1с 152 фз что необходимо
Изменения в законе №152-ФЗ «О персональных данных» действуют с 1.03.2021. Они вводят в оборот определение «персональных данных, разрешенных для распространения», которое заменяет «общедоступные персональные данные». Как поясняют авторы поправок, в первую очередь нововведения касаются информации, которая размещается в свободном доступе, например на интернет-порталах, и может быть получена кем угодно.
Если до конца февраля текущего года оператор, который получил одно согласие субъекта на обработку персданных, мог их опубликовать или передать третьей стороне, теперь этого мало – необходим отдельный документ.
Согласие на обработку означает, что оператор вправе хранить, уточнить, использовать эти сведения. Но если он планирует опубликовать их или передать третьему лицу, потребуется отдельное письменное согласие на распространение. Исключение – запрос из контролирующих органов, полиции, военкомата: им дополнительное разрешение не нужно.
Передать согласие оператору можно двумя способами:
- в бумажном виде, подписав собственноручно (этот способ действует сейчас);
- с помощью системы Роскомнадзора (заработает с 01.07.2021).
Отправлять в ведомство заявление о начале распространения персональных данных не требуется.
1С:Зарплата и управление персоналом
Учет кадров, расчет зарплаты и отчеты - легко для всех типов предприятий и ИП
Что указывать в новом документе
Проект Роскомнадзора, который теоретически еще может измениться, определяет, что в согласии должны быть:
- Ф. И. О. физлица, которое предоставляет данные;
- его контактный телефон, e-mail или домашний адрес;
- название или Ф. И. О. и контакты оператора;
- цель обработки данных;
- категории и список личных сведений, обработка которых разрешается или запрещается;
- условия, при которых разрешение или запрет работают;
- время действия согласия;
- информация о способах широкого распространения персданных, например адрес сайта.
Лицо, которое предоставляет персональные сведения, теперь может выбрать, что конкретно публиковать можно, а что – нет. Предположим, человек не против публикации имени, а фото или дату рождения распространять запрещает. Кроме того, он может определить категорию людей, которым сведения о нем будут доступны: только сотрудники компании-оператора или все посетители информационного ресурса организации и так далее.
Если в согласии напрямую не прописано, что гражданин против распространения его данных, их все равно нельзя предоставлять неограниченному количеству лиц в свободном доступе.
Расчетные листки в электронном виде
Распространение общедоступных персональных данных
Теперь нормы напрямую запрещают распространять персональные данные в отсутствии письменного согласия, даже если они размещены физлицом на открытых страницах в соцсетях. Если вы обрабатываете или распространяете сведения, которые человек самостоятельно выложил, вы должны подтвердить легальность своих действий.
Передача информации об условиях и запретах обработки персданных
Если оператор получил согласие, в котором уточняются обстоятельства и ограничения распространения информации, он обязан в течение трех рабочих дней после этого опубликовать их. Место публикации не определяется, но предполагаем, что имеется в виду тот же ресурс, где будут доступны Ф. И. О., фотография и прочее.
Можно ли передумать
Если физлицо по любым причинам сочтет распространение его данных неприемлемым в дальнейшем, оно может подать заявление об отзыве согласия с указанием Ф. И. О., контактов и списка данных, которые необходимо закрыть.
У оператора есть три рабочих дня, чтобы выполнить требование. Иначе гражданин имеет право подать заявление в суд.
Обязанности работодателя
Компания-работодатель обязана выполнять все новые требования законодательства: брать согласие не только на обработку, но и на распространение данных, например на корпоративном сайте, передавать информацию без согласия исключительно в особенных случаях, указанных выше.
При оформлении банковской зарплатной карты предполагается, что без разрешения личные сведения передаются:
- если договор заключается между банком и работником;
- если у работодателя имеется доверенность на представление сотрудника в банке;
- если начисление зарплаты на банковскую карточку сотрудника прописано в коллективном договоре.
Однако и в этих случаях мы рекомендуем подстраховаться и заручиться письменным согласием персонала.
Как быть с согласиями на обработку, оформленными до вступления в силу поправок
Переоформлять их закон напрямую не требует, но, чтобы избежать вопросов контролирующих органов, лучше это сделать, особенно если вы планируете публиковать сведения в открытых источниках или передавать третьим лицам. Это поможет избежать штрафов за несоблюдение норм закона о защите персональных данных. Отметим, с 27 марта 2021 года они выросли вдвое: для юрлиц это десятки, а то и сотни тысяч рублей в зависимости от статьи.
Если у вас остались вопросы, позвоните по телефону (831) 2-333-666. Мы проконсультируем и подскажем, как приобрести и настроить ПО для ведения кадровой и бухгалтерской отчетности.
Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В рамках трудовых отношений компании — работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.
Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.
Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.
Форма согласия
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения.
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю.
2. Молчание субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Отказ от согласия
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн. Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Как работодателю получить согласие?
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Форма документа
Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.
Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?
Зачастую документ «Согласие» содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.
Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.
Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.
Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.
Отзыв согласия
Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.
Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.
В документе следует указать:
- ФИО заявителя;
- контакты заявителя;
- ПДн, обработку и распространение которых необходимо прекратить.
Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.
Штрафы
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать — это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов
Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.
Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.
Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:
1. Ответственный за обработку — выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;
2. ФИО ответственного лица для печати.
Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.
Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».
В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.
Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.
Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.
При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».
Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.
В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.
Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.
В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.
Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.
Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.
Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.
Сформируем отчет по действующим согласиям.
У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.
Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.
Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.
Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».
По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.
В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.
В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.
Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав».
Раскрываем группу «Защита персональных данных».
Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».
По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.
Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.
После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».
Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.
Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.
Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В рамках трудовых отношений компании - работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.
Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.
Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.
Форма согласия
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения:
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю;
2. Молчания субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ);
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Отказ от согласия
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Это правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн.
Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Как работодателю получить согласие?
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Форма документа
Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.
Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?
Зачастую документ Согласие содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.
Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.
Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.
Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.
Отзыв согласия
Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.
Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.
В документе следует указать:
1. ФИО заявителя;
2. Контакты заявителя;
3. Указать ПДн, обработку и распространение которых необходимо прекратить.
Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.
Штрафы
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать – это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов.
Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.
Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.
Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:
1. Ответственный за обработку – выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;
2. ФИО ответственного лица для печати.
Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.
Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».
В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.
Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.
Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.
При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».
Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.
В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.
Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.
В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.
Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.
Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.
Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.
Сформируем отчет по действующим согласиям.
У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.С.
Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.
Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.
Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».
По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.
В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.
В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.
Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
Раскрываем группу «Защита персональных данных».
Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».
По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.
Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.
После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».
Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.
Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.
В России действует закон о защите персональных данных. Его обязаны соблюдать все, кто хранит любые персональные данные, то есть те, у кого есть сотрудники или база клиентов. Расскажем, как соответствовать 152-ФЗ и какими штрафами грозит несоблюдение закона.
Обеспечить защиту данных
Если вы храните персональные данные, то по статье 3 152-ФЗ являетесь оператором персональных данных и отвечаете за их защиту. Основные требования общие для всех:
- Обеспечить аутентификацию, чтобы к данным имели доступ только те, у кого есть на это право.
- Поставить серверы с данными в защищенном месте, чтобы посторонний не мог войти в помещение и подключиться к серверу напрямую.
- Установить антивирусные программы, межсетевые экраны и другое ПО, которое должно защитить от угроз.
- Использовать для защиты информации ПО, сертифицированное ФСТЭК — оно считается безопасным. Например, такой сертификат есть у антивируса от «Лаборатории Касперского». Если используете ПО собственной разработки,
можно получить на него сертификат самостоятельно.
Если вы храните не просто ФИО, а важные данные, например фотографии, нужно обеспечить более серьезную защиту — к примеру, настроить систему обнаружения вторжений. Подробнее об этом можно почитать в нашей статье «Защита персональных данных в облаке: как сделать все по закону 152-ФЗ» — там мы рассказываем о типах угроз, уровнях защищенности и технических требованиях по безопасности.
Если вы храните данные в защищенном облаке от VK Cloud Solutions (бывш. MCS), часть требований выполняем мы. В публичном облаке VK можно хранить персональные данные в соответствии с УЗ-2, 3 и 4. Для хранения данных с УЗ-2 и УЗ-1 также есть возможность сертификации, как в формате частного облака, так и на изолированном выделенном гипервизоре в ЦОДе VK. При построении гибридной инфраструктуры для хранения персональных данных на платформе VK Cloud Solutions (бывш. MCS) вы получаете облачную инфраструктуру, уже соответствующую всем требованиям законодательства. При этом частный контур нужно аттестовать, в этом могут помочь специалисты VK, что позволит быстрее пройти необходимые процедуры.
Что будет, если не защитить данные
Ответственность за нарушение закона о персональных данных зависит от вида нарушения. Если оператор не защитит данные и кто-то случайно или намеренно получит к ним доступ, его оштрафуют:
- Физлицо — на 700–2000 рублей.
- Должностное лицо — на 4 000–10 000 рублей.
- ИП — на 10 000–20 000 рублей.
- Юрлицо — на 25 000–50 000 рублей.
Может случиться, что из-за неправомерного доступа к персональным данным человек пострадает. Например, кто-то узнает его адрес и проникнет в квартиру. В таком случае компания, которая допустила утечку данных, должна будет компенсировать ущерб по закону о защите персональных данных.
Разработать документы, описывающие порядок работы с персональными данными
Публичные документы: их показываем тем, у кого берем персональные данные
Согласие на обработку персональных данных. Базовый документ — его нужно давать на подпись тем, чьи персональные данные вы собираете лично, а не через интернет. В документе нужно прописать, какие именно данные и с какими целями вы собираете.
Каждая организация, обрабатывающая персональные данные (далее — Оператор), сталкивается с вопросом приведения своих информационных систем в соответствие с требованиями законодательства. Рассмотрим плюсы и минусы распространенных сценариев поведения Операторов и предложим альтернативный подход.
Отношение Операторов персональных данных к требованиям законодательства разнообразно. Кто-то предпочитает ничего не делать, не подавать уведомление об обработке ПДн в Роскомнадзор и надеяться, что вопросы контроля обработки ПДн его не коснутся. Кто-то отдает вопросы защиты информации полностью на откуп сторонним организациям. Кто-то находит шаблонные комплекты организационно-распорядительных документов в общедоступных источниках, корректирует их, распечатывает и на этом останавливается. Каждый из этих подходов имеет свои недостатки.
Бездействие Оператора не спасает его от плановых или внеплановых (например, организованных по жалобе субъекта ПДн) проверок контролирующих органов. На фоне новостей о постоянно растущих штрафах за нарушения требований обработки ПДн такой подход выглядит малопривлекательным.
При полной передаче вопросов защиты информации на аутсорсинг появляется риск значительно переплатить. Это часто выливается в покупку дорогостоящих средств защиты информации с избыточной и не всегда востребованной функциональностью. Кроме того, созданная и внедренная система защиты без поддержки пользователей и администраторов Оператора в какой-то момент перестает быть актуальной. Ведь система защиты — это не только реализация технических мер и средств, а еще и организационные мероприятия, направленные на выработку сотрудниками Оператора норм и правил корректного отношения к защищаемой информации.
Шаблонные комплекты из сети позволяют создать лишь видимость защиты информации, при этом информационные системы фактически остаются уязвимы и подвержены угрозам.
Мы предлагаем синтетическую концепцию, когда уполномоченное лицо Оператора самостоятельно проходит определенные шаги построения системы защиты. А на этапе технической реализации системы защиты возможно привлечение специализированных организаций.
Такой подход позволяет уполномоченным лицам Оператора лучше понять существующие процессы обработки информации, включить в работу всех заинтересованных лиц и в результате получить эффективную систему защиты информации. Рассмотрим подход подробнее.
Нормативная база
Каждый оператор, приступая к работе, задается вопросом — с чего начать? Определимся с нормативной базой, на которую будем опираться.
Мы рекомендуем начинать с идентификации систем, в которых осуществляется обработка ПДн, и их детального изучения. Дальнейшие действия будут зависеть от того, какая перед нами система.
Разберем порядок действий на отдельно взятой информационной системе.
ГИС или не ГИС
Сначала необходимо понять, относится ли рассматриваемая система к государственным информационным системам (ГИС) или нет. От этого будет зависеть подход к защите. Как определить, ГИС перед нами или нет, описано в отдельной статье.
Рекомендации для систем обработки ПДн далее по тексту будем называть «для ИСПДн», рекомендации для государственных систем — «для ГИС».
Актуальные угрозы ИБ
Необходимо определить, какие угрозы ИБ актуальны для рассматриваемой информационной системы. Определение актуальных угроз производится в соответствии с «Методикой определения актуальных угроз безопасности персональных данных». В общем случае алгоритм выглядит так:
Уровень защищенности ИСПДн
Необходимо определить, к какому типу относятся актуальные угрозы. Существуют три типа угроз:
- связанные с наличием недекларированных возможностей в системном программном обеспечении;
- связанные с наличием недекларированных возможностей в прикладном программном обеспечении;
- не связанные с наличием недекларированных возможностей в системном и прикладном программном обеспечении.
Рассматриваем каждую угрозу в отдельности. Определяем, к какому максимальному типу они относятся.
Следующим шагом необходимо определить категорию обрабатываемых данных. Существуют следующие категории персональных данных:
- специальные;
- биометрические;
- общедоступные;
- иные.
В одной ИС могут обрабатываться несколько категорий персональных данных. Подробное определение категорий дано в № 152-ФЗ.
Необходимо определить объем обрабатываемых ПДн. Здесь возможны 3 вариации:
- до 100 тысяч;
- более 100 тысяч;
- ПДн сотрудников Оператора (без привязки по объему).
На основании типа угроз, категории ПДн и объема ПДн делается вывод об уровне защищенности системы в соответствии с постановлением Правительства № 1119.
Для Определения УЗ можно воспользоваться специальной таблицей:
Класс ГИС
Если рассматриваемая система относится к ГИС, необходимо определить ее класс в соответствии с приказом ФСТЭК № 17 от 11.02.2013.
Для этого определяются дополнительные к предыдущему разделу показатели:
- Масштаб ГИС. Может быть федеральным, региональным и объектовым. Критерии определения зафиксированы в приказе ФСТЭК №17.
- Уровень значимости информации — определяется степенью возможного ущерба Оператора от нарушения конфиденциальности, целостности или доступности информации. Имеет три значения по убыванию значимости — УЗ1, УЗ2, УЗ3. Определяется экспертным путем. Критерии определения зафиксированы в приказе ФСТЭК № 17.
На основании уровня значимости и масштаба ИС делается вывод о классе ГИС.
Базовый набор мер
После определения уровня защищенности и класса (для ГИС) нужно перейти к формированию общего перечня требований и мер, которые необходимо обеспечить в ИС.
Для ИСПДн требования формируются в соответствии с определенным уровнем защищенности на основании № 152-ФЗ, постановления Правительства № 1119, приказа ФСБ РФ № 378 и приказа ФСТЭК № 21.
Для ГИС, помимо требований, необходимых для ИСПДн, дополнительно добавляются требования приказа ФСТЭК № 17.
В результате должен быть сформирован общий перечень требований и мер, которые необходимо обеспечить в ИС. Назовем его базовый набор мер.
Адаптированный набор мер
Следующим шагом является анализ полученного базового набора мер и его актуализация. То есть удаление из него всех мер, несвойственных рассматриваемой информационной системе. Например, удаляем меру «Защита беспроводных сетей», если беспроводные технологии в ИС не применяются. В итоге получаем адаптированный базовый набор мер.
Дополненный набор мер
Исследуем адаптированный базовый набор мер и соотносим его с перечнем актуальных угроз ИБ. В случае если ни одна мера не закрывает отдельную актуальную угрозу, дополняем набор дополнительными мерами. В результате все актуальные угрозы должны быть закрыты мерами ИБ из набора мер. На выходе получаем дополненный адаптированный базовый набор мер.
Система защиты информации
В соответствии с полученным набором мер осуществляется выбор технических средств защиты или организационных мероприятий, направленных на выполнение мер. Происходит формирование проекта системы защиты информации.
Для ИСПДн сертифицированные средства защиты информации применяются для закрытия актуальных угроз ИБ.
Для ГИС применяются только сертифицированные средства защиты информации.
Реализуется внедрение системы защиты по созданному проекту. Внедряются организационные меры и технические средства защиты. Разрабатываются политики, положения, инструкции, которые внедряются в процессы обработки информации. Устанавливаются, настраиваются и вводятся в эксплуатацию средства защиты информации. На этом этапе привлекаются специализированные организации, оказывающие соответствующие услуги. При самостоятельном внедрении ознакомьтесь с типичными ошибками при построении СЗПДН.
Контур-Безопасность: Разработка, внедрение и сопровождение систем защиты ПДн.
Аттестация
После введения системы защиты в эксплуатацию проводится оценка соответствия принятых мер требованиям законодательства.
Для ИСПДн оценка соответствия в форме аттестации не обязательна. Достаточным является проведение испытаний на соответствие требованиям безопасности с выдачей заключения. Испытания могут быть проведены оператором как самостоятельно, так и с привлечением специализированных организаций.
Для ГИС оценка соответствия в форме аттестации является обязательной процедурой. Для аттестации по требованиям безопасности информации необходимо привлечение специализированной организации, уполномоченной на данную деятельность.
Контур-Безопасность проводит аттестационные испытания и выдает аттестаты соответствия требованиям по безопасности информации.
Что в итоге
В результате данного подхода получаем систему защиты информации. Как видим, привлечение специализированных организаций происходит только на заключительных этапах. Данный подход позволяет сэкономить организациям значительные средства, так как основную часть работ они выполняют самостоятельно.
Кроме того, последовательно выполняя шаги, уполномоченные лица Операторов напрямую участвуют в работе по защите ИС, что должно положительно сказаться на эффективности полученной системы защиты информации.
А что потом?
Система защиты информации внедрена и принята в эксплуатацию. Можно ли успокоиться и забыть о ней? Конечно нет. Мир информационных систем и технологий очень изменчив. Технологии развиваются и совершенствуются, изменяются информационные системы. Возможно, через какое-то время угрозы ИБ, которые не были актуальны при проектировании системы защиты, станут актуальны. Для поддержания системы защиты информации в рабочем состоянии рекомендуем проводить аудит информационной безопасности не реже одного раза в год, привлекая для этого специалистов — либо собственными силами.
Удачи на пути создания собственной эффективной системы защиты информации.
Станислав Шиляев, руководитель проектов по информационной безопасности компании «СКБ Контур»
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Читайте также: