1с и эксель разница
В ажнейшей задачей любого финансового директора является автоматизация учётных процессов. Без преувеличения можно сказать, что учётные процессы в принципе неосуществимы без их автоматизации — в любой компании с количеством транзакций больше пяти ведение учёта на огрызке бумаги с помощью деревянных счётов обречено на неудачу.
И в этом контексте сразу встает вопрос выбора платформы для автоматизации. При всем разнообразии выбора (на рынке представлены сотни, если не тысячи, разнообразных решений), подавляющее большинство финансовых директоров выбирают из двух продуктов: Excel и 1С. Попробуем помочь им сделать правильный выбор.
В этом блоге я расскажу о том, почему Excel лучше, чем 1С.
- Excel — по-настоящему массовый продукт. В Excel умеет работать большинство пользователей ПК (по крайней мере, бизнес-пользователей), так как это универсальная система, установленная на большинстве компьютеров и используемая для самых различных целей. Соответственно, если в 1С хорошо ориентируются в основном сотрудники финансовых служб, то Excel — это эсперанто автоматизации, язык, понятный для всех.
- Excel универсальна. В ней можно реализовать любой функционал: систему управленческого учёта, финансовую модель компании, ипотечный калькулятор, производственный календарь и т.д. При большом желании из Excel можно даже сделать вторую 1С. Правда смысла в этом немного, но такая гибкость в опытных руках позволяет творить чудеса.
- Excel удобна. Интерфейс Excel за 30 лет эволюции отточен до совершенства. Справочная система содержит просто фантастическое количество информации с картинками и примерами. В продаже можно найти сотни книг по использованию Excel для пользователей с любым уровнем подготовки — от чайников до навороченных кухонных комбайнов. )) Поэтому практически любую учётную задачу, которую вы перед собой поставите, вы сможете решить в Excel в разумные сроки и без чрезмерных усилий.
- В Excel вся логика модели — перед глазами. Когда вы вводите данные в 1С, вы можете только догадываться, как они отражаются в учётных регистрах и влияют на результаты отчётов. Конечно, вы можете залезть в конфигуратор и посмотреть на исходный код в модулях метаданных, но вряд ли вы, находясь в здравом уме, решитесь на столь опрометчивый шаг. С Excel всё гораздо проще. Каждая ячейка таблицы представляет собой либо значение, либо формулу (значение которой также сразу видно). Отследить взаимосвязь ячеек и понять, каким образом получился результат — проще простого. Еще сильнее упрощает понимание логики работы модели тот факт, что все ячейки автоматически пересчитываются при изменении значения любой из них — с помощью варьирования исходных параметров можно разобраться даже в самых сложных расчётных моделях.
- Excel — кроссплатформенная система. Она работает и под Windows, и под MacOS. Файлы Excel открываются для чтения и редактирования даже на смартфонах под управлением iOS и Android, причем не только с помощью самой Excel, но и посредством продуктов сторонних разработчиков. 1С до такой универсальности — как до Луны.
- Excel обладает развитыми средствами визуализации информации. Сотни различных видов диаграмм, сводные таблицы, условное форматирование ячеек с помощью цветовых шкал, гистограмм, значков — это лишь самые известные средства визуализации в Excel. Учетные модели, построенные в Excel, не просто функциональны — они красивы, и с ними просто приятно работать.
- Функционал Excel можно легко наращивать с помощью надстроек и макросов. 1С тоже можно дорабатывать, но собственными силами сделать это финансовому директору практически нереально — требуются специальные программисты 1С, взаимодействие с которыми это вообще особая песня. А в Excel при наличии соответствующих навыков и практики написать макрос в десять-двадцать строк — вопрос считанных минут.
Приведённые аргументы звучат убедительно, не правда ли? Но это лишь одна сторона правды. Ибо есть целый ряд аргументов в пользу того, что, напротив, 1С лучше Excel. Но об этом — в следующий раз.
Время показало, что приложения для работы с электронными таблицами, в том числе и Microsoft Excel, имеют потрясающие возможности для сбора, систематизации и анализа различных данных. Трудно представить бизнес, где бы не использовали этот инструмент. Вне зависимости от размера компании в ней обязательно используют электронные таблицы в том или ином виде.
Все те, кто работают с платформой 1С и решениями на ее основе не по наслышке знают, что Excel является чуть ли не главным инструментом бухгалтеров, аналитиков, финансистов и многих других специалистов.
Коллеги, Вы только вспомните сколько было сделано выгрузок из 1С в Excel! Сколько человеко-часов на это было потрачено!
Нет, нет! Excel ни в коем случае не является заменой учетных систем 1С, ведь назначение у них совершенно разное. Уберите оружие! Он скорее инструмент локального пользования для более гибкой обработки данных, ведь в 1С это не всегда сделать также просто, как в Excel.
Но если все так хорошо, то почему статья будет про Access? Неужели им кто-то еще пользуется? И на самом деле пользуется!
Excel vs. Access
Эпичной битвы не будет! Мы просто сравним два отличных инструмента по 9 критериям и опишем ситуации, когда Access может быть более подходящим вариантом.
Критерий | Excel | Access |
Назначение | Создание графиков, диаграмм и различных моделей данных. | Приложение базы данных для сбора и сортировки данных. |
Использование | Построение финансовых, статистических и других моделей, а также возможность проверки данных при вводе. | Сбор, сортировка и изменение информации в базах данных. |
Размер хранилища | Имеет ограничения по количеству строк (1 048 576) и столбцов (16 384), а также другие ограничения. Подробнее смотреть здесь. | Ограничения на макс. размер базы (2 ГБ) и другие. Подробнее смотреть здесь. |
Возможность доработки | Очень просто. Это может сделать любой пользователь Excel, конечно, если дело не касается макросов или других специфичных вещей. | Сложно, поскольку требуются знания по построению баз данных и других особенностей. |
Применимость | Больше всего подходит для анализа данных (финансовых, статистических или любых других). | Больше подходит для хранения данных. Ориентировано больше на малый бизнес. |
Изучение | Прост в изучении. | Тяжелее в изучении по сравнению с Excel. |
Реляционный или линейный | Не реляционное хранилище данных. | Для хранения используется реляционная модель. |
Знание программирования | В большинстве случаев знания программирования не нужны. | Знания программирования обязательны для работы с базами данных Access. |
И так, Access меньше ограничен в объемах выгрузки данных и позволяет строить реляционную модель хранения информации. Кроме того, можно делать произвольные SQL-запросы к таблицам для обработки данных. Во всем остальном Excel удобнее и эффективнее. Это если смотреть общую информацию, поэтому поклонников Access прошу не идти на несанкционированный митинг в комментариях! Тем более никто не мешает подключиться к базе Access из Excel и работать в последнем.
Таким образом, когда нужно выгрузить информацию из базы 1С в большом объеме и при этом у конечного потребителя нет навороченной СУБД, или просто стандарт работы через Access, или же есть реализованная на нем бизнес-логика, то почему бы не использовать его? Также иногда нужно обойти ограничение Excel в 1 миллион строк и выгрузить данные одним набором. В последнем случае база данных Access также может быть хорошим выбором.
Конечно, вместо Excel или Access есть масса других вариантов, но в зависимости от требований они не всегда могут подходить:
- CSV-файлы - их трудно анализировать, да и подходит это больше для последующей загрузки в другой источник данных.
- База SQL Server / PostgreSQL - отличный вариант, вот только не все конечные пользователи могут позволить себе настройку этого ПО.
- Разбить выгрузку Excel на несколько файлов? Отлично! Попробуйте собрать отчетность из 15 файлов Excel по 1 миллиону записей, тогда и поговорим!
- И др.
Далее поверхностно пробежимся по вопросу лицензирования и наконец-то перейдем к разработке.
Немного про лицензии
Этот вопрос очень важный, поскольку можно здорово напортачить, от чего в будущем могут быть проблемы из-за нарушения лицензионного соглашения Microsoft на их ПО. Дело тут вот в чем.
Выгрузка или другие действия в 1С должны выполняться на стороне сервера 1С, т.к. только там мы можем работать с запросами, таблицами значений или с системой компоновки данных. Конечно, есть еще толстый клиент и файловые базы, но сейчас они не представляют особого интереса, ведь тонкий клиент более предпочтительный вариант для прикладных решений. А для файловых баз проблема лицензирования офиса вообще не стоит, т.к. обычно все кто с этой базой работают уже имеют установленный офисный пакет. Получается, что для того, чтобы сервер 1С мог работать с базами данных Access нужно выполнить одно из следующих действий на сервере 1С:
- Установить полный пакет Microsoft Access.
- Установить пакет "Microsoft Access Database Engine 2016 Redistributable".
- И последний вариант - установить "Microsoft Access 2016 Runtime".
Самым простым вариантом выглядит установка полного пакета приложения MS Access на сервере, но это сильно нарушает лицензионное соглашение. В этом случае потребуется покупка лицензий на Office не только для сервера, но и клиентские лицензии для всех пользователей, которые работают с этим сервером. В нашем случае для всех, кто работает в 1С на этом сервере. А если пользователей 1000? И их становится все больше? Докупать лицензии? Это будет не дешево. В некоторых случаях лицензия может вообще запрещать такое развертывание, но на подробностях уже не будем останавливаться.
Второй вариант - это установка только ODBC-драйвера в пакете Microsoft Access Database Engine 2016 Redistributable. Да, это будет работать! Access устанавливать не нужно, а мы сможем работать с базой данных Access через ADO-соединение. Но и тут не все просто! Если перейти по ссылке и посмотреть детальную информацию, то там черным по белому написано, что этот пакет не может использоваться для:
- Для замены Ace (нас это сейчас не интересует).
- Для замены Jet OLEDB (из 1С тоже можно работать через Jet с базами Access, но это уже другая история).
- Как замена основных систем управления базами данных, электронными таблицами или документами.
- И самый главный пункт - использоваться как системная служба или программа серверной части приложения.
Фактически, этот пакет предназначен для клиентских компьютеров, которые подключаются к различным источникам данных
Третий вариант - установка Microsoft Access 2016 Runtime. Согласно информации на странице, для установки и распространения не требуется покупка дополнительных лицензий, т.к. этот пакет содержит лишь среду выполнения, которая используется для запуска уже готовых решений. Средства разработки в ней отсутствуют. При этом в состав пакета также входит установщик ODBC-драйвера, который нам и нужен.
На практике видел использование второго и третьего варианта, причем аудит от Microsoft не выявлял в этом случае никаких нарушений. Возможно, установка Microsoft Access Database Engine 2016 Redistributable формально и может являться нарушением соглашения, но по факту его никто не проверяет.
Все вышесказанное относится и к другим продуктам MS Office, в том числе и Excel, Word и т.д. Интересная информация по лицензированию есть здесь, можете прочитать там про "Access Runtime".
Нашли ошибку или не согласны что лицензирование работает именно так? Пишите в комментариях!
Простые примеры
В основном мы сосредоточимся на задачах выгрузки данных в Access. Операции загрузки также возможна, но она всегда достаточно простая и очень сильно завязана на условиях задачи (что и куда загрузить, как преобразовывать данные из базы и т.д.). Приведу лишь небольшой пример загрузки данных.
Все просто - создаем соединение с базой данных Access через ADO, создаем команду чтений данных в виде набора и обрабатываем его. После освобождаем ресурсы.
С выгрузкой данных все куда интересней, потому что проблемы сложнее:
- ODBC-драйвер не позволяет создать пустую базу. Тут либо иметь уже готовый файл с нужными таблицами или придумывать альтернативный вариант (что и было сделано, но об этом позже).
- При выгрузке всегда одного набора данных задача упрощается, но что если нужно выгружать каждый раз разные наборы. Например, нужно выгружать отчет на СКД и учитывать, что настройки (выводимые поля) пользователь может изменять. То есть нам нужно научиться создавать таблицы в Access, сопоставляя типы 1С с доступными типами MS Access.
- Нужно учесть ограничения базы Access на различные типы, а также на сам ODBC-драйвер. Например, что выгрузка в Access не поддерживает даты меньше 1753 года, если используется ODBC-драйвер.
- Также необходимо учитывать максимальный размер базы данных в 2 ГБ. Тут в качестве решения может быть настройка максимального количества выгружаемых записей для одной базы. В случае необходимости выгрузка будет выполняться в несколько порций.
То есть на практике нужно быть готовым к выгрузке произвольных наборов данных. которые в 1С могут быть представлены таблицей значений, запросов или результатом компоновки данных отчета. Если бы этих проблем не стояло, то алгоритм выгрузки был бы примерно такой.
Но вернемся все же к реальным требованиям. Для упрощения разработки и сопровождения сделаем прокси-функцию, которая позволит выгружать в Access таблицы значений, запросы и результаты СКД.
Прокси, прокси, прокси
Начнем с описания что в итоге нужно получить. Интерфейс выгрузки будет представлен тремя функциями:
- ВыгрузитьТаблицуЗначений(КаталогВыгрузки, ИсточникДанных)
- ВыгрузитьЗапрос(КаталогВыгрузки, ИсточникДанных)
- ВыгрузитьРезультатКомпоновки(КаталогВыгрузки, СхемаКомпоновкиДанных, Настройки)
Примеры работы с ними ниже под спойлером.
Все функции находятся в общем серверном модуле "РаботаСAccessСервер" и возвращают структуру результата выгрузки с количеством выгруженных записей.
После манипуляции с файлом необходимо его закрыть. В противном случае он останется захваченным в системе, и мы не сможем его использовать в других приложениях.
Клиент-Серверный вариант в управляемых формах.
1. Считываем данные из файла в массив из структур и затем этот массив передаем на сервер для дальнейших манипуляций с данными.
2-ой способ - это передать файл Excel на сервер через хранилище данных и далее работать с ним уже на сервере.
Очень часто приходится работать с очень большими файлами Excel, и его обработка путем перебора строк занимает огромное количество времени.
В таких случаех удобно в одно действие загрузить всю таблицу в массив и в потом работать уже непосредственно с массивом.
На выходе получаем двумерный массив, который содержит все данные указанного листа Excel
Полезные функции при работе с Excel:
Устанавливает видимость Excel при работе |
Добавление новой книги в файл Excel |
Сохранение книги Excel |
Добавление нового листа к книге |
Переименование листа |
Изменение маштаба листа |
Изменение ориентации листа |
Отступы листа |
Обращение к ячейки чтение/запись |
Обращение к области ячеек |
Очень часто при чтении или записи значений в Excel ставятся лишние пробелы в числе, например, вместо 1502 он читает как 1 502 и в дальнейшем это значение не приводится к числу. Эту проблему можно решить заменой. |
Объединение ячеек |
Работа с именованными ячейками в Excel |
Удаление ячейки |
Удаление области ячеек |
Обращение к строке |
Изменение ширины колонки |
Обращение к колонке |
Удаление Строки |
Фон ячейки / области / Строки / |
Функция переводит цвет из формата RGB в формат Excel |
Управление шрифтом в ячейки/строке/области |
Р азрешает переносить по словам в ячейке |
Управление рамкой ячейки |
Устанавливаем формат ячейки |
Формула в ячейки |
Формула в ячейки |
Формула в ячейки |
Формула в ячейки |
Функция для получения ширины колонки Excel Спасибо пользователю goodwill |
Разрешить перенос слов в ячейке Спасибо пользователю roofless |
Группировки данных на листе Спасибо пользователю dr-wit, ignor |
При работе с Excel мы оперируем столбцами как числом (Например, 1 столбец), а у Excel адресация столбцов производится с помощью символов. И когда нам нужно отредактировать формулу, то нам нужно номер столбца преобразовать в символ. В таких случаях вам пригодится эта функция.
2. Работа с Excel через ТабличныйДокумент 1С
С помощью данного метода можно и загружать из Excel и выгружать в Excel. Но на мой взгляд этот метод идепально подходит когда вам необходимо посто сохранить информацию в Excel без дальнейшей манипуляции.
Итак, приступим: загрузка из Excel:
1. Загружаем файл Excel в табличный документ
2. Производим манипуляции уже с ТабличнымДокументом
Давайте теперь разберем сохранение в Excel с помощью данного метода:
Тут все очень просто сначала мы формируем обычный Табличный документ и затем записываем его в Excel
2. Работа с Excel ADODB
Выражаю особую благодарность коллеги Fragster за хороший комментарий
Данный метод позволяет работать с Excel через ODBC и имеет ряд преимуществ:
- Не требует установки самой Excel, необходима лишь установить ODBC. Но как правило он уже установлен. Это особенность позволяет работать на стороне сервера без дополнительных установок Excel.
- Позволяет работать с таблицой Excel как с БД и строить к ней запросы на T-SQL. Таким образом мы можем делать отборы еще на этапе чтения данных и другие преимущества что дает Т-SQL. Что на мой взгляд огромный плюс.
Подключение к ADO
Отключение от ADO
Выполнение запроса
Пример запроса:
Запись в Excel тоже производится в виде запроса:
Хочу отметить что наименование полей производится по первой строке в таблице
ADODB предоставляет ряд объектов, с которыми мы работаем
ADODB.Recordset
В файле продемонстрированны оба варианта работы с запросами.
На этом пока все. По возможности буду дополнять статью :)
В архиве находится обработка, которая демонстрирует все описанные и другие возможности при работе с Excel.
Лет 20 назад произошел со мной дикий случай. Главный бухгалтер и финдиректор предприятия попросили меня написать трактат «Почему 1С лучше Excel». Вопрос ввел меня в ступор из-за кажущейся очевидности ответа. Я воскликнул что-то типа: «Блин, база данных и таблица, счеты и автоматизированная система…!».
Забавно, но даже они понимали, почему и зачем, просто доходчиво объяснить не могли. А вопрос был серьезный – директор не давал добро на покупку программы без веского обоснования. Пролетела пара десятилетий неотвратимого прогресса. Системы 1С, ERP, CRM, ECM и т.д. используются на каждом предприятии, а их функционал покрывает все мыслимые процессы и задачи вплоть до машинного обучения.
А что же Excel? Казалось бы, уже давно должен быть забыт и остаться в летописях истории. Но нет, оставляет за собой огромную армию поклонников и просто активных пользователей. Может, есть в нем что-то такое, чего нет у других?
Рассмотрим две точки зрения на этот счет.
Безумству храбрых поем мы песню!
Сам по себе Excel – не инструмент для ведения учета и никогда не был реальной альтернативой 1С. И горе тому, кто решился управлять авиалайнером, имея лишь навыки езды на велосипеде.
Да, электронные таблицы можно использовать для базовых задач построения аналитики, но как только мы переходим к следующему шагу – визуализации данных и их анализу, упираемся в сплошные ограничения. Microsoft тут же предлагает «прикрутить» к Excel свое условно бесплатное решение для бизнес-аналитики Power BI. С момента своего создания и до последних актуальных версий продукта MS Excel – только табличный редактор, «симулянт» автоматизированной работы с данными.
Цена случайной ошибки не ограничена
Когда пользователю нужно навести порядок в каких-то данных, самый естественный порыв – загнать их в таблицу. Но как только руки дотягиваются до Excel – появляются риски.
Нет рамок.
Excel дает иллюзию свободы и гибкости. Но есть и «побочка» – у пользователя исчезают рамки, которые могли бы застраховать его от ошибочного ввода данных
Нет совместной работы.
Технически несколько пользователей могут работать над одним файлом в Excel одновременно. Но если кто-то из пользователей накосячит, и все поломается, вычислить этого «залетного дятла» будет сложно.
Нет документации.
Кто-нибудь помнит, чтобы к циклопических размеров Excel-ному файлу прилагалась хоть какая-то инструкция? Обычно такая появляется после первого сбоя, но даже с ней легче не становится. Ведь теперь нужно поддерживать в ней актуальные изменения, а делать это некогда и некому.
Нет наглядности.
Те, кому якобы удобно работать в Excel, бессовестно врут. Работать с таблицами в сотни строк в ширину и в тысячи в высоту – не самое эффективное решение. Это обстоятельство сильно ограничивает Excel как инструмент учета.
Что грозит «эксельщикам»
«Врете вы все!» – скажут «эксельщики». Любой из этих недостатков устраняется несколькими строчками кода. Ну, допустим, получилось у вас запрограммировать в Excel все, о чем мечталось. Погладьте себя по голове – скоро она сильно заболит, ведь вы только что нажили себе проблем. Как минимум, вот:
ВСЕ огромные эксельные таблицы живут только в руках своих создателей.
Поэтому все предприятие начинает зависеть от одного конкретного человека.
Внести изменения в Excel, обросший множеством формул и связанных таблиц, – ОЧЕНЬ большая проблема.
Это как ходить по минному полю без возможности сохраниться. Вместе с нервами теряем главное преимущество Excel – гибкость.
Чтобы избежать проблем, можно подключить какой-нибудь SQL, чтобы Excel выступал в качестве интерфейса, но есть несколько «НО»:
это будет очень неудобный интерфейс;
стоимость разработки и поддержки такого решения со временем достигнет космических масштабов;
техническую реализацию уже нельзя считать автоматизацией учета на Excel.
И мы снова возвращаемся к вопросу о том, насколько это рационально – использовать эксельные таблицы для учета.
Работаете в Excel? Продолжайте, он будет жить вечно!
Сколько лет Excel хоронят и предрекают ему кончину?! А он живет и процветает. В виде Excel или Google-таблиц – неважно. Важно, что радикальная позиция провайдеров и поставщиков дорогих во всех отношениях ERP-систем объяснима, но не оправдывается реальностью.
Посмотрите на любого ИТ-шника, бухгалтера, экономиста, плановика, руководителя средней руки… Да у всех есть учетно/управленческие/автоматизированные/комплексные/ERP системы. Туда вводятся, оттуда берутся основные объемы данных. Но где люди делают основную аналитическую работу? Где готовят большинство нестандартных управленческих отчетов, где моделируют/планируют варианты развития ситуации?
Если посмотреть на подавляющее большинство предприятий, Excel незримо присутствует везде. На каждой машине, на каждом диске, в каждом наборе инструментария для решения повседневных задач. Каким бы богатым ни был зоопарк учетных систем, все равно пользователям приходится густо смазывать его таблицами, чтобы компенсировать недостатки автоматизированных систем и сделать свою работу удобной и эффективной.
И что вы в нем нашли?
Давайте спросим не маркетологов и продавцов, а настоящих пользователей, которые продолжают работать с Excel: почему не отказываются от программы и не обращаются к учетным системам?
Я обратился к экономистам, плановикам, аналитикам и финансистам. Это весьма искушенная категория потребителей, до сих пор не удовлетворенная ИТ-службами до счастливого состояния. Вот и оттягиваются до сих пор в Excel.
Ключевыми недостатками автоматизированных систем участники опроса назвали:
Ограниченность
Система хорошо решает только те задачи, которые в ней запрограммированы. Шаг в сторону – и ты на стороне Excel
Сложность
Чтобы решить простую задачу, надо заполнить десяток форм, не заблудиться в закладках, галочках, параметрах и пр. А чтобы освоить море функционала, надо долго и мучительно учиться «мореплаванию»
Закрытость
Как получилась эта итоговая цифра, где формула, исходные данные, как проверить?!
Почему нет простой и легкой интеграции с другими моими системами? С тем же Excel или MS Project. Чтобы не перекидывать данные туда-сюда, а работать, не выходя из одной программы?
Вот что мне отвечают на вопрос «Почему вы не отказались от Excel?»:
Простота и доступность для любого пользователя.
Гибкость составления таблиц, можно редактировать даже с данными.
Возможность настраивать таблицы интерактивным способом, по сути визуальное описание информации.
Как по настоящему массовый продукт Excel знают практически все, больше, чем 1С.
Программист не нужен. Я независим. Что хочу, то и ворочу! И не надо, блин, на каждый чих звать этих ИТ-шников, программеров и уговаривать допилить систему для моего отчета
Excel «не пугает» закрытостью расчетов, он прозрачен, легко проследить по формулам модель расчетов. Скорость изменения модели расчетов очень высокая, иногда это играет решающее значение.
Легко составлять таблицы с неструктурированной информацией, когда соседние ячейки строк или колонок это разные аналитики, например, по строкам идут статьи затрат, но в некоторых местах вклиниваются проекты, часть статей разбивается на дополнительную аналитику.
Excel самый гибкий сегодня конструктор
Обширные возможности для аналитической работы, статистики. Фактически это моя мини BI система
Я не умаляю критическую важность и достоинства современных ERP-систем для предприятий, но простой и скромный Excel по-прежнему не отпускает требовательных пользователей. Помимо доступности, гибкости, открытости и универсальности, он радует еще и смешной ценой вопроса. Вот и получается, что с ним легко начать работать, комфортно продолжать и тяжело с расстаться.
Excel не умрет, будет жить и процветать! И даже пресловутый ИИ его не искоренит. Пока в ваших базах данных, крутых и навороченных ERP-системах не появятся хотя базовые возможности Excel в таком же доступном и понятном интерфейсе.
Кто же победит
По нашему скромному мнению, Excel будет жить еще долго. Всегда нужен будет инструмент чтобы быстро и удобно что-то набросать и решить… При этом объемные учетные задачи все больше будут уходить в специализированные системы с базами данных. Они станут более функциональными, интеллектуальными, удобными, но включить в себя все достоинства Excel с его простотой и доступностью им сложно.
Мудрое решение не в том, чтобы выбрать одну крайность или искать компромисс под соусом «золотой середины», а в том, чтобы объединить все лучшее в одном продукте. На этом стыке появятся интересные решения, гармонично впитавшие достоинства обеих идеологий.
В опубликованных у нас решениях такое уже есть – «Табула».
Она с одной стороны сохраняет преимущества и интерфейс Excel, а с другой – неразрывно связана с базой данных 1С. Работа идет в одной программе, данные берутся оперативно и напрямую, внесенные изменения не теряются, решаются вопросы конфликтов, совместной работы и актуальности данных.
Чтобы грамотно планировать дела и оценивать их текущее состояние, не обойтись без учета бизнес-процессов. Многих неудобств удастся избежать, если база данных, содержащая сведения о клиентах и оказываемых услугах, будет единой и доступной различным отделам. Для автоматизации учета рекомендуется установка 1С 8.3, хотя некоторым может показаться, что ведение дел лучше осуществлять с помощью привычной программы Excel.
Каждый из вариантов имеет свои преимущества, однако для повышения эффективности бизнеса специалисты советуют отдавать предпочтение 1С.
Плюсы и минусы Excel
Несмотря на то, что Excel считается универсальным и массовым продуктом, 1С лучше подходит для систематизации и, как следствие, оптимизации бизнес-процессов. Частое использование программы Excel как системы управления бюджетированием объясняется тем, что она не требует больших расходов и при этом проста в применении. Однако у нее есть серьезные недостатки:
- невозможность одновременно работать с одним документом двум и больше сотрудникам;
- необходимость создания для каждого из вариантов бюджета новой таблицы, что приводит к излишней нагрузке на компьютеры и серверы;
- необходимость вручную проводить консолидацию данных, из-за чего возрастает риск возникновения ошибок;
- нет гарантии сохранности и безопасности данных, особенно, если в компании работает много сотрудников;
- низкая производительность программы (чтобы осуществить редактирование бюджета, нужно открывать все связанные с ним документы и пересчитывать имеющиеся данные).
Соответственно, при наличии значительных объемов показателей, которые требуют тщательного контроля и планирования, следует переходить на специализированное программное обеспечение. Другими словами, для автоматизации всех процессов бизнеса стоит установить 1С.
Почему 1С лучше Excel?
Преимущество единой базы заключается в следующем:
- Она является функциональным прикладным решением. 1С отлично справляется с ведением учета (бухгалтерского, управленческого, налогового), формированием отчетности, аналитикой и т.д.
- С ней умеют работать специалисты различных направлений, в частности, бухгалтера, логисты, топ-менеджеры.
- Она способна выполнять множество задач одновременно, что особенно важно в тех случаях, когда ведением учета занимаются десятки, а то и сотни сотрудников.
- Ей под силу справляться с огромным объемом данных. Буквально за секунды с помощью 1С удается обрабатывать тысячи транзакций, причем размеры базы значения практически не имеют.
- Программа имеет налаженный механизм регламентации доступа ко всем данным для различных пользователей. То есть при необходимости можно легко закрыть доступ к той информации, которая считается критически важной, при этом каждый сотрудник может продолжать полноценно работать в системе. В Excel не всегда удается защитить файлы даже с помощью паролей.
Благодаря наличию множества версия 1С, можно подобрать наиболее подходящий вариант программы с учетом требований и нюансов ведения бизнеса.
Многие компании после покупки лицензии на программу сталкиваются с такой проблемой, как реализации 1С на рабочем месте. В этом случае лучшим вариантом станет обращение к специалистам, которые помогут с выбором нужной версии, ее установкой и настройкой. Если понадобится, функционал программы дорабатывается. Кроме того, клиенты могут заключить договор, предусматривающий информационное и техническое сопровождение на тот или иной период.
Читайте также: