Что такое экранная форма в excel
Формы предназначены для наглядного представления данных и существенно облегчают ввод и восприятие хранящейся в базе информации. Можно подготовить стандартную форму, использовать инструменты для детальной настройки формы произвольного вида, дополнить форму результатами вычислений.
Использование экранных форм для ввода данных обуславливается в первую очередь тем, что количество полей в таблице может оказаться достаточно большим и вводить информацию в подобную таблицу будет технически неудобно. При вводе данных непосредственно в таблицу базы данных возможны ошибки, связанные с внесением данных не в те поля или не в те записи таблицы. Может случиться так, что пользователь должен вводить данные одновременно в несколько таблиц, т. к. таблицы связаны в базе, и отсутствие данных в главной таблице приведет к невозможности ввода данных в подчиненную таблицу. Более того, система ввода/вывода должна быть организована в виде, максимально приближенном к традиционным формам представления информации для конкретной задачи. Часто требуется обеспечить разделение доступа или ограничить доступ к некоторым данным для различных категорий пользователей. Все перечисленное можно реализовать при помощи экранных форм.
Формы являются основными средствами создания интерфейса пользователя – именно через формы можно управлять выполнением всего спектра задач приложения и автоматизировать действия пользователя.
Для создания формы можно воспользоваться возможностями построения простых форм (табличная или форма "в столбец") или мастером форм либо разработать форму в режиме конструктора. Выбор способа создания формы зависит от квалификации пользователя и сложности разрабатываемой формы. Весьма плодотворным также оказывается комбинированный подход: сначала используется мастер формы, а затем полученная форма дорабатывается в режиме конструктора. Режим макета позволяет модифицировать структуру формы и одновременно видеть измененное представление данных. При любом способе создания формы для нее, прежде всего, определяется источник данных – таблица или запрос. Если форма основана на запросе, то он автоматически выполняется при открытии формы.
К числу важных достоинств MS Access относится то, что работа с экранными формами универсальна и подобна работе с отчетами. Режим конструирования экранной формы аналогичен режиму конструктора отчета. Структура формы ориентирована на возможности представления табличных данных. Форма состоит из разделов, основные из которых – заголовок, примечание формы и область данных. Именно в области данных отображается информация, отличающая одну запись от другой, т. е. различные значения свойств объектов реального мира. Процесс проектирования формы в среде MS Access сводится к добавлению управляющих элементов и изменению их свойств. Можно добавить такие элементы управления, как надпись, поле, кнопка, флажок, переключатель, список, набор вкладок и др. (элементы управления показаны на рис.8.21). Помимо этого к форме можно подключать дополнительные элементы управления ActiveX, что значительно расширяет возможности представления данных. Каждый элемент управления обладает своим набором свойств, изменение которых приводит к изменению его вида и поведения, например, можно менять цвет, шрифт, изменять размеры элемента и т.п. Сама форма и ее разделы также рассматриваются как элементы управления и обладают настраиваемыми наборами свойств. Источником вычисляемого элемента, размещаемого в форме, является расчетная формула, построенная по правилам формирования выражений. Для упрощения записи выражений можно воспользоваться Построителем выражений.
Рис. 8.21.Панель элементов управления формы
На рис.8.22 показана составная форма Абоненты, которая содержит командные кнопки для вызова двух других форм. Основная форма Абоненты построена на многотабличном запросе, и данные, высвечиваемые в этой форме, организованы в соответствии с главной таблицей Абоненты. Верхняя часть формы показывает информацию о некотором абоненте. Подчиненная форма Звонки отображает в табличном виде информацию о звонках выбранного абонента. Перемещение в форме Абоненты возможно по абонентам или по звонкам. При переходе к следующему абоненту изменяются строки формы Звонки, в которые выводится информация, относящаяся уже к другому абоненту.
Нажатие на кнопку Новый звонок вызывает загрузку формы, которая высвечивает данные только по выбранному абоненту, на что указывает выполняемая в форме фильтрация (рис.8.22). Это достигается за счет того, что MS Access позволяет отображать в объекте базы, вновь загружаемом при помощи командной кнопки, или все отобранные в запросе записи, или записи, которые относятся к субъекту, выбранному в основной форме. По сути, из единой формы Абоненты реализовано управление данными, находящимися в системе взаимосвязанных таблиц. Структура формы Новый звонок соответствует структуре таблицы Звонки. Но можно построить форму, в которой поля таблицы будут расположены в любом порядке.
Рис. 8.22.Составная форма
Навигация по записям источника данных для всех видов форм подобна навигации в таблице, но имеет и дополнительные возможности: использование линеек прокрутки и пиктограмм навигации, переход по записям путем изменения номера текущей записи, которое находится в нижней части окна. Можно перемещаться по записям главной и подчиненной форм.
Через форму довольно просто вносить изменения в данные базового источника. Следует отметить, что если источником данных формы является многотабличный запрос, то могут модифицироваться сразу несколько таблиц. Изменения в главной форме вызывают модификацию полей не только главной, но и подчиненной таблицы, если изменяемые поля связаны друг с другом и предполагается каскадное обновление данных.
Различные свойства полей и формы в целом помогают заблокировать внесение изменений во все или некоторые поля базового источника, реализуя таким образом ограничение доступа к данным. Для ввода новой записи форма должна быть открыта для модификации данных (обычный режим формы). В этом режиме новая запись всегда добавляется в конец высвеченных данных после установки на пустую запись. Переключение в режим ввода новых записей высвечивает бланк записи с пустыми или заполненными по умолчанию значениями полей данных. Режим открытия формы можно изменить при помощи специального свойства формы.
В форме операции поиска и сортировки можно выполнять в основном теми же способами, что и в таблицах. Способы фильтрации в форме совпадают с аналогичными возможностями для таблиц.
MS Access позволяет создавать формы в виде сводных таблиц или сводных диаграмм, которые строятся абсолютно аналогично построению этих объектов в MS Excel. Доступны те же типы диаграмм, что и в MS Excel.
Создание пользовательского приложения
Экранные формы часто применяются для создания приложения, работа с которым предполагает различные способы работы с базой. Диспетчер кнопочных форм обеспечивает быструю и гибкую разработку внешнего интерфейса системы (по сути, разработку приложения) определяющего перечень основных режимов работы с созданной базой данных и их иерархию. При этом создается основная форма (рис.8.23), которая в MS Access носит название Главная кнопочная форма. Она содержит командные кнопки, нажатие на которые открывает формы или отчеты для просмотра информации в разных разрезах, фильтрует выводимые на экран данные и прочее. Во время загрузки очередного объекта происходит передача данных между объектами базы, например, очередная вызванная форма может использовать данные, отобранные во время работы вызвавшей ее формы.
Диспетчер кнопочных форм можно вызвать нажатием одноименной кнопки , расположенной на вкладке Работа с базами данных. Этот инструмент помогает сконструировать кнопочные формы различных уровней, т.е. помогает создать приложение базы данных, с которым впоследствии может работать любой человек. Кроме того, разработчик приложения может указать системе, какую форму следует загрузить при открытии базы данных, и тем самым полностью скрыть интерфейс СУБД.
На рис.8.23 отображена главная кнопочная форма, имеющая первый уровень иерархии. Нажатие на кнопки Просмотр форм или Просмотр отчетов высвечивает кнопочные формы второго уровня, которые содержат названия вызываемых форм или отчетов соответственно (рис.8.24). Нажатие на каждую из кнопок высвечивает выбранную форму или отчет. Возможен возврат на предыдущий уровень иерархии и выход из формы с закрытием приложения. MS Access.
Рис. 8.23.Главная кнопочная форма
Кнопочная форма состоит из страниц, каждая из которых имеет название и, в свою очередь, является формой. Одна страница кнопочной формы считается основной или главной: именно она высвечивается при открытии кнопочной формы. На каждой странице кнопочной формы располагаются кнопки и их обозначения. Для каждой кнопки определены некоторые действия, с нею связанные. Это может быть высвечивание следующей страницы кнопочной формы, отображение формы или отчета, выход из приложения и т.д. Для управления кнопочной формой в базе данных автоматически создается таблица Switchboard Items (рис.8.25), каждая строка которой описывает страницу формы или открываемые формы, отчеты и т.д.
В данной статье мне бы хотелось рассказать про элементы управления и пользовательские формы.
Что же такое пользовательская форма? Ее еще также иногда называют экранной формой. Эта форма представляет собой прямоугольник, содержащий различные элементы управления. Экранные формы, в основном, создаются для упрощения редактирования и ввода информации. Любой человек, работающий с операционной системой Windows, постоянно сталкивается с экранными формами. Приведем небольшой пример:
Если мы сначала скопировали несколько ячеек Excel, а потом нам необходимо их вставить в другой диапазон с использованием определенных параметров, мы после выполнения команды «Копировать» выполним команду «Специальная вставка. ». И вот какие варианты действий нам предлагают при выполнении этой команды специальной вставки:
Что мы здесь видим? сам прямоугольник, содержащий перечень возможных действий – это и есть экранная форма. А все то, что внутри этой формы, это и есть элементы управления. Информация «Специальная вставка» в самом верху этой формы – это есть заголовок этой формы; команды «пропускать пустые ячейки» и транспортировать» - это элементы управления, которые называются «Флажки»; «Вставить связь», «ОК» и «Отмена» - это командные кнопки. «Вставить» и «Операция» - это элементы управления Надпись, а все остальные элементы управления на данной экранной форме – это переключатели. Главное отличие флажка от переключателя в том, что флажков можно выделить несколько или не выделять ни одного вообще, а переключатель должен быть выбран только один в пределах каждой из групп.
Одна из самых интересных особенностей Excel – в том, что любой пользователь может сам создавать и экранные формы, и элементы управления. Делается это просто, в редакторе Visual Basic. Достаточно выполнить команду: Insert→UserForm. В переводе это и будет означать: Вставка → Пользовательская форма.
Вот что получится:
Что мы здесь видим? Во-первых, недавно созданная пользовательская форма, ее заголовок UserForm1 (в редакторе Visual Basic все экранные формы покрыты мелкими точками, эти точки – что-то типа ориентира, чтобы было удобнее добавлять в форму элементы управления).
Во-вторых, под этой пользовательской формой – Toolbox, или панель инструментов, или те элементы управления, которые можно вставить в нашу экранную форму. Мы видим, что в форму можно ввести не менее 15-ти различных элементов управления. Левая верхняя стрелочка – левее буквы А – предназначена для управления элементами управления, например для добавления таких элементов управления, которых нет «по умолчанию». Кстати, все элементы управления, «по умолчанию» включенные в список, и изображены на нашей панели управления. При желании можно что-то добавить или что-то убрать.
Приведем один пример – создадим небольшую экранную форму:
Как мы видим, данная экранная форма представляет собой рисунок, состоящий из разных элементов управления.
Выключатель отличается от командной кнопки. Выключатель может принимать два положения – нажатое и отжатое. Под выключателем – простая командная кнопка. Обычные простые кнопки – это кнопки типа «ОК» или «Отмена».
Небольшой комментарий к нашей форме. Обычно многостраничные формы – это те, при которых каждая страница имеет большой объем, ее формат почти совпадает с форматом всей экранной формы. Но, как мы видим, в каждом правиле есть исключения. Можно внедрить многостраничные элементы управления как небольшие части экранной формы.
Пока наша форма не функциональная, так как как к элементам управления не привязан ни один из макросов, или программных кодов. Если их добавить, то действия с элементами управления приведут к определенным вычислениям или другим действиям на самом листе Excel, в котором и находится данная форма.
Благодаря формам, а также многочисленным элементам управления и объектам, которые можно в них добавить, значительно упрощается ввод данных в листы и улучшается их внешний вид. Вы также можете делать это самостоятельно, и вам почти или совсем не потребуется код Microsoft Visual Basic для приложений (VBA).
Форма листа и шаблон Excel — это не одно и то же. Шаблон — это предварительно отформатированный файл, который служит отправной точкой для создания книги с требуемым оформлением. Форма содержит элементы управления, такие как поля и раскрывающиеся списки, упрощающие ввод и изменение данных для использующих ваш лист. Дополнительные информацию о шаблонах, которые можно скачать, см. в Excel шаблонов.
Общие сведения о формах
Форма (печатная или веб-версия) — это документ со стандартной структурой и форматированием, который упрощает сбор, у упорядочение и редактирование сведений.
Печатаемая форма содержит инструкции, форматирование, наклейки и пустые пробелы для ввода и ввода данных. Для создания печатных Excel и Excel шаблонов.
Веб-формы содержат те же функции, что и печатные формы. Кроме того, веб-формы содержат элементы управления. Элементы управления — это объекты, которые отображают данные или упрощают ввод или изменение данных, выполнение действия или выбор данных. Как правило, элементы управления упрощают работу с формой. Примерами часто используемых элементов управления являются списки, переключатели и кнопки. Элементы управления также могут запускать назначенные им макросы и реагировать на события, например щелчки мышью, путем выполнения кода Visual Basic для приложений (VBA).
Создавать печатные Excel веб-формы можно несколькими способами.
Типы форм Excel
В Excel можно создавать формы нескольких типов: формы данных, листы с элементами управления формы и ActiveX, а также пользовательские формы VBA. Каждый из этих типов формы можно использовать по отдельности или сочетать с другими типами для создания нужного решения.
Форма данных
форма данных предоставляет удобный способ ввода или отображения одной строки данных из диапазона или таблицы, не требующий применения горизонтальной прокрутки. Использовать форму данных может быть проще, чем перемещаться между столбцами, которых слишком много для одновременного отображения на экране. Форму данных можно применять тогда, когда достаточно простой формы с текстовыми полями, в качестве подписей которых используются заголовки столбцов, и когда не требуются сложные или пользовательские возможности, например списки и счетчики.
Excel может автоматически создать встроенную форму данных для диапазон или таблица. Такая форма представляет собой диалоговое окно, в котором все заголовки столбцов отображаются в виде подписей. Каждой подписи соответствует текстовое поле, в которое можно вводить данные для столбца (максимальное количество столбцов — 32). В форме данных можно вводить новые строки, находить строки путем навигации или (на основе содержимого ячейки) обновлять строки и удалять их. Если ячейка содержит формула, ее результат отображается в форме данных, но саму формулу в форме данных изменить нельзя.
Лист с формой и элементами ActiveX
Этот тип формы позволяет вводить и просматривать данные в сетке. Кроме того, на Excel уже встроены некоторые функции, похожие на элементы управления, такие как приметки и проверка данных. Ячейки напоминают текстовые поля, которые можно вводить и форматированием различными способами. Ячейки часто используются в качестве подписей, и благодаря регулировке высоты и ширины ячеек, а также объединению ячеек можно настроить поведение таблицы как простую форму для ввода данных. Другие функции управления, такие как приметки к ячейкам, гиперссылки, фоновые изображения, проверка данных, условное форматирование, внедренные диаграммы и автофайл, могут привести к работе с таблицами как к расширенным формам.
Для большей гибкости вы можете добавлять элементы управления и другие объекты-рисунки полотно на полотно, а также объединять и координировать их с ячейками. Например, с помощью списка можно упростить выбор элементов в списке. Кроме того, можно упростить ввод номера с помощью счетчика.
Элементы управления и объекты хранятся на полотне, и поэтому их можно отображать и просматривать одновременно со связанным текстом, не зависящим от границ строк и столбцов, без изменения макета сетки или таблицы данных на листе. В большинстве случаев многие из этих элементов управления можно также связать с ячейками на листе, а для их нормальной работы не требуется создавать код VBA. Можно задать свойства, определяющие, является ли элемент управления свободно перемещаемым или перемещается и изменяет размеры вместе с ячейкой. Например, может потребоваться, чтобы флажок перемещался вместе со связанной ячейкой при сортировке диапазона. С другой стороны, если нужно, чтобы список всегда отображался в одном и том же месте, нежелательно, чтобы он перемещался вместе с ячейкой.
В Excel поддерживаются два типа элементов управления: элементы управления форм и элементы ActiveX. Кроме этих наборов элементов управления, вы также можете добавлять объекты из средств рисования, такие как автофигуры, объект WordArt, графические элементы SmartArt или текстовые поля.
В следующих разделах более подробно описываются элементы управления и средства рисования, а также работа с ними.
Элементы управления формы
Элементы управления формы появились в Excel раньше всего и поддерживаются в предыдущих выпусках Excel (начиная с версии 5.0). Их также можно использовать на листах макросов XLM.
Элементы управления формы используются, если вы хотите легко ссылаться на данные ячеок и взаимодействовать с ними, не используя код VBA, а также добавлять их на листы диаграмм. Например, после добавления элемента управления "список" на лист и связывания его с ячейкой можно вернуть числовые значения для текущего положения выбранного элемента управления. Затем можно использовать это число в сочетании с функцией ИНДЕКС для выбора различных элементов в списке.
С помощью элементов управления формы можно также выполнять макросы. Можно назначить элементу управления существующий макрос либо создать или записать новый. Когда пользователь формы щелкает элемент управления, запускается макрос.
Однако эти элементы управления невозможно добавить в пользовательские формы, использовать для управления событиями или изменить для запуска веб-сценариев на веб-страницах.
Содержимое для средств чтения с экрана
Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения, использующих программы чтения с экрана совместно с продуктами Office. Статья входит в набор содержимого Специальные возможности Office. Дополнительные общие сведения см. на домашней странице службы поддержки Microsoft.
Вставляйте Excel в Интернете на таблицу с помощью клавиатуры и чтения с экрана. Мы протестировали его с экранным диктором в Microsoft Edge, JAWS и NVDA в Chrome, но он может работать с другими устройствами чтения с экрана и браузерами, если они придерживаются распространенных стандартов и методов для работы со специальными доступами. Вы также узнаете, как приступить к редактированию формы и как удалить форму непосредственно из Excel в Интернете.
Новые возможности Microsoft 365 становятся доступны подписчикам Microsoft 365 по мере выхода, поэтому в вашем приложении эти возможности пока могут отсутствовать. Чтобы узнать о том, как можно быстрее получать новые возможности, станьте участником программы предварительной оценки Office.
Дополнительные сведения о средствах чтения с экрана см. в статье о работе средств чтения с экрана в Microsoft Office.
Для работы с Excel в Интернете советуем использовать в качестве веб-браузера Microsoft Edge. Excel в Интернете работает в веб-браузере, поэтому в сочетаниях клавиш есть некоторые отличия от классической программы. Например, для перехода в область команд и выхода из нее вместо клавиши F6 используются клавиши CTRL+F6. Кроме того, такие распространенные сочетания клавиш, как F1 (справка) и CTRL+O (открыть), относятся к командам веб-браузера, а не Excel в Интернете.
Кнопка Формы доступна, если книга Excel хранится в OneDrive для работы и учебы.
Microsoft Forms для Excel в Интернете доступен только для OneDrive для работы и учебы и новых сайтов группы, связанных с Группы Microsoft 365. Подробные сведения о Группы Microsoft 365, обратитесь к сведениям о группах Microsoft 365.
Создание формы
Вы можете приступить к созданию формы прямо из Excel в Интернете книги.
В Excel в Интернете, поместите фокус в любое место на любом из них.
Нажмите клавиши ALT+Windows клавишу с логотипом, N, F, R, а затем N.
Microsoft Forms в новой вкладке браузера. Теперь вы можете заполнять сведения и добавлять вопросы в форму. Подробные инструкции по созданию форм можно найти в этой ссылке: Создание формы в Microsoft Forms с помощью программы чтения с экрана.
После создания формы в Microsoft Forms вернуться к Excel в Интернете книге. Содержимое новой формы добавлено на новый таблицу с именем по умолчанию "Форма1".
Чтобы начать редактирование формы непосредственно изExcel в Интернете, поместите фокус в любое место на любом из них. Нажмите клавиши ALT+Windows клавишу с логотипом, N, F, R, а затем E. Форма откроется на новой вкладке браузера. Теперь вы можете добавлять и удалять вопросы или форматирование формы.
Чтобы окончательно удалить форму прямо изExcel в Интернете, поместите фокус в любое место на любом из них. Нажмите клавиши ALT+Windows клавишу с логотипом, N, F и R. Нажимая клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ или СТРЕЛКА ВПРАВО, пока не услышите "Удалить форму", а затем нажмите клавишу ВВОД. Вам будет предложено подтвердить удаление. Чтобы удалить форму, нажмите ввод.
См. также
Техническая поддержка пользователей с ограниченными возможностями
Корпорация Майкрософт стремится к тому, чтобы все наши клиенты получали наилучшие продукты и обслуживание. Если у вас ограниченные возможности или вас интересуют вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу Microsoft Disability Answer Desk для получения технической поддержки. Специалисты Microsoft Disability Answer Desk знакомы со многими популярными специальными возможностями и могут оказывать поддержку на английском, испанском, французском языках, а также на американском жестовом языке. Перейдите на сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактные сведения для вашего региона.
Если вы представитель государственного учреждения или коммерческой организации, обратитесь в службу Disability Answer Desk для предприятий.
Экранные формы представляет собой инструмент программирования, позволяющий создать для приложений Excel визуальный пользовательский интерфейс требуемого вида. Эти экранные формы (диалоговые окна) могут содержать любые элементы управления, которые обычно встречаются в диалоговых окнах программы Excel.
Экранная форма имеет три связанных компонента:
· Окно со строкой заголовка.
· Элементы управления, составляющие ее визуальный и функциональный интерфейс.
· Коды VBA, управляющие экранной формой и ее элементами управления.
Форма представлена объектом UserForm. Объект UserForm, как и размещенные в окне формы элементы управления, обладают свойствами, методами и событиями, использование которых определяет внешний вид и функциональные характеристики экранной формы.
Создание экранной формы происходит в редакторе VBA. Для создания экранной формы необходимо выполнить команду меню Insert – UserForm. По умолчанию вновь созданным формам даются имена UserForm1, UserForm2 и т.д.
Окно редактора с экранной формой представлено
В рабочей области находится окно создаваемой формы и панель инструментов (Toolbox), которое отображается в случае активизации формы и служит для размещения в форме элементов управления.
В верхней части окна проектов находятся три кнопки. Левая – View Code (Просмотр кода) отображает код текущего объекта, средняя – View Object (Просмотр объекта) отображает средства визуального проектирования текущего объекта (доступна только для экранных форм), правая кнопка – Toggle Folders (Переключение папок) переключает режим отображения элементов в окне проектов.
Для того чтобы открыть окно редактирования кодов формы или элемента управления, нужно воспользоваться кнопкой View Code (Просмотр кода) или дважды щелкнуть мышью на форме или элементе управления. Окно редактирования откроется справа от окна проектов в рабочей области редактора VBA.
В левой нижней части находится окно свойств (Properties), в котором отображаются свойства выделенного объекта. При работе с формой такими объектами может быть сама форма или элементы управления, находящиеся в ней.
Читайте также: