Автоматизация заполнения документов word
Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Отображение вкладки "Разработчик"
Если вкладка "Разработчик" не отображается на ленте, см. отображение вкладки "Разработчик".
Открытие шаблона или пустого документа, на основе которого будет базироваться форма
Чтобы сэкономить время, начните с шаблона формы или начните с нуля с пустого шаблона.
Перейдите в папку >файл.
В области Поиск шаблонов в Интернетевведите Forms или тип формы и нажмите ввод.
Перейдите в папку >файл.
Выберите Пустой документ.
Добавление содержимого в форму
Перейдите вразработчик и выберите элементы управления, которые вы хотите добавить в документ или форму. Чтобы удалить управление содержимым, выберите его и нажмите кнопку Удалить. После вставки элементов управления можно настроить свойства.
Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.
В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.
Выберите Разработчик >содержимого СОДЕРЖИМОГО или Обычный текст, .
Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.
Элемент управления "рисунок" часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.
Выберите Developer >Picture Content Control .
Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.
Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, элементы управления созданием блоков полезны, если вам нужно добавить другой шаблон в зависимости от конкретных требований договора. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым "форматированный текст" и поместить их все в элемент управления "стандартный блок", который будет служить контейнером.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.
Перейдите на веб-странице"Управлениесодержимым коллекции (или "Управление содержимым "building block").
Выберите Разработчик и элементы управления содержимым для этого блока.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить нужный контроль.
Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
Перейдите в >со списком для разработчиков или Управление содержимым в .
Выберите объект управления содержимым, а затем выберите Свойства.
Чтобы создать список вариантов, выберите Добавить в списке Свойства списка.
Введите вариант в области Отображаемого имени,например Да,Нетили Возможно.
Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.
При необходимости задайте остальные свойства.
Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить кнопку "Выбор даты".
Выберите Developer >Date Picker Content Control .
Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить поле с кнопкой "квадрат".
Чтобы настроить определенные свойства для элементов управления, см. настройка и изменение свойств элементов управления содержимым.
Элементы управления устаревшими формами можно использовать для совместимости с более старыми версиями Word и состоят из устаревших форм и элементов Active X.
Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить устаревший контроль.
Перейдите в > в формы.
Выберите нужный элемент управления в разделе Формы предыдущих версий или Элементы ActiveX.
Настройка и изменение свойств элементов управления содержимым
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления "Выбор даты" вы можете выбрать различные форматы отображения даты.
Выберите содержимое, которое вы хотите изменить.
Перейдите в >для разработчиков.
Измените нужные свойства.
Защита формы
Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.
Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
Выберите Разработчик >ограничить редактирование.
После выбора ограничений выберите Да, Начать защиту.
Дополнительный совет:
Если вы хотите защитить только части документа, разделите его на разделы и защитите только нужные разделы.
Для этого в области "Ограничить редактирование" выберите "Выбор разделов". Дополнительные сведения о разделах см. в статье Вставка разрыва раздела.
Отображение вкладки "Разработчик"
Если вкладка "Разработчик" не отображается на ленте, см. отображение вкладки "Разработчик".
Открытие шаблона или использование пустого документа
Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя флажки, текстовые поля и списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Выберите Файл > Создание из шаблона.
В области Поиск введите форма.
Дважды щелкните нужный шаблон.
Выберите файл > Сохранить каки уберите расположение для сохранения формы.
В оке Сохранитькак введите имя файла и выберите Сохранить.
Перейдите в папку > новый документ.
Выберите Файл > Сохранить как.
В оке Сохранитькак введите имя файла и выберите Сохранить.
Добавление содержимого в форму
Перейдите вразработчик и выберите элементы управления, которые вы хотите добавить в документ или форму. Чтобы удалить управление содержимым, выберите его и нажмите кнопку Удалить. После вставки элементов управления можно настроить параметры. В меню Параметры можно добавлять макрос входа и выхода для запуска при взаимодействии с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком.
В документе щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите добавить управление содержимым.
На сайтеразработчика выберите Текстовое поле,Поле сополем или Поле со полем со полем со полем.
Чтобы настроить определенные свойства для этого параметра, выберите Параметрыи установите .
Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.
Параметры, которые можно настроить как для общих параметров, так и для управления определенными настройками. Выберите один из параметров, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.
Настройка общих свойств.
Чтобы выбрать макрос для запуска, можно выбрать записанный или настраиваемый макрос, который будет запускаться при вводе или выходе из поля.
Закладка Указать уникальное имя или закладку для каждого из них.
Вычисления при выходе В результате Word будет запускать или обновлять любые вычисления, например общую цену при выходе пользователя из поля.
Добавление текста справки Подайте подсказки или инструкции для каждого поля.
ОК Сохранение параметров и выход из панели.
Отмена Забудет об изменениях и выход из панели.
Настройка определенных свойств для текстового окна
Тип Выберите форму Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время или Вычисление.
Текст по умолчанию задает необязательный учебный текст, который отображается в текстовом поле до того, как пользователь в него вошел. Установите для поля включено разрешение ввода текста в поле.
Максимальная длина задает длину текста, который пользователь может ввести. Значение по умолчанию — Unlimited.
В текстовом формате можно настроить автоматическое форматирование текста на "Все буквы", "Нижний регистр", "Первая строчная" или "Заголовок".
Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.
Установите определенные свойства для квадрата.
Значение по умолчанию Выберите значение Не проверено илине по умолчанию.
Размер чека Замерять размер точно или автоматически, чтобы при необходимости изменить его.
Включена проверка Позволяет пользователю проверить или очистить текстовое поле.
Настройка определенных свойств для полей со множеством
Drop-down item Введите строки для элементов списка. Нажмите +или ВВОД, чтобы добавить элемент в список.
Элементы в списке Отображает текущий список. Выберите элемент и с помощью стрелок вверх или вниз измените порядок, нажмите — для удаления выбранного элемента.
Drop-down enabled Позволяет пользователю открыть поле со полем и выбрать его.
Перейдите в >формы разработчика.
Примечание: Чтобы отоградить форму и продолжить редактирование, еще раз выберите Защитить форму.
Сохраните и закройте форму.
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Отображение вкладки "Разработчик"
В правой части ленты выберите , а затем выберите Параметры ленты.
В области Настройка выберитеРазработчик .
Открытие шаблона или документа, на основе которого создается форма
Вы можете можно начать работу с пустого документа и создать собственную форму с нуля. Чтобы сэкономить время, можно использовать шаблон.
Выберите Файл > Создание из шаблона.
В левой области разорите список Шаблоны из Интернетаи выберите Forms.
Дважды щелкните шаблон формы, который нужно использовать.
Добавление элементов управления содержимым в форму
В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления содержимым.
На вкладке Разработчик в области Элементы управления формывыберите Текстовые поле,Квадратили Поле со полем со полем.
Чтобы настроить определенные свойства для этого параметра, выберите Параметры, а затем настройте нужные свойства.
Примечание: Чтобы составить раскрывающийся список для поля со списком, выберите заполнитель поля, щелкните Параметры и добавьте в список нужные пункты.
Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.
Добавление учебного текста (необязательно)
Пояснительный текст (например, "введите имя") в текстовом поле позволит сделать форму более удобной. По умолчанию текстовое поле остается пустым, но вы можете добавить в него текст.
Выберите текстовое поле, в которое вы хотите добавить учебный текст.
На вкладке Разработчик в области Элементы управления формывыберите Параметры.
В тексте по умолчаниювведите инструкции.
Убедитесь, что выбрана включенная заливка, а затем выберите ОК.
Защита формы
На вкладке Разработчик в области Элементы управления формывыберите Защитить форму.
Примечание: Чтобы снять защиту формы и продолжить редактирование, щелкните Защита формы еще раз.
Сохраните и закройте форму.
Проверка формы (необязательно)
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Создание заполняемых форм невозможно в Word в Интернете.
Форму можно создать в версии Word для настольных компьютеров с помощью инструкций в области Создание заполняемой формы.
Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, вы увидите внесенные изменения.
Столкнулся с тем, что все инструкции связаны со сложной автоматизацией с использованием кучи каких-то файлов, экселя и его таблиц, связей документов и так далее. Всё можно сделать гораздо проще!
Автозаполнение документа или договора Word Без Excel – как это сделать?
Сколько же я намучался, забивая запросы типа “как сделать автозаполнение word без экселя” или “заполнение документа значением поля” или “word значение поля в текст автоматически“. На самом деле всё оказалось не так сложно, как я изначально предполагал.
Да, можно делать очень полезные связки документов, когда мы заполняем эксель, а потом у нас шаблон ворда из него берет информацию. Но объяснить какому-нибудь муниципальному сотруднику как это делать – задача практически невозможная.
Так вот, всё что нам потребуется – это Microsoft Word Документ. В нем мы создадим поля, настроим страницы и всё будет автоматически наполняться.
Инструкция как сделать автозаполнение документа Word из полей
Для примера возьму документ договора, где есть заказчик, исполнитель, дата документа и сумма договора, которые мы хотим подставлять из полей.
Пример документа с автозаполнением из полей делаю в microsoft office word 2019 (автоматизация заполнения документов word без эксель).
- Формат документа DOCM.
Создаем новый документ и сохраняем его в формате docm (Документ Word с поддержкой макросов). - Вкладка “Разработчик”.
Файл – Параметры – Настроить ленту. В выпадающем списке выбираем “Основные команды”, затем выделяем ниже строчку “Разработчик”, и по середине жмем “Добавить”. Справа появляется “разработчик” с плюсиком, жмем Ок, и видим, что теперь вверху есть вкладка “Разработчик”. - Делаем страницу с полями для ввода данных документа (договора).
Кликаю в начале договора, жму вставка – разрыв страницы, и в итоге у меня пустая первая страница.
На ней создаю табличку, это не обязательно, и начинаю там создавать поля. Делаем страницу с полями для ввода данных - Создаём поля для ввода текста для автозаполнения документа.
Кликаем в любое место документа, где нам нужно поле.
Переходим во вкладку Разработчик. Вставляем не просто текстовое поле, а именно СТАРОЕ текстовое поле.
То есть выбираем там уже иконку “Инструменты из предыдущих версий”, затем “Поле (элемент управления формы)”.
И вставляем куда нам нужно. - Настраиваем поля Word для автозаполнения.
Когда поле есть на странице, жмем по нему правой кнопкой и во всплывающем меню выбираем “Свойства” (поля).
Настраиваем обязательно следующие параметры поля:
- Текст по-умолчанию: тут свой текст.
- Закладка: на английском, уникальный идентификатор поля. Придумайте что-нибудь понятное, это нам пригодится далее.
- Ставим галочки (чек-боксы) “разрешить изменения” и “вычислить при выходе”.
В данном примере я создал текстовое поле, в котором будет Дата договора (по сути это любой текст). Мне главное, чтобы я в одном месте ввел данные, а в других местах документа текст из поля автоматически заполнился. И в данном случае это будет то, что я назвал датой. - Настраиваем подстановку текста из поля в документ.
ЕСТЬ ДВА СПОСОБА: ВРУЧНУЮ СОВСЕМ, И ЧЕРЕЗ СВОЙСТВА ПОЛЕЙ.
Разберем первый способ: вставка текста из поля в документ через закладку ctrl+f9.
Для этого выбираем место, где у нас должно подставиться значение поля. Мы помним, что в нашем случае уникальный идентификатор (название закладки) в примере: POLEDATE.
В этом месте кликаем мышкой левой кнопкой (просто чтобы там курсор мигал), затем на клавиатуре нажимаем сочетание клавиш Ctrl+F9 (контрол плюс эф девять).
Видим, что появились фигурные скобки с серым фоном, и мы можем внутри печатать.
Печатаем внутри следующее: REF POLEDATE.
Поясняю: внутри фигурных скобочек, должно быть три буквы заглавных REF, затем пробел, затем то как мы назвали закладку (идентификатор поля). В нашем случае это POLEDATE, а может быть что угодно.
Больше ничего жать не нужно, можно убрать оттуда курсор.
Вот как это выглядит в итоге:
Второй способ: вставка значения поля из другого поля автоматически через закладку REF.
Это практически тоже самое, только не нужно нажимать ничего на клавиатуре. По мне так, дольше, но вдруг вам там понятнее.
Так же создаем поле, в этом примере возьму сумму договора. При создании поля (см. п. 5) я ввел название закладки поля (уникальный идентификатор) pole_stoimost.
Только теперь, когда мы нажали в место документа, куда хотим подставить данные автоматически (курсор там мигает), мы вставляем поле.
Выбираем вкладку “Вставка”, затем “Экспресс-блоки”, затем “Поле” (как на скриншоте ниже):
Это поле нужно настроить так, чтобы в него подставлялось значение другого поля автоматически.
При вставке поля из экспресс-блоков, или когда вы потом можете нажать правой кнопкой Свойства поля, настраиваем так.
Слева выбираем тип поля “Ref”, и дальше выбираем название нашей закладки, т.е. идентификатор поля, откуда надо подставить текст. В нашем случае это pole_stoimost:
(вот кстати выше видно на скриншоте еще ошибку “Ошибка! Источник ссылки не найден.” – это происходит, когда вы ввели REF Несуществующая закладка, например. То есть не найдено поле (закладка) с тем идентификатором уникальным. И надо просто проверить свойства полей.).
Короче, так или иначе, подытожу:
- Создали поле через Разработчика.
- У него в свойствах прописали уникальный идентификатор (название закладки).
- Вставили через CTRL+F9 или экспресс блоки – поле (место) куда будет подстваляться текст из первого поля, указав такой же идентификатор. - Автозаполнения документа значением из полей через F9 или печать документа.
Ну.. тут уже все понятно должно быть – насоздавали полей сколько нужно, поставляли в места куда нужно.
По-умолчанию, Word будет автозаполнять документ автоматически, если весь документ выделить (ctrl+a например) и нажать кнопку F9.
Места с REF и полями преобразуются в то, что есть в оригинальном поле-закладке.
Но есть трудность – сложно объяснить людям как это работает, что выделять и как обновлять эти поля.
Я выбрал способ попроще – чтобы поля автоматически обновлялись при печати (печатать почти все умеют как).
Лезем в настройки (файл – параметры), там выбираем “Экран” и отмечаем галочку “Обновлять поля перед печатью”.
Теперь, каждый раз когда через Файл – Печать или Ctrl+P будет печататься документ – поля будут обновляться (текст автоматически подставляться), т.е. тоже самое что через выделение документа и нажатие F9. - Наводим красоту: запрет редактирования, номера страниц.
Ну и еще два момента. Во-первых, документы пронумерованы обычно. И основная проблема – что страница с полями тоже печатается, а в официальном документе её быть не должно.
Соответственно, способа убрать страницу word из печати автоматически я не нашел. Поэтому, выкрутился по-другому.
Через настройки колонтитула (несколько кликов по нижней части документа (или где там у вас номера страниц)), переходим в свойства, номера страниц, и там выбираем начать с “0″, с нуля короче.
Таким образом, страница с полями становится как бы нулевой, и договор печатается как надо, первая страница договора остается первой.
И второе, защита от редактирования, чтобы только вводили данные в поля.
Сделал просто – Рецензирование – Ограничить редактирование – Да, включить защиту, ну и пароль 1.
Отключается так же, только не все видят – там внизу кнопка становится “отключить защиту”.
Считаю обязательным выложить для вас сам документ, который использовал в этой инструкции. Если сильно запутались, можете просто из него скопировать оригинальные поля (которые в таблице) которые заполняются, и поля которые принимают автоматически значения из других полей.
P.S. Почему формат docm? На самом деле потому, что если формат doc или docx – то не работает вкладка “разработчик” где поля (ну не вставляются они). При этом – само автозаполнение прекрасно работает. Совет – делайте всё в docm, а итоговый результат, уже с защитой от редактирования – сохраните в обычный формат doc/docx и отдавайте, всё там прекрасно работает и печатается.
Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое - все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.
Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.
Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word
Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.
При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму - диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.
Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки "OK".
Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами
В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму - диалоговое окно.
В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.
На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда "свои" реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.
Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом
Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.
Возможности надстроек для заполнения договоров
Надстройки позволяют осуществлять:
2) преобразование даты к виду "26" сентября 2013;
3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);
4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;
5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);
*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.
6) автоматическое формирование инициалов подписантов;
7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;
8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;
9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.
Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.
Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel
Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.
Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).
Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word
Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel. При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое. Узнать больше об использовании надстроек для Excel.
Очень часто данные, используемые при составлении и заполнении договоров хранятся в Excel-файлах. Это могут быть паспортные данные клиентов, наименования контрагентов, банковские реквизиты, а также множество различных характеристик, описывающих предмет договора. Такие данные можно использовать при автозаполнении договоров.
Ранее уже рассматривались примеры простых систем для автоматического заполнения договоров данными, вносимыми пользователями в поля диалоговых окон. Т акие системы в определенных случаях существенно повышают эффективность работы пользователя при создании текстовых документов, но имеют и серьезные ограничения, обусловленные использованием в таких системах диалогового окна с ограниченным набором полей. Пользователи могут использовать только те поля документов, которые предусмотрены в диалоговом окне. Ниже приведен пример системы, в которой исходные данные вносятся не в диалоговое окно, а на рабочий лист книги Excel и не имеют описанных ограничений.
Множество документов в Word создается на основе шаблона, когда большая часть документа всегда остается неизменной, а редактированию подлежат только некоторые места в тексте документа. Ярким примером такого документа является договор. Для автоматического заполнения договоров существуют надстройки для Excel, позволяющие использовать данные из Excel при заполнении договоров. Аналогичным образом можно организовать заполнение шаблонов любых документов Word при помощи надстройки, которая устанавливается в приложение Word.
Надстройка для Word
(заполнение документов Word данными из Excel)
Табличный редактор удобен при работе с табличными данными, текстовый - при работе с текстовыми документами, но при создании текстовых документов часто используются данные, которые хранятся в табличном виде. Чтобы получить максимальную пользу от использования этих редакторов, можно организовать заполнение шаблонов текстовых документов Word данными из Excel при помощи надстройки.
В шаблоны текстовых документов вносятся специальные метки для последующей замены их нужными пользователю значениями. Соответствие между этими значениями и метками шаблонов задается в файле Excel.
Диалоговое окно надстройки не содержит полей для заполнения, то есть не ограничивает пользователей, подобно системам, описанным выше, а предназначено лишь для того, чтобы выбрать файл Excel, в котором определенным образом хранятся данные, а также выбрать файлы заполняемых шаблонов и режим работы программы.
При помощи надстройки можно заполнять любое количество полей как активного текстового документа в Word, так и нескольких документов. Все необходимые для заполнения документа данные содержатся в файле Excel. Программа обращается к этим данным и переносит их в шаблон документа, заменяя метки в шаблоне значениями Excel-файла. По окончании работы заполненные документы сохраняются под уникальными именами в папку с шаблонами документов.
Версия от 22.10.2021
Операционная система: Windows
Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019/365
Надстройка для Excel позволяет пользователям заполнять любое количество документов Word (.doc, .docm, .docx) данными, хранящимися в Excel-файлах (.xls, .xlsm, .xlsx).
* вид диалогового окна на видео может отличаться от вида диалогового окна в надстройке последней версии.
Для работы с надстройкой необходимо:
2. Внести в столбцы "C" и "D" файла Excel (образец файла входит в комплект) данные для их дальнейшего использования в документах Word;
Организовать внесение данных на листе Excel можно по-разному, от ручного ввода до автоматической подстановки значений при помощи различных функций.
На изображении представленном ниже, данные вносятся в ячейки с зеленой заливкой, а в столбце "С" преобразуются в такой вид, в котором будут отображаться в итоговом документе. При помощи стандартных функций Excel числа переведены в текстовый формат, из фамилии, имени и отчества сформировано полное имя и инициалы.
Кроме основной надстройки в комплект входит вспомогательная надстройка с пользовательскими функциями, которые после установки этой надстройки добавляются в приложение Excel в раздел функций "Определенные пользователем".
В состав вспомогательной надстройки входят следующие функции:
СуммаПрописьюРубли - преобразует число в текст прописью и подставляет рубли;
СуммаПрописьюЕвро - преобразует число в текст прописью и подставляет евро;
СуммаПрописьюДоллары - преобразует число в текст прописью и подставляет доллары;
СуммаПрописьюГривны - преобразует число в текст прописью и подставляет гривны;
СуммаПрописьюТенге - преобразует число в текст прописью и подставляет тенге;
ЧислоПрописью - преобразует целое число в текст прописью как в мужском, так и в женском роде (ИСТИНА - мужской, ЛОЖЬ - женский);
РодПадежФИО - преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в разных ячейках);
РодПадежФИО_2 - преобразует ФИО в родительный падеж (ФИО в одной ячейке);
РодПадежИО_2 - преобразует имя и отчество в родительный падеж (ИО в одной ячейке);
РодПадежДолжность - преобразует должность в родительный падеж;
ДатаСтрокой - преобразует дату к формату «dd» month yyyy, если аргумент "Кавычки" - ИСТИНА, или к формату dd month yyyy, если аргумент "Кавычки" - ЛОЖЬ;
ВалютаРубли - определяет окончание целой части валюты по указанному числу;
ВалютаКопейки - определяет окончание дробной части валюты по указанному числу;
ДробноеЧислоПрописью - преобразует дробное число в текст прописью до тысячных.
При помощи пользовательских функций, входящих в комплект надстройки даты можно быстро преобразовать к определенному формату, суммы преобразовать в текст прописью, а ФИО и должность перевести в родительный падеж.
Использование проверки данных позволяет выбирать нужные значения из выпадающего списка, а функция ВПР позволяет автоматизировать подстановку взаимосвязанных данных, используя базы данных, расположенные на соседних листах. Например по названию организации или по ее ИНН при помощи функции "ВПР" можно получить любые реквизиты этой организации из базы данных.
Инструменты Excel позволяют достичь достаточно высокой степени автоматизации при подготовке исходных данных.
3. Подготовить шаблоны документов Word, для этого необходимо внести в документы Word специальные метки в строгом соответствии с заданными кодами файла Excel;
4. Установить надстройку (и при необходимости комплект пользовательских функций), следуя пошаговой инструкции по установке для различных версий Excel;
5. Нажать кнопку вызова диалогового окна на вкладке "Надстройки";
6. Выбрать в диалоговом окне шаблон/шаблоны документов Word;
7. При необходимости выбрать один либо несколько дополнительных параметров;
7.1. указать путь к папке для заполненных документов, по умолчанию заполненные документы сохраняются в ту папку, в которой находится шаблон документа;
7.2. указать ячейку, значение которой подставляется перед именем заполненного документа;
7.3. по умолчанию к имени заполненного документа подставляется текущая дата и время для поддержания уникальности имен документов, установка флажка в поле "Отключить дату" позволяет исключить дату и время из имени документа;
7.4. создать копии в PDF позволяет автоматически получать копии заполненных документов в этом формате;
7.5. закрыть после заполнения - автоматически закрывает заполненные документы с сохранением изменений;
7.7. установка флажка в поле "Внести в реестр" позволяет сохранять построчно исходные данные на листе, имя которого выбирается в выпадающем списке. Выпадающий список имен листов формируется автоматически. Таким образом есть возможность вести несколько реестров (например, отдельно для физ. лиц и юр. лиц) на разных листах в пределах одной рабочей книги.
8. При необходимости копирования и вставки в шаблон документа Word таблиц, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле "Вставить таблицы в шаблон" и выделить диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц: адреса диапазонов, имена листов с диапазонами, имена закладок в шаблоне (образец диапазона с исходными данными и всеми необходимыми комментариями входит в комплект надстройки);
9. При необходимости вставки в шаблон документа Word изображений, перейти на соответствующую вкладку, установить флажок в поле "Вставить изображения в шаблон" и выделить диапазон ячеек с исходными данными для вставки таблиц: полные имена файлов, размеры изображений, способ обтекания текстом, имена закладок в шаблоне (образец диапазона с исходными данными и всеми необходимыми комментариями входит в комплект надстройки);
10. Сохранить сделанные в диалоговом окне установки, чтобы не повторять их в следующий сеанс работы;
11. Нажать кнопку "ОК".
1) автоматически заполнять как один, так и несколько документов Word данными из активного рабочего листа книги Excel;
2) автоматически сохранять заполненные документы под уникальными именами и сообщать пользователю имя файла и путь к папке, в которую он сохранен;
3) задавать путь к папке для сохранения заполненных документов (по умолчанию документы сохраняются в ту же папку, в которой расположен шаблон заполняемого документа);
4) использовать значение заданной ячейки в именах заполняемых документов;
5) автоматически закрывать заполненные документы;
7) автоматически записывать исходные данные на отдельный лист, формируя таким образом реестр заполненных документов;
8) автоматически создавать копии заполненных документов в формате pdf;
9) копировать таблицы из рабочей книги с исходными данными и вставлять их в шаблон документа Word;
10) вставлять изображения с заданными размерами и обтеканием текста в шаблон документа Word;
11) сохранять настройки для последующих сеансов работы с надстройкой.
+ помощь при установке
+ помощь при настройке
+ бесплатные обновления
+ без привязки к компьютеру
*В случае, если в надстройку будут вноситься какие-либо изменения или дополнения, то обновленную версию надстройки Вы будете получать бесплатно в течение одного года со дня покупки.
Читайте также: