1с документооборот выполнение задач по почте настройка
Одна из возможностей «1С:Документооборота» — организовывать работу сотрудников, контролировать исполнение задач. При этом работать с задачами «1С:Документооборота» могут сотрудники, не использующие программу постоянно, для этого предназначен механизм «Выполнение задач по почте». Благодаря данному механизму задания, выполненные вне «1С:Документооборота», становятся частью процессов программы.
При работе через электронную почту письмо легко пропустить в потоке входящих, запрос может остаться без ответа. Этого не случится, если контроль над подобным запросом осуществлять в «правильной» системе, в которой уже прописаны необходимые регламенты бизнес-процессов, — в системе электронного документооборота. В «1С:Документообороте» для этого создан механизм выполнения задач по почте.
Как организовать работу
1. Задача сотруднику ставится в «1С:Документообороте». Это может сделать, например, секретарь.
2. Выставленная в «1С:Документообороте» задача приходит на почту исполнителя, он получает обыкновенное электронное письмо, но от СЭД.
В письмо вставлены ссылки (в нашем примере это ссылка «Исполнено»), соответствующие кнопкам задач в «1С:Документообороте».
3. Менеджер, получивший письмо, выполняет необходимые действия: общается с клиентом, готовит и отправляет ему коммерческое предложение. Когда предложение отправлено, нужно положить его копию в «1С:Документооборот» и сообщить программе, что задача выполнена. Это позволит программе автоматически совершить последующие действия по процессу и инициировать связанные задачи.
4. Для этого достаточно нажать на ссылку ответа в письме с задачей. По ссылке сформируется ответное письмо для отправки в 1С: Документооборот. К этому письму необходимо приложить файл коммерческого предложения и сопроводительные файлы, если они появились в процессе работы: уточненная версия запроса, спецификации, отзывы о продукте, реквизиты клиента.
Также в письме можно написать любой произвольный комментарий к выполненной задаче.
5. Письмо-ответ обработает специальная процедура в «1С:Документообороте». Эта процедура автоматически приложит к выставленной задаче коммерческое предложение и дополнит ее комментарием менеджера. После этого программа самостоятельно поставит отметку об исполнении и закрытии задачи.
6. Таким образом, задача не только выполнена, но и включена в процессы отдела продаж. Например, если настроен типовой процесс работы с запросом, который предусматривает, что коммерческое предложение перед отправкой следует согласовать с руководителем, а через день после его отправки менеджеру следует созвониться с клиентом, то программа последовательно инициирует все эти задачи.
История работы с запросом клиента, все данные по нему, связанные с ним файлы при таком подходе сохранятся в системе, в ней будет формироваться единый список клиентских запросов.
Таким образом, механизм «Выполнение задач по почте» позволяет полноценно задействовать функциональность задач в «1С:Документообороте» при работе в любом почтовом клиенте. Чем привлекательна эта возможность:
- сотрудников, не работающих в «1С:Документообороте» постоянно, легко подключить к процессу, организованному в программе. Это значимо для компаний, которые используют СЭД не во всех подразделениях, например — только в секретариате;
- задачи можно выполнять в любом месте;
- во многих случаях работать с почтой — привычно и понятно для пользователей. Чем мягче и понятнее будут изменения в работе для сотрудников, тем быстрее и увереннее они будут эти изменения принимать.
Подробные инструкции по настройке исполнения задач по почте читайте на портале ИТС.
При включенной персональной настройке "Выполнять задачи по почте" пользователи получают возможность выполнять задачи, поставленные в СЭД, из интерфейса электронной почты без необходимости открывать задачи в окне системы.
Письмо с задачей выглядит следующим образом:
- Название задачи;
- Описание задачи;
- Предмет и прикреплённый к предмету файл;
- Ссылка на задачу;
- Гиперссылки вариантов выполнения задач;
- Опись вложений.
Навигация по заголовкам
Типы задач
Чтобы отметить задачу как выполненную без открытия карточки, необходимо перейти по соответствующим ссылкам в почтовом уведомлении:
- для задачи с типом "Исполнение" это ссылка " Исполнено. "
- для задачи с типом "Согласование" это ссылки " Согласовано . " и " Не согласовано . " (в зависимости от результата согласования)
- для задачи с типом "Ознакомление" это ссылки " Ознакомился . "," Завершить согласование . ", " Повторить согласование . " и т.п.
Навигация по заголовкам
Ответное письмо для исполнения задачи по почте
Важно!
- Для результата выполнения задачи -"Не согласовано", заполнение комментария является обязательным!
- Ответное письмо должно быть отправлено с того же адреса, на который оно и поступило. В противном случае система не сможет его корректно обработать.
Навигация по заголовкам
Навигация по заголовкам
По адресу отправителя не найден исполнитель задачи
Если при исполнении задачи по почте, вы отправили письмо с другого ящика (не с того, на который получили первичное письмо), то при обработке СЭД может возникнуть ошибка, и система не сможет определить кто именно должен исполнить задачу.
Для исправления ситуации, необходимо чтобы ответное письмо ушло с того ящика, на который оно поступило.
Навигация по заголовкам
1 комментарий
Костов Андрей Данилович
Необходимо добавить пример, когда задачу по почте нужно согласовать или не согласовать, заменить скрины, вставить скрины с письмами где есть описание задачи и есть вложенные файлы.
Привести краткое описание писем, если при исполнении задачи по почте возникла ошибка, какие ошибки, и что пользователь может сделать если ошибки возникли.
ОЦЕНОЧНАЯ ЛИЦЕНЗИЯ Вам нравится Confluence? Почему бы не приобрести лицензию прямо сегодня?
В открывшемся окне "Создание нового входящего документа" отразится список видов входящих документов, доступных для создания. Выберите необходимый вид и нажмите на кнопку «Создать» .
Карточка документа
При создании нового исходящего документа откроется карточка, сформированная по выбранному виду.
Закладка «Реквизиты»
Номер поля на картинке
Название поля
Обязательность заполнения
Алгоритм заполнения
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при выборе вида документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически при заполнении карточки документа
Текстовое поле для внесения краткого содержания документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов
Наша организация, от имени которой будет отправлен документ.
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа
Указывается сотрудник, который подписывает исходящее письмо. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов
Заполняется автоматически при выборе подписанта документа
Указывается организация (или физическое лицо), кому будет отправлен документ. Как указать несколько получателей можно прочитать в разделе «Несколько получателей»
Реквизит доступен и обязателен для заполнения, если получатель - наша организация. Заполняется автоматически подразделением адресата.
Указывается контактное лицо контрагента или сотрудник нашей организации, если получатель – наша организация
Заполняется после отправки документа получателю
Указывается способ отправки документа получателю (выбирается из выпадающего списка)
Указывает на принадлежность документа к определенному проекту
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке
Да (заполняется автоматически)
Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа. Если ответственным за документ является другой сотрудник, то надо указать его
Количество листов и экземпляров бумажного документа
Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел
Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе
Несколько получателей
Для указания нескольких получателей, воспользуйтесь кнопкой « Режим ввода нескольких получателей».
В открывшейся таблице добавьте получателей при помощи кнопки « Добавить» (1). Ячейки таблицы (2) заполните аналогично соответствующим реквизитам в карточке исходящего письма.
Добавление файлов
После заполнения всех необходимых реквизитов карточки можно переходить к прикреплению файлов, содержащих документы. Для этого необходимо перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить» . К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет.
Прикрепить файлы можно двумя способами:
- В карточке документа на закладке «Реквизиты» нажать «Добавить» (1), далее выбрать «Создать по шаблону» (2) или «Загрузить с диска» (3).
- Перейти на закладку « Файлы» и нажать кнопку « Добавить».
Отправка по маршруту
После того как поля карточки документа заполнены и прикреплены файлы, документ надо сохранить, нажав на кнопку « Записать.
В открывшейся карточке бизнес-процесса нажмите кнопку « Стартовать и закрыть».
Если исходящее письмо адресовано контрагенту, входящему в контур ГК КСК, то оно будет отправлено контрагенту автоматически (создано входящее письмо) в рамках запускаемого регламентируемого бизнес-процесса.
Чтобы автоматическая отправка прошла успешно в карточке контрагента, являющегося нашей организацией, должна стоять отметка «Наша организация» и ИНН должен совпадать с ИНН нашей организации.
В этом случае, после согласования и подписания исходящего письма автоматически будет создано входящее письмо в организацию - получатель и регистратору входящей корреспонденции этой организации будет отправлена задача по обработке нового входящего документа.
Где найти ранее созданные документы?
Как создать связь между документами?
- перейти на закладку «Связи»;
- нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать связанный документ;
- выбрать тип связи.
Выполнение задач маршрута
Список своих задач пользователь может найти в разделе:
Совместная работа -> Задачи мне.
Список задач, сформированных пользователем на других исполнителей:
Совместная работа -> Задачи от меня.
Доработка документа
В процессе обработки по регламентированному бизнес-процессу документ может быть возвращен на доработку ответственному за документ для исправления каких-либо замечаний. Пока документ не поступит на доработку, изменение большинства его реквизитов будет запрещено. Возврат документа на доработку может произойти со следующих этапов:
Возврат на доработку с этапа согласования
Если кто-либо из согласующих лиц не согласует документ, то ответственному за документ поступит задача на ознакомление следующего вида:
В задаче видны комментарии согласующих лиц (причина несогласования документа). Необходимо откорректировать документ по замечаниям согласующих и после устранения замечаний нажать на кнопку «Повторить согласование». Если устранить указанные замечания невозможно, то нажать кнопку «Завершить согласование», в этом случае обработка документа полностью завершится.
Возврат на доработку с этапа подписания документа
Если документ возвращен на доработку с этапа подписания, то будет получена задача следующего вида:
После устранения замечаний нажмите на кнопку «Исполнено», документ будет отправлен на следующий цикл согласования и подписания.
Зарегистрировать исходящий документ можно следующими способами:
- При поступлении задачи на регистрацию, можно зарегистрировать документ, воспользовавшись кнопкой «Зарегистрировать» в задаче.
- При поступлении задачи на регистрацию, можно присвоить регистрационный номер в карточке документа при нажатии на кнопку «Зарегистрировать».
Где посмотреть, на каком этапе обработки находится документ?
Сначала необходимо настроить учетную запись электронной почты для встроенного почтового клиента. Учетные записи находятся в подсистеме "Настройка и администрирование":
В открывшемся окне создайте новую учетную запись для встроенного почтового клиента:
Далее необходимо убедиться, что включены регламентные задания "Обработка произошедших бизнес-событий", "Прием отправка почты":
Автоматический старт процесса настраивается через механизм бизнес-событий (описание механизма бизнес-событий ИТС). Для примера будем использовать типовой вид события "Получение входящего письма". Данное событие возникает при получении любого входящего письма по почте. Запуск процесса будет производиться с помощью дополнительного обработчика данного события.
Виды бизнес-событий находятся в подсистеме "Настройка и администрирование":
Дополнительный обработчик события можно настроить из формы вида события:
С помощью данного кода создается бизнес-процесс "Рассмотрение" по определенному шаблону.
Настройки основного предмета шаблона:
После выполнения данных настроек при получении входящего письма будет запускаться бизнес-процесс по данному шаблону:
Данный пример выполнялся в конфигурации 1С Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 (2.1.14.4).
Специальные предложения
в качестве дополнения.
(2) у вас в рабочей базе это всё взлетело? Т.е. никаких камней не вылезло неочевидных?
Я делал концепт, когда по входящему письму с прикрепленным файлом создавался внутренний документ и запускался процесс. На демо-примере все ок, но до внедрения ДО дело не дошло, к сожалению.
(3)В рабочей базе у меня немного другой пример, но суть такая же, используется такой же вид бизнес-события и все работает без каких-либо проблем.
Мы так работаем принимаем заявки от пользователей. Пока создаем процесс на основании письма без создания внутреннего документа.
Хотя это и не совсем удобно.
Я могу создать задачу сотруднику отправив письмо на ящик support и поставив сотрудника в копию.
Подскажите пожалуйста, возможно ли таким образом настроить автоматическую регистрацию всех входящих писем в отдельную папку входящих документов? С заполнением реквизитов из письма? Или это возможно только доработкой конфигурации?
(7)Добрый день, а у вас в базе есть еще учетные записи которые используются, событие которое в примере используется каждый раз когда поступает письмо.
Нет, на данный момент используется только системная учетная запись.
Добрый день!
прошу предоставить ответы на следующие вопросы
1. Регистрационные номера присваиваются автоматически?
2. Удалить поступившие письма можно?
3. Вложения будут прикреплены в 1С?
4. Дать ответ на е-мейл из этой формы можно или необходимо создавать отдельное исходящие письмо?
5. смогут ли иные сотрудники просматривать входящие/исходящие письма, если они не включены в рабочую группу 1С ДО БЭК. Так как ранее обращение либо ответ в 1С ДО БЭК могли просмотреть лица, которые включены в рабочую группу
6. Предусмотрены ли формы отчетов по неисполненным обращениям, отвеченным письмам, отчет по тематике обращения и пр.
Спасибо!
Просмотры 15320
Загрузки 0
Рейтинг 20
Создание 28.10.19 11:48
Обновление 28.10.19 11:48
№ Публикации 1145687
Тип файла Нет файла
Операционная система Не имеет значения
Вид учета Не имеет значения
Доступ к файлу Бесплатно (free)
Код открыт Да
См. также
Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо
Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям - внешним или внутренним клиентам. В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе. Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.
24.04.2019 32472 siddy 0
Расширение согласования документов (справочников) в УХ на другие объекты
Возникает частенько потребность расширить согласование УХ на другие объекты (актуально для УХ и ERP.УХ). В данной статье будет дана подробная инструкция, как это сделать быстро.
26.01.2022 610 Shining_ninja 0
МЕРАСОФТ Чек-лист - приложение для проверок по чек-листам на платформе 1С:Предприятие
Мы автоматизируем проверки по чек-листам, сокращаем время на формирование отчетов с 2-3 дней в месяц до 1 часа и помогаем компаниям уйти от бумажной работы по составлению отчетов.
16.12.2021 732 Malina_Spb 2
Как вносить изменения в новое ЭДО от 1С в БП 3? Июнь 2021, БП 3.0.93.20
Обновились на 3.0.93.20, и все мои расширения под ЭДО перестали работать. Разберем, где вообще искать код, который выводит данные электронного документа в XML, где вмешиваться в ход этого вывода?
03.06.2021 8311 fixin 26
Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо
В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны, права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны - права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.
16.09.2016 92981 vlush78 0
Исправление вывода списка процессов в 1С:Документооборот с группировкой
24.05.2021 2132 Xleo777 5
Диадок, модуль 1С - заполнение полей с дополнительной информацией
Некоторые контрагенты для настройки электронного обмена документами требуют заполнения специальных полей ИнфПолФХЖ1 и ИнфПолФХЖ2 дополнительной информацией.
21.05.2021 5146 _Vovik 11
Иной подход к схемам комплексных процессов (возможность пользователям в удобном формате видеть участников процесса до его запуска) в 1С: Документооборот
Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.
30.03.2021 3969 Capitullo 2
Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо
В данной статье пойдет речь о возможности интеграции 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 с 1С:Документооборот КОРП и о том, что может получить предприятие от этой интеграции.
18.02.2013 66867 Vladimir_Konyrev 38
Перенос присоединенных файлов в документооборот при бесшовной интеграции
Сейчас присоединенные файлы, добавленные к документу, перенести в связанный документ документооборота можно только вручную. В статье приведен программный код для решения этой задачи в ERP.
26.02.2021 2339 ВикторП 26
Новое в 1С:Документооборот 3.0
Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.
11.02.2021 7635 Koder_Line 5
Запрет повторного запуска комплексных процессов типовыми средствами в 1С: Документооборот
Реализация решения изложенного в статье, исключает ошибочный (повторный) запуск комплексного процесса в 1С: Документооборот.
09.11.2020 2508 sulig 10
Блокировка повторного запуска комплексного процесса по документу в 1С: Документооборот
Доработка в 1С: Документооборот позволяет заблокировать повторный запуск комплексного процесса по шаблону для данного документа, если процесс по этому шаблону уже запущен.
02.11.2020 1905 vlad356987 15
Ограничение выбора вариантов шаблонов запуска процессов в Документообороте 2.1
Столкнулся с проблемой, что Документооборот позволяет пользователю выбрать к запуску шаблоны процессов, которые напрямую не указаны в том виде документа, для которого производится запуск процесса.
20.07.2020 3459 Maito 8
Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот
Произвольное размещение визуализации электронной подписи в заполняемом документе MS Word в конфигурации 1С:Документооборот.
09.04.2020 7697 Xleo777 6
Делегирование в 1С:Документооборот
Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.
25.02.2020 9083 Koder_Line 4
Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД
Инструкция по отправке "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для обмена сведениями об электронных трудовых книжках и отправки отчетов по форме СЗВ-ТД.
Современные реалии требуют от сотрудников быть на связи в любое время и из любого места. 1С:Документооборот 8 КОРП позволяет согласовывать документы из электронной почты без необходимости открывать задачи в окне системы.
Настройка системной учётной записи
В первую очередь необходимо настроить системную учетную запись.
Под пользователем с полными правами перейти в подсистему Настройка и администрирование, выбрать команду Учётные записи.
Открыть Системную учётную запись.
Ввести адрес электронной почты, пароль, имя отправителя, выбрать Определение параметров подключения автоматически и нажать Создать.
В случае, если автоматически учётная запись не настроилась, система предложит изменить параметры вручную и нажать Проверить учётную запись.
Настройка уведомлений пользователям
Далее необходимо проверить настройки уведомлений.
Поставить флаг на Использовать бизнес-события и Использовать уведомления, выбрать команду Настроить.
На странице Способы уведомлений указать адреса электронной почты пользователей.
На странице Дополнительные настройки выбрать для поля Использовать выполнение задач по почте значение Да. При необходимости можно указать адрес публикации на веб-сервере, если база опубликована. Адрес будет отображаться в письме с задачей.
К сведению! В версии 2.1.17.1 настройка Выполнение задач по почте находится в Настройках работы с процессами и задачами. После включения данной настройки будет доступно поле Использовать выполнение задач.
Настройка регламентного задания
Для того, чтобы включить регламентное задание Выполнение задач по почте на Начальной странице выбрать Регламентные и фоновые задания. Также ее можно найти в подсистеме Настройка и администрирование — Сервис.
После успешного выполнения настроек пользователю задачи будут приходить и на электронную почту.
Письмо с задачей выглядит следующим образом:
- Название задачи;
- Описание задачи;
- Предмет и прикреплённый к предмету файл (по умолчанию объем вложенных файлов не должен превышать 10 Мб);
- Ссылка на задачу;
- Гиперссылки вариантов выполнения задач.
Для выполнения задачи нажать на гиперссылку соответствующего варианта, сформируется ответное письмо, в которое при желании можно приложить файлы или оставить комментарий.
После отправки ответного письма система распознает идентификатор в теме и выполняет задачу с соответствующим результатом.
Информацию по выполнению задач по почте можно посмотреть в Протоколе выполнения задач по почте.
Читайте также: