Чем отличается microsoft excel от microsoft access
Когда Excel не достаточно, как использовать Access для анализа данных?
Что делать, если объем данных слишком велик для Excel? Существуют ли другие инструменты, которые могут заменить Excel, но просты в использовании?
Этот вопрос действительно ударил по рукам. Я получил много подобных вопросов. Я отвечу на них сегодня единым образом.
Большой объем данных для отчетности или анализа данных
Более 100 мегабайт, сотни тысяч строк данных в формате Excel: база данных ACCESS + SQL
Если данные не достигают сотен миллионов уровней, используйте инструменты BI для непосредственного анализа
Независимо от того, насколько он большой, он не похож на двоюродного брата или двоюродного брата, его может решить аналитик данных.
Принимая во внимание общее использование Excel в повседневной жизни, эта статья будет в основном рассказывать о программах первого типа и предлагает полный учебник, универсальный и практичный. Используемый инструмент - база данных ACCESS.
Что касается ACCESS, его брата по Excel, того же Microsoft Office, то нетрудно начать, получить основную операцию за неделю.
Это может решить следующие жалобы небольших партнеров, которые выполняют операции с данными:
Хранилище таблиц данных Excel, которые будут обрабатываться в бизнесе, становится все больше и больше, и оно становится медленным, как улитка, когда оно превышает 50 МБ. В это время, если в таблице больше функций IF и VLOOKUP, компьютер будет работать напрямую, если он сталкивается с размером, подобным этому Таблицы Excel, компьютеры уровня сервера не могут быть перегружены, не говоря уже об обработке данных и анализе данных.
Данные Excel с большим объемом данных трудно открыть
При обнаружении таблицы данных Excel с таким большим объемом памяти, как показано на рисунке выше, карта неизбежна. Когда возникают такие трудности, существует ли какое-либо программное обеспечение для анализа данных, которое может обрабатывать файлы большой емкости, в то же время простое в использовании и простое в использовании?
Ответ, конечно: ДА, и тот же брат Excel, ДОСТУП фракции Microsoft Office.
В следующем содержании в качестве примера будет использован общий проект по анализу, и мы стремимся дать партнерам, которые проводят анализ данных, общее представление о ACCESS, чтобы найти идеи и методы для анализа больших объемов данных.
На следующем рисунке показаны четыре основные цели этой статьи, использующие ACCESS для анализа исходных данных таблицы.
Вот два предложения об основной ситуации доступа, а затем использовать практический случай для анализа данных.
1. Основные понятия операторов ACCESS и SQL
Access, полное имя «Microsoft Office Access», является членом Microsoft Office, системы управления реляционными базами данных, выпущенной Microsoft. Он сочетает в себе функции Microsoft Jet Database Engine и графический интерфейс пользователя и является одной из системных программ Microsoft Office. (Из энциклопедии Baidu)
Когда дело доходит до ACCESS, вы должны упомянуть SQL. Только овладев SQL, вы сможете максимизировать функции ACCESS. Полное имя SQL - «Язык структурированных запросов», который является декларативным языком.
Во-первых, помните об этой концепции: «Декларация». По сравнению с языками программирования, известными всем в прошлом, язык SQL является примером для компьютера, который объявляет, какие результаты вы хотите получить из исходных данных, вместо того, чтобы сообщать компьютеру, как получить результаты. Другими словами, настоящее ядро SQL - это ссылка на таблицу.
SELECT first_name, last_name FROM employees WHERE age> =25
Приведенный выше пример прост для понимания. Нам не нужно заботиться о том, откуда берутся данные о сотрудниках. Все, что нам нужно, это данные о сотрудниках в возрасте 25 лет и старше (возраст> = 25).
2. Преимущества ДОСТУПА
Наиболее очевидным преимуществом ACCESS является то, что он может обрабатывать исходные файлы данных большой емкости, которые Excel не может переносить без необходимости владения очень глубоким языком программирования, он чрезвычайно быстр и прост в изучении и использовании.
3. Общие предложения ДОСТУПА
В следующей таблице приведены некоторые часто используемые операторы SQL при использовании ACCESS, которые нетрудно понять.
Названия часто используемых операторов SQL в базе данных ACCESS
Чтобы изучить инструменты анализа данных, наиболее важным является использование практических кейсов для мобилизации знаний о различных фрагментированных инструментах. После полного анализа кейсов вы сможете быстро освоить методы работы этих инструментов.
После краткого ознакомления с инструкциями ACCESS и SQL давайте приступим к практике анализа данных ACCESS!
1. Импорт данных
Следующая таблица является исходным файлом анализа данных ACCESS в этой статье. Объем данных составляет почти 230 МБ. Excel нужно подождать несколько минут, чтобы открыть, и это зависит от настроения компьютера . В целях коммерческой конфиденциальности в этой статье будут использоваться некоторые данные для анализа и работы, а также Сделайте некоторую обработку.
Исходный вопрос данных экспортируется в фоновом режиме
Сначала импортируйте файл в Excel в ACCESS, как показано стрелкой на рисунке ниже:
Импортировать заголовок файла первичных данных Excel
После выполнения описанных выше шагов автоматически генерируется первичный ключ (т. Е. Идентификатор) и получается следующий результат:
Файл исходных данных Excel, импортированный в заголовок ACCESS
2. Анализ времени заказа пользователя
Для анализа периода времени для размещения заказа необходимо преобразовать время, когда пользователь разместил заказ, в час «время». Используемый здесь оператор SQL - это формат, а функция - форматировать выбранное поле. Синтаксис:
формат (поле ссылки, «формат данных»)
Среди них «формат данных» обычно выбирает H (час), D (день), M (месяц) или Y (год) во времени.
Затем используйте функцию подсчета для подсчета идентификатора пользователя, и результатом будет количество заказа.
Обратите внимание, что после использования формата и количества необходимо использовать «AS», чтобы определить его как новое поле, здесь определяются как «период времени» и «количество заказа».
Шаги для анализа заказа
Создайте новый «Query Design» в «Create», нажмите «SQL» в правом нижнем углу, а затем введите следующий оператор в диалоговом окне SQL:
Формат SELECT (время заказа, «ч») AS период, количество (UserID) количество заказа AS
ОТ метаданных
Формат GROUP BY (время заказа, "ч");
Затем нажмите «Выполнить» в разделе «Дизайн», чтобы получить следующий результат:
Распределение заказов в разные периоды
Возьмите пример, чтобы объяснить, как интерпретировать вышеуказанные результаты: если клиент размещает заказ в 12:23, момент времени попадает в период «12», а «12» представляет время 12 ~ 13 часов. сегмент. Вы можете использовать функции в статье «Практика работы | Как использовать фоновые данные WeChat для оптимизации операций WeChat для оптимизации операций WeChat», чтобы превратить их в отображение периода времени.
3. Анализ распределения заказов в диапазоне оплаты
Чтобы вычислить интервал оплаты, вам нужно использовать функцию, которая сравнивает X-Switch для крупного рогатого скота, которая должна вычислять последовательность выражений в последовательности, и, если определенное выражение истинно, оно возвращает свое последующее значение.
ПЕРЕКЛЮЧАТЕЛЬ (условие 1, результат 1, условие 2, результат 2, условие 3, результат 3, . условие N, результат N)
Условие 1, Условие 2 и Условие 3: представляют вычисляемое выражение.Если Условие 1 истинно, возвращаемое значение результата 1, если Условие 2 истинно, возвращаемое значение результата 2 и т. Д.
В соответствии с описанным выше способом создайте «Дизайн запроса» в «Создать», нажмите «SQL» в правом нижнем углу и введите следующую инструкцию:
ВЫБЕРИТЕ ИД пользователя, сумму платежа, переключатель (сумма платежа
Сумма платежа
Сумма платежа
Сумма платежа
Сумма платежа
Оплата> 150, «151 ~ 220 юаней»), как диапазон потребления
ОТ метаданных;
После нажатия «Выполнить» получаются следующие результаты:
Вопрос об интервале потребления, соответствующий сумме потребления одного заказа, размещенного целевым пользователем
В настоящее время обработка данных в интервале потребления еще не завершена, поскольку это интервал потребления, соответствующий сумме оплаты каждой записи заказа. Далее мы собираемся аналогично практике сводной таблицы в Excel, в которой интервал потребления помещается в первый столбец, чтобы подсчитать количество заказов в каждом интервале потребления.
Таким образом, как и выше, необходимо создать новый запрос, а имя изменить на «Статистика количества заказов в диапазоне платежей».
Оператор SQL, который необходимо ввести здесь:
ВЫБЕРИТЕ диапазон потребления, количество (UserID) AS количество заказа
ОТ платежного интервала
Диапазон потребления GROUP BY;
После нажатия «Выполнить» результат будет следующим:
Распределение заказов в различных областях потребления
Затем скопируйте вышеуказанные данные в таблицу Excel и создайте следующую процентную веерную диаграмму, которая может интуитивно анализировать пропорцию заказов в каждом интервале потребления, а затем посмотреть, каков общий уровень потребления пользователями. Разумная оценка операции.
Фан-график доли заказов в каждой области потребления
4. Анализ количества заказов, количества пользователей и объема продаж по регионам
(1) Количество пользователей в каждой области
Это немного хлопотно: количество пользователей рассчитывается косвенно, используя счет «userID», но, поскольку большинство пользователей размещают заказ не менее 2 раз, поэтому, если вы посчитаете его напрямую, результатом будет количество заказа. Ввиду этой ситуации мы должны изменить свое мышление и составить таблицу информации о заказах пользователя, которая не будет дублироваться, то есть таблицу частот заказов, размещаемых каждым идентификатором пользователя.
Создайте новый «дизайн запроса» и назовите его «частота потребления пользователями». Введите следующий оператор в диалоговом окне SQL:
ВЫБЕРИТЕ UserID, COUNT (UserID) AS время потребления, регион
ОТ метаданных
GROUP BY UserID, площадь;
После нажатия «Выполнить» результат будет следующим:
Таблица частот пользовательских заказов
Таким образом, мы можем использовать эту таблицу частот потребления в качестве трамплина для расчета количества пользователей в каждой области во вновь создаваемой таблице.
Создайте новый «дизайн запроса» и назовите его «количество пользователей в каждой области». Введите следующий оператор в диалоговом окне SQL:
Область SELECT, count (UserID) AS общее количество пользователей
ОТ пользовательской частоты
GROUP BY область;
После нажатия «Выполнить» результат будет следующим:
Количество пользователей по регионам
(2) Статус заказов и объемов потребления в различных регионах
Создайте новый «Дизайн запроса» и назовите его «Статус заказа по регионам». Введите следующий оператор в диалоговом окне SQL:
Поле SELECT, count (UserID) AS общее количество заказов, сумма (оплата) AS общая сумма, avg (оплата) AS средняя сумма потребления
ОТ метаданных
GROUP BY область;
После нажатия «Выполнить» результат будет следующим:
Статус заказов и объемов потребления по регионам
Затем интегрируйте количество пользователей в вышеуказанных регионах в эту таблицу, чтобы получить полный обзор работы этих трех регионов. Смотрите таблицу ниже:
Обзор региональных операций
5. Анализ потребительской ценности
Анализ потребительской ценности здесь основан на модели RFM, но он был дополнительно улучшен. На основе первоначального «совокупного объема потребления» введены три «минимальный объем потребления», «максимальный объем потребления» и «средний объем потребления». Этот показатель стремится полностью отражать покупательскую способность потребителей.
Создайте новый «Дизайн запроса» и назовите его «Потребление пользователя». Введите следующий оператор в диалоговом окне SQL:
После нажатия «Выполнить» результат будет следующим:
Таблица анализа пользовательских значений
После получения таблицы вы можете выполнить кластерный анализ и классифицировать пользователей в соответствии с тремя измерениями R, F и M. Подробнее см. В разделе «[Практика обработки данных] Как использовать анализ данных для выполнения проекта пробной операции» «Нет тупика» обзор? »Эта статья.
Наконец, мы также можем получить общий объем заказов и продаж в этих трех регионах:
Создайте новый «Дизайн запроса» и назовите его «Обзор продаж по регионам». Введите следующий оператор в диалоговом окне SQL:
SELECT count (userID) AS общее количество заказов,
сумма (сумма платежа) как общая сумма платежа,
avg (сумма платежа) AS средняя сумма заказа
ОТ метаданных;
После нажатия «Выполнить» результат будет следующим:
Обзор продаж в трех регионах
Как видно из вышеприведенного случая, если операторы SQL используются немного более умело, ACCESS не будет уступать Excel в обработке данных, и его сильной стороной является обработка больших объемов данных.
Если вы используете Office продуктов, следует ли использовать Excel или Использовать Access для управления табличные данные? В сопутствующих статьях Использование Access или Excel дляуправления данными , в этой статье рассмотрены преимущества каждого продукта и их результаты в таблице. Но зачем выбирать один или несколько вариантов? Если данные хранятся в Access и подключаются к ним из Excel, вы получаете преимущества обоих этих приложений. Ниже 10 причин, по которым Excel и Access вместе имеет смысл.
Хотя Excel не является базой данных, она широко используется для хранения данных и часто используется для решения простых задач с базой данных. Однако Excel — это плоская, а не реляционная база данных. Если простые таблицы необходимо превратить в несколько таблиц со связанными данными, access — первый вариант, с которой информационные работники могут быстро создать приложение базы данных. Access всегда был отличной "панелью для получения данных" для сбора и консолидации разных данных на всем предприятии, большая часть которого находится в Excel книгах. После добавления данных в Access вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, обмениваться и обновлять данные среди множества пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.
В Excel в отличие от простого макета электронных таблиц, в Access есть несколько взаимосвязанных объектов, которые сначала могут показаться сложными. Но для использования Access не нужно быть экспертом. Access предназначен для всех типов пользователей, и вы можете использовать его только в том, что вам нужно.
Повернув назад, можно поохотьть слой.
1. Используйте Access тремя способами: в качестве случайного пользователя, опытного пользователя или разработчика.
2. Таблицы, запросы, формы и отчеты строится друг на друга и составляют сердце приложения базы данных.
3. Иногда у пользователей есть мастера, конструкторы свойств, Office Fluent пользовательский интерфейс и Excel похожие на них функции, чтобы быстро при этом работать.
4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.
5. Разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений баз данных и развертывания приложений времени запуска.
Для начала можно скопировать данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в таблице, которая очень похожа на Excel таблицу. Вы можете выполнять распространенные задачи создания таблиц, такие как определение типа данных, имени поля или нового поля, прямо в представлении таблицы. Так, если ввести дату в пустое поле, Access задаст для него тип данных "Дата/время". Если ввести текст, например имя, Access приместит к полю текстовый тип данных. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните и перетащите его.
При копировании данных Excel и их копировании в Access вам даже не нужно создавать таблицу или открывать ее в таблике. Access автоматически спросит, есть ли в данных заглавные таблицы, правильно ли используется тип данных, и создаст таблицу Access. Это не могло быть проще.
Один из простейших способов получить преимущества обоих Excel и Access — связать Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, если вы планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используете некоторые из многих функций Access, таких как отчеты и запросы. Данные связываются из Access, а не из Excel.
Access поддерживает два основных способа создания таблиц баз данных. Пользователи могут создавать новые таблицы для хранения данных в базе данных Access или создавать связи с существующими данными за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и ведут себя по-разному, как и в других таблицах. Мастер диспетчера связанных таблиц помогает отслеживать, находить и обновлять данные Excel или другого источника данных при переходе и разрыве связи.
Когда вы создаете связь Excel или именуемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel данных. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внося изменения в Excel, а также обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако изменить содержимое таблицы в Access невозможно. С помощью данных, связанных Excel, вы можете создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения, в Access.
Дополнительные сведения см. в этойExcel.
Если вы решите вырезать кабель данных, вы можете переместить данные в Excel импортировать их в Access. Обратите внимание, что импорт слов имеет два разных значения между Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете сделать постоянное подключение к данным, которые можно обновлять. При импорте в Access данные импортируется один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя их в Excel. В Access за одну операцию можно импортировать все или все Excel книги.
После импорта данных они снова будут доступны в Access, и вы сможете добавлять, изменять и удалять их с помощью таблиц и форм. После импорта данных вы можете решить, следует ли удалять их из Excel. Обычно лучше иметь только одно расположение для обновления данных.
Примечание: При импорте данных из Excel Access не импортируется формула, а только результаты этих формул.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Вы также можете повторно подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, который часто хранится в файле подключения к данным Office (ODC), к базе данных Access и извлекаете все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным вы также можете автоматически обновлять (обновлять) свои Excel из исходной базы данных Access при обновлении базы данных с новой информацией.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться потрясающим массивом средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер отчетов. Хотите создать и изменить макет отчета в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их в нем, добавить и удалить поля, а затем сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите работать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки данных в прямом эфире? Используйте представление Отчет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, номера страниц, изображения, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, сгруппировать и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подотловки.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться множеством средств создания и настройки форм. Хотите создать форму всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер форм. Хотите создать и изменить макет формы в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их объем, добавить и удалить поля, а также сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, списки, поля со списком, группы вариантов, рисунки, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговое окно и подчиненные формы.
В Access можно легко создать разделенную форму, которая отображает синхронизированные таблицу и представление формы, чтобы получить все необходимое. После создания отформы можно легко прокручивать, фильтровать и даже искать данные за ней с помощью стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Какой бы продукт вы ни использовали, вы фильтруете данные, чтобы работать с подмножество данных, и сортировать данные так, как вам нужно. В Access Excel пользователи могут фильтровать и сортировать данные в представлении таблицы, не изучив новый пользовательский интерфейс. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи при работе с текстом, числами, датами или пустыми полями. Вы даже можете сохранить фильтры и сортировку вместе с представлением таблицы.
Вы можете создать запрос в Access и даже не знаете, что SQL означает. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, находить повторяющиеся записи, находить записи без записей и создавать перекрестные запросы. Вам даже не нужно создавать запрос; просто фильтруя и сортировать данные так, как нужно, и они сохраняются в таблицу.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в SharePoint списках. Excel обеспечивает подключение только для чтения (в одну сторону) к связанным SharePoint спискам; в то время как Access позволяет читать и записывать (двунавязные) данные в связанных SharePoint списках. Списки access и SharePoint хорошо работают друг с другом. Такие типы данных Access и SharePoint, как RICH TEXT, только при добавлении (для поддержки отслеживания истории редакций в поле memo), вложения, автономная нумерация, подытожки и поля с несколькими значениями, можно без проблем интегрирования, а также некоторые (если есть) несоответствия данных.
Excel ниже точки интеграции с SharePoint Server.
1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.
2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.
3. Публикация Excel в Службы Excel и отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-части.
4. Импорт (соединение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз данных SQL Server Access и неровных файлов.
Ниже точки интеграции с сервером SharePoint Access.
1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.
2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint, создавая постоянное двухстолевное подключение. (Обновленные данные списка видны в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке.)
3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.
4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.
Дополнительные сведения см. в следующих статьях:
Вы можете создавать сложные классические приложения баз данных, не вводя ни одной строки кода VBA. Каждый объект Access имеет множество свойств и событий, которые можно легко найти на окне свойств, чтобы настроить решение. В каждом объекте есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц помогают быстро создавать и настраивать новые таблицы. Вы можете создать базу данных с нуля с помощью встроенных средств разработки баз данных.
Разработать прототип и запустить его ИТ-отделом. Создайте решение для своей команды, если оно требуется как можно скорее, и сделайте это в компании без персонала. Отслеживайте билеты, проданные для компании, отслеживайте сроки хранения производственных материалов или печатайте приемные теги для частей. Отслеживание задач, вопросов и результатов в проектах группы. Создайте базу данных каналов продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.
Основное различие между Excel и Access заключается в том, что Excel представляет собой электронную таблицу для выполнения расчетов и визуального представления данных, а Access — это система управления базами данных, которая используется для простого хранения и управления данными.
Excel и Access — это два приложения Microsoft. Оба они принадлежат Microsoft Office Suite. Excel состоит из листов с ячейками для выполнения расчетов, создания диаграмм и многих других задач. С другой стороны, Access содержит таблицы, запросы, формы и модули отчетов. В целом, Excel — это электронная таблица, а Access — это СУБД.
Содержание
- Обзор и основные отличия
- Что такое Excel
- Что такое Access
- В чем разница между Excel и Access
- Заключение
Что такое Excel
Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft. Она представляет собой интерактивное компьютерное приложение для организации, анализа, хранения данных в табличном формате. Это электронная замена традиционным бумажным бухгалтерским расчетам. Он поддерживает различные платформы, такие как Windows, MacOS, Android и iOS. Кроме того, он является частью Microsoft Office Suite.
Excel
Excel состоит из набора ячеек. Они расположены в виде пронумерованных строк и буквенных столбцов. Excel предоставляет множество преимуществ для пользователя. Во-первых, существуют математические формулы для выполнения статистических и финансовых расчетов. Во-вторых, существуют различные диаграммы, графики и гистограммы, доступные для визуального отображения данных. В-третьих, он предоставляет несколько надстроек, таких как Analysis ToolPak, который предоставляет инструменты анализа данных для статистического и инженерного анализа. Другим дополнением является Euro Currency Tool, который позволяет конвертировать и форматировать валюту евро. Кроме того, дополнительные инструменты Solvers помогают в оптимизации и решении уравнений.
Что такое Access
Access является системой управления базами данных (СУБД) и является частью пакета Microsoft Office. Он сочетает в себе реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Кроме того, Access хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet, которое способно импортировать данные, хранящиеся в других приложениях и базах данных.
Access
Access предоставляет множество преимуществ для пользователя. Во-первых, пользователь может создавать запросы, выполнять индексирование, группирование данных, обобщение данных, объединение таблиц, создание отчетов и многие другие задачи с помощью Access. Во-вторых, он также предоставляет простой в использовании графический интерфейс. В-третьих, разработчики программного обеспечения, архитекторы, пользователи используют Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения. Более того, он применим для хранения данных одного отдела. Другими словами, он подходит для небольших баз данных. Однако для крупных приложений и приложений корпоративного уровня лучше подходит сервер Microsoft SQL.
В чем разница между Excel и Access
Excel — это электронная таблица, разработанная Microsoft для Windows, MacOS, Andoird и IOS. Но Access — это СУБД, которая сочетает реляционное ядро базы данных Microsoft Jet с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения.
Использование. Основное различие между Excel и Access заключается в их использовании. Excel — это электронная таблица, которая помогает создавать диаграммы, графики и выполнять расчеты, а Access — это СУБД, которая помогает хранить данные в базах данных и управлять ими.
Хранение данных. В Excel емкость хранения данных меньше, чем у Access.
Использование. Как правило, финансовые и статистические аналитики используют Excel, в то время как владельцы малого бизнеса используют Access.
Тип. Excel не является реляционным, а Access — реляционным.
Сложность. Excel проще в использовании, чем Access.
Заключение
Вкратце, Excel и Access — это два приложения Microsoft. Основное различие между Excel и Access состоит в том, что Excel представляет собой электронную таблицу для выполнения расчетов и визуального представления данных, а Access — это система управления базами данных, которая помогает легко хранить и управлять данными.
Ключевая разница: Microsoft Excel и Access - это две разные прикладные программы от Microsoft. Они оба имеют дело с табличными данными, но между ними есть многочисленные различия. Excel - это приложение для работы с электронными таблицами, а Access - это программа для работы с базами данных. Оба структурированы по-разному и, таким образом, служат различным целям.
Microsoft Excel - это электронное приложение от Microsoft. Он имеет дело с табличными данными с использованием электронных таблиц. Эти таблицы эффективны для отслеживания данных. Можно также создавать диаграммы на основе данных, представленных в электронных таблицах. Он также способен выполнять некоторые сложные вычисления. Как и любая другая программа для работы с электронными таблицами, она также использует набор ячеек, которые организованы в виде строк и столбцов. Эта структура помогает в манипулировании данными. Его основное применение заключается в финансовой деятельности.
Пользователь также может определить собственные формулы для желаемых расчетов. Он также широко используется в научном и статистическом анализе. Документ Excel называется рабочей книгой, и каждая из этих рабочих книг должна содержать как минимум одну рабочую таблицу. Он также поддерживает библиотеку для стандартных формул, таких как расчет чистой приведенной стоимости. Можно также воспользоваться визуализацией данных, используя диаграммы, подготовленные Excel на основе входных данных. Это часть «Офисного пакета» Microsoft.
Access - это прежде всего программа базы данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных. Он попадает в категорию систем управления реляционными базами данных. Рекомендуется для домашнего или малого бизнеса. Он входит в состав профессиональной и более поздних версий пакета Microsoft Office. Это предпочтительнее, чем Excel, когда работа включает в себя множество запросов и отчетов. База данных, созданная в Access, сохраняется с расширением .mdb. Данные хранятся в таблицах. Каждое поле таблицы может быть связано с определенными ограничениями, например разрешением только буквенно-цифрового значения. Как и любая другая реляционная база данных, она работает на принципах таблиц, полей и отношений. Он поддерживает различные виды чисел, дат, текстов и т. Д.
Access и Excel способны выполнять запросы для сортировки и фильтрации данных. Оба имеют схожие эстетические компоненты. Несмотря на эти типы сходства, оба довольно сильно отличаются друг от друга. В Excel допускаются только нереляционные или плоские листы, а в Access можно создавать несколько реляционных таблиц. Excel также лучше для создания диаграмм, чем Access. Excel по-настоящему прост в освоении, чем Access. Системы Excel занимают меньше времени, чем системы Access.
Сравнение между Microsoft Excel и Access:
Майкрософт Эксель
Microsoft Access
Microsoft Excel - это электронное приложение от Microsoft. Он имеет дело с табличными данными с использованием электронных таблиц.
Access - это, прежде всего, программа базы данных от Microsoft. Он используется для сбора, обработки и сортировки данных.
Для таблиц и финансовых расчетов
Для хранения и манипулирования большими объемами информации
Аналогично бумажным таблицам
Состоит из таблиц, запросов, форм, отчетов, модулей и макросов
Нереляционные или плоские листы
Несколько реляционных таблиц
- Простота в использовании и реализации
- Идеально подходит для создания одноразового анализа
- Легко генерировать пользовательский вывод
- Структура данных и нормализация через несколько таблиц
- Масштабируемость: добавление новых записей бесплатно
- Данные и ссылочная целостность
- Запросы и отчеты
- Автоматизация через макросы и модули VBA
Пакет Microsoft Office
Включено во все основные выпуски пакета Microsoft Office.
Сегодня я поделюсь с вами хорошей статьей, статья получилась длинноватой. Вы можете нажать «Прочитать оригинал», чтобы увидеть оригинального автора.
Опытные пользователи Microsoft Office часто спрашивают нас, зачем использовать Access? Когда мне следует использовать Access вместо Excel? Особенно, когда они очень плавно используют Excel. Ниже приведены наши взгляды.
Расширение возможностей информационных работников
Мы считаем, что это не вопрос выбора. У каждого из них есть свои преимущества, и они естественно дополняют друг друга. Понимание их различий и выбор правильного в разных обстоятельствах может принести конкурентные преимущества им самим и их компаниям.
Продукты Microsoft Office расширяют возможности отдельных лиц (которых Microsoft называет информационными работниками), чтобы они могли выполнять задачи независимо. Таким образом, вы можете полностью использовать свое понимание содержания работы и найти решение того, чем вы хотите заниматься. Это намного эффективнее, чем обращаться за помощью к «ИТ-специалисту». Потому что вам нужно дать ему понять ваши технические потребности, а он, скорее всего, ничего не знает о вашем бизнесе. Когда он не разобрался в ситуации, он пошел создавать технические решения, и результаты были предсказуемы.
Преимущества Microsoft Excel
Кривая обучения Excel очень короткая, поэтому пользоваться Excel легко и очень продуктивно. В очень редких случаях ИТ-персонал должен создать Excel, и информационные работники могут сделать это сами.
Excel может легко хранить данные, выполнять числовые вычисления, форматировать ячейки, настраивать макеты, генерировать результаты или делиться отчетами с другими. Есть также некоторые расширенные функции, такие как промежуточные итоги, сводные таблицы, сводные диаграммы, наборы инструментов для анализа и множество шаблонов. Эти расширенные функции позволяют Excel легко выполнять различные задачи. Его даже можно интегрировать со службой анализа SQL Server (бизнес-аналитика). После получения данных настройте макет, шрифт, цвет и т. Д., Чтобы получить нужный отчет.
Недостатки Microsoft Excel
К сожалению, гибкость Excel имеет свою цену. Хотя создавать формулы, обращаться к ячейкам, копировать и вставлять данные и связывать несколько листов и книг вместе, по мере усложнения работы становится все труднее и труднее управлять данными Excel. Конечно, Excel идеально подходит для создания разовых анализов, но со временем объем данных будет расти, бизнес будет развиваться, а Excel станет более проблематичным. При добавлении новых строк и столбцов может потребоваться изменение или добавление итоговой области и формулы. Если данные и формула обновляются непоследовательно, это приведет к неверным результатам и решениям.
Проблема, с которой сталкивается Excel, заключается в том, что объем данных продолжает увеличиваться со временем, и очень трудно поддерживать их точно.
Преимущества Microsoft Access
Эксперты Excel обычно затрудняются понять функции, которые предоставляет Access, которых нет в Excel. Доступ имеет следующие характеристики:
Структурировать и нормализовать данные с помощью нескольких таблиц
Масштабируемость: можно бесплатно добавлять больше записей данных
Данные и ссылочная целостность
Запросы и отчеты
Автоматизация с помощью макросов и модулей кода VBA
Структура таблицы и проверка
С Access вы можете легко это сделать, храня информацию в одном месте и ссылаясь на нее в нескольких местах. Например, вы можете сохранить информацию о клиенте (может включать имя клиента, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т. Д.) В таблице клиентов. И эту информацию можно цитировать в других местах (например, запросы, формы, отчеты и т. Д.). Если информация о клиенте изменится, новая информация будет автоматически обновляться во всех указанных местах. При разработке таблицы вы добавите некоторые ограничения, например, установите для поля числовое значение, дату или текст, чтобы получить данные более высокого качества, чем электронные таблицы. И установка типа поля - это только начало.
Записи в Access можно свободно добавлять или удалять
Самая большая разница между Access и Excel заключается в том, что в Access записи можно добавлять или удалять. Если он правильно спроектирован, новые записи данных могут быть добавлены в любое время без необходимости заполнять какие-либо новые поля (столбцы). Все запросы, формы и отчеты будут работать в обычном режиме без каких-либо настроек. Конечно, вы можете использовать разные критерии фильтрации, но результаты должны быть согласованными. После добавления новых данных нет необходимости повторно тестировать или корректировать формулы ячеек. Таким образом, вы можете создавать точные отчеты каждый год, квартал, месяц, неделю или день.
Данные и ссылочная целостность
Есть поговорка «мусор на входе - мусор на выходе» (мусор на входе - мусор на выходе). Access предоставляет множество инструментов, позволяющих обойти этот момент и гарантировать качество данных. В таблицах Access вы можете легко применять списки подстановки и правила проверки к отдельным полям (столбцам) и записям. При вводе данных в форму вы также можете добавить дополнительные правила для реагирования на выбор пользователя и события. Access также обеспечивает ссылочную целостность между таблицами, чтобы гарантировать единообразное определение данных в нескольких таблицах.
Запросы и отчеты
Вы можете использовать запросы и отчеты Access для сегментации данных и представления их в подробной или агрегированной форме, не задумываясь о том, как данные хранятся и сортируются. Он предоставляет множество функций и гибкость для анализа и представления результатов. При использовании функции группировки агрегированная информация может автоматически увеличиваться или уменьшаться по мере изменения данных.
Автоматизация с помощью макросов и модулей VBA
В макросе Access или модуле VBA вы можете использовать команду Docmd.TransferSpreadsheet для экспорта данных из таблицы или запроса Access в Excel (с помощью параметра acExport).
Используя параметр acImport, команда TransferSpreadsheet также может импортировать данные из Excel в таблицу Access.
Фактически, если вы используете автоматизацию Office VBA, вы можете открыть файл Excel в Access и записать данные в указанную ячейку, чтобы автоматически обновить данные в Excel.
Недостатки Microsoft Access
Самым большим недостатком Access является то, что он как база данных требует от вас больших знаний и навыков для ее использования. Выясните, как определять стандартизированные таблицы, связывать их вместе и структурировать данные, чтобы упростить редактирование, запросы и создание отчетов. Это содержание очень сложно для новичков. Но это проблема, для решения которой созданы все реляционные базы данных. Освоив ее, вы можете применять ее к другим базам данных.
Кривая обучения построению баз данных, созданию запросов и разработке макетов отчетов может показаться довольно сложной. Это определенно сложнее, чем ввод данных в ячейку Excel. Кроме того, вас может сильно расстроить то, что в Access вы не можете легко копировать и вставлять диапазоны ячеек, а также не можете вносить какие-либо особые изменения в структуру отчета Access. (Например, вы хотите выделить определенное значение или определенную строку с помощью специальных шрифтов или примечаний). Хотя вы можете использовать модуль кода VBA в Access для настройки, по сравнению с дизайном Excel WYSIWYG (WYSIWYG), вы Требуется больше энергии. Кроме того, в Access недоступны некоторые функции анализа данных, такие как Power Pivot.
Excel может очень гибко создавать персонализированные отчеты и свободно устанавливать формат или добавлять комментарии в любом месте. Что Access возвращает вам, так это то, что после того, как он будет спроектирован и введен в эксплуатацию, он может обеспечить долгосрочную точность и согласованность данных за один раз. Для одноразового анализа использование Access, конечно, представляет собой серьезную проблему, но если данные нуждаются в длительном обслуживании и отчеты должны создаваться регулярно, Excel часто сталкивается с трудностями. У большинства компаний есть много «похожих» листов Excel с небольшими различиями между ними, но со временем они быстро становятся непоследовательными. Хорошо спроектированная база данных Access не имеет таких сложных проблем управления. Другими словами, у Access и Excel есть свои преимущества и недостатки.
Лучше всего объединить преимущества Excel и Access для создания гибридного решения для экспорта или копирования данных из Access в Excel. Ссылочная целостность данных в базе данных Access, строго определенные данные и гарантированное качество вывода данных в сочетании с Excel, пригодным для временного анализа, позволяют в полной мере использовать преимущества обоих. Использование автоматизированных процессов обеспечивает плавное взаимодействие и обмен данными между Excel и Access.
Исходя из нашего опыта, эти решения со временем будут развиваться очень непредсказуемым образом. Освоение этого гибридного решения позволяет быстро и гибко реагировать на изменения в бизнесе, позволяя вам и вашей компании эффективно выполнять задачи.
удачи!
Читайте также: