Что обозначает кнопка на панели инструментов форматирование в программе excel
Под строкой меню располагаются панели инструментов. Они содержат кнопки, позволяющие осуществлять доступ к наиболее часто используемым командам. На рис. 1.1 показаны две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, которые отображаются по умолчанию.
Чтобы отобразить панель инструментов Excel, следует, выполнив команду Вид/Панели инструментов, установить рядом с именем панели флажок. Если же какая-либо панель инструментов вам не нужна, уберите соответствующий ей флажок, и таковая исчезнет с экрана.
Панели инструментов можно расположить у одной из четырех сторон окна Excel или поместить в любом месте окна рабочего листа.
Строка формул
Ниже панелей инструментов расположена строка формул. Она разделена на три части.
В левой части строки формул находится поле имен, где содержится адрес выделенной ячейки или размер выделяемого диапазона. После выделения диапазона в поле имен будет указана ячейка, с которой начиналось выделение. Если в рабочей книге присутствуют именованные ячейки или диапазоны ячеек, то их список можно получить, нажав кнопку со стрелкой, расположенную правее поля имени. С помощью этого списка осуществляется быстрый переход к именованным ячейкам и диапазонам.
В средней части строки формул расположены три кнопки, предназначенные для ввода и последующей обработки содержимого ячейки. При вводе данных и их обработке эти кнопки активизируются.
- Первая кнопка (с крестиком) позволяет отменить последнее действие по вводу или редактированию содержимого ячейки.
- Средняя кнопка (с галочкой) служит для подтверждения ввода данных.
- Посредством третьей кнопки (со знаком равенства) можно активизировать панель формул и редактировать формулы.
Правая часть предназначена для отображения содержимого выделенной ячейки Excel. Данные в момент их ввода в ячейку отображаются в правой части строки формул. Для редактирования содержимого ячейки необходимо выполнить щелчок мышью в правой части строки формул. Чтобы отредактировать содержимое прямо в ячейке, следует нажать клавишу [F2] или дважды щелкнуть мышью на этой ячейке.
Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.
Форматирование таблиц
Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.
Автоформатирование
К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.
После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.
Переход к форматированию
Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.
Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.
Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.
-
Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».
Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.
Форматирование данных
Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.
Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:
- Числовой;
- Текстовый;
- Время;
- Дата;
- Денежный;
- Общий и т.д.
После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».
Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.
Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).
Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».
Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.
Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.
Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.
Выравнивание
Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».
Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.
Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.
В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.
Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.
Шрифт
Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:
- тип шрифта;
- начертание (курсив, полужирный, обычный)
- размер;
- цвет;
- видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).
На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».
Граница
Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.
А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».
Заливка
Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.
На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».
Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».
После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.
Защита
В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.
На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».
.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel
Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.
Простейшие варианты условного форматирования
Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».
После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:
- Гистограммы;
- Цифровые шкалы;
- Значки.
Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.
Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.
При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.
Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.
При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.
Правила выделения ячеек
По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.
Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:
- Больше;
- Меньше;
- Равно;
- Между;
- Дата;
- Повторяющиеся значения.
Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».
Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.
В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.
При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.
После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».
Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.
По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.
Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.
Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.
Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.
Правила отбора первых и последних значений
Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:
- Первые 10 элементов;
- Первые 10%;
- Последние 10 элементов;
- Последние 10%;
- Выше среднего;
- Ниже среднего.
Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.
Создание правил
Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.
Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.
Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:
- Форматировать все ячейки на основании их значений;
- Форматировать только ячейки, которые содержат;
- Форматировать только первые и последние значения;
- Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
- Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
- Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.
Управление правилами
В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.
Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.
Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.
Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.
В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.
Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».
Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.
Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Горячие клавиши – это функция, которая с помощью набора на клавиатуре определенного сочетания клавиш, предлагает быстрый доступ к некоторым возможностям операционной системы, или отдельной программы. Этот инструмент имеется и у приложения Microsoft Excel. Давайте выясним, какие имеются горячие клавиши в приложении Excel, и что с их помощью можно делать.
Общие сведения
Прежде всего, следует заметить, что в представляемом ниже списке горячих клавиш, однократный знак «+» будет служить в качестве символа, который обозначает сочетание клавиш. В случае, если будет указан знак «++» — это означает, что на клавиатуре нужно нажать клавишу «+» вместе с другой клавишей, которая указана. Наименование функциональных клавиш указывается так, как они именуются на клавиатуре: F1, F2, F3, и т.д.
Также, следует сказать, что первыми нужно нажимать служебные клавиши. К ним относятся Shift, Ctrl и Alt. А уже после, удерживая эти клавиши, жать на функциональные клавиши, кнопки с буквами, цифрами, и другими символами.
Генеральные настройки
К генеральным инструментам управления Microsoft, относятся базовые возможности программы: открытие, сохранение, создание файла, и т.д. Горячие клавиши, которые предоставляют доступ к данным функциям следующие:
- Ctrl+N – создание файла;
- Ctrl+S – сохранение книги;
- F12 – выбор формата и места расположения книги для сохранения;
- Ctrl+O – открытие новой книги;
- Ctrl+F4 – закрытие книги;
- Ctrl+P – предпросмотр печати;
- Ctrl+A – выделить весь лист.
Клавиши навигации
Для навигации по листу или книге тоже существуют свои горячие клавиши.
- Ctrl + F6 – передвижение между несколькими книгами, которые открыты;
- Tab – передвижение к следующей ячейке;
- Shift + Tab – передвижение к предыдущей ячейке;
- Page Up – передвижение вверх на размер монитора;
- Page Down – передвижение вниз на размер монитора;
- Ctrl + Page Up – передвижение к предыдущему листу;
- Ctrl + Page Down – передвижение к следующему листу;
- Ctrl + End – передвижение на последнюю ячейку;
- Ctrl + Home – передвижение на первую ячейку.
Горячие клавиши для вычислительной деятельности
Программа Microsoft Excel используется не только для простого построения таблиц, но и для вычислительных действий в них, путем ввода формул. Для быстрого доступа к этим действиям существуют соответствующие горячие клавиши.
- Alt+= — активация автосуммы;
- Ctrl+~ — отображение результатов вычисления в ячейках;
- F9 – пересчет всех формул в файле;
- Shift+F9 – пересчет формул на активном листе;
- Shift+F3 – вызов Мастера функций.
Редактирование данных
Горячие клавиши, предназначенные для редактирования данных, позволяют быстрее заполнять таблицу информацией.
- F2 – режим редактирования отмеченной ячейки;
- Ctrl++ — добавление столбцов или строк;
- Ctrl+- — удаление выбранных столбцов или строк на листе таблицы Microsoft Excel;
- Ctrl+Delete – удаление выделенного текста;
- Ctrl+H – окно «Поиск/Замена»;
- Ctrl+Z – отмена действия, выполненного последним;
- Ctrl+Alt+V – особая вставка.
Форматирование
Одним из важных элементов оформления таблиц и диапазонов ячеек является форматирование. Кроме того, форматирование влияет также на вычислительные процессы в приложении Excel.
Другие горячие клавиши
Кроме горячих клавиш, которые были указаны в вышеперечисленных группах, в приложении Excel есть в наличии такие важные сочетания кнопок на клавиатуре для вызова функций:
- Alt+’ – выбор стиля оформления;
- F11 – создание диаграммы на новом листе;
- Shift+F2 – изменение комментария в ячейке;
- F7 – проверка текста на ошибки.
Конечно, выше были представлены далеко не все варианты использования горячих клавиш в программы Microsoft Excel. Тем не менее, мы обратили внимание на самые популярные, полезные, и востребованные из них. Безусловно, использование горячих клавиш способно значительно упростить и ускорить работу в программе Microsoft Excel.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Основное назначение панелей инструментов состоит в том, что на них располагаются наборы кнопок, которые обеспечивают быстрый доступ к большинству средств Excel.
В процессе работы Вы можете нажать кнопку на панели для быстрого вызова нужного инструмента Excel. Помимо встроенных инструментов Вы можете размещать на панелях кнопки для вызова ваших собственных инструментов. При этом Вы можете создавать как собственные панели, так и собственные кнопки.
В Microsoft Excel существует ряд панелей инструментов, при этом две панели инструментов – Стандартная и Форматирование – устанавливаются при инсталляции.
На этих панелях размещены кнопки, каждая из которых вызывает определенную функцию. Информацию о назначении кнопок легко узнать из справочной системы. Все кнопки разбиты на категории.
Любая из встроенных панелей инструментов Excel может быть выведена на экран. Вы можете настроить эти панели так, чтобы они включали наиболее часто используемые кнопки. Для этого выполните команду Вид › Панели инструментов.
Появится меню выбора панелей инструментов.
После выбора в нем пункта Настройка вызывается соответствующее окно диалога.
Используя возможности, предоставленные Вам в этом окне, можно удалить и разместить любую из кнопок на нужную Вам панель инструментов.
Вы можете создать свои собственные панели инструментов. Для этого достаточно в окне диалога Настройка нажать кнопку Создать и в поле ввода Имя панели инструментов ввести новое имя панели.
Панели инструментов могут быть размещены в любой рабочей книге. Excel сохраняет все сделанные изменения панелей инструментов. Для встроенной кнопки или панели инструментов всегда можно восстановить исходное состояние.
Читайте также: