1с зуп обмен зуп и зуп
Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Для перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 разработчиками реализовано два варианта переноса: «рекомендованный» и «полный». Рассмотрим пошаговую инструкцию выполнения переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1, а также основные особенности этих двух вариантов. Отдельно рассмотрим, какие данные не переносятся в ЗУП 3 при переходе с ЗУП 2.5
Переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 — инструкция
Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 необходимо выполнить начальный перенос данных. Так как ЗУП 3 значительно отличается от ЗУП 2.5, то переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.
Для успешного перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 следует выполнить следующую последовательность действий:
-
«Закрыть» месяц в ЗУП 2.5.
Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
Важно перед переносом полностью «закрыть» месяц в ЗУП 2.5. Нельзя начать рассчитывать месяц в ЗУП 2.5, а закончить уже в ЗУП 3 – такой возможности не предусмотрено!
Выбор и сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1
Выбор варианта переноса данных
Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты , однако и вариант Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.
Особенности «рекомендованного» переноса данных
При рекомендованном переносе из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3 (положение переключателя Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты ):
- Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
- Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
- Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
- Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
- Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).
Что потребуется довнести и настроить вручную:
- Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
- Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.
Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам переход на ЗУП 3 с ЗУП 2.5 выполняется довольно быстро.
Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.
Более подробно тонкости «рекомендованного» переноса данных рассматриваются в публикации «Рекомендованный» перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание».
Особенности «полного» переноса данных
Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы . Это более полный вариант переноса при переходе на ЗУП 3 с ЗУП 2.5. Он предполагает следующий перенос данных:
- Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
- Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
- Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
- Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).
Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.
Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации «Полный перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 — подробное описание».
В статистике интернет-запросов, которую ведут специалисты нашей организации, была отмечена популярность запроса «обмен ЗУП в ЗУП». Я попыталась проанализировать, что может интересовать пользователей, задающих этот запрос в интернет браузере. И попробовала прокомментировать то, что может включать в себя сервис, отвечающий данному запросу.
Может быть, в этом небольшом обзоре вы сможете найти ответы на свои вопросы. Либо же у вас появится желание обратиться к нашим специалистам за помощью.
Итак, что может включать в себя обмен между двумя зарплатными программами?
2. Перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1
Начну, пожалуй, с самого популярного на сегодняшний день обмена. Это перенос данных из зарплатных программ, включающих в себя механизмы программы 1С:«Зарплата и управление предприятием 8, версии 2.5», которая вот уже на протяжении десяти лет удовлетворяет потребности пользователей в кадровом учете и расчете заработной платы, в новую, современную и стремительно развивающуюся 1С:«Зарплата и управление предприятием 8, версии 3.1», которая за сравнительно небольшое время существования переживает уже свою четвертую редакцию, постоянно совершенствуясь и преобразовываясь.
Не смотря на то, что задачи эти две программы выполняют по сути одни и те же, и данные на входе и выходе, в общем-то, ничем друг от друга не отличаются, но сами механизмы программ, их правила и методы принципиально различны. И чем больше разница, тем труднее выполнить перенос - привести данные «к общему знаменателю». Не только перенести всю информацию, накопленную годами, ничего не потеряв, но и заставить ее работать по-новому, решая новые задачи. То есть данные должны быть не только перенесены с помощью обмена, но и как-то преобразованы «по пути», чтобы новая версия программы смогла их понять и заставила работать правильно.
Именно по причине несоответствия новых и старых механизмов, в программе появилось два вида переноса (обмена) информацией. И это не потому что специалистам 1С лень разработать полный перенос информации, и они пошли по легкому пути, добавив в программу простой перенос, который не тянет за собой все документы с их движениями и видами начислений, как в полном. А потому что простой перенос реально способен облегчить участь Заказчика и Исполнителя при внедрении новой программы.
При этом предоставив им все необходимое для дальнейшего учета, начиная с любого периода в течении года. В составлении новой отчетности в новой программе, не утеряв и не исказив при этом ту часть отчетности, которая формировалась в старой.
Простой перенос превращает процесс внедрения в процесс настройки и освоения новых механизмов. В то время как полный перенос превращает процесс внедрения новой ЗУП 3.1 в процесс вычищения всего лишнего, что принес с собой полный перенос, процесс поиска и удаления дублей информации (виды начислений из старой программы добавляются к уже имеющимся в новой), процесс поиска и корректировок ошибок, возникающих из-за ошибок ведения учета в старой программе.
Некоторые из них тянутся еще из ЗиК 7.7, из-за разницы подходов и несовершенства искусственного интеллекта, который пытается преобразовать старые данные в новые. И тому подобное.
А цена вопроса? Основной аргумент представителей Заказчика: «Мы хотим в новой программе иметь все данные, на случай, если нам придется посмотреть данные прошлых периодов». А по факту. Есть доступ в старую базу, где уж точно все есть и в таком виде, как его там оставили. И где можно сформировать привычный отчет и вывести все, что нужно. Кто будет это все проделывать в новой? Тем более, что при простом переносе вся необходимая кадровая информация, из которой можно сформировать кадровую отчетность, такую как личная карточка Т-2, присутствует. Все данные для формирования регламентированной отчетности, все данные среднего заработка, имеются. Причем, формируются «один в один», «копейка в копейку», потому что перенесены остатками. В полном же переносе программа по сути формирует всю отчетность, используя перенесенные движения документов, с перенесенными в них ошибками учета. Что опять же отвлекает ресурсы Заказчика и Исполнителя на выверку и корректировку, которые в перенесенных данных бывает не так то просто сделать. Но хватит о наболевшем. Давайте посмотрим, как выглядят эти механизмы переноса в программе.
После установки новой версии ЗУП 3.1 и при первом входе в программу, она предлагает нам перенести данные для расчета зарплаты
Выберем перенос из ЗУП 2.5. Установим точку в третью строчку и нажмем «Далее». После того, как мы выберем из какой базы загружать данные, программа предложит выбрать вариант переноса
По умолчанию предлагается простой перенос, при его выборе форму выбора можно не открывать, а сразу нажимать «Далее» для начала переноса данных. В случае полного переноса, переставляем точку вниз, нажимаем «ОК» и переходим к переносу.
1. Сравнительная таблица переноса данных
3. Обмен ЗУП ERP, обмен ЗУП и КА
Далее хочется остановиться на виде обмена между конфигурациями ЗУП 3.1 и ERP 2 или ЗУП 3.1 и 1C:КА 2.2 . Особенностью этого обмена является то, что в обеих этих конфигурациях (ERP 2 и КА 2.2) есть свой зарплатный блок, аналогичный ЗУП 3.1. Поэтому, обмен между ними – отчасти обмен ЗУП в ЗУП.
Используется для сохранения конфиденциальности данных по зарплате. Выгрузка происходит обычно без детализации по сотрудникам, общими проводками по подразделениям. Для более оперативного учета кадров и расчета заработной платы в автономной системе.
Для совместного использования ERP и ЗУП и синхронизации данных между ними
в обеих системах должна быть активна опция «Использовать синхронизацию данных»
в ERP отключена опция «Использовать начисление зарплаты».
Для использования сценария «Выплата зарплаты» должна быть включена опция «Использовать заявки на расходование денежных средств» если выключена, то ведомости на выплату зарплаты из ЗУП выгружаются заявки на расходование денежных средств (выплата зарплаты) в ERP не создаются.
Выработка сотрудников
Документ в УП/КА: Выработка сотрудников
Документ в ЗУП: Данные для расчета зарплаты
Цель: передача в ЗУП сведений о факте выполнения работ сотрудниками для учета их при начислении заработной платы
Отражение зарплаты в бухучете
Документ в ЗУП: Отражение зарплаты в бухучете
Документ в УП/КА: Отражение зарплаты в финансовом учете
Цель: отражение в финансовом учете данных по расходам на оплату труда
Начисление оценочных обязательств по отпускам
Документ в ЗУП: Начисление оценочных обязательств по отпускам
Документ в УП/КА: Начисление оценочных обязательств по отпускам
Цель: отражение в финансовом учете данных о начисленных оценочных обязательствах по отпускам
Ведомости: в кассу, выплаты через раздатчика, перечислений на счета
Документ в ЗУП: Ведомость в кассу, ведомость выплаты через раздатчика, ведомость перечислений на счета
Документ в УП/КА: Заявка на расходование денежных средств
Цель: передача в ERP для планирования и размещения на оплату заявок на выплату заработной платы и перечисления НДФЛ
Ведомость в банк
Документ в ЗУП: Ведомость в банк
Документ в УП/КА: Заявка на расходование денежных средств
Цель: передача в ERP для планирования и размещения на оплату заявок на выплату заработной платы и перечисления НДФЛ
4. Настройка обмена по требованию Заказчика под особенности ведения учета в организации
И последний случай обмена ЗУП в ЗУП, на котором хотелось бы остановиться – это настройка обмена по требованию Заказчика под особенности ведения учета, принятые в его организации.
Рассмотрим пример.
Один из клиентов собрался мигрировать на ЗУП 3.1 с Нового года.
Предполагается разделить «Кадровый учет» и учет «Расчета зарплаты» по отдельным базам данных. Причем, кадровый учет будет вестись по всем организациям в одной базе, а расчет зарплаты по каждой организации в отдельной базе.
Соответственно, доступ к базе «Кадрового учета» имеют Кадровик и Табельщик; к базе «Расчет зарплаты» - Расчетчик.
В общей базе «Кадровый учет» предполагается вести учет по всем организациям в части кадрового и табельного учета сотрудников.
В данной базе регистрируются кадровые документы приема, перемещения, увольнения; ведется учет графиков работы сотрудников и рабочего времени; регистрируются отпуска и неявки; собирается табель по сотрудникам.
Далее, введенная информация загружается в отдельную базу «Расчета зарплаты» по каждой организации отдельно. В базе «Расчета зарплаты» отражаются всевозможные начисления и удержания сотрудников; проводится расчет зарплаты; отражаются налоговые отчисления; выплачивается зарплата.
Данные по расчету зарплаты не попадают в базу «Кадрового учета». Только возможные изменения по кадровому учету в базе «Расчета зарплаты» могут выгружаться и корректироваться в базе «Кадрового учета».
Каким образом возможно реализовать данную схему учета? Распределенная информационная база или синхронизация через универсальный формат обмена?
Необходимо настроить ограниченный список объектов (справочников, документов), участвующих в обмене/синхронизации. Все объекты не нужно синхронизировать.
Например, справочники Сотрудники и Физические лица и документы Прием на работу, Кадровое перемещение и Увольнение участвуют в обмене между базами. А документы Начисление зарплаты, Ведомости на выплату зарплаты не участвуют в обмене.
Вам обязательно нужно учитывать тот факт, что в ЗУП 3 часть кадровых документов являются одновременно и расчетными. Доступ к данным легко разделяется правами доступа (кадровики совершенно могут не видеть начисления). К таким универсальным документам относятся увольнения, отпуска, командировки - это одновременно и приказ, и начисление, только видимость данных зависит от полномочий пользователя. Вот здесь и возникнут первые сложности при синхронизации: перенос увольнения.
1. Перенесли кадровые данные в расчетную базу.
2. Рассчитали увольнение в расчетной базе.
3. Расчетчики нашли ошибку в кадрах, поправили, пересчитали.
4. Что вы будете переносить обратно в кадровую базу? Вам ведь нужна только кадровая часть, а там уже и расчеты есть. Поэтому синхронизация, скорее всего, не подойдет, т.к. документы в этом случае должны быть идентичны. А если их синхронизировать, то опять возвращаемся к тому, что видимость данных вам настраивать правами доступа, таким образом кадровики будут видеть только то, что им нужно.
1. Если все еще есть смысл делить базы, то для переноса только части данных - нужно будет писать свои правила обмена, в них вы сможете перенести все, что угодно и как угодно.
2. Отказаться от идеи разделять базы, а вести все в одной с корректной настройкой прав доступа.
3. Если службы удалены друг от друга, то сделать распределенные базы все с теми же настройками прав, но базы будут идентичны, т.к. одна из баз будет являться "дочкой" другой.
Тоже самое касается и отпусков, и командировок.
Вывод один. При возникновении каких-то вопросов, связанных с особенностями учета вашей организации, обращайтесь к специалистам. И мы постараемся вам помочь оперативно и профессионально.
Предварительная настройка синхронизации БП 3.0 и ЗУП 3.0
Для того, чтобы мы смогли увидеть документы, которые при синхронизации загрузились в Бухгалтерию 3, в частности, это документ «Отражение зарплаты в бухучете», необходимо установить флаг в Общих настройках – Настройки зарплаты, определяющий ведение всех расчетов по оплате труда во внешней программе, то есть в нашей ЗУП 3.
Рисунок 2 Настройки зарплаты
Рисунок 3 Настройка параметров учета зарплаты
И после этого включить Синхронизацию данных – установить флаг, разрешающий другим программам обмениваться с нашим ЗУП 3. Сделать это необходимо, перейдя в раздел Администрирование – Настройки синхронизации данных:
Рисунок 4 Включение синхронизации
Рисунок 5 Установка флажка для возможности синхронизации
При синхронизации элементы данных из обеих программ (элементы справочников, документы и т.п.) сопоставляются между собой по отдельным присущим им уникальным признакам, по которым их можно однозначно идентифицировать. Для каких-то элементов это будет их код или идентификационный номер, для каких-то простое наименование. В табличке ниже видно, по каким признакам программа ищет те или иные данные, чтобы их сопоставить и внести изменения, произведенные в одной программе над этими данными, автоматически воспроизведя их в другую программу.
В синхронизируемых элементах данных, к сожалению, не все параметры поиска могут быть заполнены. В этом случае при первоначальной синхронизации программа предлагает нам проверить, каким образом данные будут сопоставлены, и внести вручную необходимые правки в это сопоставление.
Настройка синхронизации БП и ЗУП – пример синхронизации по Организации, у которой в программе Бухгалтерия 3 не заполнены коды, а заполнено только наименование
Рассмотрим пример настройки синхронизации по Организации, у которой в программе Бухгалтерия 3 не заполнены коды, а заполнено только наименование. Кроме того, справочник Подразделения в той и в другой программах различается. В Бухгалтерии 3 имеется только одно Основное подразделение.
После того, как подключение к Бухгалтерии 3 установлено, мы можем изменить некоторые начальные настройки, перейдя по ссылке «Изменить правила выгрузки данных»
Здесь у нас есть возможность установить дату, ранее которой данные из ЗУП выгружаться в Бухгалтерию не будут (например, если до этой даты заработная плата начислялась в бухгалтерской программе).
Выбрать организацию, данные по которой будут выгружаться, и каким образом будут выгружены проводки в документе «Отражение зарплаты в бухучете» с детализацией по сотрудникам или сводно (по всем разрезам, кроме сотрудника).
В случае, если выгрузка настроена сводно, то ведомости на выплату не выгружаются и в платежных поручениях по ведомостям необходимость выбора ведомости отключается.
Если в Бухгалтерии 3 по синхронизируемой организации применяется Упрощенная система налогообложения (УСН), то при данной настройке после переноса данных движения по регистрам (прочие расходы и расходы при УСН по 70 счету) не появляются, а только по налогам и взносам. В связи с этим использовать данную настройку при УСН не желательно.
Рисунок 6 Дополнительные настройки при синхронизации
Далее аналогичную донастройку делаем для программы, в которую будем выгружать данные
Рисунок 7 Уточнение параметров загрузки и выгрузки для Бухгалтерии 3 при настройке синхронизации в программе ЗУП 3
Рисунок 8 Успешное завершение настройки синхронизации
Далее программа начинает искать и сопоставлять данные
Рисунок 9 Первоначальная синхронизация данных
Программа сопоставила Организацию по наименованию
Рисунок 10 Сопоставление данных из двух программ
Поскольку способы отражения в ЗУП еще не настраивались, они будут загружены из Бухгалтерии в момент, когда будет произведен обмен данными 1с бухгалтерия 3.0
Рисунок 11 Сопоставление способов отражения в учете
Нажимаем кнопку Далее. Программа получает данные и выдает следующую информацию
Рисунок 12 Форма настройки отправляемых данных
Проверим результаты выгрузки. Так как в программе ЗУП данных по заработной плате за 2017 год пока нет, нет ведомостей на выплату и документов Отражение в учете, то в Бухгалтерию 3 не выгрузились пока ни подразделения, ни физические лица. С выгруженным же элементом справочника Организации произошло следующее: программа посчитала приоритетным элемент, созданный позже в программе Бухгалтерия 3 и заменила этим элементом в ЗУП 3 карточку организации, затерев тем самым заведенные в ней коды.
Рисунок 13 Карточка организации в ЗУП 3 после первоначальной синхронизации с Бухгалтерия 3
Рисунок 14 Форма синхронизации данных
Нажав на эту ссылку, в открывшейся форме мы можем посмотреть отличия в синхронизированных элементах справочника Организации и изменить результат загрузки, нажав на кнопку "Пересмотреть"
После чего карточка организации примет прежний вид
Рисунок 15 Карточка организации после разрешения конфликта синхронизации
А после дальнейшей синхронизации заменит прежнюю карточку в Бухгалтерии.
Аналогичным образом можно разрешать все подобные конфликты, обычно возникающие при выгрузке справочников Подразделения, Физические лица и т.п., элементы которых выгружаются, с документами, имеющими на них ссылки.
Часто встречающиеся проблемы обмена данными БУХ и ЗУП и их решения
Также хочется рассмотреть еще несколько проблем, возникавших при синхронизации у пользователей в последнее время и предложенных для их разрешения вариантов действий.
1. В последних релизах ЗУП 3, начиная с 3.1.2.120, вместе с физлицами, выгружающимися с ведомостями на выплату, выгружаются теперь их лицевые банковские счета для перечисления на них заработной платы сотрудникам. Для того, чтобы эта функция работала, необходимо обновить до последней версии конфигурацию Бухгалтерии 3.
2. До недавнего времени не выгружались страховые взносы на тяжелые условия труда. Начиная с релиза 3.2.2.120, эта проблема решена. Также необходимо обновить релиз Бухгалтерии 3 до актуального релиза для того, чтобы заработали новые правила обмена. правила обмена данными зуп 3.0 должны быть актуальными.
3. Вопрос от пользователя: перед тем как провести 1с 8.3 бухгалтерия обмен данными, настраиваем синхронизацию ЗУП 3.1.2.90 и БУХ 3.0. В окне выбора варианта подключения присутствуют варианты:
• Прямое подключение к программе через интернет
• Другие каналы связи
Вариант «Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети» отсутствует. Хотя в ЗУП 3.0 был. И в описании справки тоже есть.
Ответ: Данная проблема возникает в двух случаях:
1. Используется сервер Linux. Он не поддерживает прямое подключение, так как используется COM-подключение, которое является механизмом Windows.
2. Одна или обе синхронизируемые конфигурации являются базовыми.
Решение: Использовать обмен через файлы, через каталог обмена. Настраивается такая синхронизация аналогично прямому подключению.
4. Вопрос от пользователя: по какой причине в начислениях с назначением «Доход в натуральной форме» нет возможности указать, что они не должны отражаться в бухучете? Подскажите, пожалуйста, как сделать так, чтобы проводки по данным видам расчета формировались только по суммам начисленного НДФЛ и взносов.
Ответ: Проводки формируется в бухгалтерской программе. Если используется БП 3.0, то после того как произведен обмен данными зуп 3.0 бухгалтерия 3.0 проводки по виду операции «Доходы в натуральной форме» и так формируются только по страховым взносам и НДФЛ.
5. Вопрос от пользователя: физическое лицо было создано в Бухгалтерии 3 и выгружено в ЗУП 3. Потом в ЗУП 3 был принят сотрудник на основе этого физлица, начислена зарплата, есть он в Отражении в учете и в Ведомости на выплату. Но при синхронизации в этих же документах в Бухгалтерии 3 вместо физлица отображается «объект не найден».
Ответ: в Бухгалтерии 3 скопируйте ссылку на объект и найдите ее в ЗУПе, возможно ссылка задвоилась и при обмене подставляется она. Потом удалить эту запись с битой ссылкой из регистра сведений СоотвтетствиеОбъектовИБ. Либо сделать копии обеих баз. Очистить записи по этому сотруднику в данном регистре сведений в обеих базах. Затем в ЗУП 3 пересохранить проблемного сотрудника и соответствующее ему физлицо. Перепровести Отражение и ведомость, где есть этот сотрудник, и выполнить синхронизацию.
К сожалению, пока не все проблемы, требующие решения на сегодняшний день, автоматизированы фирмой 1С. Реализации некоторых из них приходится ждать.
В частности, это вопрос, который не раз поднимался на партнерских ресурсах.
В Бухгалтерии учет идет укрупненно – в производстве только «Основное подразделение», а в ЗУП 3 нужна разбивка по бригадам и т.п. В ЗУП 25 можно было настроить проводки на «Основное подразделение», а в ЗУП 3 как это сделать, если в бухгалтерии не требуется детализация по мелким подразделениям?
Варианты решения данного вопроса предлагаются пока самими пользователями. Вот наиболее популярные из них.
Пока выход только в создании дополнительной обработки табличной части документа отражения ЗУП. Принцип простой: добавить дополнительное свойство «Подразделение» в справочник «Способы отражения расходов в ЗУП» и пробежаться по каждой строке во вкладке «Начисленная зарплата и взносы», подменив заполненное подразделение.
Мы тоже столкнулись с такой потребностью. Пока решили следующим образом:
- Для подразделения можно указать подразделение МВЗ (места возникновения затрат).
- Пришлось добавить «виртуальные» подразделения в список подразделений
- При заполнении отражения в учете в субконто подставляем подразделение МВЗ, если оно указано в подразделении.
Итак, резюмируя вышесказанное, хочется сказать, что при возникновении проблем при синхронизации данных зарплаты и бухгалтерии всегда можно найти подходящее решение. Надеюсь, что данный материал вам немного в этом поможет.
Но в любом случае вы всегда можете обратиться в нашу компанию ООО «Кодерлайн», которая уже имеет свою разветвленную сеть подразделений во многих городах России и ближнего зарубежья, а также активно предоставляет услуги по удаленному обслуживанию через различные интернет-ресурсы.
По поводу обмена данными между базами ЗУП часто возникают вопросы, наиболее актуальные из них связаны с новой версией 3.1. Рассмотрим основные варианты и принципы обмена данных.
Общие правила обмена данными
Универсальный механизм, позволяющий настроить обмен информацией, называется «Универсальный обмен данными в формате XML». Он дает возможность работать с разными конфигурациями, поставляется на диске ИТС. Для отладки работы этого механизма оператор должен прописать правила обмена. Сделать это можно посредством конфигурации «Конвертация данных», разработанной компанией 1C.
Для одинаковых конфигураций правила обмена создаются быстро, практически в автоматическом режиме. Кроме того, пользователь может использовать обработку «Выгрузка-загрузка данных XML».
Обмен данными 1C ЗУП 2.5-2.5
Необходимость наладить обмен между двумя базами ЗУП версии 2.5 может возникнуть по ряду причин:
- Если на предприятии учет кадров и расчет зарплаты производится в разных базах. Дело в том, что в ЗУП 2.5 расчетная и кадровая документация была разделена для осуществления управления правами доступа. Новая версия 3.1 предполагает наличие общей кадрово-расчетной документации, также предусмотрена тонкая настройка прав доступа пользователей. В связи с этим подобное разделение стало неактуальным.
- В ранней версии программы ЗУП, которая называлась «1C: Зарплаты и кадры», для каждой организации было необходимо создавать отдельную базу. ЗУП версии 2.5 предлагает пользователям возможность учет по нескольким организациям объединить в одну базу. Но часто компании в силу привычки продолжают вести учет для каждой организации по отдельности.
Любая из этих причин усложняет выборку консолидированных отчетов для компании, увеличивает затраты времени на обслуживание базы данных, поскольку каждая база должна обновляться в отдельности. Если в организации все же решатся перейти на новую версию 1C ЗУП 3.1, необходимо будет переносить информацию из каждой базы. В связи с этим оптимальнее будет объединить их, после чего перейти на новую версию.
Обмен данными 1C ЗУП 2.5-3.1
Компания 1C сняла с продажи и поддержки версию ПО «Зарплата и управление персоналом» 2.5 ПРОФ. Поддержка 2.5 КОРП будет также прекращена в ближайшее время. Это означает, что для данных модификаций не будет обновлений регламентированной отчетности. Поскольку в Российской Федерации изменения в установленные формы отчетности для госорганов вносятся достаточно часто, а штрафы за их несвоевременную сдачу достаточно высоки, пользователи заинтересованы в своевременном обновлении. Окончание поддержки устаревшей версии стимулирует пользователей переходить на новую улучшенную модификацию ЗУП 3.1.
Для перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 необходимо перенести данные из старой версии в новую. Далее, как правило, проходит опытная эксплуатация. Она предполагает параллельное ведение документации и расчет заработной платы параллельно в двух базах: в новой и старой. Чтобы сэкономить время, необходимое на ввод первичных документов сразу в две базы, значительно проще настроить обмен между ними. В результате этого документы можно будет вносить только в одну из них.
Новая версия оснащена функцией по переносу кадровых документов из предыдущей ЗУП 2.5. Однако в автоматическом режиме возможен лишь перенос документов первичного характера. Для обмена документами-исправления операции придется осуществлять в ручном режиме.
Переносу подлежат следующие документы:
- Прием на работу;
- Увольнение;
- Кадровый перевод;
- Командировка;
- Больничный;
- Отпуск;
- Оплата по среднему;
- Оплата дней по уходу за ребенком-инвалидом.
Перенос осуществляется посредством формирования файла в ходе выгрузки из старой версии. Далее он загружается в новую версию программы. Для этой операции в помощнике выгрузки из старой версии был добавлен новый пункт «Выгрузить документы, введенные после начала работы в новой программе»
При выборе данного пункта необходимо прописать период, выбрать наименование организаций, для которых необходимо перенести сведения.
Если конфигурация базы данных подверглась существенным изменениям и требуется выгрузка большого перечня документов, необходимо настроить обмен между старой и новой версией, прописав правила обмена.
Обмен 1C ЗУП 3.1-3.1
Обмен и настройка синхронизации в 1C: ЗУП 3.1 необходимы в ряде случаев, например, в ходе реорганизации, при которой одно предприятие присоединяется к другому. В этом случае характер взаимоотношения между сотрудниками и организацией остается неизменным, не меняются также условия труда, действует карточка Т-2. В ней необходимо лишь заменить название компании. При этом новая компания обязана сдать отчетность по всем таким сотрудникам во все госорганы, то есть предоставить все формы отчетности. Отчетность за квартал – РСВ и 6-НДФЛ, отчетность за год – 2-НДФЛ. Таким образом, новая организация должна отчитать за весь прошедший год новых сотрудников. В связи с этим возникает необходимость перенести все данные по сотрудникам из базы такой организации. Проще всего эту операцию провести путем обмена между базами. Если между ними имеются существенные отличия, данные необходимо конвертировать и прописать требуемые правила обмена.
В ЗУП 3.1 предлагается единая база для ведения регламентированного и управленческого учета зарплаты. Тем не менее, некоторые компании все же предпочитают вести учет кадров в виде отдельной базы. Чтобы не вводить в обе базы одни и те же документы, необходимо настроить обмен данными между ними.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Настройка обмена данными 1С:ЗУП с другими программами 1С и сторонними системами.
Поможем перейти на новую редакцию 1С:ЗУП без потери данных. Дорожная карта перехода в подарок!
Мы рассмотрим основные варианты использования обменов между базами ЗУП. Наиболее актуальным на сегодня является обмен с новой версией ЗУП – версией 3.1
Общие правила обмена данными
Универсальный механизм настройки обмена данными между конфигурациями 1С – обработка «Универсальный обмен данными в формате XML», поставляется на диске ИТС. Для данной обработки необходимо прописать правила обмена, что, в свою очередь, можно сделать в специально разработанной фирмой 1С конфигурации «Конвертация данных».
Рис.1 Универсальный обмен данными в формате XML
Для идентичных конфигураций правила можно создать достаточно быстро – в автоматическом режиме, а также воспользоваться обработкой ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML.
Обмен 1С ЗУП 2.5 - ЗУП 2.5
Необходимость обмена между двумя базами Зарплата и управление персоналом 2.5 может возникать по следующим причинам:
- Кадровый учет и расчет заработной платы ведутся в разных базах, поскольку в ЗУП 2.5 кадровые и расчетные документы были разделены – таким образом осуществлялось управление правами доступа. В новой версии ЗУП 3.1 появились общие кадрового-расчетные документы и возможность более тонкой настройки прав доступа, поэтому данное распределение учета стало неактуальным.
- В «1С:Зарплата и кадры» версия 7.7 (ранняя версия программы ЗУП) для каждой организации была необходима отдельная база. В ЗУП 2.5 появилась возможность вести учет по нескольким организациям в единой базе, однако в силу различных причин некоторые компании продолжали по привычке вести учет по каждой организации в отдельной базе.
Любой из этих вариантов существенно усложняет сбор консолидированных отчетов по всей компании и увеличивает трудозатраты в обслуживании, т.к. обновлять необходимо каждую базу в отдельности. Помимо этого, если решиться на переход на новейшую версию и запустить проект внедрения 1С:ЗУП 3.1, придется переносить данные из каждой базы отдельно, что потребует дополнительного расхода времени и ресурсов*.
*Поэтому для сокращения трудозатрат удобнее для начала объединить все базы, а уже потом осуществлять переход.
Обмен 1С ЗУП 2.5 - ЗУП 3.1
1С Зарплата и управления персоналом версия 2.5 ПРОФ уже снята с поддержки фирмой 1С, а версию 2.5 КОРП планируется снять с поддержки в ближайшее время, что значит – для этих конфигураций перестанут выходить обновления регламентированной отчетности. Поскольку в России очень часто меняются формы отчетности в государственные органы при высоких штрафах за несвоевременную сдачу отчетности, отсутствие оперативного обновления блока регламентированной отчетности стимулирует пользователей ЗУП версии 2.5 к переходу на новую улучшенную и доработанную версию ЗУП – ЗУП 3.1.
В процессе перехода с ЗУП версии 2.5 на ЗУП версии 3.1осуществляется перенос данных из старой версии программы в новую, после чего, как правило, проводится опытная эксплуатация. На этом этапе, как правило, расчет заработной платы ведется в двух базах параллельно – в старой и новой. Для экономии времени необходимого для ввода первичных документов в две базы проще настроить обмен между базами и вводить документы только в одну из них.
В версии ЗУП 3.1.10 добавлена функция переноса кадровых документов из предыдущей редакции 2.5, но автоматизирован только перенос первичных документов, документы-исправления придется переносить руками. Переносятся следующие документы:
- прием на работу;
- кадровый перевод;
- увольнение;
- отпуск;
- больничный;
- командировка;
- оплата по среднему;
- оплата дней ухода за детьми инвалидами.
Перенос осуществляется через формирование файла при выгрузке из старой версии и его загрузку в новую версию программы. Для этого в помощнике выгрузки из прошлой редакции добавлен новый пункт.
Рис.2 Формирование файла при выгрузке из старой версии и его загрузку в новую версию
При его выборе нужно указать период и организации, по которым необходимо перенести сведения.
Рис.3 Организации по которым переносятся документы
Если конфигурация базы существенно изменена или необходима выгрузка более широкого списка документов, можно настроить обмен между старой и новой базой через правила обмена. Наши специалисты с радостью помогут осуществить такие локальные доработки в 1С:ЗУП.
Обмен 1С ЗУП 3.1 - ЗУП 3.1
К организации обмена между базами и настройке синхронизации 1С:ЗУП 3.1 - 3.1 обычно прибегают в нескольких случаях, например, при реорганизации предприятия в виде присоединения к другой организации. В данной ситуации взаимоотношения с сотрудником у организации не меняются, у него остаются те же условия труда и та же карточка Т-2, в которой меняется только название организации. Организация-правопреемник при этом обязана отчитаться по данным сотрудникам во все государственные органы, то есть сдать все формы отчетности. РСВ и 6-НДФЛ – отчетность квартальная, а 2-НДФЛ – годовая, то есть в конце года по новой организации нужно будет отчитаться по сотруднику за весь год.
Внедрение 1С:ЗУП
Автоматизация управления персоналом, кадрового учета и расчета зарплаты в одной программе
Читайте также: