Что означает более темная часть временной шкалы в календаре outlook
Принципы настройки календаря совпадают с принципами настройки диаграммы Ганта: можно отформатировать стили отрезков, шкалу времени, вспомогательные линии и общие параметры диаграммы.
В отличие от диаграммы Ганта или сетевой диаграммы, на которых можно форматировать как отдельный отрезок, так и их группы (стили отрезков), на календаре можно форматировать только стили отрезков, а изменить параметры отображения одного отрезка для конкретной задачи нельзя.
Форматирование стилей отрезков
Для изменения параметров отображения отрезков на диаграмме предназначено диалоговое окно форматирования стилей отрезков (рис. 7.2, файл 2.mpp). Открыть его можно посредством команды меню Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезков) либо с помощью команды Bar Styles (Стили отрезков) контекстного меню диаграммы.
Рис. 7.2. Диалоговое окно форматирования стилей отрезков
В левой части диалогового окна расположен список типов отрезков. После того как на один из пунктов в списке будет установлен курсор, в остальных разделах диалогового окна можно задавать параметры выбранного типа отрезков. В разделе Sample (Образец), расположенном внизу диалогового окна, можно увидеть, как будут выглядеть отрезки выбранного типа на диаграмме.
Параметры, расположенные в разделе Bar shape (Форма отрезка), определяют форму и цвет отрезка на диаграмме. В списке Bar type (Тип отрезка) выбирается подходящая форма отрезка: Ваг (Прямоугольник), Line (Линия) или None (Нет). Первый вариант — стандартная форма отрезка, как в диаграмме Ганта, при выборе второго варианта отрезок будет обозначен тонкой линией, а в третьем случае отрезок вообще не будет отображен на календаре.
В списках Pattern (Узор) и Color (Цвет) определяются цвет фигуры и способ ее окраски. Список Split pattern (Прерывание) содержит варианты отображения перерывов во время выполнения задач. Наконец, флажок Shadow (Тень) определяет, будут ли отрезки на диаграмме иметь тень.
В разделе Text (Текст) осуществляется настройка отображаемой на отрезке текстовой информации. В списке Field(s) (Поля) можно выбрать один или несколько столбцов «внутренней» таблицы, данные из которых будут отображаться на отрезке. Для того чтобы выбрать несколько столбцов, нужно после выбора первого ввести точку с запятой, а затем ввести имя другого поля либо выбрать его из списка.
В раскрывающемся списке Align (Выравнивание) определяется, где внутри отрезка будет размещена текстовая информация: справа (Right (по правому краю)), слева (Left (По левому краю)) или в центре (Center (По центру)). При установке флажка Wrap text in bars (Перенос текста отрезков) текстовая информация, если она вся не помещается внутри отрезка, будет переноситься на следующую строку, увеличивая высоту отрезка, а если этот флажок сброшен, то на отрезке будет отображаться только умещающаяся часть текста.
Как и на диаграмме Ганта, на календаре можно округлять длительность задач до целых дней. Для включения режима округления служит флажок Bar rounding (Округление отрезков до целых дней).
В диалоговом окне форматирования стилей отрезков нельзя задать шрифт отображаемой текстовой информации. Это делается в диалоговом окне, предназначенном для форматирования стилей текстовой информации (рис. 7.3, файл 2.mpp). Открыть его можно командой меню Format > Text Styles (Формат > Стили текста) либо с помощью команды Text Styles (Стили текста) контекстного меню диаграммы.
Для настройки шрифта, используемого при отображении на отрезке текстовой информации, в списке Item to Change (Изменяемый) нужно выбрать название стиля, совпадающее с названием стиля отрезков. Например, для того чтобы определить шрифт, которым будут отображаться данные на отрезках, обозначающих вехи (Milestone), в списке настраиваемых элементов нужно выбрать пункт Milestone Tasks (Задачи-вехи) и затем определить параметры шрифта.
На рис. 7.4 (файл 2.mрр) изображен календарь, отрезки которого были отформатированы с использованием описанных приемов. Например, фазы обозначаются отрезками типа Line (Линия), критические задачи выделены цветом и особым узором. Кроме того, эти отрезки имеют тень и на них отображается информация о стоимости. Наконец, у завершающих задач включен режим переноса по cловам. Отформатированный календарь можно сравнить с рис. 7.1, где представлена его стандартная версия.
Рис. 7.3. Настройка используемых на отрезках шрифтов
Рис. 7.4. Так выглядит календарь после форматирования типов отрезков
Форматирование шкалы времени
Параметры отображения на календаре заголовков, дней и выделение дней цнс-том определяются в диалоговом окне форматирования временной шкалы. Оно открывается с помощью команды меню Format > Timescale (Формат > Шкала времени) либо с помощью команды Timescale (Шкала времени) контекстного меню диаграммы.
Рис. 7.5. Диалоговое окно форматирования временной шкалы календаря, вкладка Week Headings (Заголовки)
Диалоговое окно форматирования временной шкалы состоит из трех вкладок: Week Headings (Заголовки недель), Date Boxes (Поля дат) и Date Shading (Заливка полей дат). На первой вкладке (рис. 7.5) определяется, как на календаре будут отображаться заголовки.
В раскрывающихся списках Monthly titles (Названия месяцев), Daily titles (Названия дней) и Weekly titles (Названия недель) можно выбрать подходящий формат обозначения месяцев, дней и недель. Если в списке выбрать пункт None (Нет), то соответствующее обозначение отображаться не будет. Например, при приведенных на рис. 7.5 (файл З.mpp) настройках на календаре не будут обозначаться недели.
Параметр Show week with (Длина недели) определяет число дней недели, отображаемых в календаре: если выбран переключатель 7 days (7 дней), то календарь отображается полностью, а если 5 days (5 дней), то исключаются суббота и воскресенье. Если установить флажок Previous/Next month calendar (Предыдущий и следующий месяцы), то на диаграмме рядом с названием месяца будут отображаться календари на предыдущий и следующий месяц.
В примере на рис. 7.6 (файл З.mрр) отображены эти календари для случая пятидневной недели. Кроме того, сокращены названия дней (на рис. 7.4 использовались полные названия) и в крайней левой колонке добавлены заголовки недель. На второй вкладке диалогового окна (рис. 7.7, файл 4.гпрр) настраивается вид дней на календаре. Каждый день представлен квадратом, в верхнем и нижнем ряду которого может быть размещена информация о дне. Если верхний или нижний ряд квадрата используется для отображения такой информации, то он выделяется цветом. Например, на рис. 7.7 в верхнем ряду квадрата размещена дата, и ряд выделен серым цветом.
Рис. 7.6. Над календарем отображаются уменьшенные календари на следующий и предыдущий месяцы, слева от дней выводятся заголовки недель
Рис. 7.7. Вкладка Date Boxes (Поля дат) диалогового окна форматирования временной шкалы календаря
Для настройки внешнего вида дня предназначены разделы Top row (Верхний ряд) и Bottom row (Нижний ряд), содержащие одинаковый набор параметров. В раскрывающихся списках Left (Слева) и Right (Справа) определяется, какая информация будет отображаться в ряду слева и справа. Например, на рис. 7.7 в списке Left для верхнего ряда выбран пункт None (Нет), а в списке Right пункт с номерами дней. Соответственно, в разделе Sample (Образец) видно, что в верхнем ряду дня слева не отображается никакая информация, а справа выводится число.
Помимо информации о дате в ряду можно отобразить так называемый индикатор переполнения (Overflow Indicator), который будет появляться в случае, если вся информация не помещается в ячейке. На рис. 7.7 этот индикатор отображается слева в нижнем ряду квадрата.
В списках Pattern (Узор) и Color (Цвет) задается цвет ряда и способ его заливки. Нацример, на рис. 7.7 верхний ряд закрашен серым цветом со сплошной заливкой, а нижний заштрихован черными линиями.
На третьей вкладке диалогового окна (рис. 7.8, файл 4.mpp) определяется, как дни на календаре будут выделяться цветом, то есть каким цветом они будут закрашиваться. Возможность выделять дни цветом очень удобна: например, по умолчанию выходные дни закрашиваются серым, что позволяет легко определить их визуально.
Рис. 7.8. Вкладка диалогового окна форматирования временной шкалы, содержащая параметры заливки полей дат
В списке Show working time for (Рабочее время для) приведен список всех календарей проекта. Все настройки, осуществляемые в этом диалоговом окне, влияют именно на отображение дней выбранного календаря. Например, на рис. 7.8 выбран персональный календарь Иванова. В соответствии с выбранным календарем на диаграмме отображается рабочее и нерабочее время. Например, выбранным нами на рисунке способом будут заштриховываться нестандартные рабочие дни для Иванова, а не других ресурсов.
После того как календарь выбран, в списке Exception type (Категория дат) нужно выбрать тип дней календаря, которые требуется настроить. В списке есть три типа: Working Days (Рабочие дни), Nonworldng Days (Нерабочие дни) и Nondefault Working Days (Нестандартные рабочие дни). При этом каждый из типов дней может относиться либо к базовому календарю (Base Calendar), либо к календарю ресурса (Resource Calendar).
Выбрав календарь и тип дней, можно отредактировать параметры их цветового выделения, задав цвет в списке Color (Цвет) и метод заливки в списке Pattern (Узор). Выполненные настройки будут автоматически отображаться в разделе Sample (Образец). Например, на рис. 7.8 календарь настроен так, что нестандартные рабочие дни основного календаря будут заштриховываться синим, а нестандартные рабочие дни личных календарей будут отмечаться вертикальными полосами (этой настройки на рис. 7.8 не видно).
На рис. 7.9 (файл 4.mpp) видно, как повлияли сделанные настройки на внешни]'! вид календаря: неурочный рабочий день 5 января заштрихован, потому что он относится к базовому календарю, и в этот день работают все сотрудники, вовлеченные в проект. А в неурочный рабочий день 12 января работает только сотрудник Иванов (то есть это неурочный рабочий день его личного календаря), и поэтому день выделен вертикальными линиями.
Рис. 7.9. Календарь после изменения настроек выделения дней цветом
Сетка
Вспомогательные линии играют очень важную роль в календаре, поскольку с их помощью дни и недели отделяются друг от друга. Параметры их отображения на диаграмме можно определить в диалоговом окне форматирования сетки (рис. 7.10), которое вызывается командой меню Format t Gridlines (Формат > Сетка).
Рис. 7.10. Диалоговое окно форматирования вспомогательных линий
Это диалоговое окно повторяет аналогичное окно для форматирования вспомогательных линий на диаграмме Ганта. Щелкнув в списке, расположенном в левой части окна, на категории линии, которую вы собираетесь настроить, можно выбрать ее стиль из списка Туре (Тип) и цвет из списка Color (Цвет).
Линии типа Days (Дни) пересекают диаграмму по вертикали, разделяя дни. Линии типа Weeks (Недели) проходят по горизонтали, разделяя недели. Линии типа Title Vertical (Вертикальные в заголовках) и Title Horizontal (Горизонтальные в заголовках) разделяют заголовки дней и недель и видны только в режиме просмотра перед печатью Print Preview (Предварительный просмотр). И наконец, линии типа Data Box — Тор (Поле даты — сверху) и Data Box — Bottom (Поле даты — снизу) располагаются сверху и снизу дня, отделяя размещенные на нем данные от верхнего или нижнего ряда со вспомогательной информацией.
Например, на рис. 7.11 линии типа Days (Дни) обозначены пунктиром, a Weeks (Недели) — точками. Кроме того, для обозначения линии Data Box — Bottom (Поле даты — снизу) выбран серый цвет, и она отделяет нижний ряд в ячейке дня от основного пространства ячейки, отведенного для отображения отрезков.
Рис. 7.11. Фрагмент календаря с нестандартным форматом вспомогательных линий
Настройка дополнительных параметров календаря
Дополнительные параметры календаря можно редактировать в диалоговом окне Layout (Макет), которое вызывается командой меню Format t Layout (Формат > Макет) или при помощи команды Layout (Макет) в контекстном меню диаграммы.
Рис. 7.12. Диалоговое окно настройки дополнительных параметров календаря
В разделе Method (Способ размещения задач) определяется, каким образом сортируются задачи на календаре (рис. 7.12): используется ли метод сортировки, выбранный в подменю Project > Sort (Проект > Сортировка), или MS Project пытается разместить на диаграмме без пересечений (при которых часть одной задачи может закрывать другую) как можно больше задач. Первый режим устанавливается переключателем Use current sort order (Использовать текущий порядок сортировки), а второй — Attempt to fit as many tasks as possible (Уместить максимальное число задач).
Если все задачи не умещаются на календаре, то с помощью мыши можно легко увеличить его размер. Для этого нужно навести мышь на границу между днями или неделями и потащить ее влево (для увеличения ширины ячеек календаря) или вниз (для увеличения высоты ячеек). Двойной щелчок по границе между днями или неделями приведет к автоматическому подбору оптимальной высоты или ширины ячеек. Кроме того, положение отрезка задачи можно изменить, перетаскивая его с нажатой клавишей Ctrl.
При установленном флажке Show bar splits (Показывать прерывания отрезков) на диаграмме отображаются, если они есть, разрывы во время выполнения задач. А установленный флажок Automatic Layout (Автоматическое размещение) обеспечит автоматическое оптимальное размещение вновь добавляемых задач.
Хотя время может показаться простой человеческой концепцией, которая позволяет всем по всему миру получать запрос на собрание и одновременно посещать собрание, эта концепция на самом деле очень сложна. В этой статье описывается, как Microsoft Outlook 2010, русская версия более поздние версии достигают этой цели с помощью сочетания элементов, таких как скоординированное универсальное время (UTC), смещение часового пояса, правила летнего времени (DST) и Windows параметров часового пояса.
Дополнительные сведения
Прежде чем мы рассмотрим сведения о том, как нормализация часового пояса работает в Outlook, важно определить некоторые важные термины.
UTC означает Скоординированное универсальное время. Думайте об этом как о настоящем времени на планете Земля, которое никогда не меняется (за исключением незначительных високосных секунд здесь и там, чтобы учитывать изменения в повороте планеты).
Смещение часового пояса
Смещение часового пояса — это время для географического региона по отношению к UTC. Например, тихоокеанский часовой пояс на 8 часов отстает от UTC. Поэтому, если это 8 часов. UTC, время в тихоокеанском часовом поясе — 12.00.
Правила летнего времени
Правила летнего времени — это правила, по которым некоторые регионы сезонно изменяют смещение часового пояса. Эти правила включают как дату начала, так и дату окончания периода DST, а также количество часов для смещения часового пояса. Например, летом время в тихоокеанском часовом поясе может быть рассчитано как UTC \u2012 7 часов, в то время как для остального года время рассчитывается как UTC \u2012 8 часов.
Windows глобальной базы данных часовой зоны
Windows хранит все правила часового пояса и DST для всей планеты в Windows глобальной базе данных часовых поясов. База данных хранится в реестре Windows в следующем подкайке:
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Time Zones
Windows параметров часовой зоны
Windows параметры часовой зоны — это параметры, Windows которые в настоящее время используется для определения времени для компьютера. Из всех правил в базе данных Windows часового пояса может применяться только один набор правил DST. В Windows текущего времени сохраняется набор правил, используемый в настоящее время для вычисления времени на компьютере.
Параметры Windows часовом поясе хранятся в реестре Windows в следующем подкайке:
Время компьютера — это фактическое время, отображаемого Windows, как повеяно на следующем скриншоте области уведомлений.
Если вы выберете эту часть Windows области уведомлений, отображается расширенный календарь и часы.
Вы можете выбрать параметры даты и времени изменения, чтобы изучить текущие параметры часовой пояс для компьютера (скриншот для этого шага приведен ниже).
Как вычисляется время компьютера
Время работы компьютера вычисляется с учетом времени UTC, добавляя смещение, которое зависит от часового пояса, настроенного для компьютера, а затем дополнительно настраивая смещение для летнего времени (в зависимости от правил DST). Формула, используемая для вычисления времени компьютера, является следующим образом:
Смещение часового пояса UTC + DST
Следует помнить, что этот метод представляет, как люди согласились думать о концепции времени. Этот метод является мировым стандартом, и именно так Корпорация Майкрософт реализует время на вашем компьютере.
Обработка Outlook часового пояса и правил DST в элементов календаря
Это может показаться простой задачей, чтобы убедиться, что два человека, которые имеют один и тот же запрос собрания присутствовать на собрании в то же время. Однако при добавлении сценариев, в которых часовые пояса изменяются с помощью различных правил летнего времени, вычисление становится сложным.
Чтобы узнать, как Outlook эту ситуацию, рассмотрим следующий сценарий:
Организатор собрания имеет следующие параметры Windows часовой пояс:
Тихоокеанский часовой пояс (UTC\u20128; DST начинается 13 марта 2011 г.; DST заканчивается 6 ноября 2011 г.
У участника собрания есть следующие параметры Windows часовой пояс:
Восточный часовой пояс (UTC\u20125; DST начинается 13 марта 2011 г.; DST заканчивается 6 ноября 2011 г.
Организатор собрания создает собрание в календаре на 20 ноября 2011 г. в 07:00.
Шаг 1 . Организатор отправляет запрос на собрание с информацией о часовом поясе
На компьютере организатора собрание в запросе создается для начала в 7.00.
Собрание в 15:00. UTC 20 ноября 2011 г.
Мой часовой пояс — Тихоокеанский (UTC\u20128)
DST начинается 13 марта 2011 г., DST заканчивается 6 ноября 2011 г., и смещение +1
После создания собрания правительство предписывает новый закон, согласно которому в тихоокеанском часовом поясе DST начинается 2 февраля 2011 г. и заканчивается 1 декабря 2011 г. Так как существуют новые правила часового пояса, и встреча наступает в период времени, в течение которого применяется новое правило часового пояса, происходит нормализация (этапы 2 и 3). Эта нормализация показана на следующем рисунке.
Шаг 2 . Outlook определяет предназначенное локальное время
На компьютере участника Outlook время собрания на основе сведений, включенных в запрос собрания:
Предназначенное локальное время = UTC при создании собрания + смещение для часового пояса + смещение для DST при создании собрания
- UTC при создании собрания — 15:00. UTC
- Смещение часового пояса создания (Pacific) \ u20128
- Смещение для DST для тихоокеанского времени при создании собрания — 0
Предназначенное локальное время = 15:00. UTC + (\u20128 часов для смещения часового пояса) + (0 часов для смещения DST) = 7 утра. Тихоокеанское время
Шаг 3 . Outlook определяет нормализованное время UTC
На компьютере участника Outlook время собрания на основе Windows глобальной базы данных часового пояса на компьютере участника для определения времени UTC.
UTC в начале собрания = предназначенное локальное время \u2012 смещение для часового пояса \u2012 смещение для DST
- Предполагаемая локализовка — 7:00. Тихоокеанское время (на основе расчета на шаге 2)
- Смещение часового пояса создания (Pacific) \ u20128
- Смещение для DST для тихоокеанского времени при начале собрания +1
- UTC при начале собрания = 7.00. предназначенное локальное время \u2012 (\u20128 часов для часового пояса) \u2012 (1 час для DST)
UTC при начале собрания = 7.00. + 8 часов \u2012 1 час = 2 часа. UTC
Шаг 4 . Участник определяет правильное время встречи для параметров времени участника
На компьютере участника Outlook UTC в локальное время компьютера с помощью текущих параметров Windows часовой пояс.
Локальное время начала = UTC при запуске собрания + смещение для локального часового пояса + смещение для DST при запуске собрания
- Начало UTC в 14:00. UTC (на основе вычисления на шаге 3)
- Смещение для локального часового пояса (Восточный) \ u20125
- Смещение для DST в восточном времени при начале собрания для локального часового пояса +1
Локальное время начала = 14:00. UTC + (\u20125 часов для часового пояса) + 1 час для DST
Это равно 10 утра. Восточное время, время локального компьютера участника, и это время, для которого собрание запланировано в календаре участника.
Одна из основных проблем в том, что если вы не выберите автоматические настройки часов для летнего времени на компьютере участника, может быть несоответствие в смещении UTC (от одного часа) между правилами часового пояса в базе данных глобального часового пояса Windows и текущими настройками часового пояса Windows часового пояса. Чтобы выбрать автоматические настройки часов для летнего времени, выберите часовой пояс Изменить в диалоговом окне Дата и время, чтобы отобразить диалоговое окно Параметры часов (снимок экрана для этого шага приведен ниже).
Дополнительные сведения о том, как управлять конфигурациями и обновлениями летнего времени и часового пояса, см. в центре помощи и поддержки летнего времени.
Кроме табличных представлений, описанных в этой и предыдущей главе, Outlook имеет представление Временная шкала для задач (Task Timeline). Выберите это представление из списка Текущее представление (Current View).
В данном представлении задачи отображаются в виде серой полосы, проведенной вдоль всего временного отрезка, отведенного на ее решение. Задачи без даты завершения не отображаются в этом представлении. Задачи без даты начала отображаются в виде одиночного значка задачи на уровне даты завершения. При подведении указателя мыши к полосе задачи появляется всплывающая подсказка с ее названием. Двойной щелчок по этой полосе вызывает появление формы Задача (Task).
Временная шкала имеет четыре режима отображения: Сегодня (Today), День (Day), Неделя (Week) и Месяц (Month). Изменение режима происходит при щелчке по соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная
(Standard). Перемещение по временной шкале осуществляется посредством полосы прокрутки в нижней части окна или с помощью диалогового окна Переход к дате (Go to Date) (см. раздел 2.1.2 "Переход к дате").
Рис. 3.12. Представление Временная шкала для задач
В этом представлении можно группировать элементы, добавлять некоторь: поля, производить отбор отображаемых задач, а также изменять некоторь: дополнительные настройки.
На наш взгляд, не очень удобно подводить указатель к полосе задачи дл отображения ее названия, будет нагляднее, если оно будет отображатьс вместе с полосой задачи. Здесь же можно изменить и шрифт для названи задач на более жирный.
Пример 3.8. Изменение стандартных настроек представления
Шрифт Times New Roman
показывать надпись в представлении по месяцам (рис. 3.13)
Рис. 3.13. Диалоговое окно Формат представления временной шкалы
Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь (Calendar) на панели Outlook или выберите команду > вид > перейти > календарь. На панели просмотра информации отобразится содержимое папки Календарь (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Календарь Outlook
По умолчанию панель просмотра информации Календаря разделена на три части:
Панель Календарик (справа вверху). Отображает дни текущего и последующего месяца. Текущий день выделен и обведен в рамку.
Панель Список встреч (слева). Отображает текущий день по часам, с назначенными на него встречами, собраниями и событиями.
Панель Задачи (справа внизу). Отображает текущие задачи.
В этом разделе описывается работа с Календариком, в следующем — работа со Списком встреч. О работе с задачами будет подробно рассказано разделе "Задачи ".
Отображение Календарика
Для отображения большего количества месяцев можно увеличить размер Календарика посредством перетаскивания границ между панелями Список встреч (CalendarPad) и Задачи (TaskPad).
Рис. 2.2. Панель Календарик с двенадцатью месяцами
При разрешении монитора 800x600 и шрифте Outlook по умолчанию максимальное число месяцев, отображаемых на панели Календарик, равно двенадцати (рис. 2.2).
По умолчанию Календарь Outlook открывается, отображая панель Календарик с активным текущим днем и панель Список встреч с почасовым расписанием встреч на этот день.
Текущий день — это день, установленный на внутренних часах компьютера. Изменить текущую дату можно в диалоговом окне Дата/время (Adjust Date/Time) на панели управления Windows.
Рис. 2.3. Выбор активной даты
Один из способов изменить активный день — щелкнуть мышью по нему в Календарике. При этом активный день будет отмечен инверсионным выделением, а текущий останется обведенным в рамку (рис. 2.3). Более того, панель заголовка Календаря отобразит название активной даты, а панель Список встреч — встречи активного дня.
Перемещаясь посредством стрелок в верхней части Календарика, можно перейти к дате, не отображаемой в нем по умолчанию. Стрелка, направленная вправо, соответствует переходу к будущим месяцам, влево — к прошлым. Еще более простой способ перехода к требуемой дате — щелкнуть по названию месяца в Календарике, после чего появится раскрывающийся список, содержащий семь месяцев: три предыдущих, текущий и три будущих (рис. 2.3).
Но что делать, если требуется выбрать день, скажем, 2014 года? Не пролистывать же более 100 месяцев?! Для подобных случаев можно воспользоваться универсальным диалоговым окном Переход к дате (Go to Date).
Рис. 2.4. Диалоговое окно Переход к дате
Пример 2.1. Переход к дате
Вид > Перейти > Перейти к дате. или +
Дата := 09 января 2014 года (рис. 2.4)
Вводить дату можно в нескольких форматах. О разнообразии форматов даты и времени в Outlook будет подробно рассказано в следующем разделе, а о значении поля Панель (Show in) этого диалогового окна— в разделе 2.1.4 "Представление День/Неделя/Месяц".
По окончании работы с активным днем можно быстро перейти к дню текущему.
Пример 2.2. Переход к текущему дню
> Вид > Перейти > Сегодня или
Форматы даты и времени
Формат даты | Формат времени |
25.11.1978 | 9:00 |
09.01.1978 | 9:30 AM или 9:30 рт |
16 февраля 2000 | 23.32 |
Предыдущая неделя | Десять утра |
1000 и один день после сегодня | Два часа 10 минут ночи |
Следующий День Победы | Сейчас |
Фев (февраль) | Полдень |
Пн (понедельник) | Полночь |
Таблица 2.1. Форматы даты и времени
Представление День/Неделя/Месяц
Представление — это формат отображения информации на панели Список встреч. Нет ничего странного в том, что представления будут рассматриваться именно в этом параграфе, а не в следующем, поскольку рассматриваемые представления напрямую зависят от Календарика. Имеется четыре основных представления: День (Day), Рабочая неделя (Work Week), Неделя (Week) и Месяц (Month). Для перехода от одного представления к другому существует несколько способов.
Пример 2.3. Выбор представления
Вид > День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц
(День в Календарике> или +
Данное здесь описание будет исключительно теоретическим. Примеры будут приведены ниже при рассмотрении создания встреч, событий и собраний.
Представление День
При открытии папки Календарь (Calendar) no умолчанию появится представление День (Day) (см. рис. 2.1). В этом представлении список встреч состоит из временной шкалы и, собственно, поля со списком встреч (расписания).
Временная шкала по умолчанию разбита на 30-минутные промежутки, при необходимости можно уменьшить или увеличить минутный метраж промежутка. Подведите указатель к временной шкале, щелкните правой кнопкой мыши и выберите необходимую величину из списка.
Если ваша деловая деятельность зависит не только от текущего временного пояса, но и от времени в другом городе или другой стране, Outlook может отображать две временные шкалы (рис. 2.6).
Пример 2.4. Изменение временной шкалы
Изменить часовой пояс. (рис. 2.5)
(Текущий часовой пояс)
Учесть переход на летнее время
Дополнительный часовой пояс
Учесть переход на летнее время
Расписание служит для отображения намеченных встреч. При стандартной временной шкале в расписании помещаются только 8 рабочих часов, они выделены желтым цветом, а остальные часы — темно-желтым. Для просмотра встреч, назначенных на нерабочие часы, передвиньте ползунок полосы прокрутки справа на панели.
Представление День (Day) очень удобно при планировании или просмотре встреч и событий, намеченных на конкретный день, поскольку расписание в данном представлении отображает достаточную информацию, не требующую открытия формы для просмотра основных свойств элемента.
Рис. 2.5. Диалоговое окно Часовой пояс
Рис. 2.6. Представление День с двумя временными шкалами
Представление Рабочая неделя
Представление Рабочая неделя (Work Week) по умолчанию отображает пять расписаний от понедельника до пятницы, включая активный день (рис. 2.7).
Данное представление удобно для сравнения почасовой загруженности в разные дни рабочей недели. Заметьте, что в данном представлении Календарик выделил все дни рабочей недели. В принципе, можно выделить группу, состоящую из любого числа дней. Для этого выделите требуемый день в Календарике и, не отпуская левую кнопку мыши, растяните выделение на несколько дней. Для выделения непоследовательных дней выделите один из них и, удерживая нажатой клавишу , выделите остальные дни.
В представлении День (Day) можно отобразить вышеуказанным способом только 14 дней. Хотя подобное представление теоретически и возможно, однако информация, отображаемая таким образом, практически не видна.
Рис. 2.7. Представление Рабочая неделя
Представление Неделя
Представление Неделя (Week) сильно отличается от двух предыдущих. Панель Список встреч отображает расписание семи дней. Но данное расписание не так детально, как в представлении День (рис. 2.8).
Иными словами, при увеличении временного отрезка появляется возможность оценить и проанализировать запланированные мероприятия в целом, отказываясь от детального рассмотрения параметров встреч.
Заметьте, что и в этом случае Календарик выделил всю неделю. Так же, как и в случае с представлением День, можно выделить несколько недель в Календари-ке, но, в отличие от дней, ограничений на выделение недель нет. Поскольку в этом представлении можно перемещаться от одной недели к другой, используя полосу прокрутки, справа на панели представлен Список встреч. Движение ползунка вверх соответствует перемещению в прошлое, вниз — в будущее.
Рис. 2.8. Представление Неделя
Представление Месяц
И наконец, последнее представление Месяц (рис. 2.9). Представление Месяц (Month) внешне очень похоже на представление Неделя (Week), если не считать, что в этом представлении отображается целый месяц. Если в данном представлении не видны Календарик и панель Задачи, то передвиньте правую границу панели Список встреч левее.
Заметьте, что Календарик выделил целый месяц. Кстати, на панели Список встреч нечетные месяцы затеняются, что позволяет отчетливо видеть границы месяцев при переходе посредством полосы прокрутки справа.
Возвращаясь к разговору об универсальном переходе к дате посредством одноименного диалогового окна, отметим, что список Панель (Show in) в этом окне отвечает за формат представления, в котором пользователь получит информацию.
Для перехода из режима Месяц в режим День можно воспользоваться контекстным меню. Выделите требуемый день месяца, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Перейти к этой дате (Go to this Day)
Рис. 2.9. Представление Месяц
Формат представления День/Неделя/Месяц
Чтобы изменить стандартные форматы представлений, необходимо открыть диалоговое окно Формат представления "День/Неделя/Месяц" (Format Day/ Week/Month View). Ниже продемонстрировано изменение шрифта даты для представления День (Day) и отображения времени для представления Неделя (Week).
Рис. 2.10. Диалоговое окно Выбор Шрифта
Пример 2.5. Настройка формата представления
Шрифт Times New Roman
Начертание Полужирный курсив
показывать время как часы
показывать конец встречи
Выделять жирным шрифтом дни, содержащие элементы ок
Диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options) служит для изменения его основных настроек. Давайте уменьшим продолжительность рабочего дня на один час, изменим цветовую схему панели Список встреч, а также увеличим время напоминания.
Рис. 2.11. Диалоговое окно Параметры календаря
Пример 2.6. Настройка параметров календаря
Напоминание := 20 мин.
(Календарь рабочей недели)
время начала 9:30
время конца 17:30
Цвет фона Голубой (рис. 2.11)
Выше приведены изменения значений начала и конца рабочего дня. Однако на некоторых предприятиях нет строгого графика работы, но есть, например, почасовая или понедельная нагрузка. Для ввода подобных параметров надо воспользоваться диалоговым окном Дополнительные параметры (Advanced Options) > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. Заполните поля Рабочие часы в день и в неделю (Task working hour per day and per week). Кстати, здесь же можно изменить шрифт Календарика.
Microsoft Outlook 2010 Планирование деятельности и электронный документооборот
Как отобразить кнопки и другие элементы управления на ленте?
?) В папке Календарь в области планирования нажать правую кнопку мыши и выбрать команду - Создать встречу
Что означает значок с перечеркнутыми стрелками при отображении данной встречи в Календаре?
Что означает такое расположение встреч в календаре?
Что означает полужирное начертание некоторых чисел в «Календарике»?
Вы открыли задачу из своего списка задач, но не можете изменить для нее сроков, статус, процент выполнения и другие параметры. В чем может быть дело?
Что означает указанный значок в папке «Задачи»?
Чем отличается «Переслать» от «Назначить задачу» в контекстном меню?
?) Пересылка происходит вместе с вложенными в задачу файлами, а при назначении вложения не отправляются.
?) Открыть карточку контакта и воспользоваться кнопкой «Электронная почта», чтобы переслать данные другому сотруднику.
?) Открыть карточку контакта и воспользоваться кнопкой «Действия», чтобы переслать данные другому сотруднику.
?) Щелкнуть правой кнопкой мыши по контакту и выбрать в контекстном меню Переслать контакт – Как контакт Outlook.
?) Щелкнуть по контакту правой кнопкой мыши и выбрать команду «Сохранить», далее из выпадающего списка выбрать «Глобальный список адресов».
?) В области навигации нажать правой кнопкой мышки на нужной папке контакты и выбрать команду Отображать в адресной книге
?) В окне Outlook выбрать команду Файл - Адресная книга. В диалоговом окне Адресная книга в меню Сервис выберите команду Параметры. В списке Отображать первым список адресов выбрать нужную папку Контакты.
Что означает флажок «Microsoft Word» в «Параметрах дневника»?
Как настроить автоматическое отслеживание в дневнике Outlook работы в программах пакета Microsoft Office
?) В папке Дневник установить флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записывать в дневнике.
?) В настройках Outlook в параметрах Дневника установить флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записывать в дневнике.
?) Загрузить необходимые программы пакета Microsoft Office, Выбрать в меню Сервис команду Параметры. Выбрать команду Отслеживать работу в Microsoft Outlook
?) Для проверки того, можно ли использовать введенные имена и адреса в качестве правильных адресов электронной почты и подбора подходящих соответствий.
Для какой цели используется поле «Копия»?
К чему приведет нажатие данной кнопки в календаре?
К чему приведет включение опции «Частное» при создании новой встречи в календаре?
?) Другие пользователи, которым вы открыли доступ к своему календарю, увидят эту встречу, но не смогут просмотреть подробности встречи.
Что изменит выбор какого либо из этих вариантов при создании новой встречи?
?) Другие пользователи не смогут запланировать собраний с моим участием на время этой встречи.
Сколько адресов электронной почты можно хранить для каждого контакта?
?) Правая кнопка мыши в свободном месте области отображения контактов и выбрать команду Создать Контакт
Вместо привычного списка папок в Outlook слева отображается полоса с кнопками. Как отобразить список папок?
?) Панель свернута, необходимо воспользоваться кнопкой «Развернуть область навигации» в верхней части панели.
?) Автоматическое отклонение назначенных Вам задач, если они пересекаются по времени уже с имеющимися.
Как называется данная область в Интерфейсе Outlook
Что означает более темная часть временной шкалы?
К чему приведет нажатие данной кнопки в календаре?
?) Переход к следующей рабочей неделе.
?) Находясь в любой папке Outlook на вкладке Главная, кнопка Новые элементы – Другие элементы - Создать задачу
?) Выбрать на вкладке Файл команду Создать, а затем команду Запись в дневнике. В поле Тема ввести описание. В списке Тип выберите тип записи в дневнике . Выбрать команду Запустить часы. Для завершения записи Выбрать команду остановить часы и команду сохранить и закрыть
?) В папке Дневник Выбрать команду Запись в дневнике. В поле Тема ввести описание. В списке Тип выберите тип записи в дневнике . Выбрать команду Запустить часы. Для завершения записи Выбрать команду остановить часы и команду сохранить и закрыть
У вас в папке Контакты уже есть контакт сотрудника Менеджера из компании АБВ. Нужно создать контакт для Бухгалтера компании АБВ. Как это лучше сделать?
?) В папке контакты на вкладке Главная использовать кнопку Новые элементы и команду Контакт в той же организации
Нужно быстро найти все встречи в календаре, отмеченные определенной категорией. Как это лучше сделать?
?) Щелкнуть по любой ближайшей встрече с нужной категорией и выбрать в контекстном меню команду «Отобразить все».
Читайте также: