2 что надо сделать в случае ошибки при вводе данных в excel
Типичные ошибки при вводе данных в ячейки эт
Неправильно
В чем ошибка
В ячейку нельзя вместе вводить текст и число, которое используются в формулах других ячеек. Числовые данные нужно размещать в отдельных ячейках.
30 или 30р. (денежный формат)
Формула должна начинаться со знака =
Неправильно указан знак операции деления
Урок 2. Оформление электронных таблиц
Цель урока. Научиться оформлять ЭТ путем установки нужной ширины столбцов и высоты строк, выравнивания данных, обрамления и заливки и т.д.
Общие сведения
Созданная в Уроке 1 таблица ”Счет на ПК” вряд ли удовлетворит взыскательного пользователя, т.к. она имеет ряд недостатков:
строка заголовка располагаются не по центру таблицы;
наименование комплектующих не помещаются в поле столбца А;
текст прижат к левой границе ячейки, а числа - к правой;
отсутствуют разграничительные линии внутри таблицы и ее рамка;
не всех пользователей могут устраивать шрифт и стандартные цвета окна ЭТ.
Кроме того, к ячейкам можно сделать примечания, выполнить защиту ячеек и листов от изменения и т.д. Улучшить вид ЭТ можно путем ее соответствующего оформления.
Задания на урок
1. Загрузить с дискеты свой файл ЭТ и открыть лист ”Урок 1_Счет на ПК”.
2. Скопировать через буфер таблицу с листа ”Урок 1_Счет на ПК” на Лист2 и дать этому листу имя ”Урок 2_Формат счета”.
Так как в скопированной таблице формула в ячейке Е15 ссылается на ячейку Е14 Сумма, которая находится на другом листе (Урок 1_Счет на ПК), то ячейке Е14 данного листа нужно дать новое имя Сумма1 и скорректировать формулу в ячейке Е15. Выполнить эти операции.
3. Выполнить над таблицей на листе ” Урок 2_Формат счета” следующие операции:
а) Установка ширины столбцов. Наиболее просто нужная ширина столбцов устанавливается так: в строке с обозначением столбцов нужно встать мышью на правую границу столбца (например, А, при этом курсор принимает вид ┼ ) и выполнить 2ЩЛКМ. Ширина столбца А установится такой, что все данные в нем будут видны. Аналогичным образом установить ширину остальных столбцов.
Примечание. Ширину столбцов и высоту строк можно также установить путем перемещения мышью границ столбца (строки) или из меню: .
б) Установка заголовка по центру ЭТ. Для этого выделить блок ячеек А1:Е1 (т.е. все столбцы по ширине ЭТ) и нажать кнопку Объединить и поместить в центре;
в) Выравнивание данных в ячейках. Выровнять по центру:
все заголовки столбцов ЭТ;
все числовые данные и порядковые номера;
Наименование комплектующих в ячейках В4:В13 прижать к левой границе, а текст к ячейках В14:В16 – к правой границе ячеек;
Для центрирования данных в ячейках ЭТ настоятельно не рекомендуется пользоваться кнопкой , а нужно использовать кнопку .
Примечание. Обрамление также можно выполнить, раскрыв список кнопки Границы, но при этом возможности обрамления ограничены в сравнении с аналогичной операцией из меню.
д) Заливка ячеек ЭТ. Выполнить заливку ячеек ЭТ по своему усмотрению. Для этого выделить заливаемые ячейки и выполнить в меню: . При выполнении заливки следует избегать применения ярких цветов, в частности, нужно следить за тем, чтобы текст легко читался на цветовом фоне.
е) Установка примечания к ячейке. Когда нужно пояснить данные, находящиеся в ячейке, к этой ячейке можно вставить примечание. Вставим примечание к ячейке Е15, в котором поясним смысл термина НДС.
Для этого нужно встать на ячейку Е15 и выполнить в меню: . В правом верхнем углу ячейки появится красный треугольник - признак того, что у данной ячейки есть примечание. Если встать мышью на эту ячейку, то текст примечания появится рядом с ячейкой.
Вставить примечание можно также после выполнения в ячейке 1ЩПКМ и выбора из меню пункта ”Добавить примечание”.
При необходимости из этого же меню можно удалить примечание (пункт ”Удалить примечание”) или сделать его постоянно видимым (пункт ”Отобразить примечание”).
ж) Установка графического фона. Для придания выразительности ЭТ иногда устанавливают для нее графический фон (подложку). Установить подложку для ЭТ из меню: .
з) Защита листа ЭТ. Для предохранения ЭТ от возможных изменений данных можно установить защиту листа или всей рабочей книги. Выполнить защиту листа Урок 2_Формат счета: . Сделать попытку изменить какие-либо данные в ЭТ, после чего снять защиту листа (выполняется из этого же меню).
4. Автоформат. Для ускорения процесса оформления ЭТ можно воспользоваться стандартными шаблонами оформления таблицы, получившими название ”Автоформат”. Воспользуемся этой возможностью и оформим нашу ЭТ с помощью автоформата. Для этого нужно выполнить:
а) Скопировать таблицу с листа ”Урок 2_Формат счета” на Лист3 и дать этому листу имя ”Урок 2_Автоформат”;
При необходимости кнопкой Параметры можно изменить некоторые параметры оформления шаблона таблицы, которые оперативно отображаются в окне.
5. Показать результаты преподавателю, получить его подпись и сохранить документ на своей дискете (результаты урока: Лист ”Урок 2_Формат счета” – отформатированная таблица счета на ПК Лист ”Урок 2_Автоформат” - таблица счета на ПК, оформленная с помощью Автоформата).
Excel - позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
2. Как создать новое окно документа в Excel?
- Клавиши быстрого доступа Также можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL+N.
- Удостоверьтесь, что в списке Шаблоны установлен флажок Пустые и последние, и щелкните в правой области списка Пустые и последние пункт Новая книга.
Какие величины могут быть помещены в ячейки таблицы Excel?
- Числа и текст
- Числа с фиксированным десятичным разделителем
- Дата и время
- одинаковые данные в нескольких ячейках одновременно
Какая ячейка называется активной?
- Которая имеет фокус
Как ввести и редактировать данные в Excel?
- Числа (с фиксированным десятичным разделителем или без него), текст, даты или время можно вводить в одной ячейке, в нескольких ячейках одновременно или на нескольких листах Лист. Основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.
- Выберите ячейку на листе.
Введите нужные числа или текст и нажмите клавишу ВВОД или TAB.
Как применяется функция Автосумма?
- При записи макроса в Microsoft Excel для некоторых команд используется стиль ссылок R1C1. Например, если записывается команда «щелкнуть Автосумма» для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, в Microsoft Excel при записи формулы будет использован стиль ссылок R1C1, а не A1.
- На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Автосумма , а затем нажмите клавишу ВВОД.
Практическая работа №2
Перечислите и поясните основные типы выходных данных, которые могут быть введены в ячейки электронной таблицы?
- Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - константы и формулы. Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения. Числовые значения. Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы + - Е е ( ) . , $ % /. Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой "Сервис"-"Параметры" можно на вкладке "Правка" установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.
Что надо сделать в случае ошибки при вводе данных?
- Проверьте согласованность открывающих и закрывающих скобок
- Используйте двоеточие для указания диапазона
- Введите все необходимые аргументы
- Проверьте уровни вложения (не более 64-х)
- Имена других листов следует заключать в апострофы
- Включите путь к внешним книгам
- Вводите числа без форматирования
© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.01)
- Чтобы изменить содержимое ячейки, выполните одно из следующих действий.
Чтобы удалить знаки, щелкните позицию после них и нажмите клавишу BACKSPACE, или выделите их и нажмите клавишу DELETE.
Чтобы вставить знаки, щелкните место вставки и введите их.
Чтобы заменить отдельные знаки, выделите их и введите новые.
Чтобы включить режим замены, в котором прежние знаки заменяются новыми по мере ввода, нажмите клавишу INSERT.
Примечание. Режим замены можно включать или отключать, находясь в режиме редактирования. Если режим замены включен, в строке формул будет выделяться знак справа от курсора, который при вводе заменяется новым.
Чтобы указать начало новой строки в определенном месте ячейки, щелкните это место и нажмите клавиши ALT+ВВОД.
Как очистить ячейку?
- Чтобы удалить содержимое, щелкните позицию после них и нажмите клавишу BACKSPACE, или выделите их и нажмите клавишу DELETE.
Как выполняется сортировка по возрастанию (убыванию)?
- Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.
Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.
Практическая работа №3
Какими способами можно осуществлять изменение размеров ячейки? Опишите их.
- Ширина столбца на листе может иметь любое значение от 0 до 255. Это значение соответствует числу знаков, которые могут быть отображены в ячейке, отформатированной с использованием стандартного шрифта (Стандартный шрифт. Стандартный шрифт для текста на листе. Этот шрифт установлен по умолчанию для обычного стиля ячеек.). Ширина столбца по умолчанию составляет 8,43 знака. Если ширина столбца равна 0, столбец будет скрыт.
Высоту строки можно задать в пределах от 0 до 409. Это значение соответствует высоте строки в пунктах (1 пункт соответствует приблизительно 1/72 дюйма). Высота строки по умолчанию составляет 12,75 пункта. Если высота строки равна 0, строка будет скрыта.
- Изменение ширины столбца с помощью мыши
Выполните одно из следующих действий.
Для изменения ширины одного столбца перетащите правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца.
Для изменения ширины нескольких столбцов выделите столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащите правую границу заголовка любого выделенного столбца.
Для изменения ширины столбцов в соответствии с содержимым ячеек, выберите столбец или столбцы, которые следует изменить и дважды щелкните правую границу заголовка одного из выделенных столбцов.
Чтобы изменить ширину всех столбцов на листе, нажмите кнопку Выделить все, а затем перетащите правую границу заголовка любого столбца.
- Установка заданной ширины столбца
Выберите столбец или столбцы, ширину которых следует изменить.
На вкладке Начальная страница в группе Ячейки выберите команду Формат.
В группе Размер ячейки выберите пункт Ширина столбца.
Назначение и возможности табличного процессора Excel?
Excel - позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Как создать новое окно документа в Excel?
- Клавиши быстрого доступа Также можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL+N.
- Удостоверьтесь, что в списке Шаблоны установлен флажок Пустые и последние, и щелкните в правой области списка Пустые и последние пункт Новая книга.
Какие величины могут быть помещены в ячейки таблицы Excel?
- Числа и текст
- Числа с фиксированным десятичным разделителем
- Дата и время
- одинаковые данные в нескольких ячейках одновременно
Какая ячейка называется активной?
- Которая имеет фокус
Как ввести и редактировать данные в Excel?
- Числа (с фиксированным десятичным разделителем или без него), текст, даты или время можно вводить в одной ячейке, в нескольких ячейках одновременно или на нескольких листах Лист. Основной документ, используемый в Microsoft Excel для хранения данных и работы с ними. Он также называется электронной таблицей. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.
- Выберите ячейку на листе.
Введите нужные числа или текст и нажмите клавишу ВВОД или TAB.
Как применяется функция Автосумма?
- При записи макроса в Microsoft Excel для некоторых команд используется стиль ссылок R1C1. Например, если записывается команда «щелкнуть Автосумма» для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, в Microsoft Excel при записи формулы будет использован стиль ссылок R1C1, а не A1.
- На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Автосумма , а затем нажмите клавишу ВВОД.
Практическая работа №2
Перечислите и поясните основные типы выходных данных, которые могут быть введены в ячейки электронной таблицы?
- Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - константы и формулы. Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения. Числовые значения. Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы + - Е е ( ) . , $ % /. Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой "Сервис"-"Параметры" можно на вкладке "Правка" установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.
Причем ввести символы (буковки или циферки) можно только в одну ячейку в этой строке (после цифры "1" по горизонтали) , а не вводятся символы только в одну строку, которая под нумерацией (см. скриншот) .
Вышестоящая организация говорит, что у них всё работает, мол это у Вас что-то с компьютерами!
Но не со всеми же, включая и домашние компы сотрудников!
Условие проверки
В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.
- Нажмите на любую клетку.
- Перейдите на вкладку «Данные».
- Кликните на выделенный инструмент.
- Выберите пункт «Проверка данных».
- После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.
Рассмотрим эти форматы более внимательно.
Любое значение
В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.
Целое число
Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.
Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».
Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.
Действительное
В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».
Список
Этот формат наиболее интересный.
Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.
- Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.
- Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.
- В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».
- Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.
Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.
Время
Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).
Длина текста
Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.
Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.
Другой
Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.
При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.
- Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
- Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.
В качестве примера мы укажем следующие настройки.
- Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу Enter . И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.
Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.
А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.
В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.
Отличие версий Microsoft Excel
Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.
В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.
Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.
- Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
- Откройте в меню раздел «Данные».
- Выберите инструмент «Работа с данными».
- Нажмите на иконку «Проверка данных».
- Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.
Как отключить эту ошибку
- Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
- Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
- Нажмите на инструмент «Работа с данными».
- Кликните на иконку «Проверка данных».
- Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
- Сохраняем изменения кликом на «OK».
- Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.
Примеры от компании Microsoft
Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.
Заключение
В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.
Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.
Видеоинструкция
Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.
Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.
Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.
Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».
В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток временидаты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.
В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.
Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.
И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».
Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.
Читайте также: