1с обмен электронными документами в формате pdf
Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи.
Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:
Конфигурация | Начиная с версии | Дата выпуска |
Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2 | 2.0.71.12 | 28.05.20 |
1С:ERP Управление предприятием 2 | 2.4.13.46 | 30.09.20 |
Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0 | 3.0.92.51 | 08.05.21 |
В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться.
Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.
Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.
В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.
Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ или перейти по ссылке Состояние ЭДО.
В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).
На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.
Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись.
1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.
Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.
При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.
При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.
Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.
Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии.
Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.
Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.
Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.
В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.
Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.
2. Простая электронная подпись
В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.
При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.
На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.
Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.
В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.
Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.
При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).
В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.
При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.
Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.
Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.
После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.
Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.
После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.
После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.
На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.
Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия - Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование - Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».
В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес Вашей организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.
Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».
Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.
Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».
Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.
Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.
Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.
В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.
В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.
Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.
Пользователи могут применять обмен документами произвольной формы, например договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется "Произвольный электронный документ".
Произвольный документ возможно создать несколькими способами:
В окне Текущие дела ЭДО перейдите в папку Создать и нажмите кнопку Создать произвольный документ:
В открывшемся окне укажите Организацию - отправителя электронного документа, Контрагента - получателя электронного документа. После заполнения необходимых полей нажмите Добавить файл и выберите необходимый документ:
Размер присоединяемого файла должен быть от 100 байт до 50 Мб. Имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами.
Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то нажмите кнопку Ещё и снимите флажок с поля Транслитировать имя присоединяемого файла и выполните повторное добавление файла:
После выберите вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как Прочее:
Для каждого вида документа поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа:
В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма):
После завершения обмена документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой):
При необходимости можно установить связь с документом учёта:
В документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен по пути ЭДО – Просмотреть электронный документ.
Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого перейдите в документ учётной системы, нажмите кнопку Печать и выберите необходимый вид печатной формы:
В открывшемся окне нажмите кнопку ЭДО:
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен по пути ЭДО → Просмотреть электронный документ. Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу:
Произвольный электронный документ можно создать из документа учётной системы, нажав ЭДО → Создать произвольный документ:
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен по пути ЭДО → Просмотреть электронный документ. Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого перейдите в Администрирование → Архив ЭДО и на вкладке Документы нажмите кнопку Создать произвольный документ:
Из формы списка произвольных электронных документов
Перейдите в меню Сервис, разверните группу Обмен электронными документами и выберите Произвольные электронные документы:
В открывшемся окне перейдите на вкладку Исходящие и нажмите кнопку Создать:
Из формы Текущие дела ЭДО
Папка Создать → Создать произвольный документ:
Расширение предназначено для автоматической отправки документов «Счет на оплату покупателю» в формате PDF через ЭДО штатными механизмами конфигурации. Расширение для автоматической отправки документов «Счет покупателю» в формате PDF через ЭДО.
Расширение для автоматической отправки документов «Счет покупателю» в формате PDF через ЭДО.
Возможности расширения: Отправка документов «Счет на оплату покупателю» в формате PDF через ЭДО, тем контрагентам которым это необходимо.
Установка и использование расширения:
- Расширение предназначено для конфигурации «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0» релиза 3.0.106.101.
- Может использоваться на платформе 8.3.19.х и старше
- Подключение: Установить Расширение может пользователь с полными правами.Установка производится в меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения. В открывшейся форме необходимо по кнопке Добавить из файла, выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.
Инструкция по использованию:
После подключения расширения и после каждого обновления надо с помощью обработки из меню «Администрирование – Сервис - Заполнение регистров сведений (PDF в ЭДО)» заполнить регистры сведений: кнопка «Заполнить регистры».
В контрагенте в меню «ЭДО – Настройки отправки документов» у документа «Счет покупателю» устанавливаем формат отправки «PDF» и флажок «Не обновлять версию формата автоматически».
В результате формируется «Исходящий документ ЭДО» с видом «Счет на оплату» и заполненными полями: «Номер», «Дата» и «Сумма», с вложением файла печатной формы счета в формате «*.pdf». При отправке из обработки «Текущие дела по ЭДО» документ сразу подписывается и отправляется контрагенту.
Многие компании, приобретая программное обеспечение фирмы 1С, не обращают внимания на такую замечательную возможность, как настройка ЭДО. А ведь этот функционал позволит сотрудникам предприятия обмениваться различными данными не только между собой, но и с контрагентами.
Документы, оформленные через ЭДО, имеют точно такую же юридическую силу, вне зависимости – дублируются ли они на бумажных носителях или нет. Это применимо не только к гражданским документам, но и к налоговой отчетности.
Преимущества ЭДО
Использования электронного документооборота, а в случае продуктов 1С такой документооборот осуществляется через сервис 1С-ЭДО, наряду с юридической силой, дает возможность:
- Во много раз ускорить процесс обмена документами с контрагентами;
- Минимизировать ошибки, расхождения и опечатки, исключив человеческий фактор;
- Исключить штрафы и пени за несвоевременную подачу отчетности в контролирующие органы;
- В десятки раз сократить затраты на распечатку и отправку бумажных документов;
- Создать архив в цифровом формате с простым поиском, защитой информации и организацией доступа;
- Работать с документами непосредственно из 1С;
- Построить полностью контролируемую и прозрачную систему документооборота.
Электронный документооборот внедрен в учетную систему 1С в таких распространенных конфигурациях*, как:
- 1С:Бухгалтерия 8
- 1C:Управление нашей фирмой 8
- 1C:Управление холдингом 8
- 1С:Управление торговлей 8
- 1С:Комплексная автоматизация 8
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
- 1С:Управление производственным предприятием 8
- 1C:ERP Управление предприятием 2
- 1С:Розница 8
- 1С:Клиент ЭДО 8
*редакцию конфигурации уточните у наших специалистов.
Самой популярной конфигурацией 1С на постсоветском пространстве является 1С:Бухгалтерия предприятия. Поэтому именно на ее примере мы дадим пошаговую инструкцию для настройки ЭДО. Однако отметим, что настройка ЭДО в ЕРП, 1С:УТ, КА, УНФ и 1С:Розница будет выполнятся по такому же алгоритму.
Подготовка к настройке ЭДО в 1С Бухгалтерия
Перед тем как начинать настройку 1С, требуется произвести определенные манипуляции, без которых настройка ЭДО не имеет смысла:
- Обновить конфигурацию до последней доступной версии 1С;
- Официально оформить договор с оператором связи на предмет обмена электронными данными (зачастую пользователи выбирают ту же компанию, через которую отправляют отчетность в налоговую и другие учреждения);
- Подготовить логин и пароль интернет-поддержки компании 1С, обслуживающей предприятие;
- Произвести установку крипто-про, чья настройка не вызовет проблем, или подготовить электронно-цифровую подпись на флешке.
Кроме того, если вы планируете пересылать документы внешним контрагентам, настройка ЭДО требует, чтобы были заполнены следующие поля:
- Наименование;
- ИНН;
- КПП;
- Адрес, согласно системе классификатора;
- Телефон;
- Код органа налоговой.
Существует автоматическая подгрузка данных по ИНН из базы данных ИФНС. Автоматическая настройка потребует занести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН».
Рис.1 Заполнить по ИНН
Процесс настройки ЭДО в 1С 8 версии
Открыв меню «Администрирование», нажимаем «Обмен электронными документами» и ставим отметки:
- Электронные подписи;
- Обмен электронными документами с контрагентами.
Рис.2 Процесс настройки ЭДО
Кнопка открытия формы «Настройки электронной подписи и шифрования» активизируется. Переходим внутрь и нажимаем комбинацию «Добавить»->«Из установленных на ПК», чтобы выбрать настроенный сертификат. Выбираем сертификат для подписи из перечня, обнаруженного системой 1С.
Рис.3 Выберите сертификат
Если на компьютере установлено ПО для шифрования(Crypto-Pro), то необходимо перейти на вкладку «Программы». Удостоверьтесь, что программа 1С нашла нужное ПО на ПК, а также что отсутствуют ошибки.
Рис.4 Crypto-Pro
Если необходимого крипто-провайдера не хватает в списке, нажмите «Добавить» и заполните обязательные поля. После выбора нужного нам сертификата или ПО, нажмите функциональную кнопку «Закрыть».
Подключение к сервису из 1С
После этого для настройки ЭДО в системе 1С нужно подключиться к сервису ЭДО. Выберите команду «Подключиться к сервису 1С ЭДО» в том же разделе. Откроется удобный помощник, который потребует указать информацию:
- Организация;
- Сертификат;
- Юридический адрес;
- Код налогового органа.
Рис.5 Подключение к сервису из 1С
Потребуется послать запрос на получение идентификатора участника документооборота, подписав его электронной подписью. После того, как вы увидите уведомление о регистрации в системе ЭДО, нажмите «Готово». ЭДО поддерживает функцию защиты электронной подписи специальным паролем. На этом настройка данного сервиса закончена.
Процесс подключения к сервису 1С Такском и его настройка ничем не отличаются от вышеописанного. Для организации ЭДО в 1С между компаниями также необходимо выслать приглашения.
Связь с другими компаниями через ЭДО
Для передачи контрагентам данных через 1С необходимо не только произвести настройку ЭДО у себя, но и выслать соглашение. Для этого в разделе «Администрирование» откройте «Обмен электронными документами» и нажмите на «Настройка ЭДО». Откроется форма, в который вы сможете ознакомиться с существующими соглашениями и узнать статус каждого из них. Чтобы добавить и осуществить настройку ЭДО для обмена данными из 1С, нажмите кнопку «Создать».
Рис.6 Связь с другими компаниями через ЭДО
Рис.7 Настройка ЭДО
В данном окошке необходимо занести нужного контрагента и заполнить договор. Чуть ниже присутствует настройка того, какие документы из полного списка объектов вы будете передавать через ЭДО с заданным контрагентом. Чтобы исключить документ из ЭДО, уберите отметку на конкретной строке.
Когда контрагент примет приглашение, статус соглашения поменяется на «Присоединен». На этом настройка ЭДО в программе 1С для контрагента завершена. Также и контрагенты могут присылать вам приглашения для обмена данными.
Настройка роуминга
Если ваш контрагент подключен к оператору, с которым не предусмотрена автоматическая настройка роуминга, например – к Контуру.Диадок, то настроить роуминг потребуется вручную. Это трудоемкий и небыстрый процесс, который может занимать от 5 до 30 дней. Статус настройки проверяется тоже самостоятельно. Такой процесс настройки роуминга между рядом наиболее распространенных операторов крайне неудобен и серьезно усложняет ЭДО с контрагентами, особенно если контрагентов у вас много, и они часто меняются.
Специалисты компании WiseAdvice предлагают простое и удобное решение проблемы настройки роуминга – использование технологии WA:ЭДО. Технология позволяет работать с различными операторами без роуминга в едином интерфейсе. Благодаря глубокой интеграции с 1С работать с документами можно прямо из вашей программы 1С. Дополнительной интеграции не требуется. Предусмотрено подключение к уже готовому сервису или реализация индивидуального проекта на вашей территории. Технология предоставляет другие дополнительные возможности. Например, настройка маршрутов согласования и автоподписи документов, отправка исходящих через оператора, предлагающего самые дешевые тарифы и т.д.
Принимаем приглашение к ЭДО
Чтобы увидеть приглашения для ЭДО, которые вам прислали, необходимо зайти в раздел «Настройка ЭДО». В форме будет список соглашений.
Рис.9 Принимаем приглашение к ЭДО
Каждое соглашение со статусом подключения «Требуется согласие» необходимо принять. Для этого зайдите в соглашение двойным щелчком по строчке и нажмите на кнопку «Принять приглашение».
Рис.10 Принять приглашение
Если вы подтвердите свое согласие на обмен с данным контрагентом, то статус соглашения измениться на «Присоединен».
Рис.11 Присоединен
На этом настройка приглашения закончена, и вы можете обмениваться документами с контрагентами, с которыми заключены соглашения. Для этого в каждом указанном в соглашении документе появиться кнопка «ЭДО», содержащая основные функции. Возможности 1С позволяют задать в настройке автоматический обмен документами по определенному расписанию. При этом получение данных и их отправление настраиваются отдельно.
Рис.12 Автоматический обмен документами по определенному расписанию
Чтобы ознакомиться с историей движения данных, вы можете открыть форму «Архив ЭДО» в разделе «Администрирование». Кроме непосредственно информации о передаче данных, в 1С доступны разнообразные отчеты, отражающие весь процесс электронного документооборота в необходимых разрезах.
Если у вас остались вопросы по настройке функционала ЭДО в «1С:Бухгалтерия» или других программах 1С (1С:ERP, 1С:КА, 1С:УНФ, 1С:УТ, 1С:Розница), обратитесь к нашим специалистам и получите консультации по программе 1С 8.3.
Введение электронного документооборота на предприятии – не новшество, а необходимость, обусловленная требованиями современности. Успешное ведение бизнеса предполагает экономию трудовых часов на обработку входящей и исходящей корреспонденции, архивирование и оперативный поиск необходимой информации. Существует множество программ для организации электронного документооборота компании, однако при наличии любого программного продукта семейства 1С, необходимость приобретения дополнительного программного обеспечения отпадает сама собой.
Что такое 1С-ЭДО и для чего он нужен?
С абсолютной уверенностью можно сказать, что все документы действующих хозяйствующих субъектов формируются изначально в электронном виде с применением компьютерной техники. Это и письма в различные государственные органы и контрагентам, счета-фактуры, накладные, годовые и квартальные отчеты. Затем происходит процесс распечатывания на принтере, визирование у лиц, имеющих право подписи, отсылка корреспонденции либо, опять же, сканирование уже с подписями и печатями компании с последующей отправкой адресату в электронном виде.
Система электронного документооборота 1С позволяет экономить до 90% времени компании на осуществление всех вышеуказанных операций.
В отличие от классического внутреннего документооборота система позволяет в режиме реального времени осуществлять процедуры создания, проверки и визирования документов, а также отслеживать время начала и окончания работы над документом, его архивирование и быстрый поиск содержащейся в нем информации. Правовая база для этого в России уже имеется: Федеральный закон от 06.04,2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 года №1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» и пр.
Компания 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности Такском разработала модуль «1С-Такском», позволяющий организовать электронный документооборот не только с контролирующими органами, но и с контрагентами компании, а также вести внутренний документооборот. Соответствующий модуль реализован почти во всех продуктах семейства 1С.
Затраты на внедрение ЭДО
Использование в компании внешнего ЭДО в 1С 8.3 не потребует больших дополнительных затрат. В первую очередь необходимо подписать договор с оператором передачи данных (как правило, организации выбирают в качестве такого оператора компанию, через которую отправляют электронную отчетность), приобрести флешку с электронно-цифровой подписью, а также установить программу Крипто-Про на компьютеры (если ваша компания участвует в электронных торгах, программа уже установлена на вашем компьютере). Цену 1C ЭДО вы можете посмотреть на нашем сайте или узнать у наших специалистов.
Настройка ЭДО в 1С. Электронный документооборот между организациями
После проведения вышеуказанных процедур, необходимо в 1С зайти в меню справочника «Контрагенты».
Рис.1 Настройка ЭДО
При нажатии кнопки «Создать» всплывает окно для формирования карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию» вводите имеющиеся у вас сведения и нажимаете кнопку «Заполнить». Система автоматически заполняет карточку на основании сведений, находящихся в едином реестре юридических лиц: краткое и полное наименование организации, ОГРН, юридический адрес.
Рис.2 Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН или наименованию
Читайте также: