Чем отличается функция переслать от назначить задачу в контекстном меню microsoft outlook
В главе "Задачи" уже рассматривалась автономная работа с задачами. Пользователь мог создавать задачи и самостоятельно контролировать ход их вы полнения, но подобная практика решает далеко не все проблемы; связанные с работой над задачами. При коллективной работе над проектом зачастую появляется вопрос переназначения задач от одного исполнителя к другому (от этого исполнителя к третьему и т. д.). Причем необходим контроль за ходом выполнения задачи на всех уровнях ее непосредственных или сторонних исполнителей. В таком случае нужен единый механизм назначения задач.
Аналогично планированию собраний, Outlook способен объединять работу над задачами с возможностями электронной почты. В данном разделе будут рассматриваться следующие вопросы (именно на такие этапы можно разбить процедуру назначения задачи):
- определение владельца — исполнителя задачи;
- составление и отправка поручения на задачу;
- обработка поручения;
- отслеживание состояния задачи.
Рассмотрим назначение задачи на следующем примере. Подчас написание книги является работой не одного человека, а плодом коллективных усилий нескольких авторов. Как правило, этот коллектив имеет руководителя, на котором лежит ответственность за распределение материала и его компоновку. Написание определенной главы вполне можно рассматривать, как задачу. В то же время определение руководителем проекта одного из авторов, который будет писать эту главу, можно расценивать, как назначение задачи.
Определение владельца — исполнителя задачи
Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.
Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.
Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.
Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом ее выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить написание одной части книги трем авторам, создайте три задачи с именами "Часть 1: Иванов", "Часть 1: Петров" и "Часть 1: Попов".
Составление и отправка поручения
Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.
Пример 10.3. Назначение задачи
> Действия > Создать поручение (++) (рис. 10.6)
Тема := Написание главы 10 "Коллективная работа в Outlook"
Держать обновленную копию этой задачи в списке задач
Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи
Имеющиеся категории BHV Дела
Рис. 10.6. Форма Поручение задачи
Рис. 10.7. Диалоговое окно Выбрать получателя для поручения
Процедура заполнения этой формы во многом повторяет процедуру заполнения формы Задача (Task) (см. "Задачи"). Остановимся лишь на пояснении специфических полей для формы Параметры задачи (Task Request).
Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.
Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.
Пример 10.4. Установка параметров для поручений
Сервис > Параметры. . . Настройка
Дополнительные параметры (рис. 10.8)
Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач
Отправлять отчеты после выполнения порученных задач
Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.
Рис. 10.8. Диалоговое окно Параметры задач
Пример 10.5. Переназначение поручения
Создать копию без поручения
Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.
Рис. 10.9. Копия порученной задачи
Обработка поручения
После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет три возможности ответа:
- Принять. Нажатие кнопки Принять на панели инструментов Стандартная автоматически добавит задачу в ваш список задач, таким образом вы станете ее владельцем. После этого появится диалоговое окно Принятые задачи (Accepting Task), посредством которого отправляется уведомление отправителю поручения о том, что вы его приняли, Задача принята (Task Accepted). Если стоит как-то прокомментировать ваш ответ, выберите переключатель Изменить ответ перед отправкой (Edit the response before sending) и нажмите кнопку ОК (рис. 10.11).
Рис. 10.10. Полученное поручение
- Отклонить (Decline). Нажатие кнопки Отклонить возвращает поручение предыдущему владельцу задачи. Аналогично случаю с принятием задачи появится диалоговое окно Отклоненные задачи (Declining Task), таким образом вы можете прокомментировать отказ в принятии поручения.
- Переслать. Для переадресации задачи необходимо нажать кнопку Назначить задачу и повторить вышеописанную процедуру заполнения полей формы Поручение. В этом случае следует помнить о возможности сохранения копии задачи в своем списке задач. Это позволяет следить за выполнением задачи при ее передаче по служебной цепочке.
В некоторых ситуациях пользователю необходимо отказаться от ранее принятой задачи. Для этого откройте ее и выберите команду > действия > Отклонить задачу. Появится уже знакомое диалоговое окно Отклоненные задачи, которое отправит предыдущему владельцу задачи уведомление о вашем отказе.
Отслеживание состояния задачи
Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.
Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).
Помимо личных задач вы можете создавать задачи для назначения другим пользователям.
Задачи помогают отслеживать необходимые задачи. Вы также можете назначать задачи другим людям.
На панель навигации выберите задачи, а затем нажмите кнопку Новаязадача или откройте существующую задачу.
Сочетание клавиш Чтобы создать задачу, нажмите CTRL+SHIFT+K.
В поле Кому введите имя или адрес электронной почты.
Введите Тема,Дата началаи Срок.
Если вы хотите, чтобы задача повторялись, нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы проверяете поле Отправлять мне отчет о состоянии по завершению задачи, вы получаете отчеты о состоянии для каждого завершенного вхождения задачи.
Открыв назначенную задачу, вы можете просмотреть ход выполнения задач с полем % завершения, которое может обновляться вами или получателем при отправке вам отчета о состоянии назначенной задачи.
Примечание: Задачи, которые Outlook для Windows должны быть приняты или отклонены с помощью Outlook для Windows приложения. Эта поддержка не поддерживается Outlook в Интернете.
Outlook может отслеживать ход выполнения задачи, назначенной одному человеку. Если вы хотите, чтобы над задачей работало несколько человек, лучше разделить ее на части или назначить каждую задачу по отдельности. Например, чтобы отслеживать отчет, который должен быть написан тремя авторами, создайте три отдельные задачи с именами Написать отчет:Елена , Написать отчет:Васильева и Написать отчет: Michiyoи назначьте каждую отдельную задачу соответствующему автору.
Отслеживание задач, которые вы назначены другому человеку
На панель навигации выберите Задачи.
Отсутствуют задачи, которые назначены
Если вы не видите задач, которые вы назначили, возможно, Outlook не настроены для сохраняемого копирования задач, которые вы назначаете.
Щелкните Файл > Параметры >задачи.
В окнеПараметры задачи проверьте, обновляется ли список задач с копиями задач, которые я назначаю другим людям.
Если этот параметр засвечивать, то задачи, которые вы уже назначили, не отслеживаются, но будут отслеживаться все новые задачи, которые вы назначаете.
После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас могут появиться обязанности по ее отслеживанию вплоть до момента ее завершения. Например, вам могут требоваться отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если человек, которому назначена задача, отказался от назначения, может быть нужно переназначить ее кому-то еще.
Чтобы назначить задачу, сначала создайте ее, а затем отправьте запрос выполнения задачи другому пользователю. Человек, получающий запрос выполнения задачи, становится ее временным владельцем. Этот человек может отклонить задачу, принять ее или назначить кому-то другому. Отклоненная задача возвращается вам.
Примечание: Однако отклоненная задача, возвращенная вам, по-прежнему принадлежит получателю до тех пор, пока вы не освободите ее, вернув в собственный список задач.
Назначение задачи другому человеку
Выполните одно из указанных ниже действий.
Назначение задачи В меню Файл выберите пункты Новыеи Запросы задач.
Назначение существующей задачи В списке задач откройте задачу, которую вы хотите назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.
В поле Кому введите имя или адрес электронной почты человека, которому хотите назначить задачу.
Чтобы выбрать имя в списке, нажмите кнопку Кому.
В поле Тема введите имя задачи.
Примечание: Для существующей задачи поле Тема уже заполнено.
Укажите нужные значения параметров Срок и Состояние.
Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
Чтобы задача повторялась, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
В тексте повторяющейся задачи введите сведения о задаче, которые считаете нужным сообщить.
Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установили флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, то будете получать отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.
Чтобы перенажать задачу, нажмите клавиши CTRL+F.
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Вернуться к списку задач.
Задачи, которые вы назначили другим людям, можно отслеживать тремя способами.
Автоматическое сохранение копий назначаемых задач и получение автоматизированных отчетов о состоянии
В меню Сервис выберите команду Параметры.
Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
Просмотр задач, назначенных вами другим людям
Выберите категорию Задачи.
В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.
Просмотр списка людей, получающих обновленные копии назначенной задачи
Откройте назначенную задачу, для которой хотите просмотреть список.
На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.
Откройте задачу или запрос выполнения задачи.
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.
Выполните одно из указанных ниже действий.
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.
После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас могут появиться обязанности по ее отслеживанию вплоть до момента ее завершения. Например, вам могут требоваться отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если человек, которому назначена задача, отказался от назначения, может быть нужно переназначить ее кому-то еще.
Чтобы назначить задачу, сначала создайте ее, а затем отправьте запрос выполнения задачи другому пользователю. Человек, получающий запрос выполнения задачи, становится ее временным владельцем. Этот человек может отклонить задачу, принять ее или назначить кому-то другому. Отклоненная задача возвращается вам.
Примечание: Однако отклоненная задача, возвращенная вам, по-прежнему принадлежит получателю до тех пор, пока вы не освободите ее, вернув в собственный список задач.
Назначение задачи другому человеку
Выполните одно из указанных ниже действий.
Назначение задачи В меню Файл выберите пункты Новыеи Запросы задач.
Назначение существующей задачи В списке задач откройте задачу, которую вы хотите назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.
В поле Кому введите имя или адрес электронной почты человека, которому хотите назначить задачу.
Чтобы выбрать имя в списке, нажмите кнопку Кому.
В поле Тема введите имя задачи.
Примечание: Для существующей задачи поле Тема уже заполнено.
Укажите нужные значения параметров Срок и Состояние.
Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
Чтобы задача повторялась, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.
В тексте повторяющейся задачи введите сведения о задаче, которые считаете нужным сообщить.
Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установили флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, то будете получать отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.
Чтобы перенажать задачу, нажмите клавиши CTRL+F.
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Вернуться к списку задач.
Задачи, которые вы назначили другим людям, можно отслеживать тремя способами.
Автоматическое сохранение копий назначаемых задач и получение автоматизированных отчетов о состоянии
В меню Сервис выберите команду Параметры.
Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
Просмотр задач, назначенных вами другим людям
Выберите категорию Задачи.
В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.
Просмотр списка людей, получающих обновленные копии назначенной задачи
Откройте назначенную задачу, для которой хотите просмотреть список.
На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.
Откройте задачу или запрос выполнения задачи.
На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.
Выполните одно из указанных ниже действий.
В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.
Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.
Microsoft Outlook 2010 Планирование деятельности и электронный документооборот
Как отобразить кнопки и другие элементы управления на ленте?
?) В папке Календарь в области планирования нажать правую кнопку мыши и выбрать команду - Создать встречу
Что означает значок с перечеркнутыми стрелками при отображении данной встречи в Календаре?
Что означает такое расположение встреч в календаре?
Что означает полужирное начертание некоторых чисел в «Календарике»?
Вы открыли задачу из своего списка задач, но не можете изменить для нее сроков, статус, процент выполнения и другие параметры. В чем может быть дело?
Что означает указанный значок в папке «Задачи»?
Чем отличается «Переслать» от «Назначить задачу» в контекстном меню?
?) Пересылка происходит вместе с вложенными в задачу файлами, а при назначении вложения не отправляются.
?) Открыть карточку контакта и воспользоваться кнопкой «Действия», чтобы переслать данные другому сотруднику.
?) Открыть карточку контакта и воспользоваться кнопкой «Электронная почта», чтобы переслать данные другому сотруднику.
?) Щелкнуть правой кнопкой мыши по контакту и выбрать в контекстном меню Переслать контакт – Как контакт Outlook.
?) Щелкнуть по контакту правой кнопкой мыши и выбрать команду «Сохранить», далее из выпадающего списка выбрать «Глобальный список адресов».
?) В области навигации нажать правой кнопкой мышки на нужной папке контакты и выбрать команду Отображать в адресной книге
?) В окне Outlook выбрать команду Файл - Адресная книга. В диалоговом окне Адресная книга в меню Сервис выберите команду Параметры. В списке Отображать первым список адресов выбрать нужную папку Контакты.
Что означает флажок «Microsoft Word» в «Параметрах дневника»?
Как настроить автоматическое отслеживание в дневнике Outlook работы в программах пакета Microsoft Office
?) В настройках Outlook в параметрах Дневника установить флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записывать в дневнике.
?) В папке Дневник установить флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записывать в дневнике.
?) Загрузить необходимые программы пакета Microsoft Office, Выбрать в меню Сервис команду Параметры. Выбрать команду Отслеживать работу в Microsoft Outlook
?) Для проверки того, можно ли использовать введенные имена и адреса в качестве правильных адресов электронной почты и подбора подходящих соответствий.
Для какой цели используется поле «Копия»?
К чему приведет нажатие данной кнопки в календаре?
К чему приведет включение опции «Частное» при создании новой встречи в календаре?
?) Другие пользователи, которым вы открыли доступ к своему календарю, увидят эту встречу, но не смогут просмотреть подробности встречи.
Что изменит выбор какого либо из этих вариантов при создании новой встречи?
?) Другие пользователи не смогут запланировать собраний с моим участием на время этой встречи.
Сколько адресов электронной почты можно хранить для каждого контакта?
?) Правая кнопка мыши в свободном месте области отображения контактов и выбрать команду Создать Контакт
Вместо привычного списка папок в Outlook слева отображается полоса с кнопками. Как отобразить список папок?
?) Панель свернута, необходимо воспользоваться кнопкой «Развернуть область навигации» в верхней части панели.
?) Автоматическое отклонение назначенных Вам задач, если они пересекаются по времени уже с имеющимися.
Как называется данная область в Интерфейсе Outlook
Что означает более темная часть временной шкалы?
К чему приведет нажатие данной кнопки в календаре?
?) Переход к следующей рабочей неделе.
?) Находясь в любой папке Outlook на вкладке Главная, кнопка Новые элементы – Другие элементы - Создать задачу
?) В папке Дневник Выбрать команду Запись в дневнике. В поле Тема ввести описание. В списке Тип выберите тип записи в дневнике . Выбрать команду Запустить часы. Для завершения записи Выбрать команду остановить часы и команду сохранить и закрыть
?) Выбрать на вкладке Файл команду Создать, а затем команду Запись в дневнике. В поле Тема ввести описание. В списке Тип выберите тип записи в дневнике . Выбрать команду Запустить часы. Для завершения записи Выбрать команду остановить часы и команду сохранить и закрыть
У вас в папке Контакты уже есть контакт сотрудника Менеджера из компании АБВ. Нужно создать контакт для Бухгалтера компании АБВ. Как это лучше сделать?
?) В папке контакты на вкладке Главная использовать кнопку Новые элементы и команду Контакт в той же организации
Нужно быстро найти все встречи в календаре, отмеченные определенной категорией. Как это лучше сделать?
?) Щелкнуть по любой ближайшей встрече с нужной категорией и выбрать в контекстном меню команду «Отобразить все».
Выберите версию
Инструкции немного отличаются в зависимости от того, используете ли вы To Do в Outlook.com или классической области "Задачи". Выберите свою версию, чтобы увидеть подходящие указания.
Примечание: В ближайшие месяцы классический вид задач будет удален.
ЕСЛИ ЗНАЧОК ВЫГЛЯДИТ ТАК.
ЕСЛИ ЗНАЧОК ВЫГЛЯДИТ ТАК.
Примечание: Вы также можете просматривать свои задачи и управлять ими в мобильном приложении To-Do.
Чтобы просмотреть задачи и управлять ими, To Do в нижней части области навигации.
"Мой день" — это интеллектуальный список, который помогает отслеживать задачи, которые вы хотите сделать сегодня. По умолчанию она пуста в начале каждого дня, что пусто, чтобы можно было упорядоизировать свой день, добавив в него задачи. Чтобы добавить существующие задачи в список "Мой день", щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите "Добавить в "Мой день" или перетаскиванием задачи из любого списка задач в "Мой день". Задачи, которые отображаются в списке "Мой день", хранятся в исходном списке.
Примечание: "Мой день" очищается каждую ночь в полночь. Задачи, которые отображаются в списке "Мой день", хранятся в других списках задач, поэтому они не удаляются при очистке списка "Мой день".
Важно иметь интеллектуальный список, включив в себя задачи, которые вы пометили как важные. Вы можете пометить задачу как важную, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Пометить как важное, или выбрав значок звездочки рядом с ней.
Запланированный — это интеллектуальный список, который содержит задачи, которые имеют напоминание или дату выполнения и не отмечены как завершенные. Задачи, которые вы создаете с напоминанием или датой выполнения, будут автоматически отображаться в этом списке. Единственный способ добавить задачи в этот список — назначить существующей задаче напоминание или дату выполнения.
Задачи — это список, в котором по умолчанию хранятся новые задачи.
Вы можете добавить новые задачи, выбрав список задач, а затем выбрав знак "плюс" рядом с иным добавлением задачи и введите описание задачи. Если добавить задачу в интеллектуальный список, она будет сохранена в списке "Задачи" и связана с интеллектуальным списком, который был создан при ее составлении.
Примечание: Невозможно создать задачи в списке "Запланировано". Чтобы добавить задачу в список "Запланировано", добавьте напоминание или дату выполнения к существующей или новой задаче.
Выберите задачу в любом списке, чтобы увидеть все доступные опции для данной задачи. Вы можете выполнять такие действия как добавление дополнительных шагов, добавление задач в "Мой день", их повторения, добавление даты выполнения или напоминания, добавление заметки.
Примечание: "Мой день" — это новая функция, которая может быть пока недоступна в вашей учетной записи.
Откройте панель "Мой день", выбрав "Мой день" на панели инструментов в верхней части страницы.
Используйте области "Мой день" для создания события в календаре из задачи.
Примечание: "Мой день" — это новая функция, которая может быть пока недоступна в вашей учетной записи.
Откройте панель "Мой день", выбрав "Мой день" на панели инструментов в верхней части страницы.
Найдите задачу, из которую вы хотите создать событие календаря.
Выберите и перетащите задачу в нужное время в календаре.
К задаче можно добавить один или несколько файлов.
Выберите To Do в нижней части области навигации.
Выберите задачу, в которую вы хотите добавить файл.
Выберите "Добавить файл" в области сведений о задаче.
Найдите и выберите файл, который вы хотите добавить.
Примечание: К задаче можно прикрепить несколько файлов, но добавлять их можно только по одному.
Вы не можете делиться отдельными задачами, но можете делиться списками задач, которые вы создаете.
Перейдите в To Do.
Выберите "Создать ссылку с приглашением".
Выберите "Копировать ссылку".
После того как вы поделились списком задач, вы можете щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать параметры общего доступа, чтобы снова получить ссылку с приглашением. Выберите "Параметры общегодоступа", а затем "Дополнительные параметры", чтобы прекратить общий доступ к списку или запретить присоединение к списку еще не присоединившихся к нему людей.
Совет: Общие списки можно определить по значку общего .
Кроме списков задач по умолчанию, вы можете создавать списки задач и управлять ими.
Создайте список задач.
Выберите "Новый список" в области навигации.
Введите имя нового списка.
Нажмите ввод, чтобы сохранить новый список.
Щелкните правой кнопкой мыши список в области навигации, чтобы поделиться,дублироватьили удалить его.
Выберите список, а затем выберите значок дополнительных действий в окне задачи, чтобы получить доступ к таким спискам, как переименование списка,изменениетемы или скрытие завершенных задач.
Параметры для To Do находятся на их собственной странице. На странице To Do выберите "Параметры" в верхней части страницы, чтобы увидеть все параметры для To Do.
Чтобы вернуться к классической функции "Задачи", выберите переключатель "Новые задачи" в To Do странице.
Если вы переключились на классическое представление "Задачи", вы можете перейти обратно с помощью переключателя Попробовать бета-версию вверху страницы "Задачи".
Чтобы ознакомиться с представлением "Задачи", просмотрите приведенный ниже рисунок с пронумерованными элементами, соответствующими каждой области.
Создание, удаление, перемещение и классификация задач. Пометка задач как завершенных после их выполнения.
"Мои задачи": папки, которые вы можете использовать для просмотра задач и управления ими. Выберите, хотите ли вы просмотреть элементы, которые вы пометили как важные. Вы можете создавать новые папки задач, а также переименовывать или перемещать существующие. Чтобы добавить папку, щелкните правой кнопкой мыши Мои задачи и выберите Создать папку. Чтобы переименовать или удалить папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Переименовать или Удалить.
Список задач - Фильтрация и отображение задач на основе назначенного статуса. Чтобы отсортировать задачи на основе различных критериев, используйте меню "Фильтр".
Сведения о задаче: отображение сведений о задаче, выбранной в списке задач. Чтобы изменить сведения о задаче, например ее состояние, приоритет или процент завершения, нажмите кнопку .
Выберите Задачи в средстве запуска приложений.
Выберите команду Создать.
Введите тему, дату выполнения и, если нужно, примечание о задаче.
Выберите Показать подробные сведения, чтобы ввести такие данные, как дата начала, дата выполнения и состояние, а также отследить ход выполнения задачи, указав процент завершения или количество отработанных часов.
Чтобы вложить в задачу файл, нажмите кнопку Вложить.
Чтобы назначить задаче значок, используйте команду Значок. Значки - это иконки, которые вы можете использовать в качестве визуальных подсказок для задач и которые позволяют быстро определить тип задачи.
Нажмите Сохранить.
Выберите Задачи в средстве запуска приложений.
Выберите задачу, которую вы хотите изменить, а затем щелкните Изменить в области задач.
Внесите необходимые изменения в задачу и нажмите кнопку Сохранить.
Выберите Задачи в средстве запуска приложений.
В списке задач выберите задачу, для нее нужно выбрать категорию, а затем — категорию. Например, выберите опцию Желтая категория.
Выберите Задачи в средстве запуска приложений.
В меню "Фильтр" выберите, как вы хотите отсортировать задачи в списке задач. Например, на приведенном ниже изображении задачи отсортированы по состоянию ("Активные"), дате выполнения и дате создания ("Сначала старые"). Сортировку можно выполнить с помощью переключателей Активные, Просроченные и Завершенные.
Есть дополнительные вопросы?
Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.
Выберите версию
Инструкции немного отличаются в зависимости от того, используете ли вы новую To Do в Outlook в Интернете или классической области Задачи. Выберите свою версию, чтобы увидеть подходящие указания.
Примечание: Классический опыт задач будет удален в ближайшие месяцы.
ЕСЛИ ЗНАЧОК ВЫГЛЯДИТ ТАК.
ЕСЛИ ЗНАЧОК ВЫГЛЯДИТ ТАК.
Инструкции по To Do в Outlook интернете
Microsoft To Do теперь интегрирована с Outlook в Интернете. To Do на месте задач и включает интеллектуальные списки. Интеллектуальные списки — это отфильтрованные списки, которые упрощают отслеживание задач и упростить организацию дня. Благодаря To Do можно быстро упорядоизировать задачи, добавив их в список "Мой день", пометив их как важные или добавляя в новые списки, которые вы создаете. Существует даже список для задач, которые вы написыли на дату. Чтобы при начать работу, во Outlook в Интернете.
Примечание: Общие почтовые ящики не поддерживаются в To Do, но вы можете делиться списками.
Чтобы просмотреть задачи и управлять ими, выберите Задачив нижней части области навигации.
"Мой день" — это интеллектуальный список, который помогает отслеживать задачи, которые вы хотите сделать сегодня. По умолчанию она пуста в начале каждого дня, поэтому вы можете упорядоизировать свой день, добавив в него задачи. Чтобы добавить существующие задачи в список Мой день, щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите Добавить в "Мой день" илиперетаскиванием задачи из любого списка задач в список "Мой день". Задачи, которые отображаются в списке Мой день, хранятся в исходном списке.
Примечание: "Мой день" очищается каждую ночь в полночь. Задачи, которые отображаются в списке Мой день, хранятся в других списках задач, поэтому они не удаляются при очистке списка Мой день.
Важно — это интеллектуальный список, который содержит задачи, которые вы пометили как важные. Вы можете пометить задачу как важную, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Пометить как важное, или выбрав значок звездочки рядом с ней.
Запланированный — это интеллектуальный список, который содержит задачи, которые имеют напоминание или дату выполнения и не помечены как завершенные. Задачи, которые вы создаете с напоминанием или датой выполнения, будут автоматически отображаться в этом списке. Единственный способ добавить задачи в этот список — назначить существующей задаче напоминание или дату выполнения.
Задачи — это список, в котором по умолчанию хранятся новые задачи.
Мне назначен другой необязательный список. После этого элементы, которые были назначены вам в Планировщике (Майкрософт), будут отображаться в области Мне назначено. Чтобы включить или отключить функцию Назначено, перейдите в To Do и выберите Параметры > To Do Параметры в верхней части страницы, перейдите к connections и используйте ползунок, чтобы включить или отключить задачу из Планировщика. Дополнительные узнать об этом можно в этойMicrosoft To Do.
Вы можете добавить новые задачи, выбрав список задач, а затем настроив знак "плюс" рядом с добавить задачу и введите описание задачи. Если добавить задачу в интеллектуальный список, она будет сохранена в списке "Задачи" и связана с интеллектуальным списком, который вы создали.
Примечание: Невозможно создать задачи в списке "Запланировано". Чтобы добавить задачу в список "Запланировано", добавьте напоминание или дату выполнения к существующей или новой задаче.
Выберите задачу в любом списке, чтобы увидеть все доступные опции для данной задачи. Вы можете выполнять такие действия как добавление дополнительных шагов, добавление задач в "Мой день", их повторения, добавление даты выполнения или напоминания, добавление заметки.
К задаче можно добавить один или несколько файлов.
Выберите To Do в нижней части области навигации.
Выберите задачу, в которую вы хотите добавить файл.
В области сведений о задаче выберите Добавить файл.
Найдите и выберите файл, который вы хотите добавить.
Примечание: К задаче можно прикрепить несколько файлов, но добавлять их можно только по одному.
Примечание: В области "Мой день" есть новая функция, которая пока недоступна в вашей учетной записи.
Перейдите в почту в Outlook в Интернете.
Откройте панель "Мой день", выбрав "Мой день" на панели инструментов в верхней части страницы.
С помощью области "Мой день" можно создать событие в календаре из задачи.
Примечание: В области "Мой день" есть новая функция, которая пока недоступна в вашей учетной записи.
Перейдите в календарьOutlook в Интернете.
Откройте панель "Мой день", выбрав "Мой день" на панели инструментов в верхней части страницы.
Найдите задачу, из которую вы хотите создать событие календаря.
Выберите и перетащите задачу из "Мой день" в нужное время в календаре.
Вы не можете делиться отдельными задачами, но можете делиться списками задач, которые вы создаете.
Перейдите в To Do.
Щелкните правой кнопкой мыши список задач, к который вы хотите поделиться, и выберите поделиться списком.
Выберите Создать ссылку с приглашением.
Выберите Копировать ссылку.
После того как вы поделились списком задач, вы можете щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать Параметры общего доступа, чтобы снова получить ссылку на приглашение. Выберите Параметры общего доступа, а затем Дополнительные параметры, чтобы прекратить общий доступ к списку или запретить присоединение к списку еще не присоединившихся к нему людей.
Совет: Общие списки можно опознать по значку общего .
В дополнение к спискам задач по умолчанию можно создавать списки для у упорядотки задач и управлять ими.
Создайте список задач.
В области навигации выберите новый список.
Введите имя нового списка.
Нажмите ввод, чтобы сохранить новый список.
Щелкните правой кнопкой мыши список в области навигации, чтобы поделиться,дублироватьили удалить его.
Выберите список, а затем выберите дополнительные действия в окне задачи, чтобы получить доступ к таким параметрам списка, как Переименовать список,Изменить тему или Скрыть завершенные задачи.
Параметры для To Do находятся на собственной странице. На To Do выберите Параметры > To Do Параметры в верхней части страницы, чтобы увидеть все параметры To Do.
Чтобы вернуться к классической функции Задачи, выберите новый Outlook переключатель в верхней части To Do страницы.
Если вы переключились на классическую функцию "Задачи", вы можете переключиться обратно, наключив переключатель Outlook в верхней части страницы "Почта".
Инструкции для классических задач в Outlook в Интернете
Чтобы ознакомиться с представлением "Задачи", просмотрите приведенный ниже рисунок с пронумерованными элементами, соответствующими каждой области.
Создание, удаление, перемещение и классификация задач. Пометка задач как завершенных после их выполнения.
"Мои задачи": папки, которые вы можете использовать для просмотра задач и управления ими. Выберите, хотите ли вы просмотреть элементы, которые вы пометили как важные. Вы можете создавать новые папки задач, а также переименовывать или перемещать существующие. Чтобы добавить папку, щелкните правой кнопкой мыши Мои задачи и выберите Создать папку. Чтобы переименовать или удалить папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите Переименовать или Удалить.
Список задач: фильтрация и отображение задач на основе назначенного им статуса. Чтобы отсортировать задачи на основе различных критериев, используйте меню "Фильтр".
Для удаления и классификации задач, назначения им значков и пометки их как завершенных используйте панель команд над списком задач.
Сведения о задаче: отображение сведений о задаче, выбранной в списке задач. Чтобы изменить сведения о задаче, например ее состояние, приоритет или процент завершения, нажмите кнопку .
Выберите представление Задачи внизу страницы.
Выберите команду Создать.
Введите тему, дату выполнения и, если нужно, примечание о задаче.
Выберите Показать подробные сведения, чтобы ввести такие данные, как дата начала, дата выполнения и состояние, а также отследить ход выполнения задачи, указав процент завершения или количество отработанных часов.
Чтобы вложить файл в задачу, используйте команду Вложить.
Чтобы назначить задаче значок, используйте команду Значок. Значки служат визуальными подсказками, которые позволяют быстро определить тип задачи.
Выберите представление Задачи внизу страницы.
Выберите задачу, которую вы хотите изменить, а затем щелкните Изменить в области задач.
Внесите необходимые изменения в задачу и нажмите кнопку Сохранить.
Выберите представление Задачи внизу страницы.
Выберите задачу, которой вы хотите присвоить категорию, из списка задач и нажмите кнопку Категории.
Выберите категорию, которую вы хотите назначить задаче, например Желтая категория.
Выберите представление Задачи внизу страницы.
Выберите меню "Фильтр" и укажите, как вы хотите отсортировать задачи в списке. Например, в приведенном ниже снимке экрана задачи отсортированы по состоянию ("Активные"), дате выполнения и дате создания ("Сначала старые"). Сортировку можно выполнить с помощью переключателей Активные, Просроченные и Завершенные.
Примечание: Outlook в Интернете не поддерживает сортировку задач по категориям.
Читайте также: