Что представляет собой банк данных ворд
Банк данныхявляется разновидностью ИС, в которой реализованы функции централизованного хранения и накопления обрабатываемой информации, организованной в одну или несколько баз данных.
Банк данных (БнД) в общем случае состоит из следующих компонентов: базы (нескольких баз) данных, системы управления базами данных, словаря данных, администратора, вычислительной системы и обслуживающего персонала. Вкратце рассмотрим названные компоненты и некоторые связанные с ними важные понятия.
База данных(БД) представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.
Логическую структуру хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К основным моделям представления данных (моделям данных) относятся следующие: иерархическая, сетевая, реляционная, постреляционная, многомерная и объектно-ориентированная.
По способу организации доступа к данным базы данных подразделяют на централизованные и распределенные.
Централизованные БД хранятся в памяти одной машины, но возможен распределенный доступ к ней с различных рабочих станций сети.
Распределенная БД состоит из нескольких частей, хранимых на разных ЭВМ вычислительной сети.
Система управления базами данных(СУБД) — это комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Обычно СУБД различают по используемой модели данных. Так, СУБД, основанные на использовании реляционной модели данных, называют реляционными СУБД.
Словарь данных(СД) представляет собой подсистему БнД, предназначенную для централизованного хранения информации о структурах данных, взаимосвязях файлов БД друг с другом, типах данных и форматах их представления и т.п.
Администратор базы данных(АБД) есть лицо или группа лиц, отвечающих за выработку требований к БД, ее проектирование, создание, эффективное использование и сопровождение. В процессе эксплуатации АБД обычно следит за функционированием информационной системы, обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, контролирует избыточность, непротиворечивость, сохранность и достоверность хранимой в БД информации.
Вычислительная система(ВС) представляет собой совокупность взаимосвязанных и согласованно действующих ЭВМ или процессоров и других устройств, обеспечивающих автоматизацию процессов приема, обработки и выдачи информации потребителям.
Обслуживающий персоналвыполняет функции поддержания технических и программных средств в работоспособном состоянии. Он проводит профилактические, регламентные, восстановительные и другие работы по планам, а также по мере необходимости.
Классификация СУБД.В общем случае под СУБД можно понимать любой программный продукт, поддерживающий процессы создания, ведения и использования БД.
Рассмотрим, какие из имеющихся на рынке программ имеют отношение к БД и в какой мере они связаны с базами данных.
К СУБД относятся следующие основные виды программ:
•средства разработки программ работы с БД.
По характеру использования СУБД делят на персональные и многопользовательские.
Персональные СУБДобычно обеспечивают возможность создания персональных БД и недорогих приложений, работающих с ними. Персональные СУБД или разработанные с их помощью приложения зачастую могут выступать в роли клиентской части многопользовательской СУБД. К персональным СУБД, например, относятся VisualFoxPro, Paradox, Clipper, dBase, Access и др.
Многопользовательские СУБДвключают в себя сервер БД и клиентскую часть и, как правило, могут работать в неоднородной вычислительной среде (с разными типами ЭВМ и операционными системами). К многопользовательским СУБД относятся, например, СУБД Oracle и Informix.
По используемой модели данных СУБД (как и БД), разделяют на иерархические, сетевые, реляционные, объектно-ориентированные и другие типы. Некоторые СУБД могут одновременно поддерживать несколько моделей данных.
С точки зрения пользователя, СУБД реализует функции хранения, изменения (пополнения, редактирования и удаления) и обработки информации, а также разработки и получения различных выходных документов.
Для работы с хранящейся в базе данных информацией СУБД предоставляет программам и пользователям следующие два типа языков:
- язык описания данных — высокоуровневый непроцедурный язык декларативного типа, предназначенный для описания логической структуры данных;
- язык манипулирования данными — совокупность конструкций, обеспечивающих выполнение основных операций по работе с данными: ввод, модификацию и выборку данных по запросам.
Перечисленные выше функции СУБД, в свою очередь, используют следующие основные функции более низкого уровня, которые назовем низкоуровневыми:
• управление данными во внешней памяти;
•управление буферами оперативной памяти;
• управление транзакциями;
• ведение журнала изменений в БД;
• обеспечение целостности и безопасности БД.
Дадим краткую характеристику необходимости и особенностям реализации перечисленных функций в современных СУБД.
Реализация функции управления данными во внешней памятив разных системах может различаться и на уровне управления ресурсами. В основном методы и алгоритмы управления данными являются «внутренним делом» СУБД и прямого отношения к пользователю не имеют.
Необходимость буферизации данных и как следствие реализации функции управления буферамиоперативной памяти обусловлено тем, что объем оперативной памяти меньше объема внешней памяти.
Буферы представляют собой области оперативной памяти, предназначенные для ускорения обмена между внешней и оперативной памятью. В буферах временно хранятся фрагменты БД, данные из которых предполагается использовать при обращении к СУБД или планируется записать в базу после обработки.
Механизм транзакций используется в СУБД для поддержания целостности данных в базе. Транзакцией называется некоторая неделимая последовательность операций над данными БД, которая отслеживается СУБД от начала и до завершения. Если по каким-либо причинам (сбои и отказы оборудования, ошибки в программном обеспечении, включая приложение) транзакция остается незавершенной, то она отменяется.
Транзакции присущи три основных свойства:
• атомарность (выполняются все входящие в транзакцию операции или ни одна);
• сериализуемость (отсутствует взаимное влияние выполняемых в одно и то же время транзакций);
• долговечность (даже крах системы не приводит к утрате результатов зафиксированной транзакции).
Примером транзакции является операция перевода денег с одного счета на другой в банковской системе. Здесь необходим, по крайней мере, двухшаговый процесс. Сначала снимают деньги с одного счета, затем добавляют их к другому счету. Если хотя бы одно из действий не выполнится успешно, результат операции окажется неверным и будет нарушен баланс между счетами.
Контроль транзакций важен в однопользовательских и в многопользовательских СУБД, где транзакции могут быть запущены параллельно.
Ведение журнала измененийв БД (журнализация изменений) выполняется СУБД для обеспечения надежности хранения данных в базе при наличии аппаратных сбоев и отказов, а также ошибок в программном обеспечении.
Журнал СУБД — это особая БД или часть основной БД, непосредственно недоступная пользователю и используемая для записи информации обо всех изменениях базы данных. В различных СУБД в журнал могут заноситься записи, соответствующие изменениям в СУБД на разных уровнях: от минимальной внутренней операции модификации страницы внешней памяти до логической операции модификации БД (например, вставки записи, удаления столбца, изменения значения в поле) и даже транзакции.
Для эффективной реализации функции ведения журнала изменений в БД необходимо обеспечить повышенную надежность хранения и поддержания в рабочем состоянии самого журнала. Иногда для этого в системе хранят несколько копий журнала.
Обеспечение целостности БД составляет необходимое условие успешного функционирования БД, особенно для случая использования БД в сетях.
ЦелостностьБД есть свойство базы данных, означающее, что в ней содержится полная, непротиворечивая и адекватно отражающая предметную область информация. Поддержание целостности БД включает проверку целостности и ее восстановление в случае обнаружения противоречий в базе данных. Целостное состояние БД описывается с помощью ограничений целостности в виде условий, которым должны удовлетворять хранимые в базе данные. Примером таких условий может служить ограничение диапазонов возможных значений атрибутов объектов, сведения о которых хранятся в БД, или отсутствие повторяющихся записей в таблицах реляционных БД.
Обеспечение безопасностидостигается в СУБД шифрованием прикладных программ, данных, защиты паролем, поддержкой уровней доступа к базе/данных и к отдельным ее элементам (таблицам, формам, отчетам и т. д).
Архитектура СУБД.
В современных системах БД выделяют 3 уровня представления данных: внешний, концептуальный и внутренний (рис. 1.3). Внешний уровень отражает представление пользователей на БД. Внутренний уровень отражает представление, на котором СУБД и ОС воспринимают данные. Концептуальный (логический) уровень – связан с обобщенным представлением всех пользователей БД ( это взгляд администратора БД).
Внешний уровень – это пользовательский уровень. Пользователем может быть программист, конечный пользователь или администратор БД. Представление с точки зрения пользователя называется внешним представлением. Оно отражает представление пользователя о данных в БД в удобной для него форме (например, для бухгалтерии - это данные о студентах, которым начисляется стипендия, при этом не важно, какие у них оценки. Для деканата данные о тех же студентах будут содержать сведения об их оценках в сессию и т.п.) . Эти частичные представления пользователей о БД называют подсхемой БД. При этом каждый пользователь может использовать свои языковые и программные средства для работы с БД.
Концептуальный уровень является промежуточным уровнем и обеспечивает представление всей БД в абстрактной форме. Описание БД на этом уровне называют концептуальной схемой , которая является результатом концептуального проектирования. Концептуальная схема отражает интересы всех пользователей и представляет собой единое логическое описание всех элементов данных и отношений между ними, образуя логическую структуру всей БД.
Концептуальная схема должна содержать:
· объекты и атрибуты предметной области;
· связи между объектами;
· ограничения, накладываемые на данные;
· семантическую информацию о данных;
· обеспечение безопасности данных;
· поддержку целостности данных.
Концептуальный уровень поддерживает каждое внешнее представление, в том смысле, что любые доступные пользователю данные должны содержаться (или могут быть вычислены) на этом уровне. Однако на этом уровне не содержаться сведения о методах хранения данных.
Внутренний уровень характеризует внутреннее представление. Оно не связано с физическим уровнем, т.к. физический уровень хранения информации обладает существенной индивидуальностью для каждой системы. На внутреннем уровне все эти особенности не учитываются, а вся область хранения представляется как бесконечное линейное адресное пространство. На нижнем уровне находится внутренняя схема, которая является полным описанием внутренней модели данных. Для каждой БД она только одна. Внутренняя схема описывает физическую реализацию и предназначена для достижения оптимальной производительности и обеспечения экономного использования дискового пространства. На внутреннем уровне хранится следующая информация:
· распределение дискового пространства для хранения данных и индексов;
· описание подробностей сохранения записей (типы, размеры элементов данных и др.);
· сведение о размещении записей;
· сведения о сжатии записей и выбранных методах шифрования.
СУБД отвечает за установление соответствия между всеми тремя уровнями и поддержку их непротиворечивости.
В структуре программного комплекса СУБД можно выделить:
Процессор запросов – преобразует запросы в последовательность низкоуровневых инструкций для контроллера БД.
Транслятор с ЯОД – преобразует его команды в набор таблиц, содержащих метаданные. Эта информация хранится в системном каталоге, а управляющая информация – в заголовке файлов.
Транслятор с ЯМД – преобразует внедренные в прикладные программы операторы в вызовы стандартных функций базового языка. Взаимодействует с процессором запросов.
С помощью мастера экспорта в RTF-файл можно экспортировать данные из базы данных Access в документ Microsoft Word. В этой статье объясняется, как использовать мастер и как сохранить параметры экспорта в виде спецификации для дальнейшего использования.
В этой статье
Основы экспорта данных в Word
В Microsoft Word можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. При экспорте объекта с помощью мастера экспорта в RTF-файл Access создает копию его данных в файле Microsoft Word формата RTF. Отображаемые поля и записи таблиц, запросов и форм экспортируются в документ Word в виде таблицы. При экспорте данных отчета и их представления мастер пытается обеспечить как можно более точное соответствие документа Word отчету.
Начало операции. Для экспорта данных из Access в Word необходимо открыть Access. В Word нет средства импорта данных из базы данных Access. Вы также можете сохранить базу данных или таблицу Access в виде документа Word с помощью команды Сохранить как в Access.
Объекты, поддерживающие экспорт. Вы можете экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Можно также экспортировать только записи, выбранные в определенном представлении. Макросы и модули экспортировать нельзя. При экспорте формы или таблицы с подчиненными формами или подтаблицами экспортируется только основная форма или таблица. Все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в Word отдельно. При экспорте отчета, напротив, все подчиненные формы и вложенные отчеты экспортируются вместе с главным отчетом.
Результат операции. Мастер экспорта в RTF-файл всегда экспортирует форматированные данные. Это означает, что экспортируются только видимые в объекте или представлении поля и записи, а также параметры формата отображения. Столбцы и записи, скрытые из-за применения фильтра, не экспортируются. Макет отчета при экспорте также сохраняется.
Слияние с существующим документом. При экспорте данных из Access в документ Word всегда создается новый файл Word. Если вы хотите вставить данные в существующий документ Word, необходимо сначала экспортировать данные из Access в новый документ Word, а затем скопировать их из нового документа и вставить в имеющийся. Можно также скопировать строки непосредственно из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставить их в документ.
Экспорт данных в Word
Процесс экспорта данных в документ Word включает следующие основные этапы:
Подготовка источников данных к экспорту. На этом этапе необходимо убедиться, что данные не содержат ошибок, а также решить, экспортировать все данные в исходной таблице или их часть.
Запуск мастера экспорта в RTF-файл.
Сохранение параметров в виде спецификации экспорта для последующего использования (необязательно).
В следующих разделах описано, как выполнить каждую из этих задач.
Подготовка к экспорту
Откройте исходную базу данных Access.
На панели навигации выберите объект с данными, которые вы хотите экспортировать.
Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.
Устраните все ошибки, прежде чем экспортировать данные в Word. В противном случае значения будут заменены значениями NULL.
Если конечный документ Word существует и открыт, закройте его перед выполнением операции. Перед перезаписью файла мастер запрашивает подтверждение.
Примечание: Добавить данные в существующий документ Word невозможно.
Если вы хотите экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте нужный объект в базе данных Access и выделите записи.
Экспорт данных
На вкладке "Внешние данные" в группе "Экспорт" нажмите кнопку Word.
Откроется мастер Экспорт – Файл RTF.
Примечание: Команды Экспорт доступны только в том случае, если открыта база данных.
В мастере Экспорт – Файл RTF укажите имя конечного файла.
Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Чтобы просмотреть документ Word после экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.
Если вы выделили определенные записи до начала экспорта, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, не устанавливайте флажок.
Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).
Access экспортирует данные и откроет конечный документ в Word, если вы установили соответствующий флажок в мастере. Кроме того, на последней странице мастера будет отображено состояние операции.
Как Access экспортирует объекты в Word
В следующей таблице описано, как Access экспортирует разные объекты и значения в Word. Это поможет определить причину проблемы, если экспорт будет выполняться не так, как ожидается.
Что нужно учитывать при экспорте
При экспорте таблиц, запросов и форм имена полей помещаются в первую строку таблицы в документе Word. В случае экспорта отчета расположение имен полей зависит от макета отчета.
Многозначное поле Access экспортируется в один столбец в Word. Значения разделяются запятыми (,).
Рисунки, объекты и вложения
Все графические элементы, такие как логотипы, данные в полях объектов OLE и вложения, не экспортируются.
Объекты Microsoft Graph не экспортируются.
Выражения не экспортируются в документ Word. Экспортируются только их результаты.
Подчиненные формы и подтаблицы
При экспорте формы или таблицы экспортируется только основная форма или таблица. Необходимо повторить экспорт для всех подчиненных форм и подтаблиц.
Дополнительные сведения
Сведения о том, как сохранить сведения об экспорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.
Поддерживаемые форматы файлов и их расширения указаны в следующих таблицах для Word, Excel и PowerPoint.
Форматы файлов, поддерживаемые в Word
В следующей таблице перечислены форматы файлов, поддерживаемые в Word, с сортировкой по расширению.
Файлы в формате PDF можно сохранять и открывать с помощью Word 2019, Word 2016 и Word 2013.
Форматы файлов, поддерживаемые в Excel
В следующих таблицах описываются форматы файлов, поддерживаемые в Excel.
Расширение | Имя формата файлов | Описание |
---|---|---|
CSV | CSV (разделители — запятые) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в другой операционной системе Windows и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
CSV | CSV (Macintosh) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе Macintosh и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
CSV | CSV (MS-DOS) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе MS-DOS и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
DBF | DBF 3, DBF 4 | dBase III и IV. Пользователи могут открывать файлы этих форматов в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013, но не могут сохранять файлы Excel в формате dBase. |
DIF | DIF (Data Interchange Format) | Сохраняет только активный лист. |
HTM, HTML | Веб-страница | Веб-страница, которая сохраняется в виде папки, содержащей файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, сценарии и другие. |
MHT, MHTML | Веб-страница в одном файле | Веб-страница, которая сохраняется в виде одного файла, содержащего файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. |
ODS | Электронная таблица OpenDocument | Формат для сохранения файлов Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013, чтобы их можно было открыть в приложениях для работы с электронными таблицами, использующих формат электронной таблицы OpenDocument, таких как Google Документы и OpenOffice.org Calc. Пользователи также могут открыть электронные таблицы формата ODS в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013. После сохранения и открытия файлов ODS форматирование может быть потеряно. |
PDF | PDF | Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе на печать сохраняется его исходное оформление. Изменение данных в таком файле требует усилий и навыков. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. |
PRN | Форматированный текст (разделители — пробелы) | Формат Lotus с разделителями-пробелами. Сохраняет только активный лист. |
SLK | SYLK (формат символьной ссылки) | Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст (разделитель — табуляция) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в другой операционной системе Windows и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст (Macintosh) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в операционной системе Macintosh и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст (MS-DOS) | Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями в виде табуляции для использования в операционной системе MS-DOS и гарантирует правильное распознавание знаков табуляции, разрывов строки и других знаков. Сохраняет только активный лист. |
TXT | Текст в кодировке Unicode | Сохраняет книгу в виде текста в Юникоде, стандарт кодировки, который был разработан компанией Unicode Consortium. Сохраняет только активный лист. |
XLA | Надстройка Excel 97–2003 | Надстройка Excel 97–2003 — вспомогательная программа, выполняющая дополнительный код и поддерживающая проекты VBA. |
XLAM | Надстройка Microsoft Excel | Формат надстроек на основе XML с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, и Office Excel 2007. Надстройка — это вспомогательная программа, выполняющая дополнительный код. Она поддерживает проекты VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLS | Книга Excel 97–2003 | Формат двоичных файлов Excel 97– Excel 2003. |
XLS | Книга Microsoft Excel 5.0/95 | Формат двоичных файлов Excel 5.0/95. |
XLSB | Двоичная книга Excel | Двоичный формат файлов Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010 и Office Excel 2007. Этот формат файлов, обеспечивающий быструю загрузку и быстрое сохранение, подходит пользователям, которым требуется добиться наибольшей скорости загрузки файла данных. Этот формат поддерживает проекты VBA, листы макросов Excel 4.0 и все новые функции Excel. Но это не формат файлов XML, поэтому он неоптимален для доступа к содержимому и управления им без использования Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или Excel 2007 и объектной модели. |
XLSM | Книга Excel с поддержкой макросов | Формат файлов на основе XML с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Сохраняет макрокод VBA или листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLSX | Книга Excel | Формат файлов по умолчанию на основе XML для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Не позволяет сохранять макрокод VBA и листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM). |
XLSX | Книга Strict Open XML | Версия ISO Strict формата файла книги Excel (XLSX). |
XLT | Шаблон Excel 97–2003 | Формат двоичных файлов Excel 97—Excel 2003 для шаблонов Excel. |
XLTM | Шаблон Excel с поддержкой макросов | Формат файлов шаблонов с поддержкой макросов для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Сохраняет макрокод VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLTX | Шаблон Excel | Формат файлов шаблонов по умолчанию для Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Office Excel 2007. Не сохраняет макрокод VBA и листы макросов Excel 4.0 (XLM). |
XLW | Книга Excel 4.0 | Формат файлов Excel 4.0, в котором сохраняются только листы, листы диаграмм и листы макросов. Пользователи могут открывать книги в этом формате в Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013. При этом пользователи не смогут сохранять файлы Excel в этом формате. |
XML | Таблица XML 2003 | Формат файлов таблицы XML 2003. |
XML | Данные XML | Формат данных XML. |
XPS | Документ XPS | XPS (XML Paper Specification) — формат файлов, который сохраняет форматирование документа и обеспечивает совместное использование файлов. При просмотре XPS-файла через Интернет или при его печати сохраняется именно тот формат, который задумывал пользователь, а изменение данных в файле требует усилий и навыков. |
Форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint
В следующих таблицах описываются форматы файлов, поддерживаемые в PowerPoint.
Форматы файлов, которые не поддерживаются в Office
Приложения Office не поддерживают форматы файлов, описанные в следующей таблице:
Приложение | Неподдерживаемый формат файлов |
---|---|
Excel | - Диаграмма Excel (форматы файлов Excel 2.0, 3.0 и 2.x) (XLC) - Форматы файлов Lotus 1-2-3 (все версии) (WK1, WK2, WK3, WK4, WKS) - Microsoft Works (все версии) (WKS) - Формат файлов DBASE II (DBF) - Формат файлов Quattro Pro для MS-DOS (WQ1) - Quattro Pro 5.0 и 7.0 для Windows (WB1, WB3) |
PowerPoint | - Открытие форматов файлов PowerPoint 95 (или более ранних версий) или сохранение в эти форматы - Файлы мастера упаковки (PPZ) - Файлы веб-страниц (HTM, HTML) |
Дополнительная информация о форматах файлов
В этом разделе описываются дополнительные форматы файлов с указанием того, поддерживаются ли они в приложениях Office.
Форматы файлов буфера обмена Microsoft Office
Пользователи могут вставлять данные из буфера обмена Office в Word, Excel и PowerPoint, если данные буфера обмена Office имеют один из форматов, указанных в следующей таблице.
Открытие и просмотр неподдерживаемых форматов файлов
Если необходимый пользователю формат файлов не поддерживается, он может попробовать открыть файл указанным ниже способом.
Найдите в Интернете компанию, разрабатывающую конвертеры форматов файлов, не поддерживаемых в этом приложении.
Сохраните файл в формате, который поддерживается другой программой. Например, пользователям может понадобиться импортировать файл Word, Excel или PowerPoint в другую программу, которая не поддерживает собственный формат файлов этих приложений. При этом другая программа может поддерживать импорт файлов в другом поддерживаемом формате, например, в текстовом формате. В этом случае пользователи могут сохранить свою работу в формате текстового файла, а затем импортировать этот текстовый файл в другую программу.
В условиях недостатка времени на изучение такой темы, как “Базы данных”, для ознакомления учащихся с основными понятиями этой темы можно использовать текстовый редактор Microsoft Word. С этой целью может быть применена возможность редактора, которая называется “слияние данных”.
Напомним основные положения (см. также [1]). При проведении слияния задействованы две части: база данных и документ, а сама операция слияния как раз и позволяет объединить их (в документе используются данные из базы данных). Как правило, слияние применяется для оформления в документе текстового редактора писем, информация для которых (фамилии адресатов, их адреса и т.п.) хранится в базе данных. В статье [1] приведен ряд примеров использования слияния документов при решении задач “школьной” жизни. Возможны и другие примеры.
В простейшем случае в качестве базы данных можно использовать таблицу, оформленную в Microsoft Excel, в которой каждому полю соответствует отдельная колонка 1 .
Итак, пусть имеется лист электронной таблицы Microsoft Excel (см. рис. 1). На нем представлена информация об учениках школы: фамилия, имя, класс, пол и дата рождения, а также для каждого учащегося рассчитано число полных лет в его возрасте и определено, является ли он (она) именинником на текущей неделе. Этот лист и будем рассматривать как базу данных.
Сначала учащимся предлагается простое задание: в текстовом редакторе Microsoft Word напечатать список, скажем, 10а класса.
Задача решается следующим образом.
1. Открывается панель инструментов Слияние (Вид — Панели инструментов — Слияние).
2. Во вкладке Рассылки выбирается пункт Выбрать получателей — Использовать существующий список, после чего следует указать файл Excel со списком учеников (см. рис. 2), а в нем — соответствующий лист.
3. Выбираются (по одному) поля базы данных, которые будут использоваться в основном документе (нужные поля слияния). Для этого предназначена кнопка Вставить поля слияния (см. рис. 3 2 ). После вставки полей в документ между их именами нужно сделать необходимое число пробелов.
Если на этом и закончить работу, то будет отобран список всех учеников в таблице, причем на одном листе будут представлены фамилия, имя и обозначение класса лишь одного ученика. Поэтому для решения поставленной задачи надо воспользоваться фильтром — выбрать Изменить список получателей — Фильтр и в окне Фильтр и сортировка выбрать “Класс”, “равно” и “10а” (см. рис. 4).
4. Для объединения всех отобранных записей в одном документе необходимо выполнить команды Найти и объединить — Изменить отдельные документы — Объединить все.
5. Ну а для того, чтобы все фамилии были на одной странице, следует заменить разрыв раздела на знак абзаца по всему документу (см. рис. 5).
Конечный вид документа представлен на рис. 6.
Фактически мы только что продемонстрировали, как создать простейший запрос к базе данных.
После этого можно предложить ученикам самостоятельно выдать список всех, кто родился в текущем месяце, “невезучих”, родившихся 13-го числа, всех, кто родился в первой половине года, и т.п.
Можно также создавать запросы со сложными условиями. Например, получить список всех девочек, родившихся в феврале, или список всех Маш и Марий, список мальчиков для военкомата (тех, кому исполнилось 16 лет) и т.п.
Несколько более сложные запросы возникают, когда мы хотим получить, например, список всех мальчиков 7-х классов. Очень часто ученики не обращают внимания, что в графе (поле) “Класс” стоит обозначение класса с буквой. Это означает, что в фильтре запроса в списке Сравнение (см. рис. 4) необходимо использовать пункт “содержит”.
Думаем, читателям не составит труда придумать десяток-другой запросов к этой очень понятной базе данных.
Интересным аспектом предложенной методики является обсуждение с учащимися преобразования логических выражений (сложных условий). Рассмотрим следующий запрос: “Требуется выдать список девочек старших классов, у которых в поле “Имя” записано Лена или Елена”.
Здесь мы имеем четыре условия:
1) поле “Имя” равно “Лена” (обозначим его для краткости — Л);
2) поле “Имя” равно “Елена” (Е);
3) поле “Класс” содержит 10 (К10);
4) поле “Класс” содержит 11 (К11).
После обсуждения с учащимися общего условия для отбора значений в список можно получить такое:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11), причем именно со скобками, так как операция конъюнкции выполняется раньше, чем операция дизъюнкции. Однако при работе с фильтром (см. рис. 4) скобки расставить нельзя. Как же быть? Ответ такой — надо раскрыть скобки, не забывая, что конъюнкция (И) — это аналог умножения, а дизъюнкция (ИЛИ) — аналог сложения:
(Л ИЛИ Е) И (К10 ИЛИ К11) = Л И К10 ИЛИ Л И К11 ИЛИ Е И К10 ИЛИ Е И К11.
Таким образом, фильтр будет следующим: Имя равно Лена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Лена И Класс содержит 11 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 10 ИЛИ Имя равно Елена И Класс содержит 11. Фрагмент окна Фильтр и сортировка с таким условием 3 приведен на рис. 7.
Рис. 7. Фрагмент окна Фильтр и сортировка
Опыт показывает, что при применении описанной методики, во-первых, большинство учеников не испытывают особых трудностей в понимании того, что они должны сделать, а стало быть, осваивают основные понятия баз данных и технику создания запросов. Во-вторых, очевидной является и чисто практическая польза с точки зрения общей компьютерной грамотности.
1. Сенокосов А.И. Слияние документов как лучшее средство от головной боли. / Информатика, № 2/2006.
Примечание редакции. Как отмечалось, при описании методики автор использует версию Microsoft Word 2007. В предыдущих версиях редактора вид панели инструментов Слияние отличается от представленного в статье. В таких версиях:
1) для выбора файла Excel со списком учеников в качестве источника данных следует использовать кнопку (Открыть источник данных);
2) для вставки в документ нужных полей слияния предназначена кнопка (Вставить поля слияния);
3) для отображения имен полей или отобранных значений используется кнопка (Поля/данные);
4) окно Фильтр и сортировка вызывается с помощью кнопки (Получатели). После этого надо щелкнуть на стрелке () рядом с надписью на заголовке столбца и выбрать пункт Дополнительно;
5) объединить все отобранные записи в одном документе можно с помощью кнопки (Слияние в новый документ);
6) замена разрыва раздела на знак абзаца по всему документу осуществляется “обычными” средствами Word (Правка — Заменить, с использованием специальных символов).
1 При создании этой таблицы целесообразно ознакомить учащихся с такими понятиями, как “база данных”, “поле”, “запись” и “запрос”. — Прим. ред.
2 Автор использует версию редактора Word 2007. — Прим. ред.
3 В окне условие представлено не полностью (используется вертикальная полоса прокрутки). — Прим. ред.
Банк данных является современной формой организации хранения и доступа к информации. Существует значительное разнообразие определений понятия «банк данных». В «общеотраслевых руководящих материалах по созданию банков данных» дается следующее определение.
Банк данных – это специальным образом организованная система данных (баз данных), технических, языковых, программных и организационно-методических средств, которые предназначены обеспечить централизованное накопление и коллективное многоцелевое использование данных.
В таком определении подчеркивается, что БнД является сложной системой, включающей в себя несколько подсистем, необходимых для функционирования любой системы автоматизированной обработки данных.
Использование БнД при правильной его организации должно существенно изменить деятельность той организации, где он внедряется, сократить документооборот, формы документов, перераспределить функциональные обязанности сотрудников.
БнД является сложной человеко-машинной системой, включающей в себя совокупность различных взаимосвязанных и взаимозависимых компонент (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Состав банка данных
Информационная компонента является ядром БнД поскольку включает в себя БД.
Здесь БД – совокупность данных, которая организована по определенным правилам и предусматривает общие принципы описания, хранения и манипулирования этими данными, не зависящая от прикладных программ, и находящаяся под управлением СУБД.
В состав БД включаются не только хранимые данные о предметной области, но и собственно описание БД, которое относится к метаинформации, то есть информации характеризующую какую-либо другую информацию.
Метаинформация включает в себя информацию о схеме БД, описание взглядов различных категорий пользователей на предметную область и информацию о проектных решениях. Центральное хранилище метаинформации называется словарем данных. Роль метаинформации возрастает при использовании автоматизированных средств автоматизированного проектирования.
Другой отличительной особенностью БнД является то, что в ней имеются специальные языковые и программные средства, облегчающие выполнение операций, связанных с организацией хранения данных и обеспечения доступа к ним. Комплекс программных средств, которые обслуживают базу данных и позволяют использовать содержащуюся в ней информацию многим пользователям, называют СУБД.
1. Управление данными во внешней памяти (позволяет пользователям выполнять основные операции с данными: сохранять, извлекать и обновлять информации).
2. Управление транзакциями. К транзакциям относится совокупность операций над БД, рассматриваемых СУБД как единое целое. В тоже время, транзакция – это набор действий, которые могут быть выполнены с целью доступа или изменению содержимого БД. В случае, когда необходимо внести в БД сразу несколько изменений, создается сложная транзакция. При использовании транзакций не нарушается целостное состояние БД.
3. Восстановление БД. СУБД должна быть в состоянии восстановить после любого аппаратного или программного сбоя последнее согласованное состояние БД. Это требует избыточности хранения данных. Наиболее распространенным методом поддержания такой избыточности является ведения журнала изменения БД.
4. Поддержка языков БД.
5. Ведение словаря данных. Словарь данных – системный каталог с данными о схемах, пользователях, приложениях и т.д.
6. Управление параллельным доступом. При одновременном доступе к обрабатываемым данным СУБД должна гарантировать, что пользователи не будут мешать друг другу, то есть не произойдут конфликты с нежелательными последствиями для хранимых данных.
7. Управление буферами оперативной памяти. СУБД зачастую функционирует с БД значительного объема. Поэтому при обращении к каждому элементу данных необходимо осуществлять обмен с внешней памятью, что вызывает значительное замедление работы системы, Реальное увеличение скорости возможно за счет буферизации данных в оперативной памяти, но возможности общесистемной буферизации при этом оказывается недостаточно. Поэтому СУБД поддерживает свой собственный набор буферов оперативной памяти с собственной дисциплиной замены буферов.
8. Контроль доступа к данным. СУБД должна поддерживать различный уровень доступа к данным разных категорий пользователей.
9. Поддержка обмена данными. Поддерживает работу в локальных сетях и обладает возможностью объединения с коммуникационным программным обеспечением (ПО) и с различными существующими менеджерами по обмену данными.
10. Поддержка целостности данных, которая предполагает, что СУБД содержит сведения обо всех правилах, которые ни в коем случае нельзя нарушать при работе с данными и обладает инструментами контроля над данными и их изменениями по их соответствиям этим правилам.
11. Поддержка независимости от данных, то есть независимость программ от структур данных.
Основными средствами СУБД являются:
– инструменты структурирования данных (ЯОД – языки описания данных);
– инструменты обработки данных, позволяющие заносить данные в БД, удалять, модифицировать или выбирать существенные данные (языки манипулирования данными – ЯМД);
– инструменты конструирования экранных форм, которые предназначены для ввода данных, просмотра и обработки в диалоговом режиме (генераторы экранных форм);
– инструменты создания запросов для поиска данных при заданных условиях (язык запросов);
– инструменты создания отчетов, вывода на печать результатов обработки в удобном для пользователя виде (генераторы отчетных форм);
– графические языки выборки данных по различным критериям;
– инструменты создания пользовательских приложений, которые позволяют объединять разные операции работы с базой данных в единый технологический процесс (генераторы приложений);
– инструменты, позволяющие специфицировать приложения различных типов (языки спецификаций – документаторы приложений).
Большинство современных СУБД включают в себя несколько языковых средств.
Технические средства БнД включают в себя универсальные, персональные ЭВМ, периферийные средства для ввода/вывода информации. Персональные компьютеры (ПК) делятся на два класса:
1) персональные компьютеры класса SOHO (small office, home office);
2) рабочие станции.
Под компьютерами SOHO подразумевают универсальные машины для использования дома и в офисе. Рабочие же станции предназначены для работы с приложениями большой вычислительной мощности. К рабочим станциям предъявляются более высокие требования, чем к системам SOHO.
Организационно-методические инструменты включают в себя методические материалы для пользователей различных категорий.
Администратор базы данных (АБД) – это специалист(ы), который отвечает за управление техническими аспектами системы управления базы данных, разработку программ, определение данных, ввод данных в БД, удаление данных, поддержание целостности и защиты данных. Кроме того, АБД участвует в обучении пользователей
различных категорий, планировании и разработке БД. АБД необходимо знать конкретную СУБД и системное окружение.
Классификация БнД. Центральной компонентой БнД является база данных, и большинство квалификационных [8] признаков относится именно к ней. Классификация выполняется по следующим признакам (рис. 1.2):
1. По форме представления информации различают:
Рис. 1.2. Классификация банков данных
Такая классификация показывает, какая разновидность информации выдается пользователям из БД: изобразительная, звуковая или с использованием комбинации различных форм отображения. Наибольшее практическое использование в настоящее время находят БД, содержащие обычные символьные данные.
Информацию, представленную в символьном виде по характеру организации можно разделить на:
– неструктурированные (семантические сети);
– частично структурированные (обычный текст или гипертекст);
Для структурированных БД требуется предварительное проектирование и описание структуры БД, после чего базы данных этого типа заполняются данными. В свою очередь структурированные БД по типу используемой модели подразделяются на:
ИМД представляются в виде дерева, которое состоит из объектов различных уровней. На верхнем уровне располагается один объект (родитель). На следующем уровне находятся объекты-потомки и т.д. Например, ИМД является файловая система, которая состоит из корневой директории, имеющей иерархию поддиректорий и файлов. В такой модели запрос, который направлен вниз по иерархии, прост в реализации; а вверх направленный запрос, трудно исполним.
СМД подобны иерархическим, исключая того, что в них содержатся указатели, работающие в обоих направлениях, соединяющих родственную информацию. Несмотря на то, что эта модель данных решает часть проблем, связанных с иерархической моделью, но осуществление простых запросов является достаточно непростым процессом.
В основе реляционной базы данных лежит понятие «отношения». Отношение представляется двумерной таблицей, имеющей свое собственное название. В РМД минимальным объектом действий, который сохраняет ее структуру, является строка, состоящая из ячеек таблицы – полей. С точки зрения логики РМД представляется совокупностью двумерных таблиц различного наполнения.
Объектно-ориентированная база данных (ООБД) – это БД, в которой данные моделируются в виде объектов, их атрибутов, методов и классов. ООБД обычно рекомендованы для применения в случаях, когда необходима высокопроизводительная обработка данных, которые имеют сложную структуру.
Модальность – это присущая человеку форма воздействия на другого человека или компьютер с помощью речи, жестов, прикосновений и т.п. Модальные модели – это формальные модели, используемые для анализа модальностей.
2. По типу хранимой информации:
– документальные (объект хранения – документ);
– фактографические (хранятся сведения об объектах предметной области);
– лексикографические (содержатся многоязычные словари, классификаторы, словари основ слов и т.п.).
Среди документальных баз данных различают полнотекстовые, реферативные и библиографические. БД такого типа могут быть по-разному организованы: с хранением и без хранения исходного документа на машинных носителях. К системам второго типа относятся реферативные и библиографические БД, и БД-указатели, отсылающие к источнику информации. Системы, предусматривающие хранение полного текста документа, называются полнотекстовыми. Целью поиска в системах документального типа является не только определенная информация, хранимая в документах, но и сами документы. В качестве признаков поиска могут быть любые «выходные данные» документов, к примеру: «дата принятия документа».
В фактографических БД хранится информация об объектах предметной области в виде «фактов» (например, данные об объеме выпуска продукции производителями и т.п.).
3. По виду организации хранения информации и обращению к ней выделяют:
– локальные или персональные;
Персональная база данных предназначена для использования одним пользователем.
Интегрированные и распределенные БД позволяют одновременно обращаться нескольким пользователям к одной и той же информации (режимы доступа – многопользовательский, параллельный). Это вносит специфические проблемы при проектировании и эксплуатации БнД. Кроме того, распределенные БД (РБД), имеют особенности, которые связаны с тем, что разные части БД физически расположены на разных ЭВМ, а логически, они представляют собой единое целое. Создание РБД было вызвано необходимостью с одной стороны – интеграцией, а с другой – децентрализацией обработки данных.
Интеграция обеспечивает централизованное управление и ведение баз данных. Децентрализация подразумевает хранение данных в местах их возникновения или обработки, при этом увеличивается скорость обработки данных и степень надежности системы, а стоимость – снижается,.
4. По охвату предметной области различают БД:
– территориальные (всемирная, страна, город, регион и т.п.);
– временные (год, месяц и т.п.);
В литературе наблюдаются и другие способы классификации банков данных, но обозначенные являются наиболее значимыми.
Читайте также: