого корпоративного этикета.
8. Участникам АИС «учет контингента учащихся» запрещается предавать персональную информацию о логине и пароле доступа в систему другим лицам.
9. Родители (законные представители) и учащиеся имеют ограниченный доступ к данным АИС «учет контингента учащихся» (только к собственным данным).
10. Учащиеся и их родители (законные представители) получают реквизиты доступа в систему у классного руководителя или у школьного администратора АИС «учет контингента учащихся»
11. Ответственность за содержание информации, представляемой в АИС несет директор Школы.
12. Педагогические работники должны быть ознакомлены о порядке заполнения данных в АИС «учет контингента учащихся» администратором АИС «учет контингента учащихся» назначаемым приказом директора.
13. Персональные данные сотрудника, учащегося, родителей учащегося или его законных представителей могут быть введены и использованы в АИС «учет контингента учащихся» только с письменного согласия субъекта персональных данных или его законного представителя кроме тех которые необходимы для функционирования системы в целом и определенных законодательством. В письменном согласии указывается конкретный состав персональных данных, которые будут обрабатываться в АИС «учет контингента учащихся» .
1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
1.1. Характеристика предприятия и его деятельности.
МАОУ СОШ № 25 является общеобразовательным учреждением начального общего, основного общего и среднего общего образования, которое в своей деятельности обеспечивает выполнения федерального государственного образовательного стандарта.
Образовательной программы – обеспечение качества образования как результата деятельности коллектива школы и обеспечение преемственности программ по уровням обучения. Образовательная программа и учебный план предусматривают выполнение государственной функции школы – обеспечение базового среднего образования и развитие ребёнка в процессе обучения.
Главным условием для достижения этих целей является включение каждого учащегося на каждом учебном занятии в деятельность с учётом его возможностей и способностей.
Школа работает над:
- обеспечением преемственности начального общего, основного общего, среднего общего образования;
- обеспечением доступности получения качественного основного общего образования. Достижением планируемых результатов освоения основной образовательной программы основного общего образования всеми обучающимися, в том числе детьми-инвалидами и детьми с ограниченными возможностями здоровья;
- обеспечением эффективного сочетания урочных и внеурочных форм организации образовательного процесса, взаимодействия всех его участников;
- выявлением и развитием способностей обучающихся, в том числе одарённых детей, детей с ограниченными возможностями здоровья и инвалидов, их профессиональных склонностей через систему секций, студий и кружков, организацию общественно полезной деятельности, в том числе социальной практики, с использованием возможностей образовательных учреждений дополнительного образования детей;
- организацией интеллектуальных и творческих соревнований, научно-технического творчества, проектной и учебно-исследовательской деятельности;
- участием обучающихся, их родителей (законных представителей), педагогических работников и общественности в проектировании и развитии внутри школьной социальной среды, школьного уклада.
Основные финансово – экономические показатели деятельности «МАОУ СОШ № 25» приведены в таблице 1.1.
Под движением контингента студентов в системе понимается выполнение процедур зачисления, отчисления, выпуска, восстановления студентов и проч. В ходе выполнения данных процедур происходит закрытие одного из статусов учащегося и создание нового.
В данном разделе используются термины учащийся, статус, текущий статус, закрытие статуса и другие. Определения этих терминов и описание общих принципов учета перемещений, происходящих с учащимися, даны в разделе Общие принципы учета контингента учащихся, с которым рекомендуется ознакомиться до начала работы с данным разделом.
Действия по перемещениям студентов на участке "Студент" производятся в форме "Студенты - учеба" в одной из таблиц данных, отображающих студентов определенной категории, при помощи действий контекстного меню, расположенных в группе действий "Перемещения".
Конкретный перечень действий, доступных в группе действий "Перемещения" зависит от категории студентов и прав текущего пользователя. Перечень действий может также содержать дополнительные (служебные) действия (например, действие "Перевести на специалиста ошибочно зачисленного").
При выполнении перемещений системой ведется история нахождения студента в том или ином статусе на определенном курсе в каждом из семестров (полугодий). Сформированные при перемещениях записи истории для каждого студента можно увидеть в форме Студенты - учеба на подчиненной вкладке Периоды обучения.
Таблица периодов обучения студента позволяет также заносить дополнительную информацию по каждому периоду о повторном обучении студента на курсе, о месте в текущем и кумулятивном рейтингах, о предоставленных студенту скидках по оплате за обучение и проч.
При переводе студента из другого ВУЗа, работа со студентом начинается до того, как выходит приказ о переводе. Поэтому для добавления студента, переводящегося из другого ВУЗа, приказ не требуется.
В период внедрения и опытной эксплуатации системы, когда контингент студентов еще не полностью сформирован, пользователям могут быть доступны процедуры добавления отчисленного студента и студента, находящегося в академическом отпуске. Записи о студентах данных категорий должны быть добавлены до того, как будут выполнены процедуры их перемещения на факультет.
За годы обучения студентов происходят изменения их численности. Для этого существуют различные причины. К ним относятся отчисление студентов, восстановление ранее отчисленных студентов, перевод студентов из одного вуза в другой, предоставление студентам отпуска или повторного обучения. В последнем случае студент продолжает обучение вместе со студентами следующего года приема. Процент, который составляет каждая из перечисленных категорий студентов вуза от их общего количества, от года к году практически не изменяется. В этом задании приведены вполне реальные данные. Выполните предлагаемое ниже исследование. Обратите внимание на полученные результаты и сделайте для себя необходимые выводы.
Порядок выполнения работы:
1. Запустите Excel и щелкните на кнопке Сохранить.
2. С помощь кнопки Создать папку в появившемся окне Сохранение документа создайте свою рабочую папку и сохраните в ней файл Книга1 под именем Контингент.xls.
3. Создайте электронную таблицу, соответствующую рис. 2. В таблице применяйте шрифт Times New Roman размером 12. Напомним порядок выполнения некоторых операций, которые Вам при этом придется применять:
Объединение ячеек. Для этого необходимо выделить подлежащие объединению ячейки, выполнить команду меню Формат, Ячейки, установить на вкладке Выравнивание флажок в поле Объединение ячеек и щелкнуть на кнопке ОК.
Форматирование текста. Чтобы текст в одной ячейке (или нескольких ячейках) мог занимать не одну, а несколько строк, необходимо выделить ячейку (или соответственно несколько ячеек), выполнить команду Формат, Ячейки, включить на вкладке Выравнивание флажок в поле Переносить по словам и щелкнуть на кнопке ОК.
Изображение границ ячеек, строк, столбцов, таблицы. Сначала следует выделить совокупность ячеек, для которой Вы хотите изобразить границу. Границы могут быть изображены с помощью кнопки Границы панели инструментов, которую можно увидеть, щелкнув на кнопке панели инструментов Другие кнопки. Можно изобразить границы с помощью команды меню Формат, Ячейки. В появившемся окне Формат ячеек открыть вкладку Граница. Эта вкладка позволяет выбрать тип линии границы, а также положение границы относительно выделенной совокупности ячеек.
Рис.2. Исходные данные
4. Введите в ячейку D4 очевидную формулу =C4–C6–C8–C10+D12+D13 для вычисления численности студентов в начале второго семестра.
5. Для вычисления численности студентов в начале каждого из
3 – 12 семестров обеспечьте появление аналогичных формул в ячейках E4:N4. Для этого следует копировать формулу из ячейки D4 в ячейки E4:N4.
6. Форматируйте ячейки C5:N5, установив один разряд дробной части.
7. Приступите к вводу в ячейки C5:N5 необходимых формул для вычисления величины в процентах, которую составляет количество студентов в начале каждого из 1 – 12 семестров по сравнению с количеством студентов в начале первого семестра. Сначала эту очевидную формулу =C4/$C4*100 надо ввести в ячейку С5. Ссылка на ячейку С4 в знаменателе введенной формулы должна быть абсолютной, иначе возникнет ошибка при копировании формулы в другие ячейки пятой строки. Затем содержимое ячейки С5 следует копировать в ячейки D5:N5.
8. Введите в ячейки C7:N7 формулу для вычисления величины в процентах, которую составляет количество отчисленных студентов в 1-12 семестрах, по отношению к численности студентов на начало соответствующего семестра.
9. Введите в ячейки J9 и N9 формулы для вычисления величины в процентах, которую составляет количество отчисленных студентов в связи с успешным окончанием обучения в 8 и 12 семестрах, по отношению к численности студентов на начало соответствующего семестра.
10. Введите в ячейки C11:N11 формулы для вычисления величины в процентах, которую составляет количество студентов, оставленных в течение семестра на второй год в 1 – 12 семестрах по отношению к численности студентов на начало семестра.
11. Вычислите долю в процентах, которую составляет суммарное число студентов, успешно окончивших ВУЗ за 12 семестров обучения, по отношению к числу студентов, начавших обучение на первом курсе. Для этого в ячейку F14 введите текст «Суммарный выпуск составляет» и выровняйте его по правому краю ячейки. Затем в ячейку H14 введите текст
«% от начальной численности студентов» и, если необходимо, выровняйте его по левому краю. Установите в ячейке G14 один разряд дробной части. Теперь Вам осталось в ячейку G14 записать нужную формулу.
12. Вычислите долю в процентах, которую составляет суммарное число студентов, за весь срок обучения отчисленных из вуза или оставленных на второй год, по отношению к числу студентов, начавших обучение на первом курсе. Для этого в ячейку F15 введите текст «Суммарный отсев составляет» и выровняйте его по правому краю ячейки. Затем в ячейку H15 введите текст «% от начальной численности студентов» и, если необходимо, выровняйте его по левому краю. Установите в ячейке G15 один разряд дробной части. Теперь Вам осталось записать очевидную формулу в ячейку G15. Если до сих пор Вы не ошибались, то Ваша таблица должна соответствовать рис. 3.
13. Постройте с помощью мастера диаграмм объемный вариант обычной гистограммы для отображения выраженного в процентах количества студентов на начало каждого семестра (строка 5). До обращения к мастеру диаграмм следует выделить подлежащий отображению числовой ряд (в данном случае это ячейки C5:N5). Результат, который Вы должны получить, сравните с рис. 4.
Рис.3. Результаты вычислений
Рис.4. Изменение численности студентов за время обучения
14. Постройте с помощью мастера диаграмм графики отсева студентов в процессе обучения (отчисление, оставление на второй год). До обращения к мастеру диаграмм выделите подлежащий отображению числовой ряд (в данном случае – это ячейки C7:N7 и C11:N11). Выделить участки таблицы, не являющиеся смежными, возможно с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl. Результат, который Вы должны получить, сравните с рис. 5.
В подразделе приводятся данные о прибытии и выбытии студентов за период с 1 октября предыдущего года по 30 сентября текущего года по программам среднего профессионального образования и по источникам финансирования обучения.
Подраздел заполняется отдельно по каждой форме обучения (очной, очно-заочной, заочной).
В строке 01 показывается численность студентов, прибывших в образовательную организацию за отчетный период. В численность прибывших студентов не включаются показатели приема, учитываемые в графе 6 подраздела 2.1.1.
В численность студентов, прибывших в образовательную организацию, включаются: студенты, переведенные с других форм обучения данной образовательной организации (строка 02) и из других образовательных организаций (строка 03) с программ того же уровня; лица, ранее отчисленные из данной образовательной организации и восстановленные на обучение в установленном порядке за отчетный период и лица, принятые для продолжения обучения в данной образовательной организации, ранее обучавшиеся в других организациях и отчисленные из них до окончания обучения (строка 04); студенты, прибывшие в образовательную организацию по другим причинам, не указанным в строках 02 - 04(строка 05). Строка 01 равна сумме строк 02 - 05.
В строке 06 указывается численность студентов, выбывших из образовательной организации, осуществляющей образовательную деятельность в течение отчетного периода до завершения обучения. В численность выбывших студентов не включаются лица, получившие образование (завершившие обучение) и учитываемые в графе 4 подраздела 2.1.3.
В численность студентов, выбывших из образовательной организации, включаются: студенты, переведенные на другие формы обучения в данной (строка 07) и в другие образовательные организации на обучение по программам того же уровня (строка 08); лица, выбывшие из образовательной организации до ее окончания по состоянию здоровья (строка 09); бросившие учебу (прекратившие образовательные отношения по инициативе обучающегося, кроме учтенных в строках 07, 08, 09 - строка 10); лица, отчисленные из образовательной организации по неуспеваемости (строка 11); лица, к которым применено отчисление в виде меры дисциплинарного взыскания (строка 13); лица, отчисленные из-за просрочки оплаты обучения (строка 14); студенты, выбывшие из образовательной организации по другим причинам, не указанным в строках 07 - 14(строка 15). Строка 06 равна сумме строк 07 - 11, 13 - 15.
В численность студентов, выбывших по неуспеваемости (строка 11), включаются лица, отчисленные по неуспеваемости в период обучения, а также лица, которые не прошли итоговую аттестацию или получили на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты. Численность лиц, не прошедших итоговую аттестацию (получивших на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты), выделяется по строке 12 (из строки 11).
В строках 02, 03 показывается прибытие с программ, а в строках 07, 08 выбытие на программы того же уровня среднего профессионального образования: в графах 3 - 7 - с программ подготовки специалистов среднего звена на базе основного общего образования на программы подготовки специалистов среднего звена на базе основного общего образования; в графах 8 - 12 - с программ подготовки специалистов среднего звена на базе среднего общего образования на программы подготовки специалистов среднего звена на базе среднего общего образования; в графах 13 - 17 - с программ подготовки квалифицированных рабочих, служащих на базе основного общего образования на программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих на базе основного общего образования; в графах 18 - 22 - с программ подготовки квалифицированных рабочих, служащих на базе среднего общего образования на программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих на базе среднего общего образования.
Данные о студентах филиалов образовательных организаций, которые по окончании вторых, третьих курсов переводятся в головную организацию для дальнейшего обучения, показываются по строке 05 "прибыло по другим причинам" в отчете головной образовательной организации, по строке 15 "выбыло по другим причинам" - в отчете филиала образовательной организации.
По строке 16 приводятся данные о численности студентов на начало предыдущего учебного года (по состоянию на 1 октября). Если по сравнению с прошлым годом имели место структурные изменения организации, то данные по строке 16 приводятся с учетом этих изменений.
Строка 16 по графам 3 - 22, плюс прием (подраздел 2.1.1), минус выпуск (подраздел 2.1.3), плюс прибытие (подраздел 2.2), минус выбытие (подраздел 2.2) должна быть равна численности студентов на начало учебного года, приведенной в подразделе 2.1.2, по соответствующим программам среднего профессионального образования и источникам финансирования обучения.
В связи с этим целью данной курсовой работы является создание приложения в Excel, позволяющее осуществить полную автоматизацию рассматриваемого процесса.
Задачи, выполняемые в ходе написания работы:
формирование базы данных, на основе которой осуществляется генерирование данных в различные документы;
выполнение операций для автоматического заполнения документов;
формирование отчетов движения контингента студентов за 2011-2012гг.;
Оглавление
Введение………………………………………………………………………….5
1. Описание предметной области………………………………………………6
2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы. Определение проблем и пути устранения ………………………………………………………….……..9
3. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы …………11
4. Пошаговое выполнение работы…………………………………………….12
Заключение……………………………………………………………………. 17
Список использованной литературы…………………………………………..18
Файлы: 1 файл
курсовая.doc
1. Описание предметной области………………………………………………6
2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы. Определение проблем и пути устранения ………………………………………………………….……..9
3. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы …………11
4. Пошаговое выполнение работы…………………………………………….12
Список использованной литературы…………………………………………..18
В каждом университете производится большое количество документов, а именно, приказов, отчетов, актов, протоколов и многих других связанных с затратами на различные услуги, а также с сотрудниками и со студентами. Так каждый год большое количество студентов уходят в академический отпуск, отчисляются по собственному желанию, за невыполнение учебного плана, другие наоборот восстанавливаются и продолжают обучение и все эти процессы сопровождаются приказами. Создание этих документов занимает относительно много времени и требует предельной внимательности, а подсчет отчислившихся и восстановившихся студентов, если и происходит, то, в журнале, заполняемом от руки. Для того, что бы можно было отследить увеличение или уменьшения, например, количества студентов, ушедших в академический отпуск по сравнению с предыдущим годом, нам необходимо автоматизировать процесс учета движения контингента студентов.
В связи с этим целью данной курсовой работы является создание приложения в Excel, позволяющее осуществить полную автоматизацию рассматриваемого процесса.
Задачи, выполняемые в ходе написания работы:
- формирование базы данных, на основе которой осуществляется генерирование данных в различные документы;
- выполнение операций для автоматического заполнения документов;
- формирование отчетов движения контингента студентов за 2011-2012гг.;
1 Описание предметной области
Уфимский государственный авиационный технический университет (УГАТУ) — ведущий и крупнейший вуз Уфы и Республики Башкортостан, центр отечественной науки и культуры, один из старейших университетов региона, победитель конкурса инновационных образовательных программ вузов. Сегодня УГАТУ - это современный центр образования, науки и культуры. Шесть факультетов: авиационных двигателей (ФАД); авиационно-технологических систем (ФАТС); авиационного приборостроения (ФАП); информатики и робототехники (ФИРТ); общенаучный (ОНФ), защиты в чрезвычайных ситуациях (ФЗЧС) и Институт экономики и управления (ИНЭК) ведут набор студентов. Желающих поступить в УГАТУ огромное множество, но, как и каждого вуза у него есть ограничения по набору абитуриентов. Для того, что бы было удобнее рассчитывать количество студентов для набора на первый курс, необходимо владеть данными за предыдущий год, автоматизация данного процесса позволит сократить время на поиски данной информации, а также не возникнет необходимости задействовать в этом большое количество сотрудников, соответственно это только улучшит производительность труда. Также автоматизация, управления движения численности контингента студентов позволяет контролировать движение денежных средств вуза и исполнение бюджетов.
В вузах большое внимание в настоящее время уделяется проблемам управления контингентом обучающихся, но нет ни каких документов, которые бы могли предоставить необходимую информацию об их движении.
Информацию, которая нам понадобится, для формирования отчетов мы можем получить из приказов, издаваемых университетом, конкретно нас будут интересовать:
- приказы на отчисление за нарушение пункта договора о погашении задолженности по оплате;
- приказы на отчисление за академическую неуспеваемость;
- приказы на отчисление по собственному желанию;
- приказы на отчисление в связи с переводом в другой вуз;
-приказы на отчисление в связи с невыходом из академического отпуска;
- приказы на зачисление, максимальный срок погашения разницы по дисциплинам до следующей экзаменационной сессии. После сдачи разницы формируют приказ допуска к занятиям, затем приказ на зачисление;
- приказы по перемещению внутри Вуза (перевод с одной специальности на другую, с одной формы обучения на другую);
- приказы на предоставление академического отпуска в связи призывом на военную службу, по уходу за ребенком, в связи большим объемом спортивно- тренировочных занятий, по медицинским показаниям;
- приказы на восстановление.
Отчет будет формироваться отдельно по факультетам и в зависимости от формы обучения (Рисунок 1)
Рисунок 1 – Пример отчета по факультету ОНФ заочной формы обучения.
База данных с каждым годом будет увеличиваться и можно будет легко сравнивать количество, например, восстановленных студентов с предыдущем годом.
Читайте также: