1с жкх настройка почты
Повысить собираемость платежей можно не только с помощью повышения качества оказываемых услуг и выполняемых работ, но и через предложение альтернативных вариантов доставки квитанций за ЖКУ. Особенно актуально в домах, где большое количество собственников, не проживающих в обслуживаемом доме, и ехать за квитанцией нецелесообразно.
Отправка квитанций за ЖКУ по e-mail предусмотрена ЖК РФ
Способы отправки платежных документов за ЖКУ предусмотрены в ч. 2 ст. 155 ЖК РФ.
Классическим вариантом является формирование платежного документа в бумажном исполнении (п. 1 ч. 2 ст. 155 ЖК РФ). А вот место доставки такого документа не регламентировано. Экспертное сообщество в ЖКХ признает, что доставка квитанций по почтовым ящикам является правовым обычаем (сложившееся и широко применяемое поведение в определенной сфере). Определение правового обычая содержится в ст. 5 ГК РФ,
Работая с обращениями граждан, я не один раз встречал требования по доставке платежных документов непосредственно в руки потребителей и желательно под роспись. Рассматривая такие обращения, сошлитесь на вышеуказанные положения и выводы.
Второй вариант предоставления квитанций за ЖКУ - электронное исполнение квитанции или информации в электронном исполнении, которой достаточно для расчета и оплаты за ЖКУ.
Предусмотрено несколько вариантов электронной доставки платежных документов:
выгрузка информации о размере оплате, задолженности в ГИС ЖКХ или иной информационной системе;
предоставление платежного документа по адресу электронной почты потребителя услуг;
выгрузка платежных документов через информационные терминалы (киоски), используемые конкретной организацией ЖКХ.
Электронное исполнение платежных документов предусмотрено п. 2 ч. 2 ст. 155 ЖК РФ. Многие специалисты даже не знают, что можно направлять платежный документ по e-mail и это будет считаться официальным представлением платежных документов. При прочтении п. 2 ч. 2 ст. 155 ЖК обращают внимание лишь на указание ГИС ЖКХ, считая, что далее по тексту также говорится речь о ГИС ЖКХ и можно не дочитывать до конца.
Можно ли полностью перейти на доставку квитанций по электронной почте?
Положения ч. 2 ст. 155 ЖК РФ сформированы таким образом, что УО (ТСЖ, ЖСК и др.) не могут выбирать между предоставлением в бумажном или в электронном исполнении. УО обязаны предоставить квитанцию двумя способами, которые указаны в ч. 2 ст. 155 ЖК РФ.
При этом, в обязательном порядке необходимо выгружать информацию о начислениях в ГИС ЖКХ в силу ч. 2.1. ст. 155 ЖК РФ, п. 9 раздела 10 совместного приказ Минкомсвязи и Минстроя от 29 февраля 2016 г. № 74/114/пр.
Направление платежного документа по электронной почте не отменяет предоставление платежного документа в бумажном исполнении и выгрузки информации в ГИС ЖКХ, а является элементом повышения собираемости платежей и роста лояльности потребителей ЖКУ.
Как оформить получение квитанций за ЖКУ по электронной почте
Получите от собственника заявление о получении платежных документов на оплату за ЖКУ через электронную почту.
Мы разработали шаблон заявления, который поможет в дальнейшем и в работе с неплательщиками.
При настройке учетной записи в программе 1С по инструкции пользователь вводит свой обычный пароль от учетной записи Yandex для входа в почту.
Дело в том, что для подключения к почтовому ящику Yandex из приложения 1С по протоколу IMAP не всегда подходит обычный пароль, который используется для входа в почту.
Если при настройке почты возникает ошибка, то необходимо использовать специальный пароль приложения из 16 символов, который генерируется системой безопасности Yandex.
Для того, чтобы сгенерировать требуемый пароль, нужно перейти в настройки учетной записи Яндекса.
Переходим в раздел Пароли и авторизация, кликаем на Включить пароли приложений.
В открывшемся окне нужно нажать кнопку Включить пароли приложений.
Следующим шагом подтвердите пароль учетной записи Yandex.
Выбираем нужный тип приложения, в нашем случае: Почта (IMAP, POP3, SMTP).
В поле Название пароля для доступа к почте вводим 1С.
Для формирования пароля приложения нажмите кнопку Создать.
Будет автоматически сгенерирован специальный пароль приложения из 16 символов.
Скопируйте этот пароль и используйте его при настройке учетной записи электронной почты в программе 1С.
Перед настройкой почтовой программы включите работу протокола IMAP в веб интерфейсе почты Яндекс:
В программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, ред. 3.0 реализована возможность рассылки сформированных квитанций на электронную почту лицевых счетов.
Функционал доступен начиная с релиза 3.0.65.3.
Включить/отключить данную функциональность можно в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – Функциональность – Платежные документы».
Этапы рассылки квитанций:
Настройка учетной записи
Для рассылки требуется настроить учетную запись электронной почты пользователя в разделе «Администрирование – Органайзер – Почта»:
В учетной записи:
указываются адрес почты и пароль учетной записи пользователя;
определяется флажками назначение учетной записи (флажки «Для отправки почты», «Для получения почты»);
определяется для кого учетная запись «Для всех/Только для меня»;
указывается имя отправителя;
определяются параметры подключения:
Затем настраивается сервер исходящей и входящей почты.
Порт справедлив для всех почтовых сервисов.
В окне «Дополнительные настройки» указывается наименование учетной записи и длительность ожидания сервера:
На следующем шаге происходит проверка настроек:
По кнопке «Перейти к учетной записи» можно открыть созданную учетную запись:
если не получается подключиться к учетной записи Google или Yandex, попробуйте выполнить инструкции:
Настройка параметров рассылки
Параметры рассылки настраиваются в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – ссылка «Параметры рассылки». Основные настройки:
«Учетная запись» – выбор учетной записи;
«Сохранять квитанции в каталог» – настройка определяет, где будут храниться отправленные квитанции. Например, если выбрать каталог «Указанный пользователем», то отправленные квитанции будут сохраняться в каталоге, указанном в данном поле.
Примечание: если используется клиент-серверный режим работы, то в зависимости от настройки сформированные квитанции при рассылке будут сохраняться в разные каталоги на сервере. Также отмечаем, что при выборе каталога «Указанный пользователем», необходимо знать, есть ли такой каталог на сервере и ввести путь вручную, а не выбирать через диалоговое окно.
Квитанции сохраняются в формате «PDF».
Примечание: перед отправкой квитанций жильцам, можно выполнить тестовую рассылку, указав адрес получателя в настройках параметров рассылки.
Рассылка квитанций
Снизу программы отразится результат отправки:
Квитанции будут отправлены на почту жильца:
Также можно просматривать/изменять данные по квитанциям, которые используются при формировании писем для рассылки. Для этого следует нажать на кнопку «Настройка рассылки – Показать данные по квитанциям»:
Примечание: адрес почты указывается в карточке лицевого счета:
Если почта не указана в карточке лицевого счета, то отправка произойдет на почту, указанную в карточке ответственного собственника (либо у физического лица, либо у контрагента). Если у ответственного собственника не заполнен адрес, то отправка квитанций для лицевого счета не произойдет.
Стоп-лист рассылки квитанций
В программе можно отключить отправку квитанций по электронной почте для отдельных лицевых счетов, например, если собственник сообщил об отказе получать электронную корреспонденцию. Чтобы отключить отправку квитанций на электронный адрес лицевого счета или его ответственного собственника, такой электронный адрес необходимо добавить в стоп-лист рассылки.
Для добавления адреса электронной почты в стоп-лист необходимо установить соответствующий флажок рядом с полем ввода адреса. Данная возможность доступна в карточках Лицевого счета, Контрагента, Физического лица:
Следует учитывать, что для каждого лицевого счета адрес электронной почты для рассылки квитанций определяется следующим образом:
Если в карточке Лицевого счета заполнен E-mail адрес, то для рассылки используется он.
В противном случае используется E-mail адрес, указанный в карточке ответственного собственника лицевого счета, который может быть контрагентом или физическим лицом.
Полный список включенных в стоп-лист адресов доступен в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – Функциональность – Платежные документы»:
Во время рассылки платежных документов отправка на адреса электронной почты, находящихся в стоп-листе, не производится.
По завершению рассылки пользователю выводится список лицевых счетов, чьи электронные адреса находятся в стоп-листе, а квитанции не были отправлены:
Отчет по отправленным квитанциям по почте
Чтобы посмотреть информацию по отправленным по почте квитанциям есть специальный отчет «История отправленных квитанций».
Открыть его можно из самой квитанции, по кнопке «Настройки рассылки»:
Отчет также доступен в разделе «Начисление услуг» – «Отчеты» – «История отправленных квитанций»:
Отчет содержит следующую информацию:
Лицевой счет – на который формировалась квитанция.
Получатель квитанции (ответственный собственник).
Электронный адрес, на который производилась отправка (попытка отправки).
Ответственный – пользователь, который осуществил рассылку.
Месяц начисления – за какой месяц была сформирована квитанция.
Дата отправки – время/дата когда производилась отправка.
Статус – отправлено или не отправлено.
Описание ошибки если квитанция не была отправлена: Email в стоп-листе, не заполнен, имеет недопустимые символы или когда вручную указывается некорректный номер (на странице «Настройки рассылки» – «Данные по квитанциям»).
Тип квитанции – какая квитанция была отправлена (основные услуги, капитальный ремонт, пени основные услуги, пени капитальный ремонт. Единая квитанция отображается как «основные услуги»).
Рекомендации по отправке рассылки
У бесплатных почтовых серверов есть ограничения на количество отправленных писем, например, 200 писем в час.
Нужно учитывать эти ограничения при отправке рассылок. Если вы укажете большое количество лицевых счетов за раз, письма могут не дойти.
Рекомендуем для отправки рассылок использовать корпоративные адреса, обсудить с почтовым провайдером условия отправки писем.
В программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, ред. 3.0 реализована возможность рассылки сформированных квитанций на электронную почту лицевых счетов.
Функционал доступен начиная с релиза 3.0.65.3.
Включить/отключить данную функциональность можно в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – Функциональность – Платежные документы».
Этапы рассылки квитанций:
Настройка учетной записи
Для рассылки требуется настроить учетную запись электронной почты пользователя в разделе «Администрирование – Органайзер – Почта»:
В учетной записи:
указываются адрес почты и пароль учетной записи пользователя;
определяется флажками назначение учетной записи (флажки «Для отправки почты», «Для получения почты»);
определяется для кого учетная запись «Для всех/Только для меня»;
указывается имя отправителя;
определяются параметры подключения:
Затем настраивается сервер исходящей и входящей почты.
Порт справедлив для всех почтовых сервисов.
В окне «Дополнительные настройки» указывается наименование учетной записи и длительность ожидания сервера:
На следующем шаге происходит проверка настроек:
По кнопке «Перейти к учетной записи» можно открыть созданную учетную запись:
если не получается подключиться к учетной записи Google или Yandex, попробуйте выполнить инструкции:
Настройка параметров рассылки
Параметры рассылки настраиваются в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – ссылка «Параметры рассылки». Основные настройки:
«Учетная запись» – выбор учетной записи;
«Сохранять квитанции в каталог» – настройка определяет, где будут храниться отправленные квитанции. Например, если выбрать каталог «Указанный пользователем», то отправленные квитанции будут сохраняться в каталоге, указанном в данном поле.
Примечание: если используется клиент-серверный режим работы, то в зависимости от настройки сформированные квитанции при рассылке будут сохраняться в разные каталоги на сервере. Также отмечаем, что при выборе каталога «Указанный пользователем», необходимо знать, есть ли такой каталог на сервере и ввести путь вручную, а не выбирать через диалоговое окно.
Квитанции сохраняются в формате «PDF».
Примечание: перед отправкой квитанций жильцам, можно выполнить тестовую рассылку, указав адрес получателя в настройках параметров рассылки.
Рассылка квитанций
Снизу программы отразится результат отправки:
Квитанции будут отправлены на почту жильца:
Также можно просматривать/изменять данные по квитанциям, которые используются при формировании писем для рассылки. Для этого следует нажать на кнопку «Настройка рассылки – Показать данные по квитанциям»:
Примечание: адрес почты указывается в карточке лицевого счета:
Если почта не указана в карточке лицевого счета, то отправка произойдет на почту, указанную в карточке ответственного собственника (либо у физического лица, либо у контрагента). Если у ответственного собственника не заполнен адрес, то отправка квитанций для лицевого счета не произойдет.
Стоп-лист рассылки квитанций
В программе можно отключить отправку квитанций по электронной почте для отдельных лицевых счетов, например, если собственник сообщил об отказе получать электронную корреспонденцию. Чтобы отключить отправку квитанций на электронный адрес лицевого счета или его ответственного собственника, такой электронный адрес необходимо добавить в стоп-лист рассылки.
Для добавления адреса электронной почты в стоп-лист необходимо установить соответствующий флажок рядом с полем ввода адреса. Данная возможность доступна в карточках Лицевого счета, Контрагента, Физического лица:
Следует учитывать, что для каждого лицевого счета адрес электронной почты для рассылки квитанций определяется следующим образом:
Если в карточке Лицевого счета заполнен E-mail адрес, то для рассылки используется он.
В противном случае используется E-mail адрес, указанный в карточке ответственного собственника лицевого счета, который может быть контрагентом или физическим лицом.
Полный список включенных в стоп-лист адресов доступен в разделе «Главное – Настройки ЖКХ – Функциональность – Платежные документы»:
Во время рассылки платежных документов отправка на адреса электронной почты, находящихся в стоп-листе, не производится.
По завершению рассылки пользователю выводится список лицевых счетов, чьи электронные адреса находятся в стоп-листе, а квитанции не были отправлены:
Отчет по отправленным квитанциям по почте
Чтобы посмотреть информацию по отправленным по почте квитанциям есть специальный отчет «История отправленных квитанций».
Открыть его можно из самой квитанции, по кнопке «Настройки рассылки»:
Отчет также доступен в разделе «Начисление услуг» – «Отчеты» – «История отправленных квитанций»:
Отчет содержит следующую информацию:
Лицевой счет – на который формировалась квитанция.
Получатель квитанции (ответственный собственник).
Электронный адрес, на который производилась отправка (попытка отправки).
Ответственный – пользователь, который осуществил рассылку.
Месяц начисления – за какой месяц была сформирована квитанция.
Дата отправки – время/дата когда производилась отправка.
Статус – отправлено или не отправлено.
Описание ошибки если квитанция не была отправлена: Email в стоп-листе, не заполнен, имеет недопустимые символы или когда вручную указывается некорректный номер (на странице «Настройки рассылки» – «Данные по квитанциям»).
Тип квитанции – какая квитанция была отправлена (основные услуги, капитальный ремонт, пени основные услуги, пени капитальный ремонт. Единая квитанция отображается как «основные услуги»).
Рекомендации по отправке рассылки
У бесплатных почтовых серверов есть ограничения на количество отправленных писем, например, 200 писем в час.
Нужно учитывать эти ограничения при отправке рассылок. Если вы укажете большое количество лицевых счетов за раз, письма могут не дойти.
Рекомендуем для отправки рассылок использовать корпоративные адреса, обсудить с почтовым провайдером условия отправки писем.
В программе "1С:БГУ 8" можно отправлять на электронную почту отчеты и печатные формы документов. Это упрощает работу бухгалтера и ускоряет взаимодействие с контрагентами. Также электронную почту следует использовать, если из программы пробиваются чеки ККТ и пересылаются пользователю по его требованию согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Настроить учетную запись электронной почты в "1С:БГУ 8" можно для бюджетных, автономных учреждений и казенных учреждений.
Настройка учетной записи электронной почты для бюджетных и автономных учреждений в "1С:БГУ 8 1.0"
1. Перед настройкой учетной записи электронной почты необходимо в настройках программы выбрать использование встроенного почтового клиента. Настройки программы находятся в пункте главного меню Сервис.
2. В открывшемся окне необходимо открыть закладку Электронная почта и выбрать Использование встроенного почтового клиента. Закладка Электронная почта предназначена для выбора программы почтового клиента. Если используется подсистема документооборота с контрагентами с передачей первичных документов по электронной почте, следует использовать встроенный почтовый клиент.
3. Теперь необходимо настроить учетную запись электронной почты. Раздел Электронная почта находится в пункте главного меню Сервис. В открывшемся окне выбираем меню Действия - Учетные записи - Список учетных записей.
4. Справочник Учетные записи электронной почты предназначен для использования во встроенном почтовом клиенте и содержит настройки учетных записей электронной почты. Для создания новой учетной записи в открывшемся справочнике Учетные записи электронной почты выбираем меню Действия – Добавить.
5. В открывшемся окне настроек в закладке Подключение необходимо ввести E-mail, который будет использоваться для отправки писем (представление заполняется автоматически после введения E-mail), ввести имя Пользователя, которое будет видно получателям. Это может быть название учреждения, ввести Пароль от учетной записи этой электронной почты, выставить галочку Использовать для отправки (также можно выставить галочку Использовать для получения), сведения о сервере почты заполняются в зависимости от использованной почтовой службы, нажать кнопку Записать.
6. В закладке Письма можно организовать автополучение/отправку электронных писем, при этом необходимо назначить ответственного пользователя, у которого будет выполняться операция, и выбрать тип операции. Просмотреть и обновить параметры автополучения/отправки электронных писем текущего пользователя можно в соответствующем пункте меню Действия раздела Электронная почта.
7. Для каждой учетной записи можно организовать учет писем по предметам в разделе Предметы. При этом есть возможность для новых писем заполнять предмет из темы письма или по теме письма определять предмет из уже существующих писем. Пользователь может создать необходимые группы писем электронной почты у каждой учетной записи.
8. В закладке Доступ можно указать список пользователей, которым доступна работа с письмами учетной записи на различные действия. После заполнения в открывшемся окне данных необходимо Установить данную учетную запись основной для пользователя, нажав на кнопку Да. При возникновении ошибки необходимо перепроверить введенные данные.
9. При верно введенных данных в справочнике Учетные записи электронной почты появится новая запись.
Настройка учетной записи электронной почты для бюджетных и автономных учреждений в "1С:БГУ 8 2.0"
1. Настройка учетной записи электронной почты выполняется в справочнике Органайзер, который находится в пункте главного меню Администрирование. В открывшемся окне включите флажок Почтовый клиент, чтобы использовать возможности встроенного в программу почтового клиента для взаимодействий с помощью электронных писем. Использование всех типов взаимодействий без почтового клиента невозможно.
2. Для настройки основной учетной записи электронной почты для отправки уведомлений из программы следует перейти в раздел Настройка системной учетной записи.
5. В программе предусмотрена возможность вводить общие и персональные учетные записи электронной почты. При изменении настроек уже введенной персональной учетной записи электронной почты программа просит ввести пароль, чтобы никто не мог получить доступ к персональной почте.
Читайте также: