1с 7 бухгалтерия как вести учет
В соответствии с пунктом 2 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 января 2000г № 4н , бухгалтерская отчетность включает:
- • Бухгалтерский баланс - форма №1;
- • Отчет о прибылях и убытках - форма №2.
- • Отчет об изменении капитала - форма №3;
- • Отчет о движении денежных средств - форма №4;
- • Приложение к бухгалтерскому балансу - форма №5;
- • пояснительная записка;
- • аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если, в соответствии с федеральными законами, организация подлежит обязательному аудиту.
Общие рекомендации по составлению изложены в Указаниях о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 января 2000г №4н.
Организациям предоставлена альтернатива: либо применять образцы форм, либо разрабатывать формы самостоятельно на основе образцов.
Применительно к Бухгалтерскому балансу, в самостоятельно разработанной форме должны быть сохранены коды итоговых строк и коды строк итоговых разделов и групп статей образца формы.
Годовая бухгалтерская отчетность должна быть сформирована не позднее 90 дней по окончании отчетного года (если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации), но может быть представлена не ранее 60 дней по окончании года.
Перед составлением годовой отчетности имеет смысл проверить правильность ведения бухгалтерского учета. Для этих целей в типовых конфигурациях «1С:Предприятия 7.7», основанных на компоненте «Бухгалтерский учет» («1С:Бухгалтерия 7.7», "1С:Производство+Услуги+Бухгалтерия 7.7", «1С:Предприятие 7.7 Комплексная конфигурация»), предусмотрен отчет «Анализ состояния бухгалтерского учета».
Рисунок 1. «Отчёт «Технологический анализ бухгалтерского учёта» в «1С:Предприятии 7.7»
Отчет предназначен для:
- анализа плана счетов в части состава счетов (субсчетов) и структуры аналитического учета с целью выявления возможных ошибок формирования отчетности;
- выявления технических бухгалтерских ошибок.
Выполняется он автоматически и выдает сведения о наличии ошибок и комментарии. Практика показывает, что отчет заметно облегчает сведение баланса, поиск и исправление ошибок.
Наиболее часто ошибки встречаются по разделу «Результаты анализа бухгалтерских итогов». В основном, это отрицательные остатки по счетам 50, 51, 60, непересчитанные валютные суммы, расхождения в аналитике счетов. Для счета, по которому обнаружены ошибки, можно вызвать отчет по проводкам, ведомость, карточку и анализ счета.
Основная форма промежуточной и годовой отчетности – Бухгалтерский баланс (форма №1).
В первой графе баланса приводится наименование разделов и статей баланса, во второй - код строки, в третьей и четвертой показываются данные на начало года (или данные вступительного баланса в случае реорганизации) и данные на конец отчетного периода (месяц, квартал, год).
Рисунок 2. «Отчёт «Бухгалтерский баланс» в «1С:Предприятии 7.7»
Для организации, действующей более одного отчетного года, данные по графе 3 должны соответствовать данным графы 4 бухгалтерского баланса годового отчета за предыдущий год с учетом произведенной реорганизации, а также изменений в оценке показателей бухгалтерской отчетности, связанных с применением «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия" (ПБУ 1/98).
В программах системы «1С:Предприятие» предусмотрена автоматическая форма баланса. Как и все остальные формы годовой отчетности, она находится в меню «Отчеты» - «Регламентированные».
Рисунок 3. «Регламентированные отчеты в «1С:Предприятии 7.7»
Форма №1 предназначена для ввода, хранения и печати отчета «Бухгалтерский баланс». Окно формы состоит из двух частей. Верхняя часть окна используется для управления формированием баланса. В нижней части расположен бланк отчета - таблица, в которую вводится необходимая информация, и которая выводится на печать.
Таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.
Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных вручную. Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка.
При первом открытии отчета «Бухгалтерский баланс» сведения об организации извлекаются из информационной базы и автоматически заполняют титульный лист баланса. Те сведения, которые не хранятся в информационной базе, нужно ввести самостоятельно в соответствующие желтые ячейки. Если в конфигурации предусмотрена возможность ведения учета по нескольким фирмам, то при открытии отчета в реквизит "Фирма" автоматически подставляется та фирма, которая была выбрана при последнем закрытии баланса, и в отчет заносятся сведения о ней.
В верхней части окна находятся кнопки управления составлением отчета.
"Сохранить" - при ее нажатии запоминается содержимое ячеек формы отчета. Для того чтобы сохранить текущую форму отчета, необходимо нажать на кнопку "Сохранить". Форма сохраняется для текущих значений реквизитов "За период" ("Сдача отчета: за " , "Сдача отчета за"). Для конкретных значений реквизитов, перечисленных выше, можно сохранить только один вариант отчета. Для того чтобы восстановить ранее сохраненную форму, необходимо нажать на кнопку "Восстановить". При ее нажатии из выпадающего меню можно выбрать для восстановления один из сохраненных отчетов. В выпадающем меню содержатся сохраненные отчеты для текущего значения реквизита "Фирма" и с разными значениями реквизита "За период" ("Сдача отчета: за ", "Сдача отчета за").
" Очистить" - все ячейки формы, заполненные ранее, будут очищены.
"Текст" - формирование отчета в виде текстового файла.
"Заполнить" - заполнение бланка отчета на основании данных бухгалтерского учета. При этом все ячейки бланка предварительно очищаются.
"Раскрыть (F5)" - Эта кнопка становится доступной после нажатия кнопки "Заполнить". Если форма позволяет раскрыть алгоритм формирования значения для выбранной ячейки, то при нажатии этой кнопки откроется окно с его описанием. Это очень удобно, когда нужно выяснить, как сформирована та или иная строка баланса.
"Разделять задолженность" - если установлен этот флажок, при автоматическом заполнение баланса дебиторская и кредиторская задолженность будет разделяться на долгосрочную и краткосрочную. Если флажок снят, вся задолженность будет считаться краткосрочной. Для более полного отражения информации рекомендуется разделять задолженность.
Несмотря на то, что Указаниями о порядке составления и представления бухгалтереской отчетности, установлено представление сумм в тысячах или миллионах рублей, в некоторых случаях может потребоваться иной формат представления сумм. Для управления форматом служат реквизиты «Ед. изм» и «Точность».
"Един. изм." - задает способ представления сумм, используемых в форме. Возможны варианты вывода: в рублях, в тысячах рублей или в миллионах рублей.
Обратите внимание, что, независимо от установленной единицы измерения, вводить суммы следует в рублях с копейками. Показ введенных сумм будет выполняться в зависимости от представления, выбранного в реквизитах "Един. изм." и «Точность».
При необходимости, форму, заполненную автоматически, можно редактировать вручную.
В составе промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности представляется «Отчет о прибылях и убытках» (форма №2).
Перед составлением отчета по форме №2 необходимо начислить все оборотные налоги и "закрыть" счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы".
Данные по статьям отчета показываются за отчетный период текущего года (графа 3) и аналогичный период прошлого года (графа 4). Если данные за аналогичный период прошлого года несопоставимы с данными за отчетный период, то они подлежат корректировке исходя из изменений учетной политики, законодательных и иных нормативных актов. Исправительные записи в бухгалтерском учете при этом не осуществляются.
Рисунок 4. «Отчёт о прибылях и убытках» в «1С:Предприятии 7.7»
Аналитика по счету 91 заполняется из справочника «Прочие доходы и расходы».
Форма отчета в 1С заполняется так же, как баланс. Однако в форме №2 есть дополнительные возможности.
Если количество строк в «Отчете о прибылях и убытках», какой-либо его части или частях не оговорено заранее, то при составлении отчета могут потребоваться дополнительные группы строк в бланке. Для таких случаев в программе реализована возможность включения в этот отчет неограниченного количества дополнительных групп строк.
Управление такими многострочными частями выполняется при помощи управляющих элементов, объединенных в группу "Дополнительные группы строк"
Реквизит "Дополнительные группы строк" показывает номер группы строк из всех входящих в отчет. При открытии отчета этот реквизит имеет значение "1 из 1".
Управление реквизитом "Дополнительные группы строк" осуществляется кнопками:
" " - кнопки пролистывания групп строк;
"Добавить" - добавить в отчет дополнительную группу строк;
"Удалить" - удалить текущую группу строк.
На форме отчета не видны все группы строк. Чтобы их просмотреть, необходимо пользоваться кнопками " ".
Если в отчете присутствуют несколько частей, где количество строк не оговорено заранее и в каждой из них введены дополнительные группы строк, то кнопки " " пролистывают те группы строк, на которых находится в данный момент курсор. При заполнении бланка отчета на основании данных бухгалтерского учета с помощью кнопки "Заполнить", программа автоматически создает необходимое количество строк. (При этом будет видна только первая) группа строк. Для просмотра всех строк необходимо их пролистывать с помощью кнопок " ".
Если у групп строк (основной и дополнительных) есть итоговая строка, то она содержит значение, рассчитанное исходя из всех групп строк, а не только текущей (видимой).
Следует иметь в виду, что добавленные и незаполненные дополнительные группы строк автоматически не удаляются и остаются в отчете. Лишние группы строк необходимо удалять, чтобы они не выводились на печать.
Таким же образом, автоматически заполняются формы №3 - №5. Отчет «Целевое использование полученный средств» (форма №6) заполняется только бюджетными организациями в случае получения бюджетного финансирования, поэтому ввиду редкости использования и простоты составления автоматическое заполнение формы не предусмотрено.
Формы отчетности ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они не входят в саму конфигурацию, а являются внешними отчетами. Новые комплекты отчетов можно загрузить с диска Информационно-технологического сопровождения.
Из форм отчетности исключены указания на номера счетов, соответствующие статьям бухгалтерского баланса. Вместо указания кодов ОКДП предусмотрено указание кодов ОКВЭД. Приказ вводится в действие с 1 января 2003 г. По заключению Минюста РФ от 23 декабря 2002 г. N 07/12022-ЮД настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации.
Анализ дебетовых оборотов (читай, расходов) по балансовым счетам, где в качестве субконто выступают справочники с реквизитом "Вид расходов (для налогового учета)", в типовой бухгалтерии 7.7 это - 20, 25, 26, 28, 29, 44.Х.Х; за исключением оборотов между собой, по выбранным группировкам.
Отчет может быть использован для формировании сведений о прямых и косвенных расходах для отчета по налогу на прибыль на основании балансовых, а не забалансовых счетов.
Всем, так и не победившим налоговый учет в Бух 7.7, посвящается.
Позволяет группировать одинаковые виды расходов на производство, не хотелось менять типовую конфигурацию, поэтому в качестве реквизита отбора выступает общий реквизит для субконто, используемых в этих счетах для налогового учета ("ВидРасходовДляНалоговогоУчета", тип: перечисление "ГруппыВидыРасходов"). Можно отбирать обороты по конкретному виду расходов или подразделению.
Также можно использовать для анализа состояния НУ прямых и косвенных расходов.
Есть множественный фильтр по видам расходов и подразделениям.
Поддерживается расшифровка получившихся результатов.
Отчет сделан и тестирован на типовой конфигурации Бухгалтерия 7.7. Но будет работать и в других конфигурациях (со своими ограничениями) при наличии описаных выше счетов, субконто и реквизита.
Подключение и запуск
Скопировать "Svod_Rashodov.ert" и "Svod_Rashodov.efd" в каталог информационной базы в каталог ExtForms.
Запуск: Сервис-Дополнительные возможности-Свод расходов
Формирование свода расходов
В реквизите «Вид расходов» можно указать один конкретный вид расхода, по которому будут отбираться отражаемые в отчете расходы на производство. При необходимости вывести в отчет информацию о расходе конкретного подразделения необходимо это подразделение выбрать в реквизите «Подразделение». Список счетов, по которым можно производить анализ расходов, указывается в списке «Счета, по которым сводятся расходы». Для того чтобы счет участвовал в формировании отчета, он должен быть отмечен в списке счетов. Для группировки информации в отчете необходимо использовать список «Варианты возможных группировок информации». Возможны следующие варианты группировки: «Вид расходов», «Счет учета», «Подразделение».
В группе реквизитов "Условия. " располагается настройка условий отчета. В правой части условий указаны их названия. Эти названия соответствуют также названиям соответствующих группировок и закладок диалога при использовании расширенной настройки условия. В реквизите условия можно выбрать конкретное значение условия или группу справочника, если в условие является многоуровневым справочником. С помощью кнопки "Х" справа от реквизита условия можно очистить условие. Если условие очищено (не выбрано никакое значение) - отчет будет построен без ограничения по данному условию. С помощью кнопки ">>" можно включить расширенную настройку конкретного условия. При включении расширенной настройки в диалоге появляется закладка с названием этого условия, на которой располагается список значений, по которым будет строиться отчет. Для управления списком (добавления и удаления значений) предназначен вертикальный ряд кнопок справа от списка. Значения в списке объединяются логическим ИЛИ, это значит, что в отчет попадут строки значение условия которых удовлетворяет хотя бы одному из выбранных значений. Для переключения настройки условия обратно в простой режим необходимо на закладке "Простые условия" нажать кнопку "
К примеру: необходимо свести в один отчет все затраты по з/п по всем счетам, подразделениям. Для этого помечаем все счета, выбираем "Вид расходов" = "Оплата труда" и помечаем группировку "Вид расходов".
Некоторые допущения:
- В свод включается последний в периоде документ "Незавершенное производство" со знаком минус.
- Расходы "НеПринимаемые" в НУ учитываются как отрицательные.
- По счетам, где не предусмотрено субконто "Подразделения", расходы относятся на "Основное подразделение".
- Исключен оборот с 21 счетом (полуфабрикаты), т.к. затраты на их производство уже были учтены при их выпуске.
Версия 1.22 от 06.10.2011:
Исправлена ошибка, связанная с формированием отчета в типовом ПУБ 7.7.
Обратите внимание, что при использовании отчета в ПУБе в анализ не попадут обороты по 20 счету и остатки НЗП.
Версия 1.21 от 29.09.2011:
Исправлена ошибка, связанная с формированием отчета при наличии оборотов по счету 28 в типовой Бухгалтерии 7.7
Компонента «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» является, согласно буклету фирмы «1С», «готовым решением для пользователей». Однако при попытке практического применения типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» оказывается, что круг пользователей, для которых ее можно считать готовым решением, весьма ограничен. В этот круг входят мелкооптовые торговые базы и, возможно, мини-фирмы по сборке, скажем, компьютеров из покупных узлов.
Непроработанность участка учета основной производственной деятельности следует принять как данность – и как первый фактор, определяющий необходимость доработки типовой конфигурации.
Второй фактор, конечно, связанный с первым – наличие вспомогательных и обслуживающих производств. Здесь вообще средств автоматизации учета не предусмотрено – а эффективность оценивать необходимо
В качестве третьего фактора выступает следующее обстоятельство. Для руководителя предприятия интересен не бухгалтерский учет сам по себе, а источник информации о результатах хозяйственной деятельности. В терминах «1С», это скорее Запрос (к Документам), а не бухгалтерские итоги. Поэтому нужно стремиться к тому, чтобы любая хозяйственная операция отражалась Документом, являющимся, как правило, аналогом первичного документа, а не безликими записями в журнале проводок. В этом случае становится возможным оперативное извлечение из бухгалтерской базы данных необходимой информации в любом удобном для управленческого анализа формате.
Примечание 1. Для бухгалтеров, привыкших к журнально-ордерной системе учета, характерно стремление получить всю информацию из оборотно-сальдовых ведомостей. При всем уважении к «обороткам», вряд ли это правильный подход.
1. На практике необходима модификация типовой конфигурации с целью автоматизации операций по учету производственной деятельности.
2. Специфика производственной деятельности предприятия должна отражаться набором документов, сопоставимых с принятой в конкретной сфере производственной отчетностью и, возможно, распорядительной документацией.
Ситуация.
Мы живем в эпоху перманентных перемен, в частности, в сфере бухгалтерского учета. Для того чтобы иметь возможность пользоваться при сопровождении/обновлении мощными ресурсами фирмы «1С», следует не изменять типовую конфигурацию, а дополнять ее. Тогда обновление конфигурации встроенными средствами «1С» не будет затрагивать произведенных доработок.
Сформулируем общие методические принципы, нарушение которых наиболее затрудняет сопровождение полнофункциональной конфигурации.
1. План счетов, задаваемый в Конфигураторе, не должен изменяться (то же относится и к настройке субконто). Он в полной мере соответствует инструкции Минфина. В то же время, при реальной необходимости можно добавить счет (субсчет) с требуемой аналитикой в режиме 1С-Предприятие. Единственное исключение – счета, которые никак не связаны с документами типовой конфигурации, т.е. производственные (23, 25, 29 и, в общем-то, 20).
Примечание 2. Счет 20 используется в документах «Незавершенное производство» и «Закрытие месяца». Однако эти документы типовой конфигурации все равно не могут применяться на практике по указанным выше причинам.
2. Нельзя менять набор реквизитов Справочников. Если дополнительные реквизиты необходимы, их следует разместить в дополнительном (подчиненном) Справочнике.
3. Не подлежат модификации документы типовой конфигурации. Если какой-либо документ не отвечает потребностям учета, следует создать аналогичный документ, и пользоваться им. Конечно, такое изменение методики учета в дальнейшем (при проведении обновлений) будет требовать постоянного внимания, поскольку наименования документов активно используются различными обработками «1С» и другими встроенными механизмами.
Собственно методика
представляет собой перечень технических и учетных решений, позволяющих обеспечить применимость (модифицированной) типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» системы программ «1С:Предприятие 7.7» без нарушения сопровождаемости. Общая идея состоит в том, чтобы в процессе постановки системы учета предполагаемые учетные модели сопоставлялись с моделями «1С» на предмет принципиального расхождения. При отсутствии методологических противоречий необходимо использовать модели «1С». В данном варианте пользователь, как правило, может самостоятельно обновить релиз конфигурации и/или формы регламентированной отчетности, не прибегая к услугам сторонних специалистов.
1. Все средства типовой конфигурации для ведения бухгалтерского учета на участках «Банк», «Касса», «Расчеты с контрагентами», «Учет основных средств», «Учет ТМЦ» и др. полностью сохраняются. Во-первых, это наиболее глубоко проработанные фирмой «1С» участки, а, во-вторых, они наиболее строго регламентируются различными ведомствами (ЦБ РФ, Госкомстат и др.).
2. Принимается решение об учете основной продукции по плановой себестоимости с использованием счета 40. Считать эффективность необходимо, значит, нужен механизм сопоставления план-факт.
3. Уточняется классификация (центров затрат) вспомогательных производств по принципу «одно подразделение – одна услуга». Общепроизводственные расходы включаются в состав затрат без предварительного накапливания на счете 25. Это же относится к обслуживающим производствам. Цель – обеспечение прозрачности соотнесения затрат и результатов по каждому виду деятельности, что, с одной стороны, диктуется потребностями управления, а, с другой стороны, позволяет создать универсальные учетные алгоритмы.
Примечание 3. На самом деле, таких документов должно быть два: для подразделений, производящих материальные ценности, и подразделений, оказывающих услуги.
5. Регламентируется, а затем алгоритмизируется учет незавершенного производства (в т.ч., вспомогательного), а также попутной продукции. В конфигурацию включаются соответствующие документы.
6. Регламентируется и алгоритмизируется распределение общехозяйственных и коммерческих расходов. При несовпадении с методикой, реализованной в конфигурации, создаются соответствующие документы.
7. На основе документа «Закрытие месяца» типовой конфигурации создается документ(ы) формирования финансовых результатов в соответствии со спецификой принятой учетной политики.
8. Создаются необходимые (внешние) отчеты и обработки для комфортного использования бухгалтерской базы данных.
Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе “1С:Зарплата и Кадры”. Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.
Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта уже используется программа “1С:Бухгалтерия”. При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы “1С:Бухгалтерия 7.7”.
Наша задача — помочь читателю сориентироваться, насколько данная программа подходит для целей ведения учёта заработной платы именно в его организации.
Перечислим основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.
Кадровый учёт с ведением основных документов:
-
приказ о приёме на работу;
-
основная заработная плата;
-
налоговая карточка 1-НДФЛ;
-
формирование регистров налогового учёта.
Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.
Предел вычетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).
Учёт заработной платы ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).
Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константы.
Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константы.
Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).
Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР — значения “да” или “нет” — через Константы.
Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.
Кадровый учёт
Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.
Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. К физическим лицам — налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.
Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб., если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб., если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).
Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” — это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.
Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
Начисление заработной платы
Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.
Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.
Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.
Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).
Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.
Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.
Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.
Учёт удержаний из заработной платы
Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).
При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов — это дата приёма на работу.
ПримерСотрудник Петренко принят на работу 09.08.04. Он пользуется льготой при исчислении НДФЛ как физическое лицо — 400 руб., а также имеет одного ребёнка (300 руб). Оклад сотрудника — 4000 руб. Доход с начала года (с предыдущего места работы) составил 15 000 руб.
При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе — 09.08.04.
Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.
Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.
По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.
Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.
Учёт единого социального налога
Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.
Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.
Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.
В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.
Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.
Формирование отчётности
Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.
Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.
Налоговый учёт
Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.
Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.
Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.
В заключение хотелось бы отметить, какие возможности по учёту оплаты труда не предусмотрены в программе “1С:Бухгалтерия”.
Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.
Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе “1С:Зарплата и Кадры”. Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.
Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта уже используется программа “1С:Бухгалтерия”. При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы “1С:Бухгалтерия 7.7”.
Наша задача — помочь читателю сориентироваться, насколько данная программа подходит для целей ведения учёта заработной платы именно в его организации.
Елена ШЛИФЕР
ИПеречислим основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.
Кадровый учёт с ведением основных документов:
· приказ о приёме на работу;
· приказ о кадровых изменениях;
· приказ об изменении окладов;
· приказ об увольнении.
Начисление заработной платы по видам:
· основная заработная плата;
· дополнительные виды доходов.
Учёт удержаний из заработной платы:
· по исполнительным листам;
Начисления на фонд оплаты труда (учёт ЕСН)
· налоговая карточка 1-НДФЛ;
· справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;
· индивидуальная карточка учёта ЕСН;
· декларация по страховым взносам в ПФР;
· декларация по единому социальному налогу;
· отчёт об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;
· расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);
· страховые взносы ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).
· формирование регистров налогового учёта.
Перед началом ведения учёта оплаты труда необходимо настроить программу через Константы (пункт меню Операции) или через меню Сервис ® Общая настройка.
Необходимо настроить приведённые ниже показатели и значения.
Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.
Предел вычетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).
Учёт заработной платы ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).
Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константы.
Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константы.
Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).
Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР — значения “да” или “нет” — через Константы.
Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.
Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.
Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. К физическим лицам — налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.
Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб., если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб., если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).
Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” — это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.
Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.
Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.
Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.
Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).
Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.
Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.
Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.
из заработной платы
Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).
При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов — это дата приёма на работу.
Сотрудник Петренко принят на работу 09.08.04. Он пользуется льготой при исчислении НДФЛ как физическое лицо — 400 руб., а также имеет одного ребёнка (300 руб). Оклад сотрудника — 4000 руб. Доход с начала года (с предыдущего места работы) составил 15 000 руб.
При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе — 09.08.04.
Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.
Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.
По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.
Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.
Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.
Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.
Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.
В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.
Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.
Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.
Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.
Для реализации налогового учёта по оплате труда и отчислениям реализовано два документа:
· расходы на оплату труда;
Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.
Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.
Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.
В заключение хотелось бы отметить, какие возможности по учёту оплаты труда не предусмотрены в программе “1С:Бухгалтерия”.
Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.
Читайте также: