1с управление холдингом загрузка экземпляров отчета из excel
В данной статье будет продемонстрирован способ настройки управленческого отчета о прибылях и убытках (PnL) в «1С:УХ», не имея навыка программирования и как следствие – без привлечения программиста. Цель статьи — описать шаги настройки управленческого отчета о прибылях и убытках, ознакомиться с техническими аспектами настройки, и как итог – показать, что с настройкой данного отчета может справится сам пользователь, тем самым увеличив эффективность ресурсной загрузки.
Существует несколько способов создания отчетных форм в «1С:УХ».
- Вручную – пользователь заводит вид отчета (Бюджетирование – Виды отчетов), там прописывает вручную наименование статей. Данный способ является самым неудобным и не используется на практике.
- Из бюджетного классификатора – изначально создаётся список статей, который носит название — бюджетный классификатор. Из его наполнения в дальнейшем будут строиться виды отчетов. Данный способ достаточно удобен, так как вы можете централизованно добавлять/изменять статьи. Однако для целей нашей статьи мы воспользуемся другим способом, который будет более простым для настройки и загрузки со стороны пользователя – загрузка через Excel.
Первое с чего стоит начать – создание формы PnL в Excel, который в дальнейшем будет перенесён в систему. Для данного примера был составлен PnL с детализацией расходов, однако его вид может быть полностью изменен под нужды ваших бизнес-процессов.
Теперь можно перейти непосредственно к настройке самого отчета. Для этого нам потребуется сделать всего 3 шага.
Шаг 1— Бюджетирование – Виды отчетов – Создать.
Заполняем необходимые реквизиты – «Наименование» и «Объект для согласования значений».
Записываем и открываем сам бланк.
В бланке через кнопку – «импорт из Excel» загружаем макет, подготовленный ранее.
Однако, на данном этапе программа еще не понимает, где значения, и где показатели. Для того, чтобы задать их, необходимо воспользоваться инструментом – волшебная палочка. Создаем строки (от Выручки до Чистой прибыли), Колонки (в данном случае только на ячейке – Значение) и Показатели на пересечении Строк и Колонок. Также через встроенный инструмент УХ «волшебная палочка» можно настроить внешний вид бланка для более удобного восприятия в будущем – через клавишу «Создать новый бланк». После завершения всех подготовительных процедур – записываем бланк.
Шаг 2
Теперь необходимо настроить аналитики – возвращаемся на вкладку Виды и Бланки отчетов – Редактировать (строки, колонки). В колонке – группа аналитик. Открыв данную вкладку, мы увидим следующую настройку.
Необходимо выбрать существующую группу аналитик, либо создать новую.
Необходимо заполнить наименование и вид аналитики. Указание на обязательность той или иной аналитики устанавливается исходя из требований.
Заполним Группы аналитик следующим образом – Статьи доходов и расходов и проставим их к показателям. В конце настройки необходимо обязательно зафиксировать её при помощи одноименной клавиши на панели.
Шаг 3
Все подготовительные процедуры были завершены – теперь необходимо «затянуть» данные в отчёт. Для этого возвращаемся в сам бланк – на верхней панели находим клавишу «Дополнительно» и значок Функции, включаем оба. Создаем новое правило расчета.
Теперь необходимо прописать операнды для расчета.
Давайте изначально ознакомимся с формой редактора формул.
Перед нами 3 поля – Поле источника данных, Поле отборы и Поле для сопоставления аналитик. Используя данные из «Поля источника данных», мы будем формировать отборы и сопоставлять аналитики (если необходимо). Первое что необходимо указать – откуда операнд будет брать данные. Существует несколько источников данных, на которые можно ссылаться.
- Регистр бухгалтерии (текущей и внешней информационной базы)
- На основании отчетов
- Запрос
Рассмотрим коротко каждый из вариантов. При выборе регистра бухгалтерии необходимо будет указать план счетов (МСФО/Хозрасчетный). Далее указать счет и настроить отбор, если это необходимо. Второй способ сослаться на существующий отчет – например на существующий вид отчетов АОСВ или другую отчетную форму. Давайте для примера соберем выручку. В финале у нас должна получится формула следующего образца — КО 90.01.1 минус ДО 90.03 в Корр 68.02.
Начнем с КО 90.01.1. Сначала выбираем способ получения информации – Регистр бухгалтерии текущей ИБ. Далее выбираем счет(сумма), оборот по счету, кредит. Нажимаем Записать и закрыть. Результат должен получится как на скриншоте ниже.
Следующим действием мы по аналогии создаем новый операнд — ДО 90.03 в Корр 68.02. После выбора хозрасчета необходимо указать Вид итога — оборот в корреспонденции, после этого выбираем счет и корреспондирующий счет (счет 90 является активным).
Теперь у нас есть 2 готовых операнда. Между ними необходимо задать логическую функцию, в нашем случае вычитание, однако также доступны следующие простейшие инструменты – сложение, умножение, деление, скобки и формула ЕСЛИ (отображается как ?() ). Мы выбираем каждый операнд и проставляем знак между ними. Важно – не проставляйте знак с клавиатуры, а пользуйтесь знаками, расположенными на панели. Во время написания формулы (особенно длинной и с большим количеством выражений) для программы очень важны правильно расставленные знаки, вплоть до пробелов между ними. В случае если вы допустили синтаксическую ошибку – программа обязательно скажет вам об этом.
Также ссылаться можно на сам экземпляр отчета. Выбираем показатель «Валовый доход» — он равен разнице между выручкой и себестоимостью. Для того чтобы занести их в формулу расчета, достаточно лишь кликнуть дважды на каждый из показателей. Это стандартный способ заполнения бланка, но существует так же третий вариант – запрос. С помощью него можно затянуть данные по тем критериям и из тех баз, которые вы сами пропишите. В этом примере мы не будем рассматривать данный вариант заполнения, так как он требует технических знаний и достаточно сложен для пользователя.
После того как вы прописали правила заполнения и сохранили бланк, необходимо выполнить параметрическую настройку, если она не была произведена ранее (открыть отчетный период, заполнить регламент, создать сценарий, создать организационные единицы).
Завершающий шаг – отображение информации.
Результатом отработки правил расчета на бланке отчета является «Экземпляр отчета», либо сводная таблица. Оба варианта одинаковы по содержанию, а отличаются лишь способом отображения. Экземпляр отчета создается через Бюджетирование – Экземпляр отчетов. Создаем новый, указываем все необходимые настройки (организация, период, регламент), формируем экземпляр, выбираем правило расчета и производим расчет.
Для того чтобы отобразить результат через сводные таблицы – необходимо создать новый бланк сводной таблицы в справочнике — Виды и бланки отчетов.
Заполняем настройки строк, показателей, периодов, расположения полей и отборов аналитик и после открываем саму сводную таблицу через крайнюю кнопку справа. Тут мы задаем настройки, как и в экземпляре отчета и формируем данные в таблице.
В итоге не затратив много времени и ресурсов, мы имеем сформированный Pnl в системе и варианты его отображения.
На нашем сайте вы можете подробно ознакомиться с продуктом «1C:Управление Холдингом»
При работе с системами автоматизации 1С импорт из Excel может применяться для загрузки фактических данных из форм сбора данных (далее – ФСД) от дочерних компаний. Данные в Excel могут содержать, например:
- по бюджетированию – в части факта;
- по МСФО – расшифровку синтетической оборотно-сальдовой ведомости (например, суммы дебиторской или кредиторской задолженности в разрезе контрагентов).
ФСД – это файл Excel, на основании которого в системе создается аналогичный макет. В данный макет загружаются данные, откуда в дальнейшем они будут забираться в бюджетную модель.
Методология импорта из Excel в 1С:Управление холдингом
Импорт данных в 1С УХ из Excel выполняется с помощью специального мастера, который позволяет сформировать виды отчетов, бланки, а также правила расчета для импорта данных из файлов Microsoft Excel с использованием драйверов OLE DB/ADO.
Файлы Microsoft Excel должны удовлетворять следующим требованиям:
- все значения должны иметь тип Число или Текст
- в строках заголовка должны отсутствовать символы табуляции и переноса строки;
- листы и файл не должны быть защищены паролем.
При выполнении вышеперечисленных условий настройка импорта в Управление холдингом данных в Excel не доставит хлопот. Далее мы разберем этот процесс пошагово на реальном примере.
Импорт данных в 1С УХ из Excel – пошаговая инструкция
Для запуска мастера предназначена ссылка Импорт видов отчетов из электронных таблиц Microsoft Excel.
Как открыть мастер по импорту видов отчетов?
Кнопка Добавить открывает окно выбора файла Excel или файла настройки импорта. После выбора в форме мастера отображается наименование файла и перечень содержащихся в нем листов. Если необходимо, можно выбрать произвольное количество файлов для последующего импорта.
Далее для перехода к настройке импорта и создания видов отчетов необходимо нажать кнопку Загрузить.
Как добавить файл Excel для импорта данных?
В открывшемся окне необходимо выбрать сценарий работы из следующих вариантов:
- создание вида отчета и настройка импорта из Excel в этот вид отчета;
- настройка импорта из файла Excel в табличные части документа параллельного учета.
Варианты выбора сценариев работы при импорте файлов
Чтобы перейти к настройкам отдельного вида отчета, необходимо выбрать тот лист Excel, который будет использоваться в качестве прототипа вида отчета. В результате откроется окно с данными этого листа и окно настроек вида отчета.
Настройки вида отчета
Чтобы настроить связь строк данных с объектами прикладного решения, необходимо выделить строку, начиная с которой система должна начинать считывать информацию с данными и нажать кнопку Добавить выделенные строки в окне Группы аналитик.
Как добавить выделенные строки для начала настройки?
При этом происходит генерация ФСД, где в разделе Прочее будут видны наименования колонок. Прочее – те колонки таблицы Excel, которые еще не связаны с аналитиками или показателями. Колонки, которые находятся в этом разделе, не будут использоваться в виде отчета.
В настройках групп аналитик присутствуют еще два раздела:
- Аналитики – перечень аналитик группы. Каждая аналитика задается типом, т. е. привязкой к определенному объекту ИБ, и связью колонки таблицы Excel с реквизитами выбранного объекта ИБ;
- Показатели – перечень колонок таблицы Excel, которые содержат числовые данные и раскрываются группой аналитик.
Разделы групп аналитик
Далее необходимо указать, какая аналитика будет использована для Аналитики 1. В рассматриваемом примере это будет Номенклатура. После этого из Прочего переносятся соответствующая колонка. В сопоставлении реквизитного состава необходимо указать, какой это будет реквизит аналитики. В данном случае – Наименование.
Количество – это Показатель. Он переносится в соответствующую колонку. Система определит, что это – Число — финансовый показатель.
После того как все необходимые связи будут установлены, можно вызвать контекстное меню листа Excel и выбрать пункт меню Создать вид отчета.
Заполненные разделы групп аналитик
В части ФСД подсистема работает только с однопериодными бланками. Поэтому если по текущему регламенту компания работает с многопериодными бланками, то должен быть создан отдельный регламент со снятой опцией Использовать многопериодные бланки. Также важно обратить внимание на то, что открыт отчетный период, по которому планируется загрузка данных. Далее производится создание экземпляра отчета и заполнение по данным из файла.
Бланк отчета – это форма, в которой пользователь указывает строки, колонки и показатели отчета, на основании которых будет формироваться итоговая форма экземпляра отчета. Для создания бланка отчета необходимо перейти в раздел «Бюджетирование, отчетность и анализ» и создать вид отчета. Далее на основании вида отчета создается бланк отчета. В этой статье мы подробно рассмотрим стандартный и многопериодный бланки отчетов в программе 1С:Управление холдингом, а также уделим внимание сводным таблицам в 1С:УХ.
1. Стандартный бланк экземпляра отчета
Обычный однопериодный бланк – это форма, которую 1С разработала первой, данная форма позволяет сформировать отчет только за 1 период. Главным недостатком стандартного бланка отчета является его ограничения по выбору количества периодов, вы можете сформировать отчет только за один месяц или один год и т.д. В случае необходимости провести анализ данных за год в помесячной детализации вам необходимо будет сформировать 12 отчетов за каждый месяц отдельно.
Стандартный бланк отчета
2. Многопериодный бланк экземпляра отчета
Многопериодный бланк, позволяет формировать отчет за выбранное пользователям количество периодов. Также имеется некоторый функционал, которого нет в классическом экземпляре отчета: управление представлением данных, возможность сравнивать разные сценарии с помощью многопериодного экземпляра отчета, например, план с фактом. При сравнении можно выводить разницу и дельту.
Многопериодный бланк
3. Сводная таблица
Сводная таблица похожа на используемую в Excel. Но отличие от Excel заключается в том, что в системе ее можно использовать как для ввода, так и вывода данных. Получается, у нас имеется возможность корректировки показателей вручную в самой таблице, при этом результат сразу же будет загружаться в систему. Сводная таблица, как и многопериодный бланк, может быть сформирована за несколько периодов, а также позволяет сравнить данные за разные периоды, по разным сценариям и организациям.
Сводная таблица
Доброго времени суток форумчане.
Настраиваем такую диковинку как 1С:УХ. Диковинка не только по стоимости но и по кол-ву инструкций имеющихся по ней, но это песня отдельная..
Вопрос не совсем про конфигурацию, а скорее про COM соединение с Excel, поэтому надеюсь услышать хоть какие то ответы. Вот и сам вопрос, с некоторыми подробностями:
Согласно инструкции версии привел в соответствие и в Экселе появилась новая вкладочка, но при попытке настроить соединение с базой 1с выходит ошибка:
"Подключение не удалось, так как возникла ошибка:
Ошибка подключения через COM-соединение:
В результате вызова компонента COM возвращена ошибка в формате HRESULT E_FAIL.
System.Exception: Ошибка подключения через COM-соединение:
В результате вызова компонента COM возвращена ошибка в формате HRESULT E_FAIL.
в ExcelAddOnCPM.OneC.Connector1С.CreateCOMAndConnect()
в ExcelAddOnCPM.OneC.Connector1С.Connect()
в ExcelAddOnCPM.OneC.Connector1С.TestConnection()"
Проблема врятли в коде, т.к. поставка надстройки вместе с 1с. Думаю что-то системное, может установленные компоненты сбоят.. Надеюсь подведете меня на нужные мысли.
(1) Поддержка отвечает достаточно быстро (обычно часов 5-8 рабочих), но тут вопрос не совсем по системе, и не думаю что подскажут
Ну ты хоть нам расскажи зачем эта компонента сдалась? Я так понимаю чтобы из экселя к 1с конектиться, только ума не приложу зачем это может понадобиться(2)
(3) Да я тоже до УХ не мог бы подумать что это так важно, но нет, бюджеты необходимо загружать, много бюджетов.
Вот только (могу ошибаться) компонента нужна для забивания данных ручками напрямую через эксель (т.е. эксель по COMу коннектится к 1С), а загрузка экземпляров отчетов в УХ из форм сбора данных, как и раньше в Консолидации, эту компоненту не требует (1С:УХ юзает обычное ком-соединение с экселем).
(0) кстати, вот тут вот есть в том числе презентаха по настройкам эксель-клиента:
Реализация бюджетной модели в системе 1С: управление холдингом основывается на использовании бюджетных форм, реализованных через «бланки отчета».
При создании бланка в обновленной версии «Управление Холдингом 3.0» у пользователя есть выбор какой вариант реализации бюджетной модели использовать:
- классический экземпляр отчета (однопериодный),
- сводная таблица,
- многопериодный экземпляр отчета.
Классический экземпляр отчета
Главными недостатками работы с бланком экземпляра отчета (однопериодный) является его ограниченность по периоду — то есть период для ввода данных по бюджету может иметь только одно значение, например, месяц, квартал, полугодие или год. Многопериодность для него не предусмотрена. Если пользователю необходимо заполнить данные, например, за год в помесячной детализации, то при использовании данного бланка требуется создать 12 документов на каждый отдельный месяц.
Сводная таблица
Сводная таблица «Управления Холдингом» – это инструмент похожий на сводную таблицу, используемую в MS Excel. В нём представляется возможность управлять составом измерений и отображением их порядка. Это означает возможность менять группировку аналитик и выстраивать их расположение сверху или снизу от другой аналитики, после чего система автоматически пересчитает итоги по группировкам. В отличие от сводной таблицы в Excel, сводную таблицу в «Управлении холдингом» можно использовать как для вывода, так и ввода данных. То есть данные можно корректировать вручную непосредственно в таблице и сразу получать результат.
В сводной таблице существует ряд удобных функций сравнения, которых нет в экземпляре отчета. Например, сравнение плановых показателей с фактическими и сравнение данных из разных сценариев. В экземпляре отчета сравнение производится созданием нового бланка, в сводной же таблице сравнение выполняется непосредственно в текущей таблице, через настройку структуры (настройка состава показателей) – добавляется дополнительная колонка, которая отображает данные, например, из другого сценария, а также колонки отклонений и процентного отклонения.
Многопериодный экземпляр отчета
В отличии от однопериодного экземпляра отчета, работа в многопериодных экземплярах отчета подразумевает возможность вводить данные за несколько периодов. Кроме того, есть ряд функций, которых не было в классическом экземпляре отчета, например, возможность представлять в разном виде информацию, то есть возможность управлять представлением данных.
Также есть возможность сравнивать различные сценарии внутри многопериодного экземпляра отчета, например, план с фактом. Сравнение можно настроить с выводом дельты между показателями колонок и процентным соотношением разницы. При настройке данного бланка нет необходимости изменять структуру данных. Отображение данных из другого сценария или другого аналитического среза выполняется с помощью свойств самого экземпляра отчета. Таким образом данные подтягиваются напрямую из другого сценария, и расчет дельты отклонений производится непосредственно в экземпляре отчета, а не с помощью отдельных показателей.
Кроме того, для конкретной ячейки можно присвоить данные конкретного сценария и задать отборы за определенный период или сдвиг по периоду. Это возможно с помощью функционала механизма отборов, который работает по аналогии с работой операндов в форме настройки бланка. В бланке многопериодного экземпляра отчета могут отображаться данные (показатели) любых видов отчетов, не только текущего. При этом больше нет необходимости настраивать операнды и писать формулу для расчета. Достаточно использовать настройку показателей в бланке настройки вида отчета и перетащить интересующий показатель в соответствующую ячейку в бланке. Вместе с этим реализованы динамические формулы – вычисляемые ячейки, которые помогают пересчитать данные из существующего бланка. Данные формулы хранятся в бланке, они никак не связаны с правилами обработки и показывают динамические изменения в текущем бланке. То есть для обновления данных в экземпляре отчета больше нет необходимости пересчитывать содержимое через правило расчета. Все это возможно настроить в «Бланке вида отчета», который приобрел новое визуальное исполнение в обновленной версии «Управление Холдингом 3.0».
Вопрос выбора того или иного варианта реализации модели остается за пользователем. Однако, учитывая все приведенные в статье доводы и рекомендации «1С», наиболее универсальным и содержащим максимально полный набор функций инструментом можно считать многопериодный экземпляр отчета, дополненный сводными таблицами.
Читайте также: