Для чего предназначена программа excel
Microsoft Office Excel — это программа, предназначенная для работы с электронными таблицами, которая позволяет хранить, организовывать и анализировать информацию. Возможно, у вас сложилось мнение, что приложение Excel использует только определенная группа людей для выполнения каких-нибудь сложных задач. Но вы ошибаетесь! На самом деле любой желающий может освоить эту великолепную программу и применить всю ее мощь для решения исключительно своих бытовых задач.
Excel – это универсальная программа, которая позволяет работать с различными форматами данных. В Excel вы можете вести домашний бюджет, производить как простые, так и очень сложные расчеты, хранить данные, организовывать различные дневники, составлять отчеты, строить графики, диаграммы и многое-многое другое.
Программа Excel входит в состав пакета Microsoft Office, который состоит из целого набора продуктов, позволяющих создавать различные документы, электронные таблицы, презентации и многое другое.
Помимо программы Microsoft Excel существует еще целый ряд похожих программ, которые также в своей основе используют работу с электронными таблицами, но Excel однозначно самая популярная и мощная из них, и по праву считается флагманом этого направления. Осмелюсь заявить, что Excel является одной из самых популярных программ вообще.
Что я могу делать в Excel?
У Microsoft Excel существует множество достоинств, но самым весомым является, конечно же, ее универсальность. Варианты применения Excel практически безграничны, поэтому, чем больше у вас багаж знаний по этой программе, тем большее число применений вы сможете для нее найти. Ниже перечислены возможные области применения приложения Microsoft Office Excel.
- Работа с числовыми данными. Например, составление самых различных бюджетов, начиная от домашнего, как самого простого, и, заканчивая бюджетом крупной организации.
- Работа с текстом. Разнообразный набор инструментов для работы с текстовыми данными дает возможность представить даже самые сложные текстовые отчеты.
- Создание графиков и диаграмм. Большое количество инструментов позволяет создавать самые различные варианты диаграмм, что дает возможность представить ваши данные наиболее ярко и выразительно.
- Создание схем и рисунков. Помимо графиков и диаграмм, Excel позволяет вставлять на рабочий лист множество различных фигур и рисунки SmartArt. Эти инструменты значительно увеличивают возможности визуализации данных в программе.
- Организация списков и баз данных. В Microsoft Office Excel изначально была заложена структура строк и столбцов, поэтому организовать работу со списками или создать базу данных является для Excel элементарной задачей.
- Импорт и экспорт данных.Excel позволяет обмениваться данными с самыми различными источниками, что делает работу с программой еще более универсальной.
- Автоматизация однотипных задач. Использование макросов в Excel позволяет автоматизировать выполнение однотипных трудоемких задач и свести участие человека до единственного щелчка мышью для запуска макроса.
- Создание панелей управления. В Excel существует возможность размещать элементы управления прямо на листе, что позволяет создавать наглядные интерактивные документы.
- Встроенный язык программирования. Встроенный в приложение Microsoft Excel язык программирования Visual Basic for Applications (VBA) позволяет расширить возможности программы как минимум в несколько раз. Знание языка открывает для вас совершенно новые горизонты, к примеру, создание своих пользовательских функций или целых надстроек.
Возможности приложения Excel можно перечислять очень долго, выше я представил только самые основные из них. Но уже сейчас ясно видно насколько знание этой программы будет полезным для вас.
Для кого создано приложение Excel?
Изначально программа Excel создавалась исключительно для работы в офисе, поскольку такую роскошь как компьютер могла себе позволить только организация. Со временем компьютеры все больше стали появляться в домах обычных людей, а число пользователей постепенно расти. На данный момент компьютер имеет практически каждая семья и на большей части из них установлен пакет Microsoft Office.
В России существуют сотни компаний, предлагающие курсы по Microsoft Office. Excel преподают в учебных заведениях, по Excel выпущены сотни книг и обучающих курсов. Знание Office требуют при приеме на работу или же засчитывают эти знания как дополнительное преимущество. Все это говорит о том, что знание офисных программ, в частности Excel, будет полезно всем без исключения.
Изучив возможности приложения, можно сделать вывод, что оно подходит для экономистов и бухгалтер.
Изучив возможности приложения, можно сделать вывод, что оно подходит для экономистов и бухгалтеров.
Excel – это табличный процессор, который оснащен инструментами для создания отчетов, вычислений, составления диаграмм. Но и рядовому пользователю для решения бытовых нужд он пригодится. Эксель – это средоточие полезных функций. Программа помогает автоматизировать рабочий процесс.
При изучении опций становится понятно, что Microsoft Excel – это универсальное средство, которое позволяет:
- работать с различными типами данных;
- выполнять расчеты;
- организовывать дневники и журналы;
- хранить информацию;
- составлять отчеты;
- строить графики и диаграммы;
- создавать схемы и рисунки;
- организовывать списки и базы данных;
- импортировать и экспортировать информацию;
- автоматизировать однотипные действия;
- создавать панели управления;
- находить решение математических задач и уравнений;
- вести семейный бюджет;
- программировать на встроенном языке VBA и т.д.
Интерфейс программы
Мы узнали, что такое Эксель, теперь можно приступать к рассмотрению следующего вопроса. Как выглядит главное окно приложения? В MS Excel – это белый лист, расчерченный в виде таблицы. Минимальная единица – прямоугольник, называемый ячейкой (клеткой). Табличная форма – область создаваемой или редактируемой книги.
При рассмотрении интерфейса приложения пользователей волнует вопрос: «В Excel что это находится над таблицей?». Поле, располагающееся слева от пиктограммы fx, – это строка формул. Предназначена она для ввода текста, формул, функций, числовой информации.
В MS Excel 2007 и выше над строкой формул размещается лента (панель инструментов в развернутом виде). Новшество 2007 версии заключается в наличии круглой кнопки со значком компании. Кликнув на пиктограмму, пользователь откроет меню (аналогичное меню «Файл» в вариации 2003). Справа размещается панель быстрого доступа. Пользователь настраивает ее по своему усмотрению. По умолчанию на ней располагаются кнопки: «Сохранить», «Отменить», «Вернуть».
Строка состояния внизу рабочей области позволяет менять масштаб, вид страницы.
Лента
В Эксель 2007 меню отображается в виде ленты так, что это расположение пиктограмм и команд удобно для пользователя. В ранних версиях меню оформлено в виде панелей инструментов и строки. Юзер создавал рабочую область по своему усмотрению, иногда она становилась слишком громоздкой.
Ориентироваться в ленте просто: кликнув на вкладку, пользователь замечает доступные команды. На каждой вкладке пиктограммы разделены на блоки.
Если в нижней части блока отображается стрелка, то при нажатии на значок пользователь вызывает диалоговое окно. Здесь отображается расширенная версия пунктов меню.
Нововведение в Excel – наличие галереи. Оформлена она в виде графического меню, в котором содержатся образцы (на вкладке «Главная» – «Стили ячеек»).
Панель быстрого доступа
При работе с MS Excel следует изучить: что это за приложение, как им пользоваться для автоматизации работы. Для увеличения работоспособности юзер настраивает панель быстрого доступа.
Панель быстрого доступа отображается всегда, независимо от того, какая вкладка активирована.
Работа в Excel
Программа Эксель – это приложение, разработанное для вычислений (в первую очередь). Позволяет производить арифметические действия с внесенной числовой информацией. Если пользователю нужна таблица для отображения текста, проще создать объект в MS Word.
Microsoft Excel Starter 2010 — это программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для таких повседневных задач, как составление бюджета, ведение списка адресов или отслеживание списка дел. Приложение Excel Starter входит Microsoft Office Starter 2010 и загружается предварительно на компьютер.
Excel Starter 2010 похоже на Microsoft Excel 2010 внешний вид. Если вы еще не начали работать с лентой или представлением Backstage, приложение Excel Starter дает возможность приступить к работе с новым интерфейсом перед обновлением до Excel 2010.
Приложение Excel Starter отличается от полной версии Excel тем, что оно включает рекламу отображения и не поддерживает расширенные возможности полной версии Excel. Если вам нужны дополнительные функции, вы можете перейти на Excel 2010 прямо Excel Starter 2010. Просто нажмите кнопку "Приобрести" на вкладке "Главная" на ленте.
В этой статье
Откройте приложение Excel Starter и посмотрите на него
Откройте приложение Excel Starter с помощью кнопки "Начните с Windows".
Появится запустимый экран Excel и пустая таблица. В Excel Starter электронные таблицы называются книгами, а хранятся в файле, который называется книгой. В книгах может быть один или несколько книг.
1. Ячейки на вашем компьютере составляют столбцы (обозначенные буквами) и строки (обозначенные цифрами).
2. При нажатии на вкладку "Файл" открывается представление Backstage книги, в котором можно открывать и сохранять файлы, получать сведения о текущей книге и выполнять другие задачи, которые не имеют отношения к ее содержимому, например печать или отправка ее копии по электронной почте.
3. На каждой вкладке ленты отображаются команды, сгруппные по задачам. Скорее всего, вы будете проводить большую часть времени на вкладке "Главная", когда вводите и форматирование данных. На вкладке "Вставка" можно добавлять на свой сайт таблицы, диаграммы, рисунки и другие графические изображения. На вкладке "Разметка страницы" можно настроить поля и макет, особенно для печати. Используйте вкладку "Формулы" для вычислений с данными на вашем компьютере.
4. В области сбоку окна Excel Starter содержатся ссылки на справку и ярлыки шаблонов и картинок, которые помогут вам начать создавать книги для определенных задач, таких как управление списком участников или отслеживание расходов. В области также отображаются реклама и ссылка для приобретения полнопрофильного выпуска Office.
Создание книги
При создании книги в Microsoft Excel Starter 2010 можно начать с нуля или с шаблона, на котором уже сделана часть работы.
Откройте вкладку Файл и выберите команду Создать.
Если вы хотите начать с эквивалента пустой сетки, щелкните пустую книгу.
В Excel Starter откроется пустая книга или шаблон, готовый к добавлению данных.
Сохранение книги
При прерывании работы или выходе из нее необходимо сохранить свой рабочий таблицу, иначе вы потеряете свою работу. При этом Excel Starter создает файл книги, который хранится на компьютере.
(Сочетания клавиш: CTRL+S.)
Если книга уже сохранена как файл, все внесенные изменения будут немедленно сохранены в книге и вы сможете продолжить работу.
Если это новая книга, которую вы еще не сохранили, введите для нее имя.
Ввод данных
Для работы с данными на этом сайте их нужно ввести в ячейки.
Щелкните ячейку и введите в нее данные.
Нажмите ввод или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке.
Совет Чтобы ввести данные в новой строке ячейки, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.
Чтобы ввести ряд данных, например дни, месяцы или прогрессивные числа, введите в ячейку начальное значение, а затем введите в следующую ячейку значение для создания шаблона.
Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5. введите в первые две ячейки значения 1 и 2.
Вы выберите ячейки, содержащие начальные значения, и перетащите их маркер заполнения диапазон, который вы хотите заполнить.
Совет Чтобы ввести последовательность в возрастающем порядке, перетащите маркер вниз или вправо. Чтобы ввести последовательность в убывающем порядке, перетащите маркер вверх или влево.
Сделайте так, чтобы все правильно
Текст и ячейки можно форматированием делайте так, как нужно.
Для переноса текста в ячейке выберите ячейки, которые нужно отформатнуть, а затем на вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" нажмите кнопку "Перенос текста".
Чтобы автоматически настроить ширину столбцов и высоту строк в зависимости от содержимого ячейки, выберите столбцы или строки, которые нужно изменить, а затем на вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите кнопку "Формат".
В области "Размер ячейки"щелкните "Авто ширина столбца" или "Автоза ширина строки".
Совет Чтобы быстро подбирать столбцы или строки на всем из них, нажмите кнопку "Выбрать все", а затем дважды щелкните любую границу между заголовками двух столбцов или строк.
Чтобы изменить шрифт, выберем ячейки с данными, которые нужно отформатирование, а затем на вкладке "Главная" в группе "Шрифт" выберите нужный формат.
Чтобы применить форматирование чисел, щелкните ячейку с числами, которые нужно отформатовать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Число" найдите пункт "Общий" и выберите нужный формат.
Дополнительные сведения о вводе и форматирование данных см. в кратком начале работы с форматированием чисел на данных.
Копирование, перемещение и удаление данных
Для перемещения или копирования строк,столбцов и ячеек можно использовать команды "Вырезать", "Копировать" и "Вкопировать". Чтобы скопировать текст, нажмите CTRL+C, чтобы использовать команду "Копировать". Для перемещения нажмите CTRL+X, чтобы использовать команду "Вырезать".
Вы выберите строки, столбцы или ячейки, которые нужно скопировать, переместить или удалить.
Чтобы выбрать строку или столбец, щелкните заголовок строки или столбца.
1. Заголовок строки
2. Заголовок столбца
Чтобы выбрать ячейку, щелкните ее. Чтобы выбрать диапазон ячеек, щелкните мышью и перетащите его или используйте клавиши со стрелками, удерживая нажатой клавишу SHIFT.
Нажмите CTRL+C, чтобы скопировать, или CTRL+X, чтобы вырезать.
Если вы хотите удалить строку или столбец, при выборе строки или столбца при нажатой кнопке DELETE содержимое удаляется, оставляя пустую строку или ячейку. Чтобы удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выберите "Удалить строку" или "Удалить столбец".
Заметка В Excel вырезанные или скопированные ячейки обрезаются с анимацией. Чтобы отменить перемещение границы, нажмите клавишу ESC.
Расположить курсор в том месте, где вы хотите скопировать или переместить ячейки.
Чтобы скопировать или переместить строку или столбец, щелкните заглавную строку или столбец, следуют за тем местом, куда нужно вставить скопированную или вырезанную строку или столбец.
Чтобы скопировать или переместить ячейку, щелкните ячейку, в которой нужно вкопировать или вырезать ее.
Чтобы скопировать или переместить диапазон ячеек, щелкните левую верхнюю ячейку области вжатия.
Для строк или столбцов щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца в новом месте и выберите команду "Вставить".
Для ячейки или диапазона ячеек нажмите CTRL+V. Скопированные или вырезанные ячейки будут заменяться новыми.
Дополнительные сведения о копировании и копировании ячеек см. в подмносях "Перемещение и копирование ячеек и их содержимого".
Изменение порядка
Сортировка данных позволяет просматривать данные так, как вам удобно, и быстро находить нужные значения.
Выделите данные, которые вы хотите отсортировать.
С помощью мыши или клавиатуры можно выбрать диапазон данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). В этот диапазон могут входить и заголовки, созданные для обозначения столбцов или строк.
Чтобы отсортировать сортировку одним щелчком мыши, выберите & сортировки и нажмите кнопку "Сортировка".
Выделите одну ячейку в столбце, в котором нужно выполнить сортировку.
Нажмите верхнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему).
Нажмите нижнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по убытию (от Я до А или от наибольшего числа к наименьшему).
Фильтрация дополнительных сведений
Фильтруя данные на листе, можно быстро найти нужные значения. Возможна фильтрация по одному или по нескольким столбцам данных. Вы можете управлять не только тем, что вы хотите видеть, но и тем, что нужно исключить.
Выделите данные, которые требуется отфильтровать.
На вкладке "Главная" в группе "Правка" нажмите кнопку "Сортировка & фильтр"и выберите "Фильтр".
Щелкните стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором можно выбрать значения фильтра.
Примечание. В зависимости от типа данных в столбце Приложение Excel Starter отображает в списке числовое или текстовое фильтры.
Дополнительные сведения о фильтрации см. в кратком начале. Фильтрация данных с помощью автофильтра.
Расчет данных с помощью формул
Формулы представляют собой уравнения, которые могут выполнять вычисления, возвращать данные, управлять содержимым других ячеек, проверять соблюдение условий и выполнять многие другие задачи. Формула всегда начинается со знака равенства (=).
Добавляет 5 к продукту 2 раза 3.
Использует функцию КОРЕНЬ для возврата значения квадратного корня числа в ячейке A1.
Возвращает текущую дату.
Анализирует ячейку A1 и проверяет, превышает ли значение в ней нуль.
Выберите ячейку и начните вводить текст
В ячейке введите знак равно(=),чтобы начать формулу.
Заполнение остальной части формулы
Вы можете выбрать другие ячейки с помощью мыши (вставив между ними оператор). Например, выберите B1, а затем введите знак "плюс"(+),выберите C1, введите +и выберите D1.
Введите букву, чтобы выбрать ее из списка функций. Например, если ввести "а", будут показаны все доступные функции, которые начинаются с буквы "а".
Завершение формулы
Чтобы завершить ввод формулы, использующей сочетание чисел, ссылок на ячейки и операторов, нажмите ввод.
Чтобы завершить ввод формулы с функцией, введите для нее необходимые сведения и нажмите ввод. Например, для функции ABS требуется одно число — это может быть число, которое вы введите, или ячейка, которая содержит число.
Построение диаграмм
Диаграмма — это наглядное представление данных. С помощью таких элементов, как столбцы (в гограмме) или линии (на графике), на диаграмме ряд числовой информации отображается в графическом формате.
Графический формат диаграммы упрощает понимание большого количества данных и связи между различными рядами данных. Диаграмма также может показать об целом, чтобы можно было анализировать данные и искать важные тенденции.
Выберите данные, которые необходимо отобразить с помощью диаграммы.
Совет Данные должны быть расположены в строках или столбцах с подписями строк слева и над ними — Excel автоматически определит лучший способ отсортировать данные на диаграмме.
На вкладке "Вставка" в группе "Диаграммы" выберите нужный тип диаграммы и подтип диаграммы.
Совет Чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм, нажмите кнопку , чтобы запустить диалоговое окно "Вставка диаграммы", а затем используйте стрелки для прокрутки типов диаграмм.
При наведении указателя мыши на тип диаграммы появляется всплывающая подсказка с его названием.
Дополнительные сведения о диаграммах любого типа см. в таблице "Типы диаграмм".
Печать
Перед печатью нужно предварительно просмотреть его, чтобы убедиться, что он выглядит так, как нужно. При предварительном просмотре листа в Excel он открывается в Представление Microsoft Office Backstage. В этом представлении перед печатью можно изменить настройки и макет страницы.
Чтобы напечатать часть таблицы, щелкните его и выберите диапазон данных, которые нужно напечатать. Чтобы напечатать весь таблицу, щелкните его, чтобы активировать.
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
Можно также нажать клавиши CTRL+P.
Заметка В окне предварительного просмотра отображается черно-белый цвет вне зависимости от того, включает ли документ цвет, если только вы не используете принтер, который может печатать цвет.
Совместное использование с помощью электронной почты или Интернета
Выполните одно из указанных ниже действий.
Если вы используете службу Hotmail, Messenger или Xbox Live, у вас уже есть идентификатор Windows Live ID. Если у вас ее нет, нажмите кнопку "Зарегистрироваться", чтобы создать новую Windows Live ID.
Выберите папку в OneDrive и нажмите кнопку Сохранить как. Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
Документ будет сохранен в OneDrive. В OneDrive вы можете предоставить людям разрешение на просмотр и редактирование содержимого папок. Если вы хотите поделиться книгой, отправьте ссылку на нее по электронной почте.
Дополнительные сведения о хранении документов в OneDriveсм. в документе "Сохранение документа в OneDrive из Office".
Дополнительная справка
Кто должен уметь работать с Excel – от логистов до бухгалтеров
Microsoft Excel – функциональная и полезная программа, представляющая собой готовую таблицу с опциями автоматического заполнения, быстрого расчета и вычисления, построения графиков и т.д.
Возможности «Эксель»
Программа помогает решать разные задачи:
- автоматизировать вычисления;
- строить диаграммы и графики по введенным данным;
- обрабатывать результаты;
- визуализировать данные и создавать отчеты;
- подготавливать документы и т.д.
Для уверенной работы с программой нужно обладать хотя бы минимальными навыками и умениями: фильтры, ручное заполнение таблиц, составление отчетов.
Кому пригодится Microsoft Excel
Часто такие навыки обязательны, в том числе для следующих профессий:
- бухгалтеры – отчеты, сводные таблицы, использование в комплексе с 1C;
- экономисты – финансовые расчеты, перерасчет цен, анализ данных;
- логисты – работа с базами данных;
- менеджеры по продажам – ведение клиентской базы, группировка информации и пр.
Программа универсальна, она помогает работать с базами данных, вести учеты, делать анализы, создавать отчеты и т.д. Пройдя курсы Excel онлайн, вы сможете в короткие сроки освоить работу с продуктом Microsoft и успешно применять полученные навыки на практике. Это полезно как для действующих сотрудников, так и для молодых специалистов, которым трудоустройство только предстоит.
Виды курсов по обучению работы с программой Excel
Освоить программу несложно, особенно если с вами работает опытный преподаватель. Нужно определиться с целями применения Microsoft Excel – одно дело просто составлять таблицы и рисовать схемы, и другое – создавать макросы. Поэтому курсы обычно разбивают на несколько категорий, предлагая программы для:
- финансистов (подготовка отчетов, расчет зарплаты и решение других базовых задач);
- бизнеса (анализ данных, планирование бюджета, подготовка диаграмм для отчетов и пр.);
- продвинутый уровень – Advanced (умение прописывать макросы, внедрение надстроек и т.д.).
Определяйтесь с целью и выбирайте подходящий курс.
Еще раз подчеркнем, что Excel – это одна из самых многофункциональных и полезных программ, которую активно используют в разных профессиях. Время, потраченное на освоение работы с данным инструментом, станет перспективным вложением в вашу карьеру.
Microsoft Excel – самая популярная в мире программа электронных таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных и инженерных приложениях. MS Excel – универсальная программа для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета (имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета (имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне правдоподобно. В любом случае, малознакомым широкому кругу пользователей приложение Excel никак не назовешь. У Microsoft Excel есть существенный, и, как представляется, не до конца раскрытый потенциал, и задача данного пособия состоит в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач.
Основные функции Excel:
− проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
− исследование влияния различных факторов на данные; − решение задач оптимизации;
− получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
− построение графиков и диаграмм.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
При запуске Excel открывается рабочая книга с пустыми рабочими листами. Рабочая книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение - .xlsх. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом. Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. В рабочем листе Excel 2007имеется 16 384 столбца, заголовки которых указаны в верхней части листа с помощью букв английского алфавита и 1048576 строк. Столбцы по умолчанию озаглавлены буквами, строки - цифрами. Щелкните мышью на любой ячейке вашего рабочего листа и, таким образом, вы сделаете ее текущей или активной (она пометится рамкой). В поле имени, будет показан адрес текущей ячейки, например В4. Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней может содержаться какая-либо информация (текст, значения, формулы).
Элементы экрана
Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь установлена кнопка Office , которая предназначена для вывода списка возможных действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке заголовка есть панель быстрого доступа.
Рис. 1.1. Структура рабочего листа
Строка меню.
Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Рис. 1.2. Вид строки меню
Ввод и редактирование данных
Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке формулы дублируется текстовая информация вводимая в ячейку а в строке состояния отображается слово Ввод.
Строка формул Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой «галочкой» или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.
Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.
Рис. 1.3. Вид строки формул
Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.
Каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и именем строки. Например А2. Если надо задать адрес ячейки, которая находится на другом рабочем листе или в другой рабочей книге, перед именем ячейки задают имя рабочего листа, а во втором случае и имя рабочей книги. Например: Лист 1!А1 или =[Работа1]Задание1!$B$4 .
Наряду с понятием адреса ячейки в электронной таблице используется понятие ссылки. Ссылка– это элемент формулы, который используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки.
Есть два стиля представления ссылок в Microsoft Excel:
- Стиль ссылок R1C1 (здесь R — row (строка), C — column (столбец)).
Ссылки в Excel бывают 3-х видов:
- Относительные ссылки (пример:A1);
- Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
- Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
Относительные ссылки
Относительные ссылки на ячейки - это ссылки, значения которых изменяются при копировании относительно ячейки, куда будет помещена формула.
Например, ячейка B2 содержит формулу = B5+C8, т. е. первый операнд находится на три ячейки ниже в том же столбце, а второй операнд находится на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки B2. При копировании данной формулы и вставке ее в ячейку С3, ссылки в ней снова будет указывать на ячейки, расположенные: первая - на три ячейки ниже в том же столбце, вторая - на 6 строк ниже и один столбец правее ячейки С3. Так, если формула из ячейки B2 копируется в ячейку С3, то формула примет вид =С6 + D9, а если ско-пировать содержимое В2 в B3, то в ячейке B3 формула примет вид = B6+C9.
Рис. 1.4. Относительная ссылка
Абсолютные ссылки
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используют абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка всегда указывает на одну и ту же ячейку, независимо от расположения формулы, её содержащей. Для создания абсолютной ссылки на ячейку необходимо поставить знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменяться. Например, если в A1 находится формула =$B$5+$C$8, то при копировании содержимого ячейки A1 в ячейку В2 или A3 в этих ячейках также будетнаходиться формула =$B$5+$C$8, что говорит о том, что исходные данные всегда будут браться из ячеек В5 и С8.
Рис. 1.5. Абсолютная ссылка
Смешанные ссылки
Ссылки на ячейки могут быть смешанными. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Абсолютная ссылка столбцов имеет вид $A1 или $B1. Абсолютная ссылка строки имеет вид A$1, B$1. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, относительная часть ссылки изменяется, а абсолютная не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная остается без изменений.
Рис. 1.6. Смешанная ссылка
Кроме понятия ячейки используется понятие диапазона – прямоугольной области, состоящей из нескольких (или одного) столбцов и нескольких (или одной) строк. В качестве адреса диапазона указываются адреса левой верхней и правой нижней ячеек диапазона, разделенные знаком двоеточие ( : ). Например, диапазон A1:C4 содержит 12 ячеек (по 3 ячейки в строках и 4 ячейки в столбцах).
Для работы с несколькими ячейками сразу необходимо выделить блок ячеек. Это выполняется следующим образом: для смежных ячеек щелкните на ячейке и удерживая кнопку мыши, протяните по листу указателем. При этом будет произведено выделение всех смежных ячеек. Блок описывается двумя адресами, разделенными знаком двоеточия - адресом верхней-левой и нижней-правой ячеек. На рисунке, например, выделен блок: A2:D4.
Рис. 1.7. Диапазон ячеек
В Excel можно выделять целые рабочие листы или их части, в том числе столбцы, строки и диапазоны (группы смежных или несмежных ячеек). Для выделения несмежных строк, столбцов или диапазонов необходимо нажать и удерживать в процессе выделения клавишу Ctrl.
Автозаполнение
Информация может вноситься в диапазон вручную или с использованием средства Автозаполнение, которое облегчает копирование данных из ячеек в соседние ячейки.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки её содержимое можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Данные в Excel в основном копируются точно так же, как они были представлены в исходных ячейках.
Однако, если ячейка содержит число, дату или период времени, то при копировании с помощью средства Автозаполнение происходит приращение значения её содержимого. Например, если ячейка имеет значение «Январь», то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями «Февраль», «Март» и так далее. Могут создаваться пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий районов города или списка фамилий студентов группы.
Рис. 1.8. Пример автозаполнения по месяцам
В Excel разработан механизм ввода «рядов данных». Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.
Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:
- введите в ячейку первый член ряда;
- подведите указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажмите на левую кнопку мыши;
- удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца;
- после того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Понятие формулы
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства «═» и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excelотносятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Некоторые операции в формуле имеют более высокий приоритет и выполняются в такой последовательности:
возведение в степень и выражения в скобках;
умножение и деление;
сложение и вычитание.
Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат изменится автоматически.
В формуле может быть указана ссылка на ячейку, если необходимо в расчетах использовать её содержимое. Поэтому ячейка, содержащая формулу, называется «зависимой ячейкой», а ячейка содержащая данное – «влияющей ячейкой». При создании на листе формул можно получить подсказку о том, как связаны зависимые и влияющие ячейки. Для поиска таких ячеек служат команды панели инструментов «Зависимости». Значение зависимой ячейки изменится автоматически, если изменяется значение влияющей ячейки, на которую в формуле есть ссылка. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на их имена или заголовки.
Перемещение и копирование формул
Ячейки с формулами можно перемещать и копировать. При перемещении формулы все ссылки (и абсолютные и относительные ), расположенные внутри формулы, не изменяются. При копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются согласно новому расположению ячейки с формулой.
Для быстрого копирования формул в соседние ячейки можно использовать средство автозаполнения.
Рис.1. 9. Пример автозаполнения формул
Таблица 1
Ширина ячейки недостаточна для отображения результата вычисления или отрицательный результат вычислений в ячейки, отформатированной как данные типа даты и времени
Нервный тип аргумента или операнда. Например, указание в качестве аргумента ячейки с текстом, когда требуется число
Еxcel не может распознать текст, введённый в формулу, например неверное имя функции
Данные ячейки одного из аргументов формулы в данный момент доступны
Неверная ссылка на ячейку
Невозможно вычислить результат формулы, либо он слишком велик или мал для корректного отображения в ячейки
Результат поиска пересечений двух непересекающихся областей, то есть неверная ссылка
Функции Excel
Функции Excel - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления.
Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений. Некоторые функции являются эквивалентами длинных математических формул, которые можно сделать самому. А некоторые функции в виде формул реализовать невозможно.
Синтаксис функций
Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции, например СУММ, - описывает операцию, которую эта функция выполняет. Аргументы задают значения или ячейки, используемые функцией. В формуле, приведенной ниже: СУММ - имя функции; В1:В5 - аргумент. Данная формула суммирует числа в ячейках В1, В2, В3, В4, В5.
Знак равенства в начале формулы означает, что введена именно формула, а не текст. Если знак равенства будет отсутствовать, то Excel воспримет ввод просто как текст.
При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой .
Читайте также: