1с документооборот настройка уведомлений по почте
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Функциональный арсенал системы 1С:Документооборот содержит механизм уведомлений, чтобы пользователи постоянно находились в курсе происходящих событий. Эти уведомления могут приходить в виде всплывающего окна, рассылки по почте имейлов или СМС.
Недостаток первого варианта в том, что для получения таких уведомлений система должна быть открыта. А в случае, когда пользователь находится не за компьютером, этих уведомлений он не увидит.
Механизм, позволяющий комфортно работать с системой, даже находясь вдали от компьютера, – рассылка писем с уведомлениями по электронной почте. Это оперативный, удобный и очень мощный инструмент работы в системе. Здесь мы рассмотрим его настройки и возможности.
Для начала работы с рассылкой уведомлений настроим системную учетную запись.
Рис.1 Учетная запись
В списке учетных записей системы найдем системную учетную запись – она является предопределенной.
Рис.2 Системная учетная запись
Заходим в настройки учетной записи.
Рис.3 Настройки учетной записи
Для системной учетной записи устанавливаем использование «Для легкой почты». Также нужно ввести наименование и адрес электронной почты, с которой пользователям будут приходить электронные письма. Это наименование будут видеть получатели писем в поле «От кого».
На вкладке «Настройки соединения» устанавливаются все параметры учетной записи для соединения с почтовым сервером.
Рис.4 Логин и Пароль от учетной записи
Проставляем необходимые параметры – логин и пароль от учетной записи, условия проверки пароля, сервер исходящей почты, порт и использование шифрования посредством криптографического протокола SLL. После завершения настроек их можно сразу проверить с помощью команды «Проверить учетную запись». Если все было сделано правильно, то система это подтвердит.
Рис.5 Проверка параметров учетной записи
Для входящего соединения также указываем логин и пароль, условия проверки пароля, имя сервера входящей почты, порт и необходимость использования криптографического протокола SLL.
Рис.6 Условия проверки учетной записи
После настройки также можно сразу же проверить правильность выполненных установок. Система сообщит о результатах проверки.
Рис.7 Проверка учетной записи
На вкладке Ответственные необходимо добавить пользователей, кто будет иметь доступ к письмам данной учетной записи.
Рис.8 Вкладка Ответственные
После настройки системной учетной записи переходим к настройкам самих уведомлений. В разделе «Настройка и администрирование-Настройка программы-Общие настройки» выбираем пункт «Уведомления-Настроить».
Рис.9 Настройка уведомлений
Рис.10 Общие настройки
Рис.11 Сохранение настроек
В окне настроек уведомлений на первой вкладке «Подписки» настраиваются виды стандартных уведомлений и способы их отправки с помощью установки соответствующих галочек.
Рис.12 Вкладка Подписки
Также необходимо знать, что с помощью механизма подписок можно добавлять свои уведомления, которых нет в типовой системе. Но это тема отдельной статьи. На следующей вкладке настраиваются частота и сроки уведомлений. В верхнем окне указаны события, для которых устанавливаются сроки уведомлений, в нижнем – частоты.
Рис.13 Настройка уведомлений по умолчанию
Рис.14 Вкладка Способы уведомлений
На вкладке «Отправка SMS» настраиваются все параметры СМС-шлюза и ограничения по количеству отправки СМС.
Рис.15 Вкладка Отправка SMS
На вкладке «Дополнительные настройки» указаны дополнительные реквизиты писем для встроенной почты, адрес публикации на веб-сервере для формирования ссылок в письмах, а также признак, разрешающий пользователям самостоятельно настраивать уведомления под себя.
Рис.16 Вкладка Дополнительные настройки
После всех описанных настроек система будет своевременно и постоянно рассылать нужные уведомления всем заинтересованным пользователям обо всех актуальных произошедших событиях.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Для своевременного уведомления пользователей в 1С Документооборот существует функционал оповещения о произошедших событиях. Причем способов уведомлений несколько, и каждый пользователь при определенной настройке может настроить нужные ему уведомления и очередь уведомлений под себя. Давайте посмотрим, как настраивать данные функции в 1С Документооборот.
Чтобы произвести начальные настройки уведомлений в системе, администратору необходимо в разделе «Настройка и администрирование» перейти в меню «Настройки программы-Общие настройки программы».
Рис.1 Настройки программы
Рис.2 Общие настройки программы
Далее нужно проставить признак «Использовать уведомления».
Рис.3 Признак Использовать уведомления
Для непосредственно настройки самих уведомлений нужно перейти по ссылке «Настроить».
Рис.4 Настройка уведомлений по умолчанию
Электронное письмо
Рис.5 Электронное письмо
Из письма сразу можно перейти к предмету уведомления – в данном случае откроется окно задачи в веб-браузере.
СМС-уведомление
Рис.6 СМС-уведомление
Из СМС-уведомления также можно перейти к задаче в мобильном браузере.
Всплывающее окно системы
Рис.7 Всплывающее окно системы
Во всплывающем окне тоже есть возможность перейти к предмету уведомления – задаче. Открыть задачу в веб-браузере или создать на основании подзадачи другим пользователям.
Частоту и сроки уведомлений необходимо настраивать на второй вкладке рабочего места.
Рис.8 Частота и сроки уведомлений
В верхнем окне можно настроить количество дней до наступления события, с которого система начнет уведомлять пользователей. В нижнем окне настраивается периодичность этих уведомлений – единожды или с заданной частотой.
Способы уведомлений для каждого из пользователей настраиваются в соответствующем окне, причем ссылки на контакты интерактивны, по ним сразу же можно перейти в карточку пользователя для внесения или изменения контактной информации.
Рис.9 Способы уведомлений для пользователей
На следующей вкладке «Отправка СМС» указываются настройки взаимодействия с СМС-провайдером.
Рис.10 Отправка СМС
На вкладке «Дополнительные настройки» включается функционал «Выполнение задач по почте».
Рис.11 Дополнительные настройки
Тут же указывается адрес публикации СЭД на веб-сервере, устанавливается разрешение пользователям изменять настройки уведомлений индивидуально для себя, а также есть возможность выставленные настройки по умолчанию установить сразу всем пользователям системы, сбросив их индивидуальные изменения уведомлений.
Если администратор разрешил изменять настройки уведомлений по умолчанию пользователям, для того чтобы внести какие-то индивидуальные изменения в эти настройки, необходимо в разделе «Настройки» перейти в меню «Персональные настройки».
Рис.12 Персональные настройки
Выбираем пункт «Уведомления».
Рис.13 Пункт Уведомления
Настройки практически полностью идентичны настройкам по умолчанию, за исключением СМС-уведомлений – ими может управлять только администратор системы.
Рис.14 Заполнение настроек уведомлений
Но как быть, если 1С:Документооборот на веб-сервере не опубликован, и по ссылкам в уведомлениях ничего не открывается?
Да, ссылки формата e1cib/data/Задача.ЗадачаИсполнителя?ref=b7e. по умолчанию в операционной системе не открываются. ОС не может ассоциировать данные виды ссылок с необходимым приложением – платформой 1С.
Давайте исправим эту недоработку. Для этого необходимо произвести небольшие изменения в реестре Windows: готовим файл скрипта – текстовый файл с расширением .reg. Содержание файла должно быть следующим:
Файл нужно запускать на компьютере с правами администратора, заменив предварительно пути, адрес сервера, порт и имя базы.
Рис.15 Редактор реестра
Соглашаемся и вносим изменения в реестр Windows.
В примере указано соединение с базой в клиент-серверном варианте. Для файловой базы нужно использовать параметр /F"путь_до_каталога_с_файловой_базой" вместо /S. Для 64-битной платформы 1С нужно использовать путь ”C:\\Program Files\\1cv8\\common\\1cestart.exe\”.
Для удобства рекомендуется настроить доменную аутентификацию в 1С:Документооборот, чтобы пользователю не нужно было вводить логин и пароль.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Рис.1 Выбор способа отправки
В 1С:Документооборот есть поддержка встроенной почты и так называемой «легкой почты».
Легкая и встроенная почта – в чем разница?
Встроенная почта в 1С:Документооборот представляет собой полноценный почтовый клиент, по функционалу и возможностям схожий или очень близкий ко всем привычным почтовым программам – Outlook, The Bat!, Mozilla Thunderbird и др.
Рис.2 Встроенная почта в 1С:Документооборот
Встроенная почта имеет множество функций и настроек, которые позволяют полноценно использовать этот почтовый клиент в тесной интеграции с другими объектами системы.
Рис.3 Настройки почты
На начальной странице при старте системы отображается виджет именно встроенной почты!
Рис.4 Виджет почты
Все письма и вложения, а также протокол доставки почты, хранятся внутри системы 1С:Документооборот, что при значительном количестве пользователей и больших объемах переписки может существенно увеличить объем информационной базы.
Легкая почта в 1С:Документооборот не имеет своего почтового клиента и обладает весьма ограниченными настройками.
Рис.5 Настройка легкой почты
Рис.6 Загрузка электронной почты
Сравнение возможностей встроенной и легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
Наличие функционала в 1С:Документооборот 8 ПРОФ
Работа с внешним почтовым сервером
Работа с внутренним почтовым сервером (только для внутренних адресатов)
Отправка и получение почты
Хранение входящих/исходящих писем и файлов вложений в информационной базе 1С:Документооборот
Создание документов на основании входящих писем
Создание исходящих писем на основании документов и объектов системы
«Тонкие настройки» текста отправляемых писем
Хранение истории переписки по документу/объекту системы
Дополнительная нагрузка на сервер 1С:Документооборот
Возможность использования внешних почтовых клиентов
Отправка и получение писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP)
Обратите внимание, встроенная почта отсутствует в 1С:Документооборот 8 ПРОФ!
Настройка системной учетной записи для легкой почты в 1С:Документооборот 2.1
Системная учетная запись, с помощью которой происходит рассылка уведомлений и работа функционала «Выполнение задач по почте», может использовать только легкую почту. Для настройки учетной записи почты переходим в раздел «Настройка и администрирование», пункт «Учетные записи».
Рис.7 Учетные записи
При переходе открывается рабочее место администратора по настройке почтовых учетных записей в системе.
Рис.8 Список учетных записей
Открываем системную учетную запись (она помечена специальным значком).
Рис.9 Системная учетная запись
На первой вкладке нужно указать тип используемой почты (для системной учетной записи – только Легкая почта), имя, отображаемое в почтовых отправлениях, и e-mail учетной записи.
На следующей вкладке необходимо настроить соединение с почтовым сервером.
Рис.10 Настройка учетной записи
Здесь нужно указать, для чего будет использоваться учетная запись – для отправки писем, для получения писем. Соответственно настраивается подключение к почтовому серверу: входящему – POP3 или IMAP, а исходящему – SMTP. Далее указываем логин и пароль, имя сервера, порты подключения, использование защищенного протокола SSL. Эти настройки делают исходя из требований и установок почтового сервера.
На третьей вкладке указываем ответственного за данную учетную запись. Помимо администратора системы именно этот пользователь (или пользователи) будет иметь доступ к данному почтовому ящику и сможет с ним работать. Для системной учетной записи с точки зрения безопасности лучше ограничить круг лиц, имеющих к ней доступ, до самого необходимого минимума.
Рис.11 Ответственный за данную учетную запись
На вкладке «Доп.сведения» можно указать наименование учетной записи в системе и допустимое время ожидания ответа от почтового сервера.
Рис.12 Наименование учетной записи
После настройки учетной записи ее необходимо сохранить, и проверить корректность выполненных настроек.
Рис.13 Проверка учетной записи
Результат проверки можно будет увидеть во всплывающем окне. Если все было сделано правильно, то система сообщит, что соединение с почтовым сервером установлено, проверка отправки и получения почты успешно завершена.
Хороший вопрос :) Например, в организации возникла потребность оповещать пользователей документооборота на которых была(и) назначена задача и которые не приняли ее в работу в течении 1 часа. Соответственно оповещать необходимо через почту, т.е. отправлять на почту уведомления.
Это один из случаев при котором необходимо добавить в систему 1С: Документооборот новое бизнес-событие и обработать его, результатом обработки станет отправка уведомления на почту пользователя.
Итак приступим!
В системе 1С: Документооборот для фиксирования произошедшего какого либо события (по задачи, с процессом или с документом) предусмотрен справочник "Виды бизнес-событий". В этом справочнике уже предопределены порядка 20-ти бизнес событий и если необходимы новые бизнес-события, то нужно добавлять их в него.
Например, добавим новое бизнес-событие "На вас назначена задача", которое будет создаваться, если пользователь не берет в работу задачу больше часа.
Теперь нужно добавить "Детектор бизнес-события". Детектор бизнес-события - это как раз тот инструмент, который отслеживает события в программе. Например, он может зарегистрировать новое бизнес-событие, если число активных пользователей превышает 50 или в определенном каталоге на диске появились новые файлы или если пользователь не берет в работу задачу более часа и т.п.
Добавим новый детектор бизнес-события.
В нем можно написать выражение на встроенном языке и если в выражении указать Результат = Истина, то система после выполнения автоматически создаст новое бизнес событие. Если же вы не хотите чтобы программа сама создала бизнес-событие, то можно указать Результат = Ложь и в коде (в выражении или в конфигурации) вызвать процедуру
Для того, чтобы система отслеживала новые события предусмотрено регламентное задание "Обработка детекторов бизнес-событий". Это задание исполняется один раз в минуту и выполняет все детекторы событий с флагом Включен.
Для обработки бизнес-события в программе предусмотрены "Дополнительные обработчики-бизнес событий". Далее просто приведу текст из справки 1С:
Обработчики бизнес-событий обрабатывают события, которые были созданы детекторами. Например, детектор зафиксировал, что число активных пользователей превышает 50 и создал событие, затем обработчик стартовал процесс Ознакомление для администратора.
Т.е. обработчик бизнес-события это своего рода исполнитель действий, которые надо выполнить после того как было зафиксировано бизнес-событие. В нашем примере с не принятыми во время в работу задачами обработчик бизнес-события будет отправлять уведомления на почту исполнителям.
Обработчик бизнес-события и бизнес-событие должны быть связанны между собой.
Вот таким образом в системе 1С: Документооборот добавляются новые бизнес-события!
Для настроек уведомлений, администратору нужно перейти в "Настройка и администрирование", дальше заходим в "Настройки программы", дальше переходим в "Общие настройки программы".
После чего ставим галочку на "Использовать уведомления"
Если вы хотите настроить уведомления, то нажимаем на "Настроить"
Для получения уведомлений, вам потребуется выбрать нужные варианты. Вы можете выбрать сразу несколько оповещений.
Электронное письмо
Открыв письмо на почте, вы сможете сразу перейти к нужной задаче перейдя по ссылке
Всплывающее окно
Всплывающее окно также имеет функционал для перехода к уведомлению. Вы можете открыть задачу в браузере или создать новую задачу.
Для настройки частоты и сроков уведомлений, вам нужно перейти на вторую вкладку рабочего места.
После чего, в верхнем окне, у вас появиться возможность настроить количество дней до события, после которого система автоматически будет уведомлять пользователя. В нижнем окне, пользователь может задать периодичность уведомлений.
Способы уведомлений можно настроить в специальном окне, все ссылки интерактивные, таким образом при нажатии на ссылки вы сразу перейдете к карточке пользователя для изменения или внесения контактной информации.
Следующая вкладка "Отправка СМС" отвечает за настройки взаимодействия с СМС-провайдером.
На вкладке "Дополнительные настройки" подключиться функция "Выполнение задач на почте ".
В этом окне указываем адрес публикации СЭД на веб сервере, устанавливаем разрешение на настройку уведомлений под себя, а также у вас будет возможность выставить настройку сразу всем пользователям системы, но сбросятся их изменения уведомлений.
Если администратор разрешил поменять все настройки уведомлений по умолчанию, то для внесения своих изменений вам потребуется перейти в раздел "Настройки", после чего переходим "Персональный настройки".
Настройки идентичны настройкам по умолчанию, но здесь нельзя управлять СМС-срообщениями. Управлять ими может только администратор системы.
Но что делать, если 1С:Документооборот на веб-сервере не опубликовался, а когда вы нажимаете на ссылку, то ничего не происходит?
Здесь есть один маленький момент. К сожалению, формат e1cib/data/Задача.ЗадачаИсполнителя?ref=b7e не открываются в операционной системе. Она не может ассоциировать эти ссылки с платформой 1C.
Для исправления этой недоработки. Вам потребуется сделать несколько изменений. Для этого переходим в реестре Windows: подготавливаем файл скрипта, это текстовый файл с расширением.reg. Файл будет содержать следующий текст:
Файл нужно запустить с правами администратора, и потребуется заменить путь, адрес, сервер и имя базы.
В следующем окне соглашаемся и нажимаем "Да".
В нашем примере указано соединение в клиент-серверском варианте. Вам потребуется использовать /F"путь_до_каталога_с_файловой_базой" вместо /S. Для 64-битной платформы вам потребуется использовать ”C:\\Program Files\\1cv8\\common\\1cestart.exe\”.
Для более удобного использования, рекомендующем настроить доменную аутентификацию в программе, для этого не вводите логин и пароль.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Читайте также: