Что такое outlook crm
Не так давно компания Microsoft выпустила новую надстройку для работы с Microsoft Dynamics 365 (CRM) из приложений Outlook – Dynamics 365 App для Outlook.
Так же, как и предыдущее решение Microsoft Dynamics 365 для Outlook, эта надстройка позволяет работать с записями CRM-системы, данными по контактам и организациям, взаимодействиям с клиентами и лидами, а также работать над возможными сделками, но по сравнению с предыдущей версией новая обладает рядом серьезных преимуществ:
- Установка надстройки сводится к простановке одного флага в Dynamics 365 (CRM) и последующему скачиванию файла приложения в фоновом режиме;
- Синхронизация между Outlook и сервером Dynamics CRM 365 занимает существенно меньше времени и не требует специальных действий со стороны пользователя;
- Реализованы несколько версий надстройки:
- Надстройка для веб-версии Outlook;
- Надстройка для мобильного приложения Outlook;
- Надстройка для стандартного desktop-клиента Outlook.
В том числе благодаря этому Dynamics 365 App для Outlook предоставляет сотрудникам следующие преимущества:
- Оперативный доступ из мобильного приложения к информации по клиенту и истории взаимодействия с ним для менеджеров по продажам/сервисных сотрудников, которые не всегда могут находиться на своем рабочем месте;
- Оперативная переписка, фиксация договоренностей, планирование действий и внесение корректировок во взаимодействие с клиентом;
- Консолидированное хранение относящейся к клиенту информации в одной системе, а в не разрозненных источниках (без риска упустить что-либо) и из любой точки планеты в привычном интерфейсе Microsoft Outlook.
Рассмотрим более подробно, как это выглядит и работает, а также поговорим о возможностях которые предоставляет надстройка.
Как это выглядит
Установленная надстройка будет выглядеть следующим образом:
- В desktop-клиенте Outlook в правой части Ленты появится новая иконка Dynamics 365:
- В веб-клиенте Outlook иконка появится в области для просмотра писем:
- В мобильном приложении Outlook, как и в веб-версии Outlook, иконка будет видна при переходе к операциям над электронным письмом:
Основные возможности Dynamics CRM 365 App для Outlook
Рассмотрим основные возможности работы с Dynamics CRM 365 непосредственно из Outlook.
Доступны следующие операции:
- Работа с различными панелями мониторинга (дэшбордами);
- Создание новых записей:
- Контакт/Организация/Интерес/Конкурент;
- Возможная сделка;
- Сервисное обращение;
- Действие: встреча, электронная почта, звонок и задача;
- Контакты/Организации/Интересы/Конкуренты/Пользователи системы;
- Возможные сделки;
- Сервисные обращения;
- Действия;
- Чтение/Редактирование/Удаление;
- Просмотр списочных представлений;
- Выполнение бизнес-процессов CRM, связанных с Интересами и Возможными сделками;
Работа с новым Контактом/Интересом
На примере реальной переписки посмотрим, как можно работать с новым интересом в Outlook с установленной надстройкой Dynamics 365 App для Outlook.
Предположим, вы получаете письмо с запросом на демонстрацию вашего продукта и должны его корректно обработать с точки зрения учета информации и взаимодействий.
В приложении можно увидеть, что автор письма не является ни контактом, ни интересом в клиентской базе CRM-системы.
Также мы видим, что полученное письмо:
- Не отслеживается, то есть оно не синхронизировано с Dynamics CRM 365;
- Не связано ни с каким объектом в Dynamics CRM 365 (не заполнено поле «В отношении», которое говорит о связи с контактом или возможной сделкой).
В надстройке Dynamics 365 App для Outlook есть возможность создать на основе нового письма:
Создание Контакта будет выглядеть следующим образом:
Однако в данном случае мы решаем завести автора письма как новый Интерес:
Интерес создан, полученное письмо автоматически связывается как действие с интересом «Мария Зеленова».
Интерес, созданный из письма в Outlook, синхронизируется с Dynamics 365 (CRM), поэтому все, что мы делаем в Outlook, можно видеть и в Dynamics CRM 365:
Помимо этого, в надстройке есть все возможности для создания действий по интересам, контактам и другим сущностям из Outlook, таких, как Задача, Звонок, Электронная почта, Встреча и Отклик на маркетинговую кампанию. При этом для создания электронной почты можно использовать настроенные ранее шаблоны электронных писем.
Например, создание встречи выглядит так:
При работе с недавно созданным интересом есть возможность непосредственно в Outlook квалифицировать интерес, сформировать возможную сделку, «подготовить» ее и т.д.
Все действия, которые создаются «В отношении» Интереса или Контакта из Outlook и «отслеживаются», сразу же синхронизируются и корректно отображаются в Dynamics CRM:
Таким образом, информация, занесенная в Dynamics 365 (CRM) через клиент Outlook, может быть практически сразу доступна другим сотрудникам организации для продолжения работы, анализа и т.п.
Работа с существующим Контактом/Интересом
На примере уже созданного интереса рассмотрим возможные операции над существующей записью, доступные в Outlook с установленной надстройкой.
Мы видим, что есть интерес «Мария Зеленова», и для того, чтобы связать полученное письмо с этим интересом, нужно заполнить поле «В отношении». После того, как мы связали письмо с конкретным Интересом, оно автоматически будет «отслеживаться», то есть копия этого письма сохранилась в базе Dynamics CRM 365 и все ответы по этой переписке будут автоматически попадать в CRM-систему, сохраняя всю историю переписки и договоренностей.
Для оперативной работы по тому или иному клиенту может быть необходимо регулярно просматривать список запланированных действий и историю взаимодействия по клиенту. Это возможно делать и в Outlook! Можно просматривать общий список всех действий или, например, только следующее и последнее действия.
Список действий будет доступен для работы и в Dynamics 365 (CRM):
Краткое резюмеТаким образом, надстройка Dynamics 365 App для Outlook позволяет в привычном для всех интерфейсе Outlook осуществлять полноценную работу с новыми и уже существующими Клиентами/Интересами, а также со связанными с ними записями системы без непосредственного использования Microsoft Dynamics 365 (CRM).
Доступность и легкость использования помогут вам оперативно подготовиться к встрече с клиентом, просмотрев историю взаимодействия, а также внести в систему всю новую информацию после встречи или звонка – например, резюме встречи, новый отклик или обращение, запланированные действия. Очевидно, что использование Dynamics 365 App для Outlook позволит сократить накладные расходы и повысить эффективность работы сотрудников, работающих с клиентами вне стационарного рабочего места. В одном «окне» вы всегда будете иметь всю информацию, необходимую для работы, и вам не придется сожалеть о том, что было забыто или не зафиксировано.
Одна из основных задач Office 365 — помогать предприятиям малого бизнеса работать лучше и эффективнее, поэтому мы постепенно дополняем это решение новыми службами и инструментами. Ранее в этом году мы уже запустили сервис Bookings для планирования встреч с клиентами, а сегодня набор служб Office 365 пополнился новым инструментом для эффективного управления связями с клиентами.
Владельцам бизнеса хорошо известно: чтобы заручиться лояльностью клиентов, нужно хорошо знать их, помнить их вкусы и предпочтения, оперативно реагировать на обращения. Это очень непросто, когда клиентов много, а времени мало. Чтобы облегчить отслеживание и налаживание отношений с клиентами, мы разработали для Office 365 новую службу под названием Outlook Customer Manager.
Outlook Customer Manager дает полную картину взаимодействия с каждым клиентом, помогает отслеживать выполнение задач и заключение сделок, а также своевременно напоминает о важных делах. Вам даже не придется устанавливать и изучать дополнительные программы: для пользования этим инструментом достаточно иметь Outlook.
Облачное решение Outlook Customer Manager создано специально для предприятий малого бизнеса и бесплатно доступно всем подписчикам плана Office 365 бизнес премиум. А когда ваша компания разрастется и мощностей Outlook Customer Manager начнет не хватать, вы легко сможете перейти на Dynamics 365 — решение, обеспечивающее широкие возможности работы со сведениями о клиентах, эффективные согласованные процессы, а также углубленную аналитику данных о клиентах и финансовой информации.
Вся информация о клиентах под рукой — быстро, удобно, доступно
Полная информация о клиенте рядом со входящими облегчает и ускоряет взаимодействие
Хронология автоматически генерируется на основе сведений из электронной переписки, календарей и журналов звонков в Office 365, поэтому сотрудникам практически не требуется вводить данные о взаимодействии с клиентами вручную. Теперь ваш персонал сможет посвятить больше времени общению с клиентами, вместо того чтобы тратить его на ввод и поиск данных.
Своевременные напоминания о важных делах
В повседневной суете легко заработаться и забыть ответить на важное письмо — или, хуже того, не сдать клиенту срочный проект. Но Outlook Customer Manager не даст вам забыть о делах, которые действительно требуют вашего внимания: эта служба показывает своевременные напоминания, позволяет связывать задачи с контактами, компаниями и сделками, а также умеет сортировать сделки по текущему этапу работы, датам закрытия, приоритету и объему. Кроме того, функция автоматической сортировки списка клиентов и сделок по важности помогает правильно организовать график работы над ними.
Служба своевременно напоминает о важных делах и позволяет просматривать подробные перечни клиентов и сделок
Все сотрудники на одной волне
На предприятиях малого бизнеса с клиентами работает большинство персонала, и когда с одним покупателем ведет переговоры сразу несколько сотрудников, детали общения с ним могут путаться, теряться и заново обсуждаться по много раз. Это раздражает клиента и затрудняет вашим людям работу. Но в Outlook Customer Manager можно открыть сотрудникам доступ к полной информации о клиенте, чтобы каждый из них знал все детали переговоров, проведенных коллегами.
Тогда он, скажем, легко ответит на телефонный звонок от клиента, имея под рукой всю необходимую информацию (заметки о недавних звонках, даты ближайших встреч, сведения об этапе работы над сделкой, даже кличку любимого пса клиента), если ведущий этого покупателя менеджер вдруг заболеет.
Удаленный доступ ко всем данным о клиентах
Работа не прекращается даже в пути
Не секрет, что современные сотрудники часто работают вне офиса. Мобильное приложение Outlook Customer Manager обеспечивает доступ ко всей информации о клиентах даже в дороге. Проверить недавнюю переписку перед встречей с клиентом, быстро сделать заметки после переговоров, отсканировать визитку и создать новый деловой контакт на ее основе — теперь для всего этого нужно лишь несколько прикосновений к телефону.
Изначально мобильное приложение разрабатывалось для iOS, однако со временем мы выпустим версии и для других мобильных платформ.
Простота и удобство
В Outlook Customer Manager можно перейти одним нажатием прямо с главной вкладки Outlook. Служба не требует ни установки новых приложений, ни длительного обучения персонала. Все данные сохраняются в Office 365, так что вам не придется тратить драгоценное время на подключение и администрирование сторонних сервисов.
Чтобы начать работу, достаточно одного щелчка мышью
Начало работы с Outlook Customer Manager
Вскоре с Outlook Customer Manager смогут работать подписчики Office 365 бизнес премиум, участвующие в программе раннего доступа, а в ближайшие месяцы — и остальные пользователи этого плана. Когда служба активируется в вашей учетной записи Office 365, на вкладке «Главная» в Outlook 2016 для Windows появится значок Outlook Customer Manager. Чтобы приступить к работе, просто щелкните по нему. Если вы хотите участвовать в программе раннего доступа к Office 365, узнайте, как в нее вступить.
Мы надеемся, что Outlook Customer Manager поможет вам успешно поддерживать взаимовыгодные отношения с клиентами. Будем рады, если вы поделитесь впечатлениями о работе с Outlook Customer Manager на нашем форуме для обратной связи.
Вопросы и ответы
Вопрос. Какие подписки на Office 365 предоставляют доступ к Outlook Customer Manager?
Ответ. Служба Outlook Customer Manager доступна по подписке на Office 365 бизнес премиум. В будущем ею также смогут пользоваться подписчики планов E3 и E5.
Вопрос. Когда в моей компании можно будет пользоваться Outlook Customer Manager?
Ответ. Вскоре с Outlook Customer Manager смогут работать подписчики Office 365 бизнес премиум, участвующие в программе раннего доступа, а в ближайшие месяцы — и остальные пользователи этого плана. Если вы хотите участвовать в программе раннего доступа к Office 365, узнайте, как в нее вступить.
Вопрос. Как открыть Outlook Customer Manager?
Ответ. Когда эта служба активируется в вашей учетной записи, на вкладке «Главная» в Outlook 2016 для Windows появится значок Outlook Customer Manager. Чтобы приступить к работе, просто щелкните по нему.
Вопрос. Где найти дополнительную информацию и оставить отзыв?
Ответ. Более подробные сведения о надстройке читайте в этой справочной статье. Отзывы можно оставлять на специальном форуме.
Надстройка Outlook Customer Manager предназначена для предприятий малого бизнеса. Она помогает легко отслеживать, поддерживать и развивать отношения с клиентами прямо в среде Outlook. Рады сообщить, что функции Outlook Customer Manager уже доступны всем подписчикам плана Office 365 бизнес премиум, а также пользователям браузерной версии Outlook и приложения для iOS. Кроме того, мы добавили в Outlook Customer Manager дополнительные возможности для повышения эффективности работы, в том числе интеллектуальные напоминания и интеграцию с Bing, Кортаной и Microsoft Flow.
Outlook Customer Manager становится доступнее
В прошлом ноябре вышла надстройка Outlook Customer Manager для компьютеров с Windows. С тех самых пор мы работали над версиями для других платформ, и сегодня мы наконец с удовольствием представляем вам Outlook Customer Manager для iOS и Outlook в Интернете.
В дороге нередко возникает необходимость посмотреть информацию о том или ином клиенте. Надстройка Outlook Customer Manager, которая теперь доступна и в Outlook для iOS, позволяет просматривать краткие сводки данных о клиенте или сделке, над которой вы работаете. Нажмите в приложении Outlook для iOS кнопку надстроек (рядом с вашим адресом электронной почты), выберите Outlook Customer Manager — и готово. А в ближайшие недели в магазине App Store появится автономное мобильное приложение Outlook Customer Manager для iOS, в котором можно будет работать с подробными сведениями обо всех клиентах и сделках.
Надстройка Outlook Customer Manager в Outlook для iOS позволяет быстро просматривать данные о клиентах.
В браузерной версии Outlook в Интернете достаточно нажать значок Outlook Customer Manager, и на экране появится краткая сводка информации о клиенте (в том числе об электронной переписке с ним, совместных собраниях, звонках, заметках, файлах, задачах, сделках и сроках). Со временем в надстройке появятся новые функции, включая показ подробных сведений обо всех клиентах и сделках.
Теперь в браузерной версии Outlook можно просматривать сведения о клиентах.
А еще интерфейс Outlook Customer Manager теперь поддерживает 39 языков, чтобы вам комфортнее было работать с данными о клиентах.
Автоматические напоминания о письмах с запросами клиентов
В повседневной суете легко заработаться и пропустить важные письма от клиентов, особенно когда сроки поджимают и некогда лишний раз проверить почту. Но с Outlook Customer Manager подобных казусов больше не случится: эта надстройка анализирует содержание каждого нового письма, и если в нем содержится просьба назначить встречу, сообщить какую-либо информацию или выслать файл, Outlook Customer Manager автоматически добавляет на страницу «Сегодня» напоминание об этом письме.
На странице «Сегодня» отображаются напоминания о срочных делах.
Автодобавление информации о компаниях-клиентах из Bing
В Outlook Customer Manager можно группировать контакты клиентов по их компаниям, чтобы вам удобно было работать с информацией о каждой компании из разных источников. Но добавлять и обновлять сведения о каждом клиенте — дело долгое и неблагодарное. Outlook Customer Manager сэкономит вам время для более важных дел: эта надстройка сама ищет в Bing информацию о компаниях, с которыми вы работаете (адрес, сайт и т. д.). Вам достаточно лишь проверить и принять предложения Outlook Customer Manager, и надстройка сама добавит эти сведения в профиль компании. На данный момент эта функция доступна пользователям, у которых в параметрах Outlook выбран язык интерфейса «Английский (США)».
Bing сам находит информацию о компаниях, с которыми вы работаете.
Автоматическое назначение встреч с клиентами в Кортане
Часто переговоры о будущей встрече с клиентом длятся дольше, чем сама встреча. Outlook Customer Manager решает этот вопрос с помощью новой разработки корпорации Майкрософт — Calendar.help. Теперь ваш личный электронный помощник Кортана умеет назначать встречи от вашего имени — вам остается только прийти в назначенное время. Для использования этой функции вам нужно будет зарегистрироваться в Calendar.help Preview прямо через Outlook Customer Manager. Эта возможность доступна участникам программы раннего доступа к Office.
Теперь вы можете доверить Кортане назначение встреч.
Интеграция Outlook Customer Manager в рабочие процессы
Наверняка вы используете в работе много разных приложений. Как добиться того, чтобы информация о клиенте везде совпадала, была полной и актуальной? Подолгу корпеть за компьютером, по несколько раз внося одни и те же данные? Мы решили, что без этого вполне можно обойтись, и добавили возможность подключать Outlook Customer Manager к другим приложениям с помощью Microsoft Flow — службы для автоматизации повторяющихся многоэтапных рабочих процессов. Теперь можно, например, всего за пару щелчков мышью сделать так, чтобы все подписывающиеся на вашу рассылку в MailChimp автоматически добавлялись в деловые контакты Outlook Customer Manager. Для удобства предусмотрено несколько шаблонов автоматизации.
Outlook Customer Manager можно интегрировать в рабочие процессы с помощью Microsoft Flow.
Достаточно одного щелчка мышью
Чтобы начать пользоваться Outlook Customer Manager, не нужно ничего устанавливать и настраивать. Пользователи Office 365 бизнес премиум могут приступить к работе с этой надстройкой прямо сейчас, а в рамках остальных планов она станет доступна в течение нескольких недель. Когда надстройка активируется в вашей учетной записи Office 365, на вкладке «Главная» в Outlook для Windows появится значок Outlook Customer Manager. Просто щелкните его — и готово.
Чтобы включить надстройку, нужно всего лишь щелкнуть значок в Outlook.
Дополнительные сведения
Если вас интересует более подробная информация о Outlook Customer Manager:
- Посмотрите запись прямой трансляции Ask Microsoft Anything (Спросите у Майкрософт) от Microsoft Tech Community за 9 мая 2017 года, 09:00 по тихоокеанскому летнему времени (UTC–8). На этом вебинаре пользователи делились впечатлениями о надстройке и задавали вопросы ее создателям и разработчикам. Обсудить вебинар можно в отдельной группе.
- Прочитайте эту справочную статью.
- Посмотрите видео:
Мы надеемся, что Outlook Customer Manager поможет вам успешно поддерживать взаимовыгодные отношения с клиентами. Будем рады, если вы поделитесь впечатлениями о работе с Outlook Customer Manager на нашем форуме для обратной связи.
Вивек Кумар (Vivek Kumar), менеджер по маркетингу продуктов, команда Outlook
Вопросы и ответы
В. Когда в моей учетной записи можно будет пользоваться Outlook Customer Manager?
О. В настоящее время мы активно развертываем Outlook Customer Manager. Ожидается, что в ближайшие недели надстройка станет доступна во всех регионах. Когда она активируется в вашей учетной записи, на вкладке «Главная» в Outlook для Windows появится значок Outlook Customer Manager. Тем временем рекомендуем обновить Outlook с помощью учетной записи Office 365.
В. Когда в Кортане можно будет автоматически назначать встречи?
О. На данный момент эта функция доступна только участникам программы раннего доступа. Прежде чем ею смогут пользоваться остальные пользователи Offiсe 365, мы хотим протестировать и улучшить ее. Вы тоже можете помочь нам, приняв участие в бета-тестировании этой функции.
В. Где найти дополнительную информацию и оставить отзыв?
О. Более подробные сведения о надстройке читайте в этой справочной статье. Отзывы можно оставлять на специальном форуме.
В этой статье мы расскажем, как в вашей компании запустить бесплатную IP-АТС 3CX, объединенную с мини-CRM системой на базе весьма популярного почтового клиента Microsoft Outlook. 3CX предлагает интеграцию с Microsoft Outlook сразу «из коробки». Причем, обратите внимание, не только в редакции Pro, но и в редакции Standard. Учитывая, что эта редакция предлагается бесплатно для небольших компаний, — вы получаете весьма заманчивое предложение для начала вашего бизнеса!
После установки CRM-интеграции, в Outlook будет открываться окно с информацией о звонящем клиенте. Если контакт не обнаружен, Outlook предложит создание новой карточки. По завершении разговора в Журнале активности контакта будет создана новая запись об этом вызове. Также расширение интеграции добавляет кнопку вызова контакта в верхнее и контекстное меню Outlook.
Интеграция будет работать при соблюдении следующих условий:- 3CX v15 и выше — для версии Standard необходимо загрузить инсталляцию интеграции 3CXPlugins. Для версии Pro интеграция запускается из консоли управления 3CX.
- Установленный и запущенный клиент 3CX для Windows
- Microsoft Outlook версии 2010, 2013, 2016 (только эти версии)
Установка CRM интеграции 3CX с Outlook
Для установки интеграции Outlook с 3CX в консоли управления 3CX перейдите в раздел Параметры — CRM интеграция — На стороне клиента, выберите Outlook и нажмите Загрузить выбранные.
Чтобы назначить интеграцию пользователю, откройте его свойства, перейдите на вкладку Интеграция, установите Включить интеграцию и выберите в списке Outlook.zip.
Выполните эти шаги для всех пользователей, которым необходима интеграция с Outlook.
После этого модуль интеграции будет передан по сети на клиент 3CX для Windows. Для этого перезапустите клиент — он загрузит модуль интеграции и зарегистрирует расширение для Outlook. Перезапустив Outlook, вы увидите окно установки расширения.Установите расширение. На этом установка CRM интеграции 3CX с Outlook завершена.
Настройка CRM интеграции 3CX с Outlook
Чтобы открыть параметры модуля интеграции 3CX с Outlook, в клиенте 3CX для Windows перейдите в Параметры — Доп. параметры — Интеграция.
Раздел General
В разделе General указывается, в какой момент открывать карточку контакта в Outlook: при звонке, при ответе или вообще не открывать. Также указывается, при какой минимальной длине номера следует открывать карточку. Это сделано для того, чтобы интеграция не открывала карточки для внутренних абонентов с короткими номерами.
Чтобы автоматически фиксировать вызов в журнале активностей контакта Outlook, включите опцию Enable Journaling. По завершении разговора в журнале будет создана запись с данными вызова. Чтобы создавать новый контакт, если Caller ID не найден, установите опцию Create new contact if not found.
В секции Behavior рекомендуется установить предельную длину номера для сопоставления. Приходящий от оператора номер может иметь различный формат и включать, междугородный или международный префикс. С другой стороны, в вашем Outlook могут быть внесены контакты с какими-то дополнительными префиксами, которые отсутствуют в приходящем Caller ID. В любом случае, рекомендуется проверять совпадение по хотя бы по 7 последним цифрам (т. е., по локальному номеру, если в вашем локальном не используется меньше цифр). Если вы установите сравнение по слишком большому количеству цифр с конца номера, повысится точность определения контакта, но само определение может происходить не всегда. Уменьшая количество цифр, вы снижаете точность определения, но совпадение будет находится чаще.
Раздел Microsoft Outlook
В этом разделе указывается папка персональных контактов или публичная папка, в которых модуль CRM-интеграции будет искать совпадения. Вы можете выбрать несколько источников контактов (справочников), однако учтите, что поиск при этом замедлится.
Установите опцию Show Folder Selection Dialog, чтобы показать выбор папки для сохранения нового контакта, если контакт при звонке не был найден.
Работа CRM интеграции 3CX с Outlook
При получении вызова появится окно Outlook с карточкой контакта. Если совпадение не найдено и ранее была установлена опция Create new contacts if not found, будет создан контакт, который вы затем можете дополнить другой информацией.
Для выполнения вызова из Outlook используйте контекстное меню контакта или кнопку в верхнем меню, которые добавляет расширение 3CX. Вызов будет выполнен с вашего клиента 3CX или настольного телефона.
Проблемы и особенности интеграции
Журнал вызовов в Outlook
Обратите внимание: журналирование вызовов работает только в Outlook 2010. В более новых версиях Outlook журнал отсутствует и, соответственно, не поддерживается в интеграции. Опция Enable Journaling в параметрах интеграции включает логирование входящих, исходящих и пропущенных вызовов в ленте активности данного контакта.
Поиск контактов в папках Outlook
Для поиска контакта, модуль интеграции последовательно «просматривает» все выбранные папки контактов Outlook. Как правило, это проходит практически мгновенно, но в крупных организациях, особенно при использовании сервера Exchange, этот процесс может затянуться и серьезно загрузить процессор ПК. Outlook при этом «подвисает». В большинстве случаев папка контактов находится непосредственно в корне дерева папок, поэтому модуль интеграции по умолчанию ищет ее именно там. Но если папка контактов в вашей конфигурации находится глубже, модуль не сможет ее обнаружить, и папка не будет видна в окне выбора в клиенте 3CX. Однако вы можете изменить это поведение, отредактировав конфигурационный файл Windows3CXCRMUser.ini в папке %AppData%3CXPhone.
Например, если у вас есть две папки контактов:- \Exchange\FolderA\FolderA1\FolderA11
- \Exchange\FolderB
Но если вы установите параметр ContactFolderLookupMaxDeepLevel=3, будут показаны обе папки.
Учтите, что путь поиска контактов должен быть как можно короче, поскольку длинный путь вызовет длительные итерации поиска и может надолго «подвесить» Outlook. Но все же этот параметр — единственный выход, если ваши контакты расположены в нестандартном месте.
Знаете ли вы, что, исходя из результатов некоторых зарубежных исследований, средний офисный работник тратит более двух часов своего рабочего времени в день на работу с электронной почтой? Если быть более точным – 13 часов в неделю, что составляет почти 85 рабочих дней в год! Только вдумайтесь в эти цифры. Сколько всего можно сделать за это время? А сколько это будет стоить вашей организации, если перевести часы в деньги? Очень интересные вопросы, над которыми стоит задуматься…
Слайд взят из презентации на Slideshare.
В мире почтовых клиентов Outlook занимает одну из лидирующих позиций. Более того, Office используют более одного миллиарда человек, и он является доминирующим инструментом в корпоративном сегменте.В нашей компании им пользуются практически все, а это значит, что именно в Outlook наши сотрудники проводят 25% своего рабочего времени. Давайте копнем немного глубже и подумаем, куда именно уходит наше время, когда мы в очередной раз заходим в Outlook, чтобы проверить почту.
Рассмотрим лишь некоторых пожирателей времени:
- Мы читаем письма. Кто-то быстрее, кто-то медленнее, но читать приходится всем, и мы будем продолжать это делать и дальше;
- Нам могут задать вопрос, и в зависимости от вопроса мы можем потратить время на уточнение свободного времени в своем календаре, поиск какого-либо документа, определение местоположения нужного нам места по онлайн-карте, звонок кому-то, бронирование переговорной и т.д.;
- Нам могут прислать документ, который нужно сохранить в системе электронного документооборота;
- Мы тратим время, заходя в сторонние системы из писем-напоминаний и делая в них то, о чем нам собственно напомнили, например, заполняем отчеты по трудозатратам за день.
- Мы отвечаем на письма.
Я разделяю все возможные сценарии на 3 основные группы:
- «Быстрее воспринимать информацию»
- В письме есть адрес – хочу увидеть карту в один клик;
- В письме есть иностранные слова – хочу увидеть перевод в один клик; и т.д.
- «Быстрее отвечать»
- Постоянно приходится писать повторяющиеся предложения – хочу организовать их в список и уметь быстро вставить в письмо;
- Нужно приложить к письму документ из системы электронного документооборота – хочу тут же сделать поиск документов и выбрать нужный, не выходя из Outlook; и т.д.
- «Быстрее делать»
- Получил напоминание от сторонней системы – хочу сделать требуемое действие, не выполняя переход непосредственно к системе и вход в нее, т.е. прямо из интерфейса Outlook;
- Требуется согласовать документ – хочу иметь возможность просмотреть документ и нажать «Согласовать» прямо из письма;
- Прислали новый договор – хочу перенести его в корпоративную систему электронного документооборота за пару кликов;
- Назначили встречу – хочу забронировать такси на указанное время прямо из письма; и т.д.
Думаю, всем не понаслышке знаком вопрос по учету трудозатрат в организации. По большей части, именно количество часов на разработку, тестирование и внедрение определяют итоговые инвестиции в любой IT проект.
В нашей компании также существует задача по учету временных затрат сотрудников и мы решили ее при помощи собственного продукта — K-Point. Не углубляясь в подробности, K-Point – это платформа для автоматизации рабочих процессов организаций, в которой, как в конструкторе, можно собирать и комбинировать различные функции. Один из модулей, который мы настроили для себя и активно используем, позволяет вести учет временных затрат сотрудников.
Но, независимо от того, какая система стоит в компании, всем до боли знакома ситуация, когда менеджерам проектов приходится снова и снова напоминать сотрудникам вносить потраченные на проекты часы, а сотрудники не довольны тем, что собственно задача по заполнению часов отнимает слишком много времени.
До недавних пор наш сценарий состоял из 4 этапов:
- В конце дня сотруднику отправлялось напоминание о необходимости заполнить трудозатраты;
- Сотрудник открывал уведомление в Outlook и переходил по ссылке в K-Point;
- Сотрудник вводил логин и пароль от системы;
- Сотрудник заполнял отработки по каждому проекту за указанный день.
Когда я узнал о возможности разработки нового вида надстроек для Outlook, я понял, что у нас появился шанс значительно упростить весь процесс. Так мы начали разработку надстройки K-Point для Outlook, которая в итоге позволила нам сократить число шагов в нашем сценарии до двух:
- Утром сотрудник получает уведомление из системы K-Point – уведомление теперь рассматривается как своего рода «тикет», т.к. все действия можно выполнить прямо в нем;
- Сотрудник открывает «тикет» в Outlook в любое удобное время в течение дня и заполняет отработки прямо в письме, без необходимости перехода в стороннюю систему и без ввода логина и пароля.
Такой подход позволяет значительно упростить процесс и экономит время как сотрудников, так и менеджеров:
- надстройка позволяет заполнять данные за конкретный рабочий день, а когда все данные внесены, письмо-напоминание можно просто удалить, что означает «тикет» отработан;
- с установленной надстройкой, меняется отношение сотрудников к задаче – уведомление расценивается не как надоедливый спам, который фильтруется в заброшенную папку, а как Call to Action, как задача, которую нужно и можно своевременно выполнить;
- менеджерам проектов не нужно бегать за каждым из сотрудников с постоянными напоминаниями.
Одна из привлекательных особенностей, которую стоит подчеркнуть, говоря о надстройках для Outlook, – это простота реализации. Отличительной особенностью нашей надстройки является то, что она не призвана решать исключительно задачу учета времени. Надстройка является логическим продолжением системы K-Point и может гибко настраиваться под целевые процессы. На первый взгляд – не очень простой функционал. Но давайте посмотрим, каким образом нам удалось этого добиться.
K-Point – это веб решение и в нем уже был реализован движок на JavaScript, позволяющий визуализировать формы. Именно его мы и перенесли в надстройку. Такое «переиспользование» кода позволило значительно сократить трудозатраты на разработку. Нам оставалось лишь реализовать логику авторизации пользователей из Outlook и разработать API для обмена данными между K-Point и надстройкой. Технические детали этой реализации стоит вынести за рамки данной статьи. Если Вам интересно о них узнать – напишите об этом в комментариях к этой статье.
Когда у Вас уже есть готовая надстройка ее можно либо опубликовать в Office Store, либо развернуть в рамках конкретной организации. Второй вариант особенно полезен при создании узконаправленных B2B решений под конкретного заказчика. Для публикации надстройки в Office Store Вам необходимо зарегистрироваться на сайте Microsoft Seller Dashboard. После регистрации Вы получите доступ к личному кабинету, где сможете загрузить манифест Вашего приложения и заполнить всю необходимую информацию о нем.
Внедрение надстройки K-Point для Outlook в наш рабочий процесс позволило нам вдвое сократить временные затраты на сбор отчетности как со стороны всех сотрудников, так и со стороны менеджеров. Это безусловно хороший результат, и в дальнейшем мы планируем его улучшать.
В настоящее время настройка K-Point для Outlook не доступна для публичного доступа и обкатывается в рамках нашей компании. В ближайшем будущем мы планируем опубликовать ее в Office Store и предложить похожие сценарии автоматизации некоторым из наших существующих клиентов. Посмотрим, что из этого выйдет.
В рамках задач нашей компании и задач наших клиентов я вижу еще много сценариев где мы можем применить надстройки для Outlook, некоторые из них были описаны выше. Стоит отдельно обратить внимание на то, что такие приложения являются интересным вариантом для расширения функционала существующих решений, таких как системы электронного документооборота, CRM, ERP и другие виды систем. Уверен, что какие-то идеи по повышению продуктивности появились и у вас – и, значит, цель написания данной статьи достигнута. Пишите свои идеи в комментариях, будем обсуждать и искать решения задач вместе!
Об авторе
Петр Ляпин -Технический директор ООО «ВейвПоинт»
Читайте также: