Для чего нужна сводная таблица в excel
Сводные таблицы предназначены для подсчета определенных групповых статистик в ваших данных. Фактически это некая трансформация от представления информации в "кусочном" виде в удобные для человека агрегированные, общие статистики.
При этом обойтись без такой манипуляции не получится, так как на практике затруднительно постоянно поддерживать аналитическое представление данных. Эта процедура была бы чересчур затратна. К тому же уровень развития современных информационных технологий позволяет без труда проводить анализ данных, фиксируемых в любом пригодном для чтения виде.
Таким образом, на этапе сбора и записи информации приоритетным является скорость, соответственно, в сведениях, как правило, отсутствует какая-либо аналитическая составляющая. В то же время для формирования выводов и принятия решений по данным требуется проводить их анализ с использованием таких инструментов, как сводные таблицы.
Рассмотрим задачу. Имеется журнал хозяйственных операций, в которых определенные организации оказывают друг другу услуги за фиксированные выплаты:
Требуется определить общие суммы денежных потоков, поступивших в адрес организаций за оказанные ими услуги. Если данные хранятся в Microsoft Excel или Google Таблицах можно построить сводную таблицу встроенными средствами. В частности, в Google Таблицах соответствующая функция располагается в меню Данные -> Создать сводную таблицу (в Excel вкладка вставка -> сводная таблица ). При этом требуется сначала указать ее местоположение на текущем или новом листе (указав ячейку положения ее левого верхнего угла) а также диапазон ячеек, используемых для ее построения:
Затем нажимаем Создать и в появившейся форме указываем имена столбцов исходной таблицы, которые должны располагаться по строкам и столбцам сводной таблицы, а также участвовать в агрегации (раздел Значения ):
В данном случае программа будет искать совпадающие пары значений из столбцов Кто и Кому и считать их сумму (именно такая функция указана в нижнем поле - SUM ). В результате получится следующая таблица:
Последний столбец Итого будет содержать сумму значений по строкам (например, А1 оказал услуги на 136000 р.).
Данный порядок действий необходим для построения сводной таблицы в Microsoft Excel или Google Таблицах . Еще большую гибкость имеет работа с использованием языка программирования Python . Например, скачаем нашу таблицу в формате csv на локальный диск, а затем считаем функцией библиотеки Pandas (псевдоним pd ) - read_csv:
Для очистки таблицы требуется задать ряд параметров:
skip_rows - количество пропускаемых строк;
usecols - номера используемых столбцов;
header - номер строки с заголовком;
nrows - количество считываемых строк;
parse_dates - номера столбцов, содержащих даты для их преобразования в соответствующий тип (иначе будут считаны как строки).
Далее сводная таблица строится функцией pivot_table :
Для ее работы также необходимо задать имена столбцов исходной таблицы, которые должны располагаться по строкам (параметр index ) и столбцам ( columns ) сводной таблицы, а также участвовать в подсчете статистики ( values ), функцию агрегации ( aggfunc ). Параметр margins регулирует необходимость отображения итоговой статистики по столбцам и строкам. Ниже представляю результат работы функции:
С помощью сводной таблицы можно создавать сводки, анализировать, изучать и представлять сводные данные. Сводные диаграммы дополняют сводные таблицы, позволяя визуализировать содержащиеся в них данные. Кроме того, с помощью сводных диаграмм можно легко отображать сравнения, шаблоны и тенденции. И сводные таблицы, и сводные диаграммы помогают принимать взвешенные решения на основании критически важных данных вашей организации. Вы также можете подключаться к внешним источникам данных, например к таблицам SQL Server, кубам служб SQL Server Analysis Services, Azure Marketplace, файлам подключения к данным Office (ODC-файлам), XML-файлам, базам данных Access и текстовым файлам, чтобы создавать сводные таблицы, или создавать на основе сводных таблиц другие таблицы.
Примечание: Представленные в этой статье снимки экрана созданы в Excel 2016. Если вы используете другую версию, то в ней может быть немного другой интерфейс, но если не указано иное, функции будут такими же.
Сведения о сводных таблицах
запрос больших объемов данных различными понятными способами;
подведение промежуточных итогов и вычисление числовых данных, обобщение данных по категориям и подкатегориям, создание пользовательских вычислений и формул;
развертывание и свертывание уровней представления данных для получения точных сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим вопросам;
перемещение строк в столбцы или столбцов в строки ("сведение") для просмотра различных сводок на основе исходных данных;
фильтрация, сортировка, группировка и условное форматирование наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания к нужным сведениям;
представление кратких, наглядных отчетов с примечаниями на веб-страницах или в напечатанном виде.
Например, слева показан простой список расходов семьи, а справа — созданная на его основе сводная таблица.
Данные о расходах семьи
Соответствующая сводная таблица
После того как вы создадите сводную таблицу, выбрав для нее источник данных, упорядочив поля в списке полей сводной таблицы и выбрав исходный макет, вы сможете при работе с ней выполнять перечисленные ниже задачи.
Изучать данные. Вот какие действия доступны.
Развертывание и свертывание данных, а также отображение базовых сведений, которые относятся к значениям.
Сортировка, фильтрация и группировка полей и элементов.
Изменение функций сведения и добавление настраиваемых вычислений и формул.
Изменять макет формы и расположения полей. Вот какие действия доступны.
Изменение формы сводной таблицы: сжатая форма, структура или табличная форма.
Добавление, изменение порядка и удаление полей.
Изменение порядка полей или элементов.
Изменение макета столбцов, строк и промежуточных итогов Вот какие действия доступны.
Включение и отключение заголовков полей строк и столбцов, а также отображение или скрытие пустых строк.
Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк.
Настройка ширины колонок при обновлении.
Перемещение поля столбца в область строк или поля строки в область столбцов.
Объединение или отмена объединения ячеек для внешних элементов строки и столбца.
Изменять способы отображения пустых значений и ошибок. Вот какие действия доступны.
Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек.
Изменение способа отображения элементов и подписей без данных.
Отображение и скрытие пустых строк.
Изменять формат. Вот какие действия доступны.
Ручное и условное форматирование ячеек и диапазонов.
Изменение стиля общего формата сводной таблицы.
Изменение числового формата для полей.
Включение форматирования сервера OLAP.
Сводные диаграммы служат для графического представления данных, содержащихся в сопоставленных с ними сводных таблицах. Как и сводные таблицы, сводные диаграммы — интерактивные объекты. При создании сводной диаграммы на экране отображается область фильтра сводной диаграммы. С помощью этой области вы можете сортировать и фильтровать исходные данные, используемые в сводной диаграмме. Изменения макета и данных в связанной сводной таблице немедленно отражаются в макете и данных в сводной диаграмме и наоборот.
Как и в обычных диаграммах, в сводных диаграммах отображаются ряды данных, категории, маркеры данных и оси. Кроме того, вы можете изменить тип диаграммы и другие параметры, например названия, расположение условных обозначений, метки данных, расположение диаграммы и т. д.
Вот сводная диаграмма, основанная на приведенном выше примере сводной таблицы.
Дополнительные сведения см. в статье Создание сводной диаграммы.
Если вы знакомы со стандартными диаграммами, то работа со сводными диаграммами не будет для вас проблемой, так как большинство действий для этих двух типов диаграмм полностью совпадают. Тем не менее существуют и некоторые отличия.
Ориентация строк и столбцов В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить ориентацию строк и столбцов с помощью диалогового окна Выбор источника данных. Вместо этого вы можете изменить ориентацию меток строк и столбцов в связанной сводной таблице.
Типы диаграмм Для сводной диаграммы вы можете выбрать любой тип диаграммы, кроме точечной, биржевой и пузырьковой.
Исходные данные Обычные диаграммы связаны непосредственно с ячейками листа. Сводные диаграммы основаны на источнике данных сопоставленных с ними сводных таблиц. В отличие от обычной диаграммы в сводной диаграмме вам не удастся изменить диапазон данных диаграммы с помощью диалогового окна Выбор источника данных.
Форматирование Большинство параметров форматирования, включая добавленные вами элементы диаграммы, макет и стиль, сохраняются при обновлении сводной диаграммы. Тем не менее линии трендов, метки данных, пределы погрешностей и другие изменения, вносимые в наборы данных, не сохраняются. В обычных диаграммах после применения такого форматирования оно не исчезает.
Несмотря на то что вам не удастся напрямую изменить размер меток данных в сводной диаграмме, вы можете увеличить размер шрифта и таким образом изменить размер меток.
В качестве основы для сводной таблицы или сводной диаграммы вы можете использовать данные листа Excel. Данные должны представлять собой список, в первой строке которого содержатся метки столбцов. Приложение Excel использует эти метки в качестве имен полей. Каждая ячейка в последующих строках должна содержать данные, соответствующие заголовку столбца. Не следует использовать данные различных типов в одном и том же столбце. Например, в одном и том же столбце не следует использовать денежные значения и даты. Кроме того, в выбранном вами диапазоне данных не должно быть пустых строк или столбцов.
Таблицы Excel Таблиц Excel изначально представлены в виде списка и отлично подходят в качестве исходных данных для сводной таблицы. При обновлении сводной таблицы новые и обновленные данные из таблицы Excel автоматически включаются в операцию обновления.
Использование динамического именованного диапазона Чтобы было проще обновлять сводную таблицу, вы можете создать динамический именованный диапазон и использовать его имя в качестве источника данных для сводной таблицы. Если вы расширите именованный диапазон, чтобы включить в него дополнительные данные, просто обновите сводную таблицу, и в нее будут включены эти новые данные.
Включение итогов Excel автоматически создает промежуточные и общие итоги в сводной таблице. Если источник данных содержит автоматически вычисляемые промежуточные и общие итоги, которые вы создали с помощью команды Промежуточный итог в группе Структура на вкладке Данные, то с помощью этой же команды удалите промежуточные и общие итоги, прежде чем создавать сводную таблицу.
Вы можете получить данные из внешнего источника данных, например базы данных, куба OLAP или текстового файла. Например, у вас может быть база данных со сведениями о продажах, для которых вы хотите создать сводку и которые вам необходимо проанализировать.
Файлы подключения к данным Office Если вы используете файл подключения к данным Office (ODC-файл) для получения внешних данных для сводной таблицы, вы можете вводить данные непосредственно в нее. Рекомендуется получать внешние данные для отчетов с помощью ODC-файлов.
Источник данных OLAP Когда вы получаете исходные данные из базы данных OLAP или файла куба, данные возвращаются в Excel только в виде сводной таблицы либо сводной таблицы, преобразованной в функции листа. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование ячеек сводной таблицы в формулы листа.
Источник данных, не являющийся источником данных OLAP Это базовые данные для сводной таблицы или сводной диаграммы, поступающие из источника, отличного от базы данных OLAP. Например, это могут быть данные из реляционных баз данных или текстовых файлов.
Кэш сводной таблицы Каждый раз при создании новой сводной таблицы или сводной диаграммы Excel сохраняет копию данных для отчета в памяти, а также сохраняет эту область хранения данных в файле книги — это называется кэш сводной таблицы. Для каждой новой сводной таблицы требуется дополнительный объем памяти и место на диске. Однако при использовании существующей сводной таблицы в качестве источника данных для новой таблицы в той же книге обе таблицы будут использовать один и тот же кэш. Благодаря повторному использованию кэша снижается размер книги и сокращается объем данных, хранящихся в памяти.
Требования к расположению Чтобы использовать одну сводную таблицу в качестве источника данных для другой сводной таблицы, обе они должны находиться в одной и той же рабочей книге. Если исходная сводная таблица находится в другой рабочей книге, скопируйте источник в рабочую книгу, в которой вы хотите создать другую сводную таблицу. Сводные таблицы и сводные диаграммы, находящиеся в разных рабочих книгах, — это отдельные объекты, для каждого из которых имеется собственная копия данных в памяти и в рабочих книгах.
Изменения влияют на обе сводные таблицы Когда вы обновляете данные в новой сводной таблице, Excel также обновляет данные в исходной сводной таблице и наоборот. Когда вы группируете элементы или отменяете их группировку либо создаете вычисляемые поля или вычисляемые элементы в одной таблице, изменения будут внесены в обе таблицы. Если вам необходимо, чтобы одна сводная таблица не зависела от другой, создайте сводную таблицу на основе исходного источника данных, а не копируйте исходную сводную таблицу. Просто имейте в виду, что если выполнять такие операции слишком часто, это может сказаться на объеме свободной памяти.
Сводные диаграммы Вы можете создать сводную таблицу или сводную диаграмму на основе другой сводной таблицы, но вам не удастся создать сводную диаграмму непосредственно на основе другой сводной диаграммы. Изменения, вносимые в сводную диаграмму, влияют на связанную сводную таблицу и наоборот.
Изменение исходных данных может привести к тому, что для анализа будут доступны другие данные. Например, вам может быть необходимо удобно переключаться из тестовой базы данных в рабочую базу данных. Переопределив исходные данные, вы можете обновить сводную таблицу или сводную диаграмму, используя данные, структура которых похожа на структуру информации, получаемой из исходного подключения к данным. Если эти данные значительно отличаются, и в них имеется большое количество новых или дополнительных полей, возможно, будет проще создать другую сводную таблицу или сводную диаграмму.
Отображение данных, полученных при обновлении При обновлении сводной таблицы могут быть изменены данные, доступные для отображения. Для сводных таблиц, основанных на данных листа, Excel получает новые поля, имеющиеся в указанном вами исходном диапазоне или именованном диапазоне. Для отчетов, основанных на внешних данных, Excel получает новые данные, которые соответствуют критериям для базового запроса или данных, которые становятся доступными в кубе OLAP. Вы можете просматривать все новые поля в списке полей и добавлять необходимые поля в отчет.
Изменение создаваемых кубов OLAP У отчетов, основанных на данных OLAP, всегда есть доступ ко всем данным в кубе. Если вы создали автономный куб, который содержит подмножество данных, имеющихся в кубе сервера, с помощью команды Автономный режим OLAP вы можете изменить файл куба так, чтобы он содержал другие данные с сервера.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Если вы хотите узнать о больших объемах данных ( будь то на вашем сайте или в другом месте), Excel дает вам мощные инструменты.
Советы, которые следует прочитать до начала работы
Позвольте приложению Excel выбрать для вас сводную таблицу Чтобы быстро отбирать данные, которые вы хотите проанализировать в Excel, сначала нужно выбрать с помощью макета Excel для ваших данных.
Анализ данных в нескольких таблицах Вы можете анализировать данные из двух таблиц в отчете Excel, даже если не используете Power Pivot. Функция модели данных встроена в Excel. Просто добавьте данные в несколько таблиц в Excel а затем создайте связи между ними на листе таблицы или Power View. Готово! Теперь у вас есть модель данных, которая добавляет больше энергии для анализа данных.
Наносите данные непосредственно на интерактивную сводную диаграмму В Excel можно создать автономный (автономный) сводная диаграмма, который позволяет взаимодействовать с данными и фильтровать их прямо на диаграмме.
Использовать все Power Pivot и Power View Если у вас установлен Office профессиональный плюс, попробуйте воспользоваться преимуществами этих мощных надстройок:
Встроенной модели данных может быть достаточно для анализа содержимого нескольких таблиц, однако Power Pivot позволяет создать более сложную модель в отдельном окне Power Pivot. Прежде чем приступать к работе, ознакомьтесь с различиями.
Надстройка Power View позволяет превратить данные Power Pivot (или любую другую информацию в таблице Excel) в многофункциональный интерактивный отчет, имеющий профессиональный вид. Чтобы начать, просто нажмите кнопку Power View на вкладке Вставка.
Создание и создание сводная диаграмма
Принимайте более обоснованные бизнес-решения на основе данных в отчетах сводных таблиц, на которые можно взглянуть под разным углом. Excel поможет вам приступить к работе, порекомендовав модель, оптимальную для имеющихся данных.
Если данные, которые требуется обработать, хранятся в другом файле за пределами Excel (например, в базе данных Access или в файле куба OLAP), вы можете подключиться к этому источнику внешних данных и проанализировать их в отчете сводной таблицы.
Если вы хотите проанализировать данные в нескольких таблицах, это можно сделать в Excel. Узнайте о различных способах создания связей между несколькими таблицами в отчете таблицы для мощного анализа данных. В этом Excel создается модель данных.
Прежде чем приступать к самостоятельной работе, воспользуйтесь инструкциями, приведенными в этом учебнике. Они помогут вам создать в Excel учебную сводную таблицу, которая объединяет информацию из нескольких таблиц в общую модель данных.
Создав сводную таблицу на основе данных листа, внешних данных или информации из нескольких таблиц, воспользуйтесь списком полей, который позволяет добавлять, упорядочивать и удалять поля в отчете сводной таблицы.
Чтобы провести наглядную презентацию, создайте сводную диаграмму с интерактивными элементами фильтрации, позволяющими анализировать отдельные подмножества исходных данных. Приложение Excel даже может порекомендовать вам подходящую сводную диаграмму. Если вам необходима просто интерактивная диаграмма, создавать для этого сводную таблицу не требуется.
Если требуется удалить сводную таблицу, перед нажатием клавиши DELETE необходимо выделить всю таблицу, которая может содержать довольно много данных. В этой статье рассказывается, как быстро выделить всю сводную таблицу.
Изменение формата вашей скайп-формы
После создания сводной таблицы и добавления в нее полей можно изменить макет данных, чтобы информацию было удобнее просматривать и изучать. Чтобы мгновенно сменить макет данных, достаточно выбрать другой макет отчета.
Если вам не нравится, как выглядит созданная вами сводная таблица, попробуйте выбрать другой стиль. Например, если в ней много данных, лучше включить чередование строк или столбцов, чтобы информацию было проще просматривать, либо выделить важные сведения.
Отображение сведений сводной таблицы
Сортировка помогает упорядочивать большие объемы данных в сводных таблицах, чтобы упростить поиск объектов анализа. Данные можно отсортировать в алфавитном порядке, по убыванию или возрастанию.
Чтобы провести более подробный анализ определенного подмножества исходных данных сводной таблицы, их можно отфильтровать. Сделать это можно несколькими способами. Например, можно добавить один или несколько срезов, которые позволяют быстро и эффективно фильтровать информацию.
Группировка позволяет выделить для анализа определенное подмножество данных сводной таблицы.
Переход на разные уровни при больших объемах данных в иерархии сводной таблицы всегда занимал много времени, включая многочисленные операции развертывания, свертывания и фильтрации.
В Excel новая функция "Быстрое изучение" позволяет детализтировать данные в кубе OLAP или иерархии на основе модели данных для анализа данных на разных уровнях. Эта функция позволяет переходить к нужным сведениям и действует как фильтр при их детализации. Соответствующая кнопка отображается при выборе элемента в поле.
Вместо создания фильтров для отображения данных в сводной таблице теперь можно воспользоваться временной шкалой. Ее можно добавить в сводную таблицу, а затем с ее помощью осуществлять фильтрацию по времени и переходить к различным периодам.
Расчет значений сводной таблицы
Промежуточные итоги в сводных таблицах вычисляются автоматически и отображаются по умолчанию. Если итогов не видно, их можно добавить.
Для сведения данных в сводных таблицах предназначены функции расчета суммы, количества и среднего значения. Функции сведения недоступны в сводных таблицах на базе источников данных OLAP.
Изменение и обновление данных сводной таблицы
После создания сводной таблицы может потребоваться изменить исходные данные для анализа (например, добавить или исключить те или иные сведения).
Если сводная таблица подключена к внешним данным, ее необходимо периодически обновлять, чтобы информация в таблице оставалась актуальной.
Использование богатых возможностей Power Pivot
Если вы уже установили Office профессиональный плюс, запустите надстройку Power Pivot, которая поставляется вместе с Excel для проведения мощного анализа данных. После этого вы сможете создавать сложные модели данных в окне Power Pivot.
В этом учебнике рассказано, как импортировать сразу несколько таблиц с данными. Во второй его части описывается работа с моделью данных в окне Power Pivot.
Вместо импорта данных или подключения к ним в Excel можно воспользоваться быстрой и эффективной альтернативой: импортом реляционных данных в окне Power Pivot.
Расширить возможности анализа данных помогают связи между таблицами, которые содержат сходную информацию (например, одинаковые поля с идентификаторами). Связи позволяют создавать отчеты сводных таблиц, использующие поля из каждой таблицы, даже если они происходят из разных источников.
Для решения задач, связанных с анализом и моделированием данных в Power Pivot, можно использовать возможности вычисления, такие как функция автосуммирования, вычисляемые столбцы и формулы вычисляемых полей, а также настраиваемые формулы на языке выражений анализа данных (DAX).
С помощью Power Pivot можно создавать ключевые показатели эффективности и добавлять их в сводные таблицы.
В этом учебнике показано, как вносить изменения в модель данных для улучшения отчетов Power View.
Анализ данных с помощью Power View
Надстройка Power View, которая входит в состав Office профессиональный плюс, позволяет создавать интерактивные диаграммы и другие наглядные объекты на отдельных листах Power View, напоминающих панели мониторинга, которые можно представить всем заинтересованным лицам.
В конце учебника: импорт данных в Excel и Создание модели данных вы найдете полезные инструкции по оптимизации Power Pivot данных для Power View.
Из этих видеороликов вы узнаете, каких результатов можно добиться с помощью надстройки Power View, функции которой дополняются возможностями Power Pivot.
Создание сводной таблицы для анализа данных на листе Принимайте более обоснованные бизнес-решения на основе данных в отчетах сводных таблиц, на которые можно взглянуть под разным углом. Excel поможет вам приступить к работе, порекомендовав модель, оптимальную для имеющихся данных.
Создание сводной диаграммы Чтобы провести наглядную презентацию, создайте сводную диаграмму с интерактивными элементами фильтрации, позволяющими анализировать отдельные подмножества исходных данных. Приложение Excel даже может порекомендовать вам подходящую сводную диаграмму. Если вам необходима просто интерактивная диаграмма, создавать для этого сводную таблицу не требуется.
Сортировка данных в сводной таблице Сортировка помогает упорядочивать большие объемы данных в сводных таблицах, чтобы упростить поиск объектов анализа. Данные можно отсортировать в алфавитном порядке, по убыванию или возрастанию.
Фильтрация данных в сводной таблице Чтобы провести более подробный анализ определенного подмножества исходных данных сводной таблицы, их можно отфильтровать. Сделать это можно несколькими способами. Например, можно добавить один или несколько срезов, которые позволяют быстро и эффективно фильтровать информацию.
Создание временной шкалы сводной таблицы для фильтрации дат Вместо создания фильтров для отображения данных в сводной таблице теперь можно воспользоваться временной шкалой. Ее можно добавить в сводную таблицу, а затем с ее помощью осуществлять фильтрацию по времени и переходить к различным периодам.
Показ и скрытие подытогов в pivotTable Промежуточные итоги в сводных таблицах вычисляются автоматически и отображаются по умолчанию. Если итогов не видно, их можно добавить.
Использование внешнего источника данных для использования в стеблиной После создания сводной таблицы может потребоваться изменить исходные данные для анализа (например, добавить или исключить те или иные сведения).
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Еще. Меньше
Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.
Работа с помощью стеблей немного отличается в зависимости от того, какую платформу вы используете для Excel.
Создание в Excel для Windows
Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.
Примечание: Данные должны быть уместными в столбцах с одной строкой заглавных колонок.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
Примечание: Если выбрать добавить эти данные в модель данных, таблица или диапазон, используемые для этой таблицы, будут добавлены в модель данных книги. Подробнее.
Выберите, куда следует поместить отчет. Выберите новый таблицу, чтобы разместить ее на новом или на существующем, и уберем место, куда нужно ввести новую таблицу.
Сvotttables from other sources
Нажимая стрелку вниз на кнопке, вы можете выбрать другие источники для своей pivotttable. Кроме использования существующей таблицы или диапазона, для заполнения таблицы можно выбрать еще три источника.
Примечание: В зависимости от настроек вашей организации на кнопке может отображаться название организации. Например, "Из Power BI (Майкрософт)"
Из внешнего источника данных
Из модели данных
Используйте этот параметр, если книга содержит модель данных, и вы хотите создать таблицу на нескольких таблицах, улучшить ее с помощью настраиваемых мер или работать с очень большими наборами данных.
С Power BI
Используйте этот вариант, если ваша организация использует Power BI и вы хотите найти и подключиться к поддерживаемым облачным наборам данных, к которые у вас есть доступ.
Настройка сводной таблицы
Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.
Примечание: Выбранные поля добавляются в области по умолчанию: не числовые поля добавляются в строки, иерархии дат и времени — в столбцы, а числовые — в значения.
Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.
По умолчанию поля pivotttable, которые находятся в области значений, отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав Параметры значения.
Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, "Сумма по полю имя_поля"), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
Дополнительные вычисления
Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.
Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам потребуется либо изменить исходные данные для pivotttable, либо использовать формулу динамического именоваемого диапазона.
Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.
Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.
Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.
1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.
2. Перейдите к > рекомендуемой стебли.
3. Excel анализируются данные и представлены несколько вариантов, например в этом примере с использованием данных о расходах семьи.
4. Выберите наиболее подбираемую вам и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.
1. Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных или таблицы.
2. Перейдите в > Вставить.
Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка "Сводная таблица" находится на вкладке Данные в группе Анализ.
3. Excel отобразит диалоговое окно Создание таблицы с выбранным диапазоном или именем таблицы. В этом случае мы используем таблицу "таблица_СемейныеРасходы".
4. В разделе Выберите, куда следует поместить отчет таблицы выберите Новый или Существующий. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.
Список полей сводной таблицы
В области Имя поля в верхней части окна выберите любое поле, которое вы хотите добавить в свою pivottable. По умолчанию не числовые поля добавляются в область строк, поля даты и времени — в область Столбец, а числовые — в область значений. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле или, если элемент в ней больше не нужен, просто перетащите его из списка полей или снимите. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций, которые упрощают быстрое изменение внешнего вида.
Список полей сводной таблицы
Суммировать по
По умолчанию поля pivotttable, которые находятся в области значений, отображаются как СУММ. Если Excel данные интерпретируются как текст, они отображаются как счёт. Именно поэтому так важно не смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав Параметры полей.
Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, "Сумма по полю имя_поля"), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .
Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню "Изменить"), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
Дополнительные вычисления
Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.
Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.
Отображение значения как результата вычисления и как процента
Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.
Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон, а затем нажать кнопку Удалить. Это никак не повлияет на другие данные, сбитые таблицы и диаграммы. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Выберите таблицу или диапазон данных на листе и выберите Вставить >, чтобы открыть область Вставка таблицы.
Вы можете вручную создать собственную сетевую или выбрать рекомендуемую. Выполните одно из следующих действий:
На карточке Создание собственной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист , чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.
В рекомендуемой pivottable выберите Новый лист или Существующий лист , чтобы выбрать место назначения для этой таблицы.
Примечание: Рекомендуемые стеблицы доступны только Microsoft 365 подписчикам.
Вы можете изменить источник данных в создаемой вами pivottable.
В области Вставка pivotTable выберите текстовое поле в поле Источник. При изменении источника карточки в области будут недоступны.
Вы можете выбрать данные на сетке или ввести диапазон в текстовое поле.
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку, чтобы подтвердить выбор. В области по-новому источнику данных будут обновляться рекомендуемые с помощью новых стеблей.
Сводные таблицы в excel - неотъемлемый инструмент для анализа данных. Всего за несколько кликов он позволяет агрегировать показатели, формировать наглядные отчеты и производить необходимые расчеты.
Однако, приступая к изучению сводных таблиц, неплохо быть готовым к тому, что и у них есть свои минусы. Но забегая вперед, плюсов гораздо больше :)
Минусы сводных таблиц :
1. Не все данные подходят для сводных таблиц. Для того, чтобы использовать свои исходные данные в сводной таблице их необходимо нормализовать или привести в нужный вид (должна быть строка заголовков, не должно быть пустых строк, желательно не должно быть пустых ячеек, форматы данных в каждом из столбцов должны быть одинаковыми)
2. Обновление данных не автоматическое . В случае, если вы добавляете новые строки или столбцы в исходные данные, необходимо обязательно нажать кнопку "Обновить данные" для того, чтобы сводная таблица пересчиталась.
3. Объем занимаемого места . Когда при работе вы создаете много сводных таблиц, постепенно excel начнет притормаживать, т.к. сводные таблицы это по сути копия ваших исходных данных. По этой же причине файл excel после сохранения тяжелеет и при его отправке по почте могут быть проблемы.
4. В сводную таблицу невозможно добавить новые строки или формулы . Имеется ввиду, что в сводных таблицах можно использовать только встроенные функции. Для того, чтобы провести дополнительные расчеты по данным, полученным в сводной таблицы, необходимо скопировать ее и превратить в обычную таблицу путем вставки данных как значений.
Плюсы сводных таблиц :
1. Интерактивность . После создания сводной таблицы можно сколько угодно переупорядочивать информацию, менять ее структуру, порядок столбцов и группировку и на это будет уходить несколько минут, а то и меньше. На перестройку обычного отчета уйдет гораздо больше времени.
2. Простота форматирования . К сводной таблице легко применить необходимый стиль оформления или поменять в принципе ее визуализацию. На это понадобится несколько щелчков мыши.
3. Расчет значений . Большинство популярных формул, используемых при формировании отчетов, находятся под рукой и легко вставляются в сводную таблицу. Это суммирование итогов, расчет среднего значения, подсчет количества ячеек, произведение, поиск минимального и максимального значения.
Все эти формулы легко найти, если щелкнуть по стрелочке в блоке "Поля сводной таблицы" и перейти на "Параметры полей значений:
Откроется окно, в котором можно выбрать необходимую операцию:
4. На основе сводных таблиц можно строить сводные диаграммы . Данные диаграммы будут автоматически пересчитываться после пересчета сводных таблиц и обновляться новыми периодами, если исходные данные будут обновлены. На основе одной сводной таблицы можно строить сколько угодно сводных диаграмм и редактировать их независимо друг от друга.
5. В сводных таблицах доступна фильтрация с помощью срезов и временной шкалы . В этой статье я более подробно об этом писала.
6. Сводную таблицу можно построить на основе нескольких исходных данных или модели данных . Это сильно расширяет возможности сводных таблиц и ускоряет работу с данными из разных источников.
✔ Ищите ответы на свои вопросы в статье Фишки excel - подборка статей . Там я перечислила все свои статьи по разбору работы функций excel.
✔ Вот здесь есть подборка видео о том, как строить необычные диаграммы - Фишки Excel - подборка видеороликов .
Читайте также: