Автоматическое удаление писем в outlook
После Gmail Microsoft Outlook является самым популярным поставщиком услуг электронной почты. Предприятия любят Microsoft Outlook из-за его тесной интеграции с пакетом Office 365. Что касается потребителей, Microsoft проделала достойную похвалы работу с хранилищем, кросс-платформенной доступностью и функциями.
Приложение Outlook доступно для iOS, Android, Windows, macOS и в Интернете. Компания приобрел популярное приложение Acompli а также Календарь восхода солнца ускорить разработку мобильного приложения. Короче говоря, есть веские причины использовать Outlook вместо конкурентов в личных целях. Но имея всего 15 ГБ свободного места, у вас может закончиться хранилище. А с растущей тенденцией к ненужным маркетинговым электронным письмам и спаму становится все труднее, чем когда-либо, отфильтровывать релевантные электронные письма из нежелательной почты.
Microsoft предлагает функцию Focused Inbox, но она ограничивается фильтрацией релевантных электронных писем для пользователя. Еще одно полезное дополнение — правила Outlook. Это версия IFTTT для Outlook. С помощью правил можно создать множественную автоматизацию для перемещения определенных электронных писем в архив или удаления раздела писем.
В этом посте мы познакомим вас с функцией правил Outlook и создадим несколько правил для автоматического удаления и автоматического архивирования электронных писем из Outlook. В посте также будет рассказано о еще одном бонусном трюке Outlook, позволяющем отменять подписку на нерелевантные электронные письма из одного места. Давайте начнем.
Создать правило автоматического удаления из электронной почты
Во-первых, функция «Правила» доступна только в приложении Outlook для Windows/Mac и Outlook Web. В этом посте я упомяну шаги для веб-версии Outlook.
Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.
Шаг 2: Выберите нерелевантное электронное письмо и откройте его.
Шаг 3: Нажмите на трехточечное меню и выберите «Создать правило».
После этого все электронные письма от отправителя будут перемещены непосредственно в удаленный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Удаленные» в папках.
Создание правил автоматического удаления из настроек Outlook
Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки».
Шаг 2: Просмотрите все настройки Outlook, и откроется специальное меню настроек.
Шаг 3: Выберите параметр «Правила» и выберите «Добавить новое правило».
Шаг 4: Давайте назовем его Банковские правила и добавим условие.
Шаг 6: Создайте правило для перемещения всех писем в папку для удаления и нажмите «Сохранить».
Теперь всякий раз, когда вы получаете электронные письма с ключевыми словами Loan, EMI или Important, они будут автоматически перемещаться в папку для удаления.
Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки» > «Почта» > «Правила».
Шаг 2: Назовем новое правило «Коронавирус» и добавим условия.
Правила Outlook — мощная функция, возможности которой безграничны. Вот как я это использую. Всякий раз, когда я нахожусь в отпуске, я создаю правило, чтобы перемещать все входящие электронные письма в папку «Во время путешествия» и никогда не отвлекаться во время семейного отдыха.
Отписаться от нерелевантных отправителей электронной почты
Функция автоматического удаления полезна, когда вы хотите отфильтровать релевантные электронные письма от поддельных. Но что, если вы хотите полностью перестать получать электронные письма от отправителя. Ну, вы всегда можете использовать опцию отказа от подписки из электронной почты.
Но поиск этой крошечной кнопки отказа от подписки в каждом письме может занять много времени и быть скучным. К счастью, с Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.
Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки».
Шаг 2. Перейдите в Почта > Подписки.
Шаг 3: Здесь вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.
Шаг 4: Отмените подписку на ненужные из меню, и вы также можете нажать на трехточечное меню, чтобы заблокировать отправителя.
Я использую эту функцию раз в квартал, чтобы удалить неактуальные электронные письма из списка.
Используйте Outlook как профессионал
Microsoft Outlook содержит отличную функцию правил. Вы можете использовать его для автоматического удаления, автоматического архивирования входящих писем, перемещения их в разные папки на определенное время и даже отписки от ненужного отправителя из единого меню. Упомянутое выше решение сработало для нас как чудо. Вы нашли другое решение, в котором не используются какие-либо сторонние приложения?
Допустим, вы получаете много писем в Outlook каждый день и хотите удалить эти письма по расписанию, чтобы Outlook работал быстро и стабильно. Но как? В этой статье я расскажу о простом способе автоматического удаления писем из папок Outlook по времени.
Время удаления писем из папки Outlook
Эта статья поможет вам настроить параметры автоархивации для временного удаления писем из указанной папки Outlook.
1. в почта щелкните правой кнопкой мыши указанную папку Outlook, из которой вы будете удалять электронные письма по времени, и выберите Свойства из контекстного меню. Смотрите скриншот:
2. В диалоговом окне «Свойства» сделайте следующее:
(1) Перейдите к AutoArchive вкладка;
(2) Проверьте Заархивируйте эту папку, используя эти настройки вариант;
(3) Укажите график, по которому вы будете удалять электронные письма, например, каждые 2 недели и т. Д.
(4) Удалите и сделайте резервную копию электронных писем одним из следующих вариантов:
A. Если вы хотите удалить электронные письма из папки Outlook, но сохранить резервную копию на жестком диске, проверьте Переместить старые элементы в папку архива по умолчанию Вариант или Переместить старый элемент в (ваша указанная папка) вариант;
Б. Если вы хотите удалить электронные письма из папки Outlook без резервного копирования, проверьте Удалить старые элементы навсегда опцию.
3. Нажмите OK кнопку, чтобы сохранить настройки автоархивации.
С этого момента электронные письма будут автоматически удаляться по заданному расписанию.
Быстрый поиск и удаление повторяющихся писем в Outlook
С Kutools для Outlook Повторяющиеся электронные письма функцию, вы можете быстро найти и удалить их из нескольких почтовых папок или найти и удалить все дубликаты из выбранных двумя щелчками мыши в Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!
Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.
Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.
Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.
Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.
Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.
Выберите параметр Автоархивация.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите нужные параметры.
Архивировать или удалять старые элементы Необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.
Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.
Показывать папку архива в списке папок Выберите этот параметр, чтобы папка архива отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. В главной папке Архив можно открывать подпапки и просматривать архивированные элементы. Вы можете убедиться в том, что заархивированы правильные элементы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.
Удалять элементы старше Задайте интервал времени, через который нужно архивировать элементы (в днях, неделях или месяцах). Вы можете выбрать значение от одного дня до 60 месяцев. Под удалением здесь понимается архивация элементов. Элементы не будут физически удаляться, если только для папки не задан соответствующий параметр.
Перемещать старые элементы в папку Папка, используемая по умолчанию, зависит от операционной системы.
Windows Vista: C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP: C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Если вы хотите задать другую папку для архивированных элементов, выберите ее. Элементы будут перемещаться в нее после окончания срока их хранения.
Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.
Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалить элементы, срок хранения которых истек, вместо того чтобы перемещать их в папку архива или папку "Удаленные".
Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Чтобы задать различные настройки для папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого выполните инструкции, приведенные под кнопкой. Их также можно найти в следующем разделе ("Изменение параметров автоархивации для отдельной папки"). Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.
Сведения о политике хранения Системный администратор вашей организации мог настроить политики хранения, определяющие, когда и как должны архивироваться элементы. Вы можете просмотреть политики, но для их изменения потребуются соответствующие разрешения.
нажмите кнопку ОК.
Изменение параметров автоархивации для отдельной папки
В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
Откройте вкладку Автоархивация.
Выберите нужные параметры.
Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела "Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации".
У меня есть веб-приложение, которое отправляет мне много писем, которые предназначены только для уведомлений - и, следовательно, это не важно. Их может быть много в день, и я иногда забываю их удалить.
Я использую почтовый сервер Microsoft Exchange, и у меня нет на это прав администратора.
Есть ли способ, которым я могу установить / настроить из Outlook процедуру, которая удаляет электронные письма от определенного отправителя через некоторое время?
4 ответа 4
Я достиг этого, создав новое правило, которое автоматически перемещало все электронные письма от определенного отправителя в папку.
В этой папке была настроена функция AutoArchive (папка правой кнопкой мыши, Свойства) для постоянного удаления элементов старше x дней.
Создать правило для удаления почты через несколько дней
С помощью планировщика outlook вы можете добавить задачу, чтобы удалить все электронные письма из папок старше определенного времени. Также в том же правиле вы можете очистить корзину от всех элементов старше определенного времени. Автоматизируйте, когда он работает, и вы решили свою проблему. На моем Mac планировщик живет под меню инструментов.
Это для Microsoft Office Outlook 2007 под управлением Windows 7
Это двухэтапный процесс.
Сначала вы должны включить опцию Global Auto Archive. (при условии, что вы не используете AutoArchive в настоящее время)
В меню Outlook Инструменты: Параметры.
Выберите вкладку "Другое".
Выберите кнопку «Автоархивация . ».
Здесь мы включаем глобальную функцию автоматического архивирования (чтобы мы могли настраивать отдельные папки (удаленные элементы).
Если вы не используете AutoArchive и хотите удалить только свои старые удаленные элементы, следует установить только один флажок: Запускать AutoArchive каждые XX дней. Установите этот флажок и введите число, меньшее или равное времени, которое требуется корзине для удаления старых элементов. Например, если вы хотите, чтобы ваши удаленные элементы (мусорная корзина) избавлялись от элементов старше 2 месяцев, вы можете выбрать "30" дней в этом глобальном автоархиве. На самом деле происходит то, что этот глобальный автоархив будет запускаться каждые 30 дней, что будет вызывать автоархивирование для удаленных элементов, которые мы собираемся настроить в следующем.
В разделе «Во время автоархивации» вы не хотите, чтобы какой-либо из этих флажков был выбран. Они предназначены для глобальных настроек и будут влиять на все ваши почтовые папки.
нажмите кнопку ОК, чтобы принять эти изменения (закрывает окно), затем снова нажмите кнопку ОК на панели управления параметрами.
Теперь мы настроим параметры Автоархивирования корзины.
Если щелкнуть правой кнопкой мыши корзину («Удаленные») в Outlook, выберите «Свойства».
Выберите вкладку AutoArchive.
Выберите переключатель: заархивируйте эту папку, используя эти настройки.
Там вы можете выбрать, как долго хранить электронные письма в корзине (вы можете выбрать количество месяцев, недель или дней.
Затем выберите вспомогательный переключатель: окончательно удалить старые элементы.
(другие варианты включают перемещение старых элементов в папку архива по умолчанию или перемещение старых элементов в локальный каталог.
Очистка почтовых ящиков в Outlook — это набор инструментов, предназначенных для удаления мусора из вашего почтового ящика. Вы можете использовать его для проверки размера вашего почтового ящика, автоматической очистки элементов по размеру и дате, а также для выполнения некоторых других функций. Давайте пройдемся по ним и посмотрим.
Во-первых, вам нужно открыть инструмент. Перейдите в Файл> Инструменты и нажмите Очистка почтового ящика.
Доступны некоторые инструменты, и мы начнем с рассмотрения количества данных в вашем почтовом ящике.
Проверьте размер вашего почтового ящика
Откроется окно «Размер папки», в котором показан размер каждой папки. По умолчанию он открывается на вкладке Локальные данные. Локальные данные — это данные, которые хранятся на вашем компьютере в ваших файлах .pst и .ost.
Столбцы показывают имя папки, размер и общий размер (это размер, включая любые подпапки). Лучшая часть этого представления заключается в том, что он показывает папки, которые вы обычно не рассматриваете, например календарь. Если у вас есть несколько лет встреч и приглашений на встречи, вы можете легко получить в календаре приличный кусок килобайта, который вы можете очистить, удалив старые события.
Если вы хотите увидеть размер папок на почтовом сервере , перейдите на вкладку «Данные сервера». При первом открытии этой вкладки заполнение данных может занять некоторое время. Это связано с тем, что Outlook связывается с сервером Exchange, запрашивает данные о ваших файлах (которые рассчитываются на лету), а затем загружает и отображает результаты.
Например, на моей вкладке «Локальные данные» общий размер папки «Архив» составляет 116805 КБ, но на вкладке «Данные сервера» общий размер составляет 363399 КБ — разница в 246594 КБ (265 МБ). Это много почты не видно в локальных данных. В чем дело?
По умолчанию Outlook хранит только определенное количество почты на локальном клиенте, чтобы ваша почта не занимала слишком много места. На компьютерах с жестким диском объемом более 64 ГБ (а это большинство из них в настоящее время) Outlook будет хранить на компьютере только электронные письма с прошлого года. Старые письма хранятся на почтовом сервере, и вы можете получить к ним доступ. Вы можете скачать старые письма и изменить это значение по умолчанию, если хотите. Помните, что вы можете изменить значение по умолчанию, чтобы оно загружало меньше почты, поэтому, если вы боретесь за нехватку места, вы можете изменить значение по умолчанию с 1 года до 6 месяцев (или меньше).
Теперь, когда вы знаете, сколько данных содержат ваши папки, вы можете определить, какие из них вы хотите очистить.
Поиск старой или большой почты
Если у вас есть почта во множестве разных папок, вы можете искать по всему почтовому ящику старые или большие письма.
Это очень полезно, если вы хотите найти письма с большими вложениями, которые можно либо удалить, либо перенести из Outlook на жесткий диск или в облачную службу. Например, если вы хотите найти все письма размером более 5 МБ, вы можете изменить поле «Найти элементы больше чем» на 5000 КБ, а затем нажать кнопку «Найти».
Стандартная панель поиска Outlook возвращается со списком писем размером не менее 5 МБ.
Эти результаты возвращают только электронные письма, но вы можете изменить поле «Взгляд» на любой конкретный тип файла, если вы хотите использовать более широкую сеть.
Из результатов поиска вы можете открыть каждое из электронных писем и удалить их или удалить вложения. Не забудьте сохранить вложения перед их удалением или удалением, если вам нужно их сохранить.
Начинаем автоархив
Вы можете установить параметры автоархивации для каждой отдельной папки в Outlook, о чем мы уже говорили, в рамках более широкого взгляда на бесперебойную работу Outlook. Если вы установили правила автоархивации, вы можете отключить их при очистке почтового ящика, нажав кнопку «Автоархивирование».
Этот процесс просматривает все папки в Outlook и применяет любые настроенные вами правила автоматического архивирования. Если вы не настроили ничего, вы можете быть обеспокоены случайным нажатием этой кнопки, но не беспокойтесь — правило автоархивации по умолчанию — ничего не делать.
Просмотр и очистка удаленных элементов
Если вы хотите «мягко удалить» свою почту, переместив ее в папку «Удаленные», и вы редко очищаете ее, эта опция для вас.
Нажмите «Просмотр размера удаленных элементов», чтобы увидеть, сколько места занимают ваши удаленные элементы, затем сделайте глубокий вдох и нажмите «Очистить».
Это удалит все элементы из папки «Удаленные». Если вас это пугает, то во что бы то ни стало нужно сначала переместить какие-либо важные письма в ваш архив, но вам действительно следует регулярно очищать удаленные элементы и не использовать их в качестве архива.
Просмотр и удаление конфликтных писем
Если там есть какие-либо электронные письма, закройте окно «Размер папки», а затем нажмите кнопку «Удалить» в окне очистки почтового ящика.
Это инструмент очистки почтовых ящиков. Это не особенно броско, но это эффективно и полезно.
Читайте также: