1с зуп получить адрес регистрации сотрудника
Основной и главный документ, который оформляет кадровик на работника организации – приказ о приеме.
Он создается в программе, созданной на базе 1С Предприятие 8.3. Внесенные в специальные справочники сведения о сотруднике система формирует в документ. Рассмотрим более подробно алгоритм приема нового сотрудника на работу с помощью программы 1С Предприятие 8.3.
Следует обратить внимание на то, что как физическое лицо человек уже может быть внесен в информационную базу, а вот непосредственно как новый сотрудник организации – нет.
При оформлении нового работника в организацию, используя информационную базу программы 1С, нас в первую очередь, будут интересовать два понятия – «Физические лица» и «Сотрудники». В последнем варианте, сотрудник может быть внесен в справочник несколько раз. Так, например, работник уволился, затем, снова решил работать и его опять приняли на работу, либо он работает по совместительству – данный факт тоже будет дублироваться в справочнике «Сотрудники». Что касается физического лица, то оно может быть в справочнике только в единственном числе (более подробно проблему «двойников» и способы устранения ошибок мы рассмотрим ниже). Поэтому принимая на работу нового работника, стоит быть внимательным и не создать физическому лицу двойника. Кроме того, в процессе работы также важно отслеживать, чтобы двойные физические лица не появлялись в информационной базе. Если же они все-таки появились, то их нужно удалить.
Как принять нового сотрудника в 1С Предприятие 8.3
Чтобы создать нового сотрудника организации, данных которого нет в базе, можно воспользоваться двумя способами:
- Заполнить справочник под названием «Физические лица». Впоследствии, когда будет заполняться раздел «Сотрудники» информационная база программы 1С автоматически обнаружит физическое лицо и выдаст данные на сотрудника.
- Создать сведения на нового сотрудника, при этом не создавая отдельное физическое лицо. Оно сформируется автоматически.
Рассмотрим более подробно первый способ.
Выбрав «Кадры-Физические лица», нажимаем «Добавить» и заносим основную информацию о новом работнике:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- гражданство;
- пол;
- паспортные данные;
- ИНН;
- сведения об инвалидности (если таковая имеется).
Справа есть специальное поле для размещения фотографии.
После этого создаем работника организации, открыв раздел «Кадры-Сотрудники». Нажав «Создать» в появившейся строке «Сотрудник (создание)» вносим сведения о фамилии и имени.
Программа выдаст следующее:
Если в информационной базе есть однофамильцы, то программа выдаст их все, кадровик должен быть выбрать из списка нужное. Как только выбор физического лица сделан, подтверждаем, что созданный в настоящий момент работник и ранее созданное физлицо – один и тот же человек.
Обратите внимание, что вносить персональные данные работников в ИБ лучше всего вторым способом, т.к. он гораздо понятнее, проще и практически исключает возможность ошибок. Если в справочнике уже есть физлицо, то фамилию и имя нового работника нужно вносить очень внимательно, не допустив ошибки возникновения двойника физического лица.
Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!
- Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
- Выезд специалиста на следующий день
- 24/7 принимаем ваши заявки
Задвоенные физические лица
Рассмотрим ситуацию о том, что в информационной базе уже есть сведения о физическом лице, но при создании сотрудника, соответствующего ему сделана ошибка.
Данный рисунок (Рис.6) подробно отображает результат ошибки, когда в информационную базу было неверно внесено отчество нового работника «Волков Марат Савельевичи». Эта ошибка спровоцировала создание нового физического лица, а выделенные строки в списке отображают сведения об одном и том же работнике. Данный работник не является однофамильцем, так как ИНН одинаковый.
Чтобы внести корректировки нажимаем «Найти задвоенные карточки», выбираем любую из одинаковых позиций (задвоенных) и нажимаем сначала «Выбрать», а потом «Объединить».
Система оповестит о том, что, нажимая данную кнопку вы внесете изменения, отменить которые впоследствии будет невозможно.
Подтверждаем свое желание объединить сведения кнопкой «Ок».
Выполнив эти действия, вы увидите, что в списке имеющихся физических лиц, задвоенный сотрудник будет отмечен на удаление.
Для завершения процедуры используем сервис «Удаление помеченных объектов».
Стоит отметить, что как только было использовано «Объединение личных карточек» на физическое лицо, отмеченное на удаление в информационной базе, другие объекты базы ссылаться уже не будут, причем до того момента, как оно будет удалено. Чтобы корректно настроить работу программы 1С: ЗУП, а также разобраться в процедуре оформления приема на работу сотрудника стоит обратиться к представителям компании разработчика.
Объединение личных карточек также соединит сведения о размере НДФЛ сотрудника, начислениям, страховым взносам в различные фонды. Чтобы убедиться в правильности отображения этой информации можно сформировать карточку учета взносов по страхованию, используя «Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам-Карточка учета страховых взносов». ЛК до объединения:
Чтобы проверить правильность сделанных начислений, в том числе по НДФЛ можно создать специальный регистр налогового учета по НДФЛ. Для этого используйте «Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам-Регистр налогового учета по НДФЛ». Сведения до:
Оформление приказа о приеме на работу сотрудника
Внесение данных работника в информационную базу еще не означает, что оформлен и принят на работу. Для того, чтобы принять сотрудника, используйте гиперссылку «Прием на работу» (на Рис.18 данная гиперссылка выделена красной рамочкой).
В этом же окне не нужно вводить сведения о должности, дате приема на работу и прочую информацию (на Рис.18 данные сведения подчеркнуты синей линией), так как эти поля предназначаются только для отображения информации, а не для ввода сведений.
Внести сведения непосредственно в сам приказ о приеме на работу можно перейдя по гиперссылке «Принять на работу».
Оптимальным вариантом оформления любых кадровых документов по работнику является использование кнопки «Оформить документ». Она расположена над списком всех сотрудников организации. Выбрав «Оформить документ-Кадры» можно не только выполнить «Прием на работу», но и провести «Увольнение», «Кадровый перевод» и т.д.
Перенос данных и появление сотрудника в базе: что делать?
Иногда случается такая ситуация, когда при переносе данных из одной версии программы (например, ЗУП 2.5 в 3.0) нужно посмотреть сведения о «перенесенном» работнике. Сделать это можно воспользовавшись гиперссылкой «История переводов».
После нажатия откроется таблица «История изменения места работы». Здесь можно посмотреть документ «Начальная штатная расстановка». Если оклад сотрудника был изменен или внесены какие-то другие кадровые изменения, то можно оформить «Кадровый перевод». В этом документе нужно отметить галочкой изменения и скорректировать значения. «Изменение оплаты труда» можно скорректировать подобным образом, что и на Рис.19.
Кроме шапки «Прием на работу» документ имеет три вкладки:
- «Главное»;
- «Оплата труда»;
- «Трудовой договор».
Кадровик их заполняет, а затем нажав «Печать» может распечатать.
Сформированный приказ о приеме на работу можно увидеть в журнале «Кадры-Приемы, переводы, увольнения».
В этом е разделе можно распечатать карточку по форме Т-2, трудовой договор, приказ о приеме.
Открываем документ «Прием на работу», нажимаем «Печать», выбираем нужный документ (приказ, трудовой договор и т.д.).
Печатный вариант приказа:
Трудовой договор сотрудника:
Посмотреть карточку Т-2 или распечатать ее можно войдя во вкладку «Кадры-Кадровые отчеты», затем выбрать Личные карточки Т-2, и нажать «Сформировать».
В результате этих действий сотрудника приняли на работу, а кадровые документы сформировали и заполнили корректно.
Остались вопросы по приёму сотрудников на работу в 1С? Закажите консультацию наших специалистов!
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Это не ошибка, для полей с названиями Адрес по прописке и Адрес места проживания адреса выводятся в таком формате во всех базах. Чтобы получить нормальное визуальное представление адреса, необходимо выбирать поле с названием адреса с припиской «представление». Например, Адрес по прописке представление и Адрес места проживания представление .
Для того, чтобы вывести в отчете данные поля (например, поле Адрес места проживания представление ) откроем настройки отчета по команде Еще – Прочее – Изменить вариант отчета .
Перейдем на вкладку Поля и в списке Доступных полей откроем группу Личные данные .
Найдем в ней и раскроем подгруппу Контактная информация и перенесем поле Адрес места проживания представление в список Выбранных полей (щелкнув два раза левой клавишей мыши по полю).
С помощью синих стрелок переместим добавленное поле в нужную позицию.
Для того, чтобы выводилось «красивое» название поля выделим поле и в контекстном меню (вызывается правой клавишей мыши) выберем команду Установить заголовок .
Введем необходимое название для поля.
В итоге адрес места проживания в отчете будет выводится в читаемом виде под «красивым» заголовком.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
В 1С:ЗУП 3 возможны два варианта работы в адресным классификатором ФИАС (настройка производится пользователем с полными правами в разделе Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Адресный классификатор ):
При выборе варианта Использовать веб-сервис 1С для ввода и проверки адресов классификатор хранится в интернете на веб-сервисе 1С. При вводе адреса автоматически подгружается актуальная информация по адресам и выбор происходит из классификатора из интернета. Поэтому в этом случае требуется иметь подключение к интернету.
В текущих версиях ЗУП 3 режима Использовать веб-сервис 1С для ввода и проверки адресов нет. Теперь адреса можно вводить в базу без загрузки классификатора, если подключена интернет-поддержка ( Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы ).
Если классификатор загружен в базу, то при вводе адреса и его проверке будут использоваться сведения из программы, иначе адресные сведения будут получены через веб-сервис.
При выборе варианта Загружать классификатор в программу производится загрузка классификатора ФИАС в программу. В этом случае классификатор требуется периодически обновлять.
Ввод адресов 1С:ЗУП 3 отличается от ввода адресов в 1С:ЗУП 2.5. В 1С:ЗУП 2.5 были отдельные поля для ввода региона, района, города, населенного пункта. В 1С:ЗУП 3 ввод в поле Город, нас.пункт начинается сразу с ввода названия города или населенного пункта. Автоматически определяется регион и район:
Если в поле Город, нас.пункт нажать кнопку выбора, то откроется форма с четырьмя полями для ввода адреса.
В ФИАС номера домов загружены в классификатор, поэтому их можно выбирать из списка.
При вводе адреса почтовый индекс определяется автоматически.
Начиная с ЗУП 3.1.8 используется новый формат ввода адресов по ФИАС — см. Новый формат ввода адреса по ФИАС (ЗУП 3.1.8)
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
В данной публикации рассматривается операция загрузки Классификатора банков РФ в.Перед тем как вводить в программу основные сведения об организации.Коллеги, обратите внимание в ЗУП 3.1.8 использование веб-сервиса фирмы «1С»..
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете
В ЗУП 3.1.10.571 в разделе Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Адресный классификатор нет возможности выбрать вариант «Использовать веб-сервис 1С для ввода и проверки адресов». Может потому, что ранее классификатор был загружен в программу, но кроме как «Загрузить классификатор» другой выбор не предлагает. А если один сотрудник с пропиской в Москве, а остальные из Сибири, неучто надо загружать классификатор Москвы? Думала временно установить переключатель и адрес задать через сервис — не получается. Статья актуальна?
Попробовали ввести адрес Московский — получилось. Сделали вывод, что если классификатор региона не загружен в базу — автоматически используется сервис 1С. Отлично, даже красноты после ввода адреса не было…
Это значит, что у Вас был загружен классификатор по Москве. Без загруженного классификатора можно только вручную ввести данные адреса.
Очень часто необходимо получать актуальные кадровые данные как для одного сотрудника, так и для списка сотрудников. Конечно же мы можем просто написать свой запрос и получить эти данные, но очень часто, после изменения структуры регистров, запрос перестает работать. Кроме того, для получения некоторых данных необходимо писать большие запросы в несколько сотен строк, особенно если необходимо получить данные для списка сотрудников. Поэтому лучше воспользоваться тем функционалом, который для нас создали разработчики библиотеки стандартных подсистем.
В данной статье рассматриваются только способы получения кадровой информации для сотрудников и физических лиц. Описанным способом можно получить следующую кадровую информацию: кадровые данные сотрудников (дата приема, текущее подразделение, должность, работает сотрудник, находится в отпуске или же на больничном), кадровые данные физических лиц (ФИО, информация о стаже, образовании и т.д.) и данные о начислениях.
Все примеры проверены на конфигурации ЗУП 3.1.10.135, версия 1C БСП 3.0.3.59.
Получение информации для одного сотрудника или физического лица
Рассмотрим получение текущей фамилии для сотрудника Боровой Дмитрий Валентинович. Для наглядности добавим ему в историю изменения ФИО фамилию Бонд и изменим отчество.
Для получения кадровой информации используется общий модуль КадровыйУчет. Для получения кадровых данных физических лиц используется функция КадровыеДанныеФизическихЛиц. Более подробно о принимаемых параметрах вы можете в описании к функции. Для нас важен параметр СписокФизическихЛиц, куда мы передаем ссылку на физическое лицо или массив ссылок на физические лица, параметр КадровыеДанные, в котором указываются те кадровые данные, которые мы хотим получить и параметр ДатаПолученияДанных – дата, на которую мы получаем данные.
Видов кадровых данных, которые мы можем получить, очень много, поэтому мы рассмотрим только несколько из них.
Чтобы узнать какие кадровые данные можно получить с помощью данной функции вы можете обратиться к описанию функции КадровыйУчетВнутренний.ЗапросВТКадровыеДанныеФизическихЛиц.
Если мы выполним этот код, то получим следующую строку:
Т.е. функция нам вернет фамилию актуальную в период с 30.11.2019 по 01.01.2020. Если же указать дату получения данных не из этого периода, то функция вернет другую фамилию.
Кроме того, у данной функции есть еще один параметр, с помощью которого мы можем накладывать дополнительные отборы – ПоляОтбораПериодическихДанных. В данном параметре указывается коллекция отборов. Для примера мы можем наложить отбор на отчество:
В результате получим строку:
Т.е. мы получили другую фамилию, используя одну и ту же дату.
Для получения кадровых данных сотрудников используется функция КадровыеДанныеСотрудников из того же модуля. И, по аналогии, чтобы узнать список возможных кадровых данных можно посмотреть описание функции КадровыйУчетВнутренний.ЗапросВТКадровыеДанныеСотрудников.
Для получения кадровой информации по списку сотрудников или списку физлиц можно использовать эти же функции. Только вместо ссылки на физическое лицо в параметр СписокФизическихЛиц передается массив физических лиц, а в параметр СписокСотрудников – массив сотрудников.
Получение информации для списка сотрудников с использованием временных таблиц
Иногда гораздо удобнее не получать данные в промежуточных переменных, а формировать временные таблицы и использовать эти временные таблицы в одном запросе. Для этого мы можем использовать функции СоздатьНаДатуВТКадровыеДанныеСотрудников и СоздатьНаДатуВТКадровыеДанныеФизическихЛиц из общего модуля КадровыйУчет. Данные функции отличаются тем, что не возвращают таблицу кадровых данных, а формируют временную таблицу в менеджере временных таблиц.
Для демонстрации можно использовать данный код.
После выполнения данного кода мы получим таблицу кадровых данных следующего вида:
В данном примере мы сначала подготовили кадровые данные сотрудника и кадровые данные физического лица во временных таблицах, и затем использовали их в одном запросе.
Получение кадровой информации для списка сотрудников на разные даты
Кроме получения кадровых данных на конкретную дату очень часто бывает нужно получить кадровые данные на разные даты. Это бывает нужно, например, в случае печати нескольких документов с разными датами. Когда для каждого документа на разные даты нужно получать отдельную кадровую информацию. Так как в цикле запросы выполнять не хорошо, то нужно сформировать один запрос сразу для всех документов. Для этого можно использовать функции ЗапросВТКадровыеДанныеФизическихЛиц и ЗапросВТКадровыеДанныеСотрудников все из того же общего модуля КадровыйУчет.
Для примера используем все того же сотрудника Борового Дмитрия Валентиновича и его таблицу изменения ФИО.
Чтобы продемонстрировать как работают данные функции подготовим таблицу физических лиц, которая содержит список физических лиц и дат. В нашем примере физическое лицо будет одно, но мы добавим несколько дат:
Во временной таблице будет три строки с разными датами.
Далее формируем описание нашей временной таблицы с физическими лицами:
Если колонка, содержащая ссылки на физические лица, будет называться не ФизическоеЛицо, необходимо указать это в функции ОписаниеВременнойТаблицыОтборовФизическихЛиц в параметре ИмяПоляФизическоеЛицо. Это же касается и колонки, содержащей даты, по умолчанию она должна называться Период.
Далее получим запрос и выполним его, чтобы сформировать временную таблицу, содержащую кадровые данные:
Ну и в конце мы можем использовать эту временную таблицу. В данном примере мы просто выведем ее в таблицу значений.
В результате мы получим следующую таблицу:
Как мы видим, запрос вернул нам актуальную информацию для всех дат указанных в исходной таблице ВТФизическиеЛица.
Для рассмотрения приема на работу в 1С ЗУП 8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс «Начальной страницы».
Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.
Если вы работаете в 1С Бухгалтерия 8.3, рекомендуем к просмотру данное видео:
Заведение нового Сотрудника в 1С ЗУП
Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:
Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).
Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.
Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:
Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».
Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.
После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.
Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».
Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3
Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.
Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.
Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.
Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!
Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.
При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.
Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».
Заходим в справочник «Физические лица»:
Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.
При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.
Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.
Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».
Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП
Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:
Откроется окно создания нового документа 1С:
На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.
Сумма в поле «ФОТ» формируется по данным в закладке «Оплата труда». На нее и перейдем:
Если на закладке «Главное» мы указали должность, а в справочнике «Штатное расписание» уже прописаны виды и суммы начислений, таблица с показателями заполнится автоматически. Можно добавить дополнительные начисления вручную. Также указываем «Порядок пересчета» и способ расчета «Аванса».
На последней закладке «Трудовой договор» указываем данные трудового договора.
Нажимаем «Провести и закрыть».
Итак, мы завели и приняли на работу нового сотрудника:
Теперь можно производить начисление и выплату заработной платы и другие действия с новым сотрудником.
Читайте также: