Драйвер численности что это
О перегруженности работой говорят, когда объем работы превышает количество рабочего времени, которым располагает сотрудник для ее выполнения.
Недогруженность предполагает, что после решения рабочих задач у работника остается свободное рабочее время, не занятое работой.
Математически загруженность рассчитывается как отношение объема работы, измеренного в единицах времени (часах или минутах) к фонду рабочего времени.
Как рассчитать загруженность сотрудника
Разберем на примере.
Рассчитаем его загруженность:
20 (количество клиентов) * 0,5 (норматив на одного клиента в часах) / 8 (длительность рабочей смены в часах) *100 (процентов) = 120%.
В каких единицах измеряется загруженность
Как видно из примера выше, загруженность измеряется в процентах.
100%-ная загруженность означает, что рабочее время работника полностью занято решением рабочих задач.
Значение менее 100% означает недогруженность, более 100% - перегруженность сотрудника работой.
Как рассчитать загруженность нескольких сотрудников
Понятие "загруженность" применимо либо к личной загруженности конкретного работника, либо к усредненной загруженности нескольких работников, выполняющих общий объем работы.
Рассчитывая личную загруженность работников Иванова и Петрова, мы используем для расчета выполняемый каждым из них объем работы и их личный фонд рабочего времени.
Если сотрудников несколько, и у них общий объем работы, среднюю загруженность каждого работника рассчитываем следующим образом: делим общий объем работы на количество работников, полученное значение делим на фонд рабочего одного сотрудника.
Пример: за 40-часовую рабочую неделю 10 сотрудников банка обслуживают 810 клиентов, нормативная длительность обслуживания одного клиента - 0,5 часа.
Определяем объем работы на одного сотрудника: 810 (клиентов) * 0,5 (время на одного клиента) / 10 (количество сотрудников) = 40,5 (объем работы в часах на одного сотрудника в неделю).
Теперь рассчитываем загруженность - 40,5 /40*100%=101%
Может ли загруженность быть всегда равной 100%
К постоянной 100%-ной загруженности персонала можно и нужно стремиться, на практике достигнуть такого равномерного распределения рабочей нагрузки удается не всегда.
Работы бывает больше или меньше, загруженность работника в пределах рабочих дней, недель и месяцев "плавает" и может быть больше или меньше 100%.
Если средняя загруженность в пределах интересующего нас периода примерно равна 100%, говорить о 100%-ной загруженности можно при условии, что недогруженность и перегруженность работников не достигали в течение этого периода критических значений - о них поговорим далее.
Допустимо ли "перегружать" или "недогружать" работника
Если следовать канонам экономики труда, то для тех видов работ, на длительность выполнения которых существенно влияют опыт и квалификация работника, отклонение затрат времени на выполнение работы от нормы (100%) не может превышать плюс/минус 20%.
Стоит учитывать, что постоянно работать в режиме такой нагрузки способны немногие - количество "стахановцев" не превышает 5-6% от общего количества сотрудников.
Нормальными можно считать колебания загруженности в диапазоне от 85 до 115% для условий, когда загруженность свыше 100% можно компенсировать высокой интенсивностью труда.
Если рабочие операции "жестко" нормированы по времени, например, определены процессом работы технологического оборудования, загрузить работников более чем на 100% не получится.
Стоит также помнить, что разрешенный лимит сверхурочной работы задан законодательно - не более 120 часов работы от годового фонда рабочего времени (1976 часов), так что работать больше 106% от годового фонда рабочего времени ваши работники не смогут.
Какие управленческие решения можно принимать по итогам оценки загруженности сотрудников
Если загруженность менее 85%, то есть смысл либо догрузить сотрудника дополнительной работой, либо сократить штатную единицу, распределив объем работы между коллегами.
Если загруженность сотрудника выше 115%, то стоит либо распределить сверхнормативную нагрузку между другими сотрудниками, если их загруженность позволяет это сделать, если нет - ввести дополнительную штатную единицу.
Как соотносятся загруженность сотрудников и расчетная численность подразделения
Независимо от того, какой способ мы применяем для расчета численности, полученное значение может оказаться не целым числом.
Например, 12,5 человек.
Нужно ли нам округлять расчетную численность до 13 единиц?
Разделим нецелую часть значения численности (0,5) на количество целых штатных единиц (12), полученное значение умножим на 100% и прибавим 100%.
104% - это плановая загруженность каждого из 12 сотрудников, если мы не станем нанимать 13-го.
Она вполне приемлема (меньше 115%), поэтому ограничимся вводом в штатное расписание 12 штатных единиц.
Резюме
Понятие "загруженность" не в ходу у экономистов по труду и нормировщиков и в практике их работы не используется, хотя по смыслу и логике напрямую связано с расчетом численности и нормированием труда, и понимание того, что считать загруженностью и как ее оценивать, существенно облегчает руководителям принятие управленческих решений.
Кроме того, оптимизация загруженности сотрудников напрямую влияет на возможность компании привлечь и удержать сотрудников.
Безусловно, для точного расчета загруженности стоит учитывать, какой процент от общего времени работы составляет оперативное время, но такой расчет можно поручить специалистам - подробнее об этом в статьях
Желаю всем 100% -ной загруженности персонала и разумных управленческих решений.
Конечно, никакой калькулятор не заменит умную голову и умелые руки, но автоматизация умственного труда нередко экономит время и позволяет быстро решать даже сложные задачи.
Я постараюсь максимально подробно описать функции, логику, алгоритмы и формулы калькулятора, чтобы он не казался вам «черным ящиком».
Что делает калькулятор для расчета численности
Рассчитывает оптимальную численность работников для выполнения определенного объема работы.
Определяет загруженность работников с учетом фактической и оптимальной численности.
Определяет оптимальный должностной состав подразделения.
Рассчитывает фонд оплаты труда с учетом фактически выполняемого объема работы и оптимальной численности.
Какие функции появились в версии 2.0
Неограниченное количество должностей и операций.
Учет при расчете численности времени ежегодных отпусков, больничных и отпусков без сохранения заработной платы.
Учет при расчете численности структуры рабочего времени, а именно, подготовительно-заключительного времени, времени на обслуживание рабочего места, или, если рассчитывается численность служащих, процента ненормируемого времени.
Учет неустранимых перерывов в работе.
Учет времени на отдых и личные надобности.
Расчет «стоимости» персонала подразделения при оптимальной численности.
Расчет численности с учетом выполнения нормы — 100%, 80% и т. д. — этот показатель позволяет учитывать разницу в квалификации работников.
Учет при расчете численности потерь рабочего времени из-за недостатков в организации работы и нарушений трудовой дисциплины.
Принципиальным отличием версии калькулятора 2.0 от 1.0 является возможность произвольно учитывать перечисленные выше параметры при расчете численности.
Как считает калькулятор
Для расчета трудозатрат требуется ввести на лист «Описание работ» (кликните для увеличения) все выполняемые подразделением работы (операции), определить для каждой из них норму времени и указать количество повторений для каждой операции.
Трудозатраты на месяц = норма времени на операцию*количество операций.
Для того чтобы рассчитать численность, трудозатраты за месяц нужно разделить на месячный фонд рабочего времени — это значение и будет являться целевой численностью.
Полученное число будет нецелым, поэтому его нужно округлить до целых штатных единиц по следующему правилу — если целевая численность >1,15, то округляем вверх, если целевая численность
Загруженность сотрудника рассчитывается по формуле «трудозатраты / месячный фонд рабочего времени*количество штатных единиц».
Как определить нормы времени на операции и затраты времени на ненормируемые работы
Если вы умеете работать со справочниками норм, нормы можно взять из них.
Если у вас есть время и навыки проведения хронометражей, фотографии рабочего дня и моментных наблюдений, можете сами разработать технически обоснованные нормы.
Но если перед вами не ставится задача расчета численности на основе технически обоснованных норм, для определения норм времени на операции можете воспользоваться экспертными оценками — очень часто для решения задачи вполне хватает и таких данных.
Используя экспертные оценки, постарайтесь не наделать ошибок, выделяя в процессах операции (работы) — явным признаком ошибки является существенная разница между максимальным и минимальным временем выполнения одной операции.
Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.
Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по времени или количеству подопераций.
Время на отдых и личные надобности
Что касается времени на отдых и личные надобности, то по минимуму оно должно составлять не менее 20 минут в течение рабочего дня или 4% от смены (для офисного сотрудника).
Процент от оперативного времени или точное время на отдых и личные надобности в минутах можно определить суммированием всего времени отдыха, положенного работнику при работе в отклоняющихся от нормальных условиях труда согласно Межотраслевым методическим рекомендациям «Определение нормативов времени на отдых и личные надобности».
Драйверы численности
Это те показатели объема работы (частота за период), на которые умножаются нормы времени при расчете трудозатрат.
Некоторые объемные показатели определить легко — к ним относятся константы, например, количество отчетов, которые сдаются ежемесячно, или регулярно проводящиеся работы по обслуживанию оборудования.
Часть показателей можно рассчитать на основе имеющейся статистики, к примеру, количество покупок, количество документов, количество единиц произведенной продукции.
Если «готовых» объемных показателей у вас нет, вам придется рассчитать «производные» показатели, используя в качестве базы для расчета уже имеющиеся константы и статистику.
Так, количество документов, в которых требуется исправлять ошибки, вы можете рассчитать в процентах от общего количества документов, а количество внеплановых ремонтов оборудования — в процентах от общего объема работ по его обслуживанию.
Как вводить данные — лист «Штатные должности»
С этого листа начинаете ввод данных — вводите в доступные поля названия должностей и их количество.
Если планируете рассчитывать оптимальный фонд оплаты труда — вводите для каждой должности ежемесячный размер заработной платы (кликните на картинку для увеличения).
Как вводить данные лист — «Рабочее время»
Кликните для увеличения.
Для ввода данных на этом листе доступны всего 8 столбцов.
7 из них относятся к режиму работы, исключение составляет столбец «Среднемесячное количество смен за год».
Он предназначен для расчета трудозатрат в случаях, когда работа ведется в выходные дни, посменно и/или по скользящему графику, например, 365 дней в году.
«Среднемесячное количество смен за год» в этом случае составит 365/12=30,4.
Если «Среднемесячное количество смен за год» равно «Среднемесячному количеству рабочих дней», первое поле оставьте пустым.
Заполнение оставшихся дней должно быть интуитивно понятно.
Среднемесячное количество рабочих дней для пятидневки считается равным 247/12=20,6, для сменных/скользящих графиков рассчитайте сами.
Количество дней отпуска, больничных и время перерывов для отдыха и личных надобностей, которые вы введете в поля на этом листе, будет использоваться при расчете численности только в том случае, если вы «включите» соответствующие опции их учета на листе «Расчет численности».
Как вводить данные — лист «Потери рабочего времени»
Учтите, что при расчете численности потери рабочего времени не учитываются, но для анализа структуры рабочего времени эти данные необходимы.
Вы можете произвольно менять названия столбцов и значений полей или даже их обнулить, если ваши сотрудники не отвлекаются в рабочее время.
Оценить влияние потерь рабочего времени на загрузку сотрудников можно на листе «Расчет численности» — для этого нужно активировать опцию «Учет потерь рабочего времени».
Как вводить данные — лист «Описание работ»
На этом листе вам нужно ввести все работы (операции), выполняемые подразделением.
Для каждой операции рекомендую указать «Бизнес-процесс/блок работ» — он пригодится вам, если впоследствии вы будет сортировать и перераспределять работы между исполнителями.
Для каждой операции указываете минимальное/максимальное время ее выполнения.
Среднее арифметическое этих значений и будет нормой времени на эту операцию.
Далее в выпадающем списке выбираете параметр частоты выполнения этой операции — «количество в месяц/неделю/смену» и указываете показатель объема работы — частоту.
Если вы выбрали параметр «Количество в месяц», то трудозатраты по операции рассчитаются как произведение нормы времени на количество операций, если «количество в неделю», то будет использован дополнительный множитель 4,285 (среднее количество недель в месяце), если «количество в день», то трудозатраты в месяц рассчитаются либо с учетом «Среднемесячного количества смен за год», если это поле непустое, либо с учетом «Среднемесячного количества рабочих дней».
В поле «должность» не забудьте выбрать из выпадающего списка исполнителя работ — на него при расчете численности будут «записаны» рассчитанные вами трудозатраты.
Если вы рассчитываете численность производственного персонала, и вам нужно добавить к основному времени подготовительно-заключительное время и/или время обслуживания рабочего место, вы может указать его либо в % от общего времени операций, либо в минутах от общего времени на одну или все операции.
Если вы вдруг захотите выбрать недопустимое количество параметров, поле «ПЗВ+ОРМ в месяц (мин)» окрасится красным и укажет вам на ошибку.
Рассчитываем численность — лист «Расчет численности»
На этом листе пользователь «руками» может добавить всего три показателя, которые могут увеличить время, необходимое для выполнения расчетного объема работы:
- ненормируемые операции или подготовительное-заключительное время/время обслуживания рабочего места — добавляется в процентах к основному времени; если на листе «Описание работ» вы уже учитывали это время — ячейка будет выделена красным;
- неустранимые перерывы в часах за смену (это все те перерывы в работе, устранить которые при имеющихся условиях труда невозможно);
- выполнение норм в % (очевидно, что, выполнение норм на 50% требует удвоения численности выполняющих эту работу сотрудников).
Кроме перечисленных выше параметров на этом листе ввести ничего нельзя — можно только «включать/выключать» используемые для расчета опции.
Выбор кнопок «+» и «-» на второй строке листа позволяет включить или исключить соответствующие параметры из расчета.
Зеленая кнопка «-» над столбцом «Потери рабочего времени» означает, что по умолчанию в расчете численности этот показатель не учитывается.
Если захотите учесть потери — она сменится красной кнопкой «+».
Не для всех должностей расчет численности стоит делать с поправкой на отпускные и больничные, поэтому можно либо «отключить» эти опции для всех должностей одной кнопкой вверху, либо «отключать» выборочно при «нажатой» верхней кнопке.
Результаты расчета численности
Ради них и была проделана вся предыдущая работа.
Результаты расчета численности отображаются в зеленых столбцах «Целевая численность» и «Целевая численность округленная», а также «Целевая загрузка».
«Целевая численность округленная», напомню, считается по следующему правилу — если целевая численность >1,15, то округляем вверх, если целевая численность
«Целевая загрузка» рассчитывается следующим образом: трудозатраты на должность в месяц/месячный фонд рабочего времени для должности*»Целевая численность округленная».
Значение «Фактической численности» «подтягивается» из листа «Штатные должности».
«Фактическая загрузка » — трудозатраты на должность/месячный фонд рабочего времени для должности * «Фактическая численность».
Расчет ФОТ или «стоимости» подразделения
Тоже ничего сложного.
«Точная целевая стоимость» — это произведение месячного размера заработной платы для должности на целевую численность до округления.
Это показатель поможет понять, сколько вы бы платили только по факту выполнения работ.
«Целевая стоимость» — произведение целевой численности, округленной до целых единиц, на месячный размер заработной платы — это как «итого по должности» в штатном расписании.
Итоговые цифры расчета численности и стоимости
Можно увидеть на второй строке — белый шрифт в черных ячейках.
Думаю, можно не объяснять — там все понятно.
В заключение
Буду рад если, калькулятор для расчета численности 2.0 пригодится вам в работе.
Конечно, в нем реализован лишь один из подходов к расчету численности, для решения других задач нужны другие калькуляторы.
Я не стал добавлять в этот инструмент функции, которые не нужны большинству пользователей, например, коэффициент неравномерности загрузки персонала — если вы дружите с MS Excel, вы легко «дооборудуете» калькулятор дополнительными опциями.
Под нормированием труда и численности понимаются действия по разработке и внедрению норм, которые определяют объем трудовых затрат и численности персонала, необходимых для выполнения тех или иных работ. Данные действия необходимы для рационального управления производством и трудом, ведь на сегодняшний день расходы на оплату труда являются одними из основных статей расходов и благодаря нормированию труда, компания может определить оптимальную численность, профессиональный и квалификационный состав работников, а также осуществить мероприятия, направленные на наиболее эффективное использование трудовых ресурсов.
Применение систем нормирования труда регулируется трудовым законодательством. Статьей 159 ТК РФ работникам гарантируется применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором. Государственное содействие обеспечивается разработкой типовых норм труда для однородных работ, установлением правил введения, замены и пересмотра норм труда, подготовкой специалистов в области нормирования труда, возложением на работодателя обязанности устанавливать научно обоснованные нормы труда. Именно за отработку нормы рабочего времени и выполнение нормы труда, законодательство гарантирует работнику получение заработной платы.
В практике нормирования труда и численности используются аналитический, опытно-статический и физиологический методы.
К аналитическим методам нормирования труда относятся хронометраж, фотографирование рабочего дня, метод моментальных наблюдений, метод сравнения по типовым нормам.
Все виды нормирования аналитическим методом предполагают разделение операций на отдельные элементы и их анализ. Последовательность действий следующая:
- операция разделяется на составляющие ее элементы - приемы, действия, движения,
- по каждому элементу выявляются факторы, оказывающие влияние на его продолжительность,
- разрабатываются целесообразные приемы труда и организационно-технические условия на рабочем месте (режимы работы оборудования, применяемые инструменты и приспособления),
- разрабатываются организационно-технические мероприятия, которые должны обеспечить использование запроектированных приемов и методов труда, режимов работы оборудования, условий труда на рабочем месте,
- рассчитывается продолжительность выполнения каждого элемента и всей операции в целом.
К опытно-статистическим методам нормирования труда относятся статистический, опытный и метод аналогий. Метод основан на использование результатов наблюдений, лабораторных исследований и результатов статистической обработки отчетных материалов.
Опытно-статистический метод нормирования в настоящее время применять не рекомендуется, так как он не соответствует достигнутому уровню передовой техники и не отвечает задаче дальнейшего повышения производительности труда. Он не учитывает роста технической вооруженности труда, достижений передовой технологии, организации труда и производства, а ориентирует в лучшем случае только на достигнутый и практически уже превзойденный средний уровень производительности. Применение опытно-статистических норм влечет за собой уравниловку в оплате малоквалифицированного и высококвалифицированного труда. Опытно-статистический метод нормирования основан на личном опыте нормировщика (мастера, руководителя), а также на использовании отчетных (статистических) данных о затратах времени на выполнение аналогичной работы. Этот метод не позволяет учитывать улучшающиеся организационно-технические условия производства. Поэтому нормы, установленные опытно-статистическим путем, могут использоваться лишь временно.
Физиологический метод нормирования связан с необходимостью регламентации напряжения физиологических функций. Метод обусловлен тем, что как перенапряжение отдельных органов и систем, так и недостаточная их нагрузка неблагоприятно отражаются на состоянии организма и снижают эффективность труда.
Нагрузка на организм при труде обусловлена:
- трудовой деятельностью,
- условиями производственной среды.
Ответная реакция организма в виде его напряжения является основной мерой оценки и нормирования трудовых нагрузок.
Задачей физиологического нормирования является регламентация деятельности человека, занятого различными видами труда, с учетом его возможностей и действия внешних факторов.
Под нормой следует понимать зону физиологических изменений, в границах которой сохраняются оптимальная жизнедеятельность и работоспособность человека. Выделяют два уровня нормирования нагрузки: предельный и оптимальный.
Предельно допустимая нагрузка — это величина рабочей нагрузки, которая у лиц, не имеющих противопоказаний к тяжелому или напряженному труду, не приводит в конце смены к переутомлению и при установленной длительности рабочей недели в течение всего трудового периода жизни не вызывает нарушения работоспособности и отклонений в состоянии здоровья.
Оптимальная трудовая нагрузка — это величина рабочей нагрузки, которая у лиц, допущенных к данному виду труда по состоянию здоровья, не приводит в конце смены к выраженному утомлению и обеспечивает оптимальную жизнедеятельность организма на протяжении всего трудового периода жизни и сохранение здоровья.
Для определения физического напряжения работающих используются общепринятые методы физиологических исследований.
Критериями напряжения организма при выполнении физической работы являются ЧСС, мощность энергозатрат, минутный объем дыхания с учетом вида выполняемой работы (общая, региональная, локальная), кожно-легочные влагопотери и процент снижения мышечной выносливости. При этом необходимо иметь усредненные данные для группы из 6–10 человек в возрасте 18–49 лет со стажем работы больше года.
Используя принцип защиты временем, необходимо нормировать длительность работ, общее напряжение при которых превышает определенный уровень изменения физиологических показателей. Так, длительность операций, выполнение которых вызывает увеличение ЧСС до 140 уд./мин, следует ограничивать одним часом за смену для мужчин и 0,5 часа — для женщин.
Отклонение фактических данных физиологических показателей от рекомендуемых величин в сторону превышения служит основанием для проведения мероприятий по снижению трудовой нагрузки путем механизации, автоматизации трудовых операций, улучшения санитарно-гигиенической обстановки, рационализации режима труда и отдыха.
Фотографирование рабочего времени
При нормировании труда и численности я использую метод — фотографирование рабочего дня, т. к. данный метод можно применять как к рабочим, так и к служащим, руководителям и специалистам.
Фотографирование рабочего дня предполагает изучение путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат рабочего времени на протяжении полного рабочего дня или определенной его части.
Фотографирование может проводиться нормировщиком или самим работником (самофотография). Различают фотографии:
- индивидуальную, т.е. одного работника;
- маршрутную, когда ведется наблюдение за группой работников, занятых на разных участках;
С помощью данного метода мною были достигнуты следующие цели:
- выявлены потери рабочего времени, установлены их причины и разработаны мероприятия по их устранению и совершенствованию организации труда и производства,
- изучен опыт работников, добивающихся лучших результатов труда,
- установлены нормы обслуживания оборудования и численности рабочих,
- разработаны нормативы подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени регламентированных перерывов,
- выявлены причины невыполнения работ.
До применения метода фотографирования рабочего дня мною были изучены технологический процесс производства, организация рабочего места и его обслуживания, выявлены недостатки в использовании рабочего времени.
Фотография рабочего времени состоит из нескольких этапов работы:
- подготовка к наблюдению, собственно наблюдение,
- обработка полученных данных,
- анализ результатов наблюдения,
- разработка предложений по улучшению использования рабочего времени и совершенствованию организации труда.
В процессе фотографирования рабочего дня результаты наблюдений заносятся в специальную фотокарту текстом, индексом или линией на графике. Фиксируются все действия исполнителя и перерывы в работе в том порядке, в каком они происходят фактически.
При обработке фотокарты определяется продолжительность каждого вида затрат труда После завершения наблюдения при обработке карты определяется продолжительностью каждого вида затрат труда, указывается продолжительность перекрываемого времени, проставляется соответствующий индекс, предусмотренной классификацией затрат рабочего времени.
Далее по результатам фотокарт, сделанным по аналогичным видам работ, составляются сводные таблицы одноименных затрат труда (подготовительно-заключительного времени, оперативного времени, времени на отдых и личные надобности и т. д.).
На основе таких таблиц составляется свободная карта фотографий рабочего дня, в которой суммируются затраты всех фотокарт по каждому индексу и определяются их средние величины на одного исполнителя.
По материалам сводных карт проводят анализ результатов наблюдений, в процессе которого: сравнивают фактические затраты подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности с нормативными значениями по этим видам затрат; устанавливают прямые потери рабочего времени, нерациональные его затраты и их причины; устанавливают необходимые затраты по этим категориям использования рабочего времени.
В итоге анализа составляют фактический и проектируемый балансы рабочего времени. В последнем исключают прямые потери и нерациональные затраты рабочего времени, за их счет увеличивают оперативное время. Полученные данные об улучшении использования рабочего времени позволяют определить:
Проектируемый рост производительности труда (П) по этому фактору по формуле
П = (Топ.п — Топ.ф) / Топ.ф * 100,
где Топ.п - оперативное время в проектируемом балансе рабочего времени, чел.-мин, Топ.ф - оперативное время фактическом балансе рабочего времени, чел.-мин.
Рассчитать резервы рабочего времени и коэффициенты возможного уплотнения рабочего дня (К1) и возможного повышения производительности труда за счет лучшего использования рабочего времени (К2) можно по формулам:
К1 = Тнаб — (Тнпз + Тноп + Тнтех.обс + Тнотл) * 100
К1 = (Тнаб — Трац) / Тнаб * 100,
К2 = (Тноп — Тотд + Тпнт + Тпнд) / Тноп * 100,
где K1 - коэффициент возможного уплотнения рабочего дня, %; Тнаб - время наблюдения в течение рабочего дня, мин; Трац , Тнпз, Тноп, Тнтех.обс., Тнотл - затраты рабочего времени по его конкретным категориям, полученные по наблюдениям, мин; К2 - коэффициент возможного повышения производительности труда, %; Тп - общая сумма времени перерывов в течение рабочего дня, мин; Тотд - время регламентированных перерывов на отдых и личные надобности, мин; Тпнт - время перерывов, вызванных недостатками в организации производства, мин; Тпнд - время перерывов, вызванных нарушением трудовой дисциплины, мин; Тноп - сумма оперативного времени по нормативному балансу времени рабочего дня, мин.
Нормирование труда и численности необходимы компании для определения уровня загрузки персонала, чтобы избежать перегруза отдельных работников и «раздува» численности персонала, в случае недостаточной загрузки.
Также нормирование труда необходимо в случае установления системы оплаты труда, в данном случае нормы труда можно использовать как гарантированную часть заработной плату (т. е. За выполнение нормы работник получает должностной оклад, ставку), а за работу сверх нормы работник получает премию.
Мировой опыт также свидетельствует о постоянном расширении сферы применения нормирования труда. В зарубежной практике, как правило, лишь небольшие предприятия с численностью работающих до 50 человек не применяют нормы труда, ограничиваясь соблюдением элементарных правил организации труда. Внедряя и совершенствуя нормы труда, компании получают значительный эффект, выражающийся в увеличении объемов выпуска и повышении качества продукции (услуг) при неизменных производственных мощностях, в росте прибыли за счет сокращения издержек, а также социальный эффект за счет снижения текучести кадров, уменьшение числа трудовых конфликтов. В перспективе каждое предприятие должно будет строить свою систему нормирования труда, учитывающую как ее общеметодологические основы, так и особенности труда в отрасли.
С помощью данного калькулятора вы можете расчитать целевую численность административного персонала - менеджеров и специалистов. Калькулятор позволяет объективно оценить потребности компании в персонале, спланировать оптимальную численность и расходы на персонал, повысить производительность труда.
Порядок необходимых для расчета численности операций приводится в инструкциях ниже: вы найдете примеры расчёта численности персонала, комментарии об использованных методах и формулах расчёта численности работников организации. Для демонстрации работы калькулятора мы заполнили его данными об отделе продаж условной компании, занимающейся производством строительных материалов. Вы можете заменить эти данные на информацию для собственных расчетов в оранжевых ячейках калькулятора.
Выполнение расчета численности персонала
Для расчета целевой численности персонала онлайн достаточно указать фонд рабочего времени на планируемый месяц, фактическую численность и значения драйверов численности в разделе 1 "Ввод данных для расчета". Драйвера численности – это несколько основных факторов, от которых зависит трудоёмкость работы. В нашем примере таких факторов два – количество клиентов и количество заказов в месяц. Методика определения драйверов численности будет изложена ниже.
Результаты расчета численности персонала
После ввода информации в первом разделе, вы получаете расчет целевой численности персонала в разделе 2 "Результаты расчета". Данный раздел предназначен для пользователей калькулятора - HR-менеджеров и линейных руководителей, в задачи которых входит расчёт численности персонала. Для удобства использования, калькулятор может быть внедрен на страницу внутреннего корпоративного портала вашей компании.
Какую информацию можно получить по результатам расчета численности персонала:
Целевая численность - для планирования персонала и фонда оплаты труда.
Разница с фактической численностью - для планирования мероприятий по подбору, переводу или высвобождению персонала.
Фактическая загрузка - для анализа загруженности работников и поиска возможностей ее повышения путем перераспределения функций или расширения зон ответственности.
Целевая загрузка - для анализа загруженности работников при целевой численности (нормой считается загрузка от 85% до 115%).
Изменение исходных параметров расчета численности
Следующие разделы калькулятора предназначены для специалистов по управлению персоналом. В них вы сможете задавать установленные нормы и коэффициенты, полученные в результате анализа деятельности подразделения.
Трудоемкость по должностям
В третьем разделе калькулятора "Трудоемкость по должностям" необходимо перечислить типовые должности подразделения (типовые - имеющие одинаковый функционал). Для каждой типовой должности требуется указать долю перерывов (не включая время обеда, так как оно не учитывается в норме рабочего времени) и долю ненормируемых операций. Эти параметры определяются по результатам фотографий рабочего времени. Пример разнесения операций на категории нормируемых, ненормируемых и перерывов:
Большая доля ненормируемых операций в отдельных случаях может говорить о низкой эффективности организации работы. Такая работа бывает похожа на постоянное "тушение пожаров" в неразберихе разноплановых задач. Лучшие западные практики для менеджеров - не более 30% ненормируемых операций.
В разделе 3 "Трудоемкость по должностям" также производится округление расчетной численности до целых значений (базово мы не предполагаем ввода неполных ставок). Округление производится по следующему правилу: численность округляется вверх, если после округления загрузка каждой штатной единицы не превысит 115%. То есть целевая численность менее 1,15 штатной единицы округляется до 1, а более 1,15 округляется до 2. Целевая численность менее 2,3 штатной единицы округляется до 2, а более 2,3 – до 3. И так далее. Исходя из этого принципа, любая целевая численность выше семи штатных единиц округляется в меньшую сторону.
Формула расчета численности персонала
Расчёт численности персонала в настоящем калькуляторе осуществляется по следующей формуле:
Данная общая формула может быть дополнена коэффициентом личной эффективности (оценивает индивидуальную скорость работы менеджера), долей неустранимых потерь (например, не зависящие от менеджера перерывы.) и другими важными параметрами для учета специфики подразделения.
Трудоемкость по бизнес-процессам
В разделе 4 "Трудоемкость по бизнес-процессам" разработчик калькулятора указывает бизнес-процессы подразделения, их исполнителей и трудоемкость. Важно, чтобы для каждого процесса был определен только один исполнитель (если получилось не так, процесс надо дробить). Трудоёмкость процесса определяется нормировщиком по результатам хронометражей входящих в процесс операций. В рассматриваемом нами примере карта бизнес-процессов подразделения выглядит следующим образом:
После определения бизнес-процессов и оценки их стандартной длительности остаётся сделать последний шаг в расчёте численности персонала – связать каждый бизнес-процесс с драйвером численности для определения объёма работ.
Факторы трудоемкости
Для заполнения пятого раздела калькулятора "Факторы трудоемкости" требуется определить драйвера численности. В нашем примере это количество клиентов и количество заказов. Драйверов не должно быть много, в идеале - не больше трех. Драйвера выступают первичными факторами для большинства вторичных факторов, определяющих объем работ. Например, количество новых клиентов (прирост клиентской базы) обычно коррелирует с общим количеством клиентов. Также от общего количества клиентов может статистически зависеть количество клиентов, имеющих право на скидку. Установить зависимость вторичных факторов от тех или иных драйверов можно с помощью анализа статистических данных компании.
Иногда установить драйвер для некоторых бизнес-процессов статистически не удается. В таком случае мы можем использовать константу - фиксированный объем работ, не меняющийся в течение длительного времени. В нашем случае константой установлено количество рассылок прайс-листа, так как в нашей вымышленной компании он рассылается ежедневно по рабочим дням.
Порядок заполнения пятого раздела калькулятора: 1) Определить вторичные факторы, определяющие объем работ по каждому процессу, и заполнить второй столбец; 2) Выявить драйвера численности и занести их в первый раздел калькулятора; 3) Вернуться в пятый раздел и выбрать нужные драйвера из списка, 4) Указать константы для бизнес-процессов без драйверов.
После ввода своих данных вы можете вернуться к первому разделу калькулятора и посмотреть получившийся расчёт численности персонала. Если вам требуется доработать калькулятор, скачайте Excel-файл на своей компьютер и вносите в него необходимые изменения.
Формула труда
ООО "Формула труда" оказывает профессиональные услуги по нормированию труда, планированию оптимальной численности персонала и разработке систем материального вознаграждения. Заказать наши услуги можно как в Москве, так и в других регионах России.
- непростая задача. Чтобы хорошо разбираться в теме, полезно почитать литературу по экономике и нормированию труда, но, если у вас нет на это времени, можно для начала познакомиться с несколькими принципами расчета численности персонала, основанными на "классической" теории нормирования труда. Чтобы не пугать вас сложными формулами, проиллюстрирую применение принципов наглядными примерами.
Принцип 1. Для расчета численности необходимо определить трудозатраты на выполнение работы
Работа архитектора и художника, дизайнера и программиста, бухгалтера и инженера, токаря и электрика, грузчика и кладовщика измеряется количеством затраченных на ее выполнение рабочих часов или минут. Для определения трудозатрат необходимо подсчитать количество выполняемых работником однотипных операций умножить их на усредненное количество времени на выполнение одной операции - норму времени. Процедуру повторить для всех операций, которые будет выполнять работник.
Пример: рабочий должен изготовить 100 изделий типа А и 200 изделий типа B. Норма времени на изготовление изделия А - 0,5 часа, норма времени на изготовление изделия типа B - 1 час. Трудозатраты на изготовление партии изделий А и В рассчитываются следующим образом: 100*0,5+200*1=250 часов.
Принцип 2. Расчет численности персонала предполагает использование усредненных норм
Работники выполняют работу с разной скоростью - кто-то быстрее, кто-то медленнее. Устанавливать норму по лучшему или по худшему работнику некорректно. Оптимальным является определение нормы по "среднеуспешному" сотруднику. При этом неважно, какая норма фигурирует в ваших расчетах - норма времени, норма выработки, норма обслуживания, норма численности или нормированное задание.
Принцип 3. Количество штатных единиц рассчитывается как отношение трудозатрат к фонду рабочего времени одного работника
Универсальная формула для расчета численности работников выглядит следующим образом - трудозатраты на определенный объем работы/фонд рабочего времени за период, в течение которого эта работа должна быть выполнена .
Пример. Трудозатраты составляют 250 часов, нам нужно рассчитать, сколько работников выполнят ее за неделю при условии, что фонд рабочего времени каждого из них составляет 40 часов/в неделю. Расчет будет выглядеть так - 250/40=6,25. Если мы хотим выполнить указанный объем работы за неделю, нам потребуется 6,25 штатных единиц.
Принцип 4. Если присутствие на рабочем месте важнее объема работы, трудозатраты приравниваем к количеству часов по графику работы
Это просто - рассчитываем количество рабочих часов, которое должно быть отработано и делим его на фонд рабочего времени за период.
Пример. Если нужно рассчитать количество охранников, работающих круглосуточно 365 дней в году, то количество часов, которые должны быть отработаны, рассчитываем по формуле 365*24 =8760 часов. Для расчета численности используем количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе за год (1970), взятое из производственного календаря. Расчет численности будет выглядеть следующим образом - 8760/1970=4,4 штатных единиц.
Принцип 5. При расчете численности учитываем перерывы в работе и неоднородность рабочего времени
Рабочее время включает в себя несколько видов рабочего времени - подготовительно-заключительное, время обслуживания рабочего места и оперативное время, а также перерывы, которые входят в рабочее время - перерывы на отдых и личные надобности и технологические перерывы. Из этого следует, что, рассчитывая объем работы, который работник может выполнить в рабочее время, нужно учитывать неоднородность рабочего времени. Рабочее время тратится и на подготовку рабочего места и получение задания, и на выполнение случайной и непроизводительной работы - исправление ошибок, сбор недостающей информации и на предусмотренные режимом работы перерывы. Соответственно, рассчитывать численность персонала нужно с учетом того, каким фондом рабочего времени располагает работник, за вычетом всех плановых и неплановых потерь.
Пример. По вашим расчетам один оператор колл-центра, работающий 8 часов в день, может принять 200 звонков в день. Но при анализе рабочего времени оказалось, что прием звонков (оперативное время) занимает у него лишь 50% рабочего времени - остальное время занимает подготовительно-заключительное время, обслуживание рабочего места и перерывы. В этом случае для приема 200 звонков вам потребуется не одна, а две штатные единицы.
Принцип 6. При расчете численности по необходимости используем коэффициент невыходов
Пример. Если вы решите нанять 12 водителей на 12 автобусов, рассчитывая, что все 12 автобусов будут на линии, это будет ошибкой. Одна машина всегда будет простаивать, потому что на работе в лучшем случае одновременно будут находиться одиннадцать водителей - право на ежегодный отпуск никто не отменял. Для корректного расчета численности имеет смысл применить "коэффициент невыходов", равный 1,12. 12*1,12=13,4 штатных единиц. Вывод - в штате должно быть как минимум 13 водителей.
Использованный в примере коэффициент невыходов мы рассчитали, учитывая, что 28 дней отпуска в год на одного сотрудника - это 1/12 (0,08) от годового фонда рабочего времени, кроме отпуска учли потери из-за временной нетрудоспособности, которые заложили в количестве 2 недель в год - это 1/24 (0,04) годового фонда рабочего времени. По статистике коэффициент невыходов работников вашей компании может оказаться больше или меньше 1,12, или вы можете вообще не использовать его для расчета, если отсутствие вашего сотрудника на работе в период отпуска, болезни или по другим причинам некритично.
Принцип 7. При расчете численности по необходимости используем коэффициент производительности труда
Математическая зависимость численности от производительности труда проста - чем выше производительность труда, тем меньше требуется работников на выполнение определенного объема работы, и наоборот - чем ниже производительность труда, тем больше работников придется нанять.
Пример. Для выполнения определенного объема работы вам необходимо 10 работников. Но вы уверены, что производительность их труда превысит плановую на 115%. В этом случае необходимую численность вы рассчитаете следующим образом: 10/1,15=8,7 штатных единиц.
Принцип 8. Оптимальной считаем загруженность работников в диапазоне от 85% до 115%
Под загруженностью можно понимать отношение объема работы, выполняемого работником, к фонду рабочего времени. Эта же цифра отражает количество штатных единиц на выполнение определенного объема работы.
Пример. Выполнение производственного задания занимает у рабочего 156 часов в месяц при фонде рабочего времени 168 часов в месяц. Его загруженность составляет 156/168=93%
Работы может быть больше или меньше, добиться равномерной 100%-ной загруженности добиться удается не всегда. Логично предположить, что при колебаниях загруженности в диапазоне 85-115% среднемесячная загруженность должна составить 100%. Следуя этой логике, говорить о введении дополнительной штатной единицы можно, если загруженность превышает 115%. Важно учитывать, что работа со 115-процентной нагрузкой допустима тогда, когда организация и специфика производство позволяет компенсировать "перегрузку" повышением производительности и интенсивности труда. Если все рабочие операции жестко нормированы по времени, "поднапрячься" не получится. Тогда даже если ваши сотрудники готовы работать сверхурочно, загрузить их больше, чем на 106% от годового фонда рабочего времени не получится - Трудовой Кодекс запрещает переработку свыше 120 часов в год.
Принцип 9. Численность рассчитываем на определенный объем работы
Если объем работы отличается ввиду сезонности, по сменам (ночная-дневная) или даже по дням недели (пятница — затишье, понедельник — аврал) это должно быть обязательно учтено в расчете. Если это не учитывать работники либо будут перегружены, либо буду простаивать
Принцип 10. Точность расчета численности персонала определяется задачей, которую нужно решить
Если вам нужно рассчитать численность подразделения, в котором трудится несколько тысяч работников, возможно, стоит тратить время на разработку норм, используя такие трудоемкие методы нормирования труда, как хронометраж и фотографию рабочего дня. Но это длительная и сложная работа, которая займет несколько месяцев без гарантии того, что ее результат окупится после внедрения норм. Зачастую для того, чтобы обосновать численность подразделения, достаточно представить расчет, в котором будут использоваться нормы, полученные суммарными методами нормирования, в частности, методом экспертной оценки.
Принцип 11. До расчета численности исключаем потери рабочего времени
Потери рабочего времени могу возникать из-за нарушений трудовой дисциплины - опозданий и ранних уходов с работы, неслужебных разговоров, недостатков в организации работы и т. д. Для корректного расчета численности эти потери должны быть исключены из фонда рабочего времени.
Принцип 12. Для расчета норм для специалистов и руководителей имеет смысл использовать метод экспертной оценки
Самая распространенная формула для расчета нормы методом экспертной оценки выглядит следующим образом - H=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin, и Тmax — минимальное и максимальное значение нормы по мнению эксперта или группы экспертов. Полученное значение будет точнее, чем среднее арифметическое.
В заключение
Если вы освоили этот материал, такая задача, как расчет численности персонала, вам уже не страшна, и вы сможете пользоваться Калькулятором для расчета численности и загруженности персонала версии 3.0 - он работает на перечисленных выше принципах. Полезно также разобраться в том, Что такое загруженность работника, как ее рассчитать и оценить - это существенно упростит вам понимание того, как интерпретировать получаемые при расчете численности данные.
Читайте также: