1с документооборот как работать
Мы в фирме 1С широко используем собственные разработки для организации работы компании. В частности, «1С:Документооборот 8». Помимо управления документами (как следует из названия) это ещё и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей – почта, рабочие календари сотрудников, организация совместного доступа к ресурсам (например, бронирование переговорных), учёт рабочего времени, корпоративный форум и многое другое.
В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.
Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.
Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.
«1С:Документооборот 8» (сокращённо – ДО) позволяет автоматизировать работу с документами на предприятии. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников – электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:
А ещё благодаря подключенному к Документообороту другому нашему продукту – Системе взаимодействия – мы непосредственно в Документообороте получаем функциональность мессенджера – чаты, аудио и видеозвонки (включая групповые, что сейчас стало особенно актуально, в том числе и с мобильного клиента), быстрый обмен файлами плюс возможность написания чат-ботов, упрощающих работу с системой. Ещё один плюс от использования Системы Взаимодействия (по сравнению с другими мессенджерами) – возможность вести контекстные обсуждения, привязанные к конкретным объектам Документооборота – документам, мероприятиям и т.п. То есть Система взаимодействия глубоко интегрируется с целевым приложением, а не выступает просто «отдельной кнопкой».
Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.
Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:
На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?
Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:
В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.
Как обстоят дела с загрузкой серверов?
Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.
Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).
На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.
Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.
Какие есть метрики для определения эффективности работы?
У нас в ДО встроена серьёзная подсистема замеров показателей производительности и вычислений различных метрик. Это нужно для того, чтобы и в текущий момент времени, и в исторической перспективе понимать, что в системе происходит, что становится хуже, что становится лучше. Средства мониторинга – метрики и замеры времени – входят в типовую поставку «1С:Документооборот 8». Метрики требуют настройки на внедрении, но сам механизм типовой.
Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).
Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.
Таких действий больше 30, список под катом.
На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.
Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.
Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.
Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.
Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.
Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).
- Активность пользователей
- Активные пользователи
- Активные процессы
- Количество файлов
- Размер файлов (Мб)
- Количество документов
- Количество объектов к отправке адресатам
- Количество контрагентов
- Невыполненные задачи
- Среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера за последние 10 минут
- Внешний буфер данных: количество файлов
- Отставание границы от текущей даты
- Долгая очередь
- Оперативная очередь
- Возраст необработанной учётной записи по внешней маршрутизации
- Размер очереди приемки по внутренней маршрутизации (долгая очередь)
- Размер очереди приемки по внутренней маршрутизации (быстрая очередь)
- Время доставки почты по внутренней маршрутизации (долгая очередь)
- Время доставки почты по внутренней маршрутизации (быстрая очередь)
- Время доставки почты по внешней маршрутизации (среднее)
- Число документов Бронирование
- Число документов Отсутствие
- Число документов «Запись о работе с контрагентом»
- Почта Обновление писем в папке
- Почта Открытие карточки письма
- Почта Перенос письма в папку
- Почта Переход по папкам
Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.
На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.
А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.
Один из наиболее важных для нас профилей – «Список ключевых показателей почты с точки зрения потребителей». Этот профиль включает в себя, например, следующие показатели:
- Выполнение команды: Отбор по тегу
- Открытие формы: Форма списка
- Выполнение команды: Отбор по папке
- Отображение письма в области чтения
- Сохранение письма в любимую папку
- Поиск писем по реквизитам
- Cоздание письма
Как мы обслуживаем такую большую базу данных?
Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.
Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?
SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.
Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.
Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.
Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.
Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.
Как реализован бэкап при таких объёмах?
Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.
Сколько времени выполняется полный бэкап?
На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.
Есть ли дедупликация?
Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.
Есть ноды только для чтения?
А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?
Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.
А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?
Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.
Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.
Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?
Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.
Какие перспективы развития есть?
Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.
На подходе для ДО ещё несколько задач, помимо тех, что он уже решает. Есть общефирменные задачи, а есть уникальные и редкие, нужные только какому-то конкретному подразделению. Необходимо им помогать, а значит, расширять «географию» использования системы внутри 1С – расширять область применения, решать задачи всех подразделений. Это стало бы лучшим тестом на производительность и надёжность. Хотелось бы увидеть работу системы на триллионах записей, петабайтах информации.
Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.
Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
Контроль исполнения
Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.
Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.
Электронная подпись
В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.
Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто:
- разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
- приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
- приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
- включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
- добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
- настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.
Потоковое сканирование и штрихкодирование
Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.
Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.
- печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
- автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
- распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
- моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.
Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.
Архивное хранение и поиск
Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.
Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных:
- простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
- точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
- полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.
Поиск документов в файле
Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД Контроль исполнения Электронная подпись Потоковое сканирование и штрихкодирование Архивное хранение и поиск
Описание начала работы в программе 1С Документооборот 8 КОРП
Краткое описание основных шагов для создания демонстрационного примера для заказчика.
Для демонстрации был выбран участок согласования договоров - соответственно, речь идет о внутренних документах.
Статью можно скачать в виде файла word.
Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.
1)Добавить информационную базу
2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)
Администрирование --> Пользователи --> Действия --> Добавить:
Дать полные права на закладке "прочие".
После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» -->»Настройка программы».
Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.
Создаем физических лиц:
Раздел «Нормативно-справочная информация» -->»Физические лица» --> «Добавить».
В этом же разделе заполняем справочник должности .
После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:
раздел «Настройка и администрирование» -->»Пользователи».
1) Создаем структуру предприятия – создание элементов – групп.
2) В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).
При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия». При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.
После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.
После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим для примера настройку прав внутренних документов.
Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия. Возможна также смешанная модель.
После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:
Нормативно-справочная информация --> Виды документов -->Создать:
Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.
Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».
После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.
Создадим дополнительное свойство. По команде:
«Набор дополнительных свойств документов данного вида» --> «Подбор» -->»Создать».
При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:
Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.
Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.
Путь по которому проходит общий бизнес-процесс внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.
В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и всем им будет адресована задача. Адресация задачи может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным , так и параллельным.
Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:
Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.
Управление бизнес-процессами --> Роли исполнителей -->Создать:
В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс – сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.
Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.
Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:
В свойствах элемента Роль исполнителя должна быть задана возможность использовать адресацию:
Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.
Управление бизнес-процессами --> Шаблоны бизнес-процессов --> выбрать тип бизнес-процесса -->Создать:
Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.
В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:
Кроме ролей и собственно, пользователей, можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора функциям автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.
Для всех типов документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:
Электронный документооборот (ЭДО) - это не только удобный, но и на текущий момент, в условиях коронавируса, практически единственный безопасный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями. В этом материале мы хотим показать, что есть возможность быстро и легко начать применять электронный документооборот с контрагентами. А если вы уже используете ЭДО от другого вендора, то можете прямо в своей программе 1С бесплатно получить новый идентификатор участника ЭДО и оценить удобство работы с электронными документами в решении от фирмы «1С» - сервисе «1С-ЭДО».
Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО
Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.
Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.
Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).
На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.
При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура .
Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик.
Еще больше полезных материалов об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице «1С:Антикризис» . Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С.
Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:
- автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
- удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку - все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность . Опись при этом формируется автоматически;
- настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.
Как начать использовать 1С-ЭДО
Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.
Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:
- «1C:Управление нашей фирмой 8»;
- «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
- «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
- «1C:Управление холдингом 8»;
- «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
- «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
- «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
- «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
- «1С:ERP. Управление холдингом»;
- «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).
Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО» .
Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений .
Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это - в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.
Сколько стоит 1С-ЭДО
Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС ).
Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:
- регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
- приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
- входящие документы от контрагентов;
- до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
- возможность обмена документами в роуминге;
- получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
- консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.
Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.
Применяется следующий алгоритм расчета:
- каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
- отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.
К кому обращаться за консультацией
Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.
Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.
Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.
Автор: Михаил Виноградов
Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот 8», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.
Итак, 10 полезных функций «1С:Документооборота 8», о которых вы узнаете из статьи:
Мы внедряем «1С:Документооборот 8» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.
Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.
Мы решили поделиться с вами нашими наблюдениями и составили список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает программу для своей организации. А те, кто уже пользуются «1С:Документообортом», откроют для себя новые фишки и возможности системы.
1. Сокращение сроков согласования документов
Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.
Как процесс согласования будет выглядеть в «1С 8 Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.
Рис. 1. Запуск процесса согласования
2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация
Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.
Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика
3. Контроль входящей корреспонденции
Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота 8» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.
4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте
По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.
Рис. 4. Права доступа к документу
5. Управление мероприятиями и совещаниями
Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.
Рис. 5. Протокол мероприятия со списком поручений в «1С:Документообороте»
6. Отчет об исполнительской дисциплине
Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.
Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.
Рис. 6. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»
7. Синхронизация 1С:Документооборота с «1С:ERP»
Рис. 7. Список задач пользователя при синхронизации «1С:Документооборота» и «1С:ERP»
8. Управление проектами
Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.
Рис. 8. Управление проектами в программе «1С:Документообороте»
9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте
Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.
Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.
Рис. 9. Электронная подпись в «1С:Документообороте»
10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте
Рис. 10. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»
С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.
Вы можете подобрать и купить программы «1С» в нашей компании. Мы предоставляем клиентам только лицензионные программные продукты «1С» по выгодным ценам, а также оказываем полный спектр услуг по сопровождению. Специалисты проконсультируют вас по всем интересующим вопросам и помогут выбрать оптимальное решение для вашей компании.»
системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».
системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».
Читайте также: