Что такое категории в 1с документооборот
Используя систему электронного документооборота несколько месяцев, подключая к работе все большее количество пользователей, вы можете столкнуться с ситуацией, когда каждый отдел будет требовать изменить структуру видов документов и папок под собственные нужды. Например, структура, разработанная изначально согласно требованиям отдела по работе с документами, неудобна юристам и экономистам. Есть ли выход из этой ситуации или придется переделывать изначальную структуру?
Действительно, очень часто при внедрении систем электронного документооборота через какое-то время, когда пользователи «входят во вкус» при работе с программой, у них формируется более четкое понимание того, с какой же структурой данных им было бы удобно работать. Для того, чтобы не перенастраивать изначальную схему, которая, вероятнее всего, обусловлена важными требованиями (разграничение прав доступа, настройка маршрутов обработки документов и т.д.), в системе 1С:Документооборот КОРП существует механизм «Категории».
Категории предназначены для дополнительной классификации документов. Каждому документу в системе может быть присвоено несколько категорий. Похожий механизм реализован на многих сайтах в интернете. Какой-то определенной статье присваиваются, так называемые, теги, объясняющие смысл статьи. Например, статью на кулинарном сайте о приготовлении «Супа из баранины с чечевицей» можно охарактеризовать следующими тегами: первые блюда, блюда из баранины, блюда с чечевицей. При обращении к каждому из этих тегов мы попадем на эту статью.
Этот механизм аналогичен механизму, реализованному в программе 1С: Документооборот КОРП. Например, мы зарегистрировали документ «Договор аренды техники № 15 от 13.09.2013» и знаем, что по этому договору арендован грузовой самосвал для работы на объекте «Раскольники». Какие категории можно присвоить этому документу? Зависит от того, с какой информацией нам нужно будет работать. Нам нужно видеть отдельно все договоры - выделим отдельную категорию «Договоры»; есть отдельные сотрудники, которые работают только с договорами аренды, - добавим еще одну категорию «Аренда»; для поиска документов, относящихся к какому-то конкретному объекту, также можно создать отдельную категорию «Раскольники». Таким образом, мы можем отобрать нужные нам документы как по одной определенной категории, так и по пересечению нескольких. Все это можно осуществить в специальной удобной форме работы с документами по категориям:
Кроме этого, в системе у каждого пользователя есть возможность создать свои категории, которыми будет пользоваться только он для классификации тех документов, с которыми он работает. Причем другие пользователи эту классификацию видеть не будут. Это позволит каждому сотруднику организовать собственное пространство работы с документами, удобное только ему.
Также стоит упомянуть о такой возможности, как автоматическое присвоение категорий. Например, можно создать правило, по которому документам, у которых в наименовании есть слово «аренда», будет автоматически присваиваться соответствующая категория. Это позволит сделать присвоение категорий независимым от пользователя и избежать ошибок.
Механизм категорий призван сделать работу с документами еще более удобной, у каждого пользователя будет собственный мощный механизм классификации документов и возможность применять его по собственному усмотрению.
Добрый день, подскажите пожалуйста как настроить автоматическую категоризацию документа, по группе доступа контрагента.
Для внутренних и в входящих документов, нашел решение:
//для внутренних документов
//для входящих документов
А для исходящих не знаю как написать, потому что то там табличная часть участвует
Примерный код накидал, но не отрабатывает должным образом.
Может сможет кто либо найти ошибку или предложить выход проще
(8)Попробуйте так. Должно работать. Делаете доп реквизит. Статус_VIP. Не забудьте дать Имя для разработчика.
Для исходящих пишите такой код правила категоризации.
Для внутренних и входящих почти аналогично можно сделать.
(10) нет, не получилось - это через костыли, нужно без доп.реквизита, потому что признак, ВИП уже существует в группах доступа, дублирующая информация это не есть гуд
попробую сейчас, Ваш код допилить - если с доп.реквизитом работате, должен и с основным работать, отпишусь по результатам
Конечно должно и с обычным реквизитом работать. Вообще как раз таки изначально лучше бы делать доп ревизит, чем добавлять его в конфу, но тут смотря какие у вас для него были задачи до этой.
А этот код должен вернуть Истину если хотя бы один из получателей с признаком "ВИП".
у меня сомнение в строке
если она правильно заполнена, тогда не рабочий код, остальное вроде все сделал.
а с доп.реквизитом делать не буду, потому что у нас один, через него хотел сделать, ему сразу сказил, что это не правильно
Странное отношение к доп. реквизитам. Их делают, что бы не снимать объекты конфы с поддержки и не было проблем с обновлением.
Какой тип данных у вашего реквизита в конфигураторе? Где вы добавили свой реквизит, в справочник Контрагенты?
(15) к дополнительным реквизитам, отношусь очень замечательно, но когда есть возможность сделать без них, надо делать без них.
Нужно, что бы программист грамотный запрос сделал.
Использую группу доступа контрагентов, включил в настройках прав доступа, разрез по контрагентам, создал требуемую группу.
Нужно, что бы при создание исходящего документа, в случае выбора контрагента (с группой доступа "ВИП"), в последующем этому документу присвоилась автоматически соответствующая категория.
(16) Немного подправил ваш код
Ошибка в запросе есть, поправил. Но вообще запрос в цикле - это неправильно. Надо делать сразу запрос к табличной части.
А вообще не совсем понятен отбор по свойству. Может быть так:
(5) Вы не написали - как называется табличная часть документа, поэтому запрос писал наугад. Если вы хотите полностью рабочий запрос получить, тогда дайте больше информации. Эта ошибка - поменяйте "Получатели" на наименование табличной части документа. И подразумевается что документ один. Если вам надо из многих документов - та и пишите. Читать мысли я ещё не научился.
А преобразование к Булеву - потому что мне неизвестен тип полей. Дайте больше информации или сами меняйте под ваши типы код.
(17) Выборка.ВИП - это элемент справочника. Если вы ходите получить в ЭтоВип значение "Истина" или "Ложь", тогда надо надо просто присвоить это значение.
И ещё: результат запроса - это выборка всех строк ТаблицыЗначений. Вы сделали сейчас та, что если есть хотя бы одна строка с группой доступа ВИП, результат будет Истина.
То есть я не знаю - сколько записей в таблице значений у вас.
Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.
Новое в работе с документами в 1С Документооборот 3.0.
Документы предприятия
В новой версии программы 1С:Документооборот остался только один справочник документов – “Документы предприятия”. Этот справочник объединяет в себе все три документопотока – входящий, исходящий и внутренний. Теперь определить, к какому виду документопотока относится документ можно в самом виде документа с помощью настроек «Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является обращением от граждан». При установке этих признаков дополнительно может настраиваться порядок обработки документа, становятся доступны дополнительные реквизиты. Это добавляет гибкости для настройки программы под конкретное предприятие.
Справочник Документы предприятия в 1С Документооборот 3.0
Также появились удобные фильтры для работы с документами предприятия. Теперь можно настроить отображение только важных документов, которые вы используете, и не отображать не нужные. В фильтре можем увидеть сортировку по тематикам (подробнее об этом немного позже).
Под фильтрами расположилось окошко предпросмотра документа. Здесь отображается описание, количество связей. Из окошка описания можно перейти на связанный документ по ссылке, теперь не нужно для этого заходить в карточку документа.
Наравне с предпросмотром документа в системе 1С:Документооборот появился и предпросмотр задач, связанных с документом.
Ниже расположилось окно для предпросмотра файлов, приложенных к документу. Таким образом, разработчики создали удобный единый интерфейс с возможностью настроить фильтры под каждого пользователя, а также убрали необходимость открывать каждый документ для просмотра файла или задач по документу.
Тематики документов
Второй новый справочник в 1С 8 Документооборот, который хотелось бы рассмотреть – Тематики документов. Он создан для того, чтобы группировать документы в дополнительных разрезах по различным критериям. Тематики являются уточнением к виду документа. Например, к виду документа «Запрос» мы можем добавить 3 разные тематики.
Тематики документов можно включать и отключать для различных видов документов. Например, для договоров тематики использовать, а для инструкций – нет.
Тематики работают только в связи с видом документа – они уточняют этот вид. Вести список тематик можно непосредственно в карточке вида документа – на закладке «Тематики документов».
В карточке документа Вид документа и его Тематика объединены в одно поле и разделены знаком «-».
Вид и Тематика документа в 1С 8 Документооборот
Тематики документов удобно использовать для обработки документов – для них можно задавать отдельные настройки правил обработки. Для разных тематик можно настроить уникальный состав участников действий, например, различные списки Согласующих. Для удобного поиска документов в списке «Документы предприятия» предусмотрен отбор по тематикам.
Признак прочтенности документов
Следующее нововведение в 1С 8.3 Документооборот касается контроля просмотра электронного документа. Теперь в списке документов не просмотренные документы выделены жирным шрифтом. Просмотренным документ в 1С Документооборот 3.0 считается, когда:
- Открыли карточку документа;
- При отображении области просмотра в списке документов;
- Открыли файл документа.
Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.
В форме просмотра списка документов «Документы предприятия» есть возможность фильтровать документы также по признаку просмотра электронных документов, что позволяет увидеть только те документы, которые сотрудник еще не просмотрел, либо в которые были внесены изменения после его просмотра.
Склонение имен, фамилий и отчеств
В предыдущих версиях программы 1С:Документооборот за склонение объектов отвечал отдельный веб-сервис Morfer. С простыми задачами он отлично справлялся, но бывали случаи, когда сложные фамилии сервис склонял некорректно. Да и настроить его в пользовательском режиме было невозможно – приходилось привлекать разработчиков.
Теперь эта проблема устранена, так как в 1С:Документооборот 3.0 появилась возможность в пользовательском режиме указывать правильные склонения фамилии, имя и отчества в разных падежах. Такая настройка предусмотрена для справочников «Физические лица», «Контактные лица» и «Должности».
Новое в работе с файлами в программе 1С Документооборот
Роли файлов в документах
У файлов в документах теперь есть роли. Это групповое разделение поможет разделять файлы, например, на Содержание документа, т.е. сам договор, а также его Приложения, например, спецификации.
Роли файлов в 1С 8 Документооборот
Для роли файла можно установить настройки Обязательный файл и Только один файл.
- Обязательный файл – говорит о том, что файл должен непременно оказаться в карточке документа до его запуска в обработку. Иначе обработка не начнется. Например, файл с ролью Договор в документе вида Договор аренды.
- Только один файл – значит, что к документу может быть приложен только один файл с этой ролью. В шаблоне документа для файла сразу можно указать роль, которая будет присвоена при создании документа по шаблону.
Совместная работа в системе 1С: Документооборот
Внутреннее совместительство должностей
Наконец решена проблема с внутренним совместительством должностей в 1С:Документооборот 3.0. Одному человеку может соответствовать несколько Сотрудников в структуре предприятия, в определенных подразделениях, на определенных должностях. При этом человек работает под одним Пользователем (логин и пароль) системы.
В маршруты обработки документов можно включить ту или иную должность сотрудника, ему направятся задачи, согласно его определенной должности в определенном подразделении, а также именно эта должность из маршрута будет указана в визах согласования, реквизитах документов и в других объектах системы.
Вышестоящие руководители получат доступ к данным только того сотрудника, который находится у него в подчинении, а не по всем совместителям.
Согласование в режиме замечаний
И вишенка на торте: в 1С:Документообороте 3.0 появилась совместная работа над документом несколькими пользователями сразу!
Файлы .doc и .docx теперь можно согласовывать в режиме замечаний. Такая возможность доступна в Microsoft Office 2007 и выше в тонком клиенте под Microsoft Windows.
При согласовании в режиме замечаний согласующие не редактируют файлы документа напрямую, а выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Замечания автоматически переносятся комментариями в Word. Система очень похожа на механизм рецензирования в Microsoft Word.
Преимуществами является то, что согласующие могут работать с документом параллельно, а не поочередно. То есть не нужно ждать, пока кто-то освободит файл от редактирования. Также в системе будут сохранены все замечания в привязке к пользователю, а в финальной версии разработчики обещают добавить возможность сформировать из этих замечаний протокол разногласий, вывести на печать, а также в лист согласований.
Система позволяет реализовывать произвольную категоризацию объектов, но этот механизм становится действительно удобным, если настроено автоматическое проставление категорий объектам в типичных случаях.
Для использования в системе механизма автоматической категоризации данных необходимо указать настройку программы «Автоматическая категоризация» в разделе «Делопроизводство».
После этого в разделе «Нормативно-справочная информация» по команде «Правила категоризации» откроется список правил для автоматической категоризации, где и перечисляются все используемые в работе правила.
- Наименование правила;
- Флаг «Используется», показывающий, что сейчас данное правило необходимо использовать при автоматической категоризации;
- «Какую категорию установить» — какая категория будет добавлена объектам, для которых применимо данное правило;
- «Для каких данных» — в списке отмечаются те объекты, к которым будет применяться данное правило;
- «По каким условиям» — список условий, определяющих данное правило. Правило считается применимым к объекту, если применимо хотя бы одно условие из списка.
- Условия могут быть двух типов:
- Ключевые слова. В этом случае перечисляются строки, разделенные переводом строки (клавиша Enter). Условие считается применимым к файлу, если хотя бы одна из строк условия находится внутри содержимого файла или среди значений реквизитов файла. Условие считается применимым к документу, если хотя бы одна из строк условия находится внутри содержимого одного из файлов документа или среди значений реквизитов документа.
- Выражение на встроенном языке. Необходимо написать выражение на встроенном языке 1С:Предприятия. Выражение может оперировать переменной Источник, содержащей ссылку на проверяемый объект, в процессе выполнения обязательно должно присваиваться значение булевой переменной Результат. Правило считается применимым, если в результате выполнения выражения переменная Результат получила значение «Истина».
В ней отражается список с объектами, к которым можно применять данное правило в соответствии с указанными типами в настройке «Для каких данных правила».
В верхней части формы есть флаг «Проверять правило автоматически при выделении в списке». Если флаг не указан, то для выполнения проверки к текущему объекту в списке нужно нажать кнопку «Проверить правило на объекте» или использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + П.
Существуют способы проставления категорий вручную. Система поддерживает возможность проверки правильности присвоения категорий при указании настройки программы «Проверка категорий документов и файлов».
В программе предусмотрены списки входящих, исходящих и внутренних документов. Их можно открыть из меню разделов «Документы и файлы» и «Рабочий стол».
В списках входящих, исходящих и внутренних документов возможны следующие режимы просмотра:
■ списком,
■ по папкам (только для внутренних документов),
■ по видам документов,
■ по вопросам деятельности,
■ по контрагентам,
■ по номенклатуре дел,
■ по делам (томам),
■ по проектам.
Программа запоминает выбранный пользователем режим просмотра и восстанавливает его при каждом открытии списка.
Режим просмотра списка используется при создании нового документа. Например, при просмотре по видам документов текущий выбранный вид будет сразу подставлен в карточку создаваемого документа.
Также можно перетащить документ с помощью мыши из одного разреза в другой, при этом автоматически будет изменен соответствующий реквизит документа (например, вид или проект).
Список внутренних документов по умолчанию выводится в режиме «По папкам». Для переключения в режим «Списком» достаточно кликнуть на корневую папку. При этом вы увидите список всех внутренних документов.
Переключение в режим списка аналогичным образом работает и для других режимов просмотра списка внутренних документов: по видам, по вопросам деятельности, по корреспондентам и других.
Иконки списков. Рассмотрим значение иконок в списках документов. В колонке «Задачи» иконкой отмечаются такие документы, по которым есть еще невыполненные задачи, то есть идет взаимодействие сотрудников.
Двойной клик по иконкам списков документов ведет в соответствующие их значениям окна:
■ по иконке открывается иерархия процессов и задач документа;
■ по иконке открывается карточка документа на закладке «Обзор» или «Файлы» (если отображение закладки «Обзор» отключено);
■ по иконке открывается существующая или новая контрольная карточка документа.
Удаленные документы. Документы, помеченные на удаление, не выводятся в списки по умолчанию. Для просмотра таких документов в меню «Еще» – «Настройки» предусмотрена команда «Показывать удаленные». Удаленные документы отображаются в списке зачеркнутым шрифтом
Область быстрого просмотра. В списках входящих, исходящих и внутренних документов предусмотрена область быстрого просмотра. Благодаря области просмотра можно выполнять большинство действий с документами, не открывая их карточки.
По умолчанию область просмотра скрыта. Для ее отображения в меню «Еще» – «Настройки» предусмотрена команда «Показывать область просмотра документа».
На закладке «Содержание», «Файлы» можно ознакомиться с основными и дополнительными реквизитами, кратким содержанием документа и работать с прикрепленными файлами, не открывая карточки документа. Из контекстного меню этого списка файлов доступны те же команды, что и из списка файлов в карточке документа: просмотреть, сохранить на диск, напечатать, отредактировать и др.
Сведения на закладке «Задачи», «Связи» помогут определить, у кого сейчас в работе находится документ, и быстро перейти к связанным данным. На закладке отображаются все активные задачи, запущенные по этому документу (красным цветом отмечены просроченные), и все связанные с текущим документом объекты (например, допсоглашение договора).
Область быстрого отбора (Рис.45). Область позволит быстро отобрать документы по данным, учет которых ведется в программе: период, организация, контрагент, проект, вид документа и др. Значение можно ввести в строку поиска, нажать «Показать все» для выбора уже имеющихся в программе значений.
Быстрый отбор, установленный в списках документов или других объектов, автоматически применяется при повторном открытии списка. Заполненное поле быстрого отбора выделяется цветом. Это поможет не забыть об установленном отборе. После очистки поля выделение снимается.
В режиме просмотра «Списком» в списке внутренних документов предусмотрен быстрый отбор по папке. Отбор позволит работать только со списком документов конкретной папки.
Для установки отбора достаточно указать режим просмотра «Списком» и выбрать одну из папок в поле быстрого отбора.
Читайте также: