1с ерп платежный календарь настройка
Бизнес может быть прибыльным, но погибнуть – если упустить управление потоками денежных средств и ликвидностью.
Это классическая ситуация: продажи «прут», менеджеры получают нормальные бонусы, а денег в кассе и на расчетном счете не хватает, так как возник «разрыв». Обычные причины – работа в постоплате, выполнение больших объемов без промежуточного подписания актов и получения оплат, задержки платежей клиентами.
В лучшем случае это приведет к проблемам с репутацией, в худшем – бизнес закроется. По контрактам мы ожидаем оплаты в течение пары месяцев, но заплатить за аренду и выдать зарплату нужно прямо сейчас: иначе люди уходят, помещение теряем – бизнеса нет.
В УТ 11 есть инструменты, которые помогут увидеть подобные проблемы до их реального возникновения – и предотвратить их.
В этой серии видеоуроков рассмотрим несколько инструментов по управлению денежными средствами:
- Графики платежей
- Рабочее место «Платежный календарь»
- Документы «Планируемое поступление денежных средств» и «Заявка на расходование денежных средств».
С помощью графиков платежей можно решить две задачи:
- Настройку контроля условий оплаты. Например, можно установить, что отгрузка возможна только после предоплаты 50%, а отсрочка платежа возможна не более, чем на 7 дней.
- Планирование потока денежных средств. Так, если в заказе клиента указан график платежей, система будет планировать к какой дате, какая сумма от клиента будет получена. Если по какому-то платежу происходит смещение дат оплаты – это можно отразить в графике и заранее увидеть, к чему это приведет.
С помощью платежного календаря можно оперативно управлять денежными средствами:
- Планировать поступление и списание денежных средств
- Диагностировать кассовые разрывы и устранять их
- Формировать платежные документы.
Видео 1 – Графики платежей
Ключевые моменты видео:
0:10 – какие задачи решает «График оплаты»
1:45 – постановка задачи по настройке «графика оплат»
2:05 – настройка «Графика оплат» в системе
3:35 – создание нового типового соглашения
4:20 – проверка работы графика: создание нового заказа и попытка отгрузки
7:20 – определение условий оплаты в документе поставщика
Видео 2 – Платежный календарь
Ключевые моменты видео:
0:00 – какие задачи решает «Платёжный календарь»
0:35 – формирование «Платёжного календаря» в системе
1:10 – изменение вариантов вида «Платёжного календаря»
2:00 – настройки «Платёжного календаря»
2:35 – заполнение данных «Платёжного календаря»
4:20 – анализ данных «Платёжного календаря» (кассовый разрыв)
Видео 3 – Планирование движения денежных средств (ДС)
Ключевые моменты видео:
0:00 – документы по планированию движения ДС
0:25 – настройки системы для документов движения ДС
1:12 – создание документа «Заявка на расходование ДС»
2:27 – настройка «Платёжного календаря» для отражения документов движения ДС
2:48 – подтверждение заявки на движение ДС
3:20 – возможности изменение параметров заявки в «Платёжном календаре»
3:48 – создание документа «Ожидаемые поступления ДС»
Хотите еще?
Рекомендуем видео для подготовки к Аттестации по управленческому учету в 1C:ERP 2:
Если стоит вопрос о том, чтобы сдать экзамен 1С:Специалист-консультант по подсистемам управленческого учета в 1C:ERP 2 как можно быстрее, не стоит дожидаться его перехода на новую редакцию 2.5. Рекомендуем:
- Записаться на экзамен
- Ускориться с подготовкой.
Не пропустите новый курс (по специальной цене для первого потока)!
Коллеги, запускаем новый курс по EDT и Git, первый курс в серии курсов по DevOps.
Если Вы тимлид / руководитель отдела разработки / работаете в команде из 5+ человек над одним проектом / планируете перейти в ведущие франчайзи не простым разработчиком – рекомендуем внимательно его посмотреть:
Планирование ДС, снижение риска возникновения кассовых разрывов, эффективное управление активами, прозрачность и контроль.
Формирование отчета и рекомендаций по внедрению: этапы, сроки, стоимость
Уникальная разработка по распределению выписок. Индивидуальный подход, минимальный бюджет и сроки.
Повышение эффективности планирования, использования и контроля ДС за счет отработанных методик
Во многих конфигурациях 1С для автоматизации учета финансовых результатов имеется такой функционал, как платежный календарь (ПК). Он помогает выполнять краткосрочное планирование денежных средств (ДС) и вовремя обнаруживать кассовые разрывы. В этой статье мы хотим подробно остановиться на особенностях работы с ПК в 1C:ERP Управление предприятием (редакция 2.4).
В конфигурации 1С:ERP платежный календарь представлен в виде удобного рабочего места, которое позволяет создавать документы, формировать отчеты и анализировать полученные результаты.
ПК в целом представляет собой аналитический отчет, отражающий поступления, списания и остатки ДС, которые могут группироваться по видам – наличные и безналичные, а также по местам их размещения – конкретным банковским счетам или кассе организации. Помимо этого из платежного календаря можно осуществлять запланированные списания ДС, управлять их остатками на разных банковских счетах и в кассе, перемещать, чтобы ликвидировать кассовые разрывы. ПК станет надежным помощником в управлении потоками ДС даже начинающим финансовым менеджерам, при условии, что будут учтены рекомендации по работе с ним.
Установка параметров для ведения платежного календаря
Работа с ПК станет возможной после предварительной установки одного важного параметра программы в части казначейства и бюджетирования в 1С. Проверим его через интерфейс «НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Казначейство».
Рис.1 Казначейство
Этот параметр – ведение заявок на расходование денежных средств. ПК ведется в 1С:ERP при установленном флаге «Заявки на расходование денежных средств». Установим его.
Рис.2 Заявки на расходование денежных средств
Этого достаточно, чтобы начать работу с ПК.
Доступ к ПК возможен через интерфейс «Казначейство/Планирование и контроль денежных средств/Платежный календарь».
Рис.3 Платежный календарь
Как вы считаете, можно ли представить эффективное развитие бизнеса без планирования движения финансовых потоков как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе? Возможно, в компаниях с небольшими оборотами без этого можно обойтись, но если мы рассматриваем крупные холдинги с большим количеством контрагентов, подразделений, то без четкого планирования будет намного сложнее анализировать и контролировать состояние платежеспособности компании.
В данном случае стоит обратить внимание на использование платежного календаря - инструмента оперативного (краткосрочного) планирования, с помощью которого компания может управлять поступлением и расходованием денежных средств, контролировать кассовые разрывы и исполнение обязательств перед своими контрагентами.
Работа с платежным календарем в системе 1С:ERP
Начнем с того, что обычно краткосрочное планирование охватывает период не больше недели, и в платежном календаре системы ERP пользователи могут самостоятельно настраивать данный горизонт планирования, указав количество дней, в течение которых будут фиксироваться списания и приходы на основании операционных документов (скрин).
В 1С:ERP по умолчанию происходит автоматическое заполнение платежного календаря (как и в 1С:УТ и других конфигурациях) на основании имеющейся учетной информации. В зависимости от специфики бизнес-процессов компании, требований управленческого учета, платежный календарь может дополняться данными необходимыми для планирования.
Исходя из нашей практики ведения проектов, где требовалась работа с функционалом платежного календаря, пользователи в основном хотели перестроить его под формат своей работы. Этот инструмент достаточно гибкий, поэтому позволяет корректировать в системе различные параметры или показатели (например, добавлять комментарии, указывать, с какого расчетного счета отправляется платеж, настраивать аналитику по НДС в разрезе ставок, указывать ответственных лиц и многое другое).
Для удобства работы той или иной компании календарь используют в двух видах:
Основная задача платежного календаря - не допустить кассовых разрывов в финансовой деятельности организации. Представим, что производственной компании нужно в срочном порядке такого-то числа провести оплату поставщику. И она понимает, что данной суммы нет в бюджете. Чтобы избежать подобных ситуация, нужно использовать возможности платежного календаря, чтобы контролировать все ежедневные расходы и доходы и вовремя выполнять обязательства перед поставщиками, не допуская штрафных санкций.
Одним из важных моментов платежного календаря в 1С:ERP является возможность настройки количества планируемых дней. Здесь важно понимать, что горизонт планирования может начинаться с разной даты, которая необходима пользователю. По умолчанию платежный календарь планируется с текущей даты (когда зашел, с той и начала планировать платежи). Но в нашей практике нередки случаи, когда пользователям нужно сдвигать горизонт планирования, чтобы проанализировать прошлые периоды.
Помимо этого, в платежном календаре 1С:ERP есть возможность отбирать данные календаря по банковским счетам, валютам и т.д. Таким образом, если компании в управленческой отчетности нужны финансовые данные, например, в $, то в платежном календаре есть возможность провести перерасчет в данной валюте. И данная опция настраивается отдельно под потребности компании.
В платежном календаре отображаются остатки на начало и конец конкретного периода. Причем есть такая особенность, как отображение остатков в разных валютах, которые автоматически группируются в платежном календаре. В данном случае суммируются все поступления и списания, и итоговый результат выводится в необходимой для финансового директора или управленца валюте. Таким образом, они понимают общую массу денег в той или иной валюте.
Это действительно важный инструмент, если компания хочется детализировано видеть ежедневное состояние финансов, строить прогнозы по доходам компании за конкретный период.
Платежный календарь позволяет получать все данные о планируемых поступлениях и списаниях на основании документов, созданных в 1С:ERP (заказов поставщикам и клиентам, графиков платежей по заключенным договорам). И данные операции полностью автоматизированы. Например, компания заключила с поставщиком сделку на доставку комплектующих материалов. В ERP создается заказ поставщику, в котором отражаются данные о сроках, объемах и формах оплаты и эти данные автоматически могут попадать в платежный календарь.
Если в компании процессы выстроены таким образом, что данные в платежный календарь должны попадать только по казначейским документам, тогда в 1С:ERP создается документ "Заявка на расходование денежных средств" и планируемое списание в платежном календаре отражается только по этим документам.
Процесс в большинстве компаний выглядит так: создан заказ поставщику и прогнозируемая оплата строиться от заявки на кассовых расход после согласования с финансистами, а уже согласованная к оплате Заявка попадает в оплату и отправку в Клиент-банк.
Платежный календарь в 1С:ERP поддерживает ряд функций, которые позволяют управлять планированием списания, не редактируя сами "Заявки на расходование денежных средств" (то есть не открывая данный документ). К этим функциям относятся такие как: перенос платежей по датам и счетам, разбивка платежей по суммам без деления “Заявки на расходование денежных средств”, а также автоматическое формирование документов для пополнения средств на банковских счетах из платежного календаря (перевод со счета на счет, получение денежных средств в кредит и т.д.).
При грамотном ведении платежного календаря компания сможет эффективно анализировать и контролировать поступление и расход денежных средств - это позволит оперативно реагировать и принимать правильные решения по управлению бизнесом.
Если вы понимаете, что в вашей компании есть сложности в целом по движению денежных средств, вы сталкиваетесь раз за разом с расхождениями в данных финансовой отчетности, хотите видеть прозрачную картину платежной дисциплины клиентов или дебиторов, то вам в первую очередь стоит начать с подробного анализа всех бизнес-процессов компании.
Наши специалисты готовы провести экспресс-обследование текущих процессов вашей организации, найти слабые места и предложить решение под вашу специфику бизнеса.
Ежедневно используя в рабочем процессе «Платежный календарь», можно краткосрочно планировать и контролировать финансовые средства предприятия, а также не допускать кассовых разрывов.
Кассовый разрыв – это ситуация, когда у предприятия возникает недостаток денежных средств, необходимых для своевременной и полной оплаты произведенных расходов.
«Платежный календарь» располагается в разделе Казначейство – группа Планирование и контроль денежных средств - Платежный календарь.
В верхней шапке отчета расположены отборы:
- Вид – навигация отчета.
- Дней планирования – количество дней, на которые происходит планирование, начало периода отчета строится от текущей даты.
- Организации – указываем организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
- Валюта.
- Отбор по конкретным счетам / кассам нужной нам организации.
По кнопке «Еще» можно выполнить настройки отчета.
При установке определенной галочки и при использовании команды «Применить и закрыть» мы получаем необходимую информацию с данными в «Платежном календаре».
Рассмотрим Вид календаря:
1. «Заявка – Календарь».
В левой части отчета выводится информация о заявках на расходование денежных средств.
В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не отображаются.
В правой части отчета «Платежного календаря» отражается следующая информация:
- Остатки денежных средств на счетах организации;
- Ожидаемые поступления денежных средств;
- Планируемые расходы денежных средств.
2. «Календарь - Платежи».
Отчет приобретает уже другой внешний вид и делится на две части: «Верхнюю» и «Нижнюю».
В «Верхней» части отчета «Платежного календаря» отражается информация о:
- Остатках денежных средств на счетах организации;
- Ожидаемых поступлениях денежных средств;
- Планируемых расходах денежных средств.
В блоке банковского/кассового счета находятся строки «Списание» и «Поступление» - по ним отражаются денежные остатки планируемых поступлений и списаний, которые объединяются и отражают общий планируемый остаток по конкретному счету, как по начальному остатку, так и на конкретную дату.
Если напротив банковского счета / кассы присутствует отрицательный остаток – это отражение кассового разрыва, который уже присуствует на момент формирования отчета, в начальном остатке (в нижней части отчета) видно, по каким документам происходила закупка у поставщика и образовались обязательства долга и просрочка перед ним.
В Графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по расчетам с поставщиками и покупателями; выплате заработной платы, налогов и сборов; выдаче кредитов и займов; уплате процентов; полученным кредитам и займам.
3. «Список заявок».
В отчете отображаются заявки со статусами «Согласована» или «Не согласована».
Душамбаева Марина,
Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
Как вы считаете, можно ли представить эффективное развитие бизнеса без планирования движения финансовых потоков как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспективе?
Возможно, в компаниях с небольшими оборотами без этого можно обойтись, но если мы рассматриваем крупные холдинги с большим количеством контрагентов, подразделений, то без четкого планирования будет намного сложнее анализировать и контролировать состояние платежеспособности компании.
В данном случае стоит обратить внимание на использование платежного календаря — инструмента оперативного (краткосрочного) планирования, с помощью которого компания может управлять поступлением и расходованием денежных средств, контролировать кассовые разрывы и исполнение обязательств перед своими контрагентами.
РАБОТА С ПЛАТЕЖНЫМ КАЛЕНДАРЕМ В СИСТЕМЕ 1С:ERP
Начнем с того, что обычно краткосрочное планирование охватывает период не больше недели, и в платежном календаре системы ERP пользователи могут самостоятельно настраивать данный горизонт планирования, указав количество дней, в течение которых будут фиксироваться списания и приходы на основании операционных документов (скрин).
В 1С:ERP по умолчанию происходит автоматическое заполнение платежного календаря (как и в 1С:УТ и других конфигурациях) на основании имеющейся учетной информации. В зависимости от специфики бизнес-процессов компании, требований управленческого учета, платежный календарь может дополняться данными необходимыми для планирования.
Исходя из нашей практики ведения проектов, где требовалась работа с функционалом платежного календаря, пользователи в основном хотели перестроить его под формат своей работы. Этот инструмент достаточно гибкий, поэтому позволяет корректировать в системе различные параметры или показатели (например, добавлять комментарии, указывать, с какого расчетного счета отправляется платеж, настраивать аналитику по НДС в разрезе ставок, указывать ответственных лиц и многое другое).
Для удобства работы той или иной компании календарь используют в двух видах:
Основная задача платежного календаря — не допустить кассовых разрывов в финансовой деятельности организации. Представим, что производственной компании нужно в срочном порядке такого-то числа провести оплату поставщику. И она понимает, что данной суммы нет в бюджете. Чтобы избежать подобных ситуация, нужно использовать возможности платежного календаря, чтобы контролировать все ежедневные расходы и доходы и вовремя выполнять обязательства перед поставщиками, не допуская штрафных санкций.
Одним из важных моментов платежного календаря в 1С:ERP является возможность настройки количества планируемых дней. Здесь важно понимать, что горизонт планирования может начинаться с разной даты, которая необходима пользователю. По умолчанию платежный календарь планируется с текущей даты (когда зашел, с той и начала планировать платежи). Но в нашей практике нередки случаи, когда пользователям нужно сдвигать горизонт планирования, чтобы проанализировать прошлые периоды.
Помимо этого, в платежном календаре 1С:ERP есть возможность отбирать данные календаря по банковским счетам, валютам и т.д. Таким образом, если компании в управленческой отчетности нужны финансовые данные, например, в $, то в платежном календаре есть возможность провести перерасчет в данной валюте. И данная опция настраивается отдельно под потребности компании.
В платежном календаре отображаются остатки на начало и конец конкретного периода. Причем есть такая особенность, как отображение остатков в разных валютах, которые автоматически группируются в платежном календаре. В данном случае суммируются все поступления и списания, и итоговый результат выводится в необходимой для финансового директора или управленца валюте. Таким образом, они понимают общую массу денег в той или иной валюте.
Это действительно важный инструмент, если компания хочется детализировано видеть ежедневное состояние финансов, строить прогнозы по доходам компании за конкретный период.
Платежный календарь позволяет получать все данные о планируемых поступлениях и списаниях на основании документов, созданных в 1С:ERP (заказов поставщикам и клиентам, графиков платежей по заключенным договорам). И данные операции полностью автоматизированы. Например, компания заключила с поставщиком сделку на доставку комплектующих материалов. В ERP создается заказ поставщику, в котором отражаются данные о сроках, объемах и формах оплаты и эти данные автоматически могут попадать в платежный календарь.
Если в компании процессы выстроены таким образом, что данные в платежный календарь должны попадать только по казначейским документам, тогда в 1С:ERP создается документ «Заявка на расходование денежных средств» и планируемое списание в платежном календаре отражается только по этим документам.
Процесс в большинстве компаний выглядит так: создан заказ поставщику и прогнозируемая оплата строиться от заявки на кассовых расход после согласования с финансистами, а уже согласованная к оплате Заявка попадает в оплату и отправку в Клиент-банк.
Платежный календарь в 1С:ERP поддерживает ряд функций, которые позволяют управлять планированием списания, не редактируя сами «Заявки на расходование денежных средств» (то есть не открывая данный документ). К этим функциям относятся такие как: перенос платежей по датам и счетам, разбивка платежей по суммам без деления «Заявки на расходование денежных средств», а также автоматическое формирование документов для пополнения средств на банковских счетах из платежного календаря (перевод со счета на счет, получение денежных средств в кредит и т.д.).
При грамотном ведении платежного календаря компания сможет эффективно анализировать и контролировать поступление и расход денежных средств — это позволит оперативно реагировать и принимать правильные решения по управлению бизнесом.
Если вы понимаете, что в вашей компании есть сложности в целом по движению денежных средств, вы сталкиваетесь раз за разом с расхождениями в данных финансовой отчетности, хотите видеть прозрачную картину платежной дисциплины клиентов или дебиторов, то вам в первую очередь стоит начать с подробного анализа всех бизнес-процессов компании.
Наши специалисты готовы провести экспресс-обследование текущих процессов вашей организации, найти слабые места и предложить решение под вашу специфику бизнеса.
Читайте также: