Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):
В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности: - отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа), - сортировка по различным признакам, - добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта, - формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel, - открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»). Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С. При удалении автотранспорта контролируется ссылочная целостность базы данных по журналам путевых листов, расходов и доходов, а также по спискам задач и напоминаний по пробегу.
Карточка автотранспорта имеет вид:
Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную. В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.
В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер - 100 символов).
Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.
При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.
2. Учет клиентов и объектов
Список клиентов и объектов открывается из меню «Режимы – Клиенты и объекты».
В программе принята двухуровневая организация справочника: - на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация; - на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, телефоны, доп.информация. Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.
3. Учет маршрутов
Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Маршруты».
В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся названия маршрутов (с контролем уникальности по названию маршрута). В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника "Клиенты и объекты". В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.
4. Учет путевых листов
Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).
Режимы работы в журнале путевых листов:
- отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»), - установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»), - быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год), - отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»), - отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»), - добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа, - формирование реестра путевых листов (кнопка «Реестр») в Excel, - отбор путевых листов по маршруту, - переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.
ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.
В форме путевого листа заполняются реквизиты: - дата, -номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную, - водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши), - количество отработанных часов, тариф (руб./час – устанавливается автоматически при выборе водителя и может быть изменен), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифа на количество отработанных часов), - маршрут, - пробег для каждого из объектов маршрута (пробег по любому объекту можно исключить из расчета суммарного пробега по маршруту), - регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона, - показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически), - данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).
Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.
Поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).
Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».
Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.
Кнокой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.
ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание "П") при установке не изменяются.
5. Учет сотрудников (водителей)
Список сотрудников открывается из меню «Режимы - Сотрудники».
- добавление, - удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях), - поиск, - сортировка, - печать, - выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.
- фамилия, имя, отчество, - адрес, - телефоны, - дата рождения, - № удостоверения, - часовой тариф для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час), - дата приема, - дата увольнения, - дополнительная информация (до 250 символов).
6. Учет расходов
Журнал расходов открывается из меню «Режимы - Журнал расходов»
- добавление записи расхода, - удаление записи расхода, - изменение записи расхода, - печать списка расходов за установленный период, - вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням, - установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день, - быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘’), - независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов, - отбор по виду транспорта, - отбор по автомобилю, - отбор по сотруднику, - отбор по группе или статье расхода, - переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.
При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.
В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.
При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.
Справочник «Статьи расходов»
Вызывается из меню «Режимы - Статьи расходов» и используется для заполнения записей расходов.
- добавление группы расходов, - добавление статьи расходов, - изменение названия группы и статьи расходов, - удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов), - удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе), - печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel, - поиск по наименованию, - перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).
7. Учет доходов
Учет доходов ведется аналогично учету расходов с такими же возможностями отбора, сортировки, расшифровки и пр. Используются пункты меню «Режимы - Журнал доходов», «Режимы - Статьи доходов».
8. Ведение списка задач
Список задач вызывается из меню «Режимы - Задачи».
- добавление задачи, - удаление задачи, - изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке), - печать списка задач за установленный период, - установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день, - быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘’), - независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач, - поиск по тексту задач, - отбор по виду транспорта, - отбор по автомобилю, - отбор по сотруднику, - отбор по группе или типу задач, - отбор по клиенту, - отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра, - переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.
При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.
9. Учет напоминаний по пробегу
Список напоминаний по пробегу вызывается из меню «Режимы - Напоминания по пробегу».
- добавление напоминания, - удаление напоминания, - изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке), - печать списка напоминаний, - поиск по тексту напоминания, - отбор по виду транспорта, - отбор по автомобилю, - отбор по группе или типу напоминания, - отбор наступивших и будущих событий.
При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.
Справочник «Типы задач и напоминаний»
Вызывается из меню «Режимы - Типы задач и напоминаний» и используется для заполнения записей задач и напоминаний по пробегу.
- добавление группы задач (напоминаний), - добавление типа задачи (напоминания), - изменение названия группы и типа, - удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний), - удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе), - печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel, - поиск по наименованию, - перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).
Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.
Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.
Устанавливаемые отборы:
- вид топлива, - вид транспорта, - автомобиль, - сотрудник (водитель), - маршрут (в отчете по пробегу), - объект (в отчете по пробегу), - группа расходов/доходов, - статья расходов/доходов.
Степень детализации отчетов:
- за период в целом, - по видам транспорта, - по автомобилям, - по путевым листам, - по сотрудникам(водителям), - по маршрутам (в отчете по пробегу), - по объектам (в отчете по пробегу), - по группам / статьям расходов и доходов, - по периодам (год, квартал, месяц).
Анализируемые параметры для отчетов:
Ведомость выдачи и расхода топлива:
Получено, л
Расход топлива фактический, л
Сдано, л
Расход по норме, л
Экономия, л
Перерасход, л
Остаток, л
Пробег, км
Пробег, км
Длительность простоя с включенным двигателем, час
Длительность работы отопителя, час
Объем транспортной работы, т*км
Пробег с грузом, км
Количество ездок с грузом за смену
Длительность работы специального оборудования, час
Длительность работы битумного насоса, час
Длительность работы гудронатора, час
Длительность работы подогревателя цистерны, час
Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
Расход топлива, л
Средний расход топлива, л /100км
Отработано часов
Заработная плата, руб.
Расход топлива фактический, л
Расход моторного масла, л
Расход трансмиссионных и гидравлических масел, л
Расход специальных масел и жидкостей, л
Расход пластических смазок, кг
Сумма доходов (расходов, прибыли), руб.
Балансовая стоимость, руб.
Количество автомобилей
Количество автомобилей
Дата списания
Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:
Основные настройки программы:
Тип базы данных в демо-режиме (для возможности просмотра базы данных на другом компьютере)
Название организации
Адрес организации
Телефоны
Основной регион
Основной тип автомобиля
Дата подтверждения записи путевых листов
Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
Флаг показа задач на текущую дату при запуске программы
Флаг показа напоминаний по пробегу при запуске программы
Флаг установки режима печати путевых листов из шаблонов пользователя
Флаг сохранения данных при выходе из программы.
Названия файлов-шаблонов путевых листов - типовых и пользовательских (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
Наименования шаблонов реквизитов путевых листов
ВАЖНО: Пароль для редактирования - регистрационный номер программы. Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.
· Импорт базы данных.
o Этот режим предназначен для импорта данных из другой версии программы (Мини-Автопредприятие, Лайтик-Автопредприятие).
· Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.
o Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».
· Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из 1С.
o Для импорта выберите из стандартного диалога базу данных 1С-Предприятие 7.7. Доступны для импорта конфигурации: "Бухгалтерский учет" (редакция 4.5), "Комплексная конфигурация" (редакция 4.5), "Упрощенная система налогообложения" (редакция 1.3). Загружаются элементы справочника 1С "Основные средства" вида "Транспортные средства" с контролем уникальности по инвентарному номеру.
12. Просмотр нормативной базы
Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню "Режимы" и пункты «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».
13. Просмотр справочной информации
Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:
15. Выбор периода в журналах и отчетах
- при выборе периодичности – год, квартал, месяц, день - первоначально устанавливается период, соответствующий системной дате компьютера (текущий год, текущий квартал, текущий месяц или текущая дата), - при смене периода кнопками « » устанавливается предыдущий/следующий период относительно начальной даты.
16. Требования к системе
1. Операционная система - Windows 98/2000/2003/XP. 2. Разрешение экрана - 800*600 и выше. 3. Microsoft Excel для печати отчетов.
17. Технические особенности
1. Формат базы данных - файлы Access (наличие установленной программы Microsoft Access не требуется). 2. Цветовое выделение полей, по которым установлен отбор в журналах и отчетах. 3. Цветовое выделение найденных фрагментов при поиске в справочной информации. 4. Автоматическое форматирование по ширине страницы при всех режимах печати. 5. Показ всех установленных фильтров (отборов) при печати реестров, документов, отчетов и диаграмм. 6. Страничная организация вывода больших объемов информации. 7. Автоматическая реорганизация базы данных при обновлении программы.
18. Ведение нескольких баз данных на одном компьютере
Для работы с несколькими базами данных: 1. Скопируйте установленную папку программы (по умолчанию "C:\KorsSoft\LiteTra") в любой другой каталог на любом логическом диске компьютера. 2. Для вывода ярлыка запуска новой базы на рабочий стол правой кнопкой мыши отправьте файл "littra.exe" из созданного каталога на рабочий стол (создать ярлык). 3. В меню "Сервис-Основные настройки программы" для созданной базы введите название организации. 4. При необходимости создания дополнительных баз повторите пункты 1-3.
БухСофт: Путевые листы – простая и удобная программа для учета путевых листов легковых и грузовых автомобилей, а также спецтранспорта и строительной техники. Функционал программы регулярно расширяется, добавляются новые формы и новые функциональные возможности, учитываются пожелания пользователей, изменения законодательства.
Учет путевых листов:
Добавление неограниченного количества путевых листов.
Ведение справочника грузовых и легковых автомобилей с указанием технических характеристик.
Ведение справочника водителей, с указанием персональных данных.
Учет расходов горючего.
Учет заданий для водителей.
Автоматический расчет времени нахождения в рейсе.
Удобная программа для ведения, учета и печати путевых листов легковых и грузовых.
Удобный инструмент, благодаря которому можно повысить уровень сервиса и качества.
Мини-Автопредприятие - программа для небольших автопредприятий для учета ТС, водителей.
Справочник по опасным грузам - электронный справочник, в базе данных которого содержится информация по нескольким тысячам химических веществ и изделий.
Автотранспорт - программа для учета транспортных средств, позволяющая систематизировать.
Автоматизированная система управления взаимоотношениями с клиентами в сфере логистики.
Отзывы о программе БухСофт Путевые листы
липецкагросервис про БухСофт: Путевые листы 2.0.9 (от 21.04.2020) [09-12-2020]
Программа неплохая Раньше она покупалась единовременно, теперь Бухсофт требует оплачивать лицензию 3700 в год. Причем поменялись условия для всех, а не только для новых клиентов. Очень непорядочно. 1 | | Ответить
Раньше была отличная красочно оформленная программа учёта путевых листов, автозаполнение, распечатка, учёт зап. частей, а сейчас такое г-но, извините, за что деньги то платить. верните старую программу. 2 | 5 | Ответить
Александр про БухСофт: Путевые листы 2.0.8 (от 03.03.2020) [01-04-2020]
Всем добрый день, присоединяюсь к выше указанным комментариям. ПОкупали программу без ограничения срока действия. По факту, получили блокировку обновления, и счет на оплату за 1 год. ПРичем счет получили от другого юрлица. Сотрудник привык к данной программе, но похоже придется переучиваться на другую. Категорически не рекомендую данную программу. 3 | | Ответить
Антон про БухСофт: Путевые листы 06.02.2019 [02-03-2020]
Как уже тут отметили, условия лицензии меняют на ходу. 4 года назад покупал лицензию как вечную. Сейчас перестала работать и требуют оплатить за год 3700. 3700 за такой софт это неадекватная цена. Буду искать другие решения | | Ответить
Елена про БухСофт: Путевые листы 06.02.2019 [30-05-2019]
Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.
Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.
Кто занимается путевыми листами на предприятии
Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.
Кто заполняет путевой лист в организации
Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.
Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:
Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.
Кто выдает путевые листы водителям в организациях
После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.
Такие терминалы обычно стоят при входе на работу
Кто может подписывать путевые листы в организации
Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.
Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.
Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.
Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна
Узнайте, можно ли повысить эффективность вашего автопарка на 30%
Кто проверяет путевые листы у организации
Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.
Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать
Электронный учет путевых листов на предприятии
Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.
Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.
Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.
Программа для путевых листов: что умеет и как работает
Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.
Как «ТМ: Корпоративные поездки» работает с путевыми листами
Все процессы синхронизированы. Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет в одном месте планировать график работы водителей, заполнять путевой лист, собирать данные о заявках и поездках, а после переносить пул необходимой информации в бухгалтерские системы учета.
В системе есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники. «ТМ: Корпоративные поездки» формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе, то есть начинает смену в водительском приложении. Таким образом, не нужно вводить данные вручную, передавать их между отделами. Больше не будет ошибок при заполнении.
Готовый распечатанный бланк
Чтобы получить готовый лист, водитель:
Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.
Бессрочное хранение данных. Еще один плюс программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки», что он бессрочно хранит данные, необходимые для путевых листов. Даже если в бухгалтерской системе учета произойдет сбой, данные можно будет восстановить.
Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Пилот» разрешает Ивану Иванову 1 января 2020 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории города Москва.
Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:
маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.
Интегрируется с другими программами. У «ТМ: Корпоративные поездки» открытый API, который позволяет настроить обмен данными между двумя разными программными системами. Мы интегрируем программный комплекс так, чтобы вся информация по автопарку была собрана в одном месте. Пользователю не приходится работать в разных программах и вручную переносить данные между ними.
Можно настроить интеграцию с программами:
«1С:Предприятие» — благодаря интеграции, в эту программу будут поступать данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и др.;
«АвтоГРАФ» или Wialon — интеграция позволит контролировать передвижение водителей, рассчитывать оптимальные маршруты поездок, принимать более взвешенные транспортно-логистические решения.
ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.
Журнал учета путевых листов в электронном виде
Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.
Пример, как данные из «ТМ: Корпоративные поездки» попадают в журнал учета системы 1С
Регламент оформления путевых листов на предприятии
Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.
Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году
Порядок выдачи путевого листа в организации
В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.
Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021
Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.
Срок хранения путевых листов в организации
Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.
Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.
Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения
Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.
Штраф без путевого листа на организацию
Изменения в путевых листах с 2021 году
С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:
Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.
Электронный путевой лист — проект Минтранса
В октябре 2020 года стартовал пилотный проект по работе с электронными путевыми листами на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Участники проекта будут оформлять путевые листы в электронном виде и передавать их в Минтранс через систему «Суперсервис 22».
Как электронные путевые листы выглядят в программе «Суперсервис 22»
Электронные путевые листы: как это работает
Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.
Путевые листы - удобная и простая программа для ведения, учета и печати путевых листов легковых и грузовых автомобилей, спецтранспорта и строительной техники, ведения учета парка машин, расхода топлива и составления разнообразных отчётов.
Позволяет быстро оформлять путевые листы всех форм в соответствии с нормативными документами. Часть информации вносится автоматически. Помимо данных о транспортных средствах, программа ведет учет списочного состава (с фотографиями) персонала, и клиентов компании. Предлагает быстрый доступ к базе данных, моментальный поиск данных по введенным критериям, возможность сетевого доступа, многопользовательский режим работы, возможность самостоятельно добавлять, редактировать шаблоны путевых листов (предлагается 8 готовых шаблонов путевых листов в формате MS Excel, свободны для редактирования).
Возможности Путевые листы:
Добавление неограниченного количества путевых листов.
Малое время для выписывания путевого листа - большинство параметров имеют возможность настройки значений по умолчанию, многие параметры рассчитываются по ранее введенным.
Автоматическое заполнение остатков топлива при выезде данными предыдущего листа.
Напоминание о сроке окончания действия медицинской справки, страхового полиса, лицензионной карточки и т.д.
Подсветка записей определенным цветом в соответствии с выбранными условиями.
Возможность редактирования и добавления новых шаблонов путевых листов.
Ведение справочника транспортных средств, прицепов с указанием технических характеристик.
Ведение справочников водителей, сотрудников, клиентов с указанием персональных данных.
Учет пробега.
Учет движения и остатков топлива.
Расчет грузоперевозки.
Учет заданий для водителей.
Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов.
Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс.
Импорт из Excel, Access файлов, и экспорт данных в Word, Excel, HTML.
Поддержка стандартной СУБД Microsoft Access и Microsoft SQL Server.
Удобная программа для ведения, учета и печати путевых листов легковых и грузовых.
Удобный инструмент, благодаря которому можно повысить уровень сервиса и качества.
Мини-Автопредприятие - программа для небольших автопредприятий для учета ТС, водителей.
Справочник по опасным грузам - электронный справочник, в базе данных которого содержится информация по нескольким тысячам химических веществ и изделий.
Автотранспорт - программа для учета транспортных средств, позволяющая систематизировать.
Автоматизированная система управления взаимоотношениями с клиентами в сфере логистики.
Отзывы о программе Путевые листы
Добрый день! А работать с программой двум разным сотрудникам из разных мест возможно? Например, механик ведет учет, а бухгалтер систематизирует инфо для списания ГСМ. Если да, подскажите, как это реализовать? 8 | 6 | Ответить
Мини-Автопредприятие
Назначение программы
Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню "Режимы - Автотранспорт"):
В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности: - отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа), - сортировка по различным признакам, - изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта, - формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel, - открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»). Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С (только для Лайтик-Автопредприятие).
Карточка автотранспорта имеет вид:
Обязательные для заполнения поля: «Марка, модель» и «Гос.рег.номер». При записи карточки автотранспорта контролируется уникальность гос.рег.номера. Доступность полей ввода группы реквизитов «Расход топлива» определяется видом автомобиля. Нормативные значения расхода топлива и масел устанавливаются автоматически при выборе реквизитов «Норматив расхода топлива» и «Норматив расхода масла», а также могут быть установлены вручную. В поле «Начальный пробег» вносится значение начального (до начала ввода путевых листов в программу) пробега транспорта. Это значение добавляется к пробегу по путевым листам при контроле суммарного пробега транспорта в напоминаниях по пробегу.
В поле «Дополнительная информация» можно внести любую информацию по автомобилю (максимальный размер - 100 символов).
Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.
При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.
2. Учет клиентов и объектов
Список клиентов и объектов открывается из меню "Режимы - Справочник клиентов и объектов".
В программе принята двухуровневая организация справочника: - на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация; - на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, телефоны, доп.информация. Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.
3. Учет маршрутов
Список маршрутов открывается из меню "Режимы - Справочник маршрутов".
В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся названия маршрутов (с контролем уникальности по названию маршрута). В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника "Клиенты и объекты". В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.
4. Учет путевых листов
Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню "Режимы - Путевые листы").
Режимы работы в журнале путевых листов:
- отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»), - установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»), - быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год), - отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»), - отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»), - добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа, - формирование реестра путевых листов (кнопка «Реестр») в Excel, - отбор путевых листов по маршруту, - переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.
ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.
В форме путевого листа заполняются реквизиты: - дата, -номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную, - водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши), - количество отработанных часов, тариф (руб./час – устанавливается автоматически при выборе водителя и может быть изменен), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифа на количество отработанных часов), - маршрут, - пробег для каждого из объектов маршрута (пробег по любому объекту можно исключить из расчета суммарного пробега по маршруту), - регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона, - показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически), - данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).
Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.
Поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).
Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».
Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.
Кнокой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.
5. Учет сотрудников (водителей)
Список сотрудников открывается из меню "Режимы - Справочник сотрудников".
- добавление (только в версии Лайтик-Автопредприятие), - удаление с контролем ссылок на водителя в путевых листах (только в версии Лайтик-Автопредприятие), - поиск, - сортировка, - печать, - выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.
- фамилия, имя, отчество, - адрес, - телефоны, - дата рождения, - № удостоверения, - часовой тариф для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час), - паспортные данные, - дата приема, - дата увольнения, - дополнительная информация (до 250 символов).
Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.
Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.
Устанавливаемые отборы:
- вид топлива, - вид транспорта, - автомобиль, - сотрудник (водитель), - маршрут (в отчете по пробегу), - объект (в отчете по пробегу),
Степень детализации отчетов:
- за период в целом, - по видам транспорта, - по автомобилям, - по путевым листам, - по сотрудникам(водителям), - по маршрутам (в отчете по пробегу), - по объектам (в отчете по пробегу), - по периодам (год, квартал, месяц).
Анализируемые параметры для отчетов:
Ведомость остатков, выдачи и расхода топлива:
Получено, л
Расход топлива фактический, л
Сдано, л
Расход по норме, л
Экономия, л
Перерасход, л
Пробег, км
Длительность простоя с включенным двигателем, час
Длительность работы отопителя, час
Объем транспортной работы, т*км
Пробег с грузом, км
Количество ездок с грузом за смену
Длительность работы специального оборудования, час
Длительность работы битумного насоса, час
Длительность работы гудронатора, час
Длительность работы подогревателя цистерны, час
Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
Расход топлива, л
Средний расход топлива, л /100км
Отработано часов
Заработная плата, руб.
Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:
Основные настройки программы:
Название организации
Адрес организации
Телефоны
Основной регион
Основной тип автомобиля
Дата подтверждения записи путевых листов
Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
Настройку печати путевых листов:
Названия файлов-шаблонов путевых листов (для открытия шаблона путевого листа кликните по имени файла)
Наименования шаблонов реквизитов путевых листов
· Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.
o Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».
8. Просмотр нормативной базы
Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».
9. Просмотр справочной информации
Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:
11. Выбор периода в журналах и отчетах
- при выборе периодичности – год, квартал, месяц, день - первоначально устанавливается период, соответствующий системной дате компьютера (текущий год, текущий квартал, текущий месяц или текущая дата), - при смене периода кнопками « » устанавливается предыдущий/следующий период относительно начальной даты.
12. Требования к системе
1. Операционная система - Windows 98/2000/2003/XP. 2. Разрешение экрана - 800*600 и выше. 3. Microsoft Excel для печати отчетов.
13. Технические особенности и ограничения
1. Формат базы данных - файлы Access (наличие установленной программы Microsoft Access не требуется). 2. Цветовое выделение полей, по которым установлен отбор в журналах и отчетах. 3. Цветовое выделение найденных фрагментов при поиске в справочной информации. 4. Автоматическое форматирование по ширине страницы при всех режимах печати. 5. Показ всех установленных фильтров (отборов) при печати реестров, документов, отчетов и диаграмм. 6. Страничная организация вывода больших объемов информации. 7. Автоматическая реорганизация базы данных при обновлении программы. 8. Ограничения: учет не более 3 единиц автотранспорта, не более 5 сотрудников.
14. Ведение нескольких баз данных на одном компьютере
Для работы с несколькими базами данных: 1. Скопируйте установленную папку программы (по умолчанию "C:\KorsSoft\MiniTra") в любой другой каталог на любом логическом диске компьютера. 2. Для вывода ярлыка запуска новой базы на рабочий стол правой кнопкой мыши отправьте файл "minitra.exe" из созданного каталога на рабочий стол (создать ярлык). 3. В меню "Сервис-Основные настройки программы" для созданной базы введите название организации. 4. При необходимости создания дополнительных баз повторите пункты 1-3.