1с унф как настроить график работы
В данном обзоре мы рассмотрим Графики работы в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ).
Графики работы или рабочие календари - это справочник, который содержит информацию о рабочем времени:
- сотрудников - для расчета повременной заработной платы;
- рабочем времени ресурсов компании (оборудования) - с целью планирования загрузки ресурсов.
Доступ к данному справочнику осуществляется из нескольких разделов.
Первый - в разделе Компания по команде Все справочники переходим в список справочников программы и здесь, в группе Сотрудники есть команда Графики работы сотрудников.
Также в разделе Зарплата есть команда Графики работы. Перейдя по ней мы попадаем в тот же самый справочник.
В разделах Производство и Работы есть команда Графики работы. Если открыть справочник из этих разделов, в правом верхнем углу будет доступен выбор видов ресурсов:
- Ресурсы - содержит ресурсы компании (оборудование, бригады), загрузку которых мы можем планировать;
- Сотрудники - список сотрудников, которым установлен данный рабочий график.
Рассмотрим график работы подробней.
Первое, что мы видим в карточке графика работы, это наименование графика. Наименование должно быть логически понятным, желательно содержать информацию о рабочем времени, которое указано в соответствующем графике. Также здесь присутствуют год к которому относится текущая информация и дата начала отсчёта. При необходимости можно изменить цветовое представление графика. По кнопке Изменить можно отредактировать либо очистить расписание выделенного периода.
Вручную заполнять данные сложно и неудобно. Как правило график работы заполняется на основании производственного календаря (Российская Федерация) и шаблона.
Выбрав производственный календарь, в рабочем графике отобразятся рабочие и нерабочие дни. По шаблону расписания мы получаем продолжительность рабочего времени.
Рассмотрим шаблон графиков работы.
В шаблоне необходимо выбрать тип графика:
- по дням недели – настраивается расписание по дням недели;
- сменный – настраивается расписание по продолжительности цикла смены, например 2 через 2.
Флаг Учитывать праздничные дни - если будет установлен, то программа будет анализировать праздничные дни по производственному календарю.
В нижней части можно индивидуально под свою компанию настроить время труда, если используются свои переносы и выходные.
Флаг недействителен в нижней части используется для того, чтобы скрыть данный шаблон из списка, если шаблон больше в компании не применяется. Вместо удаления устанавливаем данный флаг и в списке шаблонов он отображаться не будет. Если необходимо вернуть данный шаблон, то в списке шаблонов по команде Ещё ищем Показать недействительные и установив данный флаг у нас в списке шаблонов будут отображаться все шаблоны.
Рассмотрим производственный календарь.
Производственный календарь - это шаблон рабочего времени, который утверждается правительством Российской Федерации.
В данном шаблоне есть рабочие, нерабочие, праздничные дни. Данный календарь также относится к какому-то конкретному году и именно с заполнения данного календаря необходимо начинать каждый новый год.
Если программа 1С:УНФ находится на интернет-поддержки, то данный календарь обновится автоматически.
На основании производственного календаря с помощью шаблонов заполняются рабочие графики.
В некоторых регионах могут использоваться свои производственные календари учитывающие какие-то национальные праздники, либо ещё какие-то отклонения от общероссийского производственного календаря. Для их использования необходимо добавить в список производственных календарей региональный календарь.
Для этого можно воспользоваться командой Все функции.
Если данной команды в вашем интерфейсе нет, то переходим в Настройки - Параметры и устанавливаем флаг Отображать команду «Все функции».
После этого переходим по команде Все функции и в открывшемся окне ищем Производственные календари (Справочники).
В этом справочнике мы видим производственный календарь Российской Федерации. Мы можем создать свой собственный производственный календарь, либо подобрать его по классификатору. В этом классификаторе нам доступен список регионов, в которых утверждены свои календари с учетом их региональные особенностей.
Добавив региональный производственный календарь на его основе можно далее заполнять Графики работы в компании.
Где используется графики работы?
Во-первых в разделе Зарплата в кадровых документах при приеме на работу, при перемещении мы обязательно указываем график работы нашего сотрудника. На основании данной информации будет заполняться табель.
В разделах Производство и Работы есть Планировщик ресурсов.
В нем мы можем видеть, какое количество времени доступно нашим ресурсам. Эта информация берется также из рабочих графиков, назначенных нашим ресурсам.
В данном обзоре мы рассмотрим, как в программе 1С:УНФ оформляется прием сотрудников на работу.
В разделе Зарплата в Кадровых документах есть документы Приёмы на работу.
В данном документе указывается Организация, в которую принимается сотрудник, сам сотрудник. Указывается дата приема на работу, подразделение и должность, количество занимаемых ставок, а также график работы.
На вкладке Начисления и удержания заполняются виды начислений, суммы, которые будут начисляться сотрудникам, а также счет затрат куда будут относиться данные выплаты.
На вкладке Налоги можно указать, какие налоги будут удерживаться с наших сотрудников, если такой учёт в программе ведется. Такой документ уже можно провести.
Из документа можно распечатать унифицированную форму Т-1 Приказ о приеме на работу.
Документ Приказ о приеме делает движения по 2 регистрам:
Если в программе ведется штатное расписание, то при проведении Приказ о приеме будет проверяться дополнительно на соответствие штатному расписанию.
Таким образом программе 1С:Управление нашей фирмой отражается прием сотрудников на работу.
Сегодня мы с вами рассмотрим настройку учета рабочего времени сотрудников.
В программе нам нужно зайти в подсистему «компания» и открыть «администрирование».
Далее в настройках зарплаты нам нужно включить возможность «Управление персоналом. Начисление зарплаты», поставив галочку. После этого в левом поле меню появится дополнительная графа с данной возможностью.
Открываем «Зарплату» и переходим в табели. После нажимаем на кнопку «создать».
В о время создания табеля необходимо указать период регистрации (по дням или за период) и подразделение, из которого мы будем выбирать сотрудников.
В табличной части добавляются сотрудники. Нажимаем кнопку «добавить». Открывается список сотрудников, из которых мы можем выбрать необходимых.
Также нужно обязательно указать должность сотрудника, вид рабочего времени и количество отработанных часов (по всем дням).
После заполнения нажимаем кнопку «провести и закрыть». Документ успешно создан.
Прием на работу в программе 1С:Управление небольшой фирмой начинается с настройки, стандартно функция учета заработной платы может быть отключена. Переходим в Компания - Еще больше возможностей.
Переходим в раздел Зарплата и ставим флаг Управление персоналом, начисление зарплаты.
Теперь переходим в раздел Зарплата - Приемы на работу.
Создаем новый элемент и заполняем его. Сразу обратим внимание на График работы сотрудника и дату приема на работу. Стандартно нету графиков, по этому идем на Показать все
Создаем новый график работы сотрудника.
Синим выделены рабочие часы. Что бы изменить надо выделить ячейку и нажать кнопки Рабочее или Нерабочее.
Мы привели график в такой порядок, что бы у сотрудника был обеденный перерыв.
Записываем и проводим график, выбираем его из списка. Возвращаемся в основной документ приема на работу УНФ. В закладке Начисления и удержания заполняем Вид начисления. В нашем случае будет действовать только 1-но начисление, оклад по дням.
В Дополнительно заполняем дату составления документа.
Теперь проводим документ приема на работу! С этого момента сотрудник принят на работу. Теперь надо рассмотреть возможность начисления ЗП, предлагаю вашему внимаю статью по начислению: Начисление и расчет заработной платы по табелю
В каждой компании система начисления заработной платы индивидуальна. Программа «Управление нашей фирмой» позволяет автоматизировать практически любую схему расчета с персоналом, без вмешательства программистов. В 1С УНФ зарплата учитывается управленческая, поэтому в ней можно настраивать произвольные виды начислений и финансовой мотивации для сотрудников. Рассмотрим последовательность действий, при расчёте зарплаты лицу, находящемуся на повременной системе оплаты труда.
Штатное расписание
Вся работа по расчётам, начислениям оплат и выдаче денег происходит в закладках раздела «Зарплата».
Если вы приобрели программу, и не увидели в ней раздела «Зарплата», не нужно пугаться. В новых конфигурациях он скрыт настройками. Для того, чтобы он появился, открываем в левом меню любую вкладку, и в настройках нажимаем на кнопку «Еще больше возможностей».
В появившемся окне выбираем графу «Зарплата» и по ней обязательно устанавливаем верхнюю галочку. Это откроет возможность в 1С УНФ начислять зарплату и вести учет персонала. Также, при необходимости, можно проставить и три другие отметки.
Для того, чтобы начислять денежное вознаграждение сотруднику, работающему на определенной должности, нам необходимо ее создать. Делается это в документе штатного расписания (Зарплата/Кадровый учет/Штатное расписание).
В левой части открывшейся формы выбираем подразделение, к которому будет относиться данная должность. В правой части нажимаем функциональную клавишу «Создать». В появившемся окне видим, что программа уже заполнила подразделение, дату и количество ставок.
Начинаем печатать название должности в соответствующей графе, и в открывшемся поле нажимаем на крестик (создание нового). В этой форме прописываем полное наименование, записываем и закрываем.
Чтобы установить тариф, выбираем вид денежных операций, из двух представленных в программе: начисления, либо удержания.
Далее указываем систему начисления зарплаты, отметив подходящий вариант из выпадающего списка. При необходимости можно создать новую систему, если ваша не соответствует ни одному из следующих шаблонов:
- Оплата по дням;
- Оплата по часам;
- Оплата по заданиям;
- Премия;
- Процент от продаж по ответственному;
- Сдельная оплата (% от суммы)
- Сдельная оплата (тариф);
- Сдельная оплата (фиксированная сумма).
Для сотрудника, работающего на повремённой системе оплаты труда, выделяем первый, или второй вариант и в верхней части формы нажимаем кнопку «Выбрать».
Вводим вручную установленную сумму в графы «от» и «до», в пределах которой специалист будет получать зарплату, в рамках данной системы расчетов. Корректируем количество ставок, если их больше указанного минимума. Нажимаем функциональную клавишу «Записать и закрыть».
Мы создали новую должность, теперь нам надо трудоустроить на неё соответствующего специалиста.
Прием на работу
Прежде чем принять человека на работу, нам необходимо завести его личную карточку в журнале сотрудников (Зарплата/Кадровый учет/Сотрудники).
Создаем новый документ.
Обязательно указываем ФИО нового лица. Заполняем остальные графы. Вносим информацию из паспорта, контактные данные. При начислении зарплаты в УНФ, в карточке сотрудника берутся только фамилия имя отчество, остальные данные не влияют на процесс расчета и выдачи денежных средств. Но все же, чем больше данных о человеке введено в базу, тем проще вести учет и аналитику по разным параметрам.Записываем и закрываем документ.
Теперь нам нужно отметить, по какой системе будут формироваться начисления для данного лица. Открываем его карточку в журнале сотрудников и нажимаем раздел «Работа». Выбираем пункт «Принять на работу».
В открывшейся форме заполняем все графы, используя варианты из выпадающих списков:
- Дата приема – указываем дату, с которой принимаем человека на работу;
- Организация – проставляется автоматически. Иногда в программе ведется учет данных нескольких компаний. В этом случае указываем нужную организацию;
- Подразделение – выбираем отдел;
- Должность – отмечаем название должности;
- График работы – подбираем условия работы сотрудника (пятидневка/сменный график);
- Занимает ставок – вводим количество ставок и обязательно ставим галочку «Добавить ставки автоматически».
Нажимаем кнопку «Далее», и заполняем открывшийся табличный документ. Вносим информацию по выбранной системе начислений. Вручную печатаем минимальную сумму установленной заработной платы, которую обозначили в штатном расписании. Выбираем счет затрат, указывая один из вариантов раскрывающегося списка. Внизу справа нажимаем «Готово».
Данные о приеме на работу отразились в документе. Записываем и закрываем карточку сотрудника.
В журнале сотрудников, не открывая документ, можно посмотреть на какую должность, с какого числа принят интересующий нас работник и какая зарплата в 1С УНФ ему будет начисляться.
Также мы можем принять человека на работу другим путем. Используем документ «Приемы на работу» (Зарплата/Кадровый учет/Приемы на работу).
Создаем новый документ.
В открывшейся форме программой уже заполнено название организации. Меняем ее, если указанные данные не верны. Нажимаем «Добавить».
Появилась строка, в табличной части документа. Все графы заполняем от руки, либо с использованием вариантов из выпадающих списков. Информацию вносим ту же и так же, как указано выше, при описании приема на работу в карточке сотрудника. Внизу формы пишем комментарий, в котором отражаем все необходимые сведения о работнике. Записываем и закрываем документ.
Новый документ появился в журнале «Приемы на работу».
Если новый сотрудник будет работать в программе, то администратор заводит его в справочнике пользователей. При этом карточка автоматически создастся в журнале сотрудников тоже. Поэтому, во избежание дублирования позиции, в журнале «Сотрудники» заводим работников не использующих 1С, а пользователей — не заводим. Задвоение сотрудника в журналах ведет за собой путаницу при составлении документов и получении отчетностей по лицу.
Начисление зарплаты
Для хранения информации о рабочем времени сотрудников используются табели (Зарплата/Зарплата/Табели).
В последний день месяца формируем новый табель. Нажимаем кнопку «Создать».
Программа автоматически проставляет организацию и отчетный период. Выбираем подразделение, по которому будет производиться начисление зарплаты УНФ и нажимаем кнопку «Записать», тем самым сохраняя новый табель.
Теперь нажимаем кнопку «Заполнить». Автоматически заполняется табличная часть по шаблону, в соответствии с рабочим календарем. По умолчанию для всех сотрудников отдела выставляется отметка о явке (Я) в рабочие дни.
Корректируем табель, в соответствии с фактическим присутствием каждого сотрудника.
Для того, чтобы заполнить табель необходимо знать условные обозначения использования рабочего времени. Их можно увидеть, нажав на стрелочку, в окошке столбца «Вид». Эти обозначения определены действующим законодательством. 1С УНФ также позволяет создавать новые.
Если кто-то из сотрудников был на больничном, в очередном отпуске, или же отпуске за свой счет, то напротив каждого из дней отсутствия, выставляем отметку Б, ОТ, ОД соответственно и обнуляем часы. Просматриваем табель по каждому дню с первого до последнего числа месяца.
Нажимаем «Провести и закрыть», сохраняя табель в журнале табелей.
Заполнить табель возможно не только в разрезе дней, но и в целом за период. Для этого устанавливаем в верхней части документа переключатель на значение «За период». Программа, в первом столбце табличного документа, покажет общее отработанное время по каждому сотруднику, без детализации по дням.
В проведенном документе нажимаем кнопку с изображением принтера, выбираем из списка «Табель учета рабочего времени». Еще раз сверяем данные в таблице с фактическими. Отправляем на печать, с помощью функциональной клавиши в верхнем левом углу.
На основании отработанного времени, которое мы показали в табеле, делаем начисление зарплаты (Зарплата/Зарплата/Начисление зарплаты) сотрудникам, работающим на повремённой системе. Сдельная зарплата в УНФ рассчитывается на основании заказ-нарядов, сдельных нарядов и заказов на работу.
Открываем журнал начислений зарплаты и создаем новый документ.
Выбираем период и подразделение. Нажимаем «Заполнить и рассчитать».
Для каждого сотрудника автоматически заполняется таблица с количеством отработанных дней и часов, а так же рассчитывается сумма к оплате за период. Проводим и закрываем.
Выплата зарплаты
Выплата зарплаты производится на основании платежной ведомости (Зарплата/Зарплата/Платежные ведомости).
В журнале создаем новую платежную ведомость.
Указываем срок, за который будем производить выплату, структурное подразделение и вид операции. В программе существует два варианта – это аванс, либо зарплата. Нажимаем «Заполнить по остаткам».
Данные из документа начисления зарплаты подставляются в платежную ведомость. Записываем и распечатываем документ.
Каждый сотрудник, получая деньги, должен расписаться в предназначенной для него графе.
На основании платежной ведомости создаем документ, отражающий расход денежных средств из кассы предприятия (Создать на основании/Расход из кассы), либо с расчётного счета (Создать на основании/Расход со счета).
Проверяем все данные в документе, если необходимо меняем статью расходов в графе «Операции».
Проводим и закрываем документ, тем самым фиксируя в 1С УНФ уменьшение средств в кассе или на расчётном счету.
Читайте также: